Обязан ли работодатель выдавать оригинал трудовой книжки для оформления пенсии

Трудовая книжка – документ, в который вносятся записи о трудовой деятельности сотрудника. В документе обязательно указывается информация о должностях, которые занимал человек, трудовых наградах, увольнениях и переводах на другую должность.

Сегодня размер пенсии рассчитывается в зависимости от начислений, которые ежемесячно поступают на индивидуальный лицевой счет работающего человека. Однако при назначении пенсии учитывается не только размер начислений от работодателя, но и страховой стаж будущего пенсионера.

Важные факты

Начиная с 2015 года, работодатель для оформления пенсии в трехдневный срок обязан выдать сотруднику документы, которые могут подтвердить его трудовой стаж, в том числе и подлинник трудовой книжки. Дополнением стало уточнение, что сотрудник, взявший документы на руки обязан вернуть трудовую книжку на предприятие также в течение 3 дней после того как ему она возвращена из пенсионного фонда.

Подтвердить наличие страхового стажа сегодня можно множеством документов: трудовым договором, банковскими выписками о получении зарплаты и прочими, так что многих интересует нужна ли трудовая книжка для оформления пенсии. Для людей, желающих получать трудовую пенсию в РФ сегодня наличие трудовой книжки обязательно.

Понятие страховой стаж широко введено относительно недавно (в 2002 году), до этого пенсию россиянам начисляли в соответствии с трудовым стажем.

Подтвердить правдивость предоставленных в Пенсионный фонд сведений о трудовом стаже, наработанном до появления понятия «страховой стаж», можно только при помощи официального документа, в котором фиксируется карьерный путь человека – трудовой книжки.

Страховой и трудовой стажа взаимосвязаны: год трудового стажа, согласно с законодательством равняется году страхового.

Если трудовая книжка утеряна либо записи в ней повреждены, оформить пенсию будет затруднительно. Рекомендуется в таком случае попробовать восстановить документ либо доказать наличие страхового стажа в судебном порядке при помощи документов, подтверждающих трудовую деятельность человека.

Если работник по выходе на пенсию не собирается увольняться, с него не снимается ответственность на предоставление трудовой в пенсионный фонд.

Оформление пенсии для работающего человека

Ситуации, когда человек, достигший пенсионного возраста, не планирует прекращать работать, встречаются все чаще. Наличия официального места работы не отменяет права человека на получение трудовой пенсии по старости.

Для назначения пенсии человек должен обратиться в пенсионный фонд, собрав предварительно некоторые документы. При оформлении пенсии обязательно требуется подтвердить страховой стаж трудовой книжкой, которая хранится у работодателя.

Со списком документов для оформления пенсии для женщин можно ознакомиться в видео

Выдача трудовых книжек на руки работающему человеку не запрещается законодательством, но работодатель также и не обязан выдавать оригинал документа по требованию сотрудника.

В качестве альтернативы оригиналу трудовой книжки, можно попросить у уполномоченного лица сделать нотариально заверенную копию документа, которая считается равносильной оригиналу при оформлении пенсии для работающего человека.

Про список документов для оформления пенсии для мужчин можно узнать в ролике

Перед тем, как выдать трудовую книжку для оформления пенсии сотрудники кадровой службы должны взять расписку, подтверждающую переход документа владельцу. Правильно оформленная расписка снимает ответственность за хранение документа с уполномоченного лица, а значит, за сохранность документа в указанный период полностью отвечает его владелец.

При составлении расписки указывается название и адрес организации, ФИО сотрудника, дата составления и название документа, подписи уполномоченного лица и составителя расписки.

Рекомендуется также обозначить дату обязательного возвращения сотрудником трудовой книжки и сделать копии всех страниц документа, чтобы иметь возможность восстановить сведения в случае потери документа.

Вносить любые изменения в трудовую книжку в обозначенный период запрещено.

Образец расписки в получении трудовой книжки

Обязан ли работодатель выдавать оригинал трудовой книжки для оформления пенсии

Выдача трудовой книжки для оформления пенсии сотруднику сопряжена с рисками потери и повреждения документа, поэтому чаще уполномоченные лица выдают нотариально заверенную копию книжки. Выписки из трудовой книжки, трудовые договора и другие документы также могут послужить подтверждением трудового стажа в Пенсионном фонде, поэтому в выдаче оригинала трудовой книжки часто нет необходимости.

Как оригинал, так и нотариально заверенная копия трудовой книжки согласно с законодательством выдаются сотруднику абсолютно бесплатно. При выдаче копии документа, уполномоченное лицо за счет организации заверяет ее у нотариуса, никаких средств с сотрудника организации при этом не изымается.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы — задавайте их в х

Как оформить пенсию, если утеряна трудовая?

Трудовая книжка – главный документ, где содержатся сведения обо всех ваших работодателях и стаже (ст. 66 ТК). По крайней мере, официальном. Эта информация точно нужна при оформлении пенсионных выплат в ПФР.

Но если трудовая утеряна, как оформить пенсию? Получается, подтвердить пенсионные баллы и стаж не получится? Нет, получится! Трудовая вообще может не потребоваться при оформлении. А если и потребуется, то стаж можно доказать и по-другому.

Рассказываем, о чем речь.

Нужна ли трудовая при оформлении пенсии?

Возможно. Но совсем не обязательно. Согласно п. 10 Правил подсчета страхового стажа, периоды работы, дающие право на пенсию, подсчитываются по данным индивидуального учета. Его ведет ПФР.

То есть, в Пенсионном фонде уже есть информация о вашем стаже, его длительности и даже заработках.

Если вы согласны получать пенсию, рассчитанную на основании этих данных, для оформления пенсии будет достаточнозаявленияи копии паспорта (Приказ Минтруда № 958).

Другой вопрос, если ПФР располагает неполными сведениями, в базе отражены не все предприятия, где вы когда-то работали. Подтвердить работодателей можно при помощи трудовой книжки и других документов. Трудовая утеряна? Это проблема. Но проблема решаемая. Обо всем по порядку.

Как оформить пенсию без трудовой?

Прежде чем нервничать, сначала проверьте, какие сведения о вашем стаже есть в ПФР . Возможно, поводов для волнения нет и на индивидуальном счету отражены все места работы. Это можно сделать:

  1. На официальном сайте ПФР. Посмотрите сведения о сформированных пенсионных правах. Вариант для тех, у кого есть доступ к ЕСИА.
  2. Через Госуслуги. Закажите справку о состоянии лицевого счета.
  3. Лично в отделении ПФР по заявлению.
  4. Через МФЦ, на личном приеме.

В результате вы узнаете, весь ли стаж учтен на счету. Если да – все в порядке, берем паспорт и идем в ПФР писать заявление о назначении пенсии. Срок его рассмотрения – 10 суток, после чего вам сообщат о принятом решении и размере назначенной пенсии. Трудовая не нужна!

А вдруг, там учтен не весь стаж? Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?

Можно ли восстановить трудовую?

К сожалению, это невозможно. Это не права и не свидетельство о браке – государственных органов, которые бы отвечали за ведение трудовых книжек, в России нет. Вы – единственный, кто за нее отвечает, если она была у вас на руках. Выдать дубликат просто некому. Единственное, что может заменить трудовую – ее нотариально заверенная ксерокопия (Письмо ПФР № 25-19/14554).

Но варианты, как восстановить записи, если трудовая книжка утеряна, все-таки есть. Это можно сделать на основании других документов, которые, как и трудовая, подтверждают сроки и место работы. Среди них (п. п. 11-17 Правил):

  • трудовые договоры;
  • справки, выданные бывшими работодателями или представителями власти;
  • выписки из приказов работодателя и трудоустройстве, назначении на должность;
  • выписки из лицевых счетов, зарплатные ведомости и другие.

Все эти документы – единственный способ, как подтвердить стаж, если трудовая утеряна. Они должны быть подписаны руководителем и скреплены печатью органа или предприятия, которые их выдали. Для подтверждения трудовых периодов такие документы должны содержать:

  • номер и дату выдачи;
  • ФИО и дата рождения лица, чей стаж подтверждается;
  • место и период трудоустройства на конкретном предприятии;
  • должности, которые гражданин занимал;
  • документы, которые это подтверждают.

Важно! Если вы были устроены не официально и работодатель не платил за вас страховые взносы, такие периоды работы не считаются страховыми и не влияют на назначение пенсии. Их подтверждать не имеет смысла.

А если предприятие ликвидировано?

Если неподтвержденный стаж приходится на период работы в организации, которая на нынешний момент не существует, этот вопрос тоже можно решить. Во-первых, сразу обратитесь к специалистам ПФР по месту жительства. Тут вам помогут «найти концы», расскажут, какие документы нужны, где их искать и как оформить пенсию без трудовой книжки.

Потом вас направят:

  • или в контору, которая является преемником ликвидированного предприятия – он тоже может выдать справки о периодах вашей работы;
  • или в госархив, где хранятся документы ликвидированного предприятия. Там выдадут выписку.

А если документы в архиве отсутствуют, периоды работы могут подтвердить свидетели. Вы можете найти двух человек, у которых есть документы о том, что они на этом предприятии работали. Если они подтвердят, что вы там работали вместе с ними, и при этом какие-либо документы на ликвидированное предприятие отсутствуют, ПФР вправе признать ваш стаж «по свидетельским показаниям».

А если не сработает и это, единственный способ – обращаться с иском в суд. Теперь только он вправе подтвердить факт вашей работы.

Когда выдавать бумажную трудовую книжку: Минтруд изменил точку зрения

Традиционно, “трудовую” выдает наниматель, вместе с заключением и подписанием договора на первой работе. Следовательно, сотруднику не нужно переживать о том, где получить “книжку”. Согласно законодательству, сотруднику, у которого нет “книжки”, наниматель должен оформить ее в срок – 5 рабочих дней.

Читайте также:  Менеджер по персоналу: обязанности

Оформление и заполнение происходит при обязательном присутствии ее потенциального владельца. Следует очень внимательно отнестись и тщательно проверить правильность написания всей информации о сотруднике, ведь “трудовая” – это такой документ, который в будущем будет являться единственным подтверждением трудового стажа.

Многие юристы, специализирующиеся на трудовых правоотношениях советуют не пренебрегать моментом первого заполнения документа, из-за того, что в будущем, оформляя пенсию или различные льготы, любая информация, занесенная в “книжку”, подлежит тщательной проверки на соответствие записей. Присутствие в ней описок или неточностей может создать определенные трудности для его обладателя.

Если перед устройством на работу, сотрудник был на воинской службе, получал высшее образование или проходил квалификационные курсы, то в “трудовую” можно внести эту информацию.

Сведения, присутствие которых в “трудовой” обязательно:

  Маршрутный лист образец для водителя грузового автомобиля

  • дата рождения;
  • вид исполняемой работы;
  • сведения про перевод или переквалификацию;
  • информация о причинах увольнения;
  • информация про награды и поощрения;
  • имя;
  • фамилия;
  • отчество;

Информация о личных данных сотрудника должна быть списана исключительно с паспорта, и никак не на слух.

В случае утери “трудовой” сотрудником, оплата за новый бланк ложится на него же.

Что будет, если работодатель не выдаст трудовую книжку после увольнения

Увольнение состоялось, но работодатель/кадровик не вернул документы в последний рабочий день? Это грубейшее нарушение. Санкций не последует, только если работник сам отказался забрать трудовую книжку по личным причинам. Во всех остальных случаях сотрудник может не только пожаловаться на нарушителя, но и получить определенную компенсацию.

Сначала попробуйте договориться. Возможно, в период вашего увольнения руководитель не присутствовал на работе (был на больничном, в командировке или отпуске) и не мог подписать документы. Это — уважительная причина, поэтому жалоба в вышестоящие инспекции просто нецелесообразна.

Получите бланк, как только руководитель вернется на рабочее место. Более того, добросовестный управленец сам предложит компенсацию или же попросит сдвинуть дату освобождения от занимаемой должности.

В таком случае в приказ и записи вносятся исправления, а сотрудник получает перерасчет увольнительной компенсации.

Если у вашего работодателя какая-то принципиальная позиция (нежелание отпускать вас с работы или личный конфликт) и он не готов решать вопрос мирным путем, то готовьте официальную жалобу. Вот куда можно обратиться:

  • в региональную трудовую инспекцию — результатом будет проверка организации и выдача документов (бесплатно);
  • в прокуратуру — жалоба подается по факту противозаконных действий работодателя (бесплатно);
  • в суд — составляйте и направляйте иск о незаконном удержании ваших персональных бланков (платите госпошлину).

Суд — это всегда самый действенный способ. Более того, по решению судьи вы можете взыскать и материальный ущерб. Без документов у вас не получится устроиться на новую работу, а значит, вы теряете доход за несколько месяцев — разбирательство займет минимум пару месяцев.

Как только закончится суд, у вас на руках будет решение о возврате документов.

Работодатель обязан незамедлительно выдать трудовую книжку и компенсировать все издержки (моральные, материальные, юридические) по решению судебного органа.

Если вы не можете получить документы лично, их можно отправить по почте на указанный адрес (но только с вашего согласия) или передать вашему официальному доверенному лицу.

  • Источники:
  • О правилах выдачи трудовой книжки при увольнении
  • О порядке оформления прекращения трудового договора
  • О возмещении работодателем материального ущерба, причиненного в результате незаконного лишения работника возможности трудиться

Как получить “трудовую” работнику

Согласно нормам трудового законодательства, “книжка” выдается обратно сотруднику, исключительно, в случае его увольнения.

Однако, иногда возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить в определенные организации информацию, содержащуюся в “трудовой”. Например, в иностранное посольство.

По его требованию наниматель обязан предоставить так называемые “заверенные выписки”.

Стоит отметить, что при потере “книжки”, у сотрудника есть возможность обратиться к своему последнему работодателю. Спустя пятнадцать дней с момента обращения, наниматель отдает сотруднику дубликат или вкладыш, установленного образца.

Уведомление о необходимости получения “трудовой”

При расторжении трудового договора с сотрудником, нанимателю следует верно соблюсти процедуру увольнения. Главная его обязанность в подобной ситуации – отдать “трудовую” сотруднику в тот же день, когда он увольняется.

Согласно закону, после получения “трудовой”, сотруднику необходимо собственноручно поставить подпись в книге учета движения трудовых книжек.

Если сотрудник отсутствует в день, когда увольняется, отказывается или избегает получения своей “трудовой”, на адрес сотрудника посылается заказное письмо. Оно содержит уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

Данный этап процедуры увольнения призван освободить нанимателя от обязательства выплатить компенсацию за промедление в предоставлении “трудовой”.

Стоит отметить, что Трудовым кодексом не предусмотрена единая форма уведомления. На практике, работники кадровой службы оформляют его произвольно на бланке учреждения.

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку содержит следующие сведения:

  • дата и номер документа;
  • адрес, где требуется забрать “трудовую”;
  • должность, ФИО работника;
  • время работы службы, отвечающей за сохранность и выдачу документа;

Если сотрудник не забирает “трудовую”, и не давал своего письменного соглашения на отправку документа почтой, наниматель должен хранить “книжку” до востребования.

Данный документ используется в следующих случаях:

  • Увольнение сотрудника по сокращению.
  • Увольнение сотрудника, находящегося на испытании, по инициативе нанимателя.
  • Увольнение из-за прекращения деятельности учреждения.
  • Увольнение из-за несоответствия должности, которую занимает сотрудник, из-за его недостаточной квалификации.
  • Осуществление перевода к другому нанимателю.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Трудовая книжка работодателя

“Трудовая” руководителя

Согласно закону, трудовой договор с лицом, являющимся руководителем предприятия, подписывается после того, как его выберут, или назначат всеобщим сбором участников на руководящую должность, на срок, определяемый уставом общества. Подпись на трудовом договоре от предприятия, как правило, ставит председатель собрания, где выбрали, или назначили руководителя.

Трудовое право не содержит правил, регламентирующих процедуру внесения сведений в “книжку”, при назначении или приеме на руководящие должности.

Что же происходит на практике:

  • Первым внутренним приказом новоизбранного или назначенного руководителя будет внутренний приказ о занятии соответствующей должности.
  • Правомочным основанием данного приказа, выступает решение всеобщего сбора членов общества и подписанный трудовой договор. Согласно закону, оформлением “трудовых”, записыванием в них сведений, занимается наниматель, на основании внутреннего приказа.
  • В “книжке” руководителя будет сделана запись о том, что он принят или назначен на работу – юридическим аргументом, в данном случае выступает протокол общего собрания.

“Трудовая” индивидуального предпринимателя

Очень часто вопросом о надобности заведения “трудовой” задаются многие индивидуальные предприниматели. Заключая трудовой договор со своими работниками, если таковые имеются, ИП обретает статус работодателя. Соответственно, он должен выдавать или хранить “трудовые”, работающих на него сотрудников.

Важно, что собственную “книжку”, сам на себя, он завести не вправе, также как и подписать трудовой договор с самим собой. В будущем, документом, подтверждающим его трудовой стаж, будет являться свидетельство о его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

Когда можно забирать трудовую книжку

Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.

После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.

При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал.

Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает).

Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.

Читайте также:  Отменены печати в трудовых книжках

Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:

  1. Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
  2. Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
  3. Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.

Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.

Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление.

Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении.

Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.

Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования.

Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении.

Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).

Как получить трудовую книжку вместо работника

Согласно гражданскому законодательству, сотрудник владеет правом поручить получение “книжки”, оформив доверенность. Доверенность не может действовать более трех лет, а если в ней срок вовсе не указан, тогда действует общее правило – 1 год.

Нюанс заключается в том, что согласно трудовым правовым нормам, “трудовую” дают в руки сотруднику исключительно в день, когда произошло увольнение. До этого момента ни сотрудник, ни кто-либо другой не имеют права забирать “трудовую”. Сразу после увольнения любой человек, на которого оформлена доверенность, может забирать “книжку”.

Получение трудовой книжки – злоупотребление

На практике, очень часто, работники злоупотребляют предоставленным им правом на денежную компенсацию от работодателя, умышленно не забирая трудовую книжку. Таким образом, они ссылаются на то, что нанимателем не была соблюдена установленная законом процедура увольнения.

Однако, если она была полностью соблюдена, то возможность злоупотреблять своими правами у работника отсутствует. Дело в том, что КЗоТ РФ не содержал правовой нормы, которая бы защищала работодателя от злоупотребления данным трудовым правом, вследствие чего, подобные случаи происходили сплошь и рядом.

Однако, ТК РФ учел подобное злоупотребление со стороны работников, и четко регламентирует, что если работодателем всецело соблюдена процедура увольнения, он освобождается от ответственности.

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться.

Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию.

По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

Оформляем пенсию

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНО ВЫДАТЬ РАБОТНИКУ, ОФОРМЛЯЮЩЕМУ ПЕНСИЮ

Для оформления пенсии необходимо собрать документы, связанные с работой. Поэтому, если в бухгалтерию обратился работник (так же и бывший работник) с просьбой выдать ему документы для оформления пенсии, вам необходимо в течение 3-х рабочих дней с момента обращения работника выдать их.

Трудовая книжка

Очень часто трудовую пенсию (прежде всего по старости) оформляют те граждане, которые еще работают. Они просят выдать им трудовую книжку на руки. В данной ситуации бухгалтеры, ведущие кадровый учет, сомневаются, действительно ли для оформления пенсии нужна трудовая книжка.

Как известно, для оформления пенсии работнику нужно представить в орган ПФР документы о страховом стаже. Работу по трудовому договору до выдачи страхового свидетельства (а пенсию в настоящее время оформляют те, кто большую часть стажа заработал до этого момента) работнику нужно подтверждать трудовой книжкой .

В ПФР работник должен представить подлинники документов о страховом стаже . Но это требование не распространяется на трудовую книжку . И это понятно. Ведь работнику, продолжающему работать, выдают только заверенную работодателем копию или выписку из трудовой книжки .

  • Однако на местах специалисты ПФР требуют у будущих пенсионеров именно подлинник трудовой книжки или ее нотариально заверенную копию.
  • Из авторитетных источников
  • Разъяснения по этому вопросу дает Боева Ирина Анатольевна, заместитель управляющего отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области
  • «Для органов ПФР копии трудовых книжек, заверенные организацией, в которой работает гражданин, не обладают юридической силой.

Верность копий документов свидетельствуют нотариусы. Поэтому представить в ПФР можно лишь подлинник трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариально либо органами ПФР.

В случае если на дату обращения за назначением пенсии гражданин продолжает работать, то он представляет подлинник трудовой книжки и ее копию. В копии трудовой книжки руководителем или специалистом кадровой службы организации вносится запись «работает по настоящее время», которую нужно заверить печатью организации».

Переубедить орган ПФР у работника вряд ли получится. Поэтому если не выдать работнику подлинник трудовой книжки, то его стаж, подтвержденный трудовой книжкой, орган ПФР учтет после обращения в суд. А значит, пенсия будет назначена в меньшем размере .

В такой ситуации у бухгалтеров возникает вопрос: можно ли отдать работнику именно подлинник трудовой книжки?

В законодательстве наряду с отсутствием обязанности выдать работнику подлинник трудовой книжки в такой ситуации нет и запрета на его выдачу. Поэтому вы можете выдать работнику его трудовую книжку под расписку.

Расписка

14 марта 2010 г. мне, Степановой Елене Петровне, менеджеру по продажам ООО «Фиалка», выдан подлинник моей трудовой книжки для представления в орган ПФР.

Обязуюсь вернуть его в бухгалтерию ООО «Фиалка» 16 марта 2010 г.

14 марта 2010 г.               Степанова (Степанова Е.П..)

  1. Предупредите работника
  2. Если работник взял трудовую книжку и потерял ее, собирать справки с предыдущих мест работы для восстановления данных о трудовом стаже ему придется самому.
  3. Можно ли привлечь к ответственности работодателя и лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, в случае утраты работником подлинника трудовой книжки, выданной ему для оформления пенсии, разъяснения по этому вопросу дает Роструд.
  4. Из авторитетных источников
  5. Жигастова Татьяна Михайловна, заместитель начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда.

«В трудовом законодательстве не прописано, имеет ли право работодатель выдать на руки работнику трудовую книжку в каких-либо случаях, кроме его увольнения. Поэтому выдачу работнику, оформляющему пенсию, подлинника трудовой книжки под расписку нельзя рассматривать как нарушение трудового законодательства в смысле ст. 5.27 КоАП.

Вместе с тем если работник, которому трудовая книжка была выдана под расписку, потеряет ее, то трудинспекция может оштрафовать работодателя. А если назначено лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то это должностное лицо. Однако в такой ситуации штрафы налагаются очень редко.

Поскольку органы ПФР все-таки требуют для оформления пенсии оригинал трудовой книжки, я посоветовала бы предусмотреть подобную ситуацию в локальном нормативном акте организации.

Например, можно прописать, что трудовая книжка выдается работнику на руки только для оформления пенсии по его заявлению и под расписку. Работник, взявший книжку, обязуется ее вернуть.

В случае если он ее не вернет, на него налагается дисциплинарное взыскание».

И еще: если работник, взявший подлинник трудовой книжки, не вернет его, то вам придется оформить по его заявлению дубликат трудовой книжки. Стоимость бланка трудовой книжки должен оплатить работник.

Продолжение следует…

Может ли Пенсионный Фонд забрать у пенсионера трудовую книжку

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые.

Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии.

Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах шансов практически нет?

Консультации по этим вопросам дала Евгения Очертарова, главный специалист–эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц ОПФР по Бурятии.

Трудовая книжка и ИЛС

Какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии? И так ли важна сегодня трудовая книжка?

Читайте также:  ИП и трудовая книжка: записи

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в ПФР. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное соцстрахование до 1991 года, уплата ЕСН и ЕНВД до 2002 года.

Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из ИЛС в Личном кабинете на сайте ПФР.

Если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов.

В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе ОПС.

Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то никаких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения.

Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату.

Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период.

Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель.

Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.

Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки. Законно?

Журнал: Всё для кадровика Год: 2010 Житникова Дарья Владимировна Тема: Документы кадровой службы, Ответственность работодателя Рубрика: Есть проблема? Вот решение

Выдача трудовой книжки на руки работнику

Трудовая книжка – это основной документ трудящегося гражданина, являющийся подтверждением трудового стажа. Все книжки хранятся в кадровой службе предприятия, в котором занят человек в конкретный период.

Ответственность за сохранность и достоверность информации переходит на специалиста, утвержденного приказом руководства. Документ не может быть передан в руки ее владельцу или постороннему человеку, если на то нет причины, соответствующей российскому законодательству.

В каком случае выдача трудовой книжки на руки работнику не является нарушением регламента, рассмотрим в статье.

  • До недавнего времени выдача трудовой книжки на руки была возможна лишь в двух случаях:
  • При появлении иных причин, требующих подтверждения трудового стажа гражданина или его занятости, на руки выдавалась копия оригинала, заверенная надлежащим образом.
  • Сегодня ПФР имеет право затребовать оригинал трудовой книжки для подсчета пенсионных выплат в случае приближения пенсионного стажа, даже если сотрудник не собирается увольняться.

В 2015 году в Трудовой кодекс (ТК РФ) были внесены поправки, позволяющие выдавать оригинал трудовой книжки работнику, подошедшему к пенсионному возрасту (на основании ФЗ № 216). Пенсионный фонд может запросить трудовую книжку у гражданина при оформлении пенсии, чтобы подтвердить трудовой стаж.

Обстоятельство возникает в том случае, если человек продолжает трудовую деятельность и увольняться не собирается, но подошел период начисления пенсионных выплат.

Сотрудникам ПФР может быть недостаточно копий документов, подтверждающих общий стаж. Они дают предписание о представлении оригинала.

Как поступить в таких обстоятельствах сотруднику, оформляющему пенсию, и кадровику, расскажем подробнее.

Выдаем документ без нарушений

Трудовым кодексом определены правила хранения и перемещения трудовых книжек работников (Постановление Правительства № 225). Любые процедуры с документом должны сопровождаться письменным подтверждением. Для этого предусмотрена книга учета и определен порядок, которому должен следовать кадровик. Рассмотрим все варианты выдачи трудовой книжки на руки работнику.

При увольнении

Если сотрудник увольняется по собственному желанию или по другим причинам, то для получения трудовой нужно написать заявление в соответствующей форме. В последний рабочий день кадровик, имея на руках приказ об увольнении, обязан передать увольняющемуся все документы, включая трудовую книжку. Задержка выдачи даже на один день подлежит наложению штрафов.

Запись о выдаче трудовой заносится в журнал, где сотрудник собственноручно подтверждает этот факт подписью и датой.

Трудовая должна быть оформлена в соответствии с трудовым законодательством. Если работник желает получить справки о доходах, выплатах в фонды и другую информацию, он должен написать заявление.

Иногда возникают обстоятельства, когда работник не приходит за документами в отдел кадров. Чтобы работодатель не нарушил сроков выдачи трудовой на руки при увольнении, необходимо оформить запись об информировании сотрудника.

Должен быть составлен бланк письменного уведомления с просьбой о явке гражданина в офис или разрешении выслать документы по почте.

В таком случае на работодателя не будут наложены санкции за задержку выдачи документов при увольнении.

В отпуск с последующим увольнением

Иная ситуация складывается, когда сотрудник собирается уволиться, но отпуск не был использован. Согласно ТК РФ, датой увольнения считается последний день отпуска.

Но трудовая книжка может быть выдана на руки раньше, в последний рабочий день перед выходом в отпуск. Все бы хорошо, но при неправильном оформлении факта выдачи документа кадровику может грозить штраф.

В такой ситуации с увольняемого нужно взять расписку о получении трудовой книжки и взятии ответственности по ее сохранности на себя.

Соответствующая информация вносится в журнал учета движения и хранения трудовых.

Пенсионный возраст

Для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии гражданину, желающему продолжить трудовую деятельность, в органы Пенсионного фонда могут потребоваться оригинал трудовой книжки и копия, заверенная у нотариуса.

В любом случае работнику придется обращаться к работодателю, чтобы получить запрашиваемый бланк. Возможны следующие действия со стороны организации:

  • Предоставление оригинала сотрудником, ответственным за сохранность трудовой. Работник, претендующий на начисление пенсии, отправляется в ПФР вместе с кадровым специалистом. Тогда вся ответственность остается на кадровике и специальных расписок составлять не нужно.
  • Ответственный сотрудник самостоятельно обращается к нотариусу и оформляет копию трудовой, не выдавая документ на руки работнику.
  • Оригинал временно передается работнику для предоставления по месту требования. В этом случае требуется соблюдение определенного порядка передачи оригинала.

О временной передаче оригинала на руки поговорим подробнее.

Составляем локальный акт

Если в организации предусмотрен факт выдачи на короткое время трудовой книжки работнику для предоставления по требованию в социальные службы, то должен быть составлен регламент данной процедуры. Он утверждается руководством. В локальном акте должна быть предусмотрена инструкция временной выдачи трудового бланка на руки работнику:

  1. Работник должен написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче оригинала на руки для предоставления в социальные службы.
  2. Положительный или отрицательный ответ должен быть дан не позднее 3 дней после обращения.
  3. Если решение положительное, то сотрудник обязан заполнить бланк расписки, где указываются сроки, на которые книжка выдается на руки.
  4. Соответствующая запись вносится в Книгу учета трудовых книжек, что снимает ответственность с кадровика и организации в целом.
  5. Инструкция должна содержать информацию об ответственности работника, который обратился за оригиналом. Сроки возврата и требования к внешнему состоянию, внутреннему содержанию документа (ни один бланк не должен быть испорчен).
  6. Определена ответственность за неисполнение требований по временной выдаче оригинала книжки на руки.

С инструкцией должны быть ознакомлены все участники процедуры: ответственный кадровик и сотрудник, обратившийся с подобной просьбой.

Несмотря на то, что стала возможна выдача трудовой книжки на руки сотруднику вне процесса увольнения, ответственность работодателя за хранение и оформление этого документа остается на прежнем уровне. Все факты передачи документа должны быть подтверждены.

Чтобы не возникло непредвиденных обстоятельств, стоит позаботиться о налаживании сотрудничества с Пенсионным фондом (это актуально при большом штате). Возможен и такой вариант: ПФР отправляет запрос на предоставление оригинала трудовой книжки напрямую работодателю.

Тогда руководство на основании официального запроса может предоставить документы без передачи их работнику.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *