Служебное расследование в отношении работника

Главной целью реализации внутреннего служебного расследования в организации становится потребность в наложении дисциплинарного взыскания на сотрудника при доказательстве его вины. Также расследование позволит защитить компанию от разбирательства в суде при увольнении специалиста по необоснованным причинам.

По итогам проведения процедуры все действия должны быть зафиксированы документально.

Когда оно проводится?

Служебное расследование необходимо проводить при взимании с наказанного работника материального ущерба. Основной задачей его выполнения становится определение причин появления данного ущерба. Понятие причины даст возможность работодателю организовать профилактические меры по некоторым направлениям, остановить повторное появление схожих ситуаций в дальнейшем.

Расследование является серьезной процедурой, которая не выполняется для доказательства небольших нарушений.

Также специальная комиссия проводит проверку дисциплинарных нарушений, связанных с уклонением от медосвидетельствования (специалистами некоторых профессий), сдачи экзаменов по охране труда и технике безопасности, прохождением спецобучения в рабочее время, отказом от подписания договора материальной ответственности (если это основная трудовая обязанность специалиста).

На допрос могут вызываться виновные и очевидцы случившегося события. Процедура добровольная, поэтому работники могут в ней не участвовать. Нельзя их принуждать к прохождению проверки на полиграфе или без полученного согласия делать осмотр или обыск.

Регламентация по ТК РФ

Время выполнения проверки регламентируется ст. 193 ТК. На основании ч. 3 ст. 247 ТК у специалиста или его представителя есть право на изучение всех материалов расследования и их обжалование при несогласии с итоговым заключением.

Кто принимает участие?

Как правило, служебную проверку осуществляет служба безопасности, а также отдел внутреннего аудита. В компаниях с небольшой численностью этими вопросами может заниматься кадровая служба. Для проведения расследования могут привлекаться и другие специалисты (в том числе бухгалтеры, юристы).

Обязательно принимает участие в работах начальник сотрудника, в отношении которого проводится проверка. Но для получения объективных результатов он не может входить в специальную комиссию.

В результате этого в комиссию могут входить специалисты службы персонала и безопасности, в том числе профкома. В ее составе должно быть не меньше 3 человек.

Во главе должен находиться руководитель службы безопасности.

Порядок и сроки проведения

Законодательно для расследования нарушений трудового распорядка отводится 30 дней. Этот период отсчитывается от времени приема решения или выпуска приказа о выполнении проверки.

Если расследование проводят согласно служебной записке работника, то завершать его необходимо в течение месяца от дня сдачи документа.

В это время не включается длительность нахождения сотрудника в отпуске или его болезнь, период для учета сведений от представительной структуры работников (это время в общей сложности не должно превышать 6 месяцев).

После 6 месяцев от даты совершения проступка дисциплинарное взыскание теряет свою силу.

У специалиста запрашивается объяснение в письменной форме, которое он должен составить в течение 2 дней после получения уведомления. При отсутствии ответа составляется акт об отказе от содействия в проверке.

На заключительном этапе проверочных работ руководителю предоставляется рапорт с указанием полученных результатов:

виновных людей и характера нанесенного ущерба;
условий и факторов, которые привели к нарушению;
рекомендуемых видов наказаний и советов для исключения подобных случаев в будущем.

Подробнее о порядке данной процедуры вы можете узнать из следующего видео:

Составляемые документы

Внутреннее расследование начинается с того, что начальник или любой работник компании выявляет факт проступка, который фиксируется в документах (служебной записке, акте на руководителя фирмы).

В соответствии с этим документом назначается данная процедура. Важным является факт проведения и срок получения подобных сведений, иначе выполнение проверки может быть обжаловано в судебном порядке.

Записка должна быть принята к выполнению и зарегистрирована. Со времени, когда на ней ставится дата и номер, фиксируемый в журнале по документообороту, отсчитывается период выполнения проверки.

Также основанием для расследования может стать объяснительная записка, заявление от специалиста, жалоба или претензия потребителя, инвентаризационный акт, аудиторское заключение, акт о выявлении товарной недостачи, обращение граждан с данными о проступке и пр.

Комиссия может потребовать оригиналы или ксерокопии другой документации, которая станет подтверждением правоты или вины работника.

Результаты проверки

В заключительном акте расследования, составленном в соответствии с собранными материалами, должно быть несколько частей:

в вводной части содержится факт проступка, время его совершения, срок выполнения проверки и список членов комиссии;
описание – включает в себя доказательства;
резюме – отражает виновных лиц, факт совершения ими инцидента, наличие ранее неснятых взысканий.

Также к акту прилагаются все необходимые документы, которые использовались в расследовании. Его подписывает вся комиссия, в делопроизводстве акту выдается порядковый номер с датой завершения проверки. Заключение подписывается руководителем и ставится печать.

Все материалы проведенной проверки подшиваются в папку «Дело», делается опись документации.

После этого работодатель должен принять решение о наложении на сотрудника дисциплинарного взыскания. В соответствии с Трудовым кодексом, предусматривается выговор, замечание или увольнение с соответствующими основаниями. Допускается и предупреждение или порицание.

В соответствующем приказе отражается решение о наложении взыскания с указанием виновных лиц, оснований и типа наказания. За каждое дисциплинарное нарушение делается одно взыскание.

Служебное расследование в отношении работника: образец оформления :

Руководители разных компаний вынуждены часто сталкиваться с тем, что их сотрудники по разным основаниям нарушают разные требования трудовой дисциплины или наносят ущерб имуществу организации.

Для привлечения их к дисциплинарному взысканию проводится служебное расследование в отношении работника. Образец акта о проведенном расследовании располагается ниже. Документ содержит информацию о том, какие результаты были получены членами комиссии.

Основной целью процедуры выступает изучение всех обстоятельств, имеющих отношение к конкретному событию.

Нюансы расследования

Проведение служебного расследования является обязательным процессом по ТК. Он выполняется перед тем, как к работнику фирмы применяется какое-либо дисциплинарное взыскание или издается приказ, на основании которого он должен возместить нанесенный компании ущерб.

Если процедура проводится в отношении муниципальных и государственных служащих, а также работников силовых структур, то она называется служебной проверкой.

Когда проводится?

Служебное расследование в отношении работника обязательно осуществляется при различных нарушениях.

К таким нарушениям относится прогул, нанесение материального ущерба компании или злоупотребление полномочиями.

Оформление прогула

На основании ТК прогулом является ситуация, когда сотрудник компании отсутствует на рабочем месте больше 4 часов подряд, не имея для этого уважительной причины. Наиболее часто работодатели за такое нарушение пользуются выговорами, но если прогул привел к тому, что фирме был нанесен определенный ущерб, то допускается воспользоваться даже увольнением.

Но чтобы расторгнуть трудовой договор с работником, необходимо предварительно выполнить некоторые мероприятия, основной целью которых выступает выяснение обстоятельств нарушения. Для этого требуется проведение служебного расследования в отношении работника.

Нанесение фирмы материального ущерба

При такой ситуации важно грамотно определить виновника. Для этого должны изучаться все обстоятельства такого события. Сюда относятся ситуации, когда выявляется недостача в кассе, намеренное хищение денег или имущества, порча материальных ценностей или другие события.

Нередко при таких условиях вовсе руководство фирмы вынуждено пользоваться помощью независимых оценщиков и экспертов.

Злоупотребление полномочиями

Такое дисциплинарное нарушение считается достаточно значимым. При таких условиях работник фирмы совершает действия, которые не предусматриваются его должностной инструкцией.

В этом случае проводится расследование, чтобы определить, какую выгоду от своих действий получил работник фирмы.

Нередко вовсе требуется проведение аудиторской проверки, чтобы выяснить, какой именно ущерб был нанесен компании.

Дополнительно руководитель каждой организации может самостоятельно определить, в какой ситуации целесообразно пользоваться расследованием для получения той или иной информации.

