Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец

Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье.

Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях.

Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.

Правила заверки

В трудовую книжку вносятся сведения о датах трудоустройства с указанием должности, об особых награждениях и поощрениях, о переводе на другую должность, а также о дате и причине увольнения.

Согласно законодательству, оригинал этого документа должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Именно поэтому при необходимости предоставления сведений о трудовой занятости либо о стаже работы, сотрудник может получить только копию.

Однако просто скопировать документ будет недостаточно, его обязательно нужно заверить. Иначе он не имеет никакой законной силы.

Правила заверки копии трудовой книжки предусматривают осуществление этой процедуры на текущем месте работы в отделе кадровой службы предприятия.

Сделать это также может как начальник отдела, так и другой специалист отдела кадров. В некоторых организациях, где не предусмотрено наличие отдела кадров, эта обязанность возложена на бухгалтера.

Также заверить трудовую может руководитель организации.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Схема копии трудовой книжки заверенная работодателем образец

Рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки и образец заполнения. Первым делом необходимо скопировать все страницы, начиная с титульной. Копии не снимают с тех листов, где отсутствуют записи. Также необходимо, чтобы продублированные листы были надлежащего качества с читаемым текстом. Масштаб должен соответствовать размеру документа-оригинала.

Следующим этапом будет непосредственно заверка. Согласно правилам, заверка трудовой книжки состоит в проставлении на заключительном листе следующих записей:

• копия верна;
• продолжает работать по настоящее время;
• должность уполномоченного сотрудника;
• подпись уполномоченного сотрудника;
• расшифровка подписи;
• дата заверки.

Помимо этого, необходимо проставить оттиск печати организации на всех листах. Правильно проставленная печать должна одновременно захватывать часть скопированного текста и подпись заверяющего лица. В противном случае, если печать будет стоять на «пустом» месте листа, не захватывая записи, документ может быть признан недействительным.

Также необходимо на всех листах указать:

• копия верна;
• подпись заверяющего сотрудника;
• расшифровку подписи;
• должность заверяющего сотрудника;
• дату заверки.

Рассмотрим, как заверяется копия трудовой книжки, чтобы не проставлять записи на всех листах. Для этого нужно скопировать все листы, после чего сшить их все вместе и пронумеровать. Нитка выводится на последний лист и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка. На этом бланке проставляется количество прошитых листов, подпись и расшифровка подписи заверяющего сотрудника. Также необходимо проставить печать, она должна захватывать одновременно часть бланка с подписью (саму подпись) и последний лист документа, к которому приклеен бланк.

При этом оригинал можно как скопировать, так и набрать на компьютере и распечатать. Такой вариант также приемлем, особенно когда в оригинале содержатся записи, сделанные неразборчивым почерком.

Неразборчивый дубликат, даже если она оформлена правильно, могут не принять по месту требования.

Поэтому набранный на компьютере и грамотно заверенный документ, несмотря на трудоемкость, может стать выходом из подобной ситуации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме. Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.

В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.

Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.

Как заверить копию выписки

В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.

Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.

Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.

Сколько действительна копия трудовой книжки

При этом, если бланк заверен нотариально, он остается действителен до того времени, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Немаловажным является тот факт, что на всех страницах должны стоять оригинальные печати и подписи. Т.е. скопированная печать или подпись автоматически делает документ недействительным.

Иногда случается, что дубликат требуется человеку, который нигде не работает в данный период, в частности, это относится к пенсионерам.

Чтобы заверить книжку, в данном случае можно сделать копию со всех листов оригинала и обратиться в кадровую службу по последнему месту работы.

Специалисты кадровой службы (либо бухгалтер или руководитель) смогут осуществить процедуру заверки согласно законодательству.

Также можно заверить копию нотариально. При наличии оригинала на руках, можно скопировать его и обратиться для заверки к нотариусу. Для этого потребуется документ, удостоверяющий личность, например, паспорт. Проделать данную процедуру может и третье лицо по доверенности.

Как правильно сделать копию трудовой книжки следует знать не только ответственным лицам, но и работнику, которому она требуется. Это позволит избежать потраченного зря времени, тогда не нужно будет повторно делать копию и заверять ее.

Скачайте заявление и образца на выдачу трудовой книжки, копии

Копия трудовой книжки обычно берется по запросу: для подтверждения официального стажа (например, для пенсионного фонда), заявленного опыта или места работы. Запросить этот документ может любой гражданин.

Трудовая книжка – это документ, который подлежит учету, поэтому для ее хранения разработан целый ряд норм и правил. Они касаются не только ведения этого документа, но и его хранения.
Сотрудник, который поступает на официальную работу, сдает свою трудовую книжку в отдел кадров.

Специалист вносит все требуемые данные: дата оформления, должность и т.д. Здесь же, в отделе кадров, документ и будет храниться вплоть до увольнения. С момента, когда трудовая книжка попадает в отдел кадров, ответственность за нее несут именно сотрудники этого ведомства.

Они не могут вносить в этот документ произвольные записи или передавать ее третьим лицам. Просто так получить свою трудовую не может и владелец – пока он работает официально, сотрудник отдела кадров может только снять копию или сделать выписку.

Однако этим действиям обязательно будет предшествовать письменное заявление от владельца.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Ведомств, где может потребоваться копия трудовой книжки, насчитывается очень много. Чаще всего это бывают социальные службы, благодаря которым владелец документа может получить льготы, субсидии и всевозможные пособия.

Довольно часто копия трудовой нужна и в банковских учреждениях, когда человек хочет открыть кредитную линию или взять займ. Кроме того, дубликат трудовой книжки обязательно придется предъявлять при оформлении на работу по совместительству.

Копия может оказаться полезной и в том случае, если документ был утерян или испорчен. На основании дубликата будет гораздо проще восстановить все данные.

Как делается копия

Сделать дубликат страниц трудовой книжки можно с помощью ксерокса или сканера. Каждый лист должен быть четко отпечатан и пронумерован. Ответственное лицо от предприятия должно заверить ксерокопию, поставив свою подпись и печать компании. После этого обычный дубликат страниц приобретает статус документа.

Составление заявления

Единой формы, согласно которой нужно писать заявление, на государственном уровне не разработано. Это означает, что сотрудник может написать его в свободной форме или в том формате, в котором требуется на предприятии. При этом в заявлении в обязательном порядке должны присутствовать такие сведения:

1. Полное название компании, в которой запрашивается трудовая книжка;
2. Должность, а также полные ФИО ответственного лица, которому адресовано заявление;
3. Непосредственно просьбу о выдаче копии документа;
4. Дату написания заявления и личную подпись заявителя.

В некоторых организациях требуется указать причину, по которой требуется копия трудовой книжки. В таком случае эти сведения необходимо включить в заявление.

Оформление заявления

Требования для оформления заявления немного: оно должно быть написано или напечатано на листе формата А4, а также на документе должна присутствовать личная подпись заявителя.
Предоставить заявление ответственному лицу необходимо в двух экземплярах:

1. Один из дубликатов регистрируется в отделе кадров и отдается заявителю;
2. Второй экземпляр остается у работодателя.

Срок рассмотрения заявления

Согласно действующему законодательству, работодатель должен рассматривать заявление от сотрудника не более трех дней. Конечно, заявитель может запросить более оперативную выдачу дубликата, однако здесь все будет зависеть только от расторопности отдела кадров.

В законе нет предписаний о том, что копия должна выдаваться сиюминутно. Если сотрудник хочет ускорить процесс, он может указать в своем заявлении вескую причину, по которой кадровик должен ускорить процесс.

Если имеются документы, подтверждающие необходимость оперативного снятия копии, их нужно приложить к своему заявлению.

В том случае, если сотруднику необходима выписка или ксерокопия страниц из трудовой книжки, работодатель не может ему в этом отказать.

Этот документ — это собственность сотрудника, которая хранится на предприятии в период действия трудового договора. В случае, если работодатель отказывается выдавать копию, заявитель имеет право написать жалобу в трудовую инспекцию.

Сотрудник этой инстанции обяжет устранить нарушение и может даже наложить административное наказание.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Согласно правилам ведения делопроизводства, заявление имеет стандартную структуру:

1. Первое, что необходимо прописать — это полное наименования предприятия, в котором работает заявитель. Эта информация может указываться слева и справа. Далее здесь же пишутся данные руководителя — ФИО, должность. Иногда данные начальника заменяются на данные специалиста по администрированию персонала — этот нюанс нужно уточнять непосредственно на предприятии.
2. Следующее, что необходимо указать — это должность и ФИО заявителя.
3. Последней строкой в шапке оформления идет дата составления заявления и город, в котором зарегистрировано предприятие.
4. После этого посередине листа пишется слово «заявление», в конце которого обязательно ставится точка.
5. Далее идет непосредственно текст просьбы о выдаче трудовой книжки.
6. Когда текст составлен, внизу листа нужно поставить личную подпись с ее расшифровкой.

Скачать бланк заявления на выдачу копии трудовой книжки вы можете ниже:

Скачать бланк заявлений на выдачу копии трудовой книжки (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки вы можете ниже:

Скачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (в формате Doc, редактируется в Word)

Как подавать заявление на выдачу правильно заверенной копии трудовой книжки

Чтобы получить кредит, визу или при некоторых других обстоятельствах, человеку может понадобиться копия трудовой книжки.

Если рассматривать вопрос поверхностно, то копия трудовой является ксерокопией всех записей документа, которые заверяются ответственным лицом или самым директором. При этом в некоторых случаях человек должен подавать заявление на выдачу копии трудовой книжки.

Но в большей степени это зависит от размеров предприятия. В законодательных актах, регулирующих использование трудовых книжек, ничего не говорится об обязательности подобного заявления.

Получаем копию

• заявление}
• бланк приказа}
• трудовая книжка}
• документация организации}
• печать предприятия.

Чтобы человеку выдали правильную копию, которая будет иметь юридическую силу, он должен подать соответствующее заявление на имя директора организации. Этот документ составляется сотрудником в свободной форме, но существуют все же некоторые обязательные моменты, которые необходимо учитывать.

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

В содержательной части этого документа должна находиться просьба о выдаче копии трудового документа человека, выполняющего работу в соответствии с подписанным трудовым договором. Также здесь необходимо указать причину, по которой владельцу трудовой понадобилась ее копия. После подачи заявление о выдачи копии трудовой книжки рассматривается кадровыми работниками и директором.

Следующий шаг – составление приказа

Основанием издания такого приказа будет выступать заявление, поданное работником, желающим получить копию своей трудовой книжки. Причина указывается та, которая была указана человеком при заполнении.

В качестве темы могут выступать выдача и заверка копии трудового документа. Что же касается ответственности за выдачу копии, то она возлагается на человека, заполняющего документы о трудовой деятельности, чаще всего это кадровик либо бухгалтер.

Заявление о выдаче копии трудовой книжки помещается в архив.

Составленное распоряжение в обязательном порядке должен подписать директор. Затем с этим приказом под расписку знакомят сотрудника и кадровика.

Последний обязан сделать ксерокопию каждой из страниц трудовой книжки, куда входит и титульная страница, оформленная в соответствии со всеми правилами ведения трудового документа. Каждый из полученных листов должен заверяться надписью «Верно».

Завершение этого процесса ложится на плечи директора компании, который на каждой странице указывает:

1. свою должность}
2. фамилию и инициалы}
3. личную подпись и печать.

Что же касается копии листа, где имеются сведения о последнем месте работы, обязательно нужно сделать пометку, что работник является сотрудником и на время заверки копии.

Как правильно заверять копию

Существует два способа предоставления информации из трудовой книжки. Речь идет о выписке и о полной копии.

В отличие от последнего варианта, выписка должна содержать исключительно копию титульной страницы и листов с нужными записями. Так что разница между этими документами заключается только в полноте предоставляемых сведений.

Точно так, как и заявление на копию трудовой книжки, для получения выписки нужно писать отдельное заявление.

Оба упомянутых выше документа могут копироваться вручную или с использованием технических средств. Но независимо от способа изготовления как выписка, так и копия трудовой книжки должны правильно заверяться. В противном случае они просто признаются недействительными.

В обязательном порядке на копии должна располагаться печать организации, поскольку человек этот документ будет предъявлять в другие компании.

При этом выдавать копию трудового документа на предприятии имеют право исключительно директор или же человек, который располагает для этого полномочиями, заверенными соответствующим приказом начальства.

Ставить отметку о заверении необходимо на всех листах копии. На последней странице делается пометка, что сотрудник и по сегодняшний день работает на предприятии.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление на выдачу копии трудовой книжки – это документ, в соответствии с которым работник просит кадровую службу организации-работодателя выдать ему на руки оригинал, копию трудовой книжки. Необходимость получения документа на руки возникает на практике довольно часто. В независимости от причин процедура всегда оформляется документально.

Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу

Трудовая книжка

В соответствии с Трудовым кодексом трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется вся трудовая деятельность работника и его трудовой стаж. В ней записывается каждая должность, на которой работал сотрудник, и все причины увольнений с рабочих мест.

Устраиваясь на работу, человек сдаёт свою трудовую в отдел кадров работодателя. Если это первая работа сотрудника, книжку заводит предприятие за свой счёт. Она является важнейшим документом работника, хранится вплоть до увольнения из компании. По общему правилу уволенное лицо получает её на руки в последний рабочий день.

Работодатель обязан в течение всего срока работы хранить документ, обеспечивать его сохранность. Начальник отдела кадров несёт за него ответственность.

Причины для выдачи документов на руки работнику

Как правило, необходимость получения книжки на руки связана с предоставлением документа в государственные или иные органы. Также копию или выписку из трудовой требуют для оформления кредита, ипотеки. Документ будет являться подтверждением платежеспособности гражданина.

Гражданин может работать на двух работах одновременно. В этом случае может понадобится предоставить копию на место работы по совместительству.

Копия или оригинал

Зачастую организации требуют предоставить именно копию трудовой или выписку из неё. Мало куда может потребоваться оригинал. Сотрудник кадровой службы делает скан документа и распечатывает его на принтере, заверяя символом организации-работодателя.

Трудовой кодекс предусматривает только один повод для выдачи оригинала на руки. Это связано с процедурой обязательного страхования сотрудника.

Во всех остальных ситуациях закон напрямую запрещает передавать оригинал. Трудовая книжка – это очень важный документ, его утрата может повлечь за собой необратимые последствия.

Особенно если с неё никогда не снимали копии. Восстановить документ будет крайне проблематично.

Процедура

Для получения оригинала или копии книжки на руки работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Отдать его можно директору лично или передать через сотрудника отдела кадров.

Следует иметь в виду, что, если просьба о выдаче не мотивируется обращением в органы соц. страхования, работодатель обязан отказать в просьбе. Отказ является именно обязанностью, а не правом руководства.

В противном случае такое действие будет считаться нарушением Трудового кодекса. Ситуация работает и в обратную сторону. Предприятие не вправе отказать в выдаче трудовой для органов обязательного страхования.

Далее работодатель в течение трёх дней обязан выдать сотруднику его трудовую. По факту передачи делается запись в книгу учёта движения трудовых книжек.

Таким образом организация перекладывает ответственность за её хранение на получившего сотрудника. Если с ней что-то случится за это время, ответственность будет нести только сам работник.

Выдать документ можно лично в руки в отделе кадров или выслать по почте. Почтовое уведомление послужит подтверждением получения.

Затем работник передаёт книжку в орган обязательного страхования для проведения необходимых операций. Со дня возвращения трудовой обратно на руки работнику начинает отсчитываться трёхдневный срок.

За это время сотрудник обязан возвратить документ обратно в кадровую службу работодателя. Как только кадровик получит книжку, делается повторная запись в журнал перемещения трудовых.

С этого момента ответственность за хранение и сохранность снова перекладывается на организацию-работодателя.

Вышеизложенная процедура актуальна только для оригинала книжки. С копией всё куда прозаичнее. Её не нужно возвращать работодателю.

Форма документа

Закон о труде и иные нормативные акты не предусматривают для заявления на выдачу трудовой книжки общеобязательной унифицированной формы. Документ составляется сотрудником самостоятельно в свободной форме.

Работодатель может позаботиться о своих работниках и разместить в отделе кадров готовые бланки или шаблоны для написания заявлений. Если в кадровой службе не нашлось формы, документ составляется на пустом листе бумаги формата А4.

Допускается как машинописный, так и рукописный вариант изложения текста.

Так как конкретная форма не разработана законодателем, неясно что именно считать ошибкой в заявлении. Поэтому не стоит бояться ошибиться. Работодатель в любом случае будет обязан рассмотреть бумагу и выдать на руки трудовую книжку.

Объясняем, как составить заявление «на пальцах»

По форме заявление можно условно разбить на три блока: шапка, просительная часть и подпись обращающегося.

Начинаем составлять с шапки документа. В ней отмечаем, от кого (какого именно работника) и на чьё имя подаётся заявление. Указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию и наименование организации-работодателя. Затем та же самая информация оставляется о работнике.

Далее посредине листа пишется слово «заявление». Начинаем составлять просительную часть. Просим выдать на руки копию трудовой книжки.

Указывать дату выдачи не следует, так как закон в любом случае ограничивает работодателя сроком в три рабочих дня. Ссылаться на нормы законодательства также необязательно, однако можно оставить ссылку на ч. 1 ст. 62 ТК РФ.

Имеет смысл указать способ получения документа: лично на руки или почтовым отправлением.

На этом составление заявления можно считать завершённым. Остаётся только поставить дату написания документа и подпись заявителя (с расшифровкой). В течение трёх календарных дней руководитель организации должен дать распоряжение отделу кадров о выдаче копии трудовой.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: Образец и бланк

В некоторых случаях сотруднику может пригодиться копия трудовой книжки, для чего он должен обязательно написать заявление на выдачу. Образец заявления, процедура его написания и выдачи документа – обо всем этом прямо сейчас.

 Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (word)

 Пустой бланк (word)

Когда может понадобится

Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).

Она понадобиться, когда нужно доказать свой суммарный стаж, профессиональный опыт, срок пребывания на данном месте работы, а также подтвердить факт того, что сотрудник действительно трудоустроен официально и работает до сих пор. Обычно это требуется в таких случаях:

1. Оформление кредита на небольшую сумму (как правило, но 10 млн рублей).
2. Трудоустройство по совместительству.
3. Обращение в посольство.
4. Оформление пособия, в том числе пенсии по возрасту.
5. В редких случаях она может пригодиться, если нужно восстановить какой-то утерянный документ.

Формально работник в своем заявлении на выдачу не обязан сообщать работодателю конкретную причину, которая побудила его получить копию трудовой книжки. Поэтому не стоит ограничиваться только этими причинами – на самом деле перечень возможных случаев может быть гораздо более широким.

Как получить: пошаговая инструкция

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

1. Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
2. Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
3. Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
4. В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.

Как происходит заверение

Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:

• подпись уполномоченного работника (обычно директора);
• его фамилия и инициалы;
• его должность (полное название);
• виза «копия верна»;
• синяя печать компании.

На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Многие организации, в особенности банки, предъявляют очень строгие требования к ним. Так, печать должна стоять именно на копированном поле (а не в пустых полях бумаги). А если она сделана без титульной страницы, то документ также признается недействительным.

Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.

Образец заявления 2017 — 2018

Законодательно подобный образец не утвержден. Однако на практике придерживаются простой формы, образец которой приводится ниже.

Срок действия

Действует ограниченное количество времени:

• если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи;
• если заверена нотариально – теоретически бессрочно.

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право.

Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель.

Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

Особенности предоставления

По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:

1. Количество не ограничено.
2. Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
3. Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
4. Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
5. Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.

Выдача на руки оригинала

Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:

• оформление определенных социальных выплат;
• оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность);
• оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях;
• при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).

Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:

1. Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
2. По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
3. Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
4. Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.

Таким образом, в случае заявление на выдачу пишется в соответствии с тем образцом, который утвержден в компании. Важно проконтролировать, чтобы все отметки стояли на документе, особенно в тех случаях, когда речь идет о предоставлении его в банк.

Поделиться ссылкой:

Загрузка…

Документы связанные с работой

Генеральному директору

ООО НБА Северо-Запад

Пастухову П.К.

От Хреновой Ольги Евгеньевны

Адрес: Московская область, г. Дрезна

ул. Мира д.30 кв.30

• тел 8 926 100 00 00
• ЗАЯВЛЕНИЕ/ЗАПРОС
• о выдаче документов, связанных с работой
• В соответствии со ст.62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, а именно:

1. Копию приказа о приеме на работу в соответствии со ст.68 ТК РФ;
2. Копию приказа об увольнении с работы;
3. Справку о заработной плате за весь период работы;
4. Справку о периоде работы;
5. Копию выписки из штатного расписания в отношении заявителя;
6. Справку о начислениях заработной платы за весь период работы с расшифровкой помесячно в отношении Заявителя;
7. Копию должностной инструкции в соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ и Письма Роструда от 09.08.2007г. № 3042-6-0;
8. Копию приказов о направлении в командировку за весь период работы по форме Т-9;
9. Копию выписки из графика отпусков за весь период работы;
10. Копию Приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за весь период работы;
11. Справку о начисленных, и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за весь период работы;
12. Копию трудового договора со всеми приложениями;
13. Копию договора об аренде автотранспортного средства;
14. Копию Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст.ст.56, 68 ТК РФ и ч.3 ст.68 ТК РФ;
15. Копию положения о структурном подразделении заявителя в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
16. Копию Положения об оплате труда и (или) премировании в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
17. Копию Положения о работе с персональными данными в соответствии п.8 ч.1 ст.86, абз.5 ч.1 ст.88 ТК РФ;
18. Копию Положения о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
19. Копию Документов, явившиеся основанием для издания приказа о расторжении трудового договора;
20. Копия Договора о полной или частичной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
21. Копию Карты аттестации рабочего места по условиям труда в соответствии со ст.209 ТК РФ, приказомМинистерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011г. №342н;
22. Копию Положения о командировках в соответствии ч.2 ст.168 ТК РФ;
23. Копию Командировочного удостоверение работника по форме Т-10 за весь период работы;
24. Копию Личной карточка работника по форме Т-2;
25. Копию Приказа о поощрении работника по форме Т-11 за весь период работы.

Статья 62 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи, копии запрашиваемых документов. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

Законодательством предусмотрена в частности административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда, ст.5.27 КоАП РФ наложение штрафа на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В случае оставления моего заявления без надлежащего рассмотрения в установленный законом срок, оставляю за собой право обратиться в компетентные органы за защитой моих нарушенных прав, а так же в суд за компенсацией причиненного мне морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ.

На основании выше изложенного и руководствуясь ст.62 ТК РФ

ПРОШУ:

1. Выдать мне запрашиваемые копии документов на руки;
2. Заверить выдаваемые копии надлежащим образом;
3. В случае отсутствия или отказа в выдаче отдельных документов дать мотивированный письменный ответ;
4. Рассмотреть мое заявление в трехдневный срок.

1. «___» ___________________ 201___года.
2. ___________________ / _______________ /
3. Подпись
4. Примечание:

Ст.62 «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001г. №197-ФЗ — Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006г. №90-ФЗ.

***

Данная статья закрепляет право работника на получение документов, связанных с работой. Зачастую работники, работая в организации (на предприятии), не имеют на руках каких-либо документов в т.ч.

и трудового договора, а для осуществления защиты своих прав, в случае возникновения возможных конфликтов, в том числе судебной защиты, работнику необходимо располагать соответствующими документами.

Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении.

Согласно п.2.1.29, п.2.1.30 «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998г.

№28) под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Соответственно заверенной копией документа понимается — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

Написание заявления на выдачу копии трудовой книжки по образцу необязательно — оно составляется по общим правилам делопроизводства. Документ содержит следующие атрибуты:

• должность руководителя предприятия и название фирмы;
• Ф. И. О. директора;
• слово «заявление»;
• просьбу предоставить копию трудовой книжки;
• дату написания заявления;
• подпись сотрудника и ее расшифровку.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки можно посмотреть по следующей ссылке: Заявление на копию трудовой книжки — образец.

В заявлении на выдачу копии трудовой книжки можно указать орган, который затребовал копию (например, городская администрация), и/или цель, для реализации которой она требуется (например, получение субсидии). Данная информация не является обязательной и указывается только по желанию сотрудника.

Составленный документ передается в организацию (в канцелярию / отдел кадров и т. п.). При этом желательно составлять заявление в 2 экземплярах, чтобы на одном из них уполномоченное лицо предприятия поставило входящий номер и дату получения заявления.

Правила оформления и выдачи копии книжки

Обязанность работодателя выдавать сотруднику по его требованию копию трудовой книжки вытекает из ст. 62 Трудового кодекса РФ (обязанность по выдаче копий документов, связанных с работой).

В некоторых случаях от физлица может требоваться не копия книжки, а выписка из последней. Подробнее о выписке читайте в нашей статье «Заполнение выписки из трудовой книжки — образец».

Копия трудовой книжки должна быть выдана сотруднику в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с момента подачи заявления. Денежные средства при этом не взимаются. Копия должна быть надлежащим образом заверена.

В соответствии с п. 5 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка включает в себя:

• слово «верно»;
• должность лица, уполномоченного на заверку копии;
• подпись уполномоченного лица и ее расшифровку;
• день заверки копии.

Отметка о верности копии ставится на каждой странице. Под последней записью в трудовой книжке делается запись о том, что сотрудник продолжает работать в данной организации. Отметка и запись удостоверяется печатью предприятия, если ее наличие предусмотрено уставом юрлица. При заверении копии может применяться штамп.

Также указанный выше ГОСТ обязывает делать надпись о месте хранения оригинала книжки.

Ответственность работодателя за нарушение указанных правил

За невыдачу запрошенной копии книжки или нарушение 3-дневного срока на ее предоставление сотруднику работодатель и его уполномоченные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

• юрлицу грозит штраф 30–50 тыс. руб.;
• уполномоченным лицам — 1–5 тыс. руб.

При совершении аналогичного правонарушения, т. е. совершении данного нарушения повторно (см. п. 17 постановления ВС РФ от 24.03.2005 № 5), указанным лицам грозит более суровое наказание:

• 50–70 тыс. руб. для предприятия;
• 10–20 тыс. руб. или дисквалификация на 1–3 года для уполномоченных лиц.

***

Таким образом, заявление на копию трудовой книжки пишется по общим правилам. В нем указывается должность и Ф. И. О. уполномоченного лица, просьба о выдаче копии. На документе проставляется подпись сотрудника, указывается ее расшифровка, ставится дата составления документа. С момента получения заявления у работодателя есть 3 рабочих дня на изготовление и выдачу запрошенной копии.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.