Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

Анфимычева Ирина, главбух

Корчагина Ксения, юрист

Более 100 новых законов и постановлений принято в конце 2021 года. Что-то вступило в силу в 2021, что-то действует с 01.03.2022.

В статье рассказываем о самых значительных, на наш взгляд, изменениях, которые влияют на работу кадровиков. Даем рекомендации, как бухгалтерам избежать в 2022 штрафов соцстраха, зарплатных комиссий налоговой.

Что изменить во внутренних документах и какие формы отчетов теперь использовать в работе.

В ноябре 2021 года законодатели разрешили не издавать Приказ о приеме на работу. По новой редакции статьи 68 ТК РФ для приема сотрудника достаточно трудового договора.

Те, кто решил работать без приказов, столкнулись с проблемой. Как теперь заполнять бумажные трудовые книжки и форму СЗВ-ТД, чтобы не нарушить Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда 320н от 19.05.2021?

В конце года чиновники подтвердили: если приказ не издается, тогда указываем реквизиты трудового договора. В СЗВ-ТД в графах подраздела «Основание». В трудовой книжке в графе 4. Такие разъяснения дал Пенсионный фонд РФ 21.12.21, Минтруд в письме 14-6/ООГ-11862 от 13.12.21 и на своем сайте пояснил Роструд.

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

С 8 января 2022 года ввели отдельные карточки по воинскому учету. Их нужно завести по работникам-призывникам, военнообязанным и отражать там приемы, увольнения, информацию о воинском учете. Ведут карточки в электронном и бумажном виде. Хранить в алфавитном порядке.

Форма карточки № 10, установлена Приказом Министра обороны РФ 700 от 22.11.21. Теперь военкоматы и органы местного самоуправления сверяют данные по этим карточками.

Раньше эти сведения вносили в личные карточки Т-2. Но с 1 сентября 2021 карточки Т-2 фактически отменили, когда разрешили работодателям самим решать, вести Т-2 или нет

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

Воинский учет на автомате

Нужные формы и отчеты для военкомата умеет заполнять СБИС. Программа возьмет данные о приеме, внесет их в отчеты и предложит распечатать или отправить.

Работодатели, у которых среднесписочная численность работников за 2021 год больше 25 человек, а также организации с государственным или муниципальным участием, обязаны в 2022 году размещать на портале «Работа в России» информацию обо всех вакансиях и наличии рабочих мест, оснащенных для работы инвалидов. Это требование п. 3.2. ст. 25 закона 1032-1 от 19.04.91 «О занятости населения».

Как отправлять сведения на сайт «Работа в России». Правительство в Постановлении 2576 от 30.12.2021 установило 2 способа отправки:

  • Электронно на сайте «Работа в России» или на электронку службы занятости.
  • На бумаге непосредственно в службу занятости или почтой с описью о вложении.

С ноября 2021 года в Трудовой кодекс РФ ввели новые статьи 22.1–22.3. Теперь любой работодатель может вести кадровые документы электронно, без дублирования на бумаге. Работники получили возможность подписывать в мобильном телефоне трудовые договоры, приказы об отпусках, переводах и даже заявления об увольнении.

Чтобы перейти на КЭДО, работодателю потребуется:

  • Положение о кадровом ЭДО;
  • Электронные подписи работникам;
  • Система для электронного взаимодействия с работниками, такая как СБИС.

О переходе на электронный кадровый документооборот работников придется уведомить и получить у них согласие на электронное взаимодействие.

С 1 января 2022 можно не спрашивать согласие на электронный документооборот у новых сотрудников без стажа работы.

Не забудьте обновить ЛНА и ПВТР.

Увеличили список работников, у которых надо получать письменное согласие на командировку, работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу. По ст. 259 ТК РФ это:

  • женщина с ребенком до 3 лет;
  • работник с ребенком-инвалидом;
  • тот, кто ухаживает за больным, которому требуется уход по медзаключению;
  • родитель без супруга или с супругом-вахтовиком с ребенком до 14 лет;
  • работник с 3 детьми до 18 лет.

Еще у работников-инвалидов надо получать согласие на командировку (ст. 167 ТК РФ).

Работники и работодатель могут установить в коллективном договоре дополнительные льготы для сотрудников. По ст. 263 ТК РФ это могут быть 14 дней отпуска без сохранения зарплаты для работников:

  • с двумя детьми до 14 лет;
  • с ребенком-инвалидом до 18 лет;
  • одиноких родителей с ребенком до 14 лет.

С 2022 года на такой отпуск смогут претендовать и работники, ухаживающие за инвалидом I группы.