Принципы процедуры

Обычно организации закрепляют в учетной политике специальное положение о проведении служебных расследований. Именно на основании этого документа осуществляется данная процедура. Во время ее реализации требуется придерживаться следующих принципов:

объективности, так как члены комиссии не должны быть заинтересованы в результате проверки, а также все реализуемые действия должны быть непредвзятыми;
невиновности, поскольку не допускается обвинять в каком-либо событии конкретного гражданина, пока у руководства фирмы не будет иметься доказательств его вины или причастности;
законности, заключающийся в том, что все действия должны основываться на требованиях законодательства, поэтому не допускается нарушать закон какими-либо мероприятиями.

Если работник компании, в отношении которого проводится данное расследование, уверен в том, что нарушаются руководством фирмы его права или интересы, то он может составить жалобу в прокуратуру или трудовую инспекцию. Если его привлекают к ответственности без предварительного проведения расследования, то он может обратиться за помощью в государственные инстанции или суд.

Как выполняется процесс?

Проведение служебного расследования считается достаточно простым и понятным процессом. Он инициируется руководителем конкретного предприятия. Для этого выполняются следующие действия:

директор фирмы оповещается о том, что конкретный работник совершил дисциплинарный проступок или имеются подозрения, что именно им был нанесен определенный урон имуществу организации;
издается приказ руководителем компании о начале процедуры расследования;
все остальные действия должны выполняться в течение одного месяца;
формируется специальная комиссия, которая будет заниматься расследованием, причем обычно членами данного коллегиального органа выступают специалисты службы безопасности компании или внутренние аудиторы;
все выбранные члены комиссии должны быть непредвзятыми и объективными;
запрашивается у сотрудника объяснительная в письменном виде, которая должна составляться гражданином в течение двух дней с момента получения уведомления;
если выясняется, что у гражданина действительно имелись веские причины для совершения того или иного поступка, то он не привлекается к ответственности;
если же отсутствуют уважительные основания для такого события, то применяются к работнику разные меры наказания, представленные дисциплинарным взысканием;
в конце процедуры составляется акт расследования.

Перед вынесением решения обязательно руководитель фирмы должен запросить у работника объяснительную в процессе служебного расследования. Образец такого распоряжения передается специалисту под роспись.

Правила создания комиссии

Обязательно служебное расследование на работе проводится специальным коллегиальным органом. Он создается руководителем организации с учетом следующих нюансов:

выбираются для этого исключительно работники фирмы, не заинтересованные в результатах проверки;
в крупных компаниях существуют специальные службы, специалисты которых занимаются подобными проверками;
в маленьких организациях обычно создается комиссия из работников кадровой службы;
в комиссию должно входить не меньше трех граждан;
для ее создания обязательно издается приказ руководителем компании, в который вписываются ФИО и должности всех членов комиссии, а также приводится цель ее создания, дата формирования и срок действия;
в приказе перечисляются полномочия, которыми наделяются выбранные специалисты компании.

Именно члены комиссии занимаются служебным расследованием в отношении работника. Образец акта о проверке располагается в статье далее. Он содержит сведения о том, каковы результаты данного процесса. В этот же документ вносятся данные обо всех участниках расследования.

Чем занимается комиссия?

По Трудовому кодексу, служебное расследование должно проводиться только членами комиссии, которые были выбраны руководителем фирмы. Данный коллегиальный орган занимается решением следующих задач:

выявление всех обстоятельств, которые привели к тому или иному событию;
определение места и времени совершения правонарушения работником фирмы;
обнаружение способа нарушения трудового распорядка организации;
расчет размера ущерба, нанесенного компании работником предприятия;
установление всех лиц, которые являются виновниками конкретного события;
подготовка доказательств вины граждан, а также установление ее степени для каждого сотрудника предприятия, если имеется несколько виновников;
выявление причин, способствующих такому нарушение;
подготовка и хранение документов, имеющих отношение к этому расследованию;
запрос у работника объяснительной.

Допускается формировать комиссию даже при условии, что фактически компании не был нанесен материальный ущерб.

В маленьких фирмах такой коллегиальный орган не действует постоянно, поэтому его работа возобновляется только при возникновении соответствующей необходимости для проведения служебного расследования в отношении работника.

Образец акта о проведенной проверке может разрабатываться каждым предприятием самостоятельно, после чего бланк закрепляется в учетной документации.

Правила подготовки доказательств

В ТК отсутствуют сведения о правильном порядке и сроке проведения служебного расследования, поэтому данная процедура может значительно отличаться в разных ситуациях. Правила реализации данного процесса обычно закрепляются во внутренней нормативной документации компании. Для этого издаются руководством соответствующие приказы, инструкции или положения.

Члены комиссии получают право опрашивать работников компании или изучать все документы. Допускается привлекать не только сотрудников предприятия, но и сторонних лиц, которые не заинтересованы в результатах расследования. Обычно такое решение принимается, если работники организации не обладают нужными знаниями для изучения документов.

Привлекаться для расследования могут аудиторы, оценщики, работники медицинской сферы, юристы, инженеры, а также другие специалисты. Для получения нужных доказательств выполняются следующие действия:

изучаются бухгалтерские и учетные документы фирмы;
запрашиваются нужные бумаги в банках или других организациях, являющихся контрагентами фирмы;
оформляются в письменном виде показания свидетелей и сослуживцев.

Все акты, справки, записки или другие документы прикладываются к делу в форме доказательств.

Как запрашивается объяснительная у работника?

Сотрудники компании, которые подозреваются в совершении какого-либо правонарушения, обязательно должны составлять объяснительную записку. Она запрашивается руководством фирмы или членами комиссии.

Объяснительная должна передаваться до окончания расследования и издания приказа, в котором работник привлекается к дисциплинарной ответственности. К особенностям составления данного документа относится:

работнику дается только два дня на составление объяснительной записки;
она формируется в свободной форме и в письменном виде;
требование о составлении записки передается работнику под роспись;
если гражданин отказывается составлять этот документ, то составляется руководством соответствующий акт об отказе от дачи пояснений, который подписывается всеми членами комиссии.

Обязательно запрашивается объяснительная в рамках служебного расследования в отношении работника. Образец требования о ее составлении можно изучить ниже.

Правила составления акта

В конце расследования комиссия непременно подготавливает соответствующий акт, содержащий результаты данного процесса. К правилам его формирования относится:

в тексте указывается, какие незаконные действия были совершены сотрудником предприятия;
перечисляются обстоятельства, предшествующие нарушению;
приводится нанесенный компании ущерб;
указывается размер ущерба;
перечисляются все виновники и степень их вины;
прописывается, какие меры наказания являются оптимальными для всех виновников;
приводятся рекомендации, позволяющие в будущем избежать аналогичных событий.

Акт обязательно подписывается всеми членами комиссии. Допускается, чтобы какой-либо член комиссии отказаться от подписания этого документа, если у него имеется собственное мнение относительно конкретной ситуации. В этом случае им формируется отдельная документация, где излагается его мнение. К нему прикладываются другие документы, являющиеся доказательствами.

Если работник фирмы нанес компании материальный ущерб, то проводится инвентаризация, позволяющая определить, какую сумму необходимо взыскать с виновника. Грамотно составленная опись прикладывается к заключению. По ст. 193 ТК проводится расследование в течение одного места с момента, как обнаруживается конкретное нарушение. Обычно данный период прописывается в приказе руководителя фирмы.

После окончания процесса составляется акт, в котором приводится заключение служебного расследования. Образец этого акта можно изучить ниже.

Заключение

Служебное расследование проводится в отношении работников, которые подозреваются в каких-либо существенных правонарушениях. Процедура выполняется только членами специальной комиссии, которая формируется приказом руководителя фирмы. Процесс заключается в изучении многочисленной документации.

По результатам проверки формируется специальное заключение, в котором прописываются виновные лица и применяемые к ним меры наказания. Этот документ подписывается всеми членами комиссии. На основании проведенного расследования привлекается работник к ответственности.

Приказ о служебном расследовании в отношении работника

Приказ о служебном расследовании в отношении работника – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в случае необходимости осуществления служебной проверки. Вне зависимости от причин, процедура всегда оформляется документально.

Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу

Правовые основы служебного расследования

Работодатель имеет право осуществить проверку в отношении своих подчинённых в случае совершения ими определённых проступков.

Трудовой закон определяет три вида наказания за нарушение норм дисциплины на рабочем месте: замечание, выговор и увольнение.

Проведение расследования поможет работодателю определить степень тяжести совершенного сотрудником поступка и, соответственно, вынести ему соразмерное наказание

Когда проводится проверка

Проведение служебного расследования осуществляется при происшествии на предприятии внештатной ситуации, в которой требуется разобраться. Примерный перечень поводов для возбуждения проверки:

причинение ущерба имуществу предприятия:
совершение кражи с территории организации;
работник появился на рабочем месте в состоянии опьянения (наркотического или алкогольного);
имело место со стороны сотрудника превышение его должностных полномочий (подписал документ, который не имел право подписывать);
и другие.

Результаты расследования покажут, имеется ли в произошедшем событии вина кого-то из сотрудников и, если имеется, каков размер причинённого ущерба.

Как правило, за нарушения, в целях определения которых возникла необходимость проводить проверку, наказанием будет увольнение или выговор.

Особенности процедуры

Начинается всё непосредственно с нарушения со стороны работника. Зафиксировать это может его коллега или непосредственный руководитель структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Начальник пишет докладную записку на имя директора фирмы, в которой подробно описывает произошедшее. По факту нарушения составляется специальный документ – акт о нарушении.

Руководитель, исходя из содержания полученного представления, принимает решение о необходимости проведения служебного расследования с целью установления всех подробностей произошедшего инцидента. Во исполнение этих целей назначается комиссия. В её состав входят сотрудники предприятия на усмотрение директора.

Назначенные работники должны обладать соответствующими знаниями в области совершенного проступка. Например, если речь идёт об инциденте, в ходе которого был нанесён ущерб какому-то оборудованию, в состав комиссии включают инженеров, технических специалистов и т.д. Если в организации нет людей с требуемыми знаниями, допускается приглашение третьей стороны.

Сторонний эксперт сможет дать независимое заключение по факту инцидента.

Задачи, ставящиеся перед комиссией:

выяснить, что, когда и где именно произошло;
определить, пострадало ли имущество;
если пострадало, то в каком количестве, оценить нанесённый ущерб;
найти подозреваемых, если виновность конкретного лица неочевидна;
доказать вину работника;
определить меру дисциплинарного взыскания, подлежащую применению.

Все вышеперечисленные моменты члены комиссии излагают в своём заключении, которое в последующем попадёт для принятия окончательного решения в руки руководителя организации.

Форма документа

На сегодняшний день законодательство не обязывает предприятия пользоваться какой-то конкретной формой для составления приказа о проведении служебного расследования. Работники компаний разрабатывают документы самостоятельно в свободной форме, соблюдая общие требования.

Как правило, составлением распоряжения занимается личный помощник руководителя или сотрудник секретариата. Работник разрабатывает приказ и передаёт его директору фирмы на подписание.

Закон также ничего не говорит ничего о том, при помощи каких средств должен быть составлен документ. Однако предприятиям рекомендуется изложить содержание распоряжения на компьютере с последующей распечаткой на принтере для заверения подписями. Машинописный вариант мнится надёжнее, чем вариант с написанием документа от руки шариковой ручкой.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Распоряжение можно условно разделить на три структурные части: шапка документа, основная часть и подписи сторон. Начать следует с заполнения шапки.

В ней необходимо будет указать реквизиты организации (полное наименование юридического лица с организационно-правовой формой и так далее).

В этом смысле лучше использовать фирменный бланк предприятия, так как на нём уже изначально прописаны эти моменты.

Далее документу присваивается название (приказ о проведении служебного расследования) и выдаётся номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.

Сразу под названием пишется дата составления документа и населённый пункт. На этом заполнение шапки окончено.

Переходя к основной части, отмечаем причину проведения расследования и документ, который является основанием для его проведения (при наличии такового). Это может быть докладная записка на имя руководителя.

Ниже по документу начинаем по пунктам обозначать следующие моменты:

распоряжаемся провести по факту случившегося инцидента служебное расследование;
назначаем для этих целей специальную комиссию. В этом же пункте перечисляем полностью состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого её участника;
обозначаем крайние сроки проведения проверки (не более месяца), указываем какие именно документы необходимо будет предоставить по окончанию расследования;
назначаем ответственное за проведение процедуры лицо. Именно этот сотрудник и будет отчитываться по факту окончания проверки.

Составление документа окончено и остаётся лишь заверить его подписями. В приказе расписываются все указанные в нём лица: члены комиссии и ответственное за исполнение лицо. В последнюю очередь в распоряжении свой автограф оставляет руководитель организации, запуская тем самым процедуру расследования.

Инструкция по увольнению за прогул

Любой работодатель рано или поздно сталкивается с прогульщиками. Если ущерба нанесено не было, прогул работнику «прощается».

Однако если его отсутствие повлияло на нормальное функционирование компании, то она прибегает к крайней мере – увольнению за прогул. Но, несмотря на очевидность прогула, суд часто восстанавливает прогульщика на работе.

Посмотрим, как исключить вероятность признания судом увольнения за прогул незаконным.

С ситуацией, когда сотрудник не вышел на работу по неуважительным причинам, сталкивается каждый работодатель. Но не все могут правильно за это уволить. Судебная практика свидетельствует, что основанием для признания увольнения за прогул незаконным чаще всего становится нарушение процедуры увольнения. Разработаем инструкцию для этой процедуры.

https://www.youtube.com/watch?v=bdN_Q7IfiYg

Прогул – это однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, за которое работодатель может уволить такого сотрудника (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Уволенный имеет право оспорить расторжение трудового договора по этому основанию в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ).

Чтобы исключить вероятность признания судом увольнения за прогул незаконным, работодателю необходимо соблюсти установленную процедуру на всех этапах увольнения по данному основанию.

Законом не регламентирован порядок обнаружения отсутствия сотрудника на рабочем месте. Это может сделать табельщик, непосредственный начальник или даже коллега отсутствующего работника. На практике отсутствие работника в начале рабочего дня практически никогда не означает начала прогула.

Он может опаздывать, либо согласовать свое отсутствие с руководителем, о котором не знает коллега, либо заболеть, либо быть срочно отправленным в командировку. В большинстве случаев довольно быстро удается установить (с помощью телефонного звонка, переписки по электронной почте и т.д.

), что он отсутствует на работе по уважительной причине. При установлении данного факта и отсутствии оснований для недоверия никаких последующих действий работодателю предпринимать не требуется.

По выходе на работу сотрудник, как правило, представляет оправдательный документ своего отсутствия (например, листок нетрудоспособности).

Если же сведений о месте нахождения работника и причинах его отсутствия нет или есть информация о том, что причина невыхода на работу неуважительная, любой из обнаруживших факт отсутствия его на работе должен поставить в известность руководство организации. Это можно сделать как устно, так и письменно. Например, в виде докладной записки, как показано в Примере 1.

Пример 1. Докладная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте

При наличии в организации журнала регистрации служебных / докладных записок подобную записку желательно зарегистрировать.

Этап 2. Составление акта об отсутствии на рабочем месте

Чтобы понять, что такое прогул, обратимся к подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Так, прогул – это отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Как видите, для увольнения за прогул важно отсутствие сотрудника на работе более четырех часов подряд. Поэтому следует правильно зафиксировать период отсутствия работника.

Для этого необходимо составить акт об отсутствии на рабочем месте. Причем сделать это нужно в тот же день, когда обнаружилось отсутствие работника.

Составление документа «задним числом» в большинстве случаев признается судом недостоверным доказательством.

Обратите внимание на важный момент: работник, обращаясь в суд в целях признания незаконным увольнения за прогул, часто оспаривает сам период отсутствия. Как правило, в акте фиксируется конкретное время составления документа и указывается период отсутствия сотрудника. Однако рабочий день разделяет обеденный перерыв, в который сотрудник вправе не находиться на рабочем месте.

Оспаривание часто строится на том, что на работе он был в начале дня, ушел незадолго перед обедом, а потом и пораньше с работы. Причем на работе его не было в определенные периоды, но все они составили менее четырех часов. Следовательно, работодателем безосновательно применено основание для увольнения, т.к.

отсутствие на работе менее четырех часов в соответствии с ТК РФ прогулом не является.

Чтобы исключить риск оспаривания сотрудником периодов отсутствия, желательно составить два акта. Например, ближе к середине и к концу рабочего дня. В своей совокупности они будут более четко фиксировать время отсутствия.

Форма акта трудовым законодательством не установлена, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы из него явно следовал факт отсутствия сотрудника, время его отсутствия, время составления, не вызывал сомнений состав подписавших его лиц.

По поводу последнего момента хотелось бы уточнить: закон не устанавливает, кто должен подписывать подобный акт. В соответствии с общепринятой практикой составить его должны не менее трех человек. Должности значения не имеют.

Главное, чтобы они трудились вблизи рабочего места прогульщика и имели реальную возможность постоянно наблюдать за его пустующим рабочим местом.

Тогда в случае спора документированный факт прогула не вызовет у суда сомнений в достоверности, в отличие, например, от ситуации, когда факт прогула работника цеха № 3 фиксируют работники цеха № 14.

Неправильно составленный акт – без подписей или без дат, без указания зафиксированного периода отсутствия работника – является основанием для признания увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 25.09.2013 по делу № 33-9133/13).

Кстати, если отсутствие на работе сотрудника длительное (более суток), то акты следует составлять ежедневно (Пример 2).

Пример 2. Акт об отсутствии на рабочем месте

Этап 3. Требование объяснения от работника

Прогул является дисциплинарным проступком, поэтому работодателю для увольнения работника по данному основанию необходимо выполнить все требования ст. 193 ТК РФ, установленные для привлечения к дисциплинарной ответственности. В частности, затребовать от работника объяснение по факту прогула.

Это можно сделать устно, но только в том случае, если сотрудник сразу же предоставил письменное объяснение. Если же он отказался его предоставить или тянет с объяснениями, а уверенности в том, что он сделает это, нет, то необходимо составить письменное требование предоставить письменное объяснение и вручить его работнику под личную подпись (Пример 3).

В принципе, требованние о необходимости дачи объяснения можно вручить работнику, как только он появится на работе. Однако если прогул носит затяжной характер, рекомендуется отправить документ работнику почтой с уведомлением о вручении.

Оптимальным вариантом является использование почтово-курьерской службы типа EMS, Pony express, Dimex, DHL, Спецсвязи и т.д. Вместе с тем обратите внимание: требование должно быть вручено под подпись с указанием даты получения его работником.

Естественно, почтовая служба составить акт не может, но она сделает отметку об этом на уведомлении о вручении.

Пример 3. Требование о предоставлении письменного объяснения

Если же работник отказывается получать уведомление на руки или расписываться в его получении, необходимо составить об этом акт (Пример 4).

При составлении акта желательно, чтобы все, кто его составлял, проставляли не только подписи, но и собственноручно писали свои инициалы и фамилии, а также дату. Это исключит сомнения в формализме и составлении документа «задним» числом в случае спора с работником.

Отсутствие у работодателя объяснения работника по факту прогула, равно как и отсутствие требования предоставить объяснения, а также не фиксация факта отказа от получения требования, могут в случае спора привести к решению суда о незаконности увольнения и восстановлении работника.

Пример 4. Акт об отказе в получении требования о предоставлении объяснения

Этап 4. Получение объяснения / фиксация факта не предоставления

Работнику даются два полных рабочих дня для дачи объяснения по факту своего отсутствия (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Он может в это время принести листок нетрудоспособности, написать объяснительную записку, в которой изложит уважительные причины отсутствия, или просто признаться в прогуле (Пример 5).

Кстати, указывать содержание объяснения работнику нельзя, единственное требование – оно должно быть оформлено в письменном виде.

Имейте в виду: отсчет двух рабочих дней не включает дату вручения требования и насчитывает два полных рабочих дня. Нельзя составить акт о не предоставлении объяснения в конце второго рабочего дня, отведенного на объяснение, поскольку он будет считаться составленным ранее отведенной даты. Правильным будет его датировать следующим рабочим днем после истечения срока (см. Пример 6).

Суд признал увольнение незаконным по причине нарушения работодателем процедуры фиксации отказа работника в предоставлении объяснения, а именно – в составлении акта ранее истечения двух рабочих дней с даты требования о предоставлении работником объяснения (определение Свердловского областного суда от 19.07.2012 по делу № 33-8566/2012).

Пример 5. Пример объяснения по факту прогула

Если же два рабочих дня прошли, а работник так и не предоставил объяснения, то работодателю придется составить акт об их не предоставлении.

Пример 6. Акт о не предоставлении объяснения.1

Этап 5. Служебное расследование

Этап, включающий служебное расследование, необходим далеко не всегда.

Чаще всего он используется, если вопрос спорный и не понятно, была ли причина прогула уважительной или, скажем, работник отсутствует какое-то время, на связь не выходит, а потому не ясно, прогул это или причина пропуска работы все же уважительная.

Дело в том, что дисциплинарный проступок (а прогул – это и есть дисциплинарный проступок) определяется как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

За данное деяние работодатель имеет право применить предусмотренные той же статьей дисциплинарные взыскания – от замечания до увольнения. Причем ч. 5 ст. 192 ТК РФ требует, чтобы при наложении дисциплинарного взыскания были учтены тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Поэтому, если до конца не понятно, виновен ли работник в прогуле, лучше приказом создать комиссию для проведения расследования, которая составит акт служебного расследования.

В нем, как правило, указывается все, что удалось установить (и хронология, и способ предъявления требования работнику о предоставлении объяснения, а также последующие события и выводы о виновности работника в проступке).

Однако если факт прогула зафиксирован актом, от работника поступила объяснительная записка или заактирован его отказ ее предоставить и ситуация вполне очевидна, проводить расследование не обязательно.

Этап 6. Принятие решения о мере ответственности

Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение.

В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности.

Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений. Как правило, представление о привлечении работника к ответственности производится служебным документом (Пример 7).

Пример 7. Представление о привлечении к ответственности.2

Чаще всего усложнения документооборота не требуется, и руководство принимает решение об увольнении без представления (докладной записки).

Этап 7. Увольнение

Кадровой службе стоит помнить, что увольнение за прогул будет законным только при отсутствии работника на рабочем месте более четырех часов подряд и только по неуважительной причине.

При наличии уважительных причин даже более длительное отсутствие суд прогулом не признает (см. данные выводы в решении Лангепасского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 27.05.2013)3.

Для обеспечения законности издания приказа о наказании у работодателя к моменту его вынесения должны быть следующие документы-доказательства, которыми он сможет воспользоваться в суде в случае спора:

акт(ы) об отсутствии на рабочем месте;
требование о предоставлении объяснения с подписью работника-прогульщика в получении или акт об отказе в получении / проставлении подписи в получении требования;
объяснение работника или акт о непредоставлении объяснения;
приказ о создании комиссии и проведении расследования и акт служебного расследования с перечислением произведенных комиссией действий и выводом о квалификации отсутствия работника на работе в качестве прогула (в некоторых случаях);
докладные и служебные записки относительно прогула работника;
график работы, указывающий, что период отсутствия являлся для прогульщика рабочими днями;
табель учета рабочего времени с указанием периода прогула;
выдержки из локальных нормативных актов работодателя об установленном режиме работы (выписка из правил внутреннего трудового распорядка);
копии должностной инструкции работника, выписка из трудового договора, в которых не указан особый режим работы сотрудника, и пр.

Собрав перечисленные документы, можно издавать приказ о прекращении трудового договора. Причем сделать это можно лишь в течение одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Для приказа об увольнении можно использовать форму, разработанную самостоятельно (Пример 8).

Имейте в виду, что с приказом работника надо ознакомить под подпись. Если он отказывается поставить свою подпись, нужно составить акт об отказе в ознакомлении / проставлении подписи. При избрании меры наказания в виде увольнения в день прекращения трудового договора работнику необходимо выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет (ст. 84.1 и 140 ТК РФ).

Пример 8. Приказ об увольнении за прогул