Составлять положение о командировках необязательно, однако в большинстве случаев организации все же разрабатывают и утверждают этот документ.
В нем прописывают порядок отправления в поездку, расчет суточных и других расходов, гарантии работника и другие важные разделы.
Образец положения о командировках и правила его составления в 2022 году, определение основных понятий и перечень категорий сотрудников, которые могут отказаться от командировки – все это можно найти в статье.
Скачать образец положения о командировках (word)
Образец положения о командировках 
Назначение документа: обязательно ли составлять его
Законодательство не предусматривает обязанности компании составления положения о командировке. Каждая организация может воспользоваться одноименным документом, утвержденным федеральным Правительством от 13.10.2008 №749.
Различные вопросы, связанные с командировками, можно указать в других документах. Например, размер выплат можно указать в коллективном трудовом договоре либо в одном из локальных актов компании. Поэтому даже если положение отсутствует, компания в целом и отдельные сотрудники не несут никакой ответственности.
Однако на практике положение о служебных командировках составляется довольно часто, поскольку документ позволяет прописать четкие правила начисления выплат, порядок направления в командировки, перечень отчетных документов и другую информацию.
Составлять документ может любое уполномоченное лицо. Чаще всего его разработкой занимается небольшой коллектив сотрудников, среди которых есть:
- специалист отдела кадров;
- бухгалтер;
- юрист компании.
Форма документа свободная; единственное условие – его содержание не должно противоречить действующему законодательству.
Образец положения о командировках и правила его составления
Структура положения о направлении в командировку обычно включает в себя несколько разделов. Это общее определение командировки; что относится и что не относится к служебным поездкам.
Важно указать порядок направления, сроки поездки, гарантии сотруднику, размер командировочных и порядок их определения.
Также в положении о командировках можно зафиксировать право отдельных сотрудников отказаться от командировки в соответствии с ТК.
Общие положения: что такое командировка
В первой (вводной) части указывают название компании, собственно наименование документа, приводят визу о его утверждении директором. В самих положениях прописывают определения основных понятий:
- Служебная командировка – поездка сотрудника на заранее определенное время с целью выполнения поручения вне нахождения на постоянной работе. При составлении определения следует ориентироваться на официальную формулировку в ТК.
- Место работы – это территория (офис, помещение, цех и т.п.), на которой находится постоянное место работы сотрудника (вне зависимости от того, перемещается он в течение рабочего дня или нет).
- Расходы, которые связаны с командированием – здесь необходимо перечислить полный перечень таких трат. К ним в обязательном порядке относят издержки, связанные с проездом, наймом квартиры или другого помещения, суточные.
- Аванс – это средства, которые предоставляются сотруднику от работодателя до его командирования (для проезда, проживания и других расходов).
В этом же пункте можно указать и те виды поездок, которые не относятся к командировкам. Это любые выезды, связанные непосредственно с выполнением обязанностей по основному месту работы – например, курьеры, экспедиторы и др. Также к командировкам не относятся поездки по вопросам личного характера (без необходимости и без вызова со стороны).
Порядок направления в командировку
Это один из наиболее важных разделов положения о командировках, в котором следует подробно, пошагово описать порядок командирования сотрудника. Обычно последовательность действий следующая:
- Непосредственный руководитель работника составляет на имя генерального директора служебную записку с предложением командировать его.
- Директор принимает решение, издает соответствующий приказ. Предварительно при необходимости запрашивается письменное согласие сотрудника (перечень работников, с которыми нужно согласовывать поездку, перечислен ниже).
- Далее подробно расписываются действия всех остальных сотрудников. Например, бухгалтер производит расчеты и начисляет аванс. Секретарь бронирует отель, приобретает билеты, выполняет другие организаторские функции, менеджер по кадрам оформляет командировочное удостоверение и т.п.
- Определяются сроки начала и окончания поездки. Первым командировочным днем является день непосредственного отправления работника, вплоть до 0:00 по местному времени. При отправлении его в 0:01 и позднее командировочным днем являются следующие сутки.
- По приезду сотрудник предоставляет отчет, командировочное удостоверение и иные документы, возвращает излишки суммы (при наличии) либо получает дополнительную компенсацию за трату собственных средств.
Если работник пробыл на больничном во время поездки, эти дни не входят в командировку. Они оплачиваются по больничному листу на общих основаниях.
