Если выдан вкладыш в трудовую книжку

В России незаменимым документом, отражающим хронологию деятельности взрослого работоспособного населения, признан особый вид полиграфической продукции. У людей, быстро меняющих места производства, или обладающих огромным стажем, чаще других появляется возможность оформить вкладыш в трудовую книжку. Он считается ее продолжением и выполняет аналогичные функции. Процедура введения необходимых данных и порядок движения этих документов регулируется законом.

Заведение вкладыша в трудовую книжку

Данный формуляр гражданин получает во время первого устройства в учреждение, и затем он становится вместилищем информации о смене мест работы, продвижении по карьерной лестнице, или получении наград и поощрений. Когда пустого пространства на разворотах разделов не остается, кадровый служащий обязан подшить к основному документу несколько дополнительных страниц, скрепленных между собой.

Вкладыш: что это такое

Вкладыш – это особый вид печатной продукции, абсолютно схожий с трудовой книжкой и отличающийся названием, более низким качеством листов и их оттенком.

Он эффективно дополняет основной формуляр, а его структура утверждена Постановлением за № 225 Правительства РФ от 16.04.2003 г.

Многостраничная брошюра выступает в роли продолжения книжки, и предъявляется только вместе с ней, поэтому не может оформляться отдельно, поскольку не будет иметь юридической силы.

Каждый отдельный вкладыш последней модификации выпускается как брошюра и учитывается при составлении отчетов. Он имеет номер и серию, вносимую при регистрации. Как и в основной книге, здесь содержится два раздела.

Первый насчитывает 9 разворотов, куда вводятся сведения о продвижении по службе, перемещениях на работе. Второй имеет 8 пар смежных страниц, и отражает информацию о награждениях.

Каждая пара расчерчена на 4 графы, куда заносятся данные:

1. Нумерация событий.
2. Дата введения информации.
3. Сведения о том, когда сотрудник поступил на работу, уволился, перешел на другую должность или место.
4. Основание для внесения записи (указ, норматив, распоряжение).

Совет! Для защиты уже заполненных полей от исправлений представитель ОК может применять специальные средства – голограммы. Однако такие операции носят вольный характер, поэтому  использование этих отличительных знаков не считается обязательным.

Причины и порядок выдачи

Книга, содержащая информацию о трудовой деятельности человека, является самостоятельным видом документации. Ее дееспособность признается во всех организациях и компаниях, действующих в России.

Бланк-брошюра, наоборот, является только приложением к основному формуляру и считается обычной бумажкой отдельно от него.

Вкладыш должен быть подшит в трудовую книжку, но при этом нужно знать, как оформить эту операцию.

1. Работодатель извещает сотрудника, поскольку без его ведома присоединение бланка не считается законным.
2. Последний пишет заявление, и отдает его на рассмотрение руководства.
3. В случае одобрения составляется распорядительный акт (например, приказ), где указываются реквизиты организации или компании, основание (письменная просьба работника), а также номер, серия и день выдачи бланка-приложения.
4. Руководитель подписывает приказ и назначает полномочного представителя, обязанного выполнить данную процедуру.
5. После окончания процесса оповещают сотрудника о том, что вкладыш оформлен, и присоединяется к книге о труде. Следует учесть, что он должен соответствовать действующему образцу, даже если основной документ был выдан несколько десятков лет назад.

Вся информация фиксируется сотрудником ОК. Для таких целей существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша. Позже скрепленные брошюрки помещают в хранилище

Правила оформления

Бланк вкладыш в трудовую книжку является официальным приложением. Учитывая значимость используемых документов, был принят Порядок их оформления, ведения и учета . Однако в нем, равно как и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда, отсутствуют правила заполнения бланка-приложения. Но многолетняя практика позволяет четко выполнять данную процедуру.

На первой странице фиксируются основные сведения о владельце. Они обязаны в точности дублировать данные, которые указаны в первичной документации:

• Имя, Фамилию, Отчество;
• место, число, год рождения;
• информацию об образовании, (наличии аттестата, диплома);
• специальность и профессия.

Внизу необходимо зафиксировать число, когда приложение было оформлено (то есть сделана первая запись), вписать фамилию, инициалы уполномоченного лица и его подпись. Расписаться обязан и сам хозяин документа.

Поскольку вкладыш призван продолжать полностью исписанную трудовую книжку, то он заполняется аналогично ей. Записи здесь следует нумеровать с учетом предыдущих событий.

Это позволит не нарушать очередности и сохранить сквозной счет.

В бланке-приложении, как и в самом документе о труде, не разрешается использовать сокращения слов. Все сведения нужно вписывать в полном объеме.

Распространенные ошибки и их исправление

Во время процедуры выдачи и оформления вкладыша руководитель, инспектор ОК, должностные лица способны допускать некоторые ошибки или неточности. Наиболее типичными считаются следующие.

1. Неправильное введение основной информации о владельце. Если нарушение выявляется на стадии заполнения бланка, он фиксируется как испорченный, а вместо него заводится другой.
2. Оформление новой трудовой вместо присоединения пустого бланка-приложения в действующий документ.
3. Бланк заведен ошибочно, но в основном формуляре уже выполнена отметка о совершении операции. Вкладыш отсоединяется, замечание аннулируется путем зачеркивания, а рядом вносятся пояснения, заверенные печатью и подписью уполномоченного сотрудника.

Внимание! Еще одной типичной ошибкой является попытка внесения сведений об уровне образования сотрудника, которые были актуальными при заполнении старых образцов. Согласно действующим нормам данные должны соответствовать тем, что указаны в документах первой очереди.

Способ закрепления вкладыша

После окончания процедуры оформления вкладыша, его необходимо надежно скрепить с трудовой книжкой. В ином варианте он становится ненастоящим и теряет юридическую силу.

Многие допускают ошибку, заменяя чистыми листами бланк-приложение или открывая новую трудовую книжку. Такие действия являются противозаконными и категорически запрещены.

Ответственность за них ложится на руководство учреждения.

1. В пустой вкладыш внести необходимые записи. Это делается для удобства письма.
2. Выбрать место присоединения. Обычно бланк пришивают между последним листом разворота и обложкой, хотя можно прикрепить его и в середине. Но такое расположение позволяет сохранять хронологию записей, и не путаться при проставлении нумерации.
3. Развернуть вкладыш посередине и на равном удалении сделать 4 прокола шилом. Такие же действия проделать и с книжкой. Отверстия должны располагаться симметрично.
4. Соединить бланк с основным документом, совместив проколы и следя за тем, чтобы края были идеально подогнаны.
5. Сквозь проколотые места нужно пропустить несколько раз иглу с ниткой, концы последней аккуратно вывести наружу и прочно связать узлом. Лишнее отрезать ножницами.

Шов должен быть надежным. Чтобы он не разошелся, можно наклеить небольшой стикер, на котором поставить штамп «Вкладыш» или написать « прошито и скреплено печатью». Некоторые для прочности заливают узелок сургучом. Для обеспечения надежности все способы хороши, главное – это удобство дальнейшего использования.

Важные нюансы

Несмотря на то, что присоединение вкладыша к основной книжке признано распространенной практикой, правила его ведения и порядок заполнения не отражены в нормативной документации. Из-за этого у руководства и полномочных лиц часто возникают различные сложности с его оформлением и учетом.

Выдача дубликата вкладыша

Нередки случаи, когда основная рабочая книжка потеряна, или  испорчена настолько, что не подлежит восстановлению. Ей на смену на предприятии выдается новая. Процедура выдачи такая.

Работник извещает письменным заявлением руководство текущего  места работы.

Не позднее 15 дней предоставляется другой документ с надписью «Дубликат», которая размещается с правой верхней стороны главного листа.

Воспроизведение утерянных данных происходит аналогично другим документам. Представитель ОК может просто вписать общий стаж. Одновременно сам трудящийся способен восстановить хронологию событий, посетив места прежней работы. Там руководство обязано обратиться к архиву для получения и внесения интересующей информации с указанием решений о приеме и увольнении.

Заведение нового вкладыша

Дополнительное вложение прикрепляется к трудовой книжке работника только когда обнаруживается отсутствие в ней строк для введения информации. Так как законом не установлено, сколько вкладышей можно подшивать к одному документу, то их число способно быть неограниченным.

Главное, чтобы каждый последующий был оформлен должным образом в соответствии с действующими нормами и в основном документе имелся штамп, подтверждающий факт вложения. Следует помнить, что при заполнении бланка-приложения нумерация должна продолжаться, а не начинаться с единицы.

Внесение платы за документ

Постановлением Правительства РФ за № 225 закреплен порядок приобретения и оплаты вкладышей в трудовую книжку, а также есть сведения о том, кто должен их покупать. Так, в п.

46 четко прописано, что вышеуказанные документы обязаны заказывать работодатели в специализированных типографиях. Оплата производится из бюджета организации или компании.

Однако допустимо, что купить полиграфическую продукцию могут и сами работники, поскольку их свободно можно взять и приобрести в магазинах канцтоваров.

Важно знать! Трудовая книжка выдается руководителем при первом устройстве гражданина на работу на бесплатной основе, тогда как за вкладыш с него взимается определенная плата. И она включает не цену по номиналу, а стоимость с учетом расходов, которые понесло предприятие при закупке и оформлении этих документов.

Исключение составляют ситуации, когда кадровый служащий допускает ошибку и портит купленный бланк. Он обязательно заменяется новым за счет руководства.

Новая трудовая или вкладыш: что выбрать

Согласно законодательству трудовая книжка призвана содержать хронологию деятельности и количество отработанных лет трудоспособных граждан. Об этом говорится и в Правилах ведения и учета основного формуляра. Указано также, что каждый работающий человек вправе иметь исключительно один экземпляр трудовой книжки, выдаваемой руководством во время приема в учреждение.

Если же все ее внутреннее содержимое наполнено до предела, и пустых строк для введения служебной информации не остается, работодатель обязан присоединить вкладыш,  и впоследствии оформить его и вести в том же порядке что и трудовую. Если же возникает необходимость, он имеет право выдавать неограниченное число бланков. Тогда слева в верхнем углу на внутренней поверхности титульного листа ставится печать, прописывается серия и номер нового приложения.

Заключение

После заполнения всех страниц трудовой книжки служебной информацией, единственно правильным решением  является присоединение вкладыша, который необходим для отображения хронологии событий и обеспечения надежности.

Другие варианты  в данном случае могут оказаться неправомочными. Приложение имеет законную силу только в сочетании с основным документом.

Иначе он считается недействительным и не может использоваться руководством предприятия или сотрудником.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку и как его заполнить

Время на прочтение: 4 минут(ы)

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку, в которой указывается весь его трудовой стаж. Благодаря этой системе, работодатель может наглядно увидеть, в каких сферах деятельности работал соискатель, а так же какой уровень опыта он имеет.

Сама трудовая книжка представляет собой небольшой документ, похожий на паспорт. Внутри указана личная информация владельца, наименования организаций, в которых он работал и причины увольнений из них. Если в трудовой книжке закончились страницы для заполнения, то для неё можно приобрести вкладыш. В данной статье способы оформления вкладыша и места для его приобретения.

Читайте инструкцию как восстановить трудовую книжку на этой странице.

Если страницы в трудовой книжке закончились, можно приобрести вкладыш

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

В случае если закончилась одна из граф трудовой книжки и дальнейшее заполнение не представляется возможным, появляется необходимость в приобретении вкладыша. Вкладыш вшивается в книжку и несет в себе те же функции, что и основной документ. Вкладыш невозможно использовать без наличия трудовой книжки.

Количество вкладышей может быть неограниченным. Если во вкладыш была внесена недостоверная информация, то документ аннулируется и изымается из трудовой книжки. Отметка об этом должна быть сделана на титульном листе основного документа.

Затем оформляется новый вкладыш, который регистрируется и заново вшивается в трудовую книжку.

Как оформить?

При приобретении вкладыша, в ТК ставится соответствующий штамп. На самом деле нет какого-то специального указа о том, где этот штамп должен стоят, поэтому обычно его ставят в правый верхний угол титульного листа. Там же указывается серийный номер вкладыша.

Все записи в трудовой книжке идут строго по порядку. По этому, при заполнении разделов во вкладыше, необходимо продолжать нумерацию с последней записи в основном документе. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки.

На титульном листе вкладыша должна быть поставлена печать организации, которая была ответственной за его выдачу. Если печать по каким-то причинам не проставлена, за ней следует обратиться к руководителю, так как без печати вкладыш становится недействительным.

На фото образец оформления вкладыша в трудовой книжке

На снимке образец записи «выдан вкладыш» в трудовой книжке

Для того, чтобы получить вкладыш, сперва нужно написать соответствующее заявление и отдать его руководителю. Стоит заметить, что стоимость вкладыша оплачивается работником и указывается в заявлении.

На фото образец заявления на оформление вкладыша

Как вшить?

Недопустимо, чтобы вкладыш просто лежал в трудовой книжке. Он становится действительным только в том случае, если являет собой одно целое с основным документом.

Обычно вкладыш вшивается после последней страницы трудовой книжки. Вшивая вкладыш, необходимо использовать пять проколов – меньшее количество является ненадежным.

Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

Показан процесс вшивания вкладыша на фото

На видео показано, каким образом можно вшить вкладыш в трудовую книжку:

Частые вопросы

1. Где взять вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш может быть оформлен на работе после заявления сотрудника. Так же вкладыш можно приобрести в книжном магазине или в специализированном киоске. Читайте инструкцию по заполнению трудовой книжки при увольнении.

2. Кто должен покупать вкладыш? Покупка вкладыша – обязанность сотрудника, которому он понадобился. Тем не менее, организации закупают вкладыши оптом в огромном количестве.

   Поэтому, скорее всего не придется искать вкладыш в магазинах – достаточно будет написать заявление на оформление вкладыша и отдать его работодателю, а стоимость вкладыша будет удержанная из заработной платы.

3. Где должна стоять запись о том, что вкладыш был выдан? При выдаче вкладыша, на титульный лист трудовой книжки ставиться соответствующая печать.
4. Как продолжается нумерация во вкладыше? Во вкладыше нумерация продолжается с того числа, которое должно идти после номера последней записи в трудовой книжке.

5. Что делать, если утерян вкладыш для трудовой книжки? Данная ситуация не предусмотрена ни в одном нормативном акте, так как вкладыш практически сразу вшивается и потерять его сложно. Тем не менее, если такая ситуация произошла, то следует попросить сотрудника написать объяснительную по поводу потери вкладыша.

   Затем необходимо издать указ о выдаче нового вкладыша и продолжать ведение записей в нем. Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: https://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html.

6. Где регистрируются вкладыши для трудовой книжки? Вкладыши регистрируются там же, где и трудовые книжки – в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Сколько стоит вкладыш в трудовую книжку?

В интернет-магазине «Комус» вкладыш стоит 195 рублей.

Где можно купить вкладыш в трудовую книжку?

Где купить в Москве:

1. ООО «Имидж», Бережковская набережная, д. 20, стр. 28. Тел: +7 (499) 707-17-91;
2. «Спецбланк», Нагорный проезд, д.10А. Тел: +7 (495) 229-13-45;
3. «Кадры в порядке», 1-ая ул. Ямского поля, д. 9/13, оф. А02. Тел: +7 (495) 724-03-21.

Где купить в Санкт-Петербурге:

1. «Буквоед», ул. Минеральная, д. 13. Тел: +7 (812) 601-06-02;
2. «Живой офис», наб. Обводного канала, д. 14. Тел: +7 (812) 324-80-50;
3. «Графит», ул. Софийская, д. 52. Тел: +7 (812) 706-13-54.

Не смотря на то, что без трудовой книжки вкладыш не является полноценным документом, вместе с ней он имеет ту же юридическую силу. Приобретая вкладыш, необходимо сразу его вшить, чтобы предотвратить потерю. В случае если вкладыш все- таки был потерян, можно попробовать восстановить информацию оттуда через организацию, которая выдавала вкладыш.

Видео

Смотрите видео ролик о регистрации вкладышей для трудовой книжки:

В настоящее время люди стали чаще менять места работы, искать опыт и приобретать новые профессиональные навыки. Если раньше у многих до пенсии стояла только одна запись в трудовой книжке, то сейчас её даже может не хватить. Для решения такой проблемы и существует вкладыш.

ПредыдущаяСледующая

Выдан вкладыш в трудовую книжку – образец записи

Оформление вкладыша в трудовой книжке работника – не такая уж редкая операция для кадровика.

Однако она не ограничивается простым вклеиванием в документ дополнительных листов, а предполагает соблюдение определенной процедуры.

Теме «Выдача вкладыша в трудовую книжку — образец заполнения» уже посвящалась отдельная статья. В данной заметке внимание, в основном, будет сконцентрировано на процедурных вопросах, то есть на том, как он выдается.

Приобретение вкладыша

Прежде, чем перейти к процедуре выдачи этого кадрового документа, несколько слов следует сказать о его значимости и способе приобретения.

Зачем вкладыш в трудовую книжку нужен?

Если гражданин часто менял работу или активно продвигался по карьерной лестнице, занимая все более высокую должность, его трудовая книжка закончится прежде, чем его трудовой путь. В ней просто не останется места для новых записей.

Для этого случая и предусмотрено ведение вкладыша в трудовую книжку. Это дополнительные листы, подшиваемые к основному документу, и являющиеся его равноценным продолжением. Все последующие записи о работе гражданина вносятся уже на них.

Вкладыш в трудовую книжку: кто должен покупать?

По общей схеме, о которой сообщается в п. 47 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), вкладыш, как и трудовая книжка, приобретается работодателем, а расходы на ее покупку компенсирует сам работник. Но есть несколько исключений, когда плата за бланк документа с него взиматься не будет – если приобретение вкладыша потребовалось:

• из-за порчи документа по вине работодателя;
• из-за его неправильного оформления кадровой службой;
• из-за его утери/порчи вследствие чрезвычайной ситуации (наводнения, пожара, теракта и т.п.).

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку, можно посмотреть по ссылке выше.

Как выдается вкладыш

Увидев, что в данном документе есть необходимость, представитель работодателя просит сотрудника написать заявление на вкладыш в трудовую книжку. Оно визируется руководителем, и на основании бумаги, полученной от подчиненного, им же издается соответствующий приказ – о выдаче вкладыша в ТК.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку – образец:

Поскольку бланк вкладыша – документ строгой отчетности, работодатель покупает его самостоятельно в специализированной организации. В приказе обычно указывается сотрудник компании, ответственный за приобретение и оформление этой кадровой документации. От имени фирмы он действует по доверенности.

Штамп «выдан вкладыш в трудовую книжку», образец которого предложен для ознакомления ниже, ставится на основном документе. Законодательство не регламентирует, где его следует проставлять, но на практике это делают либо на внутренней стороне «корочки», либо на титульном листе ТК. Перед этим листы вкладыша аккуратно вшиваются в документ.

Как выглядит штамп о выдаче вкладыша, можно увидеть на нашем примере:

Обращаем внимание: когда выдан вкладыш в трудовую книжку, запись, образец которой можно обнаружить на старых документах, больше не делается. Закон требует, чтобы это был именно штамп (п. 39 Правил ведения трудовых книжек). В нем указываются номер вкладыша и его серия.

На вопрос, действителен ли вкладыш без трудовой книжки, отвечает п.38 вышеупомянутых Правил. И отвечает отрицательно. Без основного документа он не может быть предъявлен, так как отдельно не имеет юридической силы, а является продолжением трудовой книжки. Нумерация записей во вкладыше не прерывается завершением основной части трудовой – им присваиваются последующие порядковые номера.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Роструд и юристы о регистрации вкладышей в КУДТК

ПОИСК ПО САЙТУ

Роструд и юристы о регистрации вкладышей в КУДТК01.03.2022

Нужно ли регистрировать вкладыши в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее? Если да, то как?

Нужно различать два случая:

• когда работодатель сам заводит работнику вкладыш в трудовую книжку,
• когда работник приходит устраиваться на работу с трудовой книжкой, дополненной вкладышем.

В первом случае однозначно работодатель должен регистрировать вкладыш в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее. Согласно п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.

2021 N 320н, «в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера».

Регистрируют вкладыш обычно отдельной строкой. На такой вариант указано и на информационном портале Роструда:

«…Выдача вкладыша в трудовую книжку регистрируется отдельной строкой в книге учета и движения трудовых книжек …» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 82234 от 16.01.2017).

Вопрос о необходимости регистрации вкладыша в трудовую книжку в случае, когда он был оформлен прежним работодателем, среди кадровиков является спорным.

Многие специалисты регистрируют серию и номер только трудовой книжки, но не вкладыша, ссылаясь на то, что он вшит или вложен в трудовую книжку и на трудовой книжке стоит штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

Такие специалисты считают, что регистрировать вкладыши нужно, только если работодатель сам выдает его работнику (вшивает в книжку). Ведь из анализа п.

40 Порядка можно сделать вывод, что вкладыш в трудовую книжку регистрируется в книге учета только при выдаче его работодателем (при его оформлении, когда им дополняется трудовая книжка и в нем делаются соответствующие записи), дословно из нормы: «выдаваемые работникам вновь», т.е. новые.

• Другие же специалисты при поступлении на работу сотрудника с вшитым или вложенным в трудовую книжку вкладышем регистрируют и трудовую книжку, и вкладыш в нее, причем традиционно в одной строке.
• Если Вы учитывали и трудовые книжки, и вкладыши в них, вшитые предыдущими работодателями, вряд ли стоит опасаться штрафа: на практике мы не сталкивались с тем, чтоб инспекторы ГИТ кого-то за это штрафовали.
• Более того, на информационном портале Роструда представлены разные точки зрения по этому вопросу:

«…Регистрации в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат как сами трудовые книжки, так и вкладыши в них…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 158889 от 20.12.2021).