Родитель ребенка-инвалида имеет право на 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц. Оплачиваются дни в размере среднего заработка. Это правило ч. 1 ст. 262 ТК РФ.

С 2022 года ФСС возмещает работодателям затраты на оплату выходных по правилам, установленным в Постановлении Правительства РФ 1320 от 09.08.2021.

Теперь, чтобы оформить выходные, работник сдает работодателю: заявление, справку МСЭ об инвалидности ребенка, документ о регистрации ребенка по месту жительства или пребывания, свидетельство о его рождении и справку от второго родителя о том, что он не воспользовался льготой.

Работодатель для получения возмещения отправляет в ФСС:

  1. Заявление по форме Приложения 10 Приказа ФСС 26 от 04.02.21;
  2. Копию приказа о предоставлении дополнительных выходных дней.

Как действовать работнику и работодателю, читайте в разъяснениях на сайте ФСС.

В 2022 году праздничные дни перенесли. 23 февраля отдыхаем 1 день. Международный женский день отмечаем 3 дня с 6 по 8 марта 2022. В майские праздники отдыхаем по 4 дня с 30.04.22 по 03.05.22 и с 07.05 по 10.05.22. День России отмечаем 3 дня с 11 по 13 июня. День народного единства с 4 по 6 ноября 2022.

Видеонаблюдение на рабочих местах положительно влияет на скорость работы продавцов и сохранность товаров на складе. Но некоторым работникам видеоконтроль не нравился. С 1 марта 2022 работодателя поддерживает Трудовой кодекс. Новая статья 214.2 ТК РФ прямо разрешает записывать работу сотрудников на видео и аудио с целью контроля безопасности производства работ.

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

Как оформить видеонаблюдение за сотрудниками, чтобы исключить претензии:

  1. Разместить при входе табличку «Ведется видеонаблюдение».
  2. Внести в Локальный нормативный акт компании фразу о применении видеонаблюдения.

    Пример формулировки ПВТР: «Работодатель может вести видеозапись офисных помещений и запись телефонных разговоров в целях обеспечения безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы, сохранности имущества, проверки соблюдения требований по охране труда и технике безопасности».

Многие знают про обычное видеонаблюдение в точке продаж. Оно помогает выявить явные нарушения. Как продавец пьет чай и игнорирует клиентов. Как бармен прячет алкоголь или рабочий вывозит стройматериалы. А есть еще умное видеонаблюдение СБИС. Программа выявляет подозрительные операции по кассе и отправляет на смартфон директора чек с видеозаписью действий кассира.

СБИС сообщит, если кассир:

  • аннулировал чек;
  • отменил предзаказ в ресторане;
  • удалил товар или оформил возврат;
  • вручную изменил цену или вес товара;
  • часто проводит скидку для сотрудников или по дисконтной карте;
  • назначил или отменил скидку вручную.

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

Умное видеонаблюдение СБИС

Контроль всех офисов и точек продаж. Видео-отчеты по подозрительным чекам.

С 1 марта 2022 вступают в силу глобальные изменения по охране труда. Федеральный закон 311-ФЗ от 02.07.2021 обновляет 31 статью Трудового кодекса РФ.

Дополнительные права и обязанности работодателей по охране труда в 2022:

  1. Вести электронный документооборот по охране труда и сдавать документы в ГИТ электронно.
  2. Отстранять от работы без оплаты труда сотрудников, не применяющих выданные средства индивидуальной защиты (новая редакция абз. 6 ч. 1 ст. 76 ТК РФ).

    Но если СИЗ не обеспечил работодатель, тогда придется заплатить работнику за время простоя в размере среднего заработка (редакция ч. 6 ст. 216.1 ТК РФ с 01.03.2022).

  3. Расследовать микротравмы сотрудников и вести Журнал учета микроповреждений. По новой статье 226 ТК РФ работник вправе сообщить работодателю о полученном во время работы ушибе или ссадине. У работодателя есть 3 дня на выяснение причин травмы. По итогам он обязан составить Справку о результатах расследования по образцу из приказа Минтруда 632н от 15.09.2021. И сделать запись в Журнал учета микроповреждений. Срок хранения журнала не менее года. Правила учета микротравм надо определить в ЛНА и ознакомить с ним работников.

С 1 января 2022 минимальный размер оплаты труда увеличили до 13 890 рублей. В 2021 году МРОТ был меньше — 12 792 рубля.

https://www.youtube.com/watch?v=W65E9vlXOyY\u0026t=1719s

Это означает, что зарплату сотрудников надо проверить и увеличить. Иначе инспектор труда может выписать штраф работодателю по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: 10–20 тысяч рублей для директора, 30–50 тысяч рублей для организации.