Командировочные расходы
В данном разделе приводят полный перечень затрат, которые связаны непосредственно с поездкой. Все эти расходы компенсируются непосредственно работодателем, причем получить командировочные сотрудник должен до дня направления в поездку, а при наличии излишек он сдает разницу в бухгалтерию.
К этим расходам относятся:
- издержки на транспорт;
- траты на наем жилья;
- суточные;
- прочие расходы, подтвержденные документально.
Важно понимать, что в течение всех дней поездки выплачивается как зарплата по основному месту, так и суточные (при условии, что сотрудник не может ежедневно возвращаться домой). Размер этих выплат устанавливается в зависимости от категории сотрудника и места поездки. Конкретное значение работодатель определяет самостоятельно (но не меньше установленных норм).
Примерные размеры суточных выплат взятые из актульного положения о командировках представлены в таблице.
| должность | поездки в пределах РФ | зарубежные поездки |
| директор и заместители | 6000 р | $200 |
| руководители подразделений | 4000 р | $100 |
| все остальные | 2000 р | $60 |
Порядок продления срока
Здесь прописываются возможные причины и порядок увеличения длительности поездки. Например, командировка может быть увеличена для проведения дополнительных переговоров, в связи с ожиданием ключевого лица из компании-партнера, по форс-мажорным обстоятельствам и т.п. Порядок продления следующий:
- Непосредственный руководитель сотрудника составляет служебную записку на имя генерального директора, в котором описывает просьбу о продлении и указывает соответствующую причину.
- Директор принимает решение о продлении и подписывает соответствующий приказ.
- При необходимости бухгалтер начисляет дополнительный аванс для дальнейшего проживания сотрудника.
Порядок отзыва работника
Аналогичный порядок предусмотрен и для отзыва сотрудника из командировки. Решение об отзыве компания может принять в любое время, вне зависимости от наличия согласия сотрудника.
При этом компания обязана оплатить все расходы и перевести суточные за фактическое количество дней, которые сотрудник пробыл в поездке (в том числе и время простоя в транспорте по не зависящим от него причинам).
При наличии излишек работник сдает их в бухгалтерию.
Гарантии сотруднику
Этот раздел можно включить в пункт о расходах. Однако дополнительно необходимо указать, что за работником сохраняется средний заработок за все дни по главному месту. К тому же можно прописать, какие документы являются основанием для компенсации расходов:
- билеты на транспорт;
- билеты в гостиницу;
- чеки;
- квитанции и другие платежные документы.
Право работника на отказ от командировки
Этот вопрос можно описать в отдельном разделе положения о командировках, поскольку он имеет довольно большое значение. Также право и порядок отказа можно зафиксировать в другой части документа – например, в общих положениях. В общем случае работник обязан совершать служебные поездки, даже если это утверждение непосредственно не прописано в трудовом договоре.
Однако есть несколько категорий работников, которые не могут отправиться на выполнение задания, поскольку это запрещено законодательством:
- Сотрудники, которые заключили ученический договор, не могут поехать в обычную командировку. Однако если профессиональное задание связано с ученичеством, они могут быть командированы.
- Беременные женщины, вне зависимости от срока.
- Женщины с детьми, которым не исполнилось 3 лет.
- Работники, имеющие детей-инвалидов.
- Работники, ухаживающие за тяжело больным родственником (необходимо соответствующее медицинское заключение).
- Родитель, воспитывающий ребенка в одиночку (возраст до 5 лет).
При определенных условиях запрещается командировать сотрудника, если он:
- Является инвалидом, причем условия поездки противоречат курсу реабилитации, что подтверждается соответствующими медицинскими документами.
- Зарегистрирован как кандидат в выборный орган местного, регионального или федерального уровня, причем поездка планируется на тот же срок, когда будут проводиться выборы.
Все перечисленные категории работников могут быть командированы исключительно при наличии личного согласия (заявления), которое необходимо составить еще до поездки в письменной форме. Образец документа выглядит так.
Работодатель может дополнительно описать и другие случаи, при которых не допускается направлять в командировку тех или иных работников. Однако это является его правом, а не обязанностью.
Порядок пересмотра положения
Положение о командировках утверждается только приказом руководителя. Пересматривать его постоянно необязательно, поскольку положение действует бессрочно. Отдельные изменения в тексте либо принятие нового документа также происходит на основании приказа директора.
Поделиться ссылкой:
(5
Скачать образец приказа о командировке 2022 года
Служебная командировка начинается с указания руководителя предприятия о необходимости выполнения выездного задания одним или несколькими сотрудниками. Документальным его подтверждением является приказ — распоряжение руководителя о направлении работника в командировку. Правила оформления приказа устанавливаются Трудовым кодексом РФ.
Зачем нужен приказ о командировке
Приказ о направлении работника в командировку является первичным учетным и внутренним документом предприятия.
Приказ о направлении работника в командировку нужен, чтобы:
- зафиксировать факт служебной командировки, решить организационные вопросы;
- поставить в известность сотрудника и получить его согласие на командировку, которое он его подтверждает подписью в приказе;
- дать возможность бухгалтерии рассчитать сумму необходимых сотруднику денежных средств на поездку;
- сформулировать основные моменты, связанные с нахождением в командировке, ее длительностью и задачами;
- подтвердить законность нахождения сотрудника, там, куда он направлен, и правомерность отсутствия его на основном рабочем месте;
- отчитаться в случае проведения налоговой проверки.
Важно! Приказом в командировку может быть отправлен только работающий по трудовому договору сотрудник.
В командировочное удостоверение (форма Т-10), если оно заполняется, заносится вся информация из приказа. На нем же делается отметка о прибытии и убытии. Без приказа поездка сотрудника может быть оформлена как прогул на работе.
Что включается в приказ о командировке
Для составления приказа о командировке одного сотрудника берется унифицированный бланк формы Т-9, для группы сотрудников — формы Т-9а, и служебное задание, форма Т-10а.
В приказ должны быть внесены такие сведения и данные:
- название организации;
- номер документа и дата составления;
- фамилия, имя и отчество командированного, табельный номер, если есть;
- наименование отдела, в котором трудится командированный, должность;
- наименование организации, в которую направляется сотрудник;
- число дней командировки с дорогой;
- цель командировки;
- кто оплачивает расходы на командировку;
- на основании какого документа издается приказ о командировке;
- фамилия и роспись руководителя предприятия;
- фамилия и роспись командированного.
Все строки формы Т-9 приказа должны быть обязательно заполнены, а на тех, которые по каким-то причинам заполнены быть не могут, ставится прочерк.
Оформление командировки
Документальное оформление командировки состоит не только в приказе, обязательным является авансовый отчет работника. В некоторых случаях понадобиться письменное согласие сотрудника (например, мать или отец-одиночка).
Подробнее можно прочитать в этой статье
После заполнения приказ подписывается руководителем или уполномоченным им лицом, и работником. Своей подписью последний уведомляет, что с приказом ознакомлен и готов его выполнять.
Приказ можно не заверять печатью, поскольку он служит для внутреннего «хождения» и подтверждать его подлинность в самом предприятии не требуется.
По распоряжению Минфина РФ № ПЗ-10/2012, унифицированные формы первичных документов не являются обязательными к применению. Поэтому приказ о командировании работника, служебное задание, командировочное удостоверение заполняются достоверными сведениями на:
- бланках формы Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а;
- любом ином бланке, разработанном на предприятии.
Каждое предприятие вправе принять собственную форму приказа и служебного задания, и вносить в них как общепринятые сведения, так и специальные, необходимые только данной организации, содержание которых зависит от конкретной ситуации.
Обязательность применения бланка Т-9 как единой формы для составления приказа не требуется. Независимо от того, какой формы будет бланк приказа, совокупность вносимых в него сведений должна быть достаточной для последующего оформления бухгалтерией, кадровиком и т.п.
Первым днем командировки считается день отправления с рабочего места, последним — день возвращения на рабочее место. Если нужно продлить командировку, составляется новый приказ о продлении, в котором указывается причина пролонгации.
Образец приказа в командировку в 2022 году также заполняется с помощью унифицированного или разработанного на самом предприятии бланка и содержит все указанные выше реквизиты и сведения.
С чего начинается составление приказа на командировку
Написание приказа начинается с изучения служебного задания. В нем излагается необходимость поездки и ее длительность. Затем составляется приказ. На его основании финансовый отдел рассчитывает размер командировочных (о том, как считаются суточные в командировке — читайте в статье здесь. В этом вопросе предприятие вправе руководствоваться своими локальными возможностями.
