Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним.
На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко.
Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если трудовую книжку приходится уничтожить.
Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности
Если образец документа уже устарел
В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности.
Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого.
Процедура долгая, но все-таки она необходима.
Если документ испорчен
Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.
- Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
- Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
- В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.
Если документ перестал быть востребованным
В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.
Как списать трудовые книжки правильно
- По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
- Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
- Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
- сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы}
- составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание}
- Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:
- наименование предприятия}
- наименование документа}
- дату составления акта}
- содержание операции по списанию трудовых книжек}
- количество списанных трудовых книжек}
- стоимость ликвидируемой трудовой книжки}
- причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки}
- дату списания}
- серию и номер трудовой книжки}
- ФИО и должности лиц, отвечающих за списание}
- подписи лиц, отвечающих за списание}
- ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии}
- подписи членов ликвидационной комиссии}
Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия.
К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа. Именно это действие подтверждает, что операция по уничтожению документа о профессиональной деятельности была действительно произведена.
- К составленному и заверенному акту списания необходимо прикрепить новые и незаполненные бланки документа о профессиональной деятельности.
- Далее следует внести запись о списании документа в специальную приходно-расходную книгу, в которой выполняется учет бланков документов и вкладышей.
- Не забудьте после уничтожения документов вычесть их стоимость со счета, где они числились.
Дальнейшие действия с документами
После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.
Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками
Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.
Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.
Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.
Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.
- Кадровое делопроизводство
Оцените публикацию
Акт на списание трудовых книжек
Акт на списание трудовых книжек – это официальная бумага, подтверждающая необходимость списания документов и факт их уничтожения. Процедура всегда сопровождается составлением определённой документации.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу
Трудовая книжка
Трудовая книжка – это самый важный документ работника, в котором отражаются все его места работы, трудовой стаж, причины увольнения. По общему правилу официальная бумага должна храниться у работодателя. В редких случаях сотрудник может получить её на руки, хотя в большинстве ситуаций оказывается достаточно заверенной копии или выписки.
Ответственный за трудовые
На каждом без исключения предприятии должен быть назначен ответственный за трудовые книжки. Обычно эти обязанности возлагаются на начальника кадровой службы. Он должен будет заполнять бланки и обеспечивать их сохранность. В случае порчи по вине ответственного лица может последовать применение дисциплинарного взыскания со стороны администрации предприятия.
Списание
В соответствии с действующим законодательством существует всего две ситуации, в которых бланк подлежит списанию и дальнейшему уничтожению.
Речь идёт о допущении критической ошибки в самом документе или его порче по вине кадровика или самого работника. Вносить какие-то исправления в трудовую самостоятельно не представляется возможным.
Если будет установлено, что документ не подлежит восстановлению, его придётся списать.
Процедура
Процедура списания трудовых книжек всегда осуществляется коллективно. Руководитель предприятия должен своим приказом сформировать специальную комиссию.
Кадровый состав подбирает лично директор, руководствуясь квалификацией и опытом своих подчинённых.
По общему правилу должность работника не имеет значения, тем не менее рекомендуется назначить сотрудников, занимающих высокое место в иерархии компании.
Комиссия
Сформированная комиссия будет иметь своей целью подтвердить действительную необходимость списания трудовых, возникшую вследствие их порчи. Если будет выяснено, что документы всё-таки подлежат списанию, их придётся физически уничтожить. Способ можно выбрать любой: сожжение, измельчение. На практике предприятия используют шредер.
Оформление дубликата
Утвердив списание трудовой книжки работника, работодатель обязан в кратчайшие сроки оформить дубликат. Приобрести чистый бланк в канцелярском магазине и самостоятельно его заполнить не выйдет.
Ответственному лицу придётся пройтись по всем предыдущим работодателям сотрудника, проставить фирменные оттиски организаций и заверить трудовую необходимыми автографами.
Дубликат по своей юридической силе полностью приравнивается к оригиналу.
Кто актирует процесс
На практике бремя по составлению акта ложится на председателя сформированной комиссии. Коллеги выбирают его из своего числа. Как правило, это наиболее опытный работник. Составитель должен уметь обращаться с официальными бумагами, чтобы не допустить критических ошибок при написании документа.
Что отразить в официальной бумаге
На сегодняшний день не существует конкретного перечня положений, который обязательно должен быть указан в акте на списание трудовых книжек, тем не менее сложившаяся практика выработала примерный список моментов, подлежащих отражению, а именно:
- ссылка на приказ руководителя;
- перечисление кадрового состава комиссии с обособленным выделением председателя;
- обозначение причин списания;
- подтверждение необходимости списания;
- подтверждение фактического уничтожения испорченного бланка.
Форма документа
В настоящий момент практически любая официальная бумага, регулирующая трудовые правоотношения, может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт на списание трудовых книжек не является исключением.
Отметим, что свободная форма документа также предъявляет определённые требования к его содержанию. Речь идёт о следующих моментах:
- обозначение реквизитов (дата, место составления, номер);
- подписание всеми лицами, упомянутыми в тексте;
- деловой стиль языка;
- чёткая структура акта (наименование, основная часть и автографы).
Написать акт рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4. Исполнить текст допускается одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Этот выбор должен сделать председатель комиссии с учётом мнения своих коллег и с оглядкой на требования администрации предприятия. По общему правилу способ написания текста не может повлиять на юридическую силу документа.
На практике составитель заранее распечатывает бланк и заполняет его по ходу проведения процедуры.
Объясняем, как правильно составить акт
По своей структуре настоящий акт можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, сведения о составе комиссии, данные по списанию и автографы ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. Присвоим официальной бумаге уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставим дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.
Ниже по документу со ссылкой на приказ руководителя (номер, дата издания) перечисляем кадровый состав комиссии, обозначая для каждого участника ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Следующий шаг – утверждение необходимости списания. Отмечаем, что члены комиссии рассмотрели испорченные бланки и пришли к выводу об их списании. Далее актируем процесс фактического уничтожения трудовых книжек с помощью шредера.
Примерный образец
На этом процесс составления официальной бумаги окончен. Остаётся лишь заверить автографами (с расшифровкой) всех без исключения членов комиссии. Как только все подписи встанут на свои места, процедуру можно считать успешно завершённой. Акт принято составлять в одном экземпляре.
Если испорчены бланки трудовой книжки и вкладыша
Отвечаем на следующие вопросы.
В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какая специфика есть у бюджетных организаций? Показываем образцы оформления: приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; актов об уничтожении (составленных как комиссионно, так и единолично); отражения порчи бланков в приходно-расходной Книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (даем разные возможные варианты заполнения).
Многие работодатели продолжают вести бумажные трудовые книжки, поэтому в процессе работы часто сталкиваются с необходимостью оформить новую трудовую книжку или вкладыш в нее. А при заполнении порой случаются ошибки и прочие неприятности. В п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв.
приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н 1, указано, что испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Рассмотрим последовательно, как применять на практике данную норму, каких ошибок надо избегать и как быть, если все-таки их допустили.
Что считать испорченным бланком
Для начала напомним, что считается испорченным бланком. Прежде всего это бланки трудовой книжки или вкладыша в нее 2, в которых допущены ошибки при заполнении титульного листа:
- в сведениях о работнике (имя, фамилия, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
- указана неверная дата заполнения;
- подпись поставлена не на своем месте (работник расписался в графе для подписи кадровика или наоборот);
- поставлена неправильная печать.
В Порядке установлены правила для внесения изменений и дополнений в сведения на титульном листе, но применяются они для трудовой книжки (вкладыша), т.е. для «готового» документа.
А на этапе первичного заполнения мы пока имеем дело с бланком, своеобразным «проектом» документа. Поэтому при допущении ошибки на начальном этапе берем другой (чистый) бланк и делаем вторую попытку.
А порченный придется уничтожить.
Бланк трудовой книжки или вкладыша может испортиться и до этапа первоначального заполнения. Это, конечно, маловероятно, т.к. такие бланки должны храниться как документы строгой отчетности: обычно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность 3. Что может произойти с бланком в сейфе? Ничего.
А вот по пути от сейфа до рабочего стола или непосредственно перед заполнением (пока бланк «приобретает температуру стола» 🙂 – может. По пути можно столкнуться с коллегой, у которого в руках оказался стаканчик с кофе, по «закону подлости» угодивший прямо на бланк. На него может пролиться штемпельная краска и пр. Нелепая случайность – и бланк безвозвратно испорчен.
Уничтожать такие бланки будем в том же порядке, что и испорченные при заполнении.
Списание трудовых книжек в бухгалтерском учете: как списать трудовые книжки выданные работникам?
Как списать трудовые книжки, выданные работникам? Трудовая книжка является самым важным документом, фиксирующим трудовую деятельность работника.
Поэтому правила и инструкции использования документа строгой отчетности остаются неизменными и обязательными к применению.
Уничтожение книг происходит крайне редко, но и этот этап предусмотрен законодательством, поэтому очень важно знать тонкости его исполнения.
Административная ответственность
Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным правонарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. КоАП РФ):
- на должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
- на предпринимателей — от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. КоАП РФ).
Варианты учёта трудовых книжек
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.
После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.
В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2019 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:
- операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
- взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент)
Возникновение потребности ведения бухучета
Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.
Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:
- Покупку предприятием трудовых книжек.
- Постановку документов на учет.
- Выдачу документа работнику.
- Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.
За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.
Порядок приобретения бланков
Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225 (далее — Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от № 117н «О трудовых книжках» (далее — Порядок).
Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка).
Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов.
ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них.
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши в них у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек
Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. КоАП РФ, ст. КоАП РФ)):
В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст. 235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:
- штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
- обязательные работы на срок до 360 часов;
- исправительные работы на срок до одного года;
- арест на срок до трех месяцев.
Бухучет и налоги
Бухучет и налоги Ситуация: как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки?
Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.
Заполнение СЗВ-СТАЖ: разбираемся со сложными вопросами
Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
- материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
- товаров на счете 41 «Товары».
Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п.
46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п.
2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).
Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщают информацию о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.
Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.
Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
- При получении бланков сделайте следующие записи:
- Дебет 10 Кредит 60 – оприходованы трудовые книжки;
- Дебет 19 Кредит 60 – отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
- Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;
- Дебет 006 – приняты к учету бланки трудовых книжек.
Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем
«Зарплата», 2015, N 7
- Какие ошибки в трудовой книжке можно не исправлять, а нужно взять другой бланк.
- Каков порядок уничтожения испорченного бланка.
В каких случаях возникает необходимость уничтожить испорченный бланк трудовой книжки? Таких ситуаций немного, но они есть.
Например, при заполнении первой страницы (титульного листа) трудовой книжки кадровик допустил ошибку в фамилии, имени или отчестве работника.
Вносить исправления в бланк трудовой книжки, когда ошибка допущена при его первичном заполнении, нельзя (абз. 2 п. 42 и п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
В подобной ситуации кадровику необходимо взять новый бланк и заполнить его правильно.
Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками
Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.
Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.
Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.
Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.
Что делать с испорченным бланком трудовой книжки
Бланк трудовой книжки или вкладыша с дефектами заполнения титульного листа нельзя просто выбросить в корзину. Такие бланки являются документами строгой отчетности, подлежат строгому учету.
Трудовое законодательство требует их уничтожить и составить об этом акт (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Акт составляют члены комиссии по уничтожению документов. Комиссия может быть временной или постоянной. В ее состав, как правило, включают представителей администрации, работников кадровой службы.
Распространенные ошибки в учете бланков
Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.
| Неверное положение | Верное положение |
| Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия | Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица |
| Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником | Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП |
При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.
Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?
Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.
Вопрос № 2. Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?
Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас: Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓ Юридическая Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните
Онлайн-касса для ЕНВД.
Как правильно сделать выбор?
- Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16
- Звонок в один клик Из других регионов РФ звоните
- Звонок в один клик
Бланки и вкладыши трудовых книжек учитываются в организациях с особой строгостью. Уничтожить и списать испорченные бланки просто так нельзя – предварительно необходимо составить акт на списание трудовых книжек. Такое требование установлено в п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225.
Как составить акт об уничтожении бланка трудовой книжки
Унифицированная форма акта об уничтожении трудовой книжки (вкладыша к ней) не утверждена. Акт составляется в свободной форме. Образец см. на с. 101. На практике в акте отражается факт уничтожения бланков и указываются следующие сведения:
- дата и место составления акта;
- способ уничтожения испорченных бланков трудовой книжки (вкладыша в нее), например путем измельчения в уничтожителе бумаг (шредере), сжигания и т.п.;
- наименования уничтожаемых документов (бланк трудовой книжки, бланк вкладыша в трудовую книжку) с указанием реквизитов (серии и номера);
- общее количество уничтожаемых бланков трудовой книжки (вкладыша в нее);
- должности (профессии), фамилии, имена, отчества и подписи работников, которые присутствовали при уничтожении документов.
Порядок ведения книги учета
Руководители предприятий назначают лиц, отвечающих за ведение журнала. Движение документов осуществляется в бухгалтерии компании. При ведении учета применяют порядок, установленный Правилами:
- Листы журнала нумеруются и прошиваются нитью. Табличная часть документа после сшивания должна быть доступна для записи и ее прочтения или ксерокопирования.
- На прошивку устанавливается пломба с указанием стандартного текста о количестве листов, наименовании предприятия и данных о удостоверяющем лице. Запись должна быть заверена подписью директора или лица, замещающего согласно приказу.
- В книгу вносятся записи о движении бланков или вкладышей. Выдача документов производится кадровому сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек.
- Учет ведется по каждому документу с указанием серии и номера.
По окончании каждого месячного периода ответственное лицо должно предоставить отчет о движении книжек, количества на начало и конец периода, наличия на учете. Дополнительно указывают размер поступивших средств для компенсации затрат предприятия.
Коммерческие компании и бюджетные организации обязаны иметь достаточное количество бланков на учете для обеспечения потребностей трудоустраивающихся лиц (
Акт об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки и вкладыша
К акту об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки и вкладыша в нее целесообразно приложить фрагменты с подлинными серией и номером этих бланков. Перед уничтожением бланков эти фрагменты необходимо предварительно вырезать, а потом вклеить в акт.
В случае необходимости эти фрагменты будут свидетельствовать о реальном уничтожении в компании бланков трудовой книжки (вкладыша) данной серии с такими номерами.
Примечание. Как оформить трудовые книжки при реорганизации компании
Учет книжек, предоставленных без взимания платы
Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица.
Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно.
Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:
- Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
- Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
- В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.
Выданные в безвозмездном порядке бланки должны облагаться у работника НДФЛ как полученный доход. Исключить налогообложение можно в случае оформления в составе необлагаемой суммы 4 000 рублей. Если выдача бланка оформляют в форме подарка, обязанность по обложению суммы не возникает (
Основания для уничтожения книжек
Законодательное регулирование ведения трудовых книжек осуществляется следующими актами:
Акт на списание испорченного зерна образец
- Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
Списание трудовых книжек
Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать.
Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек.
Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе.
В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.
По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.
Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.
Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.
Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.
Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.
- При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.
- Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.
- Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:
- Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – просто позвоните, это быстро и бесплатно !
Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.
Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.
- Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
- Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.
- Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.
- Различные природные явления могут внести свою лепту.
- Наводнения, землетрясения, пожары…
- Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.
Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.
Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.
- Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
- Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.
- Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.
- Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.
- Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.
- Только после этого можно начинать действовать.
Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.
А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.
Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.
Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.
Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.
К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.
Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.
Все составляют данный акт от руки и произвольно.
Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:
Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.
Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.
Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.
Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.
Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.
В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.
Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.
Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.
Трудовая книжка — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности.
Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек.
Особенности его формирования рассмотрим в статье.
Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:
Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.
Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.
Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.
Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.
Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.
Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.
К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.
Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.
Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:
- зачеркнуть ошибку аккуратно;
- сверху надписать верный вариант;
- рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
- расписываются члены комиссии.
В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.
Работодатели – российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов.
Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета.
Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки.
Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек. Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье.
Скачать образец акта на списание трудовых книжек
Трудовая книжка – это БСО для учета трудового стажа
Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ – трудовая книжка (статья 66 ТК РФ). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.
Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.
Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.
Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.
Читайте так же: Образец заполнения бланка товарной накладной
Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены. Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно.
Причинами списания, в частности, могут быть:
- порча бланка трудовой книжки;
- порча вкладыша в трудовую книжку.
Пункт 42 Правил гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены.
Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить.
Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее. Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению.
- Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.
- Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.
- Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.
- Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме.
Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники. Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:
- аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
- разрезан на несколько частей ножницами вручную;
- сожжен;
- при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.
- Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации.
- Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.
- При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:
- Дебет 10 Кредит 60 (оприходованы бланки трудовых книжек);
- Дебет 19 Кредит 60 (отражена сумма налога на добавленную стоимость);
- Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 (налог принят к вычету);
- Дебет 006 (БСО приняты к забалансовому учету).
При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку их надлежит списать с забалансового счета (Кредит 006).
Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.
Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.
В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:
- в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
- в качестве расходов работодателя.
Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41