По закону оформлением командировки обычно занимается отдел кадров или бухгалтерия. Некоторые документы обязательны, другие выбираются руководством компании. Относитесь к их подготовке внимательно: налоговая служба может заинтересоваться документацией, составленной неверно.
Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно подготовить следующие документы:
Приказ можно оформить по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). В нём должны быть:
- полное наименование организации;
- Ф.И.О. командированного, должность и код подразделения;
- место назначения (куда направляется сотрудник);
- сроки служебной поездки;
- цель поездки и основание (служебная записка или служебное задание).
Приказ. Унифицированная форма N Т-9
Сейчас отдельное служебное задание не обязательно — данные из него можно добавить в приказ. Но часто бывает удобнее использовать бланк служебного задания. Для него тоже есть единая форма Т-10а. Она заполняется поэтапно:
- до начала командировки нужно добавить данные об организации, присвоить бланку порядковый номер, написать информацию о работнике и отделе, а также детали командировки. Заполнить бланк может сам сотрудник;
- после командировки руководитель командированного должен заполнить вторую часть служебного задания. Он указывает задачи поездки, которые были выполнены, и подводит итоги командировки в специальной графе.
Служебное задание. Унифицированная форма N Т-10а
- Согласие на работу в выходные дни
Согласие на работу в выходные дни не обязательно и нужно, только если во время командировки сотрудник собирается работать в выходные или праздники. Документ можно составить в произвольном виде, так как унифицированной формы для него нет. Помните, что работа в эти дни оплачивается в соответствии с трудовым законодательством РФ — не менее чем в двойном размере.
Документ составляет командированный и сдаёт его вместе с документами, подтверждающими расходы. Для отчёта есть единая форма АО-1.
В авансовом отчёте укажите:
- размер выданного аванса;
- номер документа;
- дату выдачи аванса;
- кому выданы денежные средства: ФИО, должность;
- размер потраченных средств;
- остаток денежных средств (при наличии);
- список документов, подтверждающих расходы.
Важно: сотрудник должен предоставить авансовый отчёт в течение трёх дней после возвращения из командировки. Иначе расходы возмещены не будут.
Авансовый отчёт. Унифицированная форма N АО-1
За последнее время порядок оформления командировки стал проще — обязательными являются только приказ и авансовый отчет. Но компания может использовать старую систему отчётности и также оформлять служебное задание, а при необходимости — согласие на работу в выходные дни и праздники.
- Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.
- Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
- Как оформить аренду жилья за границей для командировочного
Оформление командировки в 2022 году
Татьяна Вепрева, Юрист
Отправляя работника в командировку, нужно подготовить обязательные документы и рассчитаться с сотрудником. Расскажем, что необходимо для оформления.
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Узнать подробнее
Основной документ для руководства в этом случае – Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Для оформления командировки нужно придерживаться следующего алгоритма:
1) Оформить приказ по форме Т-9. Приказы также оформляются на собственном бланке, но при этом нужно указать:
- ФИО и должности командируемого лица;
- места назначения (страна, город, организация). Организацию можно не указывать, если она не определена;
- дата начала и дата конца командировки, ее длительность в календарных днях;
- цели командировки;
- основания (например, служебное задание).
2) Ознакомить сотрудника с приказом под роспись.
3) Рассчитать командировочные и суточные.
Особый порядок командировок в компании
hidden>
Опираясь на общие положения об организации командировок, фирма может разработать собственный порядок, в котором будет отправлять людей в поездки. Для этого выпускают локальный акт, в котором указывают ключевые детали:
- цели командировок;
- работников, которых можно привлекать к командировкам;
- размер суточных и командировочных;
- варианты расходов, которые бизнес покрывает за работников в командировках.
Как видно из материала, подготовить работников к командировкам несложно. В сервисе «Мое дело» можно найти все необходимые документы для командировок и самостоятельно рассчитать выплаты.