После расчета авансовые средства выдаются командированному. Как правило, сотрудник получает командировочное удостоверение. Оно подтверждает, что его обладателю делегирован статус «командированного», содержит отметки о времени прибытия и убытия командированного.
Что служит основанием для отдачи приказа о командировке
Приказ о командировке отдается на основании сообщения о возникновении служебной необходимости отправить сотрудника с определенной целью для решения производственных задач. Служебное задание является обоснованием необходимости командировки. Если руководитель сочтет основания, изложенные в служебной записке мало аргументированными, недостаточными, приказ о командировке не отдается.
Основанием оформления приказа на командировку является служебное задание.
Порядок составления приказа
Заполняя унифицированный или установленный внутренними правилами предприятия бланк приказа, следует обязательно отразить в нем реквизиты своей организации, место, куда направляется командированный, даты отправления и окончания поездки, ее цель.
Все изложенное заверяется подписью руководителя. Ознакомившись с приказом, его подписывает командированный.
После заполнения приказа он регистрируется в книге приказов или журнале регистрации.
Срок хранения приказов и число копий
Срок хранения приказов на командировку — не более 5 лет. Приказы о длительных зарубежных командировках хранятся 75 лет.
Оригинал находится, как правило, в канцелярии, у секретаря руководителя, копии — в бухгалтерии, отделе кадров и других подразделениях. Число копий регламентируется на каждом предприятии индивидуально, в зависимости от особенностей документооборота.
Все приказы имеют порядковые номера и регистрируются в книге приказов. В нее заносятся номер приказа и дата, фамилия командированного, должность, место работы, цель командировки и ее место, сроки поездки.
Чтобы получить комментарий эксперта – задавайте вопросы ниже
Командировочное удостоверение в 2022 году: бланк
Служебные разъезды должны подтверждаться документально. Удостоверяющим документом в этом случае являлось командировочное удостоверение. Нужно ли оно в 2022 году?
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2022 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2022 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным.
Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Скачать бланк командировочного удостоверения по форме Т-10
Скачать образец командировочного удостоверения по форме Т-10
Кто оформляет командировочное удостоверение?
Сопровождающие бумаги командируемого сотрудника должен оформлять работник кадровой службы либо иное лицо, назначенное приказом руководителя организации по работе с кадрами. Заполняется командировочное удостоверение на основании распоряжения направляющего работника в служебный разъезд.
Одновременно с удостоверением составляется бланк служебного задания. В нем содержатся сведения о том, что конкретно должен выполнить командируемый в период поездки и результат (отчет о выполненном поручении). Этот бланк также вышел из списка обязательных, но может быть составлен на усмотрение руководства компании.
Образец оформления командировочного удостоверения в 2022 году
Удостоверение командируемого предъявляется с паспортом или иным удостоверяющим его личность документом. Это необходимо для сверки с данными, указанными в направлении в командировку.
Разберем, как оформляется командировочные по форме Т-10.
Лицевая сторона
- В верхней части документа прописывается наименование организации – полное наименование без сокращений. В соответствующей ячейке указывается код ОКПО.
- Удостоверению присваивается уникальный номер в соответствии с журналом учета командировочных документов. Этот номер и дата оформления должны быть отражены в удостоверении. Ведение журнала учета является обязательным, если командировочные документы выдаются.
- В разделе сведений о работнике, которому выписывается удостоверение, указывается его ФИО полностью, табельный номер, структурное подразделение организации, в котором работает, и должность.
- Служебный выезд имеет строгое направление, поэтому в строке «командируется в» заполняется страна, город и организация, куда направляется сотрудник. При отсутствии сведений о конкретной организации указывается только страна и город.
- Следующий блок связан с целью командировки и ее продолжительностью. Заполняется он в соответствии с приказом о командировке.
- Командировочное удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или иного заменяющего его документа, реквизиты которого вписываются в соответствующее поле.
- Документ подлежит заверению подписью руководителя и оттиском печати организации.
- Оборотная сторона
- На оборотной стороне командировочного удостоверения содержатся данные о том, когда работник прибыл на место и покинул его.
- Первую отметку ставит организация, направляющая своего сотрудника в служебный разъезд. Указывается город выбытия, дата в соответствии с приказом о командировке, должность кадрового работника или иного уполномоченного лица, его подпись, расшифровка подписи, печать организации.
