Как вести учет перерботки в бюджетном учреждении

• Какими нормами трудового законодательства руководствоваться при введении и учете суммированного учета рабочего времени?
• Как вести суммированный учет рабочего времени правильно?
• О каких нюансах следует помнить при расчете заработной платы, оплаты сверхурочных и праздничных дней, ночных смен при применении суммированного учета?
• Как оплачивать не полностью отработанный сотрудником период при суммированном учете рабочего времени?
• Как составить график работы для учетного периода?

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что норму рабочего времени за неделю соблюсти невозможно. Чаще всего сотрудники в таких компаниях работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Продолжительность рабочего дня у них может быть больше 8 ч, при этом за неделю выходит то больше 40 ч рабочего времени, то меньше. В такой ситуации работодатель имеет право применить суммированный учет рабочего времени.

Правила ведения суммированного учета четко в законодательстве не прописаны.

Поэтому у руководства организации, отдела кадров и бухгалтерии возникает множество вопросов по его применению: в каких нормативных документах компании отражается порядок ведения суммированного учета, для всех ли сотрудников компании нужно вводить этот учет или для тех, кто работает по графику сменности, как оплатить переработку, выходные и ночные часы. Постараемся на них ответить.

Правила применения суммированного учета рабочего времени установлены в ст. 104 трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).

К сведению

Суммированный учет рабочего времени вводят на тех производствах или при выполнении отдельных видов работ, когда не может быть соблюдена норма ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, например, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).

Перечисленные режимы работы не дают возможность выдержать установленный норматив недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой, наоборот, свободное время.

При обычном учете рабочего времени переработки нужно оплачивать как сверхурочные в повышенном размере.

Чтобы избежать таких ситуаций, законодательство дает возможность нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени.

Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток времени (месяц, три месяца, другие периоды). Такой промежуток называют учетным периодом.

Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Учетный период не должен превышать год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — три месяца, для водителей — 1 месяц.

Порядок введения суммированного учета

Согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР).

В ПВТР регламентируется режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Суммированный учет рабочего времени на предприятии может быть введен приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если на предприятии есть профсоюз).

Суммированный учет рабочего времени может быть введен во всей организации либо для конкретных сотрудников. Условие суммированного учета обязательно вносится в трудовой договор.

Согласно ст. 74 ТК РФ если определенные сторонами условия трудового договора, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

То есть если ПВТР изначально не предусматривали суммированный учет рабочего времени, при его применении должны быть внесены соответствующие изменения. 

Как внести изменения в ПВТР

Согласно ч. 1 ст. 190 ТК РФ ПВТР утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Поэтому при внесении любых изменений в ПВТР необходимо соблюдать данный порядок.

К сведению

Если в организации нет профсоюза, то работники на общем собрании (конференции) могут поручить представление своих интересов избранному из числа работников представителю (представительному органу) (ст. 31 ТК РФ).

Перед тем как принимать решение о внесении изменений в ПВТР, работодатель должен направить проект, в котором содержатся основные положения, касающиеся изменений локального нормативного акта, с приложением обоснований представителю (представительному органу). Представитель не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта ПВТР направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если представительный орган или представитель не согласен с проектом ПВТР или поступили предложения по совершенствованию проекта, работодатель может согласиться с мнением представителя либо не согласиться.

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель проводит дополнительную встречу с представителем или представительным органом в целях достижения согласия.

Если стороны не договорятся, оформляется протокол разногласий. После этого работодатель имеет право принять локальный нормативный акт.

В свою очередь, представительный орган вправе обжаловать текст утвержденных работодателем правил в государственной инспекции труда или в суде.

Как внести изменения в трудовой договор

Если до ввода суммированного учета сотрудник находился на другом режиме, например, 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными, то к трудовому договору оформляется дополнительное соглашение, в котором отражаются условия применения суммированного учета рабочего времени. В разделе «Режим рабочего времени» дополнительного соглашения к трудовому договору целесообразно указать следующие пункты:

1. Работнику устанавливается суммированный учет рабочего времени.

2. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка.

3. Учетным периодом является месяц.

4. Норма рабочего времени за учетный период устанавливается исходя из 40-часовой рабочей недели с двумя выходными. 

5. Дата и время выхода работника на работу, продолжительность работы, время окончания работы, выходные дни определяются в графике работы.

6. Графики работ доводятся до сведения сотрудника не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие.

7. Перерыв для отдыха и питания (45 минут) предоставляется каждые 4 часа работы.

8. Часовая ставка для расчета заработной платы сотрудникам на окладе рассчитывается путем деления должностного оклада на среднегодовое нормативное количество часов и остается неизменной в течение текущего года.

Обратите внимание!

Уведомить работников об изменении условий трудового договора (в нашем случае — о переходе на суммированный учет рабочего времени) работодатель обязан письменно не позднее чем за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ) — например, издать приказ о внесении изменений в ПВТР с приложением списков сотрудников.

Если работник отказывается от условий работы в новом режиме, т. е. в новых организационных условиях, то трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

При переходе на суммированный учет рабочего времени работодатель обязан разработать график работ, который содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

Оформление графика работы и табеля учета рабочего времени при суммированном учете

График работ может быть введен приказом руководителя организации. Специальной процедуры, предусматривающей форму и срок ознакомление работников с графиком работ, законом не установлено. Поэтому работодатель может самостоятельно определить порядок ознакомления с графиком работ, предусмотрев при этом разумные сроки.

Напоминаем, что Трудовой кодекс РФ определяет в общем случае нормальную продолжительность труда как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90 ТК РФ). Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде.

При составлении графика работ учитывается протяженность учетного периода, которая не должна превышать год.

В зависимости от специфики работы компании для разных должностей могут устанавливаться рабочие графики с разной продолжительностью рабочего времени с сочетаниями периодов отдыха.

В качестве примера — режимы работы специалистов путей сообщения (железной дороги) (табл. 1).

При составлении графика работы учитывается следующее:

1. Норма рабочего времени. Количество рабочих часов по графику за учетный период не должно быть больше количества рабочих часов по производственному календарю за тот же период.

2. Одна смена не может длиться дольше 12 ч.

3. Запрещено работать на протяжении двух смен подряд.

4. Еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 ч.

5. Перерыв на отдых и питание — от получаса до двух часов.

6. Продолжительность смен в ночное время должна быть сокращена на один час без последующей отработки.

7. В предпраздничный день продолжительность смены сокращается на 1 час.

8. Учитывается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

9. График работ не должен содержать условий по сверхурочным работам.

1. Чтобы правильно составить график работы, в первую очередь нужно определить количество человек на одно рабочее место.
2. Сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, можно рассчитать следующим образом:
3. (Количество календарных дней в учетном периоде) × (Продолжительность рабочего дня в часах) / (Норма за учетный период по производственному календарю – Количество рабочих дней, приходящих на отпуск).

Пример 1

Режим работы торговой организации — с 10:00 до 20:00 без выходных. Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 ч в неделю. Учетный период — квартал. На него приходится 480 ч (40 ч × 4 нед. × 3 мес.) рабочего времени.

Отпуск продолжительностью 28 календарных дня. На него приходится 160 рабочих часа (4 нед. × 40 ч).

Определим, сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, чтобы не было переработки:

90 дн. × 10 ч / (480 ч – 160 ч) = 2,8 чел., т. е. на 1 рабочее место нужны 3 сотрудника.

Работодатель обязан учитывать рабочее время сотрудников персонально, отдельно фиксируя фактически отработанные часы каждого в табеле учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это сотрудником и передается в бухгалтерию.

Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы за фактически отработанное время.

Порядок оплаты при применении суммированного учета

Пример 2. Исходя из часовой тарифной ставки

Продавцам установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один месяц. Тарифная ставка продавца — 200 руб./час. График работы — 2/2 (2 рабочих дня, дневная смена по 11 ч, 2 выходных).

По окончанию учетного периода — месяца — подсчитывается отработанное время. По табелю учета рабочего времени за месяц продавец отработал 176 ч при норме 168 ч, т. е. сверхурочно отработано 8 ч.

Сверхурочная работа оплачивается в соответствии с положениями ст. 152 ТК РФ: за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. 

• Рассчитаем заработную плату продавца и оплату сверхурочно отработанных часов.
• Число рабочих часов по норме — 168.
• Определим число рабочих дней по норме в учетном периоде (месяце):
• 168 ч / 11 ч за смену = 15 дн.
• Находим среднюю продолжительность сверхурочной работы, приходящейся на 1 рабочий день учетного периода, через расчетный коэффициент:

8 ч / 15 дн. = 0,53 ч/дн. — не превышает 2 ч в день, что соответствует оплате часов переработки в полуторном размере.

Определим доплату за переработку:

8 ч × 200 руб./ч × 1,5 = 2400 руб.

Рассчитаем заработную плату за месяц по норме:

200 руб. × 168 ч = 33 600 руб.

Общая сумма зарплаты за учетный период составит:

33 600 руб. + 2400 руб. = 36 000 руб.

Как вести учет перерботки в бюджетном учреждении

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, февраль 2019.

На вопросы отвечает Олеся Лозовая, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

– В учреждении в текущем месяце за сотрудником была зафиксирована переработка при суммированном учете рабочего времени. Каким образом ведется учет и как отразить данную ситуацию в программе?  

– Для регистрации сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени необходимо выполнить следующие действия:

1. Настроить параметры расчета и графика работы сотрудников.

Для возможности регистрации сверхурочной работы в настройке расчета зарплаты, переходя на закладку почасовая оплата необходимо установить флаг «Применение почасовой оплаты и переработки при суммированном учете времени».

В результате установления флагов и сохранения настройки в программе будет доступен документ «Регистрация переработок», с помощью которого будут регистрироваться переработки.

А в списке начислений станет доступен для использования вид начисления «Доплата за переработки».

В случае если при выполнении отдельных видов работ не всегда соблюдается еженедельная норма рабочего времени – 40 часов в неделю (ст.

91 ТК РФ), есть необходимость ввести сменные графики с суммированным учетом рабочего времени.

Стоит отметить, что дополнительная плата за переработки из расчета за первые два часа производится в полуторном размере, а все последующие часы не менее чем в двойном (в соответствии со ст. 152 ТК РФ).

Для сотрудников, оплата которым начисляется по месячной тарифной ставке (оклад), производится пересчет ставок.

Пересчет дневной тарифной ставки в часовую реализовывается путем деления дневной тарифной ставки на продолжительность рабочего дня. Продолжительность рабочего дня в данном случае определяется делением количества часов в неделю по графику работы сотрудника в зависимости от среднего заработка на 5 (при пятидневке) и на 6 (для шестидневки) соответственно.

Пересчет месячной тарифной ставки сотрудника в часовую осуществляется путем деления месячной тарифной ставки на количество рабочих часов в месяце, за который производится расчет.

Нормативный порядок перерасчета из месячной тарифной ставки в часовую в настоящее время не урегулирован, таким образом программа предоставляет три варианта расчета, каждый из которых, можно установить в настройке параметров расчета зарплаты:

1. среднемесячное количество часов (дней) в месяце. При данном варианте расчета часовая ставка рассчитывается путем деления месячной тарифной ставки на количество рабочих часов в месяце, по графику работы сотрудника;
2. норма времени по графику сотрудника. При использовании такого метода расчета часовая ставка рассчитывается путем деления месячной тарифной ставки на среднее количество часов в месяце за год;
3. норма времени по производственному календарю. При этом методе расчета часовая ставка определяется путем деления месячной ставки на количество рабочих часов в месяце по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели.

Следует отметить, что по желанию сотрудника переработка вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. Данную функцию можно реализовать также в настройке расчета зарплаты.

Регистрация переработанных часов при суммированном учете рабочего времени осуществляется при помощи документа регистрация переработок, который можно найти на вкладке «Зарплата» – «Учет времени» – «Регистрация переработок». Данный документ необходимо вводить в конце месяца окончания учетного периода, до начисления зарплаты за этот месяц.

Далее необходимо заполнить все предложенные поля:

• В поле «Организация» автоматически подтягивается учреждение, в случае если в информационной базе зарегистрировано несколько учреждений, необходимо выбрать то, в котором оформлен сотрудник;
• поле «Дата»;
• поле «Подразделение» заполняется в случае, необходимости регистрации переработки сотрудникам конкретного подразделения;
• поле «Период с.. по..» укажите учетный период, за который будут рассчитаны часы переработок.

Табличную часть документа можно заполнить автоматически всеми сотрудниками по кнопке «Заполнить», либо методом подбора конкретного сотрудника кнопкой «Подбор».

1. Расчет и начисление оплаты за переработку в повышенном размере.

Зарегистрированные часы переработок оплачиваются в последнем месяце учетного периода с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов» Для автоматического заполнения документа «Начисление зарплаты и взносов» используется кнопка «Заполнить» или методом подбора. При заполнении документа в табличную часть на закладке «Зачисление» вносятся сроки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке, а также и доплата за переработку.

Суммарный учет рабочего времени — примеры расчета

Законодатель нормирует длительность труда работника. Основными критериями при этом являются количество рабочего времени за установленный временной интервал.

Трудовой кодекс определяет в общем случае нормальную продолжительность труда, являющуюся одновременно максимальной, как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90). Наниматель обязан учитывать рабочее время работников персонально.

 Учет рабочего времени сотрудников ведется по  фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.

Форму для учета рабочего времени и порядок ее заполнения см. «Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)».

Эксперты КонсультантПлюс подготовили образцы заполнения табеля учета рабочего времени методом сплошного заполнения и методом учета отклонений. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к образцам.

Как известно, существенное число организаций использует режим работы, ежедневная протяженность которой выходит за рамки традиционного 8-часового трудового дня.

Это организации, занятые обслуживанием населения (медицинские, торговые, сфера обслуживания, транспорт и проч.), либо выпускающие продукцию с длительным циклом производства.

Понятие «длительный цикл производства» означает, что технологическая протяженность производственного процесса больше регламентированной законом стандартной протяженности рабочего времени.

Для обеспечения процесса обслуживания и производства в таких случаях работодатель вводит сменный режим труда. Часто при таком режиме невозможно выдержать установленную, нормированную длительность недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой наоборот, свободное время.

При обычном учете рабочего временени переработки должны оплачиваться как сверхурочные. Но чтобы этого не происходило, законодатель разрешает нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени (ст. 104). Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток (две недели, месяц, три месяца и т.

д.).

ВАЖНО! Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.104 ТК  РФ).

Промежуток времени, принятый работодателем для подсчета количества часов работы с целью нормирования, называется учетным периодом. Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде. Максимальная протяженность учетного периода в общем случае составляет 1 год (ст. 104 ТК РФ).

ВНИМАНИЕ! В современных реалиалих при  большом штате довольно  сложно уследить за каждым сотрудником. Поэтому работодатели устанавливают на рабочих местах сотрудников системы учета рабочего времени.

Например, пропускную систему с турникетами и пропусками.

В этом случае каждый сотрудник прикладывает свою карту и программа автоматически учитывает время прихода/ухода, рассчитыает время работы, отмечает часы переработок и т.п.

Суммированный учет рабочего времени может вводиться работодателем и для всего персонала, и для отдельных групп работников, занятых обеспечением определенных технологических процессов и работающих по сменному графику.

Найти бланк графика рабочего времени и узнать о порядке его составления можно в этой статье.

Итак, суммированный учет рабочего времени целесообразно вести в тех сферах труда, где по объективным причинам не удается соблюсти нормальную продолжительность труда за неделю, с тем чтобы в рамках более протяженного периода компенсировать отклонения в длительности одной трудовой недели в последующие. Использование суммированного учета рабочего времени ТК РФ предусматривает, в частности, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени — примеры расчета

По общему правилу при рассматриваемом учете отработанного времени используется повременная система оплаты труда. Существуют два часто применяемых метода расчета зарплаты:

• за базовую величину принимается месячный должностной оклад;
• базовой является величина часовой тарифной ставки.

Способ исчисления суммы зарплаты, когда за базовую величину принимается оклад, удобен для учетного периода протяженностью в 1 месяц. Как известно, оклад устанавливается за выполнение труда в течение месяца нормальной длительности рабочего времени.

Внутри периода учета, равного месяцу, отработанное время за каждую рабочую неделю может быть больше или меньше установленной нормы в 40 часов (в общем случае), но в целом за срок учетного периода общая продолжительность времени выполнения труда соответствует норме часов по производственному календарю этого месяца.

Когда длительность учетного периода больше или меньше одного месяца, применение метода исчисления зарплаты исходя из месячного оклада неудобно и неправильно. Если учетный период составляет, например, несколько месяцев, протяженность рабочего времени, очень вероятно, отлична от нормальной в каждом месяце.

Но в целом в рассматриваемый период длительность фактически отработанного рабочего времени равна норме.

Если за базу расчета принимается оклад, то получается ситуация, когда вознаграждение за труд в одной и той же одинаковой сумме, равной окладу, выплачивается за различное количество труда, которое пропорционально количеству рабочего времени.

Поэтому для расчета зарплаты при учетном периоде, отличном от месяца, применяется величина часовой тарифной ставки. Она подсчитывается исходя из нормального (согласно производственному календарю) количества часов в конкретном месяце или за год при условии 5-дневной рабочей недели (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н).

• В качестве примера рассчитаем норму рабочего времени при 5-дневной 40-часовой неделе в ноябре 2022 г., в котором 21 рабочий день:
• 40 : 5 × 21 – 1 = 167,
• где «–1» — это 1 час сокращения рабочего дня в предпраздничный день 3 ноября.
• Норма в ноябре составит 167 рабочих часов.

Аналогично считается норма рабочего времени за год. В 2022 это 1973 часа. При использовании показателя годового рабочего времени для вычисления средней месячной нормы получим:

1 973 часа : 12 = 164,42 часа, т. е. показатель месячной нормы в ноябре (как и в любом другом месяце) составит 164,42.

Суммированный учет рабочего времени — примеры расчета зарплаты от часовой ставки, рассчитанной при (1) норме месячного рабочего времени и (2) средней по году месячной норме приведены ниже.

Оклад составляет 40 000 рублей в месяц. Режим труда сменный с суммированным учетом рабочего времени, период учета 2 месяца. Норма рабочего времени за учетный период (ноябрь и декабрь 2022) составляет 343 часа: ноябрь — 167 часов, декабрь — 176. В ноябре года отработано 172 часа, в декабре — 170. Рассчитываем зарплату.

1. При использовании нормы месячного рабочего времени:

Ноябрь — 40 000 : 167 × 172 = 41 197,60 руб.

Декабрь — 40 000 : 176 × 170 = 38 636,36 руб.

1. При использовании нормы годового рабочего времени:

Ноябрь  — 40 000 : (1 973 / 12) × 172 = 41 844,06 руб.

Декабрь — 40 000 : (1 973 / 12) × 170 = 41 357,50 руб.  

Регламент расчета часовой ставки для целей начисления оплаты труда определяется нанимателем и должен быть зафиксирован в локальном НПА. Это является обязательным, т. к. разные методы расчета дают разный результат суммы дохода работника в конкретный месяц.

Представляется целесообразным устанавливать часовую ставку, рассчитанную исходя из месячной нормы при учетном периоде, отличном от 1 месяца, но меньше 1 года, а для годового учетного периода — часовую ставку, рассчитанную исходя из нормы рабочего времени за год.

Что касается оплаты сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени, то такой механизм законодательством РФ не определен. Эксперты КонсультантПлюс привели мнение Минздравсоцразвития России, а также Верховного Суда РФ. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям.

Нюансы суммированного учета: вопрос — ответ

Выше мы рассмотрели общие правила ведения суммированного учета рабочего времени и его оплаты. А теперь кратко ответим на вопросы, которые чаще всего возникают при использовании СУ на практике.

Как оплачивать ночные часы, если они приходятся на смену?

Ночные часы (а это, напомним, время с 22.00 до 6.00) нужно учитывать отдельно и оплачивать дополнительно — по правилам, установленным для оплаты работы ночью. Как именно, рассказывает эта статья.

А если смены выпадают на выходные или праздники?

Выходные у работающих по сменам свои. Поэтому общие правила о повышенной оплате работы в выходной здесь не применяются. А вот с попаданием на смену праздников есть нюансы. О них читайте в этой статье.

Как быть, если по итогам учетного периода получилась переработка?

Переработка по итогам учетного периода — это сверхурочные. Для них в ТК РФ тоже есть свои правила, которые распространяются и на работников-сменников. Об этих правилах читайте здесь.

Что делать, если работник отработал учетный период неполностью?

Если работник неполностью отработал учетный период (например, болел, был в отпуске, уволился), для него рассчитывают сокращенный норматив. Для этого отнимают от общей нормы пропущенное время.

Если этот усеченный норматив по итогам периода превышен, оплачивают сверхурочные, если наоборот, времени отработано меньше, оплачивают работу по факту.

Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.

Итоги

Суммированный учет рабочего времени используется при сменном, вахтовом графике, а также в режиме гибкого рабочего времени. Система расчета заработной платы зависит от протяженности учетного периода и может базироваться на месячном должностном окладе либо на часовой тарифной ставке. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

1С для бюджетников: как отразить переработку сотрудника

В учреждении в текущем месяце за сотрудником была зафиксирована переработка при суммированном учете рабочего времени. Каким образом ведется учет и как отразить данную ситуацию в программе? Для регистрации сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени необходимо выполнить следующие действия:

1. Настроить параметры расчета и графика работы сотрудников

Для возможности регистрации сверхурочной работы в настройке расчета зарплаты, переходя на закладку почасовая оплата необходимо установить флаг «Применение почасовой оплатыи переработки при суммированном учете времени».

В результате установления флагов и сохранения настройки в программе будет доступен документ «Регистрация переработок», с помощью которого будут регистрироваться переработки.

А в списке начислений станет доступен для использования вид начисления «Доплата за переработки».

В случае если при выполнении отдельных видов работ не всегда соблюдается еженедельная норма рабочего времени — 40 часов в неделю (ст.

91 ТК РФ), есть необходимость ввести сменные графики с суммированным учетом рабочего времени.

Стоит отметить, что дополнительная плата за переработки из расчета за первые два часа производится в полуторном размере, а все последующие часы не менее чем в двойном (в соответствии со ст. 152 ТК РФ).

Для сотрудников, оплата которым начисляется по месячной тарифной ставке (оклад), производится пересчет ставок.

Пересчет дневной тарифной ставки в часовую реализовывается путем деления дневной тарифной ставки на продолжительность рабочего дня. Продолжительность рабочего дня в данном случае определяется делением количества часов в неделю по графику работы сотрудника в зависимости от среднего заработка на 5 (при пятидневке) и на 6 (для шестидневки) соответственно.

• Пересчет месячной тарифной ставки сотрудника в часовую осуществляется путем деления месячной тарифной ставки на количество рабочих часов в месяце, за который производится расчет.
• Нормативный порядок перерасчета из месячной тарифной ставки в часовую в настоящее время не урегулирован, таким образом программа предоставляет три варианта расчета, каждый из которых, можно установить в настройке параметров расчета зарплаты:
• a) среднемесячное количество часов (дней) в месяце. При данном варианте расчета часовая ставка рассчитывается путем деления месячной тарифной ставки на количество рабочих часов в месяце, по графику работы сотрудника;
• b) норма времени по графику сотрудника. При использовании такого метода расчета часовая ставка рассчитывается путем деления месячной тарифной ставки на среднее количество часов в месяце за год;

c) норма времени по производственному календарю. При этом методе расчета часовая ставка определяется путем деления месячной ставки на количество рабочих часов в месяце по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели.

Следует отметить, что по желанию сотрудника переработка вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. Данную функцию можно реализовать также в настройке расчета зарплаты.

2. Регистрация переработок

Регистрация переработанных часов при суммированном учете рабочего времени осуществляется при помощи документа регистрация переработок, который можно найти на вкладке «Зарплата» — «Учет времени» — «Регистрация переработок». Данный документ необходимо вводить в конце месяца окончания учетного периода, до начисления зарплаты за этот месяц.

Далее необходимо заполнить все предложенные поля:

В поле «Организация» автоматически подтягивается учреждение, в случае если в информационной базезарегистрировано несколько учреждений, необходимо выбрать то, в котором оформлен сотрудник;

• поле «Дата»;
• поле «Подразделение» заполняется в случае, необходимости регистрации переработки сотрудникам конкретного подразделения;
• поле «Период с.. по..» укажите учетный период, за который будут рассчитаны часы переработок.

Табличную часть документа можно заполнить автоматически всеми сотрудниками по кнопке «Заполнить», либо методом подбора конкретного сотрудника кнопкой «Подбор».

3. Расчет и начисление оплаты за переработку в повышенном размере

Зарегистрированные часы переработок оплачиваются в последнем месяце учетного периода с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов».

Для автоматического заполнения документа «Начисление зарплаты и взносов» используется кнопка «Заполнить» или методом подбора. При заполнении документа в табличную часть на закладке «Зачисление» вносятся сроки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке, а также и доплата за переработку.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск

Переработка рабочего времени. Нормы, оплата

Переработка (она же сверхурочное время) – явление, распространенное в большинстве компаний. Работа сверх норм не является бесконтрольной. Она строго регулируется ТК РФ.

Что представляет собой переработка?

Сначала разберем, что не относится к понятию «переработка», чтобы не допустить путаницы. Согласно статье 97 ТК РФ, различают два типа организации труда: ненормированный рабочий день и сверхурочный труд.

Если работник осуществляет свою деятельность по первой схеме, понятие переработки к нему применяться не будет. Данное правило также изложено в письме Роструда от 7 июня 2008 года.

То есть, если сотрудник с ненормированным рабочим днем задержится вечером, никаких доплат ему за это не положено. Компенсацией переработок служит дополнительные дни отпуска.

Еще один случай, когда работа сверх графика не оплачивается дополнительно: сотрудник решил по личной инициативе остаться в офисе, для того чтобы доделать задачи, не исполненные в срок. Актуально это в том случае, если трудящемуся дают задание и адекватные сроки для его исполнения, но он не успевает. Отсутствие компенсаций в данном случае регулируется письмом Роструда от 18 марта 2008 года.

ВНИМАНИЕ! Приведенное выше правило не дает работодателю права искусственно создавать условия, в которых работник не успевает решить задачу. К примеру, если руководитель даст задание, на исполнение которого нужно 5 часов, за час до окончания смены, это будет считаться злоупотреблением законом.

Вся остальная работа сверх установленных норм, согласно статье 99 ТК РФ, относится к переработке и компенсируется. Сверхурочные часы должны быть учтены.

Законодательная база

Понятие сверхурочного труда тесно связано с нормами рабочего времени. Согласно части 2 статьи 91 ТК РФ, длительность трудовой недели не должна превышать 40 часов.

Для некоторых специалистов (согласно статьям 92, 173, 174, 333 ТК РФ) актуальна сокращенная рабочая неделя.

Еженедельно сотруднику должен предоставляться непрерывный отдых минимальной продолжительностью 42 часов (статья 110 ТК РФ).

Все, что выходит за заданные нормы, – это переработка. В статье 99 ТК РФ изложены условия привлечения к сверхурочному труду:

• Имеет место ЧП или угроза собственности в компании (допускаются также иные причины привлечения к сверхурочному труду).
• Сотрудник дал согласие на переработку (это обязательное условие для инвалидов и молодых мам).

Даже сверхурочное время имеет свои пределы. В частности, совокупная продолжительность переработки не должна превышать 120 часов в год и 4 часов в течение беспрерывных двух дней. Труд работника должен быть компенсирован по полуторной или двойной ставке. Особенности выплат регулируются статьей 152 ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! На некоторых типах работ (к примеру, на вахтах) невозможно обеспечить стандартную продолжительность трудового дня.

В этом случае фактическое количество рабочих часов сверяется с квартальными или месячными нормами (согласно статье 104 ТК РФ).

В этом случае работодателю нужно издать локальный акт с указанием графика рабочего времени, а также прописать соответствующий пункт в трудовых договорах с сотрудниками. Переработкой будет являться труд сверх норм, установленных внутренними актами предприятия.

Порядок оформления

При оформлении переработки можно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Получение согласия в письменной форме. Желательно получить его до издания приказа о сверхурочной работе, так как трудящийся вполне может отказать руководителю. В этом случае, если приказ уже составлен, придется его редактировать. Как получить согласие? Для этого можно составить уведомление, в котором изложена продолжительность сверхурочной работы, а также дата ее начала. Также можно прописать формы компенсации переработки на выбор – деньги или дополнительные дни отпуска.
2. Оформление приказа. Законом его форма не установлена, а потому документ составляется в свободной форме. В документе указывается причина переработки, ФИО сотрудников, время начала и окончания сверхурочной службы. Желательно сослаться на уведомления, в которых дано согласие сотрудников.
3. Ознакомление сотрудником с приказом. Каждый человек, привлеченный к переработке, ставит свою подпись.
4. Внесение данных в табель учета. При этом используются, согласно постановлению Госкомстата №1, формы № Т-12 или Т-13, коды «С» и «04». Обязательно нужно прописать точное количество часов, которые сотрудник отработал сверхурочно.

ВАЖНО! Информация, указанная в табеле, должна быть аналогичной сведениям, изложенным в приказе о сверхурочной службе.

Как компенсируется переработка?

Согласно статье 152 ТК РФ, сверхурочная служба компенсируется двумя способами:

• Денежными средствами.
• Добавочными днями отдыха.

Выплата денег – форма «по умолчанию». Добавочные дни отдыха назначаются только при желании трудящегося. Размер компенсации определяется в зависимости от длительности переработки:

• Первые 2 часа – по полуторной ставке.
• Последующие часы – по двойной ставке.

Продолжительность сверхурочной работы рассчитывается по каждому дню.

ВНИМАНИЕ! В законе не указаны сроки, в течение которых сотрудник может избрать одну из форм оплаты. Следовательно, он может это сделать и после выдачи денег. Во избежание путаницы желательно обговаривать этот вопрос заранее.

Как оформляются дополнительные дни отдыха?

Как оформить дни отдыха, установленные в качестве компенсации за переработки? Имеет смысл вписывать эти дни в график рабочего времени. Если же график отсутствует, издается приказ с ФИО сотрудника и причиной предоставления отдыха. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. В табеле учета дни отдыха помечаются кодом «НВ» или «28».

ВАЖНО! В период добавочного отдыха зарплата сохраняться не будет.

Когда не допускается отказ от переработки?

Как правило, сверхурочная работа – дело добровольное. Если сотрудник откажется от нее, руководитель не имеет права применять к нему санкции. Однако есть и исключения. При некоторых обстоятельствах сотрудник обязан выйти на работу:

• ЧП в компании, или если переработка нужна для предотвращения катастрофы.
• Восстановление систем жизнеобеспечения населения (газ, вода и прочее).
• Исполнение работ, связанных с введением военного положения.
• Работа, связанная с предотвращением или устранением последствий ситуаций, несущих угрозу жизни населения.

Законодатели проявляют уважение к личной воле трудящегося, однако она не должна ставить под угрозу жизни других людей.

Кого нельзя привлекать к переработке?

Статьи 97, 99 и 101 ТК РФ дают представление об ограничениях касательно привлечения к переработке. Привлекать к СР нельзя следующие категории трудящихся:

• Беременных.
• Несовершеннолетних.
• Лиц, совмещающих работу с учебой.

Некоторых из сотрудников нужно под роспись ознакомить с их правом отказаться от требований руководства:

• Инвалидов.
• Мам малышей до 3 лет.
• Матерей и отцов-одиночек.
• Опекунов несовершеннолетних.

Привлечение этих сотрудников к переработке должно обязательно сопровождаться получением от них письменного согласия.