Заполняем авансовый отчет по командировке: образец 2022 года

При служебных командировках сотрудникам начисляются денежные средства в определённом размере, предназначенные на различные траты в ходе поездки.

К ним относятся съем жилья, питание, оплата топлива (при совершении поездок на личном транспортном средстве), суточные начисления и т.д.

По возвращении работники обязаны отчитываться о потраченных суммах посредством составления авансового отчета.

Что такое авансовый отчет по командировке

Это документ, составляемый по окончании поездки, который предоставляется в отдел бухгалтерии компании для подтверждения расходов по выданной авансом сумме. Авансовый отчет по командировочным расходам выполняет для организации сразу два предназначения:

является подтверждающим расходы документом в отношении финансовых ресурсов, выданных работнику непосредственно перед его отправкой в поездку;
выступает как основание для компенсации личных затрат сотрудника, понесенных им в ходе выполнения служебного задания.

До 2015 года, помимо оформления авансового отчета, перечень документации, которую требовалось составлять каждый раз при оформлении поездки, был достаточно большим. В него включались удостоверение командировочного, служебное задание и т.д. С 2018 года обязателен для составления лишь отчет о тратах.

Как оформить расходы по командировке

Составление рассматриваемого документа невозможно без приложения к нему пакета подтверждающих командировочные расходы бумаг. Таковыми могут выступать:

билеты на наземный транспорт;
авиабилеты;
чеки и квитанции о приобретенных товарах и услугах;
форма командировочного удостоверения (если компания использует ее при отправке своих сотрудников);
договор о найме помещения для проживания или документы из гостиницы;
доклад о выполненных задачах.

ВАЖНО! Единственный тип выданных финансов, расходы по которым не подлежат обязательному подтверждению, это оплата командировки в виде суточных.

Следовательно, в авансовом отчете их упоминание не требуется.

Они могут указываться лишь в командировочном удостоверении, соответственно, если при отправлении в командировку данный документ составлялся, то упоминание суточных становится обязательным.

При поездках за пределы территории нашего государства, в связи со специфичными особенностями таких отправлений, в качестве подтверждающей затраты документации также предоставляются:

чек об оплате государственного налогового сбора за услугу изготовления заграничного паспорта;
квитанция о совершенных финансовых тратах в центре выдаче виз;
иная документация, подтверждающая факт трат денег на различные консульские и визовые государственные пошлины.

Помимо квитанций и чеков, при составлении акта о потраченных средствах по командировке, целью которой являлось выполнение служебных заданий за пределами нашего государства, сотруднику дополнительно потребуется предоставлять копию первой страницы загранпаспорта, а также ту страницу, на которой отмечается факт пересечения границ стран.

Инструкция по оформлению авансового отчета

Для составления отчетности действующим законодательством регламентирован унифицированный бланк, который издается под номером АО-1. На лицевой последовательно указываются следующие сведения:

Ф. И. О. командируемого сотрудника;
его табельный номер;
полное наименование занимаемой им должности;
сведения о первичном документе (в большинстве случаев таковым является кассовый ордер или выписка о подтверждении денежного перевода);
информация о количестве денег, оставшихся от авансовой выплаты по прошлой командировке (при наличии).

На обратной стороне листа прописываются подробные сведения о каждой проведенной трате выданных средств:

дата;
порядковый номер;
наименование траты;
сумма потраченных денег;
наименование и реквизиты документа, подтверждающего факт расхода финансов.

СОВЕТ! При составлении документа рекомендуется использовать пример заполнения авансового отчета. Это позволит избежать допущения ошибок и неточностей, что, в свою очередь, поможет предотвратить дальнейшие возможные проблемы с налоговой инспекцией.

На законодательном уровне регламентирован период сдачи таких отчетов. Документация должна быть предоставлена в бухгалтерский отдел предприятия в течение трех рабочих суток со дня прибытия гражданина из поездки.

При нарушении данных сроков выданные сотруднику средства будут классифицированы как задолженность. Соответственно, работодатель получит полное право взыскать недостаток из ближайшего по времени выплаты трудового вознаграждения работника.

Вам может быть интересно: Пошаговая инструкция оформления командировки

Образец заполнения

Образец заполнения авансового отчета по командировке:

Бланк

Форма авансового отчета по командировке АО-1, используемая для составления документа:

Авансовый отчет по командировке: кто должен составлять и по какой форме

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, могут рассчитывать на компенсацию транспортных и иных расходов — в большинстве случаев компания берет на себя все затраты, связанные со служебной поездкой. Чтобы отчитаться об использовании денежных средств, сотруднику необходимо документально подтвердить свои расходы чеками, квитанциями или бланками строгой отчетности, а также заполнить авансовый отчет.

Авансовый отчет — это главный и, по состоянию на 2021 год, единственный документ, устанавливающий и подтверждающий расход средств физического лица за время командировки. В этой статье мы рассмотрим, кто и по какой форме составляет отчет, что в него должно входить, а также приведем пример заполнения авансового отчета по командировке.

Общие правила

Начиная с 2013 года, оформление авансового отчета на специальном бланке не регламентируется, поэтому компании вправе применять свои собственные формы бланков. Тем не менее, на практике в большинстве случаев для составления авансового отчета используют стандартную форму АО-1.

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо, то есть сам сотрудник, которому ранее были выданы денежные средства. Затем бухгалтер проверяет отчет и приложенные к нему подтверждения трат и фиксирует проводками суммы по документам.

Предоставить авансовый отчет в бухгалтерию сотрудник должен в течение трех дней с момента выхода на рабочее место (возвращения из командировки или из отпуска/больничного).

Неизрасходованные средства, т.е. остаток по авансовому отчету, сотрудник возвращает в кассу. Если денег было потрачено больше, чем выдано, компания возмещает сотруднику перерасход.

Что входит в авансовый отчет

Итак,как заполнить авансовый отчет по командировке?

В отчете должны быть отражены следующие сведения:

Название компании
Номер и дата отчета (заполняется бухгалтерией)
Данные о сотруднике, получившем аванс (ФИО, подразделение, должность)
Назначение аванса (командировочные расходы)
Количество выданных денежных средств и фактические расходы, а также сумма перерасхода/остаток (если имеется)
Перечень подтверждающих расходы документов с датой выдачи, номером, суммой и типом (например, квитанция, накладная, чек и т. п.)

Подписанный отчет сотрудник сдает на проверку в бухгалтерию. При этом к нему необходимо приложить оригиналы всех подтверждающих документов. После проверки авансового отчета бухгалтер делает соответствующие бухгалтерские проводки и составляет расписку о принятии отчета с сопровождающими документами.

Пример авансового отчета по командировке

Для большей наглядности рассмотрим образец заполнения авансового отчета по командировке.

Допустим, организация ООО «Компания» отправила своего сотрудника отдела продаж Куропатко Е. А. в командировку на два дня и выдала ему 20 000 руб. на билеты, проживание в гостинице и сопутствующие расходы. По итогам командировки Куропатко потратил 18 912 руб., из них 8 950 на ж/д билеты, 5 000 — на гостиницу, а 4962 — на еду и общественный транспорт.

Вот как может выглядеть авансовый отчет о поездке:

Авансовый отчет о командировке (образец)

На второй странице необходимо указать каждую категорию трат, а также приложить подтверждающие документы. Для суточных (или командировочных) подтверждения, как правило, не требуется.

Затем бухгалтер проверяет отчет и предоставленные документы, дозаполняет некоторые графы и утверждает отчет у руководителя подразделения и главного бухгалтера.

Если сотрудник не предоставляет отчет в течение трех дней с момента выхода на работу, то полученный сотрудником аванс считается его задолженностью и может быть удержан работодателем из его зарплаты (ст.137 ТК РФ).

Чем отличается справка о командировке от авансового отчёта.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения в 2020 году

Нужно ли в 2020 году заполнять авансовый отчет по командировке? В какой срок? Как выглядит правильный образец авансового отчета по командировке.

