Заполнение сведений о воинском учете в личной карточке работника: как заполнить

Личная карточка работника — это унифицированная форма Т-2, которая обязательна для каждого работодателя. С каждой внесенной в этот документ записью работник знакомится под подпись.

Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2.

Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу.

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение.

А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

Но вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно.

Работник расписывается в документе минимум три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.

Как заполнять

Предлагаем подробную инструкцию, как оформлять документ, и наглядный пример заполнения личной карточки работника Т-2в 2022 году.

Шаг 1. Заполнение шапки

Заполнять личную карточку начинаем с шапки или основных реквизитов организации:

• вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
• вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
• в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
• в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная», если заключен срочный трудовой договор. Но это не полный список, какой бывает характер работы в личной карточке Т-2,и работодатель вправе дописать «дистанционная» или «разъездная», если так указано в трудовом соглашении.

Шаг 2. Общие сведения

Заполняем реквизиты трудового договора. Дальнейшая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 предусматривает указаниефамилии, имени, отчества работника и другие его персональные данные.

Здесь же вписывают коды по ОКАТО и ОКИН. Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Нужный код ищите в интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.

Допускается указывать степень знания иностранного языка в личной карточкесотрудника таким образом:

• читает и переводит со словарем;
• читает и объясняется;
• владеет свободно.

Далее вписывают сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, указываем это в дополнительных графах.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

• Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает возможность уйти на пенсию по старости.
• Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
• Стаж, дающий возможность получать надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
• Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому в нашем примере лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.

По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.

Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.

Сведения для пункта 9 — состояние в браке в карточке Т-2и семейное положение. Ноесли работникхолост, рекомендуем указать это карандашом, женится — впишите ручкой. Если работник женат (замужем), пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут.

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

1. В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.
2. В личной карточке допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
3. Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.

Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, человек не вышел на работу, воспользуетесь номером, позвоните и узнаете, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.

Шаг 3. Сведения о воинском учете

Это один из самых сложных пунктов документа. Его заполнение происходит на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывника);
• военного билета (пребывающего в запасе).

Для пребывающих в запасе сведения о воинском учете в личной карточке вписывают по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:

• воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса;
• третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты;
• в четвертом пункте, содержащем кодовое обозначение ВУС (военно-учетной специальности), указывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, к примеру, 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе в личной карточке вписывается буквенное обозначение:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

• При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
• Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
• Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.

Так заполняется личная карточка Т-2 в разделе о воинском учете для призывников:

1. Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
2. Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
3. В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела и работник кадровой службы, и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Шаг 4. Прием на работу и переводы

• Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.
• Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
• В шестом столбце расписывается работник.

Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.

Шаг 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.

В нашем случае это поле пока остается чистым.

Шаг 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.

Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку. Подготовили для вас пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2,чтобы вы имели представление, как заполнять этот раздел.

Шаг 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.

Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков. Еще потребуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Шаг 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не понадобится.

Шаг 9. Увольнение работника

Сюда заносят сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке.

Хранение документов по форме Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе).

Работодатели самостоятельно решают, где хранятся личные карточки по форме Т-2 в их организациях,но это должно быть такое место, чтобы посторонние не имели доступа к документам, не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).

Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению не установлено.

Бланк личная карточка работника форма Т-2, скачать бесплатно образец заполнения

Организации должны вести личные карточки работников – это базовый документ кадрового учёта. Его форма утверждена Госкомстатом РФ от 5 января 2004 года (постановление № 1).

И хотя с 2013 года обязанность заполнять именно стандартные формы учётных документов отменена (их можно разработать самостоятельно), многие работодатели продолжают использовать утверждённые варианты. Рассмотрим, как заполняется личная карточка работника – бланк Т-2 из этого постановления.

Бланк личной карточки работника по форме Т-2 – скачать бесплатно

Форма состоит из 4 страниц, данные которых сгруппированы в 11 разделов. Первично она заполняется кадровой службой при найме работника (как минимум разделы 1-3), далее в неё вносятся записи в процессе трудовой деятельности и при увольнении. Образец заполнения карточки можно найти в конце статьи.

Начало документа

Перед началом заполнения разделов отражается базовая информация в шапке. Здесь надо указать:

• наименование организации;
• код ОКПО;
• дату заполнения;
• табельный номер работника (присваивается при трудоустройстве);
• ИНН;
• СНИЛС;
• первую букву фамилии в поле «Алфавит»;
• характер деятельности (нанят человек на постоянную работу или временно);
• пол.