Оклад может быть меньше МРОТ. Поскольку с размером МРОТ сравнивают не оклад, а зарплату. То есть и оклад, и премии, и доплаты, и надбавки.

Не учитывают только следующие суммы:

  • Выплаченные за работу сверх нормальной продолжительности рабочего дня, ночную, в выходные и праздники. Это соответствует позиции Конституционного суда в Постановлении 40-П от 16.12.2019.
  • Районные коэффициенты и северные надбавки за работу в Магадане, Мурманске, иных местностях Крайнего Севера и приравненных к ним. Кстати, с 1 января 2022 принят единый перечень районов Крайнего Севера.

Зарплата может быть меньше МРОТ при неполном рабочем дне, после удержания НДФЛ, после удержаний по исполнительным листам.

Если зарплата меньше МРОТ, нужно ее увеличить, а за прошедшие месяцы — доплатить до МРОТ. Для этого кадровику придется оформить:

  1. Приказ о доплате до МРОТ;

  2. Штатное расписание;
  3. Допсоглашение к Трудовому договору с новым размером зарплаты с учетом МРОТ.

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании Федерального закона 126-ФЗ от 30.04.21

Работник сможет получить номер электронного больничного в поликлинике, на портале госуслуг, если имеет подтвержденную учетную запись, или в личном кабинете на сайте ФСС. Работодателю он сообщает только номер ЭЛН.

Что требуется работодателю для работы с ЭЛН:

  • регистрация в личном кабинете работодателя на сайте ФСС;
  • или СБИС.

Для работы с электронным больничными можно использовать ту же электронную подпись, что и для сдачи отчетности.

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

Организации со среднесписочным числом сотрудников больше 10 теперь обязаны предоставлять в электронном виде отчеты СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС. Ранее действовал порог в 25 человек. Порядок действует с 10.01.2022.

Скидка 50%

на КЭДО и HR портал

Последние новости

Основные документы кадрового делопроизводства в 2022 году

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022Кадровые документы представляют собой огромный перечень бумаг, который должен иметь каждый работодатель, будь то предприниматель, штат персонала у которого не велик, или огромная компания, где делопроизводством заняты целые отделы. Часть таких документов имеет отношение к общим организационным вопросам по работникам, другие – к расчетам по заработной плате и иным выплатам, третьи касаются защиты персональных данных. Проверку такой документации вправе проводить различные госструктуры, осуществляющие контроль над тем или иным вопросом, в частности: ИФНС и другие фонды, Роскомнадзор, ГИТ. Соответственно, данные документы должны быть систематизированы. В итоге у руководителя любой организации встает вопрос о том, какие папки должны быть у кадровика в соответствии с номенклатурой дел, чтобы подобные проверки прошли успешно?

Все документация по персоналу должна строго учитываться и архивироваться. Любая бумага может понадобиться как в текущий момент времени, так и через десяток лет. Если номенклатура дел упорядочена, систематизирована и отсортирована, то у кадровика не возникнет никаких проблем с поиском любого документа.

Кто ответственен за кадровую документацию?

В небольших компаниях данный вопрос поручают чаще всего бухгалтеру, либо ведением кадрового делопроизводства занимается сам руководитель.

Читайте также:  Какая продолжительность дополнительного отпуска

Вместе с тем, если в организации будет отсутствовать тот или иной документ, то это рано или поздно может привести к претензиям и штрафам со стороны проверяющих органов.

Для чего необходима номенклатура дел?

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

Сведения об условиях труда, которые дают право на льготы, о размере дохода, о стаже сотрудника носят социально-правовой характер. Эти данные могут понадобиться как действующим сотрудникам, так и тем, кто уволился много лет назад.

В отделе кадров находятся все текущие документы, в то время как старые бумаги должны оставаться на хранение в организации до того как истечет «срок годности».

Если компания закроется, то все бумаги должны быть перенаправлены в архив.

Но в любом случае, бумаги должны быть сгруппированы и организованы таким образом, чтобы любой требующийся документ можно было бы найти быстро и без каких-либо трудностей.

Даже если у вас в организации небольшое количество документов, они все равно должны быть упорядочены.

Для упрощения ведения и хранения кадровой документации уполномоченный сотрудник (кадровик) группируют бумаги по соответствующим папками согласно номенклатуре дел.

Если же в компании номенклатуры нет, то целесообразно было бы ее создать и утвердить, вне зависимости от объемов кадровой документации.

В каком порядке должны формироваться кадровые документы?

Всю кадровую документацию следует отсортировать по группам. Это – трудовые соглашения, приказы и распоряжения, должностные инструкции и так далее. Такие группы носят название – первичный комплекс, или если говорить простым языком – дела.