- Таким же порядком заверяется прибытие сотрудника по месту назначения. Дата указывается текущая на момент передачи документа стороне, которая принимает сотрудника.
- При наличии нескольких мест, которые обязан посетить работник в рамках командировки, каждая организация обязана поставить свою роспись и печать, подтверждающие прибытие и выбытие.
- Последней отметкой будет прибытие работника обратно в свою организацию.
Следует очень внимательно относиться к внесению исправлений в документ. Если возникла необходимость откорректировать, ошибочную запись необходимо аккуратно перечеркнуть, чтобы она читалась. Верные данные указываются над зачеркнутым текстом. Они обязательны к заверению ответственным лицом и печатью организации.
Удостоверение о командировке после внесения отметки о возвращении передается вместе с документами подтверждающими командировочные расходы в бухгалтерию. После произведения расчетов делается вывод о возмещении потраченных сумм, превышающих выданный аванс, либо о возврате оставшихся средств в кассу компании.
Приказ о командировочных расходах: образец, как составить для возмещения затрат на командировку и выплаты денег
- Выполнение работником служебного задания не по месту его постоянной работы непосредственно связанно с определенными тратами.
- Законодатель возлагается обязательство по покрытию командировочных расходов по оплате проезда, проживания, суточных, а также выполненной трудовой функции на направляющее предприятие (организацию).
- Выплата денежных средств из кассы компании возможно исключительно на основании специального документа – приказа о командировочных расходах.
Когда оформляется для возмещения затрат на командировку?
Статьи расходов, покрытие которых несет организация, направляющая работника в служебную поездку, закреплены статьей 168 Трудового кодекса, а также Положением №749, утвержденным ПП Российской Федерации от 13.10.2008 года.
- Представленные нормативные акты обобщают такие траты единым понятием «аванс на командировку».
- Для четкого проведения расчетов бухгалтерией предприятия конкретизируются все составляющие указанного аванса Налоговым кодексом РФ и Положением по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99.
- Так, в соответствии с нормами налогового законодательства, суточные расходы определяются в размере 7 00 рублей для производственных командировок в пределах территории Российской Федерации и 2500 рублей для заграничных поездок на выполнение служебного задания.
- Также предусмотрена статья дополнительных командировочных расходов, заблаговременно согласованных с руководителем направляющей компании.
Само понятие «аванс» предусматривает, что платеж должен производиться до начала командировки.
- Однако на практике часто встречаются ситуации, когда работнику, во время пребывания на выполнении своих трудовых обязанностей не по месту постоянной работы, не хватило суммы авансового платежа и ему пришлось расходовать собственные средства.
- Законодательными актами предусмотрено обязательство предприятий (организаций), направивших сотрудника в командировку, компенсировать расходы по служебной поездке, которые превышают размер выданного аванса.
- Денежные средства на покрытие командировочных расходов, связанных со служебной поездкой, выдаются бухгалтерией направляющей организации (предприятия).
- При получении аванса на поездку работник предупреждается о необходимости предоставления отчета по произведенным затратам в течении трех рабочих дней после возвращения из командировки.
- Именно в этом отчете необходимо указать все траты, превышающие размер авансового платежа.
- Отчет подается вместе с подтверждающими документами, к которым относятся квитанции об оплате, проездные документы, чеки и пр.
Каждая сумма, выплаченная работником из личных средств, должна быть не только подтверждена документально, но и обоснована, т.е. руководитель направляющего предприятия (организации) вправе потребовать от сотрудника конкретизации совершенных затрат и аргументации их необходимости.
Решение о возмещении работнику личных средств, потраченных в служебной поездке, принимает начальник. Следует учитывать, что, при нецелевых тратах, может быть получен отказ в компенсации командировочных расходов.
Также фирма может не возвращать денежные средства, которые свидетельствуют о расточительности (например, работник пользовался услугами такси при наличии возможности проезда на общественном транспорте).
Как составить для выплаты денег работнику?
Приказ о возмещении командировочных расходов издается руководителем предприятия (организации), направляющего работника в поездку, после его возвращения и предоставления авансового отчета.
Порядок соответствующего возмещения прописывается в локальных актах компании. Здесь же могут быть конкретизированы виды расходов из личных средств сотрудника, которые будут ему возвращаться, а также максимальные размеры компенсации.
Приказ руководителя предприятия (организации), на основании которого бухгалтерия производит возмещение, должен составляться в соответствии с общими требованиями делопроизводства.
В представленном документе следует отобразить следующую информацию:
- данные о работнике (ФИО, должность);
- информация о служебной поездке (даты, сведения о приказе о направлении, место выполнения служебного задания);
- сумма компенсации с указанием ее причины;
- лицо, ответственное за приведение приказа в действие.
Указанный документ фиксируется в журнале приказов.
Скачать образец
Пример оформления приказа о возмещения командировочных расходов – word.
Так выглядит образец:
Выводы
Компания, направляющая сотрудника на выполнение трудовой функции не по месту его постоянной работы, обязывается покрывать все расходы, связанные с командировкой, включая те, которые работник понес из личных средств.
Локальными актами предприятия (организации) могут устанавливаться отдельные статьи превышающих расходов, подлежащих компенсации, а также ее максимальная сумма. Возмещаются командировочные расходы бухгалтерией на основании приказа работодателя.
Приказ о командировке: правила составления и образец
Служебная командировка — поездка работника
по письменному распоряжению работодателя. Оформление
командировки невозможно без соответствующего приказа. В этой
статье разберём, как правильно оформить приказ о направлении
в командировку сотрудника и директора, и приведём
образец документа.
Оформление командировки в 2022 году: пошаговая
инструкция
Этапы подготовки приказа
Перед тем как издать приказа о командировке, сначала
определяют, кто из сотрудников отправится в поездку.
В большинстве случаев работодатель имеет право выбрать для
выполнения служебного поручения любого сотрудника, но есть
и исключения. Кого нельзя направить в командировку или
можно только с письменного согласия, мы писали
ранее.
Руководитель организации направляет работника
в командировку на основании служебной записки его
непосредственного начальника или подписанного им служебного задания. В документах указывают
место, срок и цель поездки. Директор визирует служебную
записку либо подписывает служебное задание. После этого кадровик
или бухгалтер готовят приказ о командировке.
В законодательстве не прописано, за какое время
до командировки составляется приказ. Однако сотрудник имеет
полное право не ехать без письменного распоряжения
руководителя, то есть приказ уже должен быть в день
командировки. Кроме того, работник до отъезда должен получить аванс на суточные,
проживание, проезд, а для перечисления денег бухгалтерии нужен
приказ.
Цель командировки: примеры формулировок
Цель служебной командировки — это поручение работодателя,
которое должен выполнить сотрудник. Её указывают обязательно,
чтобы признать расходы на поездку экономически
обоснованными.
Цель командировки должна быть конкретной, чтобы после поездки
можно было проверить результат выполнения служебного поручения.
Например, не «участие в конференции», а «участие
в конференции по информационной безопасности
с 22 по 24 мая 2022 года».
Подтвердить
участие в конференции сотрудник может, если принесёт
приглашение, программу, раздаточные материалы.
Недостаточно указать
целью «выполнение поручения руководителя» или «решение
производственных вопросов» — это и так следует
из характера самой командировки.
Цель командировки должна быть производственной, то есть
связанной с задачами бизнеса. Плохой идей будет написать
в качестве цели «посещение корпоратива», так как корпоративы
не относятся к трудовой деятельности.
Кроме того, цель поездки должна соответствовать должности
и обязанностям работника. Не стоит указывать целью
поездки простого инженера «проведение переговоров
о сотрудничестве с партнёрами», ведь, скорее всего, это
не входит в его полномочия. А вот «практическое
ознакомление с работой системы пожарной сигнализации марки
N» — вполне.
По сути, цель должна отвечать на два вопроса
руководителя и налогового инспектора:
- Зачем нужна командировка, и какой результат должен
представить сотрудник? - Почему поехал именно этот работник?
Примеры целей командировки
| Для работника | Для руководителя |
|
|
Правила составления приказа
Документ оформляют в произвольной форме или используют
унифицированную форму Т-9. Для коллективной
поездки по одному служебному заданию удобно использовать
бланк Т-9а. Например, когда бригада едет
на выполнение работ по договору подряда, или группа
сотрудников отправляется в головной офис с согласованием
годового отчёта.
На что обратить внимание при заполнении:
- приказ о командировке сотрудника составляют
по поручению директора, после того как он завизирует
служебную записку или подпишет служебное задание; - форма приказа должна быть утверждена внутренним документом,
например, положением
о командировках.
В документе указывают Ф.И.О. и должность сотрудника
полностью, без сокращений.
Срок поездки определяют в полных календарных днях по п. 4 Положения о командировках
№749. День приезда и отъезда считаются командировкой.
Например, сотрудник уезжает на поезде, который отправляется
25 мая в 22:45, возвращается на поезде 28 мая
в 00:15. Период командировки составит четыре календарных дня,
с 25 по 28 мая.
В графе «За счёт средств» обычно ставят название
организации-работодателя. Это то лицо, которое оплачивает
командировочные расходы.
Графы «Цель» и «Основание» заполняют по данным
служебной записки или служебного задания. Если работник давал
письменное согласие на поездку, указывают реквизиты: название
документа с ФИО сотрудника и датой подписания.
Печать организации на приказе о командировке
не ставят. Это внутренний документ, поэтому она
не нужна.
Приказ о командировке: образец заполнения.
Скачать образец
Приказ для командировки директора
Руководитель организации, который не является
её собственником, подчиняется общим правилам для наёмных
работников. Его служебную командировку тоже нужно оформлять
приказом, чтобы обосновать расходы. Одновременно директор действует
как представитель работодателя.
Особенность направления в командировку руководителя
компании в том, что он сам будет подписывать приказ
о своей командировке. Служебное задание или служебную записку
он тоже составит от своего имени. Это следует
из позиции Роструда в письме от 11.03.2009 №1143-ТЗ.
Исключение — директор филиала или обособленного
подразделения. Их командировки оформляют, как правило,
в головном офисе компании. Приказ в этом случае
подписывает генеральный директор.
Как
оформить командировку для гендиректора
Командировка без приказа
Командировки без письменного распоряжения работодателя
незаконны, поскольку противоречат ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках №749.
Сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию или
прокуратуру на два обстоятельства:
- отправили в поездку без приказа, тогда как в трудовом
договоре не закреплён разъездной характер работы; - не компенсировали командировочные расходы.
Работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для юрлица
составляет от 30 000 до 50 000 рублей.
Расходы по командировкам без приказа нельзя признать
экономически обоснованными по ст. 168 ТК
РФ и ст. 252 НК РФ. Они осуществляются
за счёт чистой прибыли. Есть последствия и для работника.
Например, директор уехал в командировку без приказа и сам
себе выплатил аванс на командировочные расходы.
Компания
должна будет начислить и удержать НДФЛ, а также страховые
взносы на всю сумму, поскольку это не подтверждённые
документально затраты.
Обойтись без приказа на командировку для наёмного работника
можно только в одном случае — при разъездном характере
работы, закреплённом в трудовом договоре. Такие поездки
по ст. 166 ТК
РФ командировками не признаются.
Учредитель или акционер бизнеса либо ИП тоже отправляются
в поездки без приказа, но это уже не относится
к трудовому законодательству.
Запомнить
- Расходы на командировку признаются экономически
обоснованными при наличии письменного распоряжения
работодателя — приказа на командировку. - Руководитель подписывает приказ о командировке после
получения служебной записки или служебного задания
от непосредственного начальника командированного
сотрудника. - Перед выпуском приказа о командировке у некоторых
работников нужно получить письменное согласие. - Цели командировки должны быть конкретными, выполнять задачи
бизнеса и соответствовать должности и обязанностям
работника. - Приказ на командировку оформляют по принятой
в организации форме или на унифицированном бланке Т-9. Для коллективной поездки
по одному служебному заданию удобно использовать бланк Т-9а. - Приказ на командировку не нужен, если поездка связана
с разъездным характером работы по трудовому договору, или
в командировку едет ИП или собственник бизнеса
(учредитель или акционер). - За командировку наёмного сотрудника без приказа
работодатель может быть привлечён к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того,
расходы на поездку не будут считаться экономически
обоснованными.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи.
ООО «НТТ» не несёт
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
- Ещё можно почитать
- Чек-лист:
как выбрать отель для командировки - Авансовый
отчёт по командировке - Командировочное
удостоверение - Переход
на электронное оформление командировок: пошаговая
инструкция - Внутреннее
положение о командировках