Как оформить вкладыш в трудовую книжку

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную. 

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

• Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
• Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж.

Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 N 320Н. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

• о сотруднике;
• о выполняемой работе;
• о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
• основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждениях за успехи в работе;
• о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

       Образование: высшее профессиональное

       Профессия, специальность: бухгалтер

1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату записи.
3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
2. В столбце 2  — дату увольнения.
3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса. 

        Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

????

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

• Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:
• Образование: высшее профессиональное
• Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

1. В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
2. В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

Есть два пути:

1. Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
2. Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 12 Постановления Минтруда.  

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

1. В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.
2. Работодатели должны самостоятельно разработать книги по учету бланков и движения трудовых книжек и вкладышей для них по рекомендациям.
3. Примеры книг:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

• Пример заполнения приходно-расходной кассовой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё
• В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.
• Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек
• Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 40 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела.  Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

• для ИП — от 1000 до 5000 руб;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

• для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
• для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

 

Статья актуальна на  25.05.2022

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно — поэтапный процесс

Трудовая книжка – основной и практически единственный документ, который позволяет проследить трудовой стаж сотрудника на протяжении всей его трудовой деятельности. Впрочем, бывают случаи, когда приходится принимать срочные меры по дополнению трудовой.

Это обычно случается тогда, когда заканчиваются листы для записи сведений о работе или наградах. Здесь возникает необходимость дополнить книжку.

Законодательно предусмотрено, что работодатель при возникновении необходимости дополняет трудовую книжку вкладышем, как правило, эту функцию выполняет работник отдела кадров.

Вкладыш и его особенности

Вкладыш – это дополнение к существующему документу, его продолжение. Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225.

Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен. Более того, без основного документа, который он дополняет, вкладыш недействителен.

Место для вкладыша

Действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек, на основании которых и производиться заполнение книжки и дополнений к ней, не указывают, куда необходимо вшивать вкладыш. Чаще всего, его помещают после последней страницы перед обложкой, прикрепляя при этом к обложке.

Но закрепление его, скажем, в средину документа тоже не будет нарушением. Здесь действует правило целесообразности. Дополнение лучше вложить туда, где оно будет более надёжно закреплено.

Нюансы оформления

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

• Изъять ошибочно заполненное приложение.
• Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
• Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
• Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
• Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Правила постановки штампа

При дополнении трудовой книжки приложением на ней делается пометка о новом дополнении. Обычно — это постановка штампа о наличии дополнения на титульном листе книжки. Здесь проводятся такие действия:

• На титульном листе основного документа проставляется штамп «Вкладыш выдан» с указанием необходимых реквизитов: серии и номера нового вложенного документа.
• Оформляя несколько вкладышей, штампы проставляются каждый раз, при регистрации нового.
• При отсутствии у работодателя штампа можно отметку о приложении сделать от руки.
• Обязательно нужно проследить, чтобы новые отметки не закрывали другие, уже существующие надписи на основном документе и не мешали чтению ранее сделанных записей.
• В случае, если при заполнении вложения допущена оплошность и документ необходимо уничтожить, а штамп уже проставлен, потребуется сделать запись о недействительности отметки.

Ключевые моменты заполнения

Нередко при оформлении приложения возникает ряд вопросов по его заполнении. Среди них наиболее часто встречающиеся касаются заполнения граф.

Заполняя, следует помнить о некоторых следующих моментах:

1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет — 16.
2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения — они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

Алгоритм внесения дополнений

В целом процедура вшивания будет выглядеть следующим образом:

• Получить бланк нового приложения.
• Заполнить титульный лист согласно с паспортными данными и данными документа об образовании.
• Получить подпись владельца
• Завизировать подписью и печатью работодателя.
• Перенести необходимые данные в положенные графы согласно трудовой.
• Проставить штамп на титульной странице.
• Подшить приложение.
• Занести данные о вложенном документе в Книгу учёта.

Вшивание: поэтапный процесс

Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.

Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:

1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.

Что нельзя делать?

Законодатель запрещает некоторые действия, которые могут повлечь за собой признания недействительным не только дополнение, но и трудовой в целом, а это, в свою очередь, повлияет на зачисления трудового стажа при расчёте пенсионных выплат владельцу.

Итак, нельзя следующее:

1. Для вписывания новых данных оформлять ещё одну, новую трудовую книжку, заменяя ею вкладыш.
2. Даже при наличии свободного места в других разделах, заносить в них сведения, не относящиеся к ним и касающиеся других граф, запрещено. Например, нельзя зачёркивать в разделе «Сведения о награждениях» слово «награждениях» и вписывать «работе» с фиксированием в дальнейшем там данных о работе.
3. Добавлять отдельные листы соответствующего формата в раздел, где уже нет места для записей.

0,00, (оценок: 0) Загрузка…

Как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Каждый работодатель несет ответственность за обеспечение правильного ведения и хранения на территории своего предприятия трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого он может назначить ответственное лицо.

Обычно ответственность по этими вопросами возлагается на специалиста кадровой службы.

Когда данный специалист по кадрам замечает, что все страницы какого-то раздела трудовой книжки любого сотрудника этой организации полностью заполнены, ему необходимо будет приступить к оформлению вкладыша. Что для этого надо знать и как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Обеспечение бланками

Бланки должны быть со степенью защиты образца, определенного в Приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 г. N 117н. Изготовлять эти бланки имеет право Объединение «}ГОЗНАК»} Минфина РФ.

Работодатель может заключать договор на приобретение этих бланков с юридическим лицом, а также ИП (распространителем).

Как правильно оформлять вкладыш в трудовую книжку?

Возмещение стоимости бланков работниками

Если  специалист кадровой службы заметил, что в трудовой книжке работника закончились листы для записей, то он должен вызвать сотрудника, чья книжка закончилась и принять от него заявление о выдаче ему бланка вкладыша.

Здесь нужно учесть один нюанс. Работники организации обязаны оплатить стоимость оформляемых им бланков. Сумма возмещения стоимости бланков устанавливается в размере затрат на их приобретение (п.47 Правил).

Каким способом возможно произвести эту оплату? Работодатель может предложить своим сотрудникам несколько вариантов возмещения стоимости бланков вкладышей, например:

1. Перечислить указанную ему сумму за оформление соответствующего бланка на банковский счет данной организации.
2. Внести в кассу организации наличные деньги. При этом способе оплаты бухгалтерия должна будет воспользоваться кассовым аппаратом.
3. Оговорить удержание стоимости этого бланка из его заработной платы, прописав это в своем заявлении с просьбой об оформлении соответствующего бланка.

Составление заявления

• Заявление можно оформить по следующему примеру:
• &nbsp}
• Генеральному директоруОДО «}Омега»}

Соколу  Е.И.

1. инженера
2. Петренко Лилии Петровны
3. &nbsp}
4. ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить вкладыш в мою трудовую книжку. Стоимость бланка вкладыша в размере 94 ( девяносто четыре ) рубля 00 копеек прошу удержать  из моей заработной платы за февраль 2014г.

&nbsp}

«}___»}______ 2014г.              ______________________               Петренко Л.П.

(Подпись)

Некоторые организации, придерживаясь ч.2 ст.5, ч.1 ст.8 ТК РФ, в своих нормативных актах (обычно в Коллективном договоре) предусматривают бесплатную выдачу таких бланков своим работникам. И тогда вопрос о способах возмещения стоимости этих бланков сотрудниками данной организации становится неактуальным.

Получение бланков трудовых и (или) вкладышей ответственным лицом

По собранным от работников заявлениям сотрудник кадровой службы составляет заявку на получение бланков трудовых и (или) вкладышей, подписывает ее у работодателя и передает в бухгалтерию вместе с заявлениями работников. По этой заявке соответствующий работник бухгалтерии выдает ответственному лицу кадровой службы запрашиваемые для оформления бланки под роспись.

Учет бланков

Ответственный за учет бланков этих документов работник бухгалтерии должен вести специальную приходно-расходную книгу. Он заполняет все данные, связанные с получением и выдачей данных бланков, указывает их номера и серии (п.41 Правил).