Обязательно ли в 2020 году составлять авансовый отчет по командировке?

Работник должен в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (п. 26 Положения о служебных командировках).

Если указанный срок истек в период, когда работник отсутствовал на рабочем месте (например, болел или был направлен в другую командировку), сдать авансовый отчет надо не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Никаких изменений в законодательстве в части отмены авансовых отчетов не было. Поэтому в 2020 году обязательно сдавать работодателю авансовый отчет по итогам командировки. Подробнее об этом документе читайте тут.

Бланк и образец заполнения в 2020 году

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер. По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Обязательной формы нет. Авансовым отчетом в 2020 году может быть:

унифицированная форма № АО-1;
самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На лицевой стороне авансового отчета образца 2020 года укажите:

наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
подразделение;
фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Вы можете скачать бланк авансового отчета по командировке в 2020 году по ссылке.

Также предлагаем для ознакомления возможный образец заполнения авансового отчета по командировке в 2020 году:

Образец авансового отчета по командировке

Перед направлением в командировку сотрудник получает из кассы организации определенную сумму средств на командировочные расходы. Основанием для выдачи этой суммы (аванса) служит приказ руководителя организации. Аванс должен покрывать транспортные и другие расходы – проживание, питание, при необходимости – траты на нужды организации. В эту же сумму должны входить и суточные.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Составление авансового отчета по командировке четко регламентируется законом. Командированный сотрудник – подотчетное лицо – не только обязан в определенный срок предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, но и вернуть нерастраченные средства (или после утверждения отчета получить на руки перерасходованные собственные средства). Разберемся подробнее, когда и как нужно составлять документ.

Когда сдается авансовый отчет по командировке

На составление авансового отчета сотруднику отводится ровно три дня с момента возвращения из служебной поездки. Датой возвращения считается число, прописанное в проездных документах (билетах на автобус, поезд, самолет) или в путевом листе автомобиля.

Приложения к авансовому отчету

В соответствии с действующим законодательством подотчетное лицо по возвращении из командировки предоставляет в бухгалтерию:

командировочное удостоверение;
авансовый отчет;
приложения.

В качестве приложений к отчету могут использоваться:

товарные чеки;
кассовые чеки;
бланки строгой отчетности;
накладные;
проездные документы.

Кассовый чек, если в нем не указано наименование приобретенного товара, обязательно сопровождается товарным чеком или квитанцией. Все расходы, совершенные во время деловой поездки, должны быть подтверждены соответствующим образом.

На личные расходы сотрудник получается суточные, минимальный и не облагаемый налогом размер которых утвержден законодательно: для внутригосударственных поездок эта сумма составляет 700 рублей, для заграничных – 2500 рублей в сутки.

Как составить авансовый отчет по командировке: образец заполнения и пошаговая инструкция

Документ относится к бланкам строгой отчетности и составляется по форме №АО-1, которая еще некоторое время назад была обязательной и единственной, однако сегодня организациям открыта возможность готовить авансовый отчет в свободной форме. На практике же большинство предприятий продолжают использовать унифицированную форму как наиболее удобную и отработанную.

Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне сотрудник указывает следующие данные:

наименование организации;
дата составления документа;
должность;
собственные ФИО;
назначение аванса;
полученная и израсходованная сумма;
количество приложений.

Подотчетный сотрудник заполняет только левую часть лицевой стороны документа. Правую сторону заполняет уже бухгалтер. На оборотной стороне перечисляется подробный список прилагаемых к отчету документов. Подотчетное лицо заполняет графы с 1 по 6, указывая следующие данные:

порядковый номер приложения;
вид документа;
сумма к учету.

Графы с 7 по 9 также заполняет бухгалтер.

Составленный отчет в итоге подписывается и предоставляется в бухгалтерию. Взамен сотрудник получает от бухгалтера расписку о том, что отчет принят к проверке, дату, перечисление приложений с подписью.

После того, как бухгалтер проверяет отчет, проводя арифметические расчеты, уточняя правильность приложений, документ визирует руководитель.
Отчет может быть составлен в письменной или электронной форме.
ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Используемые на предприятиях средства автоматизации существенно упрощают процедуру составления авансового отчета. Даже находясь в командировке, сотрудник может зайти в специализированное приложение со своего смартфона и создать авансовый отчет.

Так как вся основная информация введена по умолчанию, сотруднику нужно заполнить только необходимые поля и прикрепить фото подтверждающих документов. После этого одним кликом он отправляет отчет на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю.

Всё это занимает считанные минуты.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Командировка работника должна сопровождаться оформлением ряда соответствующих бумаг.
Одной из таковых является авансовый отчет.
Он составляется в каждом случае, когда при направлении в рабочую поездку трудящемуся под отчет выдается определенная денежная сумма.
Предназначение полученных средств – оплата командировочных расходов.
После того, как сотрудник вернется из командировки, он возвращает в кассу оставшиеся у него денежные средства.
Именно это действие должно быть произведено одновременно с предоставлением авансового отчета.

Срок сдачи

Трудовым законодательством РФ определено, что командировочная документация, в частности, авансовый отчет, должен быть сдан работником в установленный срок.

Срок представления отчета по командировочным расходам:

3 дня, начиная с момента истечения срока, на который были выданы подотчетные деньги;
3 дня, начиная с момента возвращения из рабочей поездки.

Правило, касающееся срока сдачи авансового отчета, обязательно к соблюдению.

В противном случае задержка может быть рассмотрена как нарушение производственной дисциплины.

По какой форме составлять?

Авансовый отчет представляет собой документацию, носящую обязательный характер. Каждый работник, отправляющийся в командировку, по возвращению обязан предоставить руководству компании или специалистам отдела бухгалтерии, авансовый отчет.

Для документов, подлежащих обязательному оформлению, в трудовом законодательстве предусмотрены унифицированные формы для их заполнения. Авансовый отчет – не исключение.

Для данного бланка разработана унифицированная форма АО-1. Она была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №55.

Важно отметить, что в 2013 было принято решение присвоить форме АО-1 рекомендованный характер.

Следовательно, придерживаться ее в настоящее время не обязательно. Организация может разработать собственный бланк.

При его разработке важно придерживаться требований, установленных к обязательным реквизитам. Последние указаны в ФЗ №402 – «О бухгалтерском учете».

Форма авансового отчета АО-1 не потеряла свою популярность даже после того, как стала необязательной. Большинство работодателей продолжает использовать ее в своей работе.

Кто оформляет?

Авансовый отчет включает в себя несколько частей. Одна из них предназначена для внесения информации работником, другая – бухгалтером.

В Указании ЦБ РФ №3210-У отмечено, что заполнением документа должно заниматься лицо, которое получило подотчетные денежные средства. Таковыми могут быть:

сотрудники предприятия;
физические лица, являющиеся внештатными работниками, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор. К примеру, подрядный.

При заполнении авансового отчета последние приравниваются к работникам организации. Выдача денежных средств и сдача оставшейся суммы в данном случае должна осуществляться в стандартном порядке.

Следует также учесть, что перечень лиц, имеющих право заполнять отчет, при желании руководителя компании, может быть утвержден. информация, касающаяся этой темы, прописывается в нормативном локальном акте – Положении о командировках или др.

Как правильно заполнить АО-1?

Форма АО-1 состоит из нескольких частей. Первая заполняется командированным сотрудником. Трудящийся должен отразить в документе следующую информацию:

наименование компании-работодателя;
ОКПО организации;
порядковый номер, присваиваемый отчету;
дата составления бумаги.

Далее следуют строки, в которые работник ничего не вписывает. Они будут заполнены позже – после того, как все поля будут оформлены, руководитель предприятия должен указать в пропущенных строках сумму выданных денежных средств (прописью) и дату утверждения отчета.

Затем следуют строки, в которые вписывается информация о командированном сотруднике. Отражению подлежат такие данные:

наименование отдела, в котором он числится;
табельный номер;
инициалы и должность;
назначение полученных работником денежных средств.

