Сотрудник направлен в служебную командировку, но задание не выполнено. Как рассчитаться с ним за поездку? Оплатить ли суточные, проезд и проживание, средний заработок? Правильный ответ – в материале.
Гарантии для командированных
По умолчанию работнику, уезжающему в командировку компания должна возместить:
- оплату проезда;
- затраты на аренду (наем) жилья;
- суточные;
- другие расходы, согласованные с руководством.
Помимо этого за все дни нахождения в служебной поездке, в том числе, за дни нахождения в пути, работнику выплачивается средний заработок. Таковы гарантии для командированных, установленные трудовым законодательством (ст. 168 ТК РФ).
Вина работника
На практике может сложиться ситуация, когда задание, ради которого организована командировка, не выполнено. Иными словами, работник не выполнил задание в командировке. Нужно ли платить за такую работу и компенсировать понесенные им расходы?
В такой ситуации сотруднику нужно компенсировать расходы на служебную поездку. То есть оплатить:
- проезд;
- проживание;
- суточные.
Ведь это не вознаграждение за труд, а компенсация, установленная действующим законодательством. Расходы на командировку нужно возместить вне зависимости от того, выполнено данное ему задание, или нет (ст. 129, 168, ч. 3 ст. 157 ТК РФ, письмо Роструда от 30.04.2008 № 1024-6).
Под простоем понимается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического или организационного характера. Простой может возникать по вине работника, работодателя или по причинам не зависящим от них (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).
Что касается оплаты труда в командировке – среднего заработка, то за время невыполнения служебных обязанностей по вине работника зарплату выплачивать не нужно. Такая ситуация классифицируется как простой, возникший по вине сотрудника.
Вины нет
В том, что задание в командировке не выполнено, вины работника может не быть. Например, простой возник по вине принимающей стороны или по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. В такой ситуации дни простоя оплачиваются работнику исходя из среднего заработка по общему правилу для командированных.
То, что в эти дни работник не исполнял свою трудовую функцию, значения не имеет. Ведь за работником, отбывшим в командировку, сохраняется место работы (должность) и средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Обратим внимание, что обычно средний заработок за время простоя по вине работодателя или по независящим от сторон причинам оплачивается в размере 2/3 оклада.
Однако законодательство не предусматривает возможности оплачивать время пребывания в командировке ниже среднего заработка сотрудника.
Значит, среднюю зарплату работнику нужно выплатить в полном размере за все дни нахождения в командировке, включая день отъезда и день прибытия.
Что делать, если работник не выполнил задание в командировке
Основная цель и назначение командировки — выполнение служебного поручения, данного работнику работодателем. Но что делать, если работник не выполнил порученное ему задание? Стоит ли выплачивать ему суточные и средний заработок? Может ли работодатель наказать сотрудника за срыв командировки? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в данной статье.
Командировочные расходы и гарантии работника
За сотрудником, направляемым в командировку, работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также компенсировать затраты на саму поездку. Такие гарантии предусмотрены не только для штатных сотрудников, но и для совместителей.
Состав командировочных расходов включает в себя обязательные расходы, предусмотренные ТК РФ и дополнительные, установленные внутренними локальными актами работодателя.
В состав обязательных командировочных расходов включается:
- Оплата проезда к месту командировки и обратно.
- Компенсация затрат на наем жилого помещения на время командировки.
- Суточные.
- Средний заработок.
Возможные причины срыва командировки
Особенности возмещения командировочных расходов напрямую зависят от того, по чьей вине произошел срыв командировки. Причин невыполнения служебного задания может быть несколько:
- По вине работника.
- По вине работодателя.
- По обстоятельствам, независящим от сторон.
Не по вине работника
В случае срыва командировки по вине работодателя или по обстоятельствам, независящим от сторон, к работнику не могут быть применены меры дисциплинарного взыскания. Суточные, а также иные обязательные расходы, включая средний заработок, подлежат выплате в общем порядке.
По вине работника
Если в срыве командировки виноват непосредственно сотрудник, то работодатель может:
- Не оплачивать ему средний заработок за время пребывания в служебной поездке.
Невыполнение служебного задания относится к простою и, если в нем виноват сотрудник, зарплата за время командировки ему не выплачивается (абз. 3 ст. 157 ТК РФ).
Иные расходы — такие как суточные, оплата проезда и затраты на наем жилья, компенсируются сотруднику в любом случае, даже если он сам сорвал командировку. Связано это с тем, что указанные выплаты не относятся к оплате труда, а являются компенсацией расходов. Аналогичная позиция изложена в письме Роструда от 30.04.2008 № 1024-6.
- Назначить дисциплинарное взыскание.
Срыв командировки по вине работника может быть отнесен работодателем к дисциплинарному проступку, за который сотруднику может быть назначено взыскание.
Напомним, что согласно ст. 192 ТК РФ под дисциплинарным проступком понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине, возложенных на него обязанностей. Под это определение попадает в том числе и срыв командировки по вине сотрудника.
Дисциплинарное взыскание за срыв командировки
- За невыполнение служебного задания по вине сотрудника, работодатель вправе назначить работнику следующие виды взыскания:
- Самое мягкое дисциплинарное взыскание.
- Второе по значимости взыскание после замечания.
- Самое серьезное дисциплинарное взыскание, назначаемое в крайних случаях.
Сотруднику можно назначить только одно дисциплинарное взыскание, но ничто не мешает привлечь его к административной, уголовной или материальной ответственности при наличии на то оснований.
Для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности работодатель должен соблюсти определенный порядок действий, предусмотренный ст. 193 ТК РФ.
Вначале получите документальное подтверждение факта нарушения работником трудовой дисциплины в командировке. После этого от сотрудника потребуйте объяснительную записку с объяснением причин срыва командировки. Если сотрудник отказывается это сделать или по истечении 2 дней объяснительная не представлена, составьте соответствующий акт.
И последний этап — издание приказа о назначении дисциплинарного взыскания.
Наказание на сотрудника может быть возложено в срок, не превышающий месяца с даты совершения проступка.
Подводим итоги
- В случае невыполнения сотрудником по его вине служебного задания ему в обязательном порядке возмещаются расходы в виде суточных, а также затраты на оплату проезда и проживания.
- Средний заработок при срыве сотрудником командировки не выплачивается, за исключением случаев, когда срыв произошел не по вине работника.
- За невыполнение служебного задания по вине работника работодатель вправе применять к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, такие как замечание, выговор и увольнение.
Документальное оформление служебной командировки
Когда работодателю нужно отправить сотрудника в командировку, перед специалистами кадровой службы возникают вопросы, как правильно это оформить. Давайте разберемся в нюансах
Командировки сотрудников регламентируют гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К ним и нужно обращаться при возникновении вопросов по командировкам.
- Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Из этого определения следует:
- В командировку можно отправить только работника, с которым заключен трудовой договор. Учредителя, который не является работником организации, или подрядчика отправить в командировку нельзя.
- Срок служебной командировки должен быть определен работодателем — это период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Командировка может быть как однодневной, так и длительной, но не может быть бессрочной.
Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, организация определяет его самостоятельно.
- Отправлять в командировку нужно из места постоянной работы, то есть из места расположения организации или ее обособленного структурного подразделения.
Пример. Если головная организация расположена в Москве, а ее обособленное подразделение — в Московской области, то поездки работников головной организации в представительство и наоборот признаются служебными командировками.
Дистанционного работника тоже можно направить в командировку, но выполнять служебное поручение он должен в местности, отличной от той, где выполняет основную работу.
Поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не будет (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).
Положение о направлении в командировки работников организации
Порядок оформления служебных поездок нормативными правовыми актами не регламентируется, поэтому в каждой организации должен быть свой ЛНА, в котором будут прописаны необходимые правила. Это может быть Положение о направлении в командировки работников организации.
Составьте документ в произвольной форме и утвердите приказом руководителя. В Положении пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует.
Совет: включите в Положение нормы расходов согласно ст. 168 ТК РФ, то есть порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.Грамотно составленное Положение о командировках позволяет избежать спорных ситуаций. Вариант документа смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Запреты и ограничения
Обязательно проверьте, можно ли отправить конкретного сотрудника в командировку, например прямой запрет установлен для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, существуют ограничения для некоторых категорий. В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:
Семинар для кадровиков
Командировки и служебные поездки. Алгоритм действий. Практические ситуации
Программа семинара
- Женщин с детьми до трех лет, если соблюдается хотя бы одно из условий (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):
- нет письменного согласия на командировку;
- командировки запрещены в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
- сотрудница не ознакомлена в письменной форме с правом отказаться от командировки.
- Матерей, отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 14 лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет без матери.
- Работников, имеющих детей-инвалидов.
- Работников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.
У них необходимо запросить согласие на направление в командировку в письменной форме. Унифицированной формы нет, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно
В текст запроса рекомендуем включить информацию о праве работника отказаться от командировки, иначе потребуется уведомить его отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Эта обязанность работодателя установлена ч. 2 ст. 259 и ч. 2 ст. 167 ТК РФ.
Образец уведомления вы найдете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Приказ о направлении работника в командировку
Чтобы сотрудник мог поехать в служебную командировку, необходимо письменное распоряжение, например приказ о направлении работника в командировку.
Это обязательный документ даже для случаев, когда командировка однодневная или организация, куда командируется работник, находится в той же местности. Организация может применять унифицированные формы № Т-9 или Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать собственную форму приказа (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
В приказе следует указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Если в рамках командировки сотрудник посещает несколько мест, то перечислить необходимо все.
Если к месту командирования или обратно к месту работы сотрудник поедет на служебном или личном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), этот факт следует зафиксировать письменно, например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку (Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Также если сотрудник будет работать в командировке в выходной день, это лучше указать в документе. Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.
Образец заполнения приказа смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Раньше при оформлении командировок оформляли служебное задание и командировочное удостоверение.
С 2015 года ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет обязанности составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном поручении.
Однако работодатель вправе в положении о командировках предусмотреть требование оформлять эти документы, а также определить их формы и порядок составления.
Также работодатель не обязан вести журналы учета работников, выбывших в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, эта обязанность отменена с 2015 года. Но по желанию организация может вести этот журнал.
Хотите знать больше и оформлять любые вопросы по командировкам без ошибок и споров с сотрудниками? Смотрите авторский семинар Надежды Самковой «Командировки и иные служебные поездки работников».
Изменение срока командировки
На практике могут возникать ситуации, когда командировку приходится продлить или, наоборот, сократить. Законодательно процедура изменения срока командировки не регламентирована. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации:
- Издать приказ об изменении (продлении или сокращении) срока служебной командировки, он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причины и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).
- Уведомить сотрудника об изменении срока командировки, например, направить ему приказ при помощи факсимильной связи или с помощью электронного документооборота при наличии у сотрудника электронной подписи.
- Ознакомить сотрудника с оригиналом приказа после его возвращения из служебной командировки.
Формы приказов смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Отчетность по командировке
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.
Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно.
К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и сдать авансовый отчет в бухгалтерию.
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
- Запрос согласия на командировку 413.1 КБ
- Положение о командировках 480.1 КБ
- Приказ о направлении в командировку 419.4 КБ
- Приказ о продлении командировки 487.5 КБ
- Приказ о сокращении командировки 398.9 КБ
Скачать
Возмещать ли командировочные расходы, если задание не выполнено?
Случаи, когда задание по командировке может быть не выполнено по объективным причинам, вполне возможны. Рассмотрим одну из таких практических ситуаций, возникших у автотранспортной организации.
Ситуация Водитель был командирован из г.Минска в г.Рязань для доставки груза. Водитель загрузился в Минске 16 января и в этот же день выехал из Минска. В районе г.Орши автомобиль сломался. Водитель пытался собственными силами произвести ремонт автомобиля, однако в дорожных условиях это оказалось невозможным.
В командировочном удостоверении водителя сломавшегося автомобиля стоят отметки о выезде в командировку и о возвращении. Отметки о прибытии и убытии с места командирования, естественно, нет.
1. Можно ли считать поездку, при которой отсутствуют отметки о времени прибытия и убытия с пункта назначения, командировкой? 2. Нужно ли выплачивать водителю сломавшегося автомобиля суточные и расходы по найму жилого помещения, если задание по командировке им фактически не выполнено? 3. Если нужно оплачивать суточные и расходы по найму жилого помещения, то можно ли их учесть при налогообложении прибыли? 4. Как отразить понесенные расходы по таким командировкам в бухгалтерском учете? |
Поездка работника по заданию руководителя в другую местность является командировкой
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Такое определение командировки приведено в ст.91 Трудового кодекса РБ (далее — ТК РБ).
На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.
Направление работников в служебную командировку должно быть оформлено распоряжением или приказом нанимателя. Кроме того, работнику должно быть выдано командировочное удостоверение установленной формы (ст.93 ТК РБ).
Форма командировочного удостоверения при служебных командировках на территории Республики Беларусь приведена в приложении 1 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее — Инструкция № 35).
Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее — Инструкция № 115), форма командировочного удостоверения не утверждена.
Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне выбытия из места постоянного пребывания и дне возвращения к месту постоянного пребывания.
Днем выбытия в служебную командировку для водителей, командируемых на автотранспорте нанимателя, считается день выезда транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Такие нормы предусмотрены ст.94 ТК РБ.
Поэтому в рассматриваемой ситуации поездка водителя сломавшегося автомобиля на основании приказа нанимателя является командировкой.
Аналогично и для водителя, который был направлен для буксировки сломавшейся машины в Минск. Его поездка к месту нахождения сломанного автомобиля также является командировкой.
Обоим водителям командировочные расходы необходимо возместить
Гарантии и компенсации при служебных командировках установлены ст.95 ТК РБ.
- За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.
- При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
- 1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- 2) по найму жилого помещения;
- 3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
- 4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
- Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.
- Порядок возмещения расходов при служебных командировках на территории Республики Беларусь установлен Инструкцией № 35, при командировках за границу — Инструкцией № 115.
- Размеры командировочных расходов установлены:
• при командировках на территории Республики Беларусь — постановлением Минфина РБ от 21.10.2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее — постановление № 107);
• при командировках за границу — постановлением Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».
• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов — 13 000 руб. в сутки. |
Исходя из норм ст.95 ТК РБ обоим водителям командировочные расходы необходимо возместить за фактическое время нахождения в командировке. Первому водителю расходы возмещаются за 16-18 февраля, второму — за 17-18 февраля.
Возмещение суточных
За проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов командированному работнику возмещаются суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные выплачиваются как за время пребывания в пути, так и за время пребывания в месте служебной командировки.
- Поэтому водителю сломанного автомобиля, который был направлен в командировку, следует выплатить суточные за все дни с момента его убытия и по день возвращения из командировки включительно.
- При этом тот факт, что задание по командировке по независящим от работника причинам не выполнено, не дает права организации не выплачивать работнику командировочные расходы.
- Второму водителю суточные также должны быть выплачены.
Поскольку водитель сломавшегося автомобиля был направлен в служебную командировку за пределы Республики Беларусь, то при выплате ему суточных необходимо учитывать нормы п.22 Инструкции № 115.
Согласно п.22 Инструкции № 115 возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.
- За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
- Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь.
- Поскольку водитель не выехал за пределы Республики Беларусь, то суточные ему необходимо выплачивать по нормам, установленным постановлением № 107.
- Возмещение расходов по найму жилого помещения
- Поскольку в рассматриваемой ситуации расходы по найму жилого помещения могли быть понесены водителями на территории Республики Беларусь, то при их возмещении необходимо руководствоваться Инструкцией № 35.
Расходы по найму жилого помещения командированному работнику согласно Инструкции № 35 возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более). Возмещать расходы за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается только с разрешения нанимателя с учетом характера задания, которое поручено выполнять работнику.
- В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, входящих в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы следует возмещать на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.
- Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.
- Расходы по найму жилого помещения без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются в размерах, установленных постановлением № 107.
- При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более — принимается за полные сутки.
- Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.
Графики движения водителей должны составляться с соблюдением требований, установленных Положением о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденным постановлением Минтранса РБ от 25.11.2010 № 82.
- Поэтому если командированным водителем представлены документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, то оплату следует производить на основе представленных документов.
- Если документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, не представлены, то оплату следует производить за количество суток, определяемых исходя из графика движения водителя и норм, установленных постановлением № 107.
- Командированный работник должен представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах денежных средств
Командированный работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебной командировкой, обязан представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах в порядке и сроки, установленные п.
32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.
2011 № 107 (далее — Инструкция № 107), а также возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
| Справочно В соответствии с п.32 Инструкции № 107 лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных п.1 части второй ст.107 ТК РБ (если произведено удержание задолженности по командировочным расходам из заработной платы). Лица, получившие денежные средства под отчет на предстоящие расходы с использованием корпоративных карточек, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах. |
В отчете водителя должны быть указаны произведенные расходы по найму жилого помещения и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.
К отчету в общем порядке должны быть приложены следующие документы:
• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник.
- • оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
- • отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
- Расходы на командировку, по которой не выполнено задание, можно включить во внереализационные расходы, учитываемые при налогообложении прибыли
Состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, регулируется ст.130 Налогового кодекса РБ (далее — НК РБ).
Статьей 130 НК РБ установлено, что затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, — это стоимостная оценка использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, стоимость которых отражена в бухгалтерском учете.
Также при налогообложении прибыли учитываются внереализационные расходы организации, состав которых определен ст.129 НК РБ.
В ст.129 НК РБ не поименованы расходы на командировки, задание по которым не выполнено. Подпунктом 3.27 п.3 ст.129 НК РБ установлено, что во внереализационные расходы включаются другие расходы, потери, убытки, произведенные плательщиком для осуществления своей деятельности и непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав.
Статьей 131 НК РБ определены затраты, которые при налогообложении прибыли не учитываются.
Так, в частности, согласно подп.1.6 п.1 ст.131 НК РБ при налогообложении не учитываются расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК РБ.
В рассматриваемой ситуации не стоит вопрос о выплате командировочных расходов водителю сверх норм, а только о возможности их выплаты вообще в связи с невыполнением задания по командировке. Поэтому если командировочные расходы будут выплачены в порядке, установленном ТК РБ и Инструкцией № 35, то у организации есть все основания учитывать их при налогообложении прибыли.
На сегодняшний день отсутствует утвержденный на законодательном уровне документ, который бы регламентировал состав затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг). В настоящее время организации самостоятельно определяют состав затрат, которые они включают в себестоимость.
- Вместе с тем полагаем, что будет более обосновано отражать расходы по командировкам, по которым по объективным причинам не выполнено задание, в составе внереализационных расходов.
- ___________________________________
- Совет
В рассматриваемой ситуации в командировочном удостоверении водителей не будет отметок о дне прибытия и дне убытия из места командирования.
Однако косвенным подтверждением того, что первый водитель не смог по независящим от него причинам прибыть к месту командирования, будет являться задание по командировке для водителя, который бы направлен для буксировки автомобиля с места его поломки в организации, а также дефектный акт, составленный для осуществления ремонта автомобиля. Для второго водителя подтверждением нахождения его в командировке будет являться выполнение задания по буксировке автомобиля в Минск;
Совет
В рассматриваемой ситуации водителем сломавшегося автомобиля может быть составлена объяснительная записка о причине невыполнения задания по командировке.
Командировки без суточных (когда работодатель не обязан выплачивать суточные и что будет, если их выплатить при таких командировках)
ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Право-инфо » Статьи из журналов » Командировки без суточных (когда работодатель не обязан выплачивать суточные и что будет, если их выплатить при таких командировках)
Распечатать
Шаповал Е.А.
Работнику, направленному в командировку, нужно выплатить суточные . Выплата суточных обусловлена тем, что у работника, который во время командировки проживает вне дома, возможны дополнительные расходы на питание и бытовые нужды. Но из этого правила есть исключение. Если работник направлен в местность, откуда он ежедневно возвращается домой, то суточные не выплачиваются .
- Командированный ежедневно возвращается домой
- Работник может возвращаться домой, если он направлен в командировку:
- на 1 день. Причем это может быть командировка как в близлежащий населенный пункт (например, из Москвы в Мытищи), так и в населенный пункт, расположенный на значительном расстоянии от места, где он обычно работает (например, из Москвы во Владивосток);
- на несколько дней, но по решению руководителя ежедневно возвращается домой и в месте командировки не проживает.