Общие сведения

В первом разделе карточки отражается общая информация, поэтому он самый объёмный – в нём 12 пунктов. Перед ними вносится номер и дата договора с работником. Некоторые сведения в этом блоке вносятся с кодами по различным классификаторам.

Рассмотрим заполнение раздела по пунктам:

1. Фамилия, имя, отчество.
2. Дата рождения.
3. Место рождения (название населённого пункта и ОКАТО).
4. Гражданство – наименование страны и код по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН). В отношении граждан РФ указывается код «02/1». Часть кода до знака «/» означает раздел ОКИН, в котором содержатся нужные данные. То есть в приведенном примере «02» – код раздела о гражданстве, 1 – Россия.
5. Данные о знании иностранного языка – наименование и степень владения. Заполняются прописью и по ОКИН. Например, если работник владеет английским на уровне чтения и перевода со словарем, то ставится код «04/016 05/1». Здесь «04/016» – это код английского языка, «05/1» – код владения со словарем.
6. Образование. Нужно выбрать один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Также вписывается код по ОКИН. Например, высшее профессиональное образование – это код «30/07». Ниже в полях следует указать название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного им документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность и её код по классификатору ОКСО.
7. Профессия и её код по классификатору ОКПДТР. Если есть дополнительные профессии, их нужно также отразить в этом разделе.
8. Общий стаж на дату начала работы в организации в годах, месяцах и днях из Трудовой книжки. Рекомендуется при принятии на работу заполнить поля карандашом, поскольку на момент увольнения стаж изменится.
9. Семейное положение – сведения о браке. Формулировку и код надо взять из ОКИН. Например, для женатого мужчины указывается «Состоит в зарегистрированном браке» и ставится код «10/2».
10. Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
11. Данные паспорта.
12. Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.

Сведения о воинском учёте

Если на работу принимается военнообязанный (находящийся в запасе или будущий призывник), он должен представить в кадровую службу военный билет или заменяющий его документ. В раздел 2 личной карточки такого работника вносится информация о воинском учёте. Порядок заполнения таков:

1. Категория запаса. Заполняется в отношении отслуживших, кроме офицеров запаса. Ставится код «1» или «2» по данным предоставленного документа.
2. Воинское звание. Указывается звание из билета, а для тех, кто ещё не служит в армии – «подлежит призыву».
3. Состав (профиль). Заполняется на отслуживших лиц. Указывается состав из военного билета – «Солдат», «Прапорщик», в отношении офицеров указывается профиль.
4. Полное кодовое обозначение ВУС. Для отслуживших лиц указывается код военно-учётной специальности.
5. Категория годности к военной службе. Отражается буквенный код категории годности (А, Б, В, Г или Д).
6. Наименование военного комиссариата по месту жительства, в котором работник состоит на учёте.
7. Состоит на воинском учёте. Запись делается карандашом. Поле заполняется только при наличии в билете отметки о мобилизации или удостоверения о брони на период мобилизации и на военное время.
8. Отметка о снятии с воинского учёта. В отношении не состоящих на учёте лиц указывается информация о снятии с учёта по возрасту или по состоянию здоровья.

Приём на работу, переводы на другую работу

Данные в разделе заполняются на основе трудового договора, приказов о приёме или переводе. Первоначально делается при найме. В графах таблицы отражают:

1. Дату принятия на работу.
2. Структурное подразделение (отдел), куда принят сотрудник.
3. Должность, специальность или профессию с указанием разряда, класса квалификации, если они установлены.
4. Тарифную ставку или оклад, премию.
5. Основание. Указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
6. Подпись сотрудника.

При переводах (кроме временных) указанный раздел личной карточки заполняется так же. Сделать запись необходимо в течение недели, сотрудник должен поставить подпись.

Аттестация

Раздел об аттестации заполняется только в случае, если она проводится в период работы в организации. В полях нужно отразить дату проведения аттестации, решение комиссии, а также дату и номер протокола заседания. Основание – дата и номер приказа о проведении аттестации.

Повышение квалификации

Сведения вносятся на основании документа о повышении квалификации, если оно проводилось. На обучение работника обычно направляет организация, либо он может повысить квалификацию по своей инициативе.

В любом случае сведения об этом должны быть внесены в личную карточку. Отражаются даты начала и окончания учебы, вид повышения квалификации, наименование заведения и место его нахождения, сведения из полученного удостоверения или свидетельства.

Основание – реквизиты приказа руководителя о направлении работника на обучение.

Профессиональная переподготовка

Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.

В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).

В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.

