Каждый работник, у которого есть оформленное трудовое соглашение, наделен правом каждый год уходить в отпуск. Для того, чтобы установить очередность, в которой отдыхают разные сотрудники, на предприятии составляется специальный документ. Необходимо помнить, что график отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам. Рассмотрим, как составить, заполнить и утвердить документ.
Назначение графика отпусков
Как правило, оформлением графика занимается кадровый специалист. Он спрашивает о желаемых периодах отпусков у руководителей подразделений, а те, в свою очередь, у своих подчиненных. Последние должны указать периоды, в которые они хотели бы пойти в отпуск в будущем году.
В случае, когда компания большая, и в ней трудится множество работников, то составлением графика можно начинать заниматься с мой осени.
В графике необходимо указать всех оформленных работников, в том числе и весь административный персонал.
Внимание! По закону, утвердить оформленный график необходимо не позднее, чем 2 недели до окончания текущего календарного года. А воз ознакомить с принятым документом всех сотрудников уже допускается и после указанной даты.
По закону, льготные категории работников имеют право приоритетного выбора периода отдыха. Для того, чтобы воспользоваться данной привилегией, необходимо заранее предоставить копию подтверждающих документов.
В графике необходимо указать все виды отпусков, которые могут быть предоставлены работникам:
- Основные периоды отдыха;
- Дополнительные отпуска;
- Периоды отдыха, которые были не использованы в предыдущие годы и перенесены на этот.
Несмотря на разгоревшиеся споры, отпуска, которые не были использованы в предыдущие годы, не сгорают. Однако данное положение вещей не совсем выгодно для работодателя.
Если сотрудник несколько лет подряд не был в отпуске, то он может уйти сразу на продолжительный период времени, и фирме придется потратиться на солидную выплату отпускных.
Важно! Кроме этого, непредоставление отпуска является нарушением трудового законодательства, и за это может быть наложен штраф до 50 тысяч рублей.
В ТК указано, что компании любой формы собственности, а также предприниматели, у которых есть наемные работники, обязаны составить в установленный срок график отпусков. Если это требование не соблюдать, то на субъект бизнеса будет наложен штраф согласно КОАП.
График могут не подготавливать предприниматели, которые работают одни без работников, а также физические лица, выступающие работодателями.
Сроки оформления и на какой период
По закону, каждый субъект бизнеса, который имеет наемных работников, обязан оформить и утвердить график отпусков не позднее, чем за 2 недели до завершения текущего года.
Таким образом, крайней датой всегда будет являться 17 декабря. В случае, если в компании работает большое количество сотрудников, то начинать оформление графика желательно еще осенью.
Если установленные законом сроки нарушаются, то субъект бизнеса может ь привлечен к административной ответственности.
Внимание! Составленный график будет действовать один год. Таким образом, производить оформление нового документа необходимо ежегодно. Это, в первую очередь, зависит от того, что право на получение отпуска работником устанавливается в пределах одного года.
С 2019 года при составлении графика отпусков необходимо учитывать одно нововведение — в число работников, которые имеют приоритетное право в выборе периода отдыха, вошли многодетные отцы и матери (3 ребенка и больше) возрастом до 12 лет.
Все остальные правила оформления графика, которые действовали ранее, необходимо использовать и в этом году.
Скачать бланк формы Т-7 на 2022 год
Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7
Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.
Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.
В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.
Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.
После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.
График отпусков выглядит как большая таблица, в которую построчно записывается информация об отпуске каждого работника. Оформление таблицы происходит таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого — шел перечень должностей, которые входят в данное подразделение.
- В графе 1 записывается название подразделения.
- В графу 2 заносится наименование должности, как она указана в штатном расписании.
- В графах 3 и 4 отражается ФИО сотрудника, а также его номер по табелю.
- В графе 5 отражается количество дней отпуска, которые предоставляются работнику в этом году.
В графу 6 необходимо занести дату, когда работник захотел уйти на отдых. В следующую графу 7 записывается день, когда он фактически отправился в отпуск.
Если происходит перенос периода отдыха на иную дату, то в графу 8 требуется занести реквизиты приказа, которым был зафиксирован данный перенос. При этом в графе 9 необходимо проставить новую дату начала отдыха.
Графа 10 является свободной. В ней можно делать различные отметки, к примеру был ли отпуск перенесен, либо работника пришлось отозвать из отпуска.
Приказ на отпуск с последующим увольнением образец
Полностью оформленный график необходимо подписать руководителю кадрового отдела.
Как утвердить
Утверждение графика, по которому работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, предполагает соблюдение следующей процедуры:
- Разработка и составление отделом кадров по согласованию с работниками компании графика отпусков. Включается как основной отпуск, так и дополнительный.
- Подготовленный график отпуска нужно отправить на согласование профсоюзному органу, если он есть. К графику прикладывается сопроводительное письмо.
- Профсоюз должен рассмотреть поступивший к нему график и после этого внести мотивированное решение.
- При получении отрицательного решения по графику, проводятся с профсоюзным органом переговоры по согласованию данного плана.
- После рассмотрения графика профсоюзом, его необходимо утвердить в срок до 17 декабря, то есть за две недели до начала нового года. Для ввода может использоваться приказ об утверждении графика либо проставление грифа утверждения. Оформление приказа является предпочтительным способом, так в этом документе можно предусмотреть обозначение ответственных должностных лиц. Этот документ также издается не позже, чем за две недели до конца года.
В каком случае вносятся изменения в график
Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.
Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.
Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.
Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:
- Если у работника наступает период нетрудоспособности.
- В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.
Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.
Внимание! Администрация может произвести перенос отпуск работника, если в этом возникнет производственная необходимость, грозящая приостановке работе предприятия или создания аварийной и чрезвычайной ситуации. Но при этом устанавливается, что у работника нужно получить согласие.
Образец графика отпусков на 2022 год ☀️
Планирование отпусков позволяет работодателю прогнозировать отсутствие работников на рабочих местах и исключить ситуации, когда это может негативно сказаться на рабочем процессе. Для этого заблаговременно составляется график отпусков на предстоящий календарный год.
Работодатель в течение года обязан предоставить своим сотрудникам возможность отдохнуть. Для этого трудовым законодательством предусмотрены очередные оплачиваемые отпуска. График отпусков – это внутренний документ организации, позволяющий учитывать интересы и работодателя, и трудового коллектива.
В документе содержатся сведения о том, когда каждый из работников планирует выйти в отпуск и вернуться к работе. При этом должны быть предусмотрены ситуации, исключающие прерывание производственного процесса.
Очередность предоставления очередных отпусков закреплена статьей 123 ТК.
К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.
Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.
Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.
Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:
- от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
- 30-50 тысяч рублей для организации.
Решение кадровых вопросов является обязанностью соответствующей структурной единицы организации. График отпусков – документ, регулирующий кадровые моменты, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Поэтому планированием отпусков и составлением графика должен заниматься специалист по кадрам или работник, назначенный приказом на исполнение таких функций.
Правила составления
График отпусков, правила составления и утверждения в 2022 году, скачать бесплатно бланк и образец формы Т-7
Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.
В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.
Нормативная база
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).
Обязательно ли применять унифицированную форму
Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.
На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.
Скачать бесплатно бланк Т-7
Новые разъяснения чиновников про график отпусков
Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задавались работодатели, составляя график отпусков на 2022 год.
График отпусков на 2022 год : скачать в excel и ворд
График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Обязанностью работодателя является ежегодное составление и утверждение этого графика. О том, что собой представляет этот документ, а также скачать график отпусков в excel или ворд — в этой статье.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность составляет 28 календарных дней. Работники, которые трудятся в особых или вредных условиях труда, имеют право на дополнительный отпуск. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на основании графика отпусков и (или) заявления на отпуск.
График отпусков это:
График отпусков — это локальный нормативный акт. В нем определен порядок предоставления отпусков всем сотрудникам. В соответствии со ст. 123 ч. 2 Трудового кодекса Российской Федерации, график отпусков является обязательным документом. Его наличие проверяет трудовая инспекция.
Следует заметить, что график отпусков является обязательным не для всех работодателей. Не утверждать график могут микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, и в том числе графика отпусков.
При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст.
309.1, ст. 309.2 ТК РФ .
По нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. То есть график отпусков на 2022 год должен быть утвержден до 17 декабря 2021 года включительно. Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Штрафы за отсутствие графика отпусков у работодателя:
- для юридических лиц — от 30000,00 до 50000,00 рублей;
- для индивидуальных предпринимателей — от 1000,00 до 5000,00 рублей;
- для должностных лиц — от 1000,00 до 5000,00 рублей.
Такие размеры административной ответственности указаны в ст. 5.27 п. 1 КоАП Российской Федерации.
При выявлении повторного нарушения, размеры штрафов такие:
- для индивидуальных предпринимателей — от 10000,00 до 20000,00 рублей;
- для юридических лиц — от 50000,00 до 70000,00 рублей;
- для должностных лиц — от 10000,00 до 20000,00 рублей.
В соответствии со ст. 5.27 п. 2 КоАП РФ, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет.
График отпусков позволяет:
- своевременно оформить отпуск и выплатить отпускные в полном объеме (отпускные перечисляют за три дня до начала отпуска);
- заранее найти сотруднику, уходящему в отпуск, замену;
- следить за правильностью предоставления отпусков сотрудников, а также не допускать накопления неиспользованных отпускных дней.
Неиспользованный отпуск переходит на следующий год. Работник может использовать его после согласования с работодателем. В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель извещает сотрудника о времени отпуска за две недели до его начала.
Утверждение графика отпусков
После составления документа, работодатель обязан его утвердить. Для этого необходимо издать приказ. Законодательство не регламентирует его форму. Поэтому каждый работодатель составляет документ с учетом определенных рекомендаций.
В приказе об утверждении графика отпусков должна присутствовать следующая информация:
- данные о работодателе (наименование, адрес);
- номер и дата приказа в соответствии с внутренним документооборотом;
- основание для составления приказа (ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации);
- факт утверждения графика отпусков на определенный год;
- сведения о лицах, ответственных за составление и утверждение графика отпусков;
- рекомендации сотрудникам бухгалтерии о сроках начисления отпускных.
Работодатель обязан утверждать график отпусков не позднее, чем за две недели до начала следующего года. Если этот день выпадает на выходной или праздник, утверждение производят в первый рабочий день после них.
Форма графика отпусков
Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:
- самостоятельно разработанную форму;
- унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Скачать бланк графика отпусков в Excel (форма Т-7).
Скачать бланк графика отпусков в ворде (форма Т-7).
При разработке своей формы графика отпусков не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий проверяющих органов.
Как правильно составить график отпусков
График отпусков на 2022 год должен учитывать пожелания и права каждого сотрудника. Право на первоочередной выбор периода отпуска принадлежит таким категориям сотрудников:
- Пострадавшим в результате аварии на ЧАЭС и других катастрофах, связанных с любыми видами ядерных установок (закон №1244-1 от 15.05.1991 года).
- Женщинам и опекунам, которые воспитывают трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
- Работникам в возраст до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
График отпусков на 2023 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец
Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники («Роструд сообщил, можно ли заставить работника уйти в отпуск»). При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.
На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Заполните график (форма Т‑7) и приказ на отпуск (форма Т‑6) по готовым шаблонам Заполнить бесплатно
Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Сделать это надо в срок не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. «Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных»).
Бесплатно рассчитать средний заработок по действующим правилам
Совет
Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.
Что учесть при планировании отпусков
Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто.
Чтобы составить график, надо запросить у каждого сотрудника информацию о планируемых датах отдыха. При этом нужно учесть, что некоторые сотрудники имеют право на отпуск в любое удобное им время (категории таких работников указаны, в частности, в ст. 262.2, ч. 2 ст. 125, ст. 260, ст. 267, ст. 262.1 ТК РФ).
Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ.
В нем указываются лица, ответственные за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.
При планировании отпусков нужно учитывать следующее.
В график необходимо включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № ПГ/03709-6-1). Это значит, что в нем нужно указать сведения и по тем работникам, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321).
Кроме того, следует учесть и тех сотрудников, которые работают дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.21 № ПГ/12255-6-1, см. «Нужно ли включать дистанционных работников в график отпусков: ответ Роструда»).
Также в график вносятся очередные отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.
Сформировать и сдать в ФСС документы для выплаты пособий Сдать бесплатно
Работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, можно не учитывать, если этот отпуск продлится весь следующий календарный год. Однако, в Роструде предупреждают, что работник вправе в любой момент прервать «детский» отпуск.
Поэтому, таких сотрудников все же нужно включать в график. То же самое касается лиц, отстраненных от работы на основании статьи 76 ТК РФ. Их надо учесть, так как причина отстранения может быть устранена в любое время (см.
«Каких работников следует включить в график отпусков: ответ Роструда»).
Сведения о совместителях можно в график не вносить. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков (ст. 115 ТК РФ) в график надо включить также сведения о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ст. 116 — 119 ТК РФ).
Кроме этого, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0).
Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый. Добавим, что учесть в графике нужно в том числе и неиспользованные дополнительные отпуска за вредные условия труда (см.
«Роструд сообщил, сгорает ли отпуск, предоставленный «за вредность»»).
Внимание!
Отпуска без сохранения заработной платы и учебные отпуска в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.
Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно
Утверждение графика отпусков
Обычно график подписывает руководитель организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов».
На момент утверждения формы № Т-7 графы 1 — 6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости).
Составленный, но еще не утвержденный документ подписывает руководитель кадровой службы, а при его отсутствии — сотрудник, ответственный за изготовление документа.
Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.
Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата.
Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель.
То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2023 год — пятница, 16 декабря 2022 года.
В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.
Внимание!
Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт.
А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда (а на практике такое случае нередко — см.
постановление Верховного суда Республики Татарстан от 13.06.18 № 4а-575/2018 и решение Верховного суда Удмуртской Республики от 02.07.18 по делу № 7-215/2018), лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком.
Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.
Добавим, что если компания перешла на электронный кадровый документооборот, то ознакомить сотрудников с графиком отпусков можно в электронном виде (с использованием электронной подписи). Никакого запрета на этот счет в статьях 22.1— 22.3 ТК РФ не содержится. При этом такой способ ознакомления работников с графиком нужно закрепить в локальном нормативном акте.
Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность
Как вносить изменения в график отпусков
Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника (например, если он заболел перед началом отдыха, см. «В Роструде напомнили о том, как предоставлять отпуск заболевшему работнику»).
В подобных ситуациях изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время. См. «Роструд разъяснил, как предоставить работнику отпуск вне графика».
Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. «Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14‑дневной части отпуска»).
Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва.
Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.
Важно
Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован и законодательно такая обязанность не установлена.
Поэтому оштрафовать работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров нельзя.
Однако во избежание ошибок при предоставлении отпусков новым сотрудникам мы рекомендуем составлять на них отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Особенности графика отпусков в 2023 году
При составлении графика на 2023 год нужно учесть постановление правительства РФ от 29.08.22 № 1505. В нем установлено, что в 2023 году будут перенесены следующие выходные дни: с воскресенья 1 января на пятницу 24 февраля; с воскресенья 8 января на понедельник 8 мая. Также см. «Утвержден календарь выходных и рабочих дней на 2023 год».
При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 1 и 8 января являются нерабочими праздничными днями.
Поэтому если отпуск приходится на 1 или 8 января 2023 года, то, несмотря на перенос, эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически сдвигается.
Обоснование следующее: постановлением правительства перенесены не праздничные, а именно выходные дни, на которые выпали праздники. Другими словами, даже с учетом переноса 1 и 8 января остаются праздничными днями.
Справка
К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).
Срок хранения графика отпусков
Этот срок составляет три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»).
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.
Важно
Микропредприятия вправе заменить график отпусков на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора.
Но только при условии, если такой договор составлен по типовой форме (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Типовая форма трудового договора утверждена постановлением правительства РФ от 27.08.16 № 858.
Ответственность за «трудовые» нарушения установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно
Образец заполнения унифицированной формы Т-7
Скачать образец заполнения
Файл XLS
Бланк графика отпусков
В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря.
Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года.
Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.