Корпоративное мероприятие (корпоратив): образец приказа

* Информация о новогодних расходах и налогообложении доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Подоходный налог не удерживают с доходов, если мероприятие связано с осуществляемой организацией деятельностью

Если организация осуществляет расходы на проведение презентаций, юбилеев, банкетов, совещаний, культурных, представительских мероприятий, связанных с осуществляемой ею деятельностью, то в этом случае доходы, полученные плательщиками (участниками мероприятия) в размере оплаты таких расходов, не признают объектом обложения подоходным налогом (подп. 2.2 п. 2 ст. 153 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

В иных случаях, когда праздничные мероприятия не связаны с осуществляемой деятельностью, расходы организации признаются объектом для исчисления подоходного налога у физического лица – участника мероприятия и, следовательно, подлежат налогообложению. При этом учет таких доходов нужно вести по каждому физическому лицу.

Не забудьте к указанным доходам применить льготу, т.е. освободить от налогообложения по основаниям подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК в определенных этой статьей размерах.

Справочно: освобождают от подоходного налога доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей доходы, в т.ч. в виде подарков и призов, получаемые:

– от организаций, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в т.ч. пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях, – в размере, не превышающем 13 190 000 руб., от каждого источника в течение налогового периода;

– иных организаций, за исключением доходов, указанных в подп. 1.26 п. 1 ст. 163 НК (доходы от профсоюзных организаций), – в размере, не превышающем 870 000 руб., от каждого источника в течение налогового периода (подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК).

В программу торжественного мероприятия, связанного с осуществляемой организацией деятельностью (подведение итогов, ознакомление с планами развития и т.п.), может, например, входить:

• – подведение итогов работы за финансовый (календарный) год;
• – культурно-развлекательная программа с проведением конкурсов и вручением победителям сувениров или призов;
• – фуршет.
• К указанному мероприятию может быть приурочено и поздравление трудового коллектива с Рождеством и (или) Новым годом |*|.
• * Информация об отдельных аспектах исчисления подоходного налога при проведении новогодних мероприятий доступна всем на портале GB.BY

При награждении в рамках этого мероприятия лучших работников одновременно за выполнение трудовых обязанностей и в связи с наступающими праздниками их доход освобождают от подоходного налога в пределах 13 190 000 руб. в год (подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК).

Взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляют на средства, направленные на проведение культурно-массовых мероприятий, за исключением подарков

Суммы средств работодателя, направленные на проведение культурно-массовых мероприятий, не являются объектом для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Справочно: объектом для начисления обязательных страховых взносов (взносы в ФСЗН) в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь для работодателей и работающих граждан являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам. Исключение составляют выплаты, предусмотренные Перечнем № 115* (абз. 2 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII). __________________________ * Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень № 115).

Объектом для начисления страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (взносы в Белгосстрах) являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих данному виду страхования, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем № 115 (п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297).

Основанием для исключения из объекта для начисления взносов по государственному социальному страхованию затраченных сумм средств на проведение культурно-массовых мероприятий являются соответствующие подтверждающие документы (гражданско-правовые договоры аренды, купли-продажи, оказания услуг, выполнения работ и др.).

1. При отсутствии документального подтверждения произведенных работодателем расходов их суммы распределяют на всех его работников с обязательным начислением на них указанных взносов.
2. На поощрительные выплаты (подарки) работникам (их детям) взносы по государственному социальному страхованию следует начислять.
3. При налогообложении прибыли на затраты относят расходы, связанные с производственной деятельностью

При налогообложении прибыли можно учесть только расходы, непосредственно связанные с проведением мероприятия, посвященного подведению итогов года (например, аренда зала) (п. 1 ст. 130 НК).

Расходы же по организации досуга в ходе такого мероприятия (выступление артистов, праздничный ужин) при налогообложении прибыли не учитывают (подп. 1.1 п. 1 ст. 131, подп. 1.71 п. 1 ст. 131 НК).

Суммы НДС по работам и услугам, приобретенным в связи с проведением мероприятия, будь то подведение итогов или праздничный корпоратив, предъявленные исполнителями и подрядчиками, принимают к вычету в общеустановленном порядке (подп. 2.1 п. 2, пп. 5, 6 ст. 107 НК).

Организации имеют право самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов

Как известно, каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Справочно: формы первичных учетных документов, включенных в перечень, утвержденный Советом Министров Республики Беларусь, утверждают уполномоченные государственные органы, указанные в этом перечне (п. 3 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон № 57-З).

Формы первичных учетных документов, не указанных в п. 3 ст. 10 Закона № 57-З, могут утверждать республиканские органы государственного управления по согласованию с Минфином Республики Беларусь либо руководитель организации.

Однако организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).

Рассмотрим, какие документы нужны организации для обоснования расходов на проведение праздничного мероприятия исходя из нижеприведенной ситуации.

Ситуация. Проведение торжественного мероприятия по случаю подведения итогов работы организации за 2015 г.

ЗАО «Прогрессивные технологии» приказом по организации установило провести торжественное мероприятие (банкет) по случаю подведения итогов работы за 2015 г. в помещении ресторана «Старый трактир». Организация произвела предоплату ресторану по счету, включающему стоимость аренды зала, музыкальной программы, продуктов питания и напитков, в размере 20 000 000 руб.

В программе предусмотрены выступления директора о результатах работы за 2015 г. и заместителя директора о стратегии и направлениях развития компании на 2016 г. Также решено вручить подарки отдельным сотрудникам организации (бытовая техника) на общую сумму 14 000 000 руб. и кондитерские наборы работникам для их детей в количестве 10 шт. на общую сумму 5 000 000 руб.

• С целью обоснования расходов по указанному мероприятию в организации оформлены следующие документы.
• Приказ о проведении торжественного мероприятия (банкета) ЗАО «Прогрессивные технологии»
• 
• Советы эксперта

1.

Чтобы не уплачивать «лишних» налогов и отчислений (подоходный налог, взносы в ФСЗН и Белгосстрах), обязательно нужно документально оформить и обосновать производственный характер проводимого мероприятия. Нелишне будет иметь и подписанные доклады руководителей организации о производственных вопросах, иначе потом можно долго доказывать проверяющим, что это была не просто вечеринка сотрудников.

2. В приказе лучше указать, что получателями подарков являются работники организации, имеющие детей определенного возраста, а не сами дети.

В этом случае к доходу работника можно применить вышеуказанную льготу по подоходному налогу в сумме 13 190 000 руб. в год и не оформлять разные документы.

В ином случае к доходу ребенка можно применить льготу в размере 870 000 руб. и стандартный налоговый вычет в размере 730 000 руб. в месяц при получении дохода, подлежащего налогообложению, в сумме, не превышающей 4 420 000 руб. в месяц (подп. 1.1 п. 1 ст. 164 НК).

1. Однако для этого нужно:
2. 1) письменное заявление:
3. – ребенка, если ему от 14 до 18 лет;
4. – или его законного представителя, если ребенку до 14 лет;

2) предъявить трудовую книжку (если она имеется) или в заявлении указать причину ее отсутствия (п. 3 ст. 164 НК).

Приказ о проведении корпоратива: образец

Компании срочно нужен приказ о проведении корпоратива. Руководство планирует проведение праздничного мероприятия. Кадровикам и бухгалтерии дано задание все правильно оформить, чтобы избежать неприятностей с налоговой инспекцией. На праздник будут приглашены не только работники, но и официальные представители контрагентов. Предлагаем скачать образец приказа о проведении корпоратива.

Инспекторы против

Сразу скажем, что налоговые инспекторы против. Конечно, они не против проведения корпоративного мероприятия, тут протестовать они не могут. Ревизоры категорически против включения таких затрат в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Поэтому составляя приказ о проведении корпоратива в организации, нужно сразу озаботиться включением в него положений, которые помогут обосновать расходы на проведение праздника.

Отметим, что чиновники не соглашаются признавать подобные расходы, ни как представительские, ни как рекламные. Однако с такой позицией не согласны суды.

Главное – правильно оформить документы, и в первую очередь, приказ о проведении корпоратива (образец на Новый год см. в конце статьи).

Если на праздник (день рождения компании, Новый год и т.п.) приглашены представители деловых партнеров, то у компании появляется серьезный шанс отстоять свои права в суде. Уменьшить налог на прибыль на понесенные на проведение корпоратива расходы можно в пределах 4 процентов от расходов на оплату труда.