Также в бланке присутствуют 2 таблицы. В первую из них (расположенную в левой стороне листа) работник вписывает сведения о полученных денежных средствах.

Обязательно указывается общая сумма и валюта, в которой она была выдана. Здесь же ставится отметка об оставшихся или потраченных сверх лимита средств.

Вторая таблица (расположенная на правой стороне листа) должна включать в себя данные, внесенные специалистом отдела бухгалтерии. Ответственное лицо вписывает в таблицу бухгалтерские счета и операции, а также субсчета, по которым проходили денежные суммы.

Вместе с авансовым отчетом сотрудник сдает приложения – документы, подтверждающие его расходы. Отметку о таковых также необходимо сделать в отчете.

Приложения оформляются в виде таблицы. Она располагается на обратной стороне авансового отчета. Отражению подлежат следующие данные:

дата выдачи подтверждающего документа (чека, квитанции и т.п.);
наименование документа;
точная сумма расходов;
номер бухгалтерского счета, по которому проходят расходы.

После того, как подотчетный сотрудник сдает отчет в бухгалтерию, специалисты указанного подразделения тщательно проверяют его содержимое. Главный бухгалтер ставит в отчете все необходимые цифры.

Свои подписи ставят все сотрудники бухгалтерии, которые вносили данные в авансовый отчет. В соответствующей ячейке указывается кассовый ордер.

Кассир, который принял остаток или возместил перерасходованные денежные средства, также расписывается в документе.
Заключительная часть авансового отчета – расписка сотрудника отдела бухгалтерии.
Это отрезной блок, в котором должны присутствовать такие данные:

инициалы трудящегося;
порядковый номер и дата оформления авансового отчета;
сумма выданных денежных средств – прописью;
общее число документов, подтверждающих наличие расходов (приложения).

Отрезная часть после заполнения выдается работнику. В ней обязательно должна присутствовать подпись бухгалтера.

Как отразить суточные?

При направлении сотрудника в рабочую поездку работодатель обязан выдать ему суточные. Их размер определяется руководством фирмы самостоятельно. Данная сумма должна быть отражена в авансовом отчете.

Суточные также подтверждаются командировочным удостоверением. Именно информацию об этом документе и необходимо указать в авансовом отчете.

Для этого в Графу «Наименование документа», находящуюся в разделе приложений, следует вписать – командировочное удостоверение. В колонке «Сумма расхода» указывается денежная сумма, которая была выдана в качестве суточных. При необходимости делается отметка о продолжительности рабочей поездки.

Оформление электронных билетов

В авансовом отчете должны отражаться все командировочные расходы, в том числе те, которые были потрачены на оплату проезда.

В настоящий момент времени действуют не только бумажные, но и электронные билеты. Оба варианта документа подлежат обязательному учету.

Отразить электронный билет в отчете достаточно просто. Необходимо указать данные документа в соответствующей части отчета. Если билет был приобретен организацией самостоятельно, он должен быть отражен в блоке авансов/перерасходов.

Если работник покупал его сам, сведения о билете указываются в таблице с приложениями. Ставится дата приобретения билета, его номер. В наименовании может быть написано примерно так – авиабилет Москва-Новосибирск.

Скачать бланк и образец заполнения на командировочные расходы

Скачать бланк формы АО-1 – excel, word.
Пример заполнения авансового отчета по командировочным расходам после командировки – скачать.
Образец заполнения отчета по загранкомандировке — ссылка.

Отчет о командировке: скачать образец 2022, обязателен или нет

Работник после командировки должен отчитаться о выполненном служебном задании с помощью предоставления отчета. В статье предлагаем скачать примеры оформления данного документа, а также даны рекомендации, в какие сроки его нужно составлять и как правильно оформить.

Ссылка на скачивание образца представлена в конце статьи.

Обязателен или нет отчет о командировке

По факту своего возвращения из служебной поездки наемный работник отчитывается перед работодателем о выполнении командировочного задания. С этой целью сотрудник должен оформить соответствующий документ – отчет о командировке – и представить его руководству компании.

Подобная отчетность является необходимой не только для работодателя, отправившего работника в служебную поездку, но и для самого командированного лица.

Работодатели нередко отправляют своих работников в различные служебные поездки. При этом каждая командировка подразумевает выполнение наемным сотрудником конкретных рабочих заданий. Так, целями чаще всего являются:

Деловые переговоры с действующими или возможными партнерами.
Подписание договоров, заключение сделок/контрактов.
Обеспечение работы удаленного структурного подразделения (филиала, представительства), расположенного и действующего в другом городе (как вариант, в другой стране).
Покупка или продажа оборудования, товарно-материальных ценностей, иных активов.
Участие в каких-либо публичных мероприятиях, собраниях, семинарах, тренингах, прочих событиях, имеющих значения для работодателя.

Вернувшись из служебной поездки, сотрудник в определенные сроки пишет отчет и представляет его своему работодателю. Данное правило применяется независимо от конкретных целей (задач) командировки.

Важно: командировкой считается только та служебная поездка, которая предусматривает временное отсутствие работника на месте его постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса РФ).

Читайте также: Увольнение инвалида

Отчет необходим обеим сторонам трудовых отношений – как работодателю, так и сотруднику, побывавшему в поездке:

На основании отчетного документа работодатель сможет оценить успешность состоявшейся поездки. Он сможет получить представление о том, справился ли командированный с порученными служебными задачами.
Подав работодателю письменный отчет о состоявшейся командировке, наемный сотрудник демонстрирует ответственное отношение к делу и тем самым избегает дополнительных вопросов, нередко возникающих у руководства.

В отчете работник указывает действия, совершенные за время данной поездки и имеющие прямое отношение к выполнению задач, поставленных работодателем.

Изучив такой документ и сопоставив его с реальной ситуацией, директор компании-работодателя сможет принять решение либо о поощрении командированного сотрудника, либо о применении в отношении этого работника дисциплинарных санкций, разрешенных законодательством.

Рекомендуем:

Сроки предоставления

Сотрудник, который вернулся из командировки, должен представить работодателю соответствующий отчет. Конкретный срок для его составления и подачи не установлен нормативно-правовыми актами, поэтому он не считается критичным.

Как правило, работодатель требует, чтобы работник отчитался о своей состоявшейся командировке не позднее 3 (трех) дней с момента возвращения из служебной поездки. Однако на практике данный срок может различаться, учитывая особенности ситуации.

Назначенный срок подачи отчета может быть скорректирован по соглашению обеих сторон. При этом с инициативой о продлении/сокращении может выступить как сотрудник, который побывал в командировке, так и директор компании-работодателя.

Как оформить

Строгий шаблон для формирования и представления отчета не регламентируется нормами законодательства. Это значит, что трудящийся гражданин вправе составить данный документ в произвольной форме. Однако работодатель может попросить, чтобы работник заполнил этот документ по определенному образцу.

Желательно, чтобы шаблон был утвержден локальными (внутренними) актами руководства компании. Если сотрудник заранее ознакомился с данными актами и подтвердил своё согласие с ними, проставив собственную подпись, отчет о командировке будет заполняться в соответствии с утвержденным бланком работодателя.

В отчете о состоявшейся поездке работник должен отразить следующие сведения:

Сведения о компании-работодателе – название, регистрационные коды, адрес, контакты, прочая идентифицирующая информация.
Сведения о командированном наемном сотруднике. Указываются его ФИО, занимаемая должность, отдел/цех в этой компании, а также адрес проживания, информация для связи, табельный номер (если есть).
Название бланка. Оно должно отражать предназначение и смысл.
Продолжительность командировки, а также даты её начала/окончания.
Цели/задачи, поставленные работодателем.
Детальное описание результатов поездки. Внимание акцентируется на степени достижения порученных целей/задач. Если они не были достигнуты надлежащим образом, нужно объяснить причины.
Расшифрованная подпись сотрудника-составителя, дата оформления.

Составленный отчет передается директору компании в согласованные сроки.

Скачать образец

Скачать образец отчета о командировке работника.

Отчет по командировке

Когда работник вернулся из служебной поездки, он обязан сдать авансовый отчет по командировке в бухгалтерию. Из этой статьи узнаете, как отчитаться за командировку, какие приложить документы к авансовому отчету и что делать, если потерял посадочный талон и как теперь отчитаться.

Также смотрите:

Срок предоставления отчета о командировке

Авансовый отчет на командировочные расходы работник должен заполнить и отдать главному бухгалтеру или лицу, его заменяющему, в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из командировки.

Причем в данном случае не важно, в какой командировке находился сотрудник: в зарубежной или на территории РФ. Такой срок прописан в указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Нарушить срок в 3 дня можно только по уважительной причине – например, по болезни или при направлении в другую командировку. По окончании болезни и выхода на работу в течение 3-х дней работник должен сдать авансовый отчет.

Бывают случаи, когда работник фактически живет в командировках. Это особенно актуально для водителей-дальнобойщиков. Они привозят груз, разгружаются и снова уезжают.

Иногда новая командировка может начаться в тот же день, как закончилась предыдущая, или в течение пары дней после ее окончания.

В этом случае рекомендуем работнику не тянуть время со сдачей отчетных документов по командировке, чтобы не потерять или не испортить оправдательные документы.

Как заполнить авансовый отчет по командировке

Форма отчета о командировке законодательно не утверждена. Поэтому право работодателя – утвердить свою форму отчета (авансового отчета) или использовать форму АО-1. Рассмотрим заполнение авансового отчета о командировке на примере формы АО-1.

В таком отчете после командировки сотрудник должен заполнить графы 1 – 6 оборотной стороны авансового отчета на основании документов, которые он с собой привез.

Остальные графы отчета заполняет бухгалтер.

Срок утверждения отчета по командировочным расходам не установлен. Данный порядок прописывает работодатель. Но лцчше утвердить авансовый отчет в течение ближайших дней, чтобы вовремя провести расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Ознакомиться, как заполнять бланк отчета о командировке (образец) вы можете здесь:

ОБРАЗЕЦ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА ПО КОМАНДИРОВКЕ

Если билеты и гостиницу заказывала и оплачивала компания, то в авансовом отчете работник указывает только величину суточных по командировке. Размер суточных рассчитывают исходя из норматива, установленного в акте компании, и количества дней служебной командировки.

По возвращении из заграничной командировки работник должен заполнить специальную графу 6 «в валюте» авансового отчета, если на командировку он получал валюту.

Оправдательные документы по командировке

Перечень оправдательных документов по командировке законодательно не установлен.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы. Это могут быть отчетные документы за проживание в гостинице или аренде жилья:

счет и онлайн-чек гостиницы или акт оказанных услуг;
отчетные документы за проживание в квартире – договор аренды или акт аренды и документ на оплату (расписка, выписка с карты, другой документ оплаты).

Затраты на проезд к месту назначения и обратно можно подтвердить такими документами:

пассажирский билет и багажная квитанция, посадочный талон;
железнодорожные билеты;
документы на прочие виды транспорта (на междугородний автобус, паром и т. п.);
документы на аренду автотранспорта (договор аренды, акт об оказанных услугах и документ на оплату).

Зачем нужен посадочный талон

Если утерян посадочный талон, как отчитаться в бухгалтерии? Посадочный талон или купон (все чаще он электронный и работник самостоятельно распечатывает его или в аэропорту при регистрации/посадке на рейс) подтверждает факт использования авиабилета, т. е. факт состоявшегося перелета.

Бывают случаи, когда посадочный талон не выдают. Это возможно на чартерном рейсе или при аренде воздушного судна. В данном случае факт полета подтверждает полетный лист, который обязательно есть на каждом борту.

В том случае, если потерян посадочный талон – как можно отчитаться? Посадочный талон или купон работник обязан