Внесение изменений в график отпусков

Процедура составления отпускного графика – это процесс обязательный для выполнения абсолютно каждым работодателем. Он регламентируется положениям ст. 123 ТК РФ.

Формируется она весь следующий год в конце декабря и утверждается приказом.

Однако обстоятельства могут измениться. Возможна ли корректировка графика по инициативе работника или работодателя?

Как формируется?

Согласно материалам, прописанным в нем, график является основным документом, определяющим очередность отправления сотрудников в оплачиваемые отпуска каждый год.

Важно понимать, что описываемый документ является обязательным для выполнения не только работодателем, но и всеми сотрудникам организации.

Процесс составления рассматриваемого документа, в первую очередь, обусловлен потребностями компании в планировании ее деятельности во избежание возникновения сбоев работы при одновременном соблюдении отпусков каждого сотрудника.

В процессе составления документа учитываются следующие факторы:

особенности основной сферы деятельности организации;
обязанности сотрудников и степень интенсивности их участия в рабочем процессе;
присутствие фактора сезонности в деятельности организации;
другие специфические особенности, присущие сфере деятельности компании.

Можно ли вносить корректировки после утверждения?

Разработка отпускного графика выполняется в завершении рабочего года. Срок, на который составляется документ, равняется одному году.

Согласно положением трудового кодекса РФ, каждый работодатель должен утвердить описываемый документ до 17-го декабря каждого года включительно.

В частности до конца 2019 года нужно утвердить график на 2020 год. Созданный документ должен быть утвержден непосредственным руководителем компании с помощью приказа и подписан начальником отдела кадров.

Скачать образец приказа об изменениях графика.

В течение рабочего года можно внести изменения в утвержденный график, причем это может быть осуществлено как по инициативе работодателя, так и по заявлению работника организации.

Причины внесения изменений в график отпусков после его утверждения руководителем:

инициатива работника — перенос, семейные обстоятельства;
инициатива работодателя — производственная необходимость, прием нового сотрудника.

По инициативе работника

ТК РФ регламентирует случаи, при возникновении которых сотрудник может ходатайствовать о переносе даты ежегодного отпуска с помощью заявления.

Важно! Существует ряд обстоятельств, когда работодатель должен удовлетворить просьбу работника в заявлении о переносе отпуска на другой срок.

В график нужно вносить изменения по инициативе работника:

Во время ежегодного отпуска работник выполнял государственные обязанности, при условии, что по закону он освобождается от основной работы на время их выполнения — в этом случае требуется перенос или продление отпускных дней по заявлению работника.
Во время отдых наступил больничный;
Сотруднику не были выданы в срок отпускные или же вовсе не было выплачено вознаграждение.
Сотрудник не был уведомлен об отпуске за две недели до его начала.
Сотрудник ходатайствовал о срочном отпуске в силу сложившихся обстоятельств, регламентированных ст.122 ТК РФ: беременность, необходимость ухода за ребенком, за недееспособным гражданином и т.д.

Работодатель не обязан менять график, если в заявлении работника указана причина — семейные обстоятельства, в этом случае руководитель принимает решение самостоятельно.

По желанию работодателя

Положениями ТК РФ предусмотрен ряд ситуаций, при возникновении которых запланированный отпуск сотрудника организации может быть перенесен по инициативе работодателя.
Именно в таких случаях происходит корректировка утвержденного графика.
Работодатель вправе внести изменения в график в следующих случаях:

срочное задание, навыками для выполнения которого обладает только лишь один человек;
реструктуризация организации – слияние, объединение, разделение и т.д.;
модернизация методов работы;
внеплановые проверки деятельности компании различными органами, осуществляющими контроль;
срочные командировки;
заболевание руководителя, обязанности которого на временной основе может исполнять лишь ограниченный круг лиц;
в случае выходу супруги сотрудника в декрет;
невыплаченные в срок отпускные вознаграждения;
не было отправлено уведомление сотруднику об отпуске в установленный локальными нормативными актами срок и т.д.

Таким образом, утвержденный график отпусков может быть изменен в любой момент в течение рабочего года.

Абсолютно все сотрудники должны быть уведомлены в срок о произошедшей корректировке и согласится с новым расписанием.

Как правильно корректировать?

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно пойти двумя способами:

Дополнить утвержденный документ — изменения вносятся на основании корректирующего приказа.
Составить отдельный бланк по той же форме и пометить, что это дополнение.

Первый способ удобно использовать при незначительных исправлений, например, когда достаточно изменить данные об отпуске несколькоих сотрудников. Второй способ применяется, например, при приеме нового сотрудника на работу
Для документального оформления нового скорректированного графика отпусков используется универсальная форма для составления оригинала «Т-7» с пометкой «Дополнение».
Чтобы внести изменения в существующий график после его утверждения, нужно выполнить следующие шаги:

В гр.8 существующей формы Т-7 внести реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки, например, приказ, заявление, служебная записка;
В гр.9 указать дату, на которую переносится начало ежегодного оплачиваемого отпуска;
В гр.10 даются краткие пояснения, в связи с чем вносятся изменения.

Ниже приведены примеры того, как можно изменить форму Т-7 в разных случаях.

Перенос в связи с больничным

Работник приносит заявление о переносе по причине нетрудоспособности и прикрепляет больничный лист. Работодатель составляет приказ, на основании которого вносятся изменения следующим образом:

Подробнее о переносе отпуска в связи с больничным.

Досрочный отзыв

Если работодатель по своей инициативе отзывает сотрудника досрочно из отпуска на основании приказа, то в график вносятся следующие корректировки:

Производственная необходимость

Если перенос отдыха производится по инициативе работодателя до начала отпуска в связи с производственной необходимостью, например, запуск нового оборудования, планируемые проверки контролирующих органов, отсутствие других сотрудников или иное, то важно для начала получить согласие работника.

Важно! Трудящийся должен выразить согласие на изменение отпускного периода в письменном виде в форме заявления или согласия.

Далее изменение в график вносятся следующим образом:

При приеме нового сотрудника

Если в течение года, на который утвержден график отпусков, приняты новые сотрудники на работу, то по закону вносить данные об его отпуске никуда не нужно. Время отдыха предоставляется вновь принятому работнику на основании его заявления.

При этом закон и не запрещает вносить данные о новых сотрудниках в график. Для этого нужно создать дополнение к существующей форме Т-7 по тому же бланку, указать текущую дату составления и пометить, что это дополняющий документ.

В таблице приводятся данные только по тому сотруднику, который принят на работу. Все графы заполняются стандартно, только в последней нужно сделать пометку о приеме на работу данного человека.

статью: Нужно ли вносить новых работников в график отпусков — два экспертных мнения.

Образец дополнения к графику при приеме нового работника:

Порядок внесения изменений и дополнений в график отпусков

Составление ежегодного графика отпусков — обязательная процедура для работодателя. Однако это не значит, что график останется в «первозданном» виде на протяжении всего года. Разберемся, в каких ситуациях нужно внести изменения в уже утвержденный график отпусков и как это сделать.

Причины внесения изменений в график отпусков

Изменения в график отпусков вносятся в связи с переносом отпуска на другую дату. Перенос отпуска возможен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):

Основание переноса — заявление сотрудника, составленное в письменном виде на имя руководителя. В нем работник указывает причину переноса и дату, на которую отпуск сдвигается. Если работодатель не возражает против переноса, он подписывает заявление и издает соответствующий приказ.

В связи с болезнью сотрудника накануне отпуска или вовремя него.

Основание — больничный лист. Сотрудник может попросить продлить текущий отпуск на время болезни или перенести его на другую дату, но не позднее 12 месяцев после окончания года.

В связи с отзывом сотрудника из отпуска по производственной необходимости.

Основание — приказ об отзыве сотрудника из отпуска. Отозвать работника можно только с его письменного согласия. Неиспользованные дни отпуска сотрудник может взять в любое время в течение текущего или следующего года.

Не допускается отзыв из отпуска несовершеннолетнего сотрудника, беременной женщины, работников вредных и опасных производств. Если работник отказывается выйти из отпуска — заставить его нельзя.

Из-за нарушения срока выплаты отпускных или уведомления сотрудника о начале отпуска.

Основание — заявление сотрудника в письменном виде. Если вы вовремя не выплатили отпускные или не предупредили об отпуске за 2 недели, работник имеет право перенести отпуск, и вы не вправе отказать ему.

Порядок внесения изменений в график отпусков

Изменения в график отпусков вносятся на основании приказа о переносе отпуска. В нем необходимо указать:

причину переноса отпуска;
прежние даты отпуска;
новые даты, на которые переносится отпуск;
распоряжение сотруднику отдела кадров на внесение изменений в график.

После составления приказ подписывается руководителем и направляется в отдел кадров на исполнение. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.

Срок хранения приказа о внесении изменений в график отпусков — 5 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Образец приказа о переносе отпуска Скачать

Перед тем как переносить отпуск обязательно проверьте, когда сотрудник последний раз его брал. Запрещено не отпускать сотрудника в отпуск более 2 лет подряд.

После издания приказа и ознакомления с ним всех лиц, которые в нем указаны, нужно внести изменения в сам график. Если используется унифицированная форма графика, то данные о переносе отпуска вносят в графы 8-10:

в графе 8 указывают реквизиты приказа о переносе отпуска;
в графе 9 отражают новые даты отпуска;
в графе 10 описывают причину, по которой перенесен отпуск.

Помимо графика отпусков изменения также нужно внести в личную карточку сотрудника.

Образец унифицированной формы графика отпусков (Т-7) Скачать

Внесение дополнений в график отпусков

Внесение дополнений в график возможно при предоставлении отпуска новым сотрудникам.

Для отражения отпуска по новым сотрудникам можно подготовить отдельное приложение к графику. Дополнения можно и не вносить в график, в этом случае отпуск оформляется приказом руководителя, подготовленным на основании заявления работника.

Подводим итоги

Основанием внесения изменений в график является перенос отпуска по желанию работника, производственной необходимости, вследствие болезни сотрудника и по иным причинам.
Изменения в график отпусков вносятся на основании приказа о переносе отпуска.
Если используется унифицированная форма графика, данные о переносе отражают по графам 8-10.
Данные по отпускам новых сотрудников вносят в приказ в виде отдельного приложения или не вносят вовсе (в этом случае отпуск оформляется приказом руководителя).

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска.

Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу Подробнее

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится.

9 вопросов по графику отпусков: видео

Может ли работодатель менять график отпусков

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов.

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска).

Рекомендуем ознакомиться с готовым решением от «КонсультантПлюс» о том, как внести изменения в график отпусков. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие изменение графика отпусков по инициативе работника:

1. Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (образец представлен ниже).

Важно! В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо!

Нужно ли заявление на отпуск по графику Подробнее

2. Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

3. На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье:

Обязательно ли составлять график на отпуск Подробнее

Обратите внимание: возраст работника или ребенка работника, позволяющий брать отпуск в удобное время, устанавливается на момент формирования графика — на начало года. Даже ,если работник или его ребенок перейдет требуемый для льготы возрастной рубеж, право на отпуск в удобное время в текущем году будет действовать (Письмо Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166).

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Как написать заявление о внесении изменений в график отпусков. Образец

Заявление пишется в произвольной форме, либо по образцу, принятому локальным актом работодателя. В любом случае в нем указываются:

наименование организации, фамилия и инициалы ее руководителя (в шапке);
фамилия, имя, отчетство, должность работника (при наличии ― структурное подразделение организации-работодателя);
собственно просьба о внесении изменений в график отпусков. Как правило, речь идет об изменении периода (дат) очередного отпуска.

Внимание: обязательно следует указать причину переноса отпуска!

желаемые даты начала и окончания отпуска.

Заявление подписывается работником. При этом следует указать дату подачи заявления.

Образец заявления работника о внесении изменений в график отпусков, актуальный на 2021 год, вы можете скачать прямо здесь:

Образец заявления о внесении изменений в график отпусков Скачать

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом.

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков, актуальный на 2021 год, можно скачать здесь:

Образец дополнения к графику отпусков Скачать

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:

графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника.

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему.

Образец приказа об изменении графика отпусков

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

Название предприятия.
Название оформляемого документа.
Дату и место его составления.
Порядковый номер распоряжения.
Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
Подпись руководителя.
Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

Скачать образец приказа можно, об изменении графика отпусков, актуальный на 2021 год:

Образец приказа о внесении изменений в график отпусков Скачать

***

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия.

Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет.

Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как правильно внести изменения в график отпусков? Порядок оформления и образец приказа

Трудовой кодекс закрепляет за каждым работодателем обязанность по утверждению графика ухода в отпуск сотрудников на следующий календарный год.

Внесение изменений в график отпусков допускается действующим законодательством. Инициатива о внесении правок может исходить как от работодателя, так и от сотрудника.