Для этого приказ о проведении корпоратива на Новый год должен содержать следующие сведения:

• итоги работы за прошедший год;
• достижения организации, которые можно продемонстрировать представителям контрагентов, приглашенных на праздник;
• регламент проведения мероприятия, предусматривающий деловые переговоры.

Также порядок проведения корпоративного вечера, включающий себя элементы делового общения, нужно зафиксировать в отчете о представительских расходов (постановление ФАС Уральского округа от 19 января 2012 № А50-3964/2011).

Обязательные сведения

Перечислим информацию, которую нужно указать в образце приказа о проведении корпоратива (на природе, в офисе, в банкетном зале и т.д.):

• цель проведения корпоративного праздника (если есть желание побороться за уменьшение налоговой базы на произведенные расходы, то нужно предусмотреть деловые элементы);
• работников, ответственных за праздник;
• мероприятия, которые планируется провести в рамках корпоратива.

Предлагаем вниманию читателей пример приказа о проведении корпоратива, подготовленный нашими специалистами. Используя этот образец, можно сэкономить время на разработку собственного документа.

Составляем договор на проведение корпоратива

Опытный кадровик знает, что готовиться к корпоративному Новому году нужно заранее – найти хорошее помещение, выбрать кейтеринговую компанию.

К тому же, чтобы провести корпоратив, требуется ведущий, диджей и другие участники, с которыми необходимо оформить договор. В статье расскажем, как составить договор оказания услуг по проведению новогоднего корпоратива грамотно и минимизировать возможные риски.

Вы сможете воспользоваться готовым образцом договора оказания услуг по проведению новогоднего корпоратива.

Для чего нужен корпоратив?

Не секрет, что на работе сотрудники проводят большую часть своего времени. Поэтому атмосфера в коллективе имеет важнейшее значение. Если работнику интересно общаться с коллегами, он будет ходить на работу с удовольствием. Лучше узнать друг друга и наладить контакты как раз и позволяют корпоративы.

Как бы банально это ни звучало, но корпоратив заряжает сотрудников позитивной энергией и сплачивает их для плодотворной и эффективной работы. Проведение таких мероприятий позволяет руководству компании поддерживать командный дух, а работникам дает понимание причастности к общему делу.

Где провести мероприятие?

Прежде всего, необходимо определить размер бюджета, который организация готова потратить на мероприятие. Если корпоратив будет скромным, можно заказать проведение праздничного мероприятия, например, в кафе или ресторане.

Разумеется, меню должно быть согласовано заранее с учетом общего количества приглашенных.

При обсуждении с ресторатором объема и стоимости услуг представитель компании может договориться о скидке или о «своем алкоголе», что позволит сэкономить весомую часть бюджета.

В зависимости от финансовых возможностей компания может заказать проведение выездного корпоратива с арендой, например, гостиничных номеров или целого коттеджа (коттеджей), чтобы отметить окончание года (или отпраздновать другую дату), как говорится, с размахом.

Отдельной статьей расходов будет оплата услуг профессионального ведущего и членов его команды, которые должны обеспечить хорошее настроение на протяжении всего праздника.

Поиски ведущего

В течение года привести ведущего с командой на мероприятие обычно не составляет особого труда. Но в канун Нового года все переворачивается с ног на голову. В это время ведущие нарасхват, и могут выбирать среди разнообразных предложений клиентов наиболее «хлебные». Поэтому искать ведущего и заключать ним договор надо заранее.

Для подтверждения серьезности намерений компании ведущий может попросить внести предоплату. К этому также необходимо быть готовым.

Предмет договора

Отношения с ведущим и членами его команды (диджеем, фокусником, музыкантами и др.) оформляются обычным договором возмездного оказания услуг (глава 39 Гражданского кодекса, далее – ГК РФ). В предмете договора необходимо указать, что исполнитель принимает на себя обязательства по проведению праздничного мероприятия в определенном месте и в согласованный период времени.

Исполнитель принимает на себя обязанность провести новогодний корпоратив 20 декабря 2019 г. с 19.00 до 23.00 в ресторане «Вояж» по адресу: г. Москва, Ленинский проспект, д. 122, корп. 1, стр. 3А, 1 этаж.

Из договора должно быть понятно, за что именно заказчик платит деньги и что может требовать от исполнителя. Поэтому в предмете договора следует четко обозначить требования к программе мероприятия. Например, можно указать, что в мероприятии участвуют ведущий, музыканты, танцоры, фокусник, аниматоры, танцевальный коллектив с использованием своего реквизита.

Также желательно определить количество членов команды ведущего. Из-за большого количества гостей маленькая команда может не справиться с задачей, и все присутствующие будут просто скучать.

Играет музыка

Более взыскательные заказчики в договоре могут предусмотреть требования к самой программе: перечень конкурсов…

Приказ о проведении мероприятия. Приказ о проведении новогоднего корпоратива Образец приказа на проведения юбилея фирмы

Как правило, оплата корпоративных мероприятий осуществляется путем выделения средств на их проведение из прибыли прошлых лет, что требует правильного документального оформления корпоратива.

Корпоративный праздник: как правильно оформить мероприятие

Документ 1: Распоряжение собственника

Первый документ, с которого начинается оформление корпоратива — приказ на проведение корпоративного мероприятия. Образец такого приказа не имеет унифицированной формы, поэтому собственник имеет право составить его в произвольной форме, но с соблюдением базовых регламентных норм.

Информационная часть приказа должна содержать сведения:

о цели мероприятия,

о дате и месте проведения корпоратива.

действия по подготовке к проведению мероприятия;

лиц, ответственных за подготовку праздника, а также последующую отчетность по мероприятию.

Документ 2: План мероприятия

Для любого корпоратива разрабатывается план его проведения, в котором должен быть указан сценарий праздника и перечень мероприятий, которые планируется проводить во время празднования, а также лица, ответственные за их проведение.

Документ 3: Смета на проведение корпоратива

В смете предусматривается план расходов по корпоративному мероприятию, к которым могут быть отнесены:

• расходы на кейтеринговые услуги (организацию питания);
• расходы на развлекательную программу и приобретение поощрительных призов
• прочие.

Такие списки являются частью финансовых отчетных документов по корпоративу, и передаются вместе со вторым экземпляром приказа в бухгалтерию для последующей обработки и учета.

Проведение корпоративных мероприятий: налоговый и бухгалтерский учет

Корпоративное мероприятие. Для чего их проводят, как именно организуют, как учитывают в налоговом и бухгалтерском учете, обо всем этом сегодня поговорим в статье.

С одной стороны без корпоративных мероприятий не обойтись, они позволяют сплотить коллектив, пообщаться в неформальной обстановке, всем вместе отметить праздник, то есть выступают мотивацией персонала, или проведение корпоративного мероприятия может быть в виде рекламной акции с целью продвижения товара на рынок, а также привлечения новых партнеров. Казалось бы, какая разница, в каких целях проводится корпоративное мероприятие, если расходы на его проведение прямо не поименованы в статье 264 Налогового Кодекса РФ (далее НК РФ) и не относятся к издержкам, связанным с хозяйственной деятельностью компании, направленной на извлечение прибыли и поэтому налоговые органы зачастую считают произведенные расходы нецелесообразными и необоснованными? Но если подойти к организации корпоративного мероприятия с учетом положений действующего законодательства, заранее правильно и своевременно организовать документооборот, то шансы свести «рискованность» по учету расходов на данное мероприятие, весьма высоки. Начнем с документооборота.

Документооборот

1. Приказ руководителя. Решение о проведении корпоративного мероприятия принимается руководителем компании или иным уполномоченным на принятие подобных решений лицом. В этом же приказе нужно указать ответственных лиц за проведение мероприятия, также нужно указать обоснование и цель проведения данного мероприятия.
2. Смета (бюджет мероприятия) предстоящих расходов. Утверждается приказом руководителя и является приложением к нему.
3. Отчет об исполнении сметы (бюджета мероприятия) или акт в произвольной форме, с приложением первичных оправдательных документов (накладные, счета и и т. д.).

Напоминаем, что первичные учетные документы должны содержать следующие реквизиты (п.2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

• наименование документа и дата его составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

В настоящее время формы первичных документов, а также формы регистров утверждаются руководителем по представлению должностного лица, ведущего бухгалтерский учет (ч. 4 ст 9 Закона N 402-ФЗ).
На основании документированной систематизированной информации об объектах составляются бухгалтерские отчеты (ч. 2 ст. 1 Закона N 402-ФЗ). Последняя должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату и финансовом результате его деятельности за отчетный период (ч. 1 ст. 13 Закона N 402-ФЗ).
Не смотря на то, что затраты на проведение корпоративных праздников не являются расходами, связанными с производством продукции (выполнением работ, оказанием услуг) и, следовательно, к расходам по обычным видам деятельности не относятся, в бухгалтерском учете данные операции необходимо отразить в полном объеме. А так как в связи с характером расходов, они не всегда могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, то в этом случае, могут возникать постоянные разницы и следовательно, постоянные налоговые обязательства (Приказ Минфина РФ от 19 ноября 2002 г. N 114н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02″).

В бухгалтерском учете расходы на проведение корпоративного мероприятия отражаются следующим образом:

1) Услуги про организации праздника оказываются сторонней компанией:

Дебет 60 — Кредит 51 — оплачено проведение корпоративного мероприятия
Дебет 91.2 — Кредит 60 — учтена стоимость проведения корпоративного мероприятия в составе прочих расходов

2) Организация праздника осуществляется силами самой компании:

Дебет 91.2 — Кредит 10, 20, 41. — учтена стоимость проведения праздника собственными силами в составе прочих расходов
Дебет 19 — Кредит 68. «НДС» — восстановлен ранее принятый к вычету НДС со стоимости ТМЦ, использованных на проведение мероприятия
Дебет 91.2 — Кредит 19 — восстановленный НДС учтен в составе прочих расходов

Налоговый учет

Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы получить максимальную пользу

В компании, нацеленной на успех, корпоративные мероприятия давно перестали быть самодеятельностью или обычным застольем. Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы оно стало шагом на пути к развитию и процветанию?

Постановка цели

• Каждый корпоратив должен работать на одну или несколько особенно актуальных целей:
• — единство команды;
• — нацеленность на результат;
• — формирование корпоративной культуры;
• — формирование положительного образа компании в умах собственных сотрудников, партнёров, вышестоящего руководства (для отраслевых подразделений, филиалов);
• — реклама, продвижение продукции;
• — получение важных навыков, знаний;
• — постановка целей и задач по развитию.

Чтобы правильно определить цель, нужно хорошо понимать, что именно в данный конкретный момент важно для компании или коллектива. Потому над целью работает руководство совместно с HR-менеджером, маркетологами, аналитиками.

Когда насущные проблемы определены, выбирается организатор корпоративных мероприятий — из работников или сторонний.

Стоит отметить, что организация мероприятия собственными связана с определенными рисками.

Даже на обычном празднике гостям бывает скучно, они ссорятся, могут позволить себе выпить лишнего, приглашённые собираются в отдельные группы.

Корпоратив же может превратиться во встречу, которая не объединит, а разделит коллектив, между коллегами возникнет напряженность, у сотрудников сформируется отрицательное отношения друг к другу и к компании в целом.

Важно! По исследованию портала HeadHunter, около 22% (!) работников ненавидят корпоративы. Как выяснилось, у 20% из этих 22% корпоративы проводят сотрудники компаний, у 19 % — за счёт нерабочего времени или выходного.

Стоит ли так рисковать, или лучше пригласить того, кто не даст заскучать гостям, составит развлекательную программу в соответствии с разными интересами и не допустит негатива на торжестве?

Важно! Ни одна цель мероприятия не будет достигнута, если вы проводите его в выходной или после трудового дня. Исключение — туристические походы, совместные поездки, но только по искреннему желанию сотрудников.

В зависимости от цели выбирается форма корпоративного мероприятия, круг приглашённых, ответственные, выделяются средства на проведение.

Организатор корпоративного мероприятия — как выбрать достойного

Все без исключения event-агентства рекламируют себя как непревзойдённых мастеров по организации праздников. Чтобы не ошибиться в выборе, обращайте внимание на следующие моменты:

• возраст компании: безусловно, иногда возраст приходит без опыта, но в условиях жёсткой конкуренции плохая компания просто не выживет;
• рекомендации, портфолио: отлично, если вы сможете побеседовать с одним-двумя клиентами компании, а не просто прочитать отзывы на сайте. О многом говорит и портфолио — с фотографиями, кратким описанием сценариев. Показателен сайт: если потенциальный организатор рассказывает о разных сторонах подготовки корпоративных мероприятий, нюансах, максимально полно освещает тему, это свидетельствует о серьёзности агентства;
• лицензия: она необходима, если агентство предоставляет транспорт (транспортная), организует питание, аттракционы, тренинги и другие мероприятия, проведение которых связано с обеспечением безопасности участников;
• прайс-лист: доверие вызывает компания, которая не скрывает цены на услуги. Разумеется, в зависимости от сценария и других моментов праздника, цены могут варьироваться — в пределах разумного.

