Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2021 в Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.
3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона.
В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.
Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.
Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки.
В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы.
С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.
В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».
Электронный документооборот с работниками — это тренд 2022 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс и закон «Об электронной подписи».
«До пандемии самыми популярными кадровыми процессами для перевода в ЭДО были отпуска, командирование, учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 компаний внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Работодатели переводят на электронное подписание приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — рассказывает Ефимов Михаил, руководитель проекта Управление персоналом компании «Тензор».
Если кратко, то для перехода на цифру нужно:
- электронные подписи (ЭП) для работников;
- внутренние документы для легализации ЭДО;
- электронная система.
Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет КЭДО на портале «Работа России». Поэтому дальше про них не упоминаем.
Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:
- Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
- Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда .
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
| Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени |
| Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции |
ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.
- КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
- КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
- Где взять ЭП и как использовать.
Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.
Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
- Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.Скачать образец Положения о КЭДО.
- Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.
Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО
- Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.
Соглашения о НЭП с работником
Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.
По закону есть 2 вида электронных систем, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:
- государственный сайт «Работа России», или
- информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.
Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.
В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления.
Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы.
Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.
ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.
Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.
Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.
Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.
Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.
Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.
Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.
Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.
Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.
Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.
Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно.
Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул.
В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.
С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.
Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».
Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.
На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.
Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.
Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.
В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.
Минтруд рассказал, когда кадровые документы полностью переведут «в цифру»
Минтруд готовит поправки в ТК РФ, которые разрешают работодателям вести только в электронном виде обязательные кадровые документы: трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.
При этом в министерстве отмечают, что принять такой закон планируется не ранее 2021 года. Это связано с тем, что для его реализации предварительно необходимо урегулировать вопросы в IT-сфере, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
В ведомстве поясняют, что в 2018 году Минтруд провел эксперимент с участием ряда крупных компаний по переводу кадровых документов в электронную форму.
В ходе этого эксперимента компании указали на необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений. Одновременно необходимо обеспечить снижение стоимости приобретения и использования такой электронной подписи.
Бизнес-сообщество также выразило опасение, что перевод ряда кадровых документов только в электронный вид создаст высокие риски привлечения работодателей к ответственности при рассмотрении споров в судах или при проверках контрольно-надзорных органов. Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных также могут привести к неправомерным решениям контрольно-надзорных органов.
- Кроме того, потеря информации из корпоративных систем при ведении кадрового документооборота только в электронном виде создаст затруднения для работников, в том числе при защите своих прав.
- В связи с этим РСПП и Федерация независимых профсоюзов призвали власти поэтапно и тщательно прорабатывать поправки в трудовое законодательство по переводу кадрового документооборота организаций в электронный вид.
- При этом Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений (РТК) предложила не включать в закон об электронных трудовых книжках нормы о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде.
Как отмечается в сообщении Минтруда, в 2018 и 2019 годах ожидается принятие законопроектов, дополняющих и уточняющих действующий порядок регулирования электронного документооборота. Эти законы создадут необходимые предпосылки для перевода кадровых документов в электронный вид.
Нововведения в кадровом делопроизводстве 2022
Мы проанализировали все изменения в кадровом законодательстве 2021-2022 годов и готовы дать выдержку 10 самых важных перемен. Надеемся, эта статья будет не просто полезной информацией, но и послужит опорным материалом в вашей работе.
Основные нововведения в кадровом делопроизводстве на 2022 год: в ТК РФ введен кадровый электронный документооборот (КЭДО), утвержден новый МРОТ, государство теперь предоставляет больше гарантий для инвалидов и сотрудников с детьми, вступили в силу новые правила охраны труда.
1. Кадровый документооборот – теперь в электронном виде
Кадровые документы, которые можно перевести в электронный вид
При переходе на КЭДО теперь на законодательном уровне (Федеральный закон N 377-ФЗ от 22.11.2021) можно переводить все кадровые документы без дублирования на бумаге. Исключением пока являются:
- трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности;
- приказ об увольнении;
- акта о несчастном случае на производстве;
- документы о прохождении инструктажа по охране труда.
Какую платформу использовать для КЭДО
Рекомендуем для организации кадрового электронного документооборота использовать следующие информационные продукты:
- Цифровая платформа «Работа в России»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- «WA:Личный кабинет сотрудника».
Как подписывать кадровые электронные документы
- Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП).
- Работник подписывает документы как с помощью КЭП и НЭП, так и с помощью простой электронной подписи (ПЭП), если для отдельных документов такое правило введено в действие Приказом по предприятию.
- Работодатель всегда подписывает следующие документы с помощью КЭП:
- трудовые договоры;
- договоры о материальной ответственности;
- договоры на получение образования, а также ученические договоры;
- приказы о применении дисциплинарных взысканий;
- уведомления об изменениях трудового договора.
В последних решениях от фирмы «1С» и WiseAdvice-IT появилась возможность использования облачной электронной подписи. ЭП всегда доступна сотруднику или специалисту кадровой службы с любого устройства, будь то смартфон, планшет, личный или рабочий компьютер.
WA:Личный кабинет сотрудника
Особенно стоит отметить основные возможности программного решения собственной разработки нашей компании «WA:Личный кабинет сотрудника» — простого сервиса для удаленного взаимодействия сотрудников, руководства и кадрового отдела.
Рис.1 WA:Личный кабинет сотрудника на любом устройстве для всех участников КЭДО
Возможности сервиса:
- Все операции осуществляются в безбумажном формате. С учетом изменения стоимости бумаги в последнее время, это важная статья экономии;
- ЛКС соответствует всем нормам текущего законодательства. Это отличный надежный инструмент для КЭДО
- Сервис улучшает качество и эффективность работы кадровой службы, ускоряет и упорядочивает кадровые процессы в 3 раза, делает взаимодействие с сотрудникам простым и удобным;
- Все вопросы решаются удаленно, через ЛК сотрудника, который доступен как через веб-браузер, так и в мобильном приложении;
- Любые кадровые документы, подписанные ЭП, отвечают нормам законодательства;
- Выпустить НЭП для сотрудников можно прямо из сервиса КЭДО;
- Документ в формате PDF можно подписать прямо в ЛК сотрудника «в один клик», что решает чуть больше задач, чем просто кадровый документооборот;
- Кадровикам удобно управлять отпусками сотрудников. Плановые и фактические даты отпусков доступны для всех руководителей в едином корпоративном календаре;
- Также радует простое управление отсутствиями работников: от простого отгула до служебной поездки или, например, работы в выходной день.
Организуем кадровый ЭДО под нужды бизнеса. Собственная разработка, внедряем КЭДО с 2020 года!
На каких работников распространяется КЭДО
Обязательно: Для перехода на КЭДО необходимо уведомить работника об этом, и получить его согласие, с соответствующей отметкой.
Если работник не согласен или еще не готов к использованию новой технологии, то работодатель продолжает ведение кадрового делопроизводства с ним в бумажном виде. Сотрудник может изменить свое решение в любой момент и начать использовать КЭДО.
Новичкам при приеме на работу в компанию нужно сообщать о ведении внутреннего кадрового ДО в электронном виде. Их официальное согласие не требуется, только когда на момент начала 2022 года у них не было трудового стажа.
Все остальные новые сотрудники, состоящие в трудовых отношениях до указанной даты, могут отказаться от использования КЭДО. Работодатель обязан в этом случае вести его документы в бумажном виде.
Отказать в приеме такого сотрудника на основании его нежелания использовать КЭДО работодатель не может.
Как перейти на кадровый электронный документооборот — КЭДО
Для перехода на ЭДО в кадровых документах необходимо сделать следующие шаги:
- Утвердить локальный Акт по предприятию.
- Утвердить программные средства, с помощью которых будет вестись КЭДО.
- Утвердить список кадровых документов для их учета в электронном виде (оформление и подписание ЭП).
- Регламентировать порядок входа и доступа к информационной системе КЭДО.
- Определить сроки утверждения и подписания документов.
- Задать правила и типы электронных подписей для каждого вида документа.
Внедрение КЭДО в компании подразумевает организацию информационной инфраструктуры, приобретения соответствующего ПО, обучения работников новой технологии использования кадрового ЭДО. Это не сложно, но требует внимания и привлечения к этому процессу опытных специалистов.
Применение продукта «WA:Личный кабинет сотрудника» в организации кадрового делопроизводства заметно улучшает взаимодействие со своими работниками, повышает эффективность и комфорт в работе кадровой службы. Это меняет культуру в организации, делает вашу компанию более привлекательной для работников и, безусловно, прогрессивной в глазах ваших партнеров и государства.
Бесплатная консультация
эксперта
2. Новый МРОТ в 2022
Минимальный размер оплаты труда в 2022 году в России теперь составляет 13 890 рублей. Значение нового МРОТа вступило в силу с 1 января 2022 года на основании Федерального закона N 82-ФЗ от 19.06.2000 года.
Что необходимо сделать на предприятии
- Внести изменения в документы предприятия об оплате труда;
- Заключить с работниками, у которых меняется зарплата, дополнительное соглашение к трудовому договору;
- Рассчитывать теперь пособие и средний заработок из нового МРОТ 13 890 рублей.
Все эти действия легко регулируются с помощью программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом».
Все нововведения в кадровом делопроизводстве учитываются разработчиками системы, отражаются в алгоритмах работы, и вы их получаете с новыми обновлениями программы автоматически.
Программный продукт WA:ЛКС с связке с 1С:ЗУП соответственно также автоматически учитывает изменения в работе КЭДО.
3. Предоставлено право на дополнительный отпуск
Работодатель обязан теперь предоставить дополнительный отпуск своему работнику, ухаживающему за инвалидом 1-й группы, без сохранения заработной платы сроком до 14 дней по заявлению сотрудника. Это право должно быть прописано в коллективном договоре.
Работник может присоединить этот доп. отпуск к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать его отдельно как полностью, так и по частям. Это норма применяется с 30 ноября 2021 года на основании Федерального закона N 373-ФЗ от 19.11.2021 г.
Что необходимо сделать на предприятии
- Дополнить коллективный договор положениями о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты с учетом требований ст. 263 Трудового кодекса РФ;
- Предоставлять отпуск «за свой счет» по заявлению сотрудника, ухаживающего за инвалидом 1-й группы, длительностью до 14 дней;
4. Расширен список льготных сотрудников
В число сотрудников, которых нельзя привлечь к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные, а также нельзя отправить в командировку без их письменного согласия добавлены следующие категории:
- родители-одиночки детей младше 14 лет;
- опекуны детей до 14 лет;
- мать/отец ребенка младше 14 лет, когда второй родитель работает на вахте;
- работники с 3-мя и более несовершеннолетними детьми, пока младший из них не достигнет возраста 14 лет.
Работодатель обязан ознакомить сотрудников в письменном виде с их правом на отказ от такой работы. С свою очередь, у работников для выполнения вышеупомянутого перечня работ должно быть мед. заключение о том, что деятельность не противопоказана им по состоянию здоровья. Согласие и отсутствие мед. показаний также требуется учитывать при направлении в командировку сотрудника-инвалида.
Это норма применяется с 30 ноября 2021 года на основании Федерального закона N 372-ФЗ от 19.11.2021 г.
5. Изменена допустимая доля иностранцев на 2022
Работодателям Краснодарского края изменили допустимую долю иностранных работников, занимающихся строительством, сократили квоту с 80% до 60% от численности персонала предприятия. И совсем отменили ограничения по Астраханской области для тех, кто выращивает овощи.
Продолжит действовать норма 50% в привлечении иностранных работников в сферах:
- лесоводства и лесозаготовок;
- обработки древесины и производства изделий из дерева, исключая производство мебели;
- оптовой торговли древесным сырьем, необработанными лесоматериалами;
- оптовой торговлей пиломатериалами.
Это норма применяется с 16 октября 2021 года на основании Постановления Правительства РФ N 1706 от 07.10.2021 г.
Что нужно сделать в компании
Снизить до начала 2022 года численность иностранных работников, если их численность превышает установленную долю.
За нарушение данного требования компания будет оштрафована на сумму от 800 тыс. рублей до 1 млн. рублей или будет приостановлена деятельность на срок от 14 до 90 суток в соответствие с ч.1 ст.18.17 КоАП.
6. Изменены правила охраны труда
Обязали вести учет микротравм
Работодатели теперь должны самостоятельно фиксировать микротравмы работников, учитывать их, выяснить причины и обстоятельства их получения при выполнении работ.
Запретили работу в опасных условиях
Предприятие обязано прекратить работу на рабочих местах, которые по результатам специальной оценки признаются 4-м классом условий труда. Возобновить работу можно будет только после устранения всех рисков и проведения внешней внеплановой проверки условий труда, которая подтвердит снижение класса опасности рабочего места.
Добавили новое основание для отстранения от работы сотрудника
Работодатели обязаны отстранять от работы тех сотрудников, которые не используют выданные им средства индивидуальной защиты (СИЗ). Отстранение происходит без сохранения оплаты труда работнику.
Изменили требования к организации охраны труда
На предприятиях, численность работников которых более 50, теперь требуется создавать службу охраны труда, как минимум отдельную должность специалиста охраны труда.
Разрешили следить за безопасностью производственных процессов
Работодатели теперь имеют право использовать видео и аудиозапись на рабочих местах для наблюдения за безопасностью выполнения производственных процессов. Предприятие вправе дать удаленный доступ специалистам государственных инспекций по труду. Работники должны быть предупреждены об использовании технических средств контроля.
Утвердили новую декларацию «Специальной оценки условий труда (СОУТ)»
Декларация стала в 2022-м бессрочной. Подавать ее теперь нужно не со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда, а в течение 30 рабочих дней с момента внесения сведений о результатах СОУТ в информационную систему.
Разрешили электронный документооборот
Работодатели теперь могут вести электронный документооборот по охране труда и предоставлять доступ к базам данных инспекторам Государственной Инспекции по Труду.
Переход на КЭДО в соответствии с ТК РФ. Сократите затраты на бумагу на 80%!
Установили новую гарантию
Во время психиатрического освидетельствования за работником должно сохраняться его место по штатному расписанию и средний заработок.
Сняли запрет на некоторые виды работ для женщин
Из Трудового кодекса РФ убрали запрет применять труд женщин на работах, связанных с подъемом и перемещением тяжестей вручную, превышающих предельные нормы для них.
С какого момента
Министерство труда и социальной защиты РФ: Официальный сайт | Минтруд России предлагает провести эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид
Соответствующий законопроект размещен для общественного обсуждения на федеральном портале проектов нормативно-правовых актов. Целью законопроекта является отработка механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство.
Планируется, что Правительством Российской Федерации будет утвержден перечень работодателей, участвующих в эксперименте (по их согласию), в который войдет около 10 организаций. Срок проведения эксперимента планируется с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.
Законопроектом предполагается, что проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.
Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте и самостоятельно определяют виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, а также вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой. Однако, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, а также при внесении в них изменений, работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
- Ведение документов, связанных с работой, осуществляется работодателями посредством использования информационной системы работодателя.
- Расходы, связанные с ведением документов, связанных с работой, в электронном виде, включая применение электронной подписи работника, несет работодатель.
- При поступлении запросов контрольно-надзорных органов работодатель может представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением документов и др.
Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» в течение 2019 года будет подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами, а также, будет урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для осуществления хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.
Напомним, что в 2018 году Минтруд России с участием ведущих компаний провел эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.
Эксперимент затронул такие виды работ с документами, как оформление служебных командировок, ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска, ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью и др. При этом обязательным условием было наличие бумажных версий документов.
Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс
Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.
Сначала кадровый ЭДО функционировал как эксперимент, проводимый в соответствии с Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (см. «Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям»).
Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На смену ему пришли новые статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса (утв. Законом № 377-ФЗ). В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.
Важно
Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок. Работодателям, которые продолжат оформлять кадровые документы на бумаге, санкции не грозят.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО
Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.
Но есть исключения. В электронном виде нельзя создать и использовать:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
- бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая те, на которых должна стоять личная подпись работника).
Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно
Внимание!
Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).
В каких системах вести электронный документооборот
Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:
- На единой цифровой платформе «Работа в России». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
- В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно
Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» с порталом Госуслуг должно утвердить правительство РФ. Также будет установлен порядок взаимодействия портала Госуслуг с информационной системой работодателя. Но это станет возможным не ранее 1 сентября 2022 года, когда вступят в силу соответствующие положения комментируемого закона.
Форматы электронных кадровых документов
Пока кадровый ЭДО находился на стадии эксперимента (до 15 ноября 2021 года), компании и ИП создавали электронные документы по произвольным форматам.
Но в новой статье 22.1 ТК РФ четко прописано: кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.
Важно
Предусмотрена отсрочка по времени — единые форматы станут обязательными только 1 марта 2023 года. До этой даты работодатели (в том числе участвовавшие в эксперименте), смогут пользоваться произвольными форматами.
Как заверить и хранить документы
В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов (см. ниже табл.).
Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.
Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства).
Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора. Подробнее про электронные подписи см. «Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия».
- Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
- Таблица
- Какие ЭП применяются для отдельных кадровых документов
| Вид документа | Подписи, необходимые при создании и изменении документа: | |
| в ИС работодателя | на платформе «Работа в России» | |
| Трудовой договор | Работодатель ставит УКЭП. Сотрудник (при подписании или ознакомлении) ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства). | Работодатель и сотрудник могут использовать УКЭП и (или) усиленные неквалифицированные ЭП, выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства. Сотрудник вправе применить простую ЭП, если ее ключ был выдан при личной явке за получением госуслуг в электронной форме. |
| Договор о материальной ответственности | ||
| Ученический договор | ||
| Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы | ||
| Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (сотрудник визирует при ознакомлении) | ||
| Уведомление об изменении условий трудового договора (сотрудник визирует при ознакомлении) | ||
| Заявление на увольнение, отзыв данного заявления | Сотрудник ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства). | |
| Согласие на перевод |
Хранить документы, созданные в рамках кадрового ЭДО, полагается «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (новая ст. 22.3 ТК РФ).
Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО
Справка
Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица»).
За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос.
Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.
Составить и распечатать трудовой договор
Как работодателю перейти на кадровый ЭДО
Прежде всего, нужно принять локальный нормативный акт (с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации). В этом акте следует отразить:
- в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
- порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
- срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
- дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).
Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность
Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.
Внимание!
На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2021 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.
Кадровый ЭДО для работников и соискателей
По общему правилу переход на кадровый ЭДО для сотрудников и кандидатов на трудоустройство добровольный. Если человек не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.
Исключение сделано для тех, кто соответствует двум условиям:
- устраивается на работу после 31 декабря 2021 года;
- не имеет трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021.
Таких работников и соискателей разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.
Добавим, что согласно новой редакции статьи 312.2 ТК РФ (утв. комментируемым Законом № 377-ФЗ), на электронный кадровый документооборот разрешено переводить в том числе дистанционных работников.
Заявления, уведомления и сообщения, направленные сотрудником или соискателем в адрес работодателя посредством ЭДО, считаются поступившими на следующий день. Все расходы на получение электронных подписей работников несет организация (предприниматель).
Эксперименты Минтруда: главные этапы перевода кадрового документооборота в онлайн
В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.
Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента
Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.
Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.
О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.
Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.
Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.
Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).
В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.
На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).
А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.
При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.
Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.
В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.
Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.
Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.
Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).
На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.
Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге
После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».