Новый закон: заключение электронных трудовых договоров

Ксения Корчагина, юрист

Трудовой кодекс РФ вводит электронный документооборот в сфере трудовых отношений для всех работодателей. Создавать, хранить и подписывать кадровые документы в электронном виде будут на портале «Работа в России» или в информсистеме работодателя, такой как СБИС. Трудовые договоры и заявления на увольнение разрешили подписывать электронными подписями портала госуслуг и неквалифицированными ЭП.

С января 2022 у кандидатов без трудового стажа не станут спрашивать согласия на электронное взаимодействие с работодателем.

Новый закон разрешает создавать, отправлять работникам, подписывать электронно любые кадровые документы. От трудового договора до заявления на увольнение. Дублировать их на бумаге работодателю не нужно. Но есть особенности.

В бумажной форме остаются

Приказ об увольнении
Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1
Журналы инструктажей по охране труда
Бумажные трудовые книжки, пока работник не выберет электронную трудовую
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р работник вправе получать как на бумаге, так и в электронном виде.

Представители Минтруда на совещании с участниками кадрового эксперимента 16.11.2021 объяснили исключение особой важностью документов. И это логично.Так, приказ об увольнении работник оспаривает при несогласии с увольнением. Сроки рассмотрения споров о восстановлении на работе сокращенные. Приказы оставили на бумаге, чтобы не затягивать и не усложнять судебное производство пока малоизвестным ЭДО.Акты о несчастных случаях и инструктажи по ОТ связаны с безопасностью работника, его жизнью. При несчастном случае на производстве органы власти порой изымают журналы инструктажей, чтобы исключить их оформления задним числом. Изъятие бумажных документов, по-видимому, пока проще.Трудовые книжки и Сведения по форме СТД-Р регулируются специальной статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, поэтому они не попадают под действие новых статей 22.1–22.3 ТК РФ.

Формат электронных документов

До 1 марта 2023 электронные приказы и договоры можно создавать в любом формате. Потом Минтруд, Роскомнадзор и Росархив утвердят требования к составу и форматам электронных документов. А сейчас так:

Кадровик печатает трудовой договор в формате .doc и отправляет на подпись работнику, директору. После подписания в отделе кадров остаются 3 файла: ТД.doc, ЭПдиректора.sig, ЭПработника.sig.
Или бухгалтер выгружает из 1С в СБИС для кадрового ЭДО файл Приказ о командировании в формате PDF. СБИС отправляет документ на подпись и после подписания хранит 3 файла: Приказ.pdf, ЭПдиректора.sig, ЭПработника.sig.

Создавать, хранить и подписывать электронные документы можно в информационной системе работодателя, такой как СБИС. Или на портале «Работа в России».

Пока с порталом РвР не всегда удобно работать, но Правительство его доработает к 2023 году.

ИС работодателя должна уметь отправлять отчеты и документы на портал «Работа в России» и с 01.09.2022 взаимодействовать с порталом госуслуг, чтобы работник мог отправлять заявления работодателю оттуда. СБИС уже умеет взаимодействовать с Работа в России. И входить в СБИС работники могут по паролю от Госуслуг.

По новому закону работодатель должен за свой счет выдать работникам электронные подписи. Разрешили 5 разновидностей электронных подписей (ЭП).

Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Плюс закон упоминает еще 2 особенные подписи с портала госуслуг: ПЭП госуслуги и НЭП госключ.

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете и какую систему используете.

Хотите, чтобы личность работника дополнительно подтвердил удостоверяющий центр или государство — тогда подойдут КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.
Доверяете кадровику — тогда выбирайте НЭП и выдавайте ее в момент приема на работу.
Желаете забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Какие ЭП разрешены для кадрового ЭДО

Еще можно применять ПЭП для работников и НЭП, НЭП госключ для работодателя (в ИС работодателя). Это актуально, если планируете никогда не подписывать электронно: трудовой договор, договор о матответственности, ученический, заявление об увольнении, приказ о дисциплинарке, согласие на перевод, уведомление об изменении условий труда.

КЭП продает Тензор и другие удостоверяющие центры. ПЭП и НЭП выпускает работодатель в своей информационной системе при приеме на работу.

ПЭП госуслуги государство выдает бесплатно после регистрации в ЕСИА (на сайте госуслуг) и похода работника в МФЦ для удостоверения личности.

НЭП госключ выпустят, если есть ПЭП госуслуги, то есть опять после удостоверения личности у третьих лиц.

НЭП можно выдавать в момент приема на работу. В СБИС кадровик сделает это сам за пару кликов. И новенький работник получит ЭП на флешку, мобильный телефон или в облако. Подробнее смотрите в видео.

Где взять ЭП для электронного кадрового документооборота — читайте в статье.

По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков.

Ведете ли вы ЭДО в собственной информсистеме или на платформе «Работа в России» — хранить электронные документы обязан работодатель. Это требование новой статьи 22.3 Трудового кодекса РФ.

Как обеспечить сохранность электронных документов

Способ защиты электронного архива от утраты каждый работодатель устанавливает сам. Равняться можно на п. 2.30 Приказа Минкультуры 526 от 31.03.15. Вот основные выводы из него:

Лучше хранить электронные документы в облачном хранилище и дублировать на локальном компьютере.Интернет отключили, остается локальная версия на компьютере. Кто-то использует только облако, поскольку опасается, что компьютер обольет водой уборщица или серверную вскроют недоброжелатели. Любой из 3 вариантов хранения возможен в СБИС Архиве.
Важно, чтобы архив был не просто набором файлов, а разобран по папкам с правильными названиями.Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения. Так, СБИС Архив сам раскладывает документы по электронным папкам, ведет реестр архивных документов.
Безопаснее, если удалить или скопировать файлы кадрового архива могут только конкретные люди, а любые изменения с файлами логируются (отслеживаются).В СБИС Архиве настроить доступ можно за пару кликов. А файлы архива от вирусов защищает профессиональный центр обработки данных. Больше о ЦОД СБИС.

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, в какой ИС ведете КЭДО, какие документы ведете электронно, распространяется ли ЛНА на дистанционных работников, в какой срок работник должен подписывать и знакомиться с электронными документами, дату начала ЭДО в фирме и срок уведомления работников о переходе на КЭДО.
Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.
Уведомление работника о переходе на КЭДО и письменное согласие работника.Уведомьте работников в срок, установленный в Положении о КЭДО. Новичкам сообщайте до приема на работу. Если у новичка нет трудового стажа, тогда уведомлять не надо.Работники вправе отказаться от КЭДО с работодателем или не дать письменного согласия. Тогда для таких придется вести кадры в бумаге.

Кадровый ЭДО в локдаун

Даже если компания не перешла на КЭДО или перешла частично, работодатель вправе временно обмениваться кадровыми документами онлайн при коронавирусе, катастрофах, пожарах.

В таких экстренных ситуациях работникам разрешили отправлять сканы кадровых документов. Но если в компании КЭДО не принят, тогда после завершения локдауна документы придется переподписать на бумаге.

Скидка 50%

на КЭДО и HR портал

Последние новости

Трудовой договор теперь можно заключить дистанционно — Российская газета

Новый закон закрепляет возможность использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. К кадровым документам относятся трудовой договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других документов.

Работодатель самостоятельно принимает решение о переходе на электронный кадровый документооборот (ЭДО), пояснили «РГ» в минэкономразвития. С работниками, которых впервые принимают на работу по трудовой книжке, соответствующие документы оформляют в электронной форме.

Для перевода в электронную форму кадровых документов в отношении остальных категорий сотрудников требуется их согласие. Работнику будут выдавать его экземпляр в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.

А работник при желании вправе сделать бумажную копию соответствующего документа и заверить ее у работодателя.

ЭДО будет осуществляться через единую цифровую платформу «Работа в России», «Госуслуги», а также через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям Трудового кодекса.

Участники рынка приветствуют переход на ЭДО, но отмечают вызывающие обеспокоенность моменты. В первую очередь это то, что часть документов по-прежнему остается бумажной.

«Законодатель пока не решился перевести в электронный вид наиболее чувствительные для работника документы, такие как приказ об увольнении или акт о несчастном случае», — сообщили «РГ» в пресс-службе Сбербанка.

По словам замгендиректора, директора по направлению «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» Дмитрия Тер-Степанова, во избежание хранения документов об увольнениях в бумажном виде может увеличиться число случаев найма по договору подряда, а это может ущемлять права работника в случае спорных ситуаций.

До 15 ноября в России шел эксперимент по введению в некоторых организациях электронного документооборота при работе с кадрами.

Так, в Почта Банке было автоматизировано 54 кадровых процесса, из них более 30 полностью переведены в электронный формат, сообщила «РГ» вице-президент, директор по персоналу Почта Банка Юлия Бородай. «Около 80% наших сотрудников участвуют в цифровом эксперименте.

Для нас как для работодателя это прежде всего сокращение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, а еще удобная и быстрая обработка данных, отсутствие штрафов от трудовой инспекции за неправильное ведение трудовой книжки.

Что касается экономии для банка, мы посчитали, что нам это будет давать свыше 5 млн рублей экономии в год, включая расходы на отправку и ведение трудовых книжек», — рассказала Бородай.

Закон вступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением возложения на работодателя расходов «на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов». Этот пункт вступает в силу с 1 марта 2023 года. Реализация ЭДО через платформу «Работа в России» начнет работать 1 сентября 2022 года.

Почему закон об электронных кадровых документах не решает проблем работодателей

Новый закон, который внес поправки в Трудовой кодекс, разрешил создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде.

Обмениваться документами работники и работодатели смогут как через информационную систему компании, так и через государственную платформу «Работа в России» либо через систему стороннего провайдера, а фиксировать факт доставки электронных документов можно будет через портал госуслуг.

Закон уже вступил в силу – за исключением отдельных положений (например, пункт о возможности подписания документов через учетные записи на портале госуслуг вступит в силу с 1 сентября 2022 г.).

Этот закон создаст трудности пионерам кадрового электронного документооборота (КЭДО) – компаниям, которые самыми первыми в стране решили перейти на цифровые документы и приняли участие в эксперименте Минтруда 2020–2021 гг.

Эксперимент проводился с целью выработать необходимые поправки в Трудовой кодекс, поясняет представитель Минтруда. В нем участвовало около 600 компаний из самых разных отраслей, в этих компаниях трудится около 2 млн человек.

В 44,5% компаний доля работников – участников эксперимента превысила 50%, уточнил представитель Минтруда.

Перестраиваться придется и тем компаниям, которые не участвовали в эксперименте, но внедряли у себя элементы цифрового документооборота в трудовых отношениях, а их, по данным Deloitte, около 44%, считает Дмитрий Махлин, директор компании HRlink (провайдер сервисов КЭДО) по развитию бизнеса.

При доработке закона пришлось отойти от идеи полностью цифрового документооборота и подписания всех кадровых документов квалифицированной электронной подписью, а участники эксперимента Минтруда и те компании, которые начали использовать электронные формы частично, ориентировались именно на этот вариант, поясняет Махлин. Закон стал плодом компромиссов – между Минтрудом, Минцифры и Госархивом, между работодателями и профсоюзами, рассказывает Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы комитета Государственной думы по труду, социальной политике и делам ветеранов. Документ долго дорабатывался, поправки были и от работодателей, и от профсоюзов, подтверждает Олег Бабич, руководитель правового отдела Конфедерации труда России.

Эксперимент Минтруда закончился 15 ноября. Участники итогами довольны.

В компании «СКБ контур» благодаря электронному документообороту производительность труда кадровиков увеличилась на 45% – не стало рутинных операций с бумажными документами.

Не нужно следить за возвратом документов, они не теряются. Снизились затраты на бумагу, содержание копировальных машин и доставку документов, сообщил представитель компании.

«Почте России» электронный документооборот позволяет быстрее перейти на гибридный или полностью удаленный режим работы и оптимизировать процедуры найма специалистов, рассказал представитель «Почты России».

В компании МТС в эксперименте приняло участие более 15 000 сотрудников, КЭДО значительно улучшил процесс трудоустройства и упростил процесс взаимодействия компании и с сотрудниками, и с кандидатами, рассказывает представитель компании.

Собеседник «Ведомостей» из компании электронной торговли сказал, что закон заставит компанию снова перестраивать все процессы.

Компании – участники эксперимента уже ввели цифровой документооборот, а теперь после принятия закона им придется отменять все локальные акты и документы по эксперименту и наравне со многими другими компаниями организовать КЭДО фактически с нуля, говорит Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

По словам представителя Минтруда, для работодателей – участников эксперимента, пожелавших продолжать вести КЭДО, закон устанавливает переходный период до 1 июля 2022 г. До этого срока компании должны изучить нормы закона, которые отличаются от условий, предложенных во время эксперимента, и перейти на КЭДО в соответствии с новым законодательством.

В электронную форму по новому закону нельзя будет перевести три вида документов. Это наиболее чувствительные для работника документы, отмечает Бабич.

На бумажном носителе в первую очередь остается приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника. Без этого документа работник не сможет обратиться в суд, если его права при увольнении были нарушены, замечает Бабич.

Тем более что при любом конфликте работодатели нередко первым делом блокируют работнику вход в информационные системы компании, говорит Иванова.

уже используют КЭДО в своих бизнес-процессах, показало исследование, проведенное в 2020 г. Deloitte

На бумаге также остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступа к системе КЭДО компании, и журналы по охране труда, где сотрудники расписываются о прохождении инструктажа по технике безопасности. Эти документы, уточняют опрошенные «Ведомостями» юристы, крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее изменить недобросовестным работодателям.

По данным сети деловых коммуникаций SBIS, к документам с высоким риском перевода в электронную форму относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора. Легко же перевести в онлайн больничные листы, табель рабочего времени, заявление об отпуске по графику, заявление о приеме на работу, авансовый отчет.

И три бумажных документа не дают сделать процедуры найма и увольнения работников полностью цифровыми. Так как сотруднику придется на бумаге расписываться о прохождении инструктажа по охране труда при приеме на работу, невозможно полностью перевести в цифру прием на работу, говорит представитель компании «СКБ контур».

«Сбер» рассчитывает, что со временем весь кадровый документооборот компаний станет электронным и при этом работник будет защищен, сказал представитель «Сбера».

Онлайн-ритейлер Wildberries, другой участник эксперимента Минтруда, по словам представителя, планирует продолжить совместную работу с Минтрудом и другими ведомствами для полного перевода кадрового документооборота в электронный формат.

Сеть X5, которая тоже принимала участие в разработке законопроекта о введении КЭДО и в эксперименте, отметила, что полностью оценить финансовый и операционный эффект от КЭДО можно будет в 2022 г. Но в нынешней редакции закона есть моменты, которые создают сложности для бизнеса, в том числе необходимость вести на бумажных носителях инструктажи по охране труда, говорит представитель компании.

Закон отнюдь не обязывает компании переходить на КЭДО. В нем ясно сказано, что это право, а не обязанность работодателей, компания решает это на основе внутреннего локального акта, говорит Кожемякина. Правда, надо учесть мнение профсоюза, если он есть, сказала юрист.

Некоторые участники эксперимента не захотели переходить на электронный документооборот, потому что надо было либо создавать свою IT-систему, либо искать провайдера, который предоставит ПО и сервис, либо налаживать обмен электронными документами через портал «Работа в России», рассказывает Иванова.

Проблемы расходов поможет решить «Работа в России» – пока пользование ее сервисами для компаний с численностью персонала до 1000 человек бесплатно, говорит Илья Ермашенков, HR-директор компании Carcade (входит в группу компаний «Газпромбанк лизинг»). Документы компаний могут храниться в облаках «Работы в России», поясняет Махлин. А пункт закона о том, что все расходы на разработку системы КЭДО, создание и хранение документов несет работодатель, вступит в силу только с 1 марта 2023 г.

которые уже используют КЭДО, планируют и дальше повышать уровень цифровизации кадровых процессов, по данным Deloitte

Однако многие компании не хотят размещать свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, так как боятся утечки информации, объясняет Иванова. Они могли бы разместить на стороннем ресурсе заявления об отпусках, но не готовы размещать во внешних облаках, например, соглашения о неразглашении коммерческой тайны, которые подписывают сотрудники при приеме на работу.

Правительство еще должно определить, как вести КЭДО через «Работу в России» таким образом, чтобы компании этому порталу доверяли, говорит Кожемякина. Возможно, потребуется дополнительное согласие от работников на использование их данных на внешних ресурсах, сказала она.

Махлин отмечает, что электронные документы защищены лучше бумажных: бумага легко портится в случае пожаров, подтоплений и других ЧС, ее можно выкрасть или потерять. Электронный документ, если он хранится в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных, не может просто потеряться или испортиться, его сложно украсть.

Крупные компании создают собственные системы КЭДО. Например, в РЖД есть IT-инфраструктура для обмена электронными кадровыми документами и подписания их с помощью электронных подписей, рассказывает представитель компании.

По его словам, в РЖД в электронный вид уже перевели более 40 форм заявлений – на отпуска и командировки, о переводе на дистанционную работу, электронный больничный лист и др.

Площадкой для внедрения КЭДО стал сервисный портал работника компании, где сотрудники могут подать заявление и запросить документы в специальном разделе, а руководители – использовать отдельный сервис для работы с кадровыми документами.

Аптечная сеть «Эркафарм» обратилась к стороннему провайдеру, так как создание собственной IT-системы слишком затратно, рассказывает Илья Алимпиев, IT-директор компании.

По новому закону о переходе на КЭДО работодатель должен будет спросить письменное согласие работника, говорит Иванова. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то по нему документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.

Работники больше доверяют бумаге, нежели электронной документации. Иванова приводит в пример данные Пенсионного фонда: на начало 2021 г.

лишь 13% работающих россиян, или 6 млн человек, выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе.

Многие работники не доверяют полностью электронным системам либо не умеют ими пользоваться, сказала Иванова.

Есть также работники, у которых в силу специфики их труда нет доступа к цифровым устройствам и нет надобности их покупать, говорит Бабич. В таком случае работодатель должен подумать о том, как обеспечить таких работников электронными устройствами, чтобы они могли подписывать удаленно все документы, замечает он.

Отделам персонала придется провести титаническую работу и убеждать каждого члена команды в необходимости перехода на КЭДО, говорит Махлин. Или же они будут вынуждены частично вести делопроизводство на бумаге – заставить сотрудников никто не сможет.

Спрашивать согласия на КЭДО не будут лишь у тех, кого примут на работу в 2022 г. впервые, отмечает Иванова.

Переход на электронные кадровые документы долгое время тормозило условие о подписании документов только усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП), а она стоит денег, к тому же сотрудникам за ней нужно лично являться в аккредитованные удостоверяющие центры. Расходы на получение работником ЭЦП и ее использование в трудовых отношениях составляют около 3000–5000 руб. на каждого работника, замечает Кожемякина.

Сейчас условия мягче. По новому закону работодатель для подписания документов всегда должен использовать усиленную ЭЦП – квалифицированную (для трудового договора, приказа о применении взыскания, ученического договора и договора о материальной ответственности), а работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП), т. е., по сути, логин и пароль, объясняет Кожемякина.

Для большинства документов сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП, говорит Иванова.

Например, компания Carcade уже запустила сервер, позволяющий выпустить упрощенную неквалифицированную электронную подпись, и сотрудники, которые уже дали согласие на использование электронной подписи, теперь будут подписывать ею заявления на отпуск и на командировку, а также удостоверять подписью факт ознакомления с внутренними локальными актами, рассказывает Ермашенков.

По его словам, процесс простой: сначала сотрудник читает электронный документ и нажимает кнопку, подтверждающую, что он с ним ознакомился, потом нажимает вторую кнопку «подписать». По прогнозам Ермашенкова, с 1 января 2022 г. на КЭДО перейдут уже 95% действующих сотрудников Carcade и 100% новых.

В 2022 г. будет реализована связка между «Работой в России», информационными системами работодателя и порталом госуслуг, сотрудники смогут подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью, которую можно будет сформировать с помощью мобильного приложения «Госключ», говорит Иванова.

Тем не менее, уточняет Кожемякина, усиленную квалифицированную ЭЦП сотрудникам все же придется время от времени использовать.

Ею они должны будут подписывать с работодателем самые важные документы: трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании, добавляет Иванова.

Изменения в трудовом законодательстве: трудовые отношения и ЭДО с дистанционными работниками в 2021 году

Изменения в ТК РФ, касающиеся найма дистанционных работников и сотрудничества с ними, введены федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. С 1 января 2021 года Глава 49.1 ТК РФ действует в новой редакции.

Новое нормативное регулирование труда дистанционных работников — ответ законодателей на сложившуюся в 2020 году ситуацию с пандемией коронавируса. В течение всего года работодатели вынуждены были переводить сотрудников на удалёнку, но отсутствие чёткой нормативной базы вынуждало действовать по-разному и руководствоваться преимущественно рекомендациями и разъяснениями Минтруда и ГИТ.

Новый закон об удалённой работе:

Урегулировал общие вопросы трудовых отношений между работодателем и удалённым работником, например права работника и гарантии их соблюдения, обязанности и ответственность работодателя.
Определил понятие дистанционной работы и предусмотрел несколько её форматов.
Установил порядок взаимодействия работодателя и удалённого работника — от найма на работу, организации труда и выполнения трудовых функций до увольнения по специальным основаниям.
Отдельно и подробно урегулировал вопросы составления, направления, обмена и получения документов — электронных, в электронной форме и бумажных.

Дистанционная (удалённая) работа подразумевает выполнение трудовых функций вне рабочего места, предоставленного и контролируемого работодателем. Работник сам определяет, где будет находиться рабочее место, и может его в любой момент изменить, если это не скажется на выполнении условий трудового договора.

Обязательное условие дистанционной работы заключается в том, что свои трудовые функции и взаимодействие с работодателем работник осуществляет с помощью информационно-телекоммуникационных сетей и сетей связи. Проще говоря, удалённая работа ведётся через интернет, электронные системы и сервисы, с использованием почтовых отправлений, мессенджеров и других средств и способов дистанционного взаимодействия.

С дистанционным работником, который только устраивается на работу, заключается трудовой договор. При переводе действующих сотрудников подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Допускается принудительный перевод на дистанционную работу, если того требуют чрезвычайные обстоятельства (авария, пожар, наводнение, эпидемия и т. п.).

При найме на работу или переводе на дистанционную работу обмен документами может проходить:

в обычной форме. Работник приходит в офис, приносит необходимые документы, подписывает трудовой договор или дополнительное соглашение;
посредством составления, подписания и направления бумажных документов без визита работника в офис. В этом случае документы отправляют и получают, например, через курьерские службы или Почту России;
в электронной форме — посредством обмена электронными документами или документами в электронной форме, подписанными электронной подписью работника и работодателя.

Дистанционная работа может быть постоянной, временной (до 6 месяцев) и комбинированной (временной периодической). Формат согласовывается при найме или переводе на дистанционную работу.

Дистанционный работник может быть уволен, если более двух рабочих дней без уважительной причины не выходит на связь с работодателем. Еще одно специальное основание для увольнения — переезд работника в другую местность, если это приводит к невозможности исполнять трудовые функции на прежних условиях. Применительно к удалённым работникам действуют и общие основания увольнения.

Электронное взаимодействие работодателя и работника

Удалённая работа фактически существует в России уже много лет. Все это время преимущество отдавалось заключению с работниками гражданско-правовых, а не трудовых договоров.

Отчасти это было связано с отсутствием чёткого регулирования дистанционных трудовых отношений. С принятием нового закона предполагается, что ситуация изменится.

Важно, что наработанная практика электронного взаимодействия в рамках договоров ГПХ оказалась полезной и нашла отражение теперь уже в трудовом законодательстве.

Дистанционная работа по трудовому договору может быть полностью построена на электронном взаимодействии работника и работодателя.

Статья 312.3 ТК РФ разрешает использовать электронные документы и, если нужно, дополнять их бумажными. В электронном виде можно заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, допсоглашения, договоры о материальной ответственности, договоры о получении образования.

При заключении договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и такой же ЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника.

После этого стороны обмениваются подписанными электронными документами, используя согласованный для этого способ, например по электронной почте.

Обмен электронными документами или документами в электронной форме можно использовать и для других целей. Например, если работнику нужно отослать отчёт о работе, подготовленные рабочие документы, заявление, уведомление работодателя и так далее. Либо работодателю нужно ознакомить работника с каким-либо локальным актом или другим документом.

При использовании электронного документооборота получатель документа обязан ответно направить в электронной форме документ — подтверждение получения документа.

Порядок электронного взаимодействия, а также используемые сторонами виды электронной подписи должны быть урегулированы трудовым договором, дополнительным соглашением, коллективным договором или иным локальным актом. Главное, чтобы порядок был закреплён, а обмен электронными документами обеспечивал фиксацию каждого факта получения работником (работодателем) электронного документа или документа в электронной форме.

Дистанционный работник вправе запросить у работодателя копии документов, связанных с работой. В этом случае документы готовятся и направляются работнику в трёхдневный срок в бумажном виде заказным письмом или, если на это указано работником, в виде электронных документов.

Организация труда дистанционного работника

Как будет организован рабочий процесс, решает в первую очередь работодатель, но и мнение работника должно быть учтено.

Работодателю желательно заранее определить правила выполнения трудовых функций в удалённом режиме для конкретной должности дистанционного работника.

Применительно к конкретному сотруднику урегулировать детали можно в трудовом договоре или дополнительном соглашении, а общие вопросы — в коллективном договоре.

Общее правило — программные, технические и другие средства, необходимые для работы, предоставляет работодатель. С точки зрения информационной безопасности это более разумный вариант. Но по желанию работника и с согласия работодателя он может использовать свои средства, получая от работодателя компенсацию, в том числе расходов на использование этих средств.

Если дистанционных работников много, они взаимосвязаны, может быть создано единое информационное рабочее пространство (система), обеспеченное средствами защиты от несанкционированного доступа.

Если же удалённые работники нанимаются или переводятся на дистанционную работу временно с заключением срочного договора, их немного и у них разные функции, в создании единой рабочей системы необходимости нет.

При наличии корпоративной ИС для дистанционных работников может быть обеспечен временный доступ.

Организация труда дистанционного работника — вопрос индивидуального плана. Всё зависит от направления деятельности компании, трудовых функций удалённых работников и их количества.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Трудовой договор на удаленную работу: особенности, как заключить, изменения в 2021 году

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, которые расширили понятие и регулирование удаленной работы. Разбираемся, что это такое, какие есть особенности и на что обращать внимание в трудовом договоре.

Работу дистанционных или удаленных работников регулирует глава 49.1 ТК. Она действовала и до 2021 года.

Но раньше по ее правилам заключить трудовой договор о дистанционной работе можно было только с компьютерным надомником, то есть с сотрудником, работа которого связана только с использованием ПК и интернета, например программистом.

А все другие работники, кто общается с клиентами или часто выезжает по делам из офиса, например менеджеры по обслуживанию клиентов, агенты, дистрибьюторы, считаться удаленными по закону не могли.

По факту сотрудники многих компаний работали удаленно. Просто формально они были вне закона. А когда началась пандемия коронавируса и все массово начали работать из дома, то власти решили актуализировать Трудовой кодекс.

Теперь согласно закону удаленка ― это любая работа, которая выполняется вне места нахождения работодателя, если для связи компания и сотрудник используют интернет и любые другие общедоступные каналы связи, например телефон или мессенджеры. Например, преподаватель, который читает лекции непосредственно в аудитории, это обычный работник. А если он читает лекции по Zoom в онлайн-школе, то это дистанционный сотрудник.

Удаленка бывает нескольких видов:

постоянная ― это когда работник и компания договорились, что человек вообще не будет появляться в офисе;
временная ― устанавливается не больше чем на полгода, после этого работник должен ежедневно приходить на работу;
периодическая ― это когда часть времени сотрудник работает в офисе, а часть — из дома, например два дня в неделю — в офисе, а остальное время — из дома.

Об этих условиях обычно договариваются перед заключением трудового договора, на этапе собеседований.

Эта договоренность фиксируется в оффере — оформленном в текстовом виде предложении работодателя — либо уже позже, при заключении трудового договора.

На этапе переговоров можно заранее согласовать и условия соцпакета, которые часто бывают у офисных сотрудников. Например, если в офисе есть бесплатные обеды, договориться, что работодатель компенсирует их определенной доплатой к зарплате.

Есть еще один вариант: когда сотрудники переводятся на удаленку без их согласия. Такое бывает в исключительных ситуациях, когда в опасности жизнь и здоровье людей, например аварии, несчастные случаи на производстве, эпидемии. Например, во время пандемии коронавируса возрастных работников переводят на удаленку.

Изменения в трудовом законодательстве об электронном документообороте

22 ноября 2021 года президентом РФ подписан Закон о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ, устанавливающий порядок ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений (далее – «Закон»).
Закон вступил в силу 22 ноября 2021 года.
Требования к составу и форматам электронных документов, устанавливаемые федеральными органами исполнительной власти, включая Минтруд России, применяются с 1 марта 2023 года.
Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронных документов, применяются с 1 сентября 2022 года.
Какие основные изменения предусмотрены Законом?
Закон предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, включая возможность заключить трудовой договор и ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя в форме электронных документов.
Электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, а также документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
Создание, подписание, использование и хранение документов и электронный документооборот могут осуществляться:

с помощью Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», включая взаимодействие через единый портал госуслуг; или
с помощью информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание и хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Взаимодействие между цифровой платформой, порталом госуслуг и информационной системой работодателя будет установлено Правительством Российской Федерации.

В случае принятия решения об электронном документообороте работодателю необходимо издать локальный нормативный акт, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В этом локальном акте необходимо предусмотреть:

информацию об информационной системе работодателя;
порядок доступа к информационной системе работодателя;
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота; и
сведения о дате введения электронного документооборота.

Каждого работника необходимо уведомить о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать свое письменное согласие на указанное взаимодействие.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота считается отказом от такого взаимодействия. Однако работник сохраняет право дать такое согласие позднее. Отсутствие согласия не может служить основанием для отказа в приеме на работу или увольнения работника.

Работодатель обязан бесплатно предоставлять работникам, не давшим согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, надлежащим образом заверенные документы на бумажном носителе, связанные с их трудовой деятельностью.

Новых работников необходимо проинформировать о ведении электронного документооборота. Согласие не потребуется в отношении:

тех, кто принят (принимается) на работу после 31 декабря 2021 года; и
тех, у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

В зависимости от того, используется ли информационная система работодателя или цифровая платформа «Работа в России», а также от типа трудовых документов для подписания электронных документов будет использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись и простая электронная подпись.
В случае отсутствия у работника электронной подписи расходы по получению и использованию электронной подписи несет работодатель.
Комментарий
Работодателям необходимо:

принять решение о введении электронного документооборота;
пересмотреть порядок оформления трудовых документов и взаимодействия с работниками и кандидатами при приеме на работу;
принять локальный нормативный акт, регулирующий вопросы электронного документооборота; и
привести внутренние процессы, а также кадровые документы (трудовые договоры, локальные нормативные акты) в соответствие с требованиями Закона.

Для получения дополнительной информации просим вас связаться с авторами или вашим обычным контактным лицом в CMS Russia.