Ежегодное составление графика отпусков — не право, а обязанность работодателя. В статье расскажем, как правильно составить и утвердить график, какие есть штрафы, кого из работников отпускать первым и можно ли подписывать график электронно.
Инспекция труда всегда запрашивает график отпусков при проверках. Удивительно, но именно этим документом работодатели часто пренебрегают либо составляют его и забывают на год, до момента, когда надо в следующий раз расписать очередность отдыха.
А ведь график отпусков — обязательный локальный документ, и нужен он не только нанимателю, но и работникам в силу ст. 123 ТК РФ. В нем расписывается очередность ухода сотрудников в оплачиваемые отпуска в предстоящем году.
Составление такого плана позволяет работодателю своевременно создать условия для выплаты персоналу среднего заработка на время отдыха и обеспечения бесперебойной работы предприятия.
Сроки утверждения графика на 2022 год истекают 17 декабря 2021 года.
Микропредприятия и НКО
Могут обойтись без графика отпусков микропредприятия и некоммерческие структуры. Это следует из ст. 309.2 Трудового кодекса РФ.
Но отказ от составления графика означает, что они должны оговаривать условия предоставления очередных отпусков в трудовых соглашениях.
В договоре можно указать, что вместо графика отпусков порядок предоставления дней оплачиваемого отдыха регулируется письменным соглашением между работником и работодателем.
Дистанционные сотрудники
График отпусков на 2022 год составляйте по новым правилам — при его формировании работодатель не обязан учитывать мнение всех работников, можно ограничиться пожеланиями сотрудников, наделенных правом уходить в отпуск в удобное для них время.
В документе должны быть расписаны периоды оплачиваемого отдыха всех категорий работников, которые на дату утверждения документа состоят с работодателем в трудовых отношениях. Правило распространяется и на внешних совместителей, которые должны оформлять отпуск одновременно по основному и дополнительному месту работы и на дистанционных работников (ст.
286 ТК РФ, письмо Минтруда от 26.03.2021 г. № 14-2/ООГ-2680). Если в организации есть профсоюз, работодатель согласовывает проект графика отпусков с ним.
Если сотрудник собирается уволиться в следующем году и нанимателю это известно, сведения об отпускном периоде такого специалиста все равно должны фигурировать в графике. Именно так рекомендует поступать Роструд в письме от 09.03.2021 г. № ПГ/03709-6-1. Аналогичное мнение высказано и Минтрудом в письме от 09.04.2020 г. № 14-2/В-395.
Также в график вносят информацию об отпусках лиц, работающих по срочным трудовых контрактам.
Если работнику положены дополнительные оплачиваемые дни отдыха, эти периоды расписываются в графике по общему правилу — здесь речь может идти, например, об удлиненном отпуске инвалидов, дополнительном отпуске при работе в условиях ненормированного рабочего времени.
В графике не должны отражаться сотрудники, находящиеся на текущий момент в декрете, — очередность их отдыха будет устанавливаться при выходе на работу.
Как знакомить работников с графиком отпусков
Знакомить с графиком отпусков надо «под роспись». Роструд считает график отпусков локальным нормативным актом (письмо от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1, от 31.10.07 № 4414-6). С локальными актами работников знакомят «под роспись», это требование ст. 22 ТК РФ.
Есть работодатели, которые не признают график локальным нормативным актом и поэтому не знакомят с ним работников вообще или подписывают простой электронной подписью в СБИС. В любом случае при трудовом споре о дате отпуска или проверке ГИТ график с подписью работника пригодится.
Есть несколько способов ознакомления работников с графиком:
- выделить для росписи колонку в графике и подписать у каждого работника;
- приложить к графику страницу с подписями и собрать подписи работников на ней;
- раздать каждому работнику персональные уведомления с проставлением отметок в отдельном журнале;
- или электронно в СБИС.
Подписываем график отпусков электронной подписью
Многие до сих пор думают, что кадровые документы запрещено подписывать электронно. Но это не совсем так. Разберем на примере графика отпусков.
Как мы выяснили выше, график отпусков нужно вручать «под роспись». При этом Трудовой кодекс не пишет, что роспись нужна на бумаге. Это добавляет Минтруд в своих письмах и выступлениях.
Что такое роспись? Это составляющая подписи. Так указано в ГОСТ Р7.0.8-2013 (Делопроизводство и архивное дело): «58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица».
