Как делать записи в трудовой книжке

Как делать записи в трудовой книжке

Всем кто начал трудиться в 2021 году и позже, оформляют только электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). Бумажная, классическая ТК потихоньку уходит в прошлое. Но тем сотрудникам, у которых она есть, информацию нужно вносить по утверждённым правилам — от руки, не сокращая. 

Как делать записи в трудовой книжке

Есть два случая, когда записи делать не нужно:

  1. если ИП работает без работников — он не может заполнить ТК сам на себя;
  2. если работодателем выступает частник без образования ИП.

Исполнителю по договору ГПХ не нужно вносить запись в ТК. В сервисе «Мое дело» предусмотрен раздельный учет лиц, работающих в штате, и договорам ГПХ.

Запись о приёме сотрудника в ТК нужно оформить не раньше чем через 5 рабочих дней с начала его деятельности — при условии, что это его основное рабочее место.

ТК хранится у работодателя всё время, пока длится найм. Все движения ТК фиксируются в отдельном журнале учёта.

В прошлом году упразднили обязанность вести учёт движения ТК и вкладышей к ним по специально утверждённым формам. Каждый работодатель создаёт и вводит в действие свою форму журнала (пункт 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 19.05.2021 № 320н).

Как делать записи в трудовой книжке
Вариант книги учёта движения ТК

Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»

Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами

Узнать подробнее

Работодателю больше нет необходимости заводить бумажную ТК при её отсутствии у сотрудника (пункт 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он подаёт сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД не позже следующего после издания приказа о приёме на работу дня. Пенсионный фонд сам фиксирует все кадровые движения по сотруднику согласно отчётам.

Как делать записи в трудовой книжке
Заполненный СЗВ-ТД при трудоустройстве

В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.

Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:

  1. произошла смена фамилии (например, после замужества);
  2. получен диплом о дополнительном образовании;
  3. поменялась профессия или специальность.

Порядок внесения новых данных при этом будет разным:

  • старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
  • новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.

На оборотной стороне обложки указываются реквизиты документа — основания внесения изменений. Ниже печать и подпись должностного лица. Это правило действует только при изменении персональных данных работника.

Как делать записи в трудовой книжке
Заполнение трудовой книжки — образец с исправлением фамилии

Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.

Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:

  • в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
  • в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
  • в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
  • в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
  • в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.

Как делать записи в трудовой книжке
Пример как заполнить трудовую книжку при приёме на работу

С 22.11.2021 приказ о приёме на работу можно не издавать. При его отсутствии, в качестве основания найма указываются номер и дата трудового договора.

Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться со слова «переведён…», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.

В столбце 4 нужно написать реквизиты приказа о переводе.

Как делать записи в трудовой книжке
Трудовая книжка заполненная при переводе

Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).

Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке:

  • столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
  • столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.

Расписываться и ставить печать под записью не нужно.

Как делать записи в трудовой книжке
Заполнение трудовых книжек информацией о внешнем совместительстве

Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:

  • под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
  • в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.

picpcipcipcic
Как заполнять трудовую книжку с исправлениями — образец

Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте Оставить заявку

Работнику может понадобиться копия ТК для представления в банк, в органы соцзащиты, или другому потенциальному работодателю. В этом случае пишется заявление в свободной форме. Работодатель обязан предоставить копию ТК в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.

Копируются листы, начиная с внутренней стороны обложки, по лист с последней записью о приёме. На каждой скопированной странице нужно проставить запись (штамп) “Копия верна” (или “Верно”), заверить подписью кадрового работника и печатью (при наличии).

На последнем листе нужно написать от руки “Работает по настоящее время”, поставить подпись ответственного лица и печать.

Как делать записи в трудовой книжке
Образец последнего листа копии ТК

При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.

Персональные данные работника заполняются на основании паспорта, информация об образовании — по диплому. Сокращения не допускаются. Пишут дату заполнения дубликата, ставятся подписи работника и кадровика. Оттиск печати — при наличии.

Сверху раздела “Сведения о работе” нужно указать общий стаж работы до поступления на последнее место трудоустройства. Например, “Общий трудовой стаж — 15 лет, 2 месяца и 16 дней”. Номер записи и дату не ставить.

И уже после этого проставляются записи о местах работы — последовательно, от старых к новым, по номерам.

Как делать записи в трудовой книжке
Как выглядит дубликат ТК

На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.

В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:

  1. “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
  2. “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.

Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:

  • по собственному желанию;
  • по соглашению сторон;
  • из-за закрытия ООО или ИП;
  • из-за нарушения дисциплины;
  • по сокращению штата;
  • в связи со смертью работника, и т.д.

В столбце 4 даётся ссылка на реквизиты приказа об увольнении. Под основной записью об увольнении (столбец 3) строкой ниже пишется ФИО и должность ответственного лица, ставится подпись и печать.

Работнику больше не надо расписываться об ознакомлении — эта обязанность упразднена пунктом 36 Порядка. Получить книжку на руки увольняемый сможет после того как распишется в журнале учёта движения ТК.

Пример как заполнить трудовую книжку при увольнении

Причиной завершения трудовых отношений может быть не только увольнение, а например, смерть сотрудника. Тогда нужно оформлять это как прекращение трудового договора по 83 статье ТК РФ, пункт 6 часть 1.

Пример

При полном заполнении любого из двух основных разделов, в ТК нужно вставить вкладыш — напечатанное в типографии специальное приложение. Раньше его можно было только вшивать, сейчас разрешается прикреплять и иным способом. Вкладыш считается неотъемлемой частью книжки, и не может использоваться отдельно.

Нужно заполнить титульник таким же образом, же как и у основной ТК. В нём проставить дату заполнения и персональные данные сотрудника. Вставить в конце ТК (перед задней обложкой). Вносить записи нужно аналогично ТК — в обоих разделах, даже если в одном из разделов основной ТК оставалось место. Нумерацию нельзя начинать с начала.

Читайте также:  Обязанности экономиста

На титульном листе ТК ставят штамп “Выдан вкладыш” и пишут его серию, номер (глава VI Порядка).

Вкладыш в трудовую книжку

Контроль за наличием и движением ТК осуществляет трудовая инспекция. И если при очередной проверке выявятся нарушения, связанные с их оформлением:

  • отсутствие самой ТК;
  • отсутствие записей или внесение заведомо недостоверных данных;
  • ошибки по ведению журнала регистрации ТК, и т.д.,

работодателю грозит административное наказание в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ:

  • штраф от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц и ИП-работодателя;
  • штраф от 30 до 50 тысяч рублей на организацию.

При повторном нарушении штрафы вырастут:

  • до 10-20 тысяч рублей или дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет;
  • до 50-70 тысяч рублей на организацию.

Заполнение ТК — это лишь малая часть кадрового делопроизводства. Оформление приказов, договоров найма и ГПХ, ведение табеля рабочего времени, расчёт отпускных, больничных и командировок, организация учёта военнообязанных — всё это ложится на плечи ответственных кадровиков.

Их работу можно значительно облегчить, передав функции автоматического оформления документов сервису «Моё дело».

Система самостоятельно рассчитывает заработную плату со страховыми взносами, материальную помощь и иные выплаты работникам. Подготовит платёжные поручения и составит индивидуальный календарь оплаты.

Вся необходимая отчётность по персоналу (6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, РСВ) будет автоматически формироваться на актуальных бланках с учётом действующих требований законодательства. Зарегистрируйтесь на сайте и опробуйте наш сервис в действии.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Для фиксации фактов трудоустройства и увольнения, а также для подтверждения рабочего стажа существует специальный документ — трудовая книжка (ТК).

По действующему законодательству обязанность по ведению трудовой книжки (как и по обеспечению ее сохранности) возлагается на работодателя, у которого на данный момент трудится обладатель ТК.

Поскольку от правильности заполнения этого документа, по сути, зависят результаты трудовой деятельности каждого человека (ТК подтверждает наличие опыта, имеет определяющее значение при назначении пенсии и т.д.) нужно в совершенстве знать все требования, по которым происходит заполнение трудовых книжек.

  • Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
  • Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
  • С этим вопросом могут помочь 372 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Как заполняется титульный лист?

Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:

  • фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
  • уровень образования (например, среднее или высшее);
  • наименование профессии;
  • дата, в которую открывается ТК;
  • подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).

Заполнение титульного листа трудовой книжки происходит на основании тех документов, которые работодателю предоставил сам новый сотрудник. Как правило, обязательно предоставляется паспорт, СНИЛС и документы об образовании (чаще всего — диплом). Если работник находится в браке или в разводе, также потребуется свидетельство о браке (или же о его расторжении).

Заполнение раздела «Сведения о работе»

При трудоустройстве или увольнении сотрудников приходится заполнять раздел «Сведения о работе». В этом разделе страницы ТК состоят из четырех полей: номер записи, дата фиксируемого факта (приема на работу, увольнения и т.

д.), информация об организации, подразделении, должности и самом факте (увольнение, трудоустройство) и подтверждение записи (сведения о приказе, на основании которого сотрудник начинает или прекращает трудовую деятельность).

При приеме на работу работник предоставляет имеющуюся у него ТК. Если этого документа нет, необходимо завести новую книжку. Внести информацию о приеме на работу нужно в течение 7 дней с момента издания соответствующего приказа.

Для того чтобы лучше разобраться, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу, рассмотрим порядок внесения записей, а также их содержание.

В первую очередь (еще до указания номера записи) в графе «Сведения о приеме…» нужно указать наименование организации (сначала пишем полное наименование, затем — сокращенное). После этого можно приступать непосредственно к фиксации факта трудоустройства.

В поле 1 указываем номер записи по порядку. В поле 2 записываем дату заполнения (число, месяц, год арабскими цифрами).

В поле 3 вносим сведения о приеме на работу (например, «Назначен на должность главного специалиста отдела…»). В поле 4 указываем данные об основаниях внесения записи в ТК.

В качестве основания могут выступать приказ, распоряжение и т.д. В данном поле обязательно указывается наименование документа, его номер и дата.

Не менее часто встречается вопрос о том, как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении. В целом, порядок действий аналогичный. В поле 1 вписываем номер записи, в поле 2 — дату, в поле 3 делаем запись о расторжении трудового договора (в том числе, об основаниях его расторжения), а в поле 4 указываем реквизиты документа, который выступает основой для увольнения.

Записи, сделанные в трудовой книжке, должны быть заверены печатью организации (если она есть) и подписью уполномоченного сотрудника. ТК чаще всего заполняются сотрудниками кадровой службы, а если ее нет, то руководителем компании.

Особенности заполнения трудовой книжки при реорганизации, переводе и работе по совместительству

Нужно обратить внимание, что в случае реорганизации компании или государственного учреждения в этот раздел также в обязательном порядке вносят информацию о произошедших изменениях. Фиксировать факт реорганизации нужно для объяснения различных наименований и печатей при приеме на работу и при увольнении.

В разделе «Сведения о работе» также должна быть отображена информация о внутренних и внешних переводах работника.

Так, например, если сотрудник переводится на другую должность (но организация не меняется), нужно сделать запись, которая начинается со слов «Переведен на должность…».

Чтобы правильно оформить внешний перевод, следует сначала сделать запись об увольнении, а затем о принятии на работу в порядке перевода (и, конечно, указать наименование новой организации).

Кроме того, в рассматриваемом разделе содержится информация о работе по совместительству.

По существующим правилам, ТК хранится на основном месте работы, поэтому, если сотрудник начал работать по совместительству, обязанность по правильному заполнению трудовой книжки возлагается на основного работодателя. Сведения должны быть внесены на основании документов, которые предоставлены другой организацией.

Запись о работе по совместительству содержит данные о наименовании организации, должности работника и дате его принятия на работу. Для внесения записи нужно издать приказ.

Делаем запись в разделе «Сведения о награждениях»

Раздел «Сведения о награждениях» также состоит из четырех полей, однако то, как правильно заполнить эти графы, знают не все кадровики, поскольку чаще все же приходится иметь дело с записями о приеме на работу и об увольнении. Прежде всего, нужно разобраться, какую информацию следует вносить в раздел о награждениях. Так, указанию в данном разделе ТК подлежат следующие факты:

  • вручение сотруднику госнаград и присвоение почетных званий;
  • трудовые поощрения;
  • награждение знаками отличия, медалями, грамотами (например, за многолетний добросовестный труд) и т.д.

Для того чтобы правильно заполнить «Раздел о награждениях», нужно сначала указать наименование организации, затем в поле 1 внести порядковый номер записи, в поле 2 — дату награждения сотрудника, в поле 3 — наименование награды, в поле 4 — основание награждения (например, реквизиты приказа).

Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?

После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК.

Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).

Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.

Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Когда трудовая книжка признается недействительной?

В ряде случаев «основной документ» работника может не иметь юридической силы. Недействительной ТК признается в следующих случаях:

  • отсутствуют страницы;
  • в ТК внесены сведения, которые не относятся к трудовой деятельности;
  • страницы склеены между собой;
  • не виден номер документа;
  • исправления в разделах «О работе» и «О награждениях» сделаны при помощи замазывания или зачеркивания.

Если вы обнаружили, что ТК работника является недействительной, нужно оформить дубликат. В дубликат переносятся сведения из основного документа (за исключением тех записей, из-за которых он признан недействительным). В верхней части титульного листа новой ТК нужно сделать пометку «Дубликат».

Типичные ошибки

Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:

  • выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
  • не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
  • использованы римские символы;
  • не заполнены все поля титульного листа;
  • использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
  • поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).

При оформлении ТК значение имеют даже самые, на первый взгляд, незначительные детали, и один неправильный символ может привести к спорной ситуации (особенно, когда сотруднику будет назначаться пенсия). Именно поэтому необходимо предельно ответственно заполнять все без исключения графы и в процессе внесения информации в книжку обязательно сверяться с предоставленными сотрудником документами и изданными приказами. Если же вы все-таки совершили ошибку, нужно сразу же заняться ее исправлением, а не оставлять все как есть.

Таким образом, трудовая книжка заполняется в строгом соответствии с существующими правилами. Если у вас возникли сложности при оформлении ТК, вы всегда можете обратиться за консультацией к специалисту.

Своевременная профессиональная поддержка поможет не допустить ошибок при заполнении документа, а также даст возможность разобраться с тем, как правильно делать записи в различных (в том числе, нетипичных) ситуациях.

Источники:

ТК РФ. Статья 66. Трудовая книжка

Как правильно заполнять трудовую книжку

Трудовая книжка в коммерческом процессе каждой фирмы или ИП, который является работодателем — вещь неотъемлемая, прописанная на законодательном уровне. Каждому сотруднику, проработавшему хотя бы пять дней такую книжку нужно оформлять. И не имеет значения, по какому принципу идёт наём сотрудника — будь он штатным, будь он временным или сезонным, всё равно нужна будет трудовая.

  • Не попадают под эти правила лишь те, кто устраивается по гражданско-правовому договору.
  • А в том случае, если для человека это будет первое место занятости, и книжки у него не было, работодатель должен взять пустой бланк и заполнить его при сотруднике после семи дней его работы.
  • Но обо всём по порядку.

Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.

Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.

Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:

  1. ТК РФ.
  2. Постановление правительства РФ № 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения.
  3. Приказ Министерства труда № 69 от 10.10.2003, где содержится инструктаж.

Также каждому важно знать следующие моменты:

  • Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
  • Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
  • Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.

Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит

Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.

Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.

  1. Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.
  2. Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.
  3. Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.

Правила по которым заполняется трудовая книжка

Первый шаг — оформление титульного листа. Какие указываются на титульной странице:

  • Паспортные данные.
  • Полученное образование.
  • Специальность (образовательная информация берётся из документов, которые предоставляет работник при устройстве на должность).
  • Дата заполнения.
  • Подписи сторон.
  • Печать фирмы.

Второй этап — иформация о приёме на должность.

Заполнение проводится одним цветом чернил, и не важно — синим, либо же чёрным (можно даже фиолетовым).

Все данные записываются в полноценном объёме. Сокращать нельзя.

Обязательным требованием считается заполнение страниц с информацией о фирме. Также нельзя забывать ставить число заполнения и номера записей.

Третий этап — сотрудник, несущий обязанности по заполнению, создаёт записи о достижениях принимаемого на должность. Речь идёт о званиях и наградах, которые должны быть подтверждены документально — приказом, дипломом, либо иной бумагой. Отмечается, за что присвоена заслуга, и кто производил награждение.

Важно! В трудовой книжке не содержатся данные денежных поощрениях.

Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример

  • Записываем ФИО работника, его дату рождения. Все сведения, включая даты, записываются без сокращений. Основанием служит паспорт.
  • Записываем данные об образовании сотрудника. Делается запись исключительно в случае предоставления человеком документов — диплома об образовании, аттестата или иной бумаги.
  • Когда сотрудник предоставляет бумаги, подтверждающие незавершённый процесс образования, также можно сделать на их основе запись в трудовой.
  • Когда речь идёт об информации о профессиональном опыте сотрудника, или его специальности, переписывайте полностью с тех документов, которые он предоставил, ничего не меняя. Даже если речь идёт о дополнительных курсах улучшения квалификационных навыков.
  • После всех перечисленных шагов, нужно ознакомить работника с заполнением, чтобы он проверил записи на ошибки и поставил собственную подпись. Подпись сотрудника приравнивается к его согласию с данными трудовой. Последним шагом будет — поставить печать фирмы.

Как заполнить страницу сведений о работе в трудовой книжке. Пример

В этом разделе ставится полное наименование фирмы, которая принимает на работу сотрудника. Если у фирмы есть сокращённое название, также записываем и его.

Далее ответственным работником прописывается факт принятия человека на работу. Необходимо указать также подразделение или отдел, в который поступает на должность новый сотрудник. И обязательно указываем его должность в полном наименовании.

После этого вносим данные о документе, который может подтвердить приём сотрудника на должность. Конкретно — дата и номер документа, название.

В случае, если работник совмещает работу или должности, эту запись также можно внести в книгу, но не обязательно. И опять же, если вносите, должен иметься документ, это подтверждающий. Чтобы оформить всё верно — пишем порядковый номер записи, саму запись о том, что работник назначается совместителем. Потом прописываем название структуры, профессии и данные о квалификации.

Особенности заполнения трудовой книжки в разных ситуациях

Когда заполняется дубликат

Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.

Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.

Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.

Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.

Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.

После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.

Копия трудовой книжки

Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.

Заверка копий остаётся за кадровиками.

Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.

Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.

Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.

Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку

  1. Паспорт
  2. СНИЛС
  3. Прошлую трудовую.
  4. Военный.
  5. Водительское удостоверение.
  6. Документы, подтверждающие образование.

Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе.

Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Естественно, от ошибок никто не застрахован, особенно учитывая, что трудовая заполняется вручную.

В случае, когда ошибка выявляется при заполнении новой книжки (с нуля), то исправления не допускаются. Книжка просто уничтожается, а параллельно составляется акт о том, что документ уничтожается.

А вот в случае, если ошибка выявляется уже при последующих заполнениях, то единственный способ её исправить — обращение в суд. Это делается, чтобы было вынесено постановление, что книжка принадлежит именно данному человеку. Так делают, когда неточности находятся в записи ФИО или иных личных данных сотрудника. На основе этого постановления создаётся следующая запись в книжке.

Аннулировать запись

Если же неточность допускается в других данных, не относящихся к личным, можно запись зачеркнуть, сделать новую и подписать её на основе нужных бумаг.

НО! В информации о работе зачёркивать нельзя.

Если ошибка именно в этом разделе, то потребуется сделать запись о том, что предыдущая — ошибочна, и что её нужно считать недействительной. Далее уже делается нужная запись. Порядковый номер также обновляется.

Если же неверным признаётся информация об увольнении работника, то:

Можно создать новую отметку о приёме на работу, а после неё сделать запись о том, что та — недействительна.

Можно написать, что запись неверная, а сотрудник отдела кадров напишет новую причину увольнения. (То есть в зависимости от того, почему данные об увольнении работника должны быть признаны недействительными).

Возможно вас заинтересует следующий материал: «Среднесписочная численность ИП без наёмных работников», «Выплаты при сокращении работника 2017: пример расчёта».

Новые правила ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года: что изменится

В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.

Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.

Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.

Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.

Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.

Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.

Так нужно исправлять ошибки, пока не введут новые правила

На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.

Если сотрудника перевели на другую должность в понедельник, то запись нужно сделать не позднее следующего понедельника. А если неделя оказалась шестидневной — не позднее субботы.

Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.

Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.

Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.

Так должна выглядеть запись об увольнении сотрудника по собственному желанию

Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.

Например, если школа наняла педагога дополнительного образования для проведения кружков, она может сделать первую запись при его трудоустройстве, а еще одну — через год при увольнении. Или сделать обе записи в день увольнения. Способ зависит от желания работника.

Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.

Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.

Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.

Образец заполнения трудовой при переводе с временной должности на постоянную

Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.

Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.

Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной. Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.

Как работать с электронными трудовыми книжками

Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.

Так нужно заполнять трудовую, если работник подал заявление о переходе на электронную форму

Анонсы мероприятий, ответы от юристов и полезные статьи о бизнесе

Читать Telegram

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *