Отменены печати в трудовых книжках

Трудовая книжка. Особые случаи

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:

• приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил);

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью (п. 40 Правил);

• чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил);

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил).

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кто ведет учет бланков трудовых книжек?

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.

Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Извлечение из Правил

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Извлечение из Правил

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Что делать, если в трудовой книжке нет печати?

Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?

На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).

Извлечение из Инструкции 2.2. […]

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.

Пример Работник представил своему работодателю листок нетрудоспособности. Работодатель посчитал страховой стаж, опираясь на трудовую книжку работника, в которой не было печати на титульном листе, и оплатил период нетрудоспособности.

Оплаченные листки нетрудоспособности работодатель подает в ФСС России для возмещения.

Фонд, в свою очередь, имеет право запросить копии трудовых книжек работников и перепроверить, правильно ли работодатель посчитал страховой стаж и оплатил листок нетрудоспособности.

Если выяснится, что работодатель неправильно посчитал страховой стаж из-за того, что трудовая книжка оформлена не в соответствии с законом, ФСС России может не вернуть деньги за оплаченный период нетрудоспособности.

Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.

Вариант 1. Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.

Вариант 2. Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки.

Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже).

Предварительно нужно получить от него письменное согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки.

Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование должности и нет ссылок на приказы.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

В Инструкции и Правилах установлено только то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений и изменений.

Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение. Это видно из формы самой книги.

Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления. Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором.

Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.

Извлечение из Инструкции 1.2. […]

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.

А. В. Гайсина, специалист по кадровому учету

Печать в трудовой книжке — нужна ли, как поставить при увольнении и в других случаях

Обязательное применение печати предприятием было отменено с 2015 года, поэтому многие владельцы бизнеса отказались от ее изготовления. Данные обстоятельства вносят коррективы в оформление многих документов, в том числе и бланков строгой отчетности, которыми являются трудовые книжки.

Нормативное регулирование вопроса

Но при этом существуют документы, применение печати в которых обязательно на основании федеральных законов. Такие требования предусмотрены ФЗ № 208 от 1995 года в п. 7 ст. 2 и ФЗ № 14 от 1998 года в п. 1 ст. 2.

Однако требований относительно трудовых книжек федеральным законодательством не предусмотрено, это дает возможность предприятиям самостоятельно принимать решение.

Кроме этого следует учитывать предписания Роструда в Письме от 2015 года за № 1168-6-1, где сказано, что печать предприятия несмотря на нововведения при заполнении трудовой книжки должны использовать. Роструд запретил выдавать отпускные за три дня – подробности содержатся в публикации по ссылке.

Как проверить трудовую книжку на наличие ошибок в заполнении вы можете посмотреть в этом видео:

Случаи, когда следует использовать печать в трудовой

Нормативными документами предусмотрено 3 случая, когда печать используется в обязательном порядке:

• при разрыве трудового договора, работодатель должен указать сведения относительно данного вопроса и подтвердить их согласно требованиям печатью. Необходимо использовать печать работодателя. Может ли ИП работать без печати, что говорит закон – узнайте здесь;
• применение печати на первой странице трудовой книжки с целью заверения личных данных специалиста;
• применение печати после выполнения корректива данных, например, смена фамилии или изменение названия компании. В данном случае она должна указываться под ссылками на документы-основания.

Инструкция по применению печати

Чтобы книжка была действительной печать следует поставить согласно правилам:

• штамп должен захватывать частично название должности работника таким образом, чтобы легко читалась его подпись и инициалы;
• кроме этого должен просматриваться весь оттиск четко, без расплывчатости;
• также важно учитывать обстоятельства ее применения, например, на титульной странице следует ставить печать в правом нижнем углу.

Кроме этого выбирая между штампом организации и отдела кадров следует сделать приоритет в сторону печати компании, так как она обладает высшей юридической силой в сравнении с печатью отдела кадров. Тут вы узнаете, как правильно вести журнал учета печатей и штампов.