Какие работники не могут уезжать в командировки
hidden>
Не все работники подходят для командировок. В рабочие поездки нельзя отправлять таких сотрудников:
| Беременная женщина | 259 ТК РФ | Нет |
| Работники до 18 лет | 268 ТК РФ | Работники творческих и спортивных направлений могут ездить по командировкам |
| Работающий по ученическому договору | 203 ТК РФ | Нет запрета для командировок, связанных с ученичеством |
| С ограниченными физическими возможностями | 23 закона №181-ФЗ | К командировкам привлекают только в случае, если она не мешает программе реабилитации |
Какие люди ездят в рабочие поездки в особом порядке
hidden>
Некоторых работников можно привлечь к командировкам только с их согласия. Например:
- сотрудниц с детьми до 3 лет;
- родителей или опекунов, в одиночку воспитывающих подростков до 14 лет;
- родителей детей-инвалидов;
- родителей с тремя несовершеннолетними детьми, младшему из которых нет 14 лет;
- сотрудника в отпуске по уходу за больным родственником.
Суточные – это компенсация дополнительных расходов сотрудника по его пребыванию за пределами места постоянного проживания. Сюда не входят расходы на жилье и транспорт, они оплачиваются отдельно. Суточные используют, в основном, на питание. Отчитываться, на что потратил суточные, работник не должен, по сути это его карманные расходы на время командировки.
Суточные обязательно должны быть выплачены, если длительность командировки больше одного календарного дня (абз.3 п.11 Постановления Правительства РФ №749). Размер суточных закон не регулирует, работодатель самостоятельно устанавливает сумму в локальных документах фирмы. Не облагаются НДФЛ суточные в сумме 700 рублей в день для поездок по России, и 2500 рублей – для поездок за рубеж.
Не выдавать суточные совсем – нельзя.
Если поездка сотрудника укладывается в один календарный день, включая поездку туда и обратно, суточные не выплачиваются.
Нет времени вести кадровый учёт?
Возьмём его на себя от 833 рублей в месяц
Узнать подробнее
Это затраты сотрудника на выполнение служебного задания (проезд, проживание, проведение презентаций, расходные материалы, и т.д.). Компенсируются по факту предъявления документов, подтверждающих затраты – билеты, счета-фактуры, накладные, квитанции, и т.д. Можно выдать деньги авансом, а сотрудник по приезду предъявит документы и отчитается за выданные деньги.
На время командировки за работником сохраняется средняя заработная плата по основному месту работы. Как рассчитать выплаты мы рассказали в этой статье.
С общественным транспортом и гостиницами все понятно – расходы компенсируют по билетам и документам из гостиницы. Вопросы возникают, если сотрудник едет к месту командировки на личном транспорте, а останавливается на съемной квартире.
При поездках на личном транспорте работнику выдают путевой лист, который заполняется по факту поездки и сдается вместе с авансовым отчетом и кассовыми чеками на покупку ГСМ, охрану, приобретение запчастей, и т.д.
Работнику нужно сохранить документы для подтверждения затрат. Бухгалтерия примет:
- договор найма о жилом помещении;
- расписку об оплате аренды жилья;
- квитанции из отелей или хостелов и т.д.
После возвращения у сотрудника есть 3 дня на то, чтобы заполнить авансовый отчет АО-1. К нему прилагаются документы в подтверждение расходов. Отчет и документы передают в бухгалтерию, которая пересчитает аванс, после чего:
- доплатит, если затраты в командировке превысили аванс;
- удержит средства из зарплаты работника, если тот потратил в командировке меньше аванса.
Оформление командировки в 2022 году
Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.
Деятельность некоторых организаций прямым образом связана со служебными командировками. Выезд в города, регионы и другие страны связан с обменом опытом, проведением переговоров, заключением договоров и т. д. Каждую поездку нужно организовать, правильно оформить, провести и рассчитать.
Казалось бы, все просто, но обычная отмена рейса, опоздание на самолет, превышение командировочных затрат и прочие организационные вопросы могут создать немало сложностей при учете расходов.
Каждое действие, связанное с отправлением сотрудника в служебную поездку, должно подтверждаться документально. Только так можно учесть и обосновать расходы. Лицо ответственное за проведение командировки и соблюдение норм законодательства — это работодатель.
Если компания или ИП отправляет сотрудников в служебные поездки, то нужно составить локальный акт, где будут прописаны основные положения. Например, документ можно назвать: «Положение о служебных поездках» или «Положение о командировании работников». При оформлении командировки прописывают:
- цели рабочей поездки;
- лица, которые могут быть отправлены в командировку;
- размер суточных;
- тип расходов, покрываемых работодателем.