Награды (поощрения), почётные звания

В разделе отражаются государственные награды и звания, а также поощрения от работодателя. Здесь указывают название награды, наименование наградного документа, его номер и дату. Если у сотрудника есть награды на момент приема на работу, информация о них вносится в личную карточку на основании записей в трудовой книжке.

Отпуск

В этом блоке нужно отражать как ежегодный оплачиваемый отпуск, так и все прочие его виды – учебный, неоплачиваемый и иные. В графах отражаются такие данные:

1. Вид отпуска. Если берётся только часть ежегодного отпуска, это надо отметить.
2. Период работы – рабочий год, за который предоставляется отпуск.
3. Количество дней отпуска.
4. Дата начала и окончания отпуска.
5. Основание – график отпусков или приказ об отпуске.

Социальные льготы

Если работнику по закону положены льготы, информация о них отражается в личной карточке. Подтвердить право на льготу сотрудник должен документом, например, справкой об инвалидности. В полях раздела указывается наименование льготы и данные документа, а качестве основания – закон, в соответствии с которым она предоставляется.

Дополнительные сведения

В строки данного раздела вносят информацию, которая может быть важной для работодателя, однако для её отражения нет специального раздела. Например, сведения о наличии водительских прав и их категории.

Основание прекращения трудового договора

Этот раздел заполняется при увольнении. Вписывается основание расторжения трудовых отношений – статья и пункт Трудового кодекса, а также дата увольнения и реквизиты приказа. На этом отражение данных в личной карточке работника по форме Т-2 окончено. Образец заполнения можно скачать по ссылке ниже.

Скачать бесплатно заполненный бланк Т2

Подписать документ должны два человека: сотрудник кадровой службы или лицо, выполняющее его функции (с указанием должности) и работник. Карточки уволенных сотрудников помещают отдельно от карточек тех лиц, которые трудятся в данный момент, и хранят в течение 75 лет.

В заключение несколько слов о совместителях. Очень часто специалисты по кадрам не считают, что на них нужно оформлять личные карточки. При этом рассуждают так: запись в Трудовую книжку делается по основному месту работы, а раз нет записи в ТК, то и карточку делать не нужно.

Однако это неверно. Личная карточка предназначена для кадрового учёта, и в ней, как мы указали выше, содержится разнообразная информация о человеке. И это не только относящиеся к стажу сведения из трудовой книжки.

Поэтому заводить форму Т-2 следует, в том числе, и на совместителей.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Личная карточка работника Т2 в 2022 году

Личная карточка работника, обязательная для всех юридических лиц и ИП с сотрудниками, стала необязательной. Продолжать вести карточки можно — это не считается нарушением. Но сведения о военнообязанных необходимо теперь вносить в новую отдельную форму.

Личная карточка работника нужна компаниям для учета сотрудников по найму — тех, с кем заключен трудовой договор. Оформляется она при приеме на работу и ведется до тех пор, пока сотрудник не уволился. При расторжении договора карточка закрывается.

В Т2 вносятся:

• персональные данные;
• сведения о воинском учете;
• данные о приеме и переводе на другую работу;
• информация об образовании, аттестации, повышении квалификации;
• награды, поощрения;
• виды и даты отпусков;
• сведения о положенных социальных льготах.

Заполняется карточка на основании документов — приказа о приеме, паспорта, трудовой книжки, аттестата, военного билета, СНИЛСа.

!

Если при увольнении сотрудник просит выдать ему копию карточки Т2, то работодатель обязан это сделать. Оригинал остается в компании и хранится положенный срок (50 — 75 лет).

Как было раньше

Без личной карточки было не обойтись. Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» обязывало работодателей дублировать записи из трудовой в личную карточку Т2. Если происходило кадровое событие — прием, увольнение, перевод — то сотрудника знакомили с изменениями под подпись, которая ставилась именно в карточке.

Кроме того, на основании Постановления правительства № 719 от 27.11.2006, на военнообязанных или подлежащих призыву на военную службу сотрудников в форме Т2 нужно было заполнять раздел 2 — «Сведения о воинском учете». 

????

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Начать обучение

Что изменилось

Приказ Министерства труда и соцзащиты № 320 Н от 19.05.2021 утвердил новый порядок ведения трудовых книжек. Про личные карточки работников в приказе больше не упоминалось, что вызвало закономерный вопрос — а нужны ли они вообще. Специалисты сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф» дали следующие разъяснения:

• вести личные карточки теперь не обязательно;
• по желанию вести можно, при этом работодатель сам решает, знакомит сотрудников с записями под подпись или нет;
• если карточки уже ведутся, то отказываться от них нужно правильно (например, путем издания соответствующего приказа);
• формат не имеет значения — можно заполнять как в электронном, так и в бумажном виде;
• карточки Т2 относятся к документам длительного хранения, поэтому в случае отказа выбрасывать их нельзя;
• если сотрудник состоит на воинском учете, то на него необходимо продолжать заполнять раздел 2.