Важно! При заключении договора с агентством максимально подробно пропишите все пункты сотрудничества, область ответственности и, по возможности, действия на случай форс-мажора.

Как цель определяет форму корпоративного мероприятия

В принципе, любую форму можно адаптировать под цель. Но есть наиболее выгодные сочетания.

Какие корпоративные мероприятия можно провести, руководствуясь той или иной целью?

• объединению команды, коллектива отлично служат, кроме тимбилдинга, юбилейные корпоративы, события, приуроченные к государственным и корпоративным праздникам — 23 Февраля, 8 Марта, Новому году, а также совместные походы, выезды на природу, квесты, тематические вечеринки и т. д.;
• нацеленности на результат, формированию корпоративной культуры способствуют торжественные конференции/собрания, проведённые в живом, неформальном стиле — с подведением итогов и рассказом о работниках, внёсших особый вклад в успех компании, музыкальными номерами, вручением ценных брендированных подарков, приглашением членов семей сотрудников;
• положительный имидж компании успешно создают форумы, промоакции, презентации, юбилейные встречи с участием партнёров, руководства, клиентов — они же работают и на рекламу;
• обучение команды, развитие необходимых навыков происходит во время тренингов, семинаров.

Подготовка корпоративных мероприятий

Создание концепции

Концепция — это внешнее оформление праздника, события, которое продиктует его программу.

Опытные тренеры, организаторы рекомендуют проводить корпоративы по тематическим/сюжетным сценариям, например — «Оскар», Come back to the USSR, Бал (тут возможно множество вариантов), национальная вечеринка, «Пионерский лагерь», Карнавал, Дискотека (80-х, 90-х…), по мотивам телепередач, любимых/популярных фильмов и т. д.

Важно! Чтобы учесть интересы максимального количества работников, можно провести анкетирование. Если результаты будут слишком разобщены, можно построить новую концепцию с учётом предпочтений больших групп.

Написание сценария

Когда концепция одобрена и разработана, пишут сценарий или адаптируют готовый. Этим занимаются работники event-агентства, но с обязательным (!) участием HR-менеджера или другого человека, хорошо знающего коллектив.

Важно! В сценарии нужно задействовать максимальное количество приглашённых, учитывая их интересы, возраст, физические возможности. И обязательно — руководство разного звена, если вы хотите действительно сплотить коллектив.

Не стоит опасаться, что топ-менеджеры в костюмах снежинок или зайчиков потеряют свой авторитет: если они настоящие профессионалы, строгие, но справедливые руководители, их авторитет только возрастёт. А если упадёт — руководству впору задуматься о профессиональных качествах менеджера.

Выбор места

На него влияет множество факторов — статус, бюджет, количество приглашённых, сезон, задачи.

Кроме традиционных банкетных залов, ресторанов, ночных клубов и развлекательных центров, можно выбрать оригинальные места — производственные цеха, заброшенные здания (при возможности их использования и соответствующей концепции), скалодромы, поля для пейнтбола и лазертага и т. п.

Если вы останавливаетесь на закрытом помещении (ресторане, клубе), нужно убедиться, что:

• все приглашённые с комфортом смогут расположиться в зале;
• заведение имеет презентабельный вид;
• есть гардероб, туалетные комнаты, они хорошо обслуживаются и удобны;
• есть свето-музыкальное оборудование или можно его оперативно подключить (своё или арендованное);
• есть танцпол;
• заведение охраняется, оборудовано видеокамерами;
• к заведению удобно добираться общественным транспортом, а для личных авто есть стоянка.

Выбор меню

Меню, как и место, зависит от бюджета, а также от формы мероприятия.

• Коктейльный стол уместен на презентациях, торжественных церемониях (перед их началом или в конце);
• Фуршет организуют при большом количестве гостей с развёрнутой культурной, торжественной программой. Часто это рекламные акции, собрания-подведения итогов, юбилеи и т. д.;
• Банкет предусматривает торжественную сервировку и подходит для статусных мероприятий или, напротив, «семейных» (банкет в упрощённом виде);
• Барбекю подходит для мероприятий на свежем воздухе — в парках, садах, на летних террасах. Само приготовление блюд может стать частью шоу.

Важно! При планировании меню нужно учитывать, что на одного приглашённого требуется примерно один килограмм еды. Еда должна поступать в зал (на площадку) не одномоментно, а порциями, чтобы в самом начале угощение не было съедено подчистую.

При проведении банкета на одного человека потребуется:

• мясного ассорти – 100 гр.;
• рыбного ассорти – 100 гр.;
• салатов — 300 гр.;
• маринадов – 70 гр.;
• горячих закусок – 100 гр.;
• горячего – 200-300 гр.;
• десертов – 70-100 гр.;
• фруктов — 200-300 гр.;
• напитков: водки – 100 гр., шампанского – 150 гр., вина красного – 250 гр., вина белого — 150 гр., сока — 0,3 л, минеральной воды – 0,3 л.

Приглашение на праздник

Даже если у вас не будет гостей «со стороны», необходимо заранее — за 1 – 2 недели — пригласить своих работников. Они смогут спланировать своё время и «нагуляют» настроение.

Важно! Чтобы заинтересовать сотрудников, клиентов, партнёров, анонсируйте мероприятие — объявите его концепцию, некоторые моменты программы. Хороший образец для этого — цирковые и театральные афиши.

Подарки

Подарки необходимы при проведении большинства мероприятий, даже просто как знак уважения руководства к своим сотрудникам. Поэтому следует заранее, задолго до события, приобрести сувениры для конкурсов, партнёров, именные — в связи с событием или юбилеем.

Важно! Если на подарок будет нанесён логотип компании, его можно оформить по статье расходы на рекламу, и таким образом уменьшить налоговую базу. Однако стоимость подарка в этом случае не должна превышать 4 тысяч рублей.

Как проводить корпоративные мероприятия большого формата — форумы, конференции, выставки и подобные

В случае организации таких событий необходимо обратиться к профессиональному организатору корпоративных мероприятий.

Тут как никогда верна пословица «Скупой платит дважды». Вы не сможете самостоятельно провести на высоком уровне столь статусное мероприятие, а потому компания однозначно проиграет — и в имидже, и в популярности, и в прибыли.

Чем заканчивается корпоративное мероприятие

Отчётами, учётами, обратной связью с коллективом. Последняя обязательна, так как поможет избежать ошибок в дальнейшем и покажет, насколько достигнута поставленная цель. 

Приказ на проведение праздничного мероприятия, образец

В приказе должны содержаться следующие сведения:

• шапку документа;
• как называется организация;
• регистрационный номер;
• место издания;
• дату составления;
• название самого мероприятия;
• в целях чего решено было провести мероприятие;
• период проведения мероприятия;
• утвержденный план мероприятий;

• денежную сумму, которую организации надо предоставить;
• дату, когда будет предоставлен отчет по представительским расходам после проведения мероприятия;
• ФИО сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии;
• ФИО начальника транспортного отдела, который обеспечит транспортным обслуживанием;
• ФИО и служебная должность лица, которое будет вести контроль за исполнением приказа;
• приложения, которые прилагаются к приказу (название программы проведения, смета расходов и т.д.);
• подпись руководителя;
• дату ознакомления с документом и подписи участников.

Общепринятые разрешенные затраты на представительство

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
3. Услуги и затраты на буфет.
4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Мнение эксперта

Григорьев Павел Кириллович

  Должностная инструкция сторожа (вахтера)

Начальник отделения призыва граждан на военную службу РФ

НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

Это важно знать: Льготы для участников боевых действий в Чечне

Для чего нужен приказ о проведении мероприятия

Приказ о проведении мероприятия необходим руководителю организации для того, чтобы:

• сплотить и мотивировать сотрудников;
• продвинуть корпоративные ценности: брать пример с лидеров, стремиться к росту, делать больше с меньшими затратами и т.д.;
• представить новое руководство;
• привлечь внимание масс-медиа;
• укрепить имидж организации;
• создать свод норм и правил, которые описывают правила поведения, единые стандарты отношений и совместную деятельность, существующую в организации;
• мобилизировать трудовой потенциал сотрудников для нового проекта;
• создать единую команду.

Требования к заполнению

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 надо выдерживать следующие требования, когда составляется приказ:

• Соблюдать расстояние между краями страницы и текстом.
• Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги 210×297.