Согласно ст. 123 Трудового кодекса, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве, который ежегодно утверждается руководством организации. Данный документ имеет следующие особенности:

При его подготовке необходимо учесть мнение профсоюзной организации, если такая действует в организации (если профсоюз не создан, то график утверждается руководством).
График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до года ухода сотрудников в отпуск. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года.
После утверждения графика работодатель и сотрудники обязаны его придерживаться.
В процессе формирования графика отпусков нельзя не учитывать, что некоторые категории работников имеют преимущества при выборе времени отпуска.

Сама процедура утверждения графика отпусков никак законодательно не прописана. Это можно сделать двумя способами: через издание отдельного приказа об утверждении документа либо через подписание руководством отдельного грифа по утверждению графика в самой форме документа (он есть в форме Т-7).

График отпусков составляется в свободной форме, но чаще всего применяется бланк по форме Т-7, утвержденный постановлением Росстата от 2004 года №1. Использование этой стандартизированной формы графика хотя и необязательно для всех компаний, но предпочтительно, так как в ней уже предусмотрены все требуемые нормами трудового права аспекты.

Так как график отпусков утверждается заблаговременно, зачастую в нем нет возможности предусмотреть особые обстоятельства, которые могут потребовать переноса срока отпусков. Например, служебную необходимость, увольнение или болезнь сотрудника. Таким образом, изменение графика отпусков допускается и не запрещено законодательно.

Необходимость внесения изменений в график отпусков вызвана следующими причинами:

неактуальная информация в графике может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности за непредоставление отпуска в положенные сроки;
незапланированное отсутствие работника на своем месте может отрицательно повлиять на производственный процесс;
несогласованный отпуск может негативно сказаться на работе бухгалтерии.

По каким основаниям можно переносить отдых

Основаниями для переноса отпуска сотрудника по инициативе работодателя могут стать:

Важное задание, которое может выполнить только конкретный работник.
Срочная командировка по производственной необходимости.
Внедрение в компании инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена ПО.
Прохождение компанией реорганизационных процедур: по слиянию, поглощению, сокращению штата и пр.
Внеплановые проверки деятельности компании контролирующими инстанциями.
Болезнь руководителя, должностные обязанности которого допускается переложить на ограниченное число лиц.

В любом случае нужно учитывать, что для изменения времени выхода в отпуск конкретного работника требуется получение его согласия на это. Данное правило указано в ст. 124, 125 ТК.

Если изменение графика происходит по инициативе работодателя (если он намерен досрочно вызвать сотрудника из отпуска), то он должен издать приказ об отзыве из отпуска.

Веские причины для изменения графика отпусков могут возникнуть также и у самого сотрудника. В их числе могут значиться семейные, личные или финансовые обстоятельства (в частности, выход в декретный отпуск, предстоящее увольнение, необходимость переноса отпуска для того, чтобы он совпал с периодом отдыха супруга).

Руководство компании может самостоятельно сделать вывод относительно того, насколько основания для переноса отпуска являются значимыми и весомыми. Отказ работодателя в переносе времени отпуска является законным. Тогда сотрудник должен уйти в отпуск по графику, и тот не подлежит изменению.

Стоит учитывать, что некоторые категории работников могут взять отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе им отказать. Речь идет о следующих категориях работников:

несовершеннолетних работниках;
совместителях;
сотрудницах перед декретным отпуском;
мужьях женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет;
отдельных категориях чернобыльцев;
почетных донорах;
супругах военнослужащих;
усыновивших младенца до 3 месяцев;
иных категориях по ст. 322 Трудового кодекса.

Как правильно внести изменения

В действующем приказе не содержатся нормы, которые указывают на необходимость внесения изменений и дополнений к графику отпусков. Модифицирование графика отпусков допускается двумя основными способами:

Путем оформления дополнительного соглашения к действующему графику отпусков.
Путем внесения изменений в существующий график отпусков.

Первый вариант обычно используется при принятии на работу нового сотрудника в течение календарного года, а второй – при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

Сроки внесения изменений в график отпусков нигде не прописаны. Но очевидно, что соответствующие правки должны вноситься в график в течение календарного года, в который действует такой график, и не позднее выхода сотрудников в отпуск.

Если в течение года в компании появляются новые лица, то работодателю совсем необязательно изменять действующий график. Ведь сотрудники могут уйти в отпуск не по графику, а на основании письменного заявления на отпуск.

Но если работодатель решить письменно зафиксировать отпуск таких сотрудников, то целесообразно утверждение нового графика в качестве дополнения к существующему.

График будет составляться по общим правилам, но в графе с примечаниями нужно будет прописать дату выхода нового работника на работу.

Дополняющий график также подлежит утверждению руководством и предварительному согласованию с профсоюзом.

В случае изменения даты предполагаемого начала отпуска сотрудника (на примере унифицированной формы графика Т-7) правки в график вносятся следующим образом:

Графа 6 с плановой датой ухода в отпуск остается неизменной.
Графы 8, 9, 10 заполняются следующим образом: в графе «8» указываются документы, которые стали основанием для переноса отпуска; в графе «9» — дата начала отпуска, «10» — основание для переноса отпуска сотрудника (например, работник является чернобыльцем, матерью-одиночкой с детьми до 12 лет или внешним совместителем).

В качестве документов, которые стали основанием для изменения графика, могут выступать:

письменное заявление работника о переносе запланированной по графику отпусков даты;
справка совместителя с основного места работы с указанием новой даты начала отпуска;
приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением;
заявление на декретный отпуск от работницы (тогда работодатель должен дать ей отпуск до декрета или после него) и пр.

Если сроки отпуска переносятся на период нахождения сотрудника на больничном, то внесение изменений в график не требуется (только когда дата начала отпуска не переносится).

Когда работодатель не использует в своей работе форму графика Т-7, а пользуется собственной утвержденной формой, то правки вносятся им по аналогичной схеме с указанием новой даты отпуска, документа-основания для переноса отпуска и указанием категории сотрудника, дающую ему право на перенос даты отпуска.

Приказ

В случае переноса периода отпуска изменение даты выхода в отпуск должно быть оформлено соответствующим приказом с указанием причин, которые послужили основанием для этого. С данным приказом в обязательном порядке нужно ознакомить под подпись всех лиц, указанных в нем.

Работодателю стоит получить письменное подтверждение того факта, что сотрудник согласен на перенос отпуска. В качестве письменных доказательств может выступать больничный лист, приказ с подписью сотрудника и указанием на его согласие на перенос и пр.

Обязательное оформление приказа об утверждении измененного графика отпусков нигде не прописано. Но если приказной порядок принят сложившейся в компании системой документооборота, то его подготовка возможна.

В приказе следует отобразить следующие аспекты:

Наименование компании-работодателя.
Название документа, который оформляется («Приказ»).
Дата и место подготовки приказа.
Порядковый номер документа (по внутренней системе нумерации).
Причина издания приказа (для внесения изменений в утвержденный график отпусков).
Основная часть с сущностью волеизъявления руководителя (например, решение отозвать сотрудников из отпуска досрочно).
Подписи руководителя и лиц, которые перечислены в приказе.

Образец

Образец приказа об изменении графика отпусков можно скачать по ссылке.

Таким образом, в действующем законодательстве не содержатся нормы, которые бы регламентировали правила и порядок внесения изменений в утвержденный график отпусков.

Это можно сделать путем дополнения существующего графика либо корректировки указанных здесь сведений. Изменения в график вносятся при возникновении объективных обстоятельств, которые делают невозможным уход сотрудника в отпуск по графику.

Изменение графика отпусков: как внести коррективы

9 сентября

1828

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

График отпусков на календарный год определяет очередность оплачиваемых отпусков работников. Работодатели утверждают его не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Рассказываем, в каких случаях документ подлежит корректировке, и как его изменить.

О том, как составить и утвердить график отпусков, читайте в нашем экспертном материале.

Соблюдение очередности отпусков — обязанность работодателя и работника, и одновременно гарантия соблюдения интересов обеих сторон трудового договора. Руководитель организации с его помощью планирует, кого из персонала отправить на отдых без ущерба производственному процессу. Сотрудники реализуют свое право на оплачиваемые перерывы в работе.

Скачайте образец заполнения графика отпусковздесь.

Руководитель организации, при планировании очередности ежегодного отдыха подчиненных, руководствуется следующим.

Желание работника пойти в отпуск в определенный период можно не учитывать, если тот не относится к «льготникам». Такой обязанности у работодателя по ст. 123 ТК РФ нет.
Для «льготников» график не действует. Они имеют право взять оплачиваемый отпуск в любое время. По ним изменение графика отпусков проставляется по факту в соответствующей графе формы Т-7. В качестве основания указывается приказ о предоставлении отпуска работнику, если в компании используют такую форму.
Когда в организации действует профсоюз, то график составляют с учетом его мотивированного мнения. Порядок приведен в ст. 372 ТК РФ.

Утвержденный график отпусков обязаны исполнять обе стороны трудового договора. Это следует из ст. 123 ТК РФ. Любые изменения в графике отпусков, например, перенос отпуска надо утверждать в том же порядке, что и сам график.

Совет Мотивированное мнение профсоюза не означает обязательное согласие. Обязанность работодателя — направить график на согласование и получить письменную позицию первичной организации. Очередность отпусков можно утвердить и при несогласии профсоюза.

В график отпусков включают всех работников в штате, включая совместителей, «дистанционщиков» и «льготников». Статья 123 ТК РФ исключений не содержит.

Но внесение изменений в график отпусков в установленном ею порядке не оформляют для тех, кто может использовать свое право на оплачиваемый отдых в удобное для себя время или не по графику.

Список «льготников» скачайте здесь.

Прочие работники уходят в отпуск по очереди. Приказ о внесении изменений в график отпусков готовят при найме новых сотрудников, либо переносе сроков отдыха по инициативе одной из сторон трудового договора. Порядок действий зависит от причин корректировки дат.

У кадровиков есть два варианта, как внести изменения в график отпусков по вновь принятым работникам, с учетом ст. 122 ТК РФ.

Утвердить приказом дополнения по вновь принятым сотрудникам. Изменения в график вносятся в том же порядке, что и утверждается основной документ. То есть нужно получить мотивированное мнение профсоюза, если он есть в компании.

Скачайте приказ об изменении в график отпусков (образец) здесь.

Не менять плановый график на год. Уход в отпуск нового работника оформить приказом. «Рабочий» вариант графика дополнить позицией по сотруднику и проставить в форме Т-7 в соответствующих графах даты по факту.

Совет Во втором случае отпуск предоставляется по личному заявлению работника, которое визируется руководителями. Здесь у работодателя не возникает обязанности уведомить сотрудника за две недели до начала отпуска по ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

У сотрудника могут возникнуть обстоятельства, из-за которых он захочет поменять даты отпуска. В этом случае работник пишет заявление на руководителя, в котором обосновывает перенос сроков. Работодатель не обязан нарушать очередность по графику, но он может пойти навстречу сотруднику и согласовать новые даты отпуска.

В ряде случаев руководитель обязан перенести сроки по ст. 124 ТК РФ: болезнь работника до или во время отпуска; несвоевременное уведомление о начале отпуска или невыплата отпускных.

Алгоритм внесения изменений в график следующий.

Работник пишет заявление на имя руководителя организации о переносе даты оплачиваемого отпуска, в котором указывает причину переноса. Визирует документ у непосредственного начальника.
Руководитель организации рассматривает заявление. При положительном решении он визирует документ и передает его в службу управления персоналом.
Кадровик готовит проект приказа о переносе сроков отпуска и подписывает его у руководителя организации. После чего заполняет графы 8 и 9 графика по форме Т-7.

Скачайте образец приказа о переносе отпуска здесь.

Руководитель может захотеть перенести даты отпуска сотрудника по разным причинам:

производственная необходимость;
привлечение работника во время отпуска к государственным обязанностям — например, к работе в избирательной комиссии.

Здесь нужно учитывать, что работник имеет право отказаться от предложения работодателя и уйти на отдых по графику. Отзыв из отпуска также возможен только с согласия сотрудника — ст. 125 ТК РФ.

Алгоритм внесения изменений в график будет следующий. Получаем согласие работника → выпускаем приказ о переносе сроков отпуска → вносим сведения в графы 8 и 9 формы Т-7.

Совет Кадровики при подготовке приказа о переносе сроков не должны забывать про ст. 124 ТК РФ. Сотрудник не может работать без отпуска более двух лет подряд.

Получать подпись сотрудников об ознакомлении с графиком отпусков и изменениями в график необязательно. Такая позиция изложена в письме Минтруда от 9 декабря 2020 г. №14-2/ООГ-17846.

Приказы о переносе сроков отпуска хранятся пять лет в соответствии с п. 434 приказа Росархива от 20.12.2019 №236.

Разобраться с «подводными камнями» кадрового делопроизводства поможет наш сервис «Персональный консультант». С ним вы сэкономите время на изучение нормативных требований и избежите нарушений трудового законодательства.