Пример печати в трудовой книжке при увольнении.

Если сотрудник увольняется

При увольнении печать ставится несколько по-другому:

• таким образом, чтобы захватывала трудовые данные работника и одновременно ссылку на приказ об увольнении;
• также и личные данные она должна захватывать, как и в прочих случаях.

Именно такая постановка печати является единственно верной.

Заключение

Как и когда ставятся печати в трудовых – смотрите в этом видео:

Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru

Порядок проставления печати в трудовой книжке при увольнении

Печать в трудовой книжке при увольнении – важная составляющая грамотного оформления документа, имеющая определенные правила, установленные действующим законодательством. Неправильно проставленный оттиск является грубым нарушением, а ответственность за это несет кадровый работник. Для уволенного сотрудника это будет означать потерю юридической значимости той записи, на которой стоит некорректная печать.

Правила оформления трудовой книжки

Цель ведения трудовой книжки – подтверждение стажа. Это персональный документ, который отображает этапы деятельности, стаж, качество работы человека. Правильное ведение, оформление и хранение личных бумаг является обязательным для нанимателя и это регламентируется законом РФ.

Обычно такие обязанности руководитель организации возлагает на начальника отдела кадров, секретариата или делопроизводства, написав приказ о назначении ответственного лица в свободной форме. Хранить книжки нужно в недоступном для посторонних, третьих лиц месте – закрывающемся на ключ шкафу или сейфе.

Срок нахождения документа на предприятии – до увольнения сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=-ug3T1x3ZaI\u0026t=28s

При заполнении нового документа необходимо соблюдать основные требования:

• запись производить шариковой или гелевой авторучкой синего, черного цветов;
• делать записи на страницах документа только на основании приказа, внеся его номер;
• исключить различные сокращения;
• вписывать даты арабскими цифрами.

Важно знать! Заполняя титульный лист, следует написать ФИО полностью, месяц рождения указать прописью, специальность – в именительном падеже. Далее должна последовать подпись, ее расшифровка и штамп предприятия.

Нормативные документы

Любое действие, касающееся трудоустройства работника, четко оговорено в законе. Работа с книжками регламентирована следующими нормативными актами:

1. Трудовой Кодекс РФ.
2. Постановление Правительства РФ №225 «О трудовых книжках».
3. Постановление Министерства Труда РФ №69 «Об утверждении инструкций по оформлению».

Ответственному лицу при работе с личными документами сотрудников следует знать, что персональные данные относятся к конфиденциальной информации. Ненадлежащее ведение и хранение ведет к утрате, порче и нарушает быстрый поиск нужных данных. Поэтому над этой сферой работы предприятия должен быть особый контроль со стороны руководителя.

При постановке на работу

В разделе «Сведения о работе» нужно указать полное наименование организации, проставить порядковый номер записи. Далее заполнить дату приема, должность, отдел предприятия, куда трудоустраивается специалист. В следующей графе пишется номер приказа. На этом этапе подпись и оттиск не требуется.

При увольнении

При увольнении сотрудника также следует начать запись с указания порядкового номера и даты расторжения. Далее нужно отметить основания и причины для прекращения трудового договора. Эту отметку вносят с учетом формулировки из Трудового Кодекса, не сокращая ее. Затем указывают реквизиты приказа и заверяют подписью руководителя, штампом организации.

Порядок постановки печати

Печать в трудовой книжке необходимо поставить при увольнении сотрудника – это одно из основных требований законодательства. При обнаружении подобных нарушений работник может обратиться в суд.

Кроме того, существуют определенные правила постановки штампа, и они должны неукоснительно соблюдаться.

Печати в трудовой книжке отменили только для тех предприятий, в уставе которых прописано об их отсутствии.

Кто ставит

Оттиск ставится сотрудником отдела кадров, на которого возложена ответственность за ведение личных документов работников или руководителем организации.

Где ставится

Место, где ставится печать в трудовой книжке, также определено нормативными документами. Оттиск нужно расположить слева под отметкой об увольнении, слегка перекрыв перечень занимаемых должностей.

