Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приеме на работу. Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.
Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:
- Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
- Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.
- Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.
Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.
Основания для заполнения формы Т-2
Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:
- приказ о приеме на работу;
- документ, удостоверяющего личность;
- трудовая книжка;
- СНИЛС;
- ИНН;
- военный билет;
- диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
- другие документы (при необходимости).
Особенности заполнение личной карточки работника
Раздел I
- П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
- П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.
- П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.
Раздел II
На граждан, находящихся в запасе:
- П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
- П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
- П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.
- П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные. Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».
- П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву:
- П. 1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.
- П. 2 – указывается «подлежит призыву».
- П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.
Раздел III
Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.
В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.
Раздел VIII
Содержит сведения об отпусках сотрудника.
Раздел IX
Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.
Раздел Х
В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.
Бланк личной карточки работника
- Унифицированная форма Т-2 (скачать бланк).
- Унифицированная форма Т-2ГС (скачать бланк).
- Унифицированная форма Т-4 (скачать бланк).
Образец заполнения личной карточки по форме Т-2
Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:
Скачать образец
Пожалуйста, оцените информацию, если она была вам полезна:
Бланк личная карточка работника форма Т-2, скачать бесплатно образец заполнения
Организации должны вести личные карточки работников – это базовый документ кадрового учёта. Его форма утверждена Госкомстатом РФ от 5 января 2004 года (постановление № 1).
И хотя с 2013 года обязанность заполнять именно стандартные формы учётных документов отменена (их можно разработать самостоятельно), многие работодатели продолжают использовать утверждённые варианты. Рассмотрим, как заполняется личная карточка работника – бланк Т-2 из этого постановления.
Бланк личной карточки работника по форме Т-2 – скачать бесплатно
Форма состоит из 4 страниц, данные которых сгруппированы в 11 разделов. Первично она заполняется кадровой службой при найме работника (как минимум разделы 1-3), далее в неё вносятся записи в процессе трудовой деятельности и при увольнении. Образец заполнения карточки можно найти в конце статьи.
Начало документа
Перед началом заполнения разделов отражается базовая информация в шапке. Здесь надо указать:
- наименование организации;
- код ОКПО;
- дату заполнения;
- табельный номер работника (присваивается при трудоустройстве);
- ИНН;
- СНИЛС;
- первую букву фамилии в поле «Алфавит»;
- характер деятельности (нанят человек на постоянную работу или временно);
- пол.
Общие сведения
В первом разделе карточки отражается общая информация, поэтому он самый объёмный – в нём 12 пунктов. Перед ними вносится номер и дата договора с работником. Некоторые сведения в этом блоке вносятся с кодами по различным классификаторам.
Рассмотрим заполнение раздела по пунктам:
- Фамилия, имя, отчество.
- Дата рождения.
- Место рождения (название населённого пункта и ОКАТО).
- Гражданство – наименование страны и код по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН). В отношении граждан РФ указывается код «02/1». Часть кода до знака «/» означает раздел ОКИН, в котором содержатся нужные данные. То есть в приведенном примере «02» – код раздела о гражданстве, 1 – Россия.
- Данные о знании иностранного языка – наименование и степень владения. Заполняются прописью и по ОКИН. Например, если работник владеет английским на уровне чтения и перевода со словарем, то ставится код «04/016 05/1». Здесь «04/016» – это код английского языка, «05/1» – код владения со словарем.
- Образование. Нужно выбрать один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Также вписывается код по ОКИН. Например, высшее профессиональное образование – это код «30/07». Ниже в полях следует указать название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного им документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность и её код по классификатору ОКСО.
- Профессия и её код по классификатору ОКПДТР. Если есть дополнительные профессии, их нужно также отразить в этом разделе.
- Общий стаж на дату начала работы в организации в годах, месяцах и днях из Трудовой книжки. Рекомендуется при принятии на работу заполнить поля карандашом, поскольку на момент увольнения стаж изменится.
- Семейное положение – сведения о браке. Формулировку и код надо взять из ОКИН. Например, для женатого мужчины указывается «Состоит в зарегистрированном браке» и ставится код «10/2».
- Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
- Данные паспорта.
- Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.
Сведения о воинском учёте
Если на работу принимается военнообязанный (находящийся в запасе или будущий призывник), он должен представить в кадровую службу военный билет или заменяющий его документ. В раздел 2 личной карточки такого работника вносится информация о воинском учёте. Порядок заполнения таков:
- Категория запаса. Заполняется в отношении отслуживших, кроме офицеров запаса. Ставится код «1» или «2» по данным предоставленного документа.
- Воинское звание. Указывается звание из билета, а для тех, кто ещё не служит в армии – «подлежит призыву».
- Состав (профиль). Заполняется на отслуживших лиц. Указывается состав из военного билета – «Солдат», «Прапорщик», в отношении офицеров указывается профиль.
- Полное кодовое обозначение ВУС. Для отслуживших лиц указывается код военно-учётной специальности.
- Категория годности к военной службе. Отражается буквенный код категории годности (А, Б, В, Г или Д).
- Наименование военного комиссариата по месту жительства, в котором работник состоит на учёте.
- Состоит на воинском учёте. Запись делается карандашом. Поле заполняется только при наличии в билете отметки о мобилизации или удостоверения о брони на период мобилизации и на военное время.
- Отметка о снятии с воинского учёта. В отношении не состоящих на учёте лиц указывается информация о снятии с учёта по возрасту или по состоянию здоровья.
Приём на работу, переводы на другую работу
Данные в разделе заполняются на основе трудового договора, приказов о приёме или переводе. Первоначально делается при найме. В графах таблицы отражают:
- Дату принятия на работу.
- Структурное подразделение (отдел), куда принят сотрудник.
- Должность, специальность или профессию с указанием разряда, класса квалификации, если они установлены.
- Тарифную ставку или оклад, премию.
- Основание. Указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
- Подпись сотрудника.
При переводах (кроме временных) указанный раздел личной карточки заполняется так же. Сделать запись необходимо в течение недели, сотрудник должен поставить подпись.
Аттестация
Раздел об аттестации заполняется только в случае, если она проводится в период работы в организации. В полях нужно отразить дату проведения аттестации, решение комиссии, а также дату и номер протокола заседания. Основание – дата и номер приказа о проведении аттестации.
Повышение квалификации
Сведения вносятся на основании документа о повышении квалификации, если оно проводилось. На обучение работника обычно направляет организация, либо он может повысить квалификацию по своей инициативе.
В любом случае сведения об этом должны быть внесены в личную карточку. Отражаются даты начала и окончания учебы, вид повышения квалификации, наименование заведения и место его нахождения, сведения из полученного удостоверения или свидетельства.
Основание – реквизиты приказа руководителя о направлении работника на обучение.
Профессиональная переподготовка
Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.
В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).
В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.
Награды (поощрения), почётные звания
В разделе отражаются государственные награды и звания, а также поощрения от работодателя. Здесь указывают название награды, наименование наградного документа, его номер и дату. Если у сотрудника есть награды на момент приема на работу, информация о них вносится в личную карточку на основании записей в трудовой книжке.
Отпуск
В этом блоке нужно отражать как ежегодный оплачиваемый отпуск, так и все прочие его виды – учебный, неоплачиваемый и иные. В графах отражаются такие данные:
- Вид отпуска. Если берётся только часть ежегодного отпуска, это надо отметить.
- Период работы – рабочий год, за который предоставляется отпуск.
- Количество дней отпуска.
- Дата начала и окончания отпуска.
- Основание – график отпусков или приказ об отпуске.
Социальные льготы
Если работнику по закону положены льготы, информация о них отражается в личной карточке. Подтвердить право на льготу сотрудник должен документом, например, справкой об инвалидности. В полях раздела указывается наименование льготы и данные документа, а качестве основания – закон, в соответствии с которым она предоставляется.
Дополнительные сведения
В строки данного раздела вносят информацию, которая может быть важной для работодателя, однако для её отражения нет специального раздела. Например, сведения о наличии водительских прав и их категории.
Основание прекращения трудового договора
Этот раздел заполняется при увольнении. Вписывается основание расторжения трудовых отношений – статья и пункт Трудового кодекса, а также дата увольнения и реквизиты приказа. На этом отражение данных в личной карточке работника по форме Т-2 окончено. Образец заполнения можно скачать по ссылке ниже.
Скачать бесплатно заполненный бланк Т2
Подписать документ должны два человека: сотрудник кадровой службы или лицо, выполняющее его функции (с указанием должности) и работник. Карточки уволенных сотрудников помещают отдельно от карточек тех лиц, которые трудятся в данный момент, и хранят в течение 75 лет.
В заключение несколько слов о совместителях. Очень часто специалисты по кадрам не считают, что на них нужно оформлять личные карточки. При этом рассуждают так: запись в Трудовую книжку делается по основному месту работы, а раз нет записи в ТК, то и карточку делать не нужно.
Однако это неверно. Личная карточка предназначена для кадрового учёта, и в ней, как мы указали выше, содержится разнообразная информация о человеке. И это не только относящиеся к стажу сведения из трудовой книжки.
Поэтому заводить форму Т-2 следует, в том числе, и на совместителей.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк
Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности.
Карточка составляется в первый рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.
Унифицированная форма личной карточки (форма Т-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1.
Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Ранее вести личные карточки на всех сотрудников организаций следовано на основании пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Однако этот документ утратил силу с 1 сентября 2021 года.
С указанной даты действует порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки сотрудников и переносить в них записи из трудовых книжек.
Соответственно, сейчас организации и ИП вправе самостоятельно решать, заводить ли карточки на работников.
Кроме того, ранее форма Т-2 являлась документом воинского учета. Этот документ могли проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления. С 8 января 2022 года организации должны вести воинский учет в соответствии с новой Инструкцией, утвержденной приказом Минобороны от 22.11.
21 № 700. Сведения на призывников и военнообязанных теперь вносятсяв специальную форму № 10, которая называется «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету» (бланк приведен в приложении № 22 к Инструкции № 700). Подробнее см.
«Для ведения воинского учета в организациях утвержден новый документ».
Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно
Тем не менее, для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов). Поэтому многие работодатели продолжают заполнять форму Т-2.
Что содержит личная карточка Т-2
В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении.
Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.
Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.
Особенности заполнения личной карточки сотрудника
Форма Т-2 предусматривает, что некоторые сведения работник заверяет собственноручной подписью.
Так, при оформлении на работу сотрудник проверяет правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись.
В период работы в организации подписью сотрудника заверяются записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.
Но, как было сказано выше, приказ № 320н не требует переносить в форму Т-2 сведения из трудовой книжки, и знакомить с ними работников. В связи с этим Роструд разъяснил, что работодатель вправе сам установить, будут ли работники ознакомлены под роспись с записями, сделанными в карточке (см. «Роструд разъяснил, можно ли вести личную карточку Т‑2 в электронном виде»).
Если сотрудник трудится дистанционно, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено.
Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП. Подробнее см.
«Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»».
Составить и распечатать трудовой договор
Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:
- внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
- документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.
Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения.
Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»).
Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1).
Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов.
А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе.
Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.
При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).
На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.
В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».
Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом.
Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии.
А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Раздел «Дополнительные сведения» формы Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках.
Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах.
Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.
Ошибки при заполнении формы Т-2
Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные.
Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).
Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.
Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения.
Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений.
Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.
- Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
- Образец заполнения личной карточки Т-2
- Скачать бланк личной карточки Т-2
Хранение карточек Т-2
Форма Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы Т-2.
Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.
После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет.
Если же сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; см.
«Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»).
А как быть, если после 1 сентября 2021 года в организации был издан приказ о прекращении ведения личных карточек по форме Т-2? Нужно ли обеспечивать сохранность карточек, которые были заведены до этой даты? Да, нужно.
Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Сроки хранения документов по личному составу, законченных делопроизводством:
Также нужно иметь в виду следующее. Если организация не отказалась от карточек Т-2 (то есть не был издан соответствующий приказ), проверяющие из трудинспекции вправе запросить эту форму при проверке (см. «Может ли инспекция труда запросить личные карточки работников: ответ Роструда»).
Корректное оформление документа поможет избежать претензий со стороны контролеров. Кроме того, при правильном ведении карточки работников могут стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений.
Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.
Личная карточка работника Т-2. Кому нужно ее вести в 2022
Ксения Корчагина, юрист
В статье разбираемся, как оформить отказ от ведения карточек Т-2, можно ли уничтожить Т-2 уволенных сотрудников, где теперь фиксировать отпуска. Как правильно заполнять Т-2, если решили от них не отказываться.
С 1 сентября 2021 личные карточки сотрудников формы Т-2 не обязательны для оформления. Это связано с отменой Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства 225 от 16.04.2004.
По п. 12 отмененных Правил работодатель был обязан знакомить работника под роспись в его личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе и увольнении.
Теперь применяются новые Правила, утвержденные Постановлением Правительства 320н от 19.05.2021. Они не упоминают личную карточку и не обязывают работодателя знакомить работника с записями в трудовой книжке по форме Т-2.
Правила 225 отменили, но автоматическая отмена карточек не произошла. Надо издать приказ об отказе от ведения Т-2. А если обязанность по ведению Т-2 упоминается где-то в локальных актах компании, тогда их тоже надо изменить.
Приказ об отказе от ведения личных карточек
В приказе указывают дату, с которой прекращают ведение карточек на действующих работников и отказываются от оформления карточек на новых сотрудников.
Оформлять приказ рекомендовал Роструд на своем официальном сайте при ответе на вопрос № 153572 от 30.08.2021.
Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО
Локальные нормативные акты компании
Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках могут предусматривать обязательное ведение Т-2 работодателем.
Исключить ненужное условие из локального акта можно 2 способами: издать новую редакцию ЛНА или приказ.
С новой редакцией ЛНА или приказом работников нужно ознакомить «под роспись». Это требование ст. 22 ТК РФ.
Ознакомить можно за пару кликов электронно, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот.
5 из 10 опрошенных мною работодателей не отказались от бумажных Т-2. Вот их основные аргументы за продолжение ведения Т-2.
1. По Т-2 удобно учитывать отпуска
За. В бумажной карточке Т-2 есть специальный раздел «Отпуск». В нем удобно фиксировать отпуска, особенно когда есть не только основные, но и дополнительные отпуска — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.
Против. Кадровик тратит время и деньги на заполнение Т-2, на поиск бумаг, на их хранение. Учитывать все виды отпусков можно электронно.
Например, в СБИС на 1 экране кадровик увидит все отпуска сотрудника за несколько лет работы, приказы по каждому из отпусков, проконтролирует, был ли работник в этом году в непрерывном 14-дневном отпуске, как это требует ст. 125 ТК РФ. И, если нужно, распечатает электронную Т-2.
2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку
За. В карточку Т-2 можно вписать личную информацию о работнике и не получать у него согласие на обработку персональных данных. Например, указать номер диплома об образовании, чтобы знать квалификацию работника. Год рождения детей для распределения новогодних подарков. Адрес для переписки. Роскомнадзор подтверждал это в разъяснениях от 14.12.2012.
Против. Форма Т-2 перестала быть обязательной. Поэтому у новых сотрудников придется получать согласие на обработку персданных вне зависимости от того, ведете вы Т-2 на бумаге или нет.
3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде
За. Вот пример решения суда, когда форма Т-2 помогла работодателю отбить 3,5 млн рублей за неиспользованные дни отпуска. Личная карточка стала дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства по предоставлению отпусков.
Суть спора. После увольнения работник обратился в суд и потребовал выплаты компенсации за неиспользованные 321 день отпуска, проценты за просрочку выплаты и моральный вред.
Аргументы работодателя. Ответчик принес в суд карточки сотрудника формы Т-2, приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы.
Решение суда. Суд работнику отказал. Принял во внимание документы и посчитал недоказанным неполную выплату работнику компенсации за неиспользованный отпуск. См. Определение 3 КСОЮ от 18.08.2021 по делу 88-10826/2021.
Против. На наш взгляд, подписанные с работником приказы также подтверждают предоставление отпусков. Главное быстро такие приказы собрать и предоставить в суд. При электронном кадровом документообороте кадровику понадобится пара кликов, чтобы заглянуть в кадровый архив и распечатать электронные приказы об отпусках за несколько лет.