Командировка сотрудника также должна проходить с проведением инструктажа. Обязанность также ложится на работодателя. Список дополнительных документов для командирования можно посмотреть в таблице ниже.
| Оформление командировки — документы | ||
| Название | Особенности составления | |
| Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а) | Форма Т-9 — с 2015 года единственный официальный документ, который подтверждает факт отправления сотрудника в командировку. Содержит служебное задание, данные о сроках поездки, основание (заполняется, если предложено сотрудником), источник средств, даты и подписи. | Т-9а — аналогичный документ, который составляют при отправлении в командировку нескольких сотрудников . |
| Вместо унифицированной формы, можно использовать локально разработанный бланк. | ||
| Расходный кассовый ордер (форма КО-2) | Документ, который фиксирует выдачу средств из кассы организации наличными. Обязательно указывается сумма и основание для выдачи (например, для личных нужд) . | |
| Служебная записка | Подтверждает деловую цель поездки. Составляется непосредственным руководителем сотрудника, который отправляется в командировку. Служебная записка адресована руководству организации. Если необходимость поездки подтверждается, издается приказ. | |
| Авансовый отчет (форма АО-1) | Единственный обязательный отчет, который предоставляет сотрудник по возвращении. Заполняет его работник и проверяет бухгалтер. Документ фиксирует все затраты и сдается в течение трех дней после возвращения. Дополняется чеками и квитанциями, подтверждающими затраты. Помимо унифицированного бланка, можно использовать локальный формат отчета. | |
| Согласие на работу в выходные или праздничные дни | Письменное обращение (написано от руки) сотрудника к руководству, в котором указывают согласие на работу в выходные и праздники. Документ обязательный, но составляют его в свободной форме. Правило прописано в ст. 113 ТК РФ. Нельзя привлекать к работе в выходные дни беременных сотрудниц, несовершеннолетних, граждан с ограниченными возможностями и одиноких родителей с детьми возрастом до 3 лет. |
Согласно письму ФНС № СД-4-3/20427 от 24.11.2015 командировочные удостоверения больше не используются. Поэтому фактический срок пребывания в командировке определяют по датам в проездных документах.Организация может принимать самостоятельно решение использовать документ.
Тогда его разрабатывают на усмотрение компании или заменяют старой формой Т-10. Оформление служебного задания также необязательно, поскольку задачи прописывают в приказе о направлении в командировку. Отчет о выполнении работы также опционален и заполняют его по форме Т-10а.
Понятие служебной командировки
Руководство компании или работник могут стать инициаторами поездки в другой город, регион или страну по делам компании. Предложение сотрудника должно быть одобрено руководителем, после чего издают приказ. Если период пребывания охватывает праздники и выходные, до заполнения и подписания формы Т-9 нужно получить согласие командированного.
Как правильно оформить командировку сотруднику в 2022 году – порядок действий и документы
Нередко организации отправляют своих сотрудников в служебные командировки для выполнения работ за пределами нахождения компании. Этот процесс требует заполнения большого количества бумаг в отделе кадров и бухгалтерии.
С 2015 года из числа этих документов исключено командировочное удостоверение. Теперь время пребывания сотрудника в служебной поездке будет определяться по проездным документам и чекам с места его проживания.
Разберемся подробнее, как оформить командировку сотруднику в 2022 году.
Часто в контракте на работу в качестве места осуществления деятельности указывается отдельное подразделение или филиал. При этом отъезд работника в иные подразделения также будет считаться служебной командировкой.
Относительно отправки работников в служебные поездки важно помнить следующие правила:
- Вопрос выезда для выполнения трудовых обязанностей может затрагивать только рабочих, имеющих с фирмой официальные трудовые договоры;
- Запрещено отправлять в командировки беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников, даже если они изъявляют свое желание (ст.268 ТК РФ);
- Можно оформлять выезд только с письменного согласия для таких категорий граждан, как (ст. 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие малолетних детей или детей-инвалидов;
- граждан, ухаживающих за тяжелобольными;
- родителей-одиночек.
В отношении остальных работников действует стандартное правило: если работодатель командировал их в рабочую поездку, то это равноценно выполнению обычных трудовых обязанностей.
Порядок оформления командировки
Несмотря на то, что в 2015 году командировочное удостоверение было отменено, рабочие поездки сотрудников компании требуют заполнения значительного количества бумаг. Целесообразно рассмотреть весь процесс оформления поэтапно.
Этап 1: Оформление приказа руководителя организации
Сотрудник кадровой службы составляет приказ об отправке работника в командировку (№ Т-9а), в котором указывает:
- Ф.И.О. сотрудника и его должность;
- Наименование принимающей организации;
- Место отправки (город, район, страна);
- Срок пребывания в поездке.
Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.
Этап 2: Ознакомление сотрудника, оформление выездных документов
Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.
Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.
Этап 3: Вопросы, решаемые бухгалтерией
На основании приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:
- 700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
- 2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.
Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.
Этап 4: Табель рабочего времени
Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:
- Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
- Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.
Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.
Этап 5: Прибытие работника из поездки
После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.
Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.
Как вам статья?
4 способа решения проблемы с неблагодарным персоналом
Задавайте вопросы в х и отвечайте на них
Командировки в 2022 году: шпаргалка для бухгалтера
Отправляя сотрудника в командировку в 2022 году, важно правильно заполнить документы. Для этого нужно пошагово выполнить все установленные действия.
Шаг 1. Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку
Нельзя отправлять в командировку:
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. д., а также профессиональных спортсменов).
Допускается направление их в командировку с их письменного согласия и при условии, что их медицинские рекомендации не запрещают этого (ст. 259 ТК РФ):
- женщины с детьми до 3 лет;
- работники с детьми-инвалидами;
- работники, осуществляющие уход за больными членами семьи на основании медицинского заключения;
- матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без супруга (супруги), опекуны детей этого возраста;
- родитель с ребенком до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
- работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим ребенком 14 лет.
Эти работники должны быть проинформированы в письменной форме о своем праве на отказ от командировки.
Отдельно выделим работников-инвалидов. Также разрешается направлять их в командировки только с их письменного согласия и до тех пор, пока они не запрещают это по состоянию здоровья. Это установлено частью 2 статьи 167 ТК РФ (эта часть статьи введена Федеральным законом от 19 ноября 2021 года № 372-ФЗ).
Шаг 2. Оформить приказ о командировке
Чтобы отправить сотрудника в командировку, издайте приказ. В приказе должны быть указаны:
- фамилия, имя, отчество работника;
- ваша профессия (должность);
- структурное подразделение;
- причина, время и место поездки.
Вы можете оформить приказ в утвержденной форме или оформить его в самостоятельно разработанной и утвержденной форме.
Шаг 3. Оплатите командировку
Командировочные расходы в 2022 году:
- для командировок по России — 700 руб в сутки,
- для командировок за границу — 2500 руб в сутки.
Организация вправе увеличить суточные по внутреннему распоряжению. Также суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т.д. При оплате командировочных расходов сверх указанной суммы необходимо уплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме страховых взносов) на сумму превышения).
Помимо командировочных расходов прикомандированный сотрудник получает:
- стоимость аренды жилья;
- командировочные расходы в командировку и обратно;
- иные расходы (например, оплата связи или почтовых услуг), произведенные с разрешения или с ведома работодателя.
Работнику выдается аванс на оплату таких расходов перед его отъездом в командировку.
Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени
Отметить день выезда в командировку в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом «К» или цифрами «06». Количество отработанных часов не требуется.
Шаг 5. Получите отчет о командировке сотрудника
Отчет о поездке содержит:
- авансовый отчет;
- документы, подтверждающие расходы на проживание;
- документы, подтверждающие командировочные расходы;
- документы, подтверждающие прочие расходы.
Шаг 6. Перерасчет командировочных расходов на основании отчета о проделанной работе
На основании подтверждающих документов, полученных от работника после его возвращения из командировки, работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с командировкой.
То есть, если работник обоснованно израсходовал деньги в сумме, превышающей сумму, полученную по отчету, то ему возмещается сумма перерасхода.
Подчиненный обязан вернуть неизрасходованные суммы на счет работодателя.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2022 году?
Командировочное удостоверение подтверждает факт нахождения сотрудника в деловой поездке. Обязателен ли этот документ в 2022 году и как правильно его оформить — расскажем в нашем материале.