При этом саму запись штамп не должен касаться, но находиться рядом, так будет понятно, к чему он относится.

Когда ставится печать в трудовой книжке, следует обратить внимание, чтобы оттиск располагался ровно, не перекрывал подпись уволенного сотрудника.

Вид печати

Многие задаются вопросом, какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении. Для этого достаточно отметить запись круглым штампом организации. При этом не требуется дополнительного оттиска отдела кадров.

Возможные ошибки при постановке печати

Иногда увольнение или расторжение договора происходит в короткие сроки, что может сказаться на качестве оформления записи. Самыми распространенными ошибками являются:

• неправильное расположение штампа на странице, закрывающее запись об увольнении или подписи;
• печать отдела кадров вместо круглого штампа организации;
• неразборчивый почерк сотрудника.

Обнаружив подобные ошибки, нужно попросить ответственное лицо их устранить. Если в трудовой книжке плохо проставлена печать, оттиск бледный, трудно читаемый, следует заправить штамп, проверить на черновике и поставить дополнительную рядом с первой.

Первые действия при обнаружении отсутствия печати

В случае если ответственное лицо не проставило печать, об этом нужно известить руководителя организации, поскольку это является серьезным нарушением. Если с момента увольнения прошло много времени, то потребуется справка с предыдущего места работы.

Внимание! Трудность возникнет, если предприятие ликвидировано. Тогда нужно будет обратиться в архив, запросить копию приказа о расторжении трудового сотрудничества.

В каком случае печать не нужна

Штамп не потребуется, если организация в законном порядке ведет деятельность без печати. В таком случае, запись об увольнении заверяется только подписью руководителя или другого ответственного лица.

https://www.youtube.com/watch?v=-ug3T1x3ZaI\u0026t=199s

К любым записям в трудовой книжке следует отнестись максимально внимательно. Неверное оформление личного документа ведет к потере его юридической силы и к проблемам во время назначения пенсии. При обнаружении ошибок нужно приложить все усилия к их исправлению.

Подпись и печать в трудовой книжке при увольнении работника. Образец заверения документа

Обычно прием на работу, перемещение по должности и, наконец, прекращение правоотношений работника и работодателя фиксируются записями в ТК. Несмотря на то, что с января 2020 года сотрудники имеют право на использование как бумажных, так и электронных трудовых книжек, стандартный документ пока никто не отменил.

В этой статье поговорим о том, кто имеет право на заполнение трудовой книжки, должен ли в нем расписываться увольняемый сотрудник, обязательна ли печать и что делать, если сотрудник выразил желание получить сведения о своей рабочей деятельности в электронном формате.

Кто может подписывать этот документ?

Вопросы, касающиеся ведения и заполнения трудовых книжек, регламентируются Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года.

В случае увольнения работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись, указывающая на:

• причину расторжения рабочих правоотношений сторон;
• дату этого события;
• реквизиты приказа, который лег в основу увольнения.

Вносить записи в трудовую книжку имеют право:

• руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (ИП);
• руководитель кадрового подразделения компании;
• специально назначенное лицо, уполномоченное на заполнение трудовых книжек, например, на период отсутствия кадрового работника.

Для того, чтобы передать полномочия по заполнению трудовых книжек определенному сотруднику, руководитель предприятия издает соответствующий приказ.

Если внесение записей в трудовые книжки является основной работой начальника отдела кадров, то на период его отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) обязанность по ведению и заполнению трудовых книжек должна быть возложена на другого работника. Делается это путем издания соответствующего приказа, в котором должны содержаться следующие сведения:

1. Ф. И. О., должность лица, которому временно вменяется исполнение обязанностей по ведению трудовых книжек;
2. промежуток времени, в течение которого сотрудник должен исполнять данные обязанности;
3. информация о доплате за выполнение дополнительного объема работ.

После заполнения всех граф трудовой книжки (порядковый номер, правовое основание прекращения трудового договора, реквизиты приказа, дата увольнения) специалист, уполномоченный на ведение книжек, или ИП должен подписать документ и тем самым подтвердить достоверность внесенных сведений. При этом подпись уполномоченного сотрудника или ИП должна включать в себя:

• наименование занимаемой должности;
• непосредственно подпись;
• расшифровку подписи, т. е. фамилию, имя и отчество без сокращений.

Образец записи в трудовой книжке при увольнении:

Должен ли увольняемый сотрудник ставить подпись?

Должен ли расписываться в документе сотрудник при его расчете с работы, разобрано ниже. Трудовая книжка по общему правилу выдается увольняемому сотруднику в последний день его нахождения на рабочем месте (статья 84.1 ТК РФ).

Если в этот день сотрудник находится на своем рабочем месте, то он должен поставить свою подпись в выдаваемой книжке.

Работник не ставит свою роспись в трудовой книжке только в строго оговоренных случаях (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003):

• в последний рабочий день увольняемый сотрудник на рабочем месте не присутствует;
• сотрудник выразил отказ от получения трудовой книжки на руки (в этом случае работодатель направляет трудовую книжку посредством почтовой связи).

Помимо непосредственно подписи увольняющемуся лицу необходимо расшифровать ее, указав свою фамилию, имя и отчество.

Образец подписи работника в трудовой книжке при увольнении:

Ставится ли печать?

Некоторое время назад достоверность вносимых в трудовую книжку записей об увольнении должна была подтверждаться не только подписью ответственного лица, но и печатью компании.

В настоящее время не каждая организация обязана иметь собственную печать, следовательно, при ее отсутствии для заверения внесенной в ТК информации достаточно подписи руководителя или начальника отдела кадров и подписи самого работника.

Какая нужна?

Вносимые в ТК записи о расторжении трудовых договоров заверяются основной печатью фирмы, т. е., печатью, в которой указаны сведения о компании (название, организационно-правовая форма, ИНН).

Если в книжке проставлена иная печать, необходимо обратиться к работодателю для исправления допущенной ошибки.

Где и как это делается?

При внесении в трудовую книжку сведений о прекращении правоотношений с работником данная запись должна быть заверена печатью компании-работодателя. При проставлении в ТК печати важно помнить о следующих нюансах:

1. печать должна быть расположена странице таким образом, чтобы подписи руководителя компании (специалиста отдела кадров), самого сотрудника, номер и дата приказа об увольнении, правовое основание расторжения трудового договора, оставались читабельными, т. е. не перекрывались печатью;
2. штамп должен немного перекрывать наименование должности сотрудника, с которым расторгли правоотношения, а его большая часть при этом должна располагаться на пустых строках ниже записи;
3. оттиск должен быть четким и легко читаемым.

Образец печати в трудовой при увольнении:

Что выдают при отказе сотрудника от бумажного документа?

С января 2020 года работник имеет право отказаться от использования бумажной трудовой книжки, перейдя на ее цифровой аналог.

В таком случае при прекращении трудовых правоотношений он вправе потребовать от работодателя выдать ему сведения о трудовой деятельности:

• на бумажном носителе, содержащем соответствующим образом заверенную информацию;
• в электронном виде, такие сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя (если у него таковая имеется).

Заявление сотрудника о предоставлении ему сведений о работе передается руководству предприятия в письменном виде или направляется на корпоративный адрес электронной почты.

Если сотрудник отказался от ведения трудовой книжки, в ней самой будет соответствующая запись, оформленная так же, как и запись об увольнении. В записи будет сказано, что работник выбрал порядок учета сведений о трудовой деятельности в порядке ст. 66.1 ТК РФ.

Запись о прекращении с работником служебных правоотношений может быть внесена в трудовую книжку сотрудником кадровой службы компании, непосредственно руководителем фирмы или другим лицом, на которого обязанность по ведению трудовых книжек возложена соответствующим приказом работодателя.