Последний пункт создал работодателям неудобства. Получалось, что полностью отказаться от карточек нельзя в отношении военнообязанных сотрудников. А из формы Т2, состоящей из нескольких разделов, нужно было вести только второй, либо заполнять карточку полностью.

Приказ Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021 урегулировал этот момент окончательно путем утверждения новой формы № 10, по которой организации должны вести воинский учет своих работников. Форма № 10 содержится в приложении 22 к приказу.

Теперь при желании карточки Т2 можно не использовать совсем.

Где взять форму Т2 

Действующие в настоящий момент формы первичной учетной документации по труду — в том числе и карточка работника — утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Если решили заполнять карточки, то можно использовать форму, представленную в постановлении. Также Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.

2011 позволяет использовать собственные формы. При этом нужно не забывать про обязательные реквизиты (статья 9, пункт 2):

Во избежание ошибок, заполнять Т2 лучше на основании правил из Постановления Госкомстата № 1.

Статья актуальна на  07.04.2022

Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк

Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности.

Карточка составляется в первый рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.

Унифицированная форма личной карточки (форма Т-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1.

Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Ранее вести личные карточки на всех сотрудников организаций следовано на основании пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Однако этот документ утратил силу с 1 сентября 2021 года.

С указанной даты действует порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки сотрудников и переносить в них записи из трудовых книжек.

 Соответственно, сейчас организации и ИП вправе самостоятельно решать, заводить ли карточки на работников.

Кроме того, ранее форма Т-2 являлась документом воинского учета. Этот документ могли проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления. С 8 января 2022 года организации должны вести воинский учет в соответствии с новой Инструкцией, утвержденной приказом Минобороны от 22.11.

21 № 700. Сведения на призывников и военнообязанных теперь вносятсяв специальную форму № 10, которая называется «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету» (бланк приведен в приложении № 22 к Инструкции № 700). Подробнее см.

«Для ведения воинского учета в организациях утвержден новый документ».

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно

Тем не менее, для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов). Поэтому многие работодатели продолжают заполнять форму Т-2.

Что содержит личная карточка Т-2

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении.

Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.

Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.

Особенности заполнения личной карточки сотрудника

Форма Т-2 предусматривает, что некоторые сведения работник заверяет собственноручной подписью.

 Так, при оформлении на работу сотрудник проверяет правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись.

В период работы в организации подписью сотрудника заверяются записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

Но, как было сказано выше, приказ № 320н не требует переносить в форму Т-2 сведения из трудовой книжки, и знакомить с ними работников. В связи с этим Роструд разъяснил, что работодатель вправе сам установить, будут ли работники ознакомлены под роспись с записями, сделанными в карточке (см. «Роструд разъяснил, можно ли вести личную карточку Т‑2 в электронном виде»).

Если сотрудник трудится дистанционно, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено.

Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП. Подробнее см.

 «Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»».

Составить и распечатать трудовой договор

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

• внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
• документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения.

Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»).

Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1).

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов.

А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе.

Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом.

Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии.

А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках.

Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах.

Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

Ошибки при заполнении формы Т-2

Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные.

Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.

Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения.

Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений.

Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.

• Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
• Образец заполнения личной карточки Т-2
• Скачать бланк личной карточки Т-2

Хранение карточек Т-2

Форма Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы Т-2.

Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.

После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет.

Если же сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; см.

 «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»).

А как быть, если после 1 сентября 2021 года в организации был издан приказ о прекращении ведения личных карточек по форме Т-2? Нужно ли обеспечивать сохранность карточек, которые были заведены до этой даты? Да, нужно.

 Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

 Сроки хранения документов по личному составу, законченных делопроизводством:

Также нужно иметь в виду следующее. Если организация не отказалась от карточек Т-2 (то есть не был издан соответствующий приказ), проверяющие из трудинспекции вправе запросить эту форму при проверке (см. «Может ли инспекция труда запросить личные карточки работников: ответ Роструда»).

Корректное оформление документа поможет избежать претензий со стороны контролеров. Кроме того, при правильном ведении карточки работников могут стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений.

Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.