А подписанный бумажный документ приравнивается к электронному документу, подписанному электронной подписью. Это написано в ч. 1,2 ст. 6 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная , признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной «подписью«…»
Но только неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная (КЭП) обеспечивают неизменность подписанного документа. Поэтому чтобы не рисковать, для документов категории «под роспись» применяем НЭП или КЭП. Те работодатели, которые не признают график локальным нормативным актом, при переходе на кадровый электронный документооборот используют простую электронную подпись (ПЭП).
Приказ об утверждении графика
Оформлением графика отпусков занимается кадровик или иное должностное лицо, на которое руководство возложило соответствующую обязанность. Запуск кампании по разработке графика очередности ухода в отпуск начинается с приказа руководителя предприятия. Унифицированной формы распоряжения нет. Что должно быть в приказе:
- срок подготовки проекта документа;
- ответственные лица с указанием их должности и ФИО;
- порядок согласования предполагаемых дат отдыха с персоналом;
- алгоритм учета мнения профсоюзной организации.
Законодательного требования об оформлении графика отпусков всеми работодателями по единому образцу нет. Каждый самостоятельно решает, воспользоваться ему типовым бланком № Т-7 или собственным шаблоном. В последнем случае рекомендуется продублировать набор сведений, представленный в унифицированной форме, это поможет предупредить споры с контролирующими органами.
Как заполнить типовой бланк № Т-7
Укажите в нем:
- Наименование работодателя.
- Дату составления документа, присвоенный ему номер, период его действия.
- В табличном блоке данных построчно — информацию о работниках: отдел, должность, ФИО, табельный номер. Напротив каждого сотрудника — количество положенных дней отпуска (основного и дополнительного), планируемые периоды отдыха. При необходимости в последнем столбце добавьте комментарии — например, о наличии дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, о переносе отпуска с прошлого года.
- По мере оформления отпусков в таблицу будут заноситься сведения о фактических датах отдыха, документальных основаниях для переноса отпусков.
- Подпись руководителя кадрового органа.
Отпуск может оформляться работником частями, в этом случае в графике отражаются даты начала и окончания каждой такой части. Не взятые за прошлый год отпуска также расписываются в текущем графике.
После составления проекта графика отпусков его надо согласовать с профсоюзом (если он есть). Профсоюзной структуре на ознакомление с документом и подготовку решения по нему дается 5 рабочих дней в соответствии со ст.
372 ТК РФ. При положительном результате в документе проставляется дата выражения мнения профсоюзного органа. Если решение отрицательное, у работодателя есть 3 дня на проведение консультаций и достижение компромисса.
График утверждается руководителем предприятия, но отдельным распоряжением такая функция может быть делегирована другому должностному лицу. Дата утверждения документа должна быть не ранее дня принятия решения профсоюзом.
Приказ о согласовании графика отпусков не требуется, но руководитель вправе издать распоряжение об утверждении графика с введением обязательства для кадрового органа заблаговременно уведомлять работников о предстоящем отпуске.
В течение года в график вносятся сведения о фактически отгулянных отпусках, переносах. Данные по новопринятым специалистам оформляются в виде дополнений к графику. Если работник уходит в отпуск и выходит из него строго по графику, столбец о фактических периодах отдыха может быть оформлен двумя способами:
- остается пустым;
- дублируются плановые показатели.
Срок хранения графика отпусков — 3 года в соответствии с Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236. Отсчет ведется с 1 января года, следующего за годом закрытия документа.
Приказ об изменении графика отпусков
При появлении в штате новых сотрудников рекомендуется составлять дополнения к графику отпусков. Документ может дублировать структуру типового шаблона № Т-7, но не запрещено разработать собственный образец.
Алгоритм утверждения дополнений аналогичен механизму действий с основным графиком.
Приказ о внесении изменений в график отпусков не обязателен, но если первоначально очередность отдыха персонала фиксировалась не только графиком, но и внутренним распоряжением, лучше при внесении корректировок издавать соответствующие приказы.
Законодательно алгоритм действий работодателя при правках графика отпусков проработан недостаточно подробно. Это позволяет нанимателю закрепить в локальных актах удобный для него механизм корректировки данных.
В заявлении о переносе отпуска отражаются следующие сведения:
- ФИО и должность работника;
- просьба об изменении периода оплачиваемого отпуска с обозначением причин;
- желаемые даты отпуска вместо тех, что зафиксированы графиком;
- даты составления и подачи заявления, подпись.
Заявление на перенос отпуска по графику — образец
При рассмотрении заявления об изменении периода отпуска надо оценить законность такого шага. Например, в отношении несовершеннолетних нельзя переносить отпуск на следующий год. Аналогичное правило действует в отношении лиц, занятых на вредных работах. Также нельзя допустить, чтобы работник трудился 2 года подряд без отдыха (ст. 124 ТК РФ).
После утверждения графика отпусков работодатель должен контролировать очередность отдыха. Накануне отпуска за 2 недели он напоминает сотруднику о дате начала периода оплачиваемого отдыха.
Реализуется это через письменное уведомление, адресуемое отдельно каждому работнику. Извещения о дате начала отпуска доводятся до работников под роспись (Письмо Роструда от 30.07.2014 г. № 1693-6-1).
Такие уведомления можно вручать на бумаге каждому работнику, а можно электронно в СБИС.
Программа сама отправит уведомление за 2 недели, соберет с работника подпись об ознакомлении и отправит в бухгалтерию приказ на отпуск.
Уведомление о начале ежегодного отпуска
Унифицированного бланка оповещения о предстоящем отпуске нет, каждый разрабатывает свой образец.
Уведомлять надо как тех, кто собирается уходить в очередной отпуск, так и работников, планирующих отдых за счет дополнительного отпуска.
После этого издается приказ на предоставление отпуска, бухгалтерия начисляет отпускные и выплачивает их работнику за 3 дня до начала отдыха.
Если работодатель по объективным причинам не может отпустить сотрудника в отпуск в обозначенный графиком период, перенос дней отдыха допускается, но только при наличии письменного согласия работника.
Основное правило — работники оформляют отпуск в соответствии с утвержденным графиком. Но некоторые сотрудники могут пренебречь таким постулатом и уйти на отдых в удобное для них время.
Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика
- Работники с тремя и более несовершеннолетними детьми (преференция сохраняется до момента достижения младшим ребенком 14-летнего возраста в соответствии со ст. 262.2 ТК РФ).
- Ветераны боевых действий.
- Несовершеннолетние работники.
- Женщины, уходящие вне плана на отдых перед декретом, сразу после отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
- Один из родителей несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью.
- Почетные доноры, Герои РФ, Герои труда.
- Супруги военнослужащих вправе оформлять отпуск одновременно с супругом.
- Лица, которых отозвали из очередного отпуска.
Смена периода отпуска возможна при условии предварительной подачи соответствующего заявления работником.
Работодатель не может отказать в одностороннем порядке (Письмо Минтруда от 08.12.2020 г. № 14-2/ООГ-17786).
График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить
Светлана Мельник, Бухгалтер-экономист
Компании обязаны в декабре утвердить график отпусков на новый календарный год. При нарушении данного правила работодателю выписывают штраф. Расскажем подробнее, как составить график отпусков с учётом положений Трудового кодекса и утвердить его на год.
График отпусков формируется всеми работодателями, за исключением микропредприятий. Такими субъектами считаются компании и ИП, у которых за прошедший календарный период:
- среднесписочная численность сотрудников составляла до 15 чел.;
- доходы были не больше 120 млн. руб.
Такие субъекты имеют право в частичном или полном объёме не разрабатывать внутренние нормативные акты, а всю информацию прописывать в трудовых соглашениях. К примеру, они могут не заполнять график отпусков, но в то же время предоставлять периоды отдыха на основании письменного соглашения с каждым работником.
Важно! Данный вариант не совсем удобен, поскольку по каждому изменению нужно будет оформлять допсоглашение. Соответственно, микропредприятиям также выгоднее заполнять график отпусков, даже если они не обязаны.
График отпусков по Трудовому кодексу составляется на календарный год. Документ требуется утверждать не позже, чем за 14 дней до наступления нового года.
Если дата утверждения документа приходится на выходной, она переносится на рабочий день. На 2022 год график нужно было утвердить не позже 17 декабря 2021 года, и срок не переносился, поскольку этот день не был выходным.
Дату утверждения документа желательно указать в своём календаре кадровика, чтобы не пропустить этот момент. Также можно воспользоваться автоматическим календарём, который напомнит о сроке утверждения документа.
По правилам составления в график отпусков требуется вносить сведения по таким периодам:
- ежегодный основной. Обычная длительность такого периода — 28 календарных дней. Однако, для некоторых категорий работников период может быть более продолжительным, к примеру, для инвалидов или несовершеннолетних сотрудников — 30 дней;
- дополнительный. Он прибавляется к ежегодному основному отпускному периоду и предоставляется за особые условия работы — вредные и опасные, часы работы сверх норматива, трудовую деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, сложные климатические условия и т.д.
В графике указываются также остатки отпусков, которые не были использованы в прошедших календарных годах.
В графике отпусков требуется показывать всех сотрудников, имеющих право на ежегодные основные и дополнительные отпуска. В документе фиксируются не только основные работники, но также внешние совместители и дистанционные сотрудники.
В документе отражаются сведения по всем работникам, с которыми на момент его подписания действуют трудовые соглашения. Это касается и тех, кто планирует уволиться в следующем году или же находится в отпуске с последующим увольнением.
Когда утверждается график отпусков на очередной год, надо помнить, что некоторые сотрудники имеют право уйти на отдых в любое время. В частности, это:
- физлица до 18-ти лет (ст. 267 ТК);
- сотрудники с ребёнком-инвалидом до 18-ти лет (ст. 262.1 ТК);
- многодетные работники с тремя и более детьми до 18-ти лет, если младшему ребёнку нет 14-ти лет (ст. 262.2 ТК);
- почётные доноры (ч. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 г. № 125-ФЗ).
Однако этих работников также требуется включить в график. Если позже сотрудник решит отдыхать в другое время, отпуск можно будет перенести на основании заявления. Это же касается работников, которые могут уйти в отпуск авансом до отработки полугода, к примеру, женщины перед отпуском по БиР.
В графике не нужно фиксировать тех сотрудников, которые точно в следующем году не пойдут в отпуск. Например, к такой группе работников относятся те, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком и будут в нём весь следующий год. Кроме того, отпуска не предоставляются физлицам, с которыми оформлены ГПХ соглашения, а потому они также не указываются в графике.
График отпусков — это документ, в котором фиксируется очерёдность предоставления отпусков сотрудникам в течение календарного года. Как его правильно оформить, чтобы не допустить ошибок?
Составление графика отпусков проводится с учётом некоторых положений:
- график можно оформлять по унифицированной форме № Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Однако, эта форма не является обязательной, а потому работодатель может разработать собственный шаблон документа;
- даже если работодатель зарегистрирован в середине года, ему всё равно необходимо составить и утвердить график. Дополнение документа информацией производится по мере приёма на работу новых сотрудников;
- утверждённый документ хранится в отделе кадров. Также его копии передаются руководителям подразделений, чтобы они могли заранее планировать работу своего отдела;
- при заполнении графика нужно сначала уточнить, в какие сроки хотят отдыхать сотрудники, имеющие первоочередное право на отпуск. Далее учитываются пожелания остальных работников.
Как оформляется график отпусков
hidden>
Далее расскажем о том, как составляется график отпусков по Трудовому кодексу. Ответственным за его заполнение зачастую является кадровик, однако иногда обязанность по формированию документа возлагают на бухгалтера или секретаря.
График заполняется в несколько шагов:
- в каждом подразделении собирается информация о том, в какие периоды сотрудники хотят отдохнуть;
- на основании этих сведений заполняется проект графика с учётом информации о неиспользованных отпусках за прошедшие годы;
- сформированный график анализируется, чтобы отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями не пересекались, а большинство отпусков не совпадало с периодом повышенной производственной загрузки компании.
Важно! Отпуск можно разделить на части, но одна из них обязательно должна быть не меньше 14 дней. Также в графике нужно указать конкретные даты начала и окончания отпускного периода. Допускается указывать только месяц, но тогда нужно будет перед отпуском брать с сотрудников заявления с указанием дат отпускного периода.
Как заполнить форму № Т-7
hidden>
Форма графика № Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1.
Документ заполняется следующим образом:
- вверху нужно указать наименование компании или ИП, номер и дату документа, на какой год он заполняется;
- также здесь требуется указать мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) и поставить подпись руководителя компании;
- в таблице необходимо заполнить графы:
- гр. 1 — наименование подразделения;
- гр. 2 — должность сотрудника;
- гр. 3 — ФИО работника;
- гр. 4 — его табельный номер;
- гр. 5 — число календарных дней отдыха;
- гр. 6 — дата начала отдыха по плану;
- гр. 7-9 — при первичном формировании графика не заполняются. Сведения в них фиксируются, когда сотрудник фактически пойдёт отдыхать, а также если период будет перенесён;
- гр. 10 — предназначена для внесения примечаний. К примеру, в графе можно указать, сколько дней отпуска заменено денежной компенсацией (при отпуске больше 28 дней);
- в нижней части документа сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись.
Образец графика отпусков выглядит так:
Образце графика отпусков на 2022 год
hidden>
График отпусков подписывает руководитель отдела кадров, а при его отсутствии — сотрудник, на которого возложена обязанность по формированию документа. Это касается как формы № Т-7, так и самостоятельно разработанного шаблона.
Когда сформированный документ подписан отделом кадров, он передаётся на утверждение директору или лицу, его заменяющему. Вверху заполняется гриф «Утверждаю», т.е. заполняется должность руководителя и его ФИО, а также директор ставит свою подпись. Кроме того, здесь же указывается дата утверждения документа.
Кроме того, утверждение графика отпусков производится и иным способом — через приказ. Также можно и заполнить гриф «Утверждаю», и издать приказ на утверждение, но обязательно их даты должны совпадать.
Образец приказа на утверждение графика выглядит так:
Образец приказа на утверждение графика отпусков
Важно! При наличии в компании профсоюза график нужно согласовать с ним.
hidden>
График отпусков — внутренний документ компании, а потому сотрудников желательно с ним ознакомить. Это можно оформить письменно такими методами:
- разработать лист ознакомления в качестве приложения к графику;
- разработать свою форму графика и в неё включить графу для ознакомления сотрудников;
- завести журнал ознакомления с внутренними документами компании.
Если сотрудник отказывается ознакомиться с графиком, это целесообразно зафиксировать документально, к примеру, через акт за подписью не менее двух свидетелей.
График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до нового года, и после этого в документ уже нельзя вносить изменения в части перенесения плановой даты отпуска. Когда требуется изменить дату отпуска, к примеру, работник заболел и принял решение перенести отпуск на другую дату, то для этого используются графы 8-10.
При изменении даты отпуска заполняются:
- гр. 8 — фиксируется документ, на основании которого дата изменяется;
- гр. 9 — проставляется новая дата отпуска;
- гр. 10 — записывается примечание, почему отпускной период перенесён.
Отсутствие графика отпусков — это нарушение законодательства в сфере труда, а потому за это предусмотрена ответственность.
На основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ штрафы составляют:
- 1-5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП;
- 30-50 тыс. руб. для юрлиц.
При первичном нарушении работодателю могут выписать только предупреждение с требованием его устранить. Чтобы не получить штраф, работодателю нужно детально ознакомиться с тем, как правильно составить график отпусков и что нужно учесть в сложных ситуациях.
График отпусков на 2022 год надо составлять по новым правилам
Каждый работник, у которого есть оформленное трудовое соглашение, наделен правом каждый год уходить в отпуск. Для того, чтобы установить очередность, в которой отдыхают разные сотрудники, на предприятии составляется специальный документ. Необходимо помнить, что график отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам. Рассмотрим, как составить, заполнить и утвердить документ.
Назначение графика отпусков
Как правило, оформлением графика занимается кадровый специалист. Он спрашивает о желаемых периодах отпусков у руководителей подразделений, а те, в свою очередь, у своих подчиненных. Последние должны указать периоды, в которые они хотели бы пойти в отпуск в будущем году.
В случае, когда компания большая, и в ней трудится множество работников, то составлением графика можно начинать заниматься с мой осени.
В графике необходимо указать всех оформленных работников, в том числе и весь административный персонал.
Внимание! По закону, утвердить оформленный график необходимо не позднее, чем 2 недели до окончания текущего календарного года. А воз ознакомить с принятым документом всех сотрудников уже допускается и после указанной даты.
По закону, льготные категории работников имеют право приоритетного выбора периода отдыха. Для того, чтобы воспользоваться данной привилегией, необходимо заранее предоставить копию подтверждающих документов.
В графике необходимо указать все виды отпусков, которые могут быть предоставлены работникам:
- Основные периоды отдыха;
- Дополнительные отпуска;
- Периоды отдыха, которые были не использованы в предыдущие годы и перенесены на этот.
Несмотря на разгоревшиеся споры, отпуска, которые не были использованы в предыдущие годы, не сгорают. Однако данное положение вещей не совсем выгодно для работодателя.
Если сотрудник несколько лет подряд не был в отпуске, то он может уйти сразу на продолжительный период времени, и фирме придется потратиться на солидную выплату отпускных.
Важно! Кроме этого, непредоставление отпуска является нарушением трудового законодательства, и за это может быть наложен штраф до 50 тысяч рублей.
В ТК указано, что компании любой формы собственности, а также предприниматели, у которых есть наемные работники, обязаны составить в установленный срок график отпусков. Если это требование не соблюдать, то на субъект бизнеса будет наложен штраф согласно КОАП.
График могут не подготавливать предприниматели, которые работают одни без работников, а также физические лица, выступающие работодателями.
Сроки оформления и на какой период
По закону, каждый субъект бизнеса, который имеет наемных работников, обязан оформить и утвердить график отпусков не позднее, чем за 2 недели до завершения текущего года.
Таким образом, крайней датой всегда будет являться 17 декабря. В случае, если в компании работает большое количество сотрудников, то начинать оформление графика желательно еще осенью.
Если установленные законом сроки нарушаются, то субъект бизнеса может ь привлечен к административной ответственности.
Внимание! Составленный график будет действовать один год. Таким образом, производить оформление нового документа необходимо ежегодно. Это, в первую очередь, зависит от того, что право на получение отпуска работником устанавливается в пределах одного года.
С 2019 года при составлении графика отпусков необходимо учитывать одно нововведение — в число работников, которые имеют приоритетное право в выборе периода отдыха, вошли многодетные отцы и матери (3 ребенка и больше) возрастом до 12 лет.
Все остальные правила оформления графика, которые действовали ранее, необходимо использовать и в этом году.
Скачать бланк формы Т-7 на 2022 год
Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7
Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.
Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.
В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.
Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.
После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.
График отпусков выглядит как большая таблица, в которую построчно записывается информация об отпуске каждого работника. Оформление таблицы происходит таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого — шел перечень должностей, которые входят в данное подразделение.
- В графе 1 записывается название подразделения.
- В графу 2 заносится наименование должности, как она указана в штатном расписании.
- В графах 3 и 4 отражается ФИО сотрудника, а также его номер по табелю.
- В графе 5 отражается количество дней отпуска, которые предоставляются работнику в этом году.
В графу 6 необходимо занести дату, когда работник захотел уйти на отдых. В следующую графу 7 записывается день, когда он фактически отправился в отпуск.
Если происходит перенос периода отдыха на иную дату, то в графу 8 требуется занести реквизиты приказа, которым был зафиксирован данный перенос. При этом в графе 9 необходимо проставить новую дату начала отдыха.
Графа 10 является свободной. В ней можно делать различные отметки, к примеру был ли отпуск перенесен, либо работника пришлось отозвать из отпуска.
Полностью оформленный график необходимо подписать руководителю кадрового отдела.
Как утвердить
Утверждение графика, по которому работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, предполагает соблюдение следующей процедуры:
- Разработка и составление отделом кадров по согласованию с работниками компании графика отпусков. Включается как основной отпуск, так и дополнительный.
- Подготовленный график отпуска нужно отправить на согласование профсоюзному органу, если он есть. К графику прикладывается сопроводительное письмо.
- Профсоюз должен рассмотреть поступивший к нему график и после этого внести мотивированное решение.
- При получении отрицательного решения по графику, проводятся с профсоюзным органом переговоры по согласованию данного плана.
- После рассмотрения графика профсоюзом, его необходимо утвердить в срок до 17 декабря, то есть за две недели до начала нового года. Для ввода может использоваться приказ об утверждении графика либо проставление грифа утверждения. Оформление приказа является предпочтительным способом, так в этом документе можно предусмотреть обозначение ответственных должностных лиц. Этот документ также издается не позже, чем за две недели до конца года.
В каком случае вносятся изменения в график
Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.
Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.
Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.
Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:
- Если у работника наступает период нетрудоспособности.
- В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.
Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.
Внимание! Администрация может произвести перенос отпуск работника, если в этом возникнет производственная необходимость, грозящая приостановке работе предприятия или создания аварийной и чрезвычайной ситуации. Но при этом устанавливается, что у работника нужно получить согласие.
Образец графика отпусков на 2022 год ☀️
Планирование отпусков позволяет работодателю прогнозировать отсутствие работников на рабочих местах и исключить ситуации, когда это может негативно сказаться на рабочем процессе. Для этого заблаговременно составляется график отпусков на предстоящий календарный год.
Работодатель в течение года обязан предоставить своим сотрудникам возможность отдохнуть. Для этого трудовым законодательством предусмотрены очередные оплачиваемые отпуска. График отпусков – это внутренний документ организации, позволяющий учитывать интересы и работодателя, и трудового коллектива.
В документе содержатся сведения о том, когда каждый из работников планирует выйти в отпуск и вернуться к работе. При этом должны быть предусмотрены ситуации, исключающие прерывание производственного процесса.
Очередность предоставления очередных отпусков закреплена статьей 123 ТК.
К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.
Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.
Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.
Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:
- от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
- 30-50 тысяч рублей для организации.
Решение кадровых вопросов является обязанностью соответствующей структурной единицы организации. График отпусков – документ, регулирующий кадровые моменты, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Поэтому планированием отпусков и составлением графика должен заниматься специалист по кадрам или работник, назначенный приказом на исполнение таких функций.
Правила составления
График отпусков на 2022 год с учетом изменений ТК РФ
График отпусков составляется ежегодно до 17 декабря текущего года на следующий. Руководство компании, как правило, учитывает пожелания работников, но, вправе принимать решение о периоде отпусков с учетом интересов компании.
Трудовое законодательство запрещает не предоставлять работнику отпуск в течение двух лет подряд.
Очередность оплачиваемых отпусков, согласно статье 123 TK РФ, устанавливается в графике отпусков, который утверждается до 17 декабря на следующий год. После утверждения графика, с ним знакомят всех работников под роспись.
Новые льготники с 2022 года
При составлении графика отпусков работодатель может учитывать пожелания работников, но делать это он не обязан. Такой вывод следует из письма Минтруда от 08.12.2020 г. № 14-2/ООГ-17786.
Уйти в отпуск в те даты, которые выбрал сам работник, могут только льготные категории.
Если раньше в отпуск в желаемые даты могли уйти родители, у которых есть дети до 12 лет. Теперь, согласно обновленной редакции статьи 262.2 ТК РФ, отпуск в удобное для работника время, могут взять многодетные родители, у которых 3 и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14.
Остальные категории льготников не изменились. Теперь в список тех, кто имеет право выбрать период отпуска входят:
- женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, либо после окончания отпуска по уходу за ребенком;
- работники в возрасте до 18 лет;
- многодетные родители, у которых 3 и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14;
- родители, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18-ти лет;
- совместители в период отпуска, предоставленного по основному месту работы;
- доноры;
- супруги военнослужащих, если военнослужащим предоставляется отпуск в летний период;
- инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий.
Отпуск может быть меньше 28 календарных дней
Трудовое законодательство не запрещает сотрудникам брать один или пять дней отдыха, но одна из частей отпуска не должна быть меньше 14 дней.
Если работник отгулял свой отпуск авансом, в график отпусков нужно внести остаток отпуска. Роструд разрешает указывать в графике ежегодный отпуск с общим периодом меньше 28 дней.
Если работника уволят до истечения того рабочего года, в счет которого он уже отгулял свой отпуск, бухгалтерия удерживает из его зарплаты сумму долга за неотработанные дни.
В графике указывают даты, а не месяц
В графике отпусков нужно указывать конкретные даты отпуска, а не планируемый месяц. Разъяснения на этот счет Роструд публиковал в письме от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1.
Даты являются результатом согласования графика между работником и работодателем. Если в последствии работник захочет изменить даты, он составляет заявление и согласовывает новые даты отпуска с работодателем.
В график нужно включить всех работников
График отпусков 2022 — пошаговая инструкция
Практически все работодатели к концу года начинают составлять график отпусков на будущий год. Сегодня мы расскажем, что это за график, зачем он нужен, и как его грамотно составить. Наша редакция подготовила понятную инструкцию для новичков.
Что такое график отпусков и обязательно ли его составлять
Все официально трудоустроенные работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ).
Они будут в течение года (один за одним) уходить на отдых, а вам придется организовать работу оставшегося персонала так, чтобы отсутствие одного из них не отразилось на непрерывной деятельности компании, а лучше — было незаметным.
При этом нагрузка на оставшихся работников должна быть выстроена посильно для них, иначе ценные кадры начнут увольняться.
Отслеживать и предусматривать отсутствие работников руководству помогает график отпусков. Он представляет собой список работников и даты их отпусков. На графике видно: где, как долго и сколько людей будет отсутствовать. Получив эту информацию, начальник отдела сможет грамотно переставлять кадры.
График отпусков важен и бухгалтеру. Ведь ему нужно заранее планировать бюджет и иметь представление, сколько денег понадобится на выплату отпускных в ближайшее время.
Если его нет, то трудовая инспекция может расценить это как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по ст. 5.27 КоАП:
- должностное лицо и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
- организация — от 30 до 50 тыс. руб.
Без графика работодатель может не уследить за отпусками работников, забыть начислить им отпускные и, следовательно, нажить серьезных проблем.
Если бухгалтер во время не перечислит отпускные, положенные работнику, то его штраф как должностному лицу составит уже от 10 до 20 тыс. руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП).
Как составить график отпусков
График отпусков на будущий год составляется в конце текущего года, обычно в октябре-ноябре. В это время работники уже могут предположить желаемое время отпуска, а работодатель планирует бюджет на будущий год.
Обычно процедура разработки графика отпусков со всеми сроками на предприятии заранее продумана, закреплена локальными нормативными актами и повторяется из года в год.
Вам остается найти соответствующее положение и применить его в деле. Но если такого нет, то готовьтесь самостоятельно организовывать весь процесс.
Шаг 1 — назначить ответственное лицо
Сотрудник, который будет составлять график, должен знать трудовое законодательство хотя бы в части ежегодных оплачиваемых отпусков.
Обычно на предприятиях этим занимаются кадровики, у которых закреплена обязанность по разработке таких графиков в должностной инструкции.
Если таковые отсутствуют, то можно привлечь любого другого специалиста, компетентного или способного разобраться в этом вопросе — юриста, бухгалтера, специалиста по охране труда или секретаря.
Однако заставить их выполнять чужую работу, вы не можете — нужно получить письменное согласие (ст. 60.2 ТК РФ). Если работник согласился, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении новой трудовой обязанности и условиях оплаты за эту работу (ст. 72 ТК РФ).
Для примера представим, что желающих не было, и вам, как руководителю, пришлось делать все самому.
Шаг 2 — определить сроки подготовки и утверждения графика
Срок подготовки графика отпусков установлен законодательством.
Самостоятельно придумывать даты отпусков для каждого работника не стоит. Они могут сами выбрать время и согласовать его с коллегами. Ходить и опрашивать каждого — долго.
Ускорить процесс вам помогут руководители отделов. Попросите их получить эту информацию у своих подчиненных, зафиксировать на бумаге и принести вам.
А вы, в свою очередь, сведете полученные данные в общий график по всей организации и утвердите их.
Но перед тем как давать начальникам указания, сразу продумайте сроки, в которые они должны уложиться. Ведь вас тоже поджимает время.
Шаг 3 — издать приказ (распоряжение) о разработке графика отпусков
Законодательство не требует издавать такой приказ, но он хорошо дисциплинирует руководителей отделов. Поручите начальникам в заранее продуманный вами срок выяснить пожелания подчиненных, оформить на бумаге и предоставить лично вам или в отдел кадров.
А когда составлением графика все же занимается отдел кадров, то в этом же приказе можно обратится и к ним — разработать проект графика отпусков на работников всего предприятия, представить готовый график на утверждение руководителю организации.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец приказа о составлении графика отпусков (доступ бесплатный).
Подпишите приказ, зарегистрируйте его в журнале регистрации приказов (распоряжений) или ином установленном на предприятии документе, а также ознакомьте с ним всех работников, которых касается данное поручение — руководителей подразделений и начальника отдела кадров.
Шаг 4 — собрать пожелания работников по отпускам
Получив ваше распоряжение, начальники отделов начнут опрос своих подчиненных касаемо удобного времени отпуска. Среди персонала в отделе могут быть люди, имеющие право пойти в отпуск в любое удобное для них время — независимо от графика отпусков или загруженности на предприятии (годовой отчетности, инвентаризации, сезонных заказов и т. д.).
Будьте готовы к тому, что такое лицо не только выберет самое неподходящее время года, но и может внезапно поменять даты отпуска уже после утверждения графика. С этим ничего не поделать, у них есть такое право. Вам остается лишь подстраиваться и «перекраивать» занятость отделов так, чтобы работа не встала.
Перечень лиц, имеющих право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время года
| Категория работника | Норма закона | Подтверждающие документы |
| Лица, в возрасте до 18 лет | ст. 267 ТК РФ | Паспорт |
| Совместители — на период ежегодного отпуска на основной работе | ст. 286 ТК РФ | Справка с основной работы или выписка из графика отпусков |
| Женщины — перед уходом в отпуск по беременности и родам и сразу после него | ст. 260 ТК РФ | Медицинская справка о беременности, больничный лист по беременности и родам |
| Мужчины, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам | ст. 123 ТК РФ | Справка с места работы жены о том, что она находится в декретном отпуске и свидетельство о браке |
| Родитель, усыновивший ребенка, в возрасте до 3 месяцев | ст. 122 ТК РФ | Решение суда об усыновлении |
| Родитель трех и более несовершеннолетних детей, младшему из которых меньше 14 лет | ст. 262.2 ТК РФ | Свидетельства о рождении детей |
| Один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет | ст. 262.1 ТК РФ | Свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка, справка об инвалидности, справка с работы другого родителя о том, что он не использовал свое право на отпуск в удобное время |
| Почетный донор | пп.1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ | Удостоверение к нагрудному знаку «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР» |
| Супруги военнослужащих — на период отпуска мужа/жены |