В конце месяца специалист по кадрам передает в бухгалтерию отчет по наличию у него полученных бланков трудовых и (или) вкладышей. А бухгалтерия по заявлениям сотрудников должна будет удержать стоимость этих бланков из их зарплаты.

Если в заявлении работника не было оговорено удержание из его зарплаты стоимости бланка, то в данном отчете работник кадровой службы должен будет указать все суммы, полученные за оформление этих бланков и приложить соответствующий приходный кассовый ордер (п.42 Правил).

Как завести вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш —} это документ, который не является действительным без самой трудовой книжки. Поэтому оформляя вкладыш, ответственный работник кадровой службы обязан будет его вшить в закончившуюся трудовую книжку (п.38 Правил).

Прежде, чем вшивать вкладыш, рекомендуем ответственному специалисту по кадрам сперва произвести его заполнение.

Поскольку в случае ошибочно внесенных записей в новый бланк вкладыш может быть испорчен, и потребуется его замена на другой чистый бланк, а тогда придется заниматься еще и процедурой изъятия бланка вкладыша из трудовой книжки и повторным вшиванием другого вкладыша.

Следует отметить, что в такой ситуации оплата стоимости испорченного бланка возлагается на работодателя (п.48 Правил), а сами бланки подлежат уничтожению, но предварительно следует составить акт об этих испорченных бланках.

Правилами не установлено в каком именно месте трудовой книжки вшивается вкладыш. Обычно его принято вшивать в конце трудовой книжки плотными нитками и толстой иглой, либо помогать себе прокалывать дырки шилом. Когда вкладыш хорошо вшит, нитку следует закрепить, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась, и чтобы вкладыш не мог случайно выскользнуть из трудовой книжки и потеряться.

Делается ли запись в трудовую книжку о вкладыше?

При оформлении вкладыша согласно п.39 Правил в трудовой книжке соответствующего работника необходимо проставить штамп следующего содержания, например:

Также в данном штампе ответственный специалист по кадрам должен будет указать серию и номер оформленного им вкладыша.

К сожалению, Правилами не установлено, в каком месте трудовой книжки необходимо проставлять оттиск данного штампа. На практике обычно штамп «Выдан вкладыш» ставится на титульном листе трудовой книжки. Разместить оттиск штампа необходимо  таким образом, чтобы он не перекрывал ранее сделанных записей на этом листе.

Если вместо указанного штампа в трудовой книжке будет произведена запись такого же содержания от руки, то, скорее всего, это не будет являться основанием для того, чтобы вкладыш был признан недействительным. Однако Правилами определено, что работодатель должен иметь подобный штамп и проставлять его оттиск в каждом случае выдачи вкладыша своим сотрудникам.

Учет оформленных вкладышей

Когда вкладыш оформлен, и специалист по кадрам вшил его в трудовую книжку, наступает момент регистрации данного вкладыша в еще один учетный документ, который имеет название  «}Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»} (п.41 Правил).

• При увольнении работника, которому был оформлен вкладыш в данной организации, он должен будет расписаться в разных строках этой учетной книги:
• — за получен­ную им трудовую книжку,
• — за оформленный ему вкладыш.
• При этом свои подписи он должен также проставить в личной карточке и в приказе об увольнении.

• Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели.

В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку.

Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье. 

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются. К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост (например внутренние и внешние переводы), частые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т. д. 

Однако это не означает, что сотрудник должен прекратить трудиться или заводить новую трудовую книжку. Для этих случаев и нужен специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. 

Правила заполнения вкладыша трудовых книжек (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». 

Как оформить вкладыш в трудовую книжку 

Скачать форму вкладыша

При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.

1. Вкладыш заполняется тем работодателем (его сотрудниками), во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а ни в коем случае дата заведения трудовой книжки.
3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т. д.).
4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено. 

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). 

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

• штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
• вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
• подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша. 

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках 

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша). 

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места). 

Кроме того, категорически запрещается:

• вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
• подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
• вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе». 

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку 

Рассмотрим важные основы  заполнения вкладыша трудовой книжки.

1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
5. Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
6. Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему). 

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.