Внесенная информация заверяется подписями, как лица, ее внесшего, так и самого работника, а также заверяется печатью предприятия (при ее наличии). В случае если работник отказался от бумажной трудовой, при увольнении ему выдается документ со сведениями о трудовой деятельности — в бумажном или электронном виде.

С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений

С сентября сведения в бумажную трудовую книжку можно будет вносить с помощью штампов, а заверять записи при увольнении работника его подписью больше не понадобится. Кроме этого, работодатели будут сами разрабатывать книги (журналы) учета трудовых книжек и вкладышей. Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним утвержден приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н.

Напомним, что сейчас форма, правила хранения и порядок заполнения трудовой книжки регулируются разными нормативными правовыми актами.

Так, сам бланк книжки, а также правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, а инструкция по заполнению — приказом Минтруда от 10.10.03 № 69. Оба эти документа утратят силу с 1 сентября.

Вместо них будет действовать порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда 320н.

Дистанционный работник

В комментируемом приказе уточнено, что в книжку можно будет внести сведения о трудовой деятельности дистанционного работника. Для этого «удаленный» сотрудник должен предъявить трудовую книжку работодателю (в том числе, можно направить ее по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Также см. «Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»».

Составить и распечатать трудовой договор

Использование штампов и печатей

С 1 сентября сведения в трудовую книжку можно будет вносить не только вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета, но с использованием «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)».

То есть с помощью штампов и печатей. Также, по мнению специалистов Минтруда, при заполнении трудовой книжки можно использовать принтер (письмо от 29.06.21 № 14-6/ООГ-5976; см.

«Минтруд: новые трудовые книжки можно будет заполнять с помощью принтера»).

Срок для внесения записей

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях нужно будет вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого отводится неделя (п. 10 Правил, утв. постановлением № 225).

Заверение записей при увольнении

Информацию об увольнении работника, как и ранее, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. При этом заверять записи подписью увольняемого работника больше не понадобится.

Оформление вкладыша

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится «основным» работодателем на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). В Порядке № 320н уточняется: если нужно внести такую запись, но в данный момент человек не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.

Также см. «Работа по совместительству: как правильно оформить прием на работу сотрудника».

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК

Как известно, если работник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему на руки бумажный аналог. Однако ранее не был установлен срок для исполнения этой обязанности.

В комментируемом приказе четко сказано, что бумажную трудовую книжку нужно выдать на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК. Процедура внесения записи в книжку в этом случае описана в пункте 35 Порядка № 320н.

Бесплатно заполнить и распечатать СТД‑Р и другие кадровые документы

Учет трудовых книжек

Комментируемым приказом отменено требование о ведении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек. Также не придется заполнять книгу учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69.

Вместе с тем работодатель должен вести:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом книги (журналы) по учету работодатель будет разрабатывать самостоятельно. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать, как это предусмотрено сейчас для приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек, не нужно.

Новая форма трудовой книжки

Кроме этого, Минтруд скорректировал и форму трудовой книжки. Ранее ожидалось, что обновленный бланк начнет действовать с 1 сентября.

Однако позднее Правительство перенесло переход на новые трудовые книжки на 2023 год (см. «В России введут трудовые книжки нового образца»).

Таким образом, с 1 сентября работодатели продолжат вести трудовые книжки на старых бланках. При этом заполнять их нужно будет по новым правилам.

Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика

Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.

https://www.youtube.com/watch?v=-ug3T1x3ZaI\u0026t=235s

Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что изменится согласно новому порядку

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок.

Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей.

К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

• основное общее;
• среднее общее;
• среднее профессиональное;
• высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК.

При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Когда и кому выдавать новые бланки БТК

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п.

 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст.

 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно.

Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб.

Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

• если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
• если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
• по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

• Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
• Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.
• Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
• Инспекторы вправе в ходе выездной налоговой проверки требовать документы, не являющиеся первичными
• Сотрудник не хочет получать зарплату дважды в месяц: что делать бухгалтеру?