Для того чтобы документы были правильно сформированы по соответствующим папкам, необходимо установить четкий порядок – какой документ должен относиться к той или иной группе.

Именно для этой цели разрабатывается и утверждается номенклатура дел, согласно которой определяется перечень и состав дел, сроки хранения и тому подобные критерии.

Если же в компании только началась работа по кадровым работникам, которые несут ответственность за документооборот, то следует сначала сформировать дела по папкам без номенклатуры с учетом на ее создание в будущем.

К окончанию первого года деятельности организации каждое структурное подразделение устанавливает собственную практику по учету и хранению бумаг.

Именно эти принципы документооборота следует взять за основу, когда вы приступите к разработке номенклатуры.

Перечень дел кадровой документации является частью номенклатуры всей компании. Изначально каждое структурное подразделение систематизирует документы у себя, после этого они должны быть сведены в единую таблицу.

По какой форме должна составляться номенклатура дел?

Оформление документа должно происходит согласно специальной форме и содержит:

  1. Наименование организации (полное и сокращенное).
  2. Соответствующее название, к примеру «Номенклатура дел на 2021 год».
  3. Дата, когда составлен документ.
  4. Виза, которой документ утверждается руководителем компании (с датой утверждения).
  5. ФИО и должность сотрудника, составившего документ.
  6. Отдельные согласования (при необходимости).

Таблица №1. Содержательная часть номенклатуры дел.


Название
Содержание
1 Индекс Делопроизводственный индекс, в который включен код подразделения согласно папке его формирования с порядковым номером.
2 Заголовок Все заголовки, которые располагаются внутри самого дела согласно важности тех или иных документов, которые в него входят: планово-отчетные, организационно-распорядительные, иные, согласно уменьшению или увеличению срока хранения.
3 Число единиц хранения Количество папок и томов. Данная информация должна быть заполнена по окончанию года, так как именно в это время все дела были сформированы и точно известен их объем.
4 Срок хранения Срок хранения документов со ссылкой на нормы закона.
5 Примечания В данный раздел проставляются все необходимые отметки по делам, будь то их уничтожение или передача на хранение в архив.

Какие документы включаются в номенклатуру?

Содержание номенклатуры составляют документы, которые:

  1. Формируются самими кадровыми сотрудниками.
  2. Поступают от руководителей, сотрудников компании или из других отделов.
  3. Являются учетными формами (например, картотеки, базы данных, журналы регистрации и тому подобное).

Далее расскажем о типовом списке документов, которые ведутся кадровиками. Что в него включается:

  • распорядительные акты по личному составу;
  • трудовые договоры (ТД) и допсоглашения – договорная документация;
  • личные документы сотрудников: дипломы, аттестаты, копии паспортов и другое;
  • документы, которые носят информационно-справочный характер: объяснительные, служебные записки, заявления, докладные, те или иные справки и тому подобное;

Приведенный перечень следует назвать приблизительным, поскольку он лишь дает ориентировку на то, какие комплексы в обязательном порядке имеют место в кадровом делопроизводстве. Данный список можно взять за образец, учитывая особенности вашей конкретной организации и адаптируя его под свои требования.

Какие нюансы стоит учесть кадровику?

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022Очевидно, что каждая компания ведет учет кадровой документации согласно устоявшейся практике делопроизводства. Из этого следует, что номенклатура является адаптивным документом. К примеру, если в организации не формируются личные дела или нет коллективного договора, то включение таких документов в перечень не требуется.

Однако, при формировании той или иной папки с делами, следует придерживаться общих правил, которые обязательны для всех кадровиков:

  • Трудовой договор можно регистрировать и отдельно от личного дела и в его составе. При первом варианте договор и соглашения к нему выделяют отдельно. При втором варианте – заголовок «трудовые договора» следует включить в «личные дела».
  • Допсоглашения не учитываются в отдельный массив, а представляют собой неотъемлемую часть трудовых договоров.
  • Если в вашей организации трудится большое количество персонала, то папки с ТД лучше разбить на несколько томов и распределять в алфавитном порядке по фамилиям для удобства поиска.
  • ТД по уволенным в текущем году следует изымать из дела и помещать в папку с не действующими договорами за настоящий год. При необходимости допускается расширение составов томов такого дела.
  • Строгие правила действуют в отношении личных карточек сотрудников, которые должны быть отнесены к самостоятельному массиву. Форма Т-2 не должна быть включена ни в один из первичных комплексов (вносить в личные дела – ошибка!).
  • Картотеку можно сформировать согласно алфавитному порядку по всей компании или разбивать по отделам.
  • Если сотрудника увольняют, то в текущем году его закрытая карточка должна быть перемещена в дело «личных карточек уволенных работников».
  • Все распоряжения, которые выносятся по личному составу, не должны быть в одном деле. Разделять папки согласно срокам хранения обязательно. Если была допущена ошибка, и все приказы объединены, то при архивации они должны быть рассортированы.
  • Штатное расписание как одна из основ кадрового делопроизводства носит обозначение «копия». Штатное расписание, которое оформлено по форме Т-3 не является самостоятельной единицей, а идет в качестве приложения к приказу по основной деятельности. Оригинал документа может быть помещен в папку, где представлены копии распорядительно-нормативных актов, однако гораздо удобнее вывести его отдельно, куда при необходимости будут включаться изменения.

Продолжительность хранения

Для чего формируется номенклатура? Причина не только в удобстве, но и в обеспечении должных сроков хранения. Бумаги с одинаковым сроком помещаются в одну папку, однако если возникнет необходимость, вполне допустимо совместить их с документами с разными периодами хранения.

Каждому кадровику должны быть известны сроки хранения документов в соответствии с их степенью значимости. Все эти данные можно найти в перечне, который был утвержден Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Для удобства мы собрали эту информацию в таблицу.

Таблица №2. Сроки хранения кадровых документов.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству

Источник: «Юридическая азбука»

Какие кадровые документы должны быть у ИП с сотрудниками

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

Если ИП нанимает работников, у него появляются дополнительные обязанности по оформлению кадровых документов. Но кадровый учёт для ИП из микробизнеса проще, чем для других работодателей. Разбираемся, какие документы ИП-работодателю нужны обязательно и без чего можно обойтись.

Кадровые документы которые должны быть в организации 2022

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

  • Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
  • Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
  • Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
  • Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
  • График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
  • Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
  • Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
  • Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
  • Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
  • Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
  • Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
  • Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Читайте также:  Обязан ли работодатель выдавать оригинал трудовой книжки для оформления пенсии

Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.

Документы по учёту рабочего времени, кадрам и по оплате труда — это первичные учётные документы работодателя. Поэтому в самостоятельно разработанных бланках должны быть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:

  • положение о коммерческой тайне — если работодатель хочет скрыть внутреннюю информацию от посторонних;
  • положение о премировании — если ИП выплачивает работникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописал в трудовых договорах;
  • должностные инструкции, графики работы, положения о командировках, об оплате труда, о ненормированном рабочем дне, об аттестации — если такие подробности не прописаны в трудовом договоре;
  • договоры о материальной ответственности — можно заключать только с работниками из специального перечня.

Такие документы обязательны только для конкретных работодателей и ситуаций.

По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учёта срочных трудовых договоров, приказов, совместителей и др.

Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:

  • среднесписочная численность — до 15 человек;
  • доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.

Также микропредприятиями считаются вновь зарегистрированные ИП или работающие только на патентной системе налогообложения.

Согласно ст. 309.2 ТК РФ такие работодатели могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов — внутренних документов, которые регулируют трудовые отношения. К ним относят:

  • правила внутреннего распорядка;
  • должностные инструкции;
  • положения об оплате труда, о премировании и др.

Но есть одно важное условие. Если ИП отказывается от локальных нормативных актов, то всё, что в них обычно содержится, нужно прописать в трудовых договорах.

При этом любое изменение придётся оформлять допсоглашениями с каждым работником. Поэтому такой вариант удобен только если условия работы меняются редко.

При отказе от локальных актов трудовые договоры заключают по типовой форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В ней уже есть почти все условия по работникам микропредприятия, включая дистанционных. При необходимости из типового договора убирают ненужные пункты или добавляют новые.

Микропредприятия могут обойтись без штатного расписания. Тогда кроме должности, в трудовом договоре прописывают вид поручаемой работы, то есть круг обязанностей.

Можно не составлять график отпусков, а заменить его письменным соглашением с работником, и указать это в типовой форме договора.

Отказ от локальных нормативных актов обычно оформляют приказом. В нём же можно прописать, что на предприятии действует типовая форма трудового договора

Если ИП утратит статус микропредприятия, у него есть 4 месяца с даты внесения изменений в реестр МСП, чтобы ввести все обязательные локальные акты. Расторгать действующие трудовые договоры не нужно.

Документы, от которых микропредприятиям отказываться нельзя:

  • приказ или положение о временном переходе работника на дистанционную работу;
  • кадровые приказы — о приёме на работу, увольнении, предоставлении отпуска;
  • инструкции по охране труда;
  • трудовые книжки;
  • результаты спецоценки условий труда.

Также все предприниматели наравне с организациями сдают обязательные отчёты в ИФНС, ПФР и ФСС по работникам: расчёт по страховым взносам, 4-ФСС, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-Стаж.

