Мы проанализировали все изменения в кадровом законодательстве 2021-2022 годов и готовы дать выдержку 10 самых важных перемен. Надеемся, эта статья будет не просто полезной информацией, но и послужит опорным материалом в вашей работе.
Основные нововведения в кадровом делопроизводстве на 2022 год: в ТК РФ введен кадровый электронный документооборот (КЭДО), утвержден новый МРОТ, государство теперь предоставляет больше гарантий для инвалидов и сотрудников с детьми, вступили в силу новые правила охраны труда.
1. Кадровый документооборот – теперь в электронном виде
Кадровые документы, которые можно перевести в электронный вид
При переходе на КЭДО теперь на законодательном уровне (Федеральный закон N 377-ФЗ от 22.11.2021) можно переводить все кадровые документы без дублирования на бумаге. Исключением пока являются:
- трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности;
- приказ об увольнении;
- акта о несчастном случае на производстве;
- документы о прохождении инструктажа по охране труда.
Какую платформу использовать для КЭДО
Рекомендуем для организации кадрового электронного документооборота использовать следующие информационные продукты:
- Цифровая платформа «Работа в России»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- «WA:Личный кабинет сотрудника».
Как подписывать кадровые электронные документы
- Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП).
- Работник подписывает документы как с помощью КЭП и НЭП, так и с помощью простой электронной подписи (ПЭП), если для отдельных документов такое правило введено в действие Приказом по предприятию.
- Работодатель всегда подписывает следующие документы с помощью КЭП:
- трудовые договоры;
- договоры о материальной ответственности;
- договоры на получение образования, а также ученические договоры;
- приказы о применении дисциплинарных взысканий;
- уведомления об изменениях трудового договора.
В последних решениях от фирмы «1С» и WiseAdvice-IT появилась возможность использования облачной электронной подписи. ЭП всегда доступна сотруднику или специалисту кадровой службы с любого устройства, будь то смартфон, планшет, личный или рабочий компьютер.
WA:Личный кабинет сотрудника
Особенно стоит отметить основные возможности программного решения собственной разработки нашей компании «WA:Личный кабинет сотрудника» — простого сервиса для удаленного взаимодействия сотрудников, руководства и кадрового отдела.
Рис.1 WA:Личный кабинет сотрудника на любом устройстве для всех участников КЭДО
Возможности сервиса:
- Все операции осуществляются в безбумажном формате. С учетом изменения стоимости бумаги в последнее время, это важная статья экономии;
- ЛКС соответствует всем нормам текущего законодательства. Это отличный надежный инструмент для КЭДО
- Сервис улучшает качество и эффективность работы кадровой службы, ускоряет и упорядочивает кадровые процессы в 3 раза, делает взаимодействие с сотрудникам простым и удобным;
- Все вопросы решаются удаленно, через ЛК сотрудника, который доступен как через веб-браузер, так и в мобильном приложении;
- Любые кадровые документы, подписанные ЭП, отвечают нормам законодательства;
- Выпустить НЭП для сотрудников можно прямо из сервиса КЭДО;
- Документ в формате PDF можно подписать прямо в ЛК сотрудника «в один клик», что решает чуть больше задач, чем просто кадровый документооборот;
- Кадровикам удобно управлять отпусками сотрудников. Плановые и фактические даты отпусков доступны для всех руководителей в едином корпоративном календаре;
- Также радует простое управление отсутствиями работников: от простого отгула до служебной поездки или, например, работы в выходной день.
Организуем кадровый ЭДО под нужды бизнеса. Собственная разработка, внедряем КЭДО с 2020 года!
На каких работников распространяется КЭДО
Обязательно: Для перехода на КЭДО необходимо уведомить работника об этом, и получить его согласие, с соответствующей отметкой.
Если работник не согласен или еще не готов к использованию новой технологии, то работодатель продолжает ведение кадрового делопроизводства с ним в бумажном виде. Сотрудник может изменить свое решение в любой момент и начать использовать КЭДО.
Новичкам при приеме на работу в компанию нужно сообщать о ведении внутреннего кадрового ДО в электронном виде. Их официальное согласие не требуется, только когда на момент начала 2022 года у них не было трудового стажа.
Все остальные новые сотрудники, состоящие в трудовых отношениях до указанной даты, могут отказаться от использования КЭДО. Работодатель обязан в этом случае вести его документы в бумажном виде.
Отказать в приеме такого сотрудника на основании его нежелания использовать КЭДО работодатель не может.
Как перейти на кадровый электронный документооборот — КЭДО
Для перехода на ЭДО в кадровых документах необходимо сделать следующие шаги:
- Утвердить локальный Акт по предприятию.
- Утвердить программные средства, с помощью которых будет вестись КЭДО.
- Утвердить список кадровых документов для их учета в электронном виде (оформление и подписание ЭП).
- Регламентировать порядок входа и доступа к информационной системе КЭДО.
- Определить сроки утверждения и подписания документов.
- Задать правила и типы электронных подписей для каждого вида документа.
Внедрение КЭДО в компании подразумевает организацию информационной инфраструктуры, приобретения соответствующего ПО, обучения работников новой технологии использования кадрового ЭДО. Это не сложно, но требует внимания и привлечения к этому процессу опытных специалистов.
Применение продукта «WA:Личный кабинет сотрудника» в организации кадрового делопроизводства заметно улучшает взаимодействие со своими работниками, повышает эффективность и комфорт в работе кадровой службы. Это меняет культуру в организации, делает вашу компанию более привлекательной для работников и, безусловно, прогрессивной в глазах ваших партнеров и государства.
Бесплатная консультация
эксперта
2. Новый МРОТ в 2022
Минимальный размер оплаты труда в 2022 году в России теперь составляет 13 890 рублей. Значение нового МРОТа вступило в силу с 1 января 2022 года на основании Федерального закона N 82-ФЗ от 19.06.2000 года.
Что необходимо сделать на предприятии
- Внести изменения в документы предприятия об оплате труда;
- Заключить с работниками, у которых меняется зарплата, дополнительное соглашение к трудовому договору;
- Рассчитывать теперь пособие и средний заработок из нового МРОТ 13 890 рублей.
Все эти действия легко регулируются с помощью программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом».
Все нововведения в кадровом делопроизводстве учитываются разработчиками системы, отражаются в алгоритмах работы, и вы их получаете с новыми обновлениями программы автоматически.
Программный продукт WA:ЛКС с связке с 1С:ЗУП соответственно также автоматически учитывает изменения в работе КЭДО.
3. Предоставлено право на дополнительный отпуск
Работодатель обязан теперь предоставить дополнительный отпуск своему работнику, ухаживающему за инвалидом 1-й группы, без сохранения заработной платы сроком до 14 дней по заявлению сотрудника. Это право должно быть прописано в коллективном договоре.
Работник может присоединить этот доп. отпуск к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать его отдельно как полностью, так и по частям. Это норма применяется с 30 ноября 2021 года на основании Федерального закона N 373-ФЗ от 19.11.2021 г.
Что необходимо сделать на предприятии
- Дополнить коллективный договор положениями о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты с учетом требований ст. 263 Трудового кодекса РФ;
- Предоставлять отпуск «за свой счет» по заявлению сотрудника, ухаживающего за инвалидом 1-й группы, длительностью до 14 дней;
4. Расширен список льготных сотрудников
В число сотрудников, которых нельзя привлечь к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные, а также нельзя отправить в командировку без их письменного согласия добавлены следующие категории:
- родители-одиночки детей младше 14 лет;
- опекуны детей до 14 лет;
- мать/отец ребенка младше 14 лет, когда второй родитель работает на вахте;
- работники с 3-мя и более несовершеннолетними детьми, пока младший из них не достигнет возраста 14 лет.
Работодатель обязан ознакомить сотрудников в письменном виде с их правом на отказ от такой работы. С свою очередь, у работников для выполнения вышеупомянутого перечня работ должно быть мед. заключение о том, что деятельность не противопоказана им по состоянию здоровья. Согласие и отсутствие мед. показаний также требуется учитывать при направлении в командировку сотрудника-инвалида.
Это норма применяется с 30 ноября 2021 года на основании Федерального закона N 372-ФЗ от 19.11.2021 г.
5. Изменена допустимая доля иностранцев на 2022
Работодателям Краснодарского края изменили допустимую долю иностранных работников, занимающихся строительством, сократили квоту с 80% до 60% от численности персонала предприятия. И совсем отменили ограничения по Астраханской области для тех, кто выращивает овощи.
Продолжит действовать норма 50% в привлечении иностранных работников в сферах:
- лесоводства и лесозаготовок;
- обработки древесины и производства изделий из дерева, исключая производство мебели;
- оптовой торговли древесным сырьем, необработанными лесоматериалами;
- оптовой торговлей пиломатериалами.
Это норма применяется с 16 октября 2021 года на основании Постановления Правительства РФ N 1706 от 07.10.2021 г.
Что нужно сделать в компании
Снизить до начала 2022 года численность иностранных работников, если их численность превышает установленную долю.
За нарушение данного требования компания будет оштрафована на сумму от 800 тыс. рублей до 1 млн. рублей или будет приостановлена деятельность на срок от 14 до 90 суток в соответствие с ч.1 ст.18.17 КоАП.
6. Изменены правила охраны труда
Обязали вести учет микротравм
Работодатели теперь должны самостоятельно фиксировать микротравмы работников, учитывать их, выяснить причины и обстоятельства их получения при выполнении работ.
Запретили работу в опасных условиях
Предприятие обязано прекратить работу на рабочих местах, которые по результатам специальной оценки признаются 4-м классом условий труда. Возобновить работу можно будет только после устранения всех рисков и проведения внешней внеплановой проверки условий труда, которая подтвердит снижение класса опасности рабочего места.
Добавили новое основание для отстранения от работы сотрудника
Работодатели обязаны отстранять от работы тех сотрудников, которые не используют выданные им средства индивидуальной защиты (СИЗ). Отстранение происходит без сохранения оплаты труда работнику.
Изменили требования к организации охраны труда
На предприятиях, численность работников которых более 50, теперь требуется создавать службу охраны труда, как минимум отдельную должность специалиста охраны труда.
Разрешили следить за безопасностью производственных процессов
Работодатели теперь имеют право использовать видео и аудиозапись на рабочих местах для наблюдения за безопасностью выполнения производственных процессов. Предприятие вправе дать удаленный доступ специалистам государственных инспекций по труду. Работники должны быть предупреждены об использовании технических средств контроля.
Утвердили новую декларацию «Специальной оценки условий труда (СОУТ)»
Декларация стала в 2022-м бессрочной. Подавать ее теперь нужно не со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда, а в течение 30 рабочих дней с момента внесения сведений о результатах СОУТ в информационную систему.
Разрешили электронный документооборот
Работодатели теперь могут вести электронный документооборот по охране труда и предоставлять доступ к базам данных инспекторам Государственной Инспекции по Труду.
Переход на КЭДО в соответствии с ТК РФ. Сократите затраты на бумагу на 80%!
Установили новую гарантию
Во время психиатрического освидетельствования за работником должно сохраняться его место по штатному расписанию и средний заработок.
Сняли запрет на некоторые виды работ для женщин
Из Трудового кодекса РФ убрали запрет применять труд женщин на работах, связанных с подъемом и перемещением тяжестей вручную, превышающих предельные нормы для них.
С какого момента
Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации
Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено. Но, можно составить перечень обязательных кадровых документов и рекомендованных.
К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура. Таких документов около двадцати, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.
Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Например, это такие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение о премировании;
- многие другие.
Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.
Кадровые документы организации. Таблица.
| № | Наименование документа | Нормативный акт | Утвержденная форма |
| Обязательные документы | |||
| 1 | Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним | ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ | Форма свободная. Для микропредприятий форма Утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858.
|
| 2 | Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи | ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ | Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. |
| 3 | Штатное расписание | ст. 15, 57 ТК РФ |
|
| 4 | Табель учета рабочего времени | ч. 4 ст. 91 ТК РФ | Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) |
| 5 | График отпусков | ст. 123 ТК РФ | Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1График отпусков форма № Т-7 |
| 6 | Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ | Форма утверждена: постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 № 730п.Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СТД-Р) |
| 7 | Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание документов: приказы, доверенности. | ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ,ст. 185.1 ГК РФ | Не утверждены |
| 8 | Приказы (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, наложении дисциплинарного взыскания и акты, т.д.) | ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ |
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.
Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.
Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.
Кто отвечает за кадровые документы организации
В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет штатный или приходящий бухгалтер, либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.
Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.
Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?
Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.
Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.
Список обязательных кадровых документов
- Трудовые договоры с сотрудниками
- Личные карточки работников
- Трудовые книжки
- Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
- Штатное расписание
- Должностные инструкции
- Правила внутреннего трудового распорядка
- График отпусков
- Положение о персональных данных
- Согласия на обработку персональных данных
- Положение об оплате труда
- Табель учета рабочего времени
- Расчетный листок и документ об утверждении его формы
- Приказы
Трудовые договоры
С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.
В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Важно!
С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.
Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.
Личные карточки работников
Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2, либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты).
Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения.
Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.
При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение.
Важно!
Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)
Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей.
При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.
Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.
В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п.
36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии.
Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю.
Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.
ВАЖНО!
До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.
Штатное расписание
В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).
Важно!
На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.
Должностные инструкции
С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.
Важно!
Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.
Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы.
Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.
Правила внутреннего трудового распорядка
В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.
График отпусков
Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е.
за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.
Положение о персональных данных
Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).
В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ.
Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.
Согласия на обработку персональных данных
Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.
Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
Положение об оплате труда
Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда.
В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ).
Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.
Табель учета рабочего времени
Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.
Приказы
Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы.
Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.).
Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).
Делегируйте ведение кадрового производства 1C-WiseAdvice.
Доверьте кадровый учет нашей компании, чтобы не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
- В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
- Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
- Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.
При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.
Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ. Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
- Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
- Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
- На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
- Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
- На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.
Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.
Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.
- Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
- В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
- Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.
В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
- №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
- №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а). Срок хранения 75 лет.
- №Т-2 «Личная карточка работника»,
- №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора. Срок хранения 75 лет.
- №Т-3 «Штатное расписание».
Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя. Срок хранения 3 года.
- №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников. Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
- №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
- №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде. Срок хранения 75 лет.
- №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
- №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Применяется для оформления и учета отпусков. Срок хранения 5 лет.
- Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
- Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
- Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
- №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
- №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений. Срок хранения 75 лет.
- №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
- №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а). Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
- №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.
Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).
- №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку. Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
- №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
- №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника. Срок хранения 75 лет.
- 2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
- • №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
- Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций. Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
- №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников). Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
- №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
- №Т-51 «Расчетная ведомость»,
- №Т-53 «Платежная ведомость»,
применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются). Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
- №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам. Срок хранения 5 лет.
- №Т-54 «Лицевой счет»,
- №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),
применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года. Срок хранения 75 лет.
- №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
- №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
- №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
- Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.
- Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:
- 1. Трудовым кодексом:
- Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).
Срок хранения 75 лет.
- Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).
Срок хранения 75 лет.
- Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).
Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.
- Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).
Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..
2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»
- Положение о персональных данных.
Срок хранения 75 лет.