Примечание. Такие поездки нужно отличать от разъездной работы. При разъездной работе сотрудники постоянно трудятся вне места нахождения работодателя. Это, например, водители, занятые на междугородных перевозках.
А раз работник возвращается домой, значит, нет факта его проживания вне места постоянного жительства и не может быть дополнительных расходов, связанных с этим . Именно поэтому суточные при таких командировках работодатель выплачивать не обязан.
Учитывая это, многие задаются вопросом, зачем в таких ситуациях оформлять поездки как командировки, ведь расходы на проезд можно компенсировать и без оформления командировки?
Тем не менее делать это необходимо, ведь у таких поездок налицо все признаки командировки: работник выполняет конкретное поручение работодателя вне места постоянной работы в течение определенного срока . А командировки оплачиваются не так, как обычная работа. Поэтому нужно:
- — издать приказ по форме Т-9, выписать работнику служебное задание по форме Т-10а и выдать командировочное удостоверение по форме Т-10 ;
- — правильно начислить зарплату за рабочий день в такой командировке: исходя из среднего заработка .
- Налоговые последствия выплаты суточных
- за однодневную командировку
Если суточные в ситуациях, когда командированный ежедневно возвращается домой, будут выплачены, то при проверке это грозит начислением НДФЛ и страховых взносов с сумм таких суточных. Также могут доначислить и налог на прибыль, исключив суточные из расчета налоговой базы .
НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
При однодневных командировках за границу работнику нужно выплатить суточные в размере 50% от «валютной» нормы, установленной для страны командирования .
Суды же по-разному подходят к решению вопроса о правомерности таких доначислений. Иногда они приходят к выводу, что эти выплаты суточными не являются, поэтому их нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами, в том числе и «на травматизм» .
А иногда суды указывают, что, если работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению расходов сотрудника, вызванных необходимостью выполнять служебное задание вне места постоянной работы. Поэтому суточные, выплаченные за однодневные командировки, не облагаются НДФЛ . А если обязанность выплачивать суточные при однодневных командировках установлена локальным нормативным актом организации, их суммы можно включить в налоговые расходы .
Недавно с такими доводами в части налогообложения суточных за однодневные командировки НДФЛ согласился и ВАС .
* * *
И после решения ВАС неудержание НДФЛ с сумм суточных при однодневных командировках, скорее всего, приведет к спору с налоговым органом. Но теперь шансы выиграть такое дело в суде высоки. Чтобы их оценить, обратитесь к судебной практике по этому вопросу в вашем округе.
———————————
статьи 167, 168 ТК РФ
Как оформить прогул в командировке — нужно ли платить суточные?
Нахождение работника в командировке подчинено особому режиму труда. Период нахождения в командировке определяется руководителем в приказе.
Дни убытия и прибытия отмечаются в командировочном удостоверении. Работнику поручается выполнение определенной работы, для чего составляется служебное задание.
В статье рассмотрим как оформляется прогул в командировке по ТК и нужно ли платить суточные.
Контроль рабочего времени в командировке
Определить соблюдение режима труда командированным работником достаточно сложно. Особенность исполнения рабочего режима лицом в командировке:
- Внутренний распорядок распространяется только на сотрудников предприятия.
- Контроль рабочего времени в месте командировки не производится.
- За время командировки работник получает не заработную плату, а среднедневной заработок, на величину которого не влияет количество отработанного времени.
Дополнительным аргументом в пользу невозможности контроля в месте командировки служит отсутствие необходимости ознакомления прибывшего работника с режимом предприятия.
Если работник не ознакомлен с распорядком, обязанность по его соблюдению отсутствует.
Для того чтобы отправить сотрудника в командировку необходимо составить приказ → Приказ на командировку для одного рабочего (форма Т-9) и группы сотрудников (форма Т-9а).
Условия трудового режима, внесенные в служебное задание
Руководитель предприятия может внести в служебное задание пункт о необходимости нахождения на объекте в конкретный промежуток времени (см. → Cлужебное задание на командировку. Форма Т-10а). Дополнительно потребуется продумать о контроле соблюдения режима, иначе доказать отсутствие или прогул будет сложно.
Рассмотрим пример направления в командировку с установлением режима времени. В служебном задании работника К. предприятия «Контакт» было указано: «Работник должен соблюдать режим времени принимающей стороны».
По окончании командировки руководитель выяснил, что работник проигнорировал требование о режиме рабочего времени, но задание выполнил. На сотрудника было наложено взыскание в виде лишения премии. Работник К.
оспорил решение в трудовой комиссии фирмы «Контакт» в свою пользу, предоставив аргументы:
- Принимающее предприятие не предоставило информацию о режиме работы предприятия с ознакомлением под подпись.
- В компании не производился учет рабочего времени сотрудника К.
- Факт нарушения условий командировочного задания не был зафиксирован.
- Задание было выполнено, о чем предоставлен отчет.
Трудовая комиссия, проверив сведения, вынесла решение об отмене взыскания работнику.
Гарантии работника за время нахождения в командировке по ТК
Требование о соблюдении режима рабочего времени не соответствует условиям законодательства. В ТК понятие «служебная командировка» не привязано к режиму трудового дня
| Положение | Статья трудового кодекса |
| Командировка — поездка на определенный срок | Ст. 166 |
| Исполнение задания вне места работы | Ст. 166 |
| Оформление командировки осуществляется для лиц с постоянным характером работы | Ст. 166 |
| Гарантия сохранения рабочего места | Ст. 167 |
| Производится возмещение расходов | Ст. 167 |
| Перечень компенсируемых затрат | Ст. 168 |
Положения ТК РФ распространяются на штатных работников, имеющие бессрочные или срочные договоры и совместителей, принятых на работу.
В составе расходов, покрываемых работодателем, компенсируются затраты, указанные ТК РФ.
| Вид затрат | Основание |
| Затраты на оплату перемещения лица к месту командировки и обратно | Проездные билеты, путевой лист |
| Расходы на проживание работника | Документы гостиницы, в которой останавливался сотрудник |
| Затраты дополнительного характера, покрываемые суточными выплатами | Командировочное удостоверение с отметками |
Размер суточных в ТК РФ не установлен и может быть определен работодателем коммерческого предприятия из расчета разумных затрат сотрудника при его нахождении вне дома. Размер суточных, установленных на предприятии, закрепляется в локальных актах компании. Для государственных или муниципальных предприятий размер суточных определяется ведомствами.
Для налогообложения имеется ограничение, в пределах которого расход принимается для определения налоговой базы. В ст. 217 НК РФ установлен предел 700 рублей для поездок на территории РФ и 2 500 для командировок вне страны. Работодатель должен выплатить суточные вне зависимости от невыполнения им задания или прогула.
Оформление прогула в командировке
Работник, допустивший нарушение указания работодателя на режим труда в командировке, должен представить объяснительную. Пояснения подаются лицом по запросу работодателя.
На подачу объяснительной записки работнику предоставляется 2 дня. Дисциплинарное взыскание руководитель имеет право наложить в течение месяца с момента происшествия.
Если работник находится в длительной командировке, ее необходимо прервать и работника отозвать.
Полученные данные позволяют руководителю принять решение о наказании работника:
- Наложении взыскания в виде материального наказания – лишения сумм дополнительного заработка в виде премий и других поощрительных выплат. В положении о премировании необходимо иметь пункт о лишении или снижении размера выплат при прогуле.
- Увольнения. Крайняя мера наказания должна быть соответственно оформлена. У работника должны иметься в течение полугода выговоры за отсутствие на работе без уважительных причин, оформленные приказами и служебными записками. Факт прогула в командировке необходимо оформить документально.
Увольнение за прогул в командировке производится в редких случаях. Оформить документально процедуру достаточно сложно и может быть гарантировано оспорено в суде.
Ответы на вопросы по командировке
Рассмотрим ответы на актуальные вопросы
Вопрос № 1. Выплачиваются ли суточные, если командировка длилась менее суток?
Нет, не выплачиваются.
Вопрос № 2. Нужно ли выходить на работу в дни отъезда и приезда в командировку?
Если по распорядку дня предприятия устанавливается требование о выходе на работу в дни отъезда и приезда из командировки, находится на рабочем месте обязательно с учетом графика транспорта. В стандартном варианте для командированных сотрудников устанавливается половина трудового дня. Условие должно быть закреплено в коллективном договоре.