Командировочное удостоверение как подтверждение расходов на служебную поездку
Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило перечень бланков, которые составлялись при направлении работников в командировки. Среди них значилось и командировочное удостоверение (форма № Т-10 Госкомстата).
Документ отмечался в каждом месте пребывания, поэтому руководство всегда оставалось в курсе, по какому маршруту передвигался подчиненный и в какие сроки.
До 2015 года обоснованность признания расходов на командировки без удостоверения вызывала споры:
С 2015 года для упрощения документооборота Правительство Постановлением от 29.12.2014 № 1595 отменило обязательность составления командировочного удостоверения. В 2022 году оформлять такой документ работодатели вправе по желанию, а для обоснования признания расходов он больше не нужен.
Подробнее о том, какие бланки отменены Постановлением № 1595, вы узнаете в материале.
Выдача командировочного удостоверения в 2022 году
Компании, желающие работать с удостоверениями, прописывают это в локальных нормативных актах, а также закрепляют форму документа. Допускается применять стандартный бланк Т-10 либо разработать свой вариант.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, регистрируется в журнале учета и выдается работнику. Во время поездки по каждому месту назначения проставляют отметки о времени прибытия и убытия: подписи ответственных лиц и печати при наличии.
Образец командировочного удостоверения по форме Т-10 вы найдете здесь.
Как подтвердить нахождение в командировке без удостоверения
Если работодатель отказался от выдачи командировочных удостоверений, сотрудник докажет маршрут своего передвижения другими документами (Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427):
- проездные билеты;
- служебные записки о выделении автомобиля или заявки на транспорт с приложением заполненных путевых листов;
- чеки на оплату платных дорог, стоянок, топлива АЗС, питания, проживания в гостиницах и т. п.
По возвращении сотрудник представит в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах.
Все об учете командировочных расходов — в статье.
Подводим итоги
- С 2015 года командировочное удостоверение — необязательный документ, оформляемый по желанию руководства.
- Применение удостоверений закрепляется в локальных нормативных актах работодателя одновременно с их бланком — стандартным Т-10 или разработанным на предприятии индивидуально.
- Признать расходы на командировки разрешается и без командировочных удостоверений, а подтвердить нахождение работника в служебной поездке возможно с помощью чеков, квитанций и билетов.
Оформление командировки в 2022 году: пошаговая инструкция | документы для направление в командировку работника
Направление работника в командировку
1.
Издать приказ о направлении работника в командировку
В приказе необходимо указать цель командировки и ее основание (например, служебная записка, договор с контрагентом, приказ и т.д.).
3.
Ознакомить работника с приказом о направлении в командировку
Приказ следует распечатать и ознакомить с ним работника под роспись — в нижней части приказа работник должен расписаться и поставить дату ознакомления.
Заявление заполняется непосредственно работником. Руководитель организации должен проставить на заявлении резолюцию о командировке (надпись в верхнем левом углу заявления: Согласовано. Подпись. Расшифровка подписи. Число).
5.
Зарегистрировать заявление в журнале регистрации заявлений
6.
Выдать работнику денежные средства на командировочные расходы
На основании заявления о выдаче средств на командировочные расходы заполняется расходный кассовый ордер. После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Выдача денег производится при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу.
7.
Получить от работника отчет о выполнении задания в служебном задании
Локальным актом может быть предумотрен любой порядок и сроки получения отчета, например, такой: в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник оформляет письменный отчет о выполнении задания и ставит свою подпись, ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), ставит подпись и дату.
8.
Получить от работника отчет о потраченных средствах
Все командировочные расходы должны быть подтверждены документально (билетами, квитанциями и т.д.). Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.
Если работником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если было потрачено больше, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру на основании приказа.
У вас остались вопросы по этой процедуре?
Посмотрите ответы на Часто задаваемые вопросы.
Задайте свой вопрос в обсуждении процедуры.
Либо обращайтесь в службу поддержки по телефону 8 800 333 14 84
Как оформить командировку сотруднику?
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это осуществленная работником на основании распоряжения работодателя поездка за пределы постоянного рабочего места в целях исполнения служебных поручений.
Требований к минимальному и максимальному срокам командировки законодательство не содержит. Главное, чтобы этот срок был определен соответствующим приказом или распоряжением. То же самое касается и удаленности места назначения от основного места работы.
Таким образом, служебной командировкой в равной степени признается как поездка сотрудника в пределах одного региона (или даже населенного пункта) продолжительностью в несколько часов, так и длительное пребывание по рабочим вопросам в дальнем зарубежье.
Единственное исключение из этого правила относится к работникам, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы. Постоянные поездки таких сотрудников служебными командировками не являются, независимо от их дальности и длительности.
Как отправить в командировку госслужащего, читайте в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Обязанности работодателя при направлении работника в командировку
Обратите внимание! Ст. 168 ТК РФ налагает на работодателя, отправляющего сотрудника в командировку, обязанность по возмещению ему ряда расходов. В число таковых входят:
- затраты на проезд, причем оплачиваться должны не только поездки к месту командировки и обратно, но и расходы на перемещение внутри места пребывания (при условии, что они связаны с исполнением служебного задания);
- затраты на аренду или наем жилого помещения (характер такого помещения определяется по договоренности между работником и работодателем — это может быть как гостиничный номер, так и съемная квартира);
- затраты на проживание (так называемые суточные, то есть расходы, обусловленные пребыванием сотрудника вне постоянного места проживания — сюда могут входить траты на питание, мобильную связь и т. д.). Подробнее читайте в статье Расчет суточных при командировках (нюансы).
Возмещение дополнительных расходов
Обратите внимание! Помимо обозначенных выше, компенсации подлежат и иные расходы работника, понесенные им в командировке, если это оговорено локальными нормативными актами предприятия-работодателя либо определено соглашением.
Классический пример — представительские расходы в случаях, когда их наличие обусловлено характером поручения, исполняемого работником в ходе командировки. Как правило, это касается ситуаций, при которых командировка связана с ведением переговоров.
К слову, именно представительские расходы вызывают больше всего споров на этапе их возмещения.
Поскольку законом эта категория затрат не установлена, определение их целесообразности является исключительно прерогативой работодателя.
Тем не менее судебная практика знает немало случаев, когда суд вставал на сторону сотрудника, несмотря на отсутствие в локальных актах организации-работодателя соответствующих положений.
В частности, коллегия по гражданским делам ВС Республики Башкортостан своим апелляционным определением по делу № А60-34890/2015 от 12.11.2015 оставила без удовлетворения иск работодателя к работнику о взыскании излишне уплаченных суточных расходов. Суд признал затраты, понесенные на оплату услуг, представительскими расходами, подлежащими возмещению работодателем.
В свою очередь, работник обязан документально подтвердить понесенные затраты и их целесообразность.
Как правильно оформлять командировки в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформлять командировки в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:
- что может быть целью рабочей поездки;
- кого могут отправлять в командировку;
- каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
- какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:
- собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить авансовый отчёт;
- если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.
В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт.
Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства.
Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.
Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
Все об учете командировок: от оформления до налогов
В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:
- дебет счета 71 – кредит счета 50, 51, 52 – при выдаче работнику аванса на командировку;
- дебет счета 26 (44) – кредит счета 71 – при утверждении авансового отчета по итогам командировки;
- дебет счета 71 – кредит счета 50, 51, 52 – при возмещении работнику перерасхода по командировке.
- С 2015 года командировочное удостоверение — необязательный документ, оформляемый по желанию руководства.
- Применение удостоверений закрепляется в локальных нормативных актах работодателя одновременно с их бланком — стандартным Т-10 или разработанным на предприятии индивидуально.
- Признать расходы на командировки разрешается и без командировочных удостоверений, а подтвердить нахождение работника в служебной поездке возможно с помощью чеков, квитанций и билетов.
По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.
Транспорт:
- При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
- При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
- Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
- Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.
Подробнее см.: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
- Аренда автомобиля — договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
- Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.
Проживание:
- По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
- При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).
Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.
См. также: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.
Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.
В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:
- по проезду;
- по найму жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.
Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:
- издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
- сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
- подготовить авансовый отчет;
- выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.
Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.
Правила оформления приказа несложны:
- в шапке указывается полное наименование организации;
- вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
- точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
- определяются сроки служебной поездки;
- указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).