Узнать больше про электронные кадровые архивы
«Бумажные Т-2 исчезнут во всех компаниях в ближайшие 5–10 лет. Я каждый день наблюдаю, как крупнейшие работодатели страны переводят кадровые документы в электронный вид и полностью отказываются от бумаг. У бумажных Т-2 нет будущего», — считает Михаил Ефимов, эксперт компании «Тензор» по автоматизации кадровых процессов.
Унифицированная форма личной карточки работника установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для государственных (муниципальных) служащих разработана форма Т-2ГС(МС).
Скачать форму личной карточки Т-2. Скачать бланк личной карточки Т-2ГС(МС).
Вот популярные вопросы, которые возникают при заполнении личной карточки.
Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»
Графу о браке заполняют только на основании официальных документов. Поэтому статус «незарегистрированный брак» не корректен.
Статус «не женат» не используют. Как правило, указывают «холост» для мужчин и «не замужем» для женщин.
Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей
Форма предусматривает только «год рождения». Если укажете дату и месяц рождения, это будет избыточная информация. Сбор избыточной информации контролирует Роскомнадзор. Какие штрафы ожидают работодателей за нарушения закона о персональных данных — читайте в нашей статье.
В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска
Для оформления отпусков кадровики заводят дополнительные вкладные листки в карточку Т-2, вкладыши. Это актуально, когда работник трудится несколько лет и в Т-2 заканчивается место для заполнения отпусков. Форму вкладного листа работодатель имеет право утвердить приказом.
Скачайте пример вкладыша в личную карточку для отпуска и переводов.
Оформлять ли карточку на совместителя
Т-2 предусматривает выбор вида работы «основная» или «по совместительству». Остальные графы заполняются так же, как для основных работников. Поэтому при необходимости вы можете завести на внешнего совместителя личную карточку Т-2. Но с 01.09.2021 делать это не обязательно.
Личные карточки уволенных сотрудников надо хранить 50 лет. Срок установлен в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019.
Карточки работников, уволенных до 19.02.2020, хранят еще дольше — 75 лет. Такой срок установлен действовавшими в тот период Приказом Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказом Главархива СССР от 15.08.1988.
- Оштрафуют ли за неправильное ведение карточек Т-2 в прошлые годы?За ошибки в Т-2, допущенные до отмены личных карточек, могут оштрафовать только в течение года, то есть до 01.09.2022.Это связано с тем, что за неправильное ведение Т-2 инспекция труда штрафовала по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Срок давности по этой статье 1 год. Правила 225, которые обязывали вести Т-2, отменили с 01.09.2021.
- Как наказывают за ошибки в Т-2, допущенные после 01.09.2021?Не наказывают.Раньше за ошибки в Т-2 штрафовали по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ «за нарушение трудового законодательства». После отмены Правил 225 у инспекций труда нет оснований для привлечения к ответственности по этой статье.
- Можем продолжать вести Т-2, но не подписывать у работников?Можно.Вести или не вести Т-2 работодатель решает сам. Инспекции труда больше не контролируют правильность заполнение Т-2. «Не подлежит контролю ведение работодателями указанных личных карточек», — пояснил Минтруд в письме 14-6/В-1487 от 24.12.2021.
- Мы решили продолжать вести Т-2. Мы обязаны использовать унифицированную форму или можем разработать собственную?Компания имеет право применять любую форму карточек, в том числе разработать и утвердить собственную. Это разрешили еще в 2013 году.Унифицированная форма личной карточки сотрудника Т-2 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года. Поскольку изменилась ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от 06.12.2011 и работодатель получил право утверждать собственную форму личной карточки и других первичных учетных документов.
Личная карточка работника Т-2
Личная карточка работника – это документ унифицированной формы № Т-2, который заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Правила заполнения личной карточки работника Т-2
Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.
Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:
- заключенный с работником трудовой договор;
- приказ о приеме на работу;
- паспорт (или иной документ удостоверения личности);
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об образовании, квалификации или наличии специальных званий;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником. В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.
Правила заполнения формы № Т-2
1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
- 3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
- 4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
- 5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
- 6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
- 7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
- 8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». При указании места рождения нужно учитывать следующее: – длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
– районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.; слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
10) Код места жительства