В Главе 48 ТК РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей — физических лиц, к которым относятся и индивидуальные предприниматели. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, в условиях трудового договора он может прописать:

  • Дополнительные основания для увольнения кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Но они не должны дискриминировать работников по полу, возрасту, национальности, отношению к религии и т. д.
  • Меньший срок уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, ИП может уведомить работников за 14 календарных дней, а не за 2 месяца, как в организациях.
  • Меньший срок предупреждения об увольнении при сокращении численности работников или закрытии ИП. В отличие от организаций, предупредить можно меньше, чем за 2 месяца. При этом ИП вправе не выплачивать работникам выходное пособие.

Ещё ИП имеет право заключать срочные трудовые договоры, относится к малым или средним предприятиям, а численность работников до 35 человек, или до 20 человек, если он работает сфере розничной торговли и бытового обслуживания.

Обзор основных изменений трудового законодательства в начале 2022 года

Работодателям в начале 2022 года непросто: надо освоить и внедрить в работу множество нововведений. Прочтите наш обзор и проверьте себя, какие изменения вы уже изучили, а про что даже и не слышали

Суть. С 22 ноября 2021 года для приема на работу достаточно только трудового договора (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Теперь нет необходимости дополнительно издавать приказ о приеме на работу и знакомить с ним работника. Но работодатель может продолжить оформлять приказы. Содержание документа должно соответствовать условиям трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Что делать работодателю.

Работодателю необходимо актуализировать локальные нормативные акты, в которых использовалась формулировка о приеме на работу на основании приказа. Необходимо привести ЛНА в соответствии с новой редакцией ст. 68 ТК РФ: прием на работу оформляется трудовым договором.

Обновлены формы учетных карточек для воинского учета

Суть. Приказ Министра обороны от 22.11.2021 № 700 ввел новые правила воинского учета. Документ обязывает работодателей завести на призывников и военнообязанных индивидуальную карточку воинского учета.

Что делать работодателю.

С 8 января 2022 года вести воинский учет военнообязанных работников работодатель обязан по форме № 10.

Сверка с документами воинского учета и с военкоматами также проводится в соответствии с Приказом № 700. Дата и время устанавливаются военным комиссариатом. В ходе сверки уточняются сведения, указанные в разделе II индивидуальной карточки учета, а также Ф.И.О., дата и место рождения, образование, должность, состояние здоровья и пр.

О новых правилах тестирования на COVID-19, порядке организации плановых проверок в 2022 году, обновленных чек-листах и многом другом читайте в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Появилась новая отчетность о вакантных должностях и ликвидации работодателя

Конференция для кадровиков и HR

Новинки законодательства. Кейсы. Судебная практика. Бесплатно

Стать участником

Суть. С 1 января 2022 года работодатели, поименованные в п. 3.2 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-I, обязаны размещать на единой цифровой платформе «Работа в России» или на иных информационных ресурсах дополнительную информацию о вакансиях, возможностях трудоустройства инвалидов и пр.

Порядок предоставления сведений утвержден Постановлением Правительства от РФ от 30.12.2021 № 2576.

Что делать работодателю.

С 1 января 2022 года указанным работодателям необходимо размещать на портале «Работа в России» сведения:

  • о применении в отношении данного работодателя процедуры банкротства,
  • информацию, необходимую для профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов;
  • о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей,
  • о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о сопутствующих ЛНА. Сведения представляются ежемесячно и актуализируются работодателя не позднее одного рабочего дня (п. 32 Постановления Правительства РФ от 25.08.2015 № 885).
Читайте также:  Отмена приказа об увольнении работника: как можно это сделать

Уточнены правила оформления пособий

Суть. С 1 января 2022 года медорганизации полностью перешли на оформление электронных листков нетрудоспособности. Застрахованному лицу по его желанию могут предоставить выписку из электронного больничного. Бумажные бланки больничных выдают в исключительных случаях, например, если сведения о застрахованном лице составляют гостайну.

Изменился и порядок назначения пособий, теперь эта процедура носит проактивный характер. При каждом изменении статуса электронного листка нетрудоспособности (открыт, продлен, закрыт, аннулирован) работодатели будут получать сообщение от ФСС. Согласие работника для этого не нужно.

Что делать работодателю.

В момент трудоустройства или во время трудовой деятельности сотрудник представляет работодателю сведения о себе, необходимые для выплаты страхового обеспечения.

Работодатель передает эти сведения в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации в срок не позднее трех рабочих дней со дня их получения. На основании этих сведений Фонд назначает и рассчитывает пособия.

В большинстве случаев не нужно даже заявления от застрахованного.

Фонд может запросить дополнительные данные о выплатах сотруднику, районных коэффициентах, отпусках и освобождении от работы.

Пример. Для получения пособия при рождении ребенка работники могут больше не подавать заявление о назначении пособия и другие документы, к примеру справку о рождении ребенка.

Основной массив данных фонд получает в порядке межведомственного взаимодействия и сам назначает выплату.Обратите внимание! С 1 января усилили ответственность за нарушение правил передачи данных ФСС.

К примеру, если организация не подала в срок сведения для назначения пособий, ей грозит штраф 5 000 руб. (ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Уточнили нормы тяжестей, которые могут поднимать женщины

Суть. В сумме за час женщина не должна вручную перемещать более 350 кг грузов с рабочей поверхности и 175 кг с пола. Разово можно поднимать максимум 15 кг. Новые нормы утвердили Приказом Минтруда России от 14.09.2021 № 629н.

Что делать работодателю.

В соответствии со ст.

 253 ТК РФ с 1 марта 2022 года работодателю следует отказать женщине в приеме на работу, связанную с подъемом и перемещением вручную тяжестей, превышающих предельно допустимые для женщин нормы, установленные в Приказе № 629н.

Такой отказ не будет дискриминационным, как и отказ женщине в приеме на работу с вредными или опасными условиями труда, на подземные работы, если работодатель не создал безопасных условий труда и это подтверждено в установленном порядке.

Женщины могут занимать больше должностей

Суть. Приказ Минтруда России от 13.05.2021 № 313н меняет перечень производств, работ и должностей с вредными или опасными условиями, где не могут трудиться женщины.

Что делать работодателю.

После 1 марта 2022 года нельзя нанимать женщин на котельные, холодноштамповочные, волочильные и давильные работы, а также на работы по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонту нефтепромыслового оборудования. Из перечня исключили должности авиационного механика и техника, инженера, непосредственно обслуживающего самолеты или вертолеты.

Изменился порядок выполнения квоты для трудоустройства инвалидов

Суть. С 1 сентября 2022 года вступит в силу новый порядок определения квоты для приема на работу инвалидов. Он утвержден Постановлением Правительства РФ от 14.03.2022 № 366.

Квоту для приема на работу инвалидов придется рассчитывать ежегодно до 1 февраля исходя из среднесписочной численности персонала за IV квартал. В случае изменения среднесписочной численности работников в сторону уменьшения работодателю нужно будет производить перерасчет квоты.

Что делать работодателю.

Уже с 1 марта 2022 года квота для трудоустройства считается выполненной, если трудовые отношения с инвалидами оформлены в установленном порядке (Постановление № 366) в рамках выполнения квоты. Отношения должны быть оформлены:

  • трудовым договором, в том числе срочным, непосредственно у работодателя;
  • трудовым договором в рамках соглашения с иной организацией или ИП о трудоустройстве инвалидов.

Определен порядок трудоустройства работников организаций, которые приостановили деятельность

Конференция для кадровиков и HR

Новинки законодательства. Кейсы. Судебная практика. Бесплатно

Стать участником

Суть. С 4 апреля 2022 года работодатели, которые приостановили работу, смогут переводить сотрудников в другие компании по направлению из центра занятости без расторжения трудового договора (Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511).

Что делать работодателю.

Организация, приостановившая свою деятельность и отчитавшаяся об этом в службу занятости, сможет перевести работников, получивших предложение от СЗН, к другому работодателю.

Действие трудового договора при этом приостанавливается, а с новым работодателем заключается срочный трудовой договор.

Действие трудового договора у прежнего работодателя автоматически возобновится на следующий рабочий день после расторжения срочного договора с временным работодателем. Для этих целей работодатель должен будет подготовить приказ об окончании срока временного перевода к другому работодателю.

Роструд утвердил новые чек-листы для проверки работодателей

Суть. 11 марта 2022 года вступил в силу Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20, которым утверждены 78 новых форм проверочных листов.

Несмотря на то что проверочных листов стало меньше, увеличилось количество вопросов внутри каждого конкретного проверочного листа и появились новые, например по порядку ведения и хранения трудовых книжек, по особенностям регулирования труда дистанционных работников.

Что делать работодателю.

Проверочные листы удобно применять для самоконтроля, при проведении внутреннего аудита кадровой документации, при предварительной подготовке к проверке ГИТ.

К сожалению, найти проверочные листы можно пока лишь в тексте самого приказа, на сайте Роструда пока загружены старые версии по Приказу № 655.

Но в разделе «О Роструде/Деятельность/Реформа контрольной и надзорной деятельности» размещена информация о наборе обязательных требований в зависимости от видов деятельности.

Там же вы найдете перечень типовых нарушений с их классификацией по степени риска причинения вреда, которые допускают работодатели. Он раскрывает тайну отнесения предприятий и организаций к определенному классу риска.

О новых правилах тестирования на COVID-19, порядке организации плановых проверок в 2022 году, возможности оспорить административные штрафы и многом другом читайте в нашей шпаргалке.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Обзор законодательных изменений: штрафы, проверки ГИТ, обучение по охране труда и пр. 412 КБ

Скачать

Изменения для кадровика с 1 сентября 2022 года

Изменения касаются обучения и проверки знаний по охране труда, расследования несчастных случаев на производстве, расчета квот для инвалидов и др. Об этих и других важных новшествах читайте в нашем обзоре.

Появились новые правила обучения и проверки знаний, которые нужно применять в ближайшие 4 года. Это не значит, что всех предстоит переучивать и перепроверять. Удостоверения о проверке знаний и протоколы, которые выданы до сентября, действуют до окончания их срока.

Роструд отметил, что во внеочередной проверке знаний нет необходимости. Минтруд указал: работодатель сам решает, нужна ли такая проверка. Она может потребоваться, если изменения касаются обязанностей работника.

Новые правила устанавливают, как проводить обучение по охране труда, инструктажи и стажировки, как учить оказывать первую помощь и применять СИЗ. Последние 3 вида обучения регламентировали подробнее, чем прежде, их выделили в специальные разделы.

Изменили некоторые сроки. Внеплановый инструктаж нужно проводить, если перерыв в работе длится более 60 дней. Таким образом, для работ с вредными и опасными условиями срок увеличили в 2 раза.

На обучение оказанию первой помощи (при приеме на работу) отвели не более 60 дней вместо месяца.

Подробности:

Конкретизировали ситуации, когда сотрудника переводят на другую должность либо меняют его рабочее место или подразделение. В таких случаях повторное обучение по охране труда не нужно, если условия труда и источники опасности остаются прежние. Минтруд разъяснил, что правило можно применять и к офисным сотрудникам.

Обучение по охране труда и проверку знаний проводят с отрывом от работы. Допускают дистанционное обучение, а также ведение электронного протокола проверки.

Удостоверение о проверке знаний нужно выдавать в случаях, если это установлено в НПА. В остальных ситуациях работодатель может оформить документ по своей инициативе.

Подробности:

Расследование несчастных случаев на производстве

Учтите новое положение, которое регулирует особенности расследования несчастных случаев в отдельных отраслях и организациях. Кроме того, применяйте новые формы документов и классификаторы.

Несчастному случаю нужно присваивать коды с учетом:

  • вида происшествия (например, падение, удар током, воздействие вредных веществ);
  • причины (применение неисправного оборудования, несовершенство технологического процесса и пр.).

Дополнительные классификаторы позволяют обозначить кодами категорию несчастного случая, время происшествия, пол, возраст, стаж пострадавшего и др.

По новому положению при необходимости часть расследования можно провести дистанционно, в том числе с помощью видеосвязи. Например, опросить очевидцев несчастного случая, получить объяснения пострадавшего. При этом после нужно заполнить все требуемые формы документов.

Подробности:

Расчет квоты для инвалидов

Начинают действовать правила, по которым работодатели должны выполнять квоты для трудоустройства инвалидов. Напомним, квоты устанавливают субъекты РФ. Роструд отметил: обычно квотирование касается организаций, где более 100 работников, но в некоторых регионах — от 35.

Квоту нужно рассчитывать ежегодно до 1 февраля. При этом следует исходить из среднесписочной численности работников за IV квартал предыдущего года.

Может понадобиться перерасчет. В частности, если численность персонала в прошедшем месяце уменьшилась, то со следующего работодатель должен пересчитать квоту.

Подробности:

Выдача молока

Обновили нормы и условия бесплатной выдачи вредникам молока или других равноценных продуктов. Их нужно начать выдавать не позднее следующего дня после того, как сведения о спецоценке внесут в госсистему.

Молоко больше нельзя заменять на сыр и творог.

Подробности:

Взаимодействие с Госуслугами

Для работодателей, которые перешли на электронный кадровый документооборот, вводят правила взаимодействия их информсистем с Госуслугами. Роструд подчеркнул, что обеспечить такое взаимодействие необходимо.

Сотрудники через свой личный кабинет на портале могут получать документы от работодателей, подавать заявления, уведомления, сообщения. Взаимодействие систем позволяет подписывать, размещать и хранить электронные документы, фиксировать, что стороны их получили.

Подробности:

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *