Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Перевод сотрудников на удаленную работу — это организация выполнения трудовых задач вне места, где находится компания. Взаимодействие с сотрудниками происходит дистанционно. Такой порядок осуществления трудовой деятельности в некоторых отраслях выгоден и работнику, и работодателю.

Причина для перевода на дистанционный труд

Еще до введения нерабочей оплачиваемой недели и ограничительных мероприятий работодателям рекомендовали организовать переход на удаленный режим работы из-за коронавируса (информация Правительства РФ от 19.03.2020).

С официальным введением временного запрета на деятельность большинства организаций возможность отправить персонал трудиться дистанционно оказалась для компаний единственным доступным способом продолжать хоть как-то функционировать.

Но и без ограничительных мер в связи с эпидемией переход на дистанционную работу становится все более популярным. Особенно этот способ распространен в области IT-технологий, дизайна, различного рода проектирования.

На удаленку переводят прежде всего тех, кто производит нематериальные продукты.

Это журналисты, музыканты, программисты, бухгалтеры и представители других профессий, в которых есть возможность передать результат труда в электронном виде.

Работодатель в этом случае экономит на аренде площадей для размещения офиса, оборудовании рабочих мест. Тем, кто трудится дома, удобно не тратить время и деньги на проезд, исполнять свои обязанности в любом месте, где есть доступ в интернет.

Конечно, есть и минусы того, что компании переводят сотрудников на удаленную работу:

  • работодателю сложно контролировать фактическое время исполнения трудовых обязанностей;
  • необходимо налаживать проведение совещаний в формате видеоконференций;
  • трудящемуся сложно переключиться с домашних дел на рабочие вопросы;
  • необходимо наличие оборудованного рабочего места дома;
  • не все готовы изолировать себя от общения с коллегами.

Но если правильно организовать процесс, то такой формат трудовых отношений станет удачным решением. Как перевести сотрудников на удаленную работу, чтобы трудовая деятельность была выгодна обеим сторонам? Необходимо оценить преимущества всех участников, правильно настроить процессы и корректно оформить документы.

Можно ли перевести на удаленку принудительно

Глава 49.1 ТК РФ регулирует, как оформить перевод на удаленную работу и оплачивать труд такого персонала. Трудовой кодекс гарантирует им права, установленные законодательством о труде, в полном объеме.

Труд вне местонахождения работодателя — это важное условие трудового договора. Трудовые отношения строятся на добровольном соглашении работника и работодателя.

Значительные изменения организации рабочего процесса обязательно согласовываются обеими сторонами. Принудительный перевод, в том числе на дистанционный режим труда, запрещен.

Необходимо не только издать приказ о переводе сотрудников на удаленную форму труда, но и заручиться их согласием.

Вот краткая методичка по переводу офиса на удаленную работу в условиях форс-мажора:

  1. Проводим опрос, чтобы узнать, кто согласен на новую форму труда.
  2. Оцениваем возможность компании предоставить удаленный доступ к локальным электронным ресурсам.
  3. Оцениваем наличие необходимого оборудования у дистанционных работников, возможность компании предоставить его.
  4. Оформляем приказ о переводе работников на удаленную работу.
  5. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым, кто планирует трудиться дистанционно.
  6. Внедряем систему контроля исполнения поставленных задач.

Какие документы подготовить

Если для сотрудника изначально предусмотрен удаленный режим, при приеме необходимо:

  1. Оформить трудовой договор.
  2. Издать приказ о приеме.
  3. Ознакомить с ЛНА.
  4. Сделать запись в трудовой книжке.
  5. Сформировать личную карточку и сделать в ней запись о приеме.

Допускается и временный перевод на дистанционную работу. Для этого необходимо:

  1. Издать приказ о переходе на удаленный труд, если перевод происходит по инициативе работодателя.
  2. Получить заявление сотрудника о переходе на удаленку, если инициатива исходит от него.
  3. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указаны новые условия.

Готовясь к переводу на новый режим, помните о том, что в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) необходимо указать порядок предоставления необходимого оборудования и программного обеспечения. Если предполагается использование личного оборудования, следует предусмотреть, выплачивается ли компенсация, порядок ее выплаты, возмещение иных расходов.

Образец заявления

Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Скачать образец заявления на удаленную работу

Образец приказа

Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Скачать образец приказа о переводе на дистанционную работу

Оформляем допсоглашение

Помимо приказа о дистанционной работе сотрудников, не забудьте оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Этот документ формируется для каждого работника и подписывается обеими сторонами.

В нем укажите срок, на который вводится дистанционный режим, условия труда (рабочее время, объем выполняемых задач, способ контроля), порядок предоставления и использования оборудования и программного обеспечения.

Образец дополнительного соглашения

Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Скачать дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

Правила трудовой деятельности из дома

Для любого работодателя важно, чтобы персонал выполнял поставленные задачи в срок и добросовестно. Когда сотрудников переводят на удаленную работу, возникает необходимость контролировать качество исполнения трудовых обязанностей. Нередко для организации важно, чтобы с человеком, работающим дистанционно, было легко связаться в обговоренные часы.

Для того чтобы при переводе сотрудников на дистанционную работу не пострадал производственный процесс, необходимо установить правила, которым они должны подчиняться. В правилах укажите:

  • количество времени, которое сотрудник обязан посвящать рабочим вопросам;
  • часы, в которые работодатель вправе звонить (связываться иным образом), а сотрудник обязан отвечать на звонки;
  • объем и сроки выполнения проектов и задач (например, описывается порядок использования чек-листов);
  • обеспечение безопасности при доступе к локальным электронным ресурсам компании (например, обязательная установка антивирусных программ);
  • иные важные для компании вопросы.

Утвердите их приказом руководителя или иным локальным нормативным актом. Каждого удаленного сотрудника ознакомьте с ними под подпись.

Заявление на дистанционную работу в связи с коронавирусом: образец

Удаленный режим труда — это выход для работодателей и работников в условиях повышающейся угрозы заражения новым вирусом COVID-19 в РФ. Для перехода на дистанционную работу сотруднику нужно написать заявление, указав в качестве основания для перевода на удаленку — распространение коронавируса. Ниже приведен примерный образец документа.

Оформление перевода на дистанционную работу в связи с коронавируса

Работать в условиях коронавируса могут лишь те организации, которые занимаются деятельностью, входящей в список разрешенных. Все прочие компании должны решить вопрос с персоналом — перевести на удаленный режим труда, оформить простой, отправить в вынужденный оплачиваемый отпуск.

Не рекомендуется работодателям нарушать ТК РФ и насильно отправлять работников в неоплачиваемые отпуска за свой счет. Трудовая инспекция будет особо тщательно следить за подобными нарушениями в период коронавируса.

Также настоятельно не рекомендуется увольнять сотрудников, ссылаясь на эпидемию вируса, допускать массовые сокращения. Эти случаи также будут рассматриваться на предмет обоснованности.

Что касается перевода на удаленку (работу на дому), то это реальный выход для компаний в текущих условиях.

Не допустимо обговорить факт перехода на удаленный режим только на словах. Работодатель обязан составить приказ о работе дистанционно, получив от работника согласие в виде заявления. Кроме того, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, прописав в нем вносимые изменения в связи с новым трудовым режимом.

Подобные мероприятия должны носить временный характер, по окончании угрозы массового заражения коронавирусом работодатели вправе вернуться к прежнему режиму работы на стационарных рабочих местах на территории компании.

Для перехода на удаленку от работника требуется лишь одно действие — написать заявление с просьбой об удаленном режим или с согласием на него, если предложение исходит от руководителя. Причиной данной просьбы указывают опасность заражения коронавирусом (эпидемия COVID-19).

Как работнику написать заявление для перехода на удаленную работу?

Типовых бланков для заявления, оформляемого по причине перевода на домашний режим труда в связи с коронавирусом, не существует, поэтому работники вправе составить текст документа в произвольном виде.

Заявление с просьбой о переходе на удаленку работник пишет, если сам инициирует начало данной процедуры. То есть предложение о переводе исходит от сотрудника, а не от работодателя.

Текст пишется на обычном листе бумаги А4. В правом углу вверху — реквизиты руководителя, свои данные. По центру — название бланка (заявление).

Непосредственно текст должен содержать исчерпывающую информацию о просьбе и ее причине:

  • просьба перевести на дистанционный режим труда;
  • причина перевода — угроза распространения коронавируса (официальное название вирус COVID-19);
  • сроки перевода — с какого по какое число работник планирует работать удаленно от компании;
  • возможно добавить фразу о необходимости сохранения заработной платы на период удаленки.
  • Написанный текст заверяется сотрудником, ставится дата оформления, после чего документ подается руководителю на согласование и дальнейшее оформление процедуры перехода на дистанционную работу.
  • Пример оформления:
  • Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Как сотруднику оформить согласие на удаленку?

Возможно, что перейти на режим работы из дома в период коронавируса предлагает работодатель в письменном уведомлении. Тогда работнику нужно письменно ответить на данное предложение согласием или отказом.

Согласие составляется в форме типичного заявления, отличающегося от вышепредложенного лишь текстом незначительно.

  1. Вместо просьбы о переводе на удаленку работник должен высказать свое согласие на такой переход, указав реквизиты уведомления от руководителя.
  2. Также приводятся сроки дистанционного режима и причина — опасность коронавируса.
  3. Пример оформления:
  4. Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Скачать образец

Ниже приведены ссылки, по которым можно бесплатно скачать актуальные образцы документов.

Работник должен понимать, что удаленная работа не означает свободный график и повышенное время для отдыха. На этот период сохраняется действие трудового законодательства, за работником и работодателем сохраняется их права и обязанности с учетом положением гл.49.1 ТК РФ, где разъяснен порядок дистанционного труда.

Пример заявления о переводе на удаленку из-за коронавируса — скачать.

Образец согласия о перехода на удаленную работу — скачать.

Заявление на удаленную работу в связи с коронавирусом: образец

Минтруд рекомендует работодателям перевести сотрудников на труд удаленно на период активного распространения коронавируса (COVID-19).

  Дистанционный труд требует правильного документального оформления с точки зрения трудового законодательства, в частности написания работником заявления о переходе на удаленку и составления работодателем приказа о переводе трудящегося на удаленную работу.

Рекомендуем прочитать: Незаконное увольнение из-за коронавируса.

Перевод на дистанционную работу по ТК РФ

Перевод работника на удаленное выполнение трудовых обязанностей — это изменение условий труда, определенных трудовым договором, а потому требует документального оформления в соответствии со ст.72 ТК РФ.

  • Минтруд РФ в целях предотвращения распространения коронавируса рекомендует организациям перевести сотрудников на дистанционную работу, если есть такая возможность.
  • При этом Минтруд сообщает, что переход персонала на удаленку в связи с коронавирусом осуществляется в следующем порядке:
  • Заявление, приказ и дополнительное соглашение составляется в свободной форме, типовые бланки не утверждены.
Читайте также:  Офисные болезни и их профилактика

Важно, что заработная плата работника на этот период сохраняется и рассчитывается по правилам, указанным в трудовом договоре — пропорционально отработанному времени дистанционно. Об оплате труда удаленных работников читайте в этой статье.

Если перевести сотрудника на удаленный труд нет возможности, то Минтруд рекомендует в целях сдерживания коронавируса (COVID-19) оформить выходные дни в счет ежегодного отпуска либо за свой счет (это правило не касается недели, объявленной выходной по всей стране в период с 30 марта по 3 апреля).

Инициатива по переходу на удаленную работу по причине коронавируса может исходить как от работника, так и от работодателя. В первом случае сотрудник пишет заявление с просьбой перевести его на удаленку, во втором случае он пишет согласие на перевод в ответ на уведомление работодателя.

Как написать заявление о переходе на удаленный труд в связи с коронавирусом?

Прежде чем отправить сотрудника работать удаленно, необходимо получить от него письменное заявление, в котором будет либо просьба перевести на дистанционный труд, либо согласие на такие условия работы.

В заявление с просьбой о переходе на работу дистанционно нужно написать:

  • данные работодателя;
  • личные сведения;
  • название документа;
  • просьба перевести на дистанционный режим;
  • период, на который производится переход;
  • причина перевода — распространение COVID-19 (или коронавируса, или коронавирусной инфекции);
  • подпись и дата оформления.

Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

В заявлении о согласии на перевод на домашний режим работы нужно написать:

  • свои реквизиты и работодателя;
  • название документа;
  • информация о том, что заявитель дает согласие работать дистанционно в связи с коронавирусом;
  • реквизиты уведомления, в ответ на которое пишется согласие;
  • период, в течение которого будут действовать новые условия труда (согласно уведомлению работодателя);
  • подпись и дата.

Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Образец написания работником

Скачать образец заявления на дистанционную работу в связи с коронавирусом.

Скачать образец согласия на удаленный труд в связи с COVID-19.

Заявление о переводе на дистанционную работу: образец 2022 года

Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022На данный момент множество компаний оформляют сотрудников на удаленку. Благодаря нововведениям в трудовом законодательстве сотрудники получили возможности работать из дома, даже если такая необходимость возникла на один день. Такое «перемещение» происходит не только в связи с коронавирусом, но и по ряду других причин. Например, в связи с болезнью сотрудника, по семейным обстоятельствам или потому что такой подход выгоден самому работодателю с экономической точки зрения. С точки зрения законодательства, причина такого перевода на самом деле значения не имеет. Даже если сотрудник желает работать из дома из-за переезда в другую часть города и теперь ему сложнее добираться до офиса, то он вправе обратиться к работодателю с подобной инициативой. Сегодня мы разберем, как правильно оформить заявление на удаленную работу и предоставим образец документа, составленный нашими юристами.

Форма заявления в 2022 году

В ситуации, когда работодатель дает сотруднику работать удаленно, он по факту не несет никаких рисков: нововведения в законодательства разрешают переводить работников на удаленку на любой период времени, даже на 1 день, если сотрудник может выполнять свой функционал дистанционно. Чтобы сотрудник мог работать из дома, ему необходимо написать соответствующее заявление о переводе на удаленную работу на имя руководителя организации.

Для такого документа не предусмотрено какого-либо унифицированного образца. Заявление составляется в произвольной форме, важно лишь учесть общие правила оформления, установленные в отношении официальных документов подобного рода.

Что необходимо указать в заявлении, если вы желаете перейти на удаленный формат работы:

  1. Данные адресата (как правило, это директор компании).
  2. Данные о заявителе (ФИО и должность).
  3. Причины, в связи с которыми вы просите о переводе.
  4. Характер перевода (постоянная или временная работа).
  5. Дата начала и окончания удаленной работы (в том случае, если такой характер работы носит временный характер).
  6. Дата, когда заявление было составлено.

Наглядно пример заявления может выглядеть следующим образом:

Скачать образец заявления о переводе на удаленную работу

Скачать образец заявления о временном переводе на дистанционную работу

Если работодателю поступила просьба о переводе на удаленку, то в первую очередь руководству следует учесть собственные интересы и нюансы, которые связаны с производством, поскольку некоторые трудовые функции невозможно выполнять удаленно.

В любом случае все моменты, которые касаются способов связи, формата отчетности и проверки выполненной работы, должны быть прописаны в дополнительном соглашении заранее. Либо стороны вправе перезаключить предыдущий трудовой договор посредством оформления нового с включением в него всех изменений.

К какому бы варианту не пришли стороны, никакую запись в трудовую книжку вносить не нужно, однако соответствующие сведения должны быть занесены в личную карточку сотрудника.

Если работодатель одобряет подобную инициативу, то далее необходимо внести соответствующие изменения в трудовой договор. В таких случаях составляется допсоглашение, на основании которого оформляется Приказ.

Какие нюансы должен учитывать работодатель при переводе сотрудника на удаленную работу?

В соответствии с ФЗ № 407 от 08. 12. 2020 г. работодателям дали возможность принимать сотрудников на удаленку и переводить уже работающий персонал на дистанционную работу.

Существуют следующие формы удаленной занятости:

  • временная (если продолжительность удаленной работы менее 6 месяцев);
  • полная (в случае постоянного выполнения трудовых обязанностей из дома);
  • комбинированная (сотрудник работает и в офисе и дома).

Первое, что нужно сделать работодателю, получившему от сотрудника заявление на удаленную работу, определить новый режим работы. В зависимости от выбранного варианта будет зависеть формулировка, которая прописывается в дополнительном соглашении.

В результате такого перемещения за сотрудником и работодателем сохраняются те же права и обязанности, которые действовали согласно ТК РФ при обычном режиме работы. Сотрудник также может рассчитывать на оплату больничного листа, выходные и выход в отпуск.

Подводим итоги

Удаленная работа – стала очень удобным решением для многих сотрудников. Для того чтобы перейти на дистанционный режим работы, нужны написать заявление, в котором сослаться на причины перевода.

После того как работодатель получит такое заявление, он вправе одобрить перевод или отказать в нем. Любое решение принимается по итогам договоренностей между двумя сторонами.

В результате работодатель издает соответствующий Приказ, который должен быть зарегистрирован надлежащим образом в Журнале регистрации приказов.

Источник: «Юридическая азбука»

Пишем заявление на перевод на удаленную работу

Заявление о переходе на дистанционную работу — это обращение работника к работодателю с предложением о переводе, постоянном или временном, на другой формат работы в связи с определенными обстоятельствами.  

Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Перевести сотрудника на удаленный режим труда трудовое законодательство разрешает двумя способами: по инициативе работника и по инициативе работодателя. Выбранный способ определит перечень обязательных процедур.

Чтобы оформить перемещение на дистанционный режим работы по инициативе работника, от него придется получить заявление на дистанционную работу. Перевод по инициативе работодателя возможен только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий трудовой деятельности. И об этом работающего гражданина извещают заблаговременно, не менее чем за 2 месяца.

Зачем необходимо заявление

Перевод в соответствии с нормами главы 12 Трудового кодекса РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, допускается он только с обоюдного согласия сторон. Удаленная деятельность регулируется главой 49.1 ТК РФ, и она предполагает взаимодействие сторон трудовых правоотношений без личного контакта, посредством цифровых технологий.

Поскольку переход на удаленный режим работы чаще всего связан с изменением условий, какими бы обстоятельствами он ни вызван, необходимо получить доказательство согласия работника как второй стороны на изменения условий либо соблюсти условие о сроке предупреждения сотрудников об изменении условий трудовой деятельности.

Несоблюдение условий о двухмесячном сроке предупреждения работников приведет к наложению штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовое законодательство не запрещает работнику обращаться к работодателю с просьбой изменить режим труда, и стороны вправе достичь договоренности об удаленной деятельности. Даже временный перевод на дистанционную работу оформляйте правильно: получите у работника заявление, издайте приказ, заключите дополнительное соглашение.

Как правильно составить

Составляет заявление работник самостоятельно, но бланк может предложить работодатель. Унифицированная форма не утверждена, обращение сотрудника пишется в свободной, произвольной форме. Но обязательно должны присутствовать реквизиты, позволяющие определить адресата, заявителя и просьбу о переводе на удаленный режим.

Поэтому в бланке следует указать:

  • наименование организации, данные начальника, руководителя, включая название должности;
  • сведения об обратившемся сотруднике с указанием на должность;
  • наименование документа;
  • просьбу о применении удаленного режима, обоснование ее конкретными обстоятельствами;
  • характер перевода: временный или постоянный;
  • период применения режима трудовой деятельности;
  • дату и подпись.

Образец заявления

  • Директору
  • ООО «ППТ»
  • от журналиста
  • Кирковой Инны Ивановны
  • Заявление

В связи со сложной эпидемиологической ситуацией в городе Москве прошу перевести меня на дистанционный режим работы временно, до окончания ограничительных мер, введенных в связи с угрозой распространения новой инфекции коронавируса, объявленной пандемией. Прошу оформить перевод с сохранением трудовых функций в полном объеме с 23.03.2020. Дата: 22 марта 2020 года
Подпись: Киркова / И.И. Киркова

Заявление на дистанционную работу: образец

Трудовым кодексом РФ предусмотрена возможность дистанционного труда, т.е. вне места нахождения работодателя (гл. 49.1 ТК РФ). Работник, желающий трудиться удаленно, подает заявление о переводе на дистанционную работу.

Это обязательное условие изменения условий его труда, так как по общему правилу оно допускается только по согласию с сотрудником (ст. 72 ТК РФ). Работодатель должен заручиться доказательством, что подчиненный сам захотел работать в удаленном режиме.

Заявление понадобиться и в случае, когда инициатором перехода на дистанционный труд является работодатель.

Заявление работника на дистанционную работу: как составить

Трудиться удаленно обычно предпочитают работники творческих профессий и интеллектуального труда, которым легко организовать рабочее место дома.

Это позволяет не тратить время на дорогу, посвятив его домашним или личным делам. Нередко бывает, что и работодатели инициируют переход части или всех сотрудников на «удаленку», чтобы оптимизировать расходы на аренду помещений.

Особенно актуальным данный режим труда стал в период пандемии коронавируса.

Специальной формы заявления о переводе на удаленную работу не существует. Но есть общепринятые правила составления таких документов. Из его содержания должно быть понятно, кто просит, о чем просит, и кто имеет полномочия удовлетворить просьбу заявителя.

Документ структурируется следующим образом:

  • в правом верхнем углу прописывается «шапка» — ФИО и должность работодателя, ФИО и должность сотрудника (кому, от кого);
  • ниже, по центру строки, указывается название документа («Заявление»);
  • в «теле» заявления излагается его суть:
    • просьба работника о переводе на «удаленку»;
    • основания для изменений условий труда (в связи с чем возникла такая необходимость);
    • дата, с которой сотрудник хотел бы начать работать дистанционно (если он желает перейти на удаленную работу временно, указываются даты ее начала и окончания);
  • под текстом документа ставится дата и подпись работника.

После подачи заявления работодателю, он визирует его, выражая свое согласие или несогласие перевести сотрудника на дистанционный труд. Документ регистрируется (в журнале регистрации заявлений).

Заявление на дистанционную работу — образец

Примерный текст документа приведен ниже:

Заявление на дистанционную (удалённую) работу (удаленку): образец 2022

Заявление о переходе на дистанционную работу: действия работодателя

Если работодатель не возражает против перехода подчиненного на удаленную работу, он визирует заявление словом «Согласен». Затем к действующему трудовому договору добавляется дополнительное соглашение об изменении условий труда (на определенный срок или без указания срока действия), документ подписывается сотрудником и работодателем.

На основании полученного заявления руководитель компании издает внутренний приказ (например, «о переводе бухгалтера Павловой А.Н. на дистанционную работу»). В документе указывается дата начала удаленной работы.

Если она носит временный характер, прописываются либо даты начала и окончания работы в дистанционном режиме, либо ее продолжительность связывается с определенным событием.

Например, если работник пожелал работать дистанционно из-за коронавирусной пандемии, в приказе можно указать, что работник «переходит на дистанционную работу с «_»__ 2020 г. до полного снятия ограничительных мер, связанных с угрозой распространения коронавируса».

Если нового сотрудника изначально оформляют на удаленную трудовую деятельность вне офиса, заявление о приеме на работу дистанционно писать не требуется. Особые условия труда сразу должны быть отражены в его трудовом договоре (ст.57 ТК РФ). Подписывая его, новый работник соглашается работать в удаленном режиме.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как перевести сотрудника на удаленку: документы для оформления и пошаговый порядок действия

Компания может перевести на удаленку специалистов из офиса или нанять сотрудника сразу на дистанционную работу. Расскажем, какие документы помогут грамотно оформить изменения

Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК).

Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).

 

С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.

Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись.

Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.

Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору.

В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы.

В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.

  • Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.

Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников. 

Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.

Постоянная удаленная работа

Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно. 

  • Работодателю и сотруднику не нужны причины для перевода на дистанционную работу. Достаточно обоюдного согласия. Но нужно учитывать, что если заключили с сотрудником соглашение о переводе на постоянную удаленку, вернуть его в офис без согласия не получится. 

Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте. 

После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника.

В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте.

Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).

Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу можете скачать в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Временная удаленная работа 

До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021). 

Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.

Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.

Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на временную дистанционную работу можете скачать в конце статьи.

Комбинированная удаленная работа 

Комбинированный формат предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу.

До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома.

Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом. 

В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник переходит на комбинированную работу, условия, когда он работает из дома, а когда в офисе. 

Курсы для кадровика

Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Например, по понедельникам компания проводит совещания в офисе, вам важно, чтобы специалист участвовал очно. Пропишите в трудовом договоре, что сотрудник работает в понедельник в офисе, а со вторника по пятницу из дома.

Обозначьте, как организуете работу сотрудника из дома. Например, оплатите расходы на интернет и электричество, выдадите корпоративный ноутбук и другое.

Некоторые работодатели вносят обязанность сотрудника присылать отчет о проделанной работе за месяц. 

Работодатель не обязан издавать приказ по Трудовому кодексу. Но переход на комбинированную работу с точки зрения бухучета — хозяйственная операция, поэтому нужен первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих, можно оформить приказ. 

Образцы приказа и дополнительного соглашения о переводе на комбинированную работу можете скачать в конце статьи.

Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях

В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу.

В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор.

Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.

Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.

Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме.

Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть.

Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.

Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Допсоглашение о переводе на временную дистанционную работу 654.3 КБ
  • Допсоглашение о переводе на дистанционную работу 654.2 КБ
  • Допсоглашение о переводе на комбинированную работу 657.1 КБ
  • Положение о дистанционной работе 761.2 КБ
  • Приказ об утверждении положения о дистанционной работе 722 КБ
  • Приказ о переводе на временную дистанционную работу 723.6 КБ
  • Приказ о переводе на дистант в исключительных обстоятельствах 730.5 КБ
  • Приказ о переводе на дистанционную работу 723.2 КБ
  • Приказ о переводе на комбинированную работу 722.1 КБ
  • Приказ о прекращении режима дистанционной работы 722.7 КБ

Скачать

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы.

Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель.

О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее.

Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления.

Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

  • постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
  • временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
  • чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • производственной аварии;
  • пожара;
  • наводнения;
  • землетрясения;
  • эпидемии или эпизоотии;
  • любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
  • Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
  • Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
  • В нем следует прописать:
  • обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
  • список работников, временно переводимых на удаленную работу;
  • срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
  • порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
  • порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
  • иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя.

Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя.

В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием.

Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ.

Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан.

Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет. 

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

  • трудового договора (доп. соглашения к нему);
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде.

Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника.

Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами.

Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.

4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

  • режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
  • продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
  • условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
  • порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *