Отзыв из отпуска в 1С:ЗУП 3 может регистрироваться по-разному в зависимости от того «закрыт» или еще не «закрыт» период, в котором был рассчитан исходный отпуск. Рассмотрим подробнее все варианты перерасчета отпускных в 1С 8.3 ЗУП в связи с отзывом из отпуска.
Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»
Общий пошаговый алгоритм регистрации отзыва из отпуска
Как отозвать из отпуска в 1С 8.3 ЗУП? Пошагово алгоритм регистрации отзыва из отпуска в 1с 8.3 ЗУП после выплаты отпускных выглядит следующим образом:
- Необходимо определить «закрыт» или еще не «закрыт» период, в котором вводился исходный отпуск;
- Если период не «закрыт», то отзыв из отпуска можно зарегистрировать двумя способами:
- Исправить период в исходном документе Отпуск и провести его;
- Ввести документ-исправление тем же месяцем начисления, в котором заполнить период отпуска с учетом отзыва сотрудника;
- Если период, в котором вводился исходный отпуск уже «закрыт», то вариант регистрации отзыва только один – ввести документ-исправление текущим месяцем начисления и периодом с даты начала отпуска до даты отзыва;
- Сумма, выплаченная в ведомости на основании исходного документа Отпуск, не исправляется. Возникшая после исправления исходного отпуска избыточная сумма выплаты будет зачтена при заполнении следующих ведомостей;
- Если сразу после отзыва сотрудник будет использовать оставшуюся часть полагающегося отпуска, то необходимо ввести новый документ Отпуск на этот период текущим месяцем начисления.
Признак «закрытости периода» определяется бухгалтером самостоятельно. В 1С ЗУП 3 нет такого понятия, как закрытие месяца.
Но логично предположить, что если зарплата за месяц уже выплачена и сформированы проводки (сделан документ Отражение зарплаты в бухучете и перенесен в бухгалтерскую программу), то период можно считать закрытым, т.е.
исправлять начисления в этом месяце уже невозможно. Тогда перерасчеты следует делать следующим месяцем начисления.
Отзыв из отпуска, если период еще не закрыт
Если месяц еще не закрыт, то можно выполнить исправление непосредственно в исходном документе, либо тем же месяцем начисления ввести документ-исправление, если требуется сохранить в информационной базе историю исправлений.
Рассмотрим оба варианта как отозвать из отпуска в 1С 8.3 ЗУП на примере.
Исправление в исходном документе
Сотрудница Фетисова А.С. в середине декабря уходит в отпуск на период с 10 по 23 декабря на 14 дней:
- Отпускные выплачены 06 декабря:
- С 17 декабря происходит отзыв сотрудницы из отпуска. Поскольку это происходит в декабре и месяц начисления декабрь еще не закрыт, можно выполнить исправление в исходном документе Отпуск:
При этом Ведомость в кассу от 06 декабря не исправляется. Излишне выплаченная сумма будет учтена при ближайшей выплате.
- По итогам месяца происходит начисление зарплаты за декабрь:
- Ведомостью от 10 января производится выплата зарплаты за декабрь. При этом по сотруднице Фетисовой учитывается, что имела место переплата отпускных, и сумма к выплате уменьшается автоматически на сумму этой переплаты:
Исправление вводом документа-исправления
Рассмотрим на том же примере.
Также сотруднице Фетисовой А.С. начисляется и выплачивается отпуск за период с 10 по 23 декабря. И также ее отзывают с 17 декабря. Но исправление периода происходит не в исходном документе Отпуск. Вводится документ-исправление. Для этого в исходном отпуске используется команда Исправить.
- В новом документе указывается текущий месяц начисления декабрь и период с учетом отзыва с 10 по 16 декабря:
- Таким образом в базе сохраняется и первоначальный вариант отпуска, и исправленный.
Далее все также, как и в случае с исправлением в исходном документе, т.е. при очередной выплате (в данном случае при выплате зарплаты за декабрь) будет учтена излишне выплаченная сумма отпускных. Отличие только в том, что расшифровка выплаты будет более детальной, поскольку появился документ-исправление:
Отзыв из отпуска, если период закрыт
Если период, в котором вводился исходный отпуск уже закрыт, то вариант регистрации отзыва из отпуска в ЗУП 3.1 только один – это ввод документа-исправления текущим месяцем начисления. Рассмотрим на примере.
Сотрудница Воронкова С.С. уходит в отпуск в ноябре на период с 26 ноября по 16 декабря. В документе вместе с отпуском рассчитывается оклад за ноябрь:
- Далее выполняется выплата 22 ноября.
- Сотрудница отзывается из отпуска 12 декабря. К этому времени ноябрь уже закрыт, поэтому вводится документ-исправление месяцем начисления Декабрь:
В документе-исправления происходит полное сторнирование того, что было начислено в исходном документе и начисление с нуля на основании изменившихся данных. В рассматриваемом случае изменится лишь расчет отпуска за декабрьский период — он уменьшится.
- При очередной выплате сотруднице (в данном случае при выплате зарплаты за декабрь) будет учтено, что по итогам первоначальной выплаты отпускных произошла переплата в связи с отзывом из отпуска. Сумма к выплате уменьшится на эту переплату:
Возврат сотруднику неиспользованных дней отпуска
Неиспользованные в связи с отзывом из отпуска дни возвращаются сотруднику и могут быть использованы при следующем отпуске сотрудника.
По сотруднице Воронковой С.С. увидеть возврат четырех дней отпуска в связи с отзывом можно в отчете Справка об остатках отпусков.
- До регистрации отзыва:
- После регистрации отзыва из отпуска:
- Если Вы еще не подписаны:
- Активировать демо-доступ бесплатно →
- или
- Оформить подписку на Рубрикатор →
- После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Как оформить отзыв из отпуска в 1С
Опубликовано 03.11.
2014 11:12 Administrator Просмотров: 56102
Иногда бывают такие ситуация, когда сотруднику не позволяют отгулять очередной оплачиваемый отпуск полностью и его вызывают на работу за несколько дней до окончания отдыха.
В этой статье я расскажу о том, как оформить отзыв из отпуска в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8. Также эта информация будет интересна пользователем конфигураций 1С: Комплексная автоматизация 8 и 1С: УПП 8.
Для начала несколько слов о том, как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику. Для этого необходимо перейти на вкладку «Кадровый учет» и выбрать пункт «Отпуска».
Создаем новый документ, добавляем в табличную часть сотрудника, указывает вид и даты отпуска. После проведения документа можно распечатать приказ, нажав на кнопку «Печать» и выбрав нужную форму.
- А вот в том случае, если сотрудника нужно отозвать из отпуска, необходимо воспользоваться кнопкой «Исправить», которая расположена в нижней части формы.
Будет создан новый документ, который сторнирует прошлую запись об отпуске и формирует новую. Нужно только исправить дату окончания отпуска.
Новый приказ нужно формировать в любом случае, вне зависимости от того, закрыт уже месяц, в котором был введен предыдущий или нет. А вот с расчетными документами дело обстоит несколько по-другому.
Для начисления отпускных предназначен документ «Начисление отпуска сотрудникам организации». Вводить такие документы можно вручную, а можно с помощью сервиса «Анализ неявок» (подходит также для группового создания документов). Для этого необходимо нажать на кнопку «Открыть начисления» в кадровом документе, а затем на кнопку «Создать документы», выбрав предварительно месяц начисления.
Затем нужно нажать на кнопки «Рассчитать» и «Провести». О нюансах расчета сумм отпускных подробно рассказано в статье Как начислить отпускные в 1С.
В том случае, если отзыв из отпуска происходит в тот момент, когда месяц начисления еще не закрыт (например, начисление сделано 3 ноября, а отзыв оформляется 6 ноября), нужно просто зайти в документ «Начисление отпуска», исправить дату окончания и пересчитать сумму. А вот в том случае, если начисление было сделано в прошлом месяце, то в документе также появляется кнопка «Исправить», которой необходимо воспользоваться.
Создается новый документ, в котором необходимо указать новые даты и нажать кнопку «Рассчитать». При этом сторнируются начисления за неиспользованные дни отпуска.
В дальнейшем за эти дни необходимо начислить оплату как за отработанное время (оклад, сдельная оплата и др.), а сумма излишне выплаченных отпускных зачтется при очередной выплате заработной платы.
Инструкция: перерасчет при отзыве сотрудника из отпуска
Вызов работника, находящегося на отдыхе, допускается по причинам производственной необходимости:
- болезнь замещающего сотрудника;
- внеплановые контрольные мероприятия надзорных органов;
- срочная командировка;
- необходимость ликвидации аварии;
- иные форс-мажорные обстоятельства.
О порядке прерывания оплачиваемых дней отдыха говорит статья 125 ТК РФ. Ни документальное оформление, ни как происходит пересчёт выплаченных отпускных при отзыве на работу в ней напрямую не прописаны. Но в ней указано, что это возможно только с согласия сотрудника, и перечислены категории, которых отозвать из очередного отпуска нельзя. К ним относятся:
- несовершеннолетние;
- беременные;
- занятые на вредном производстве.
Виды компенсации
В статье 125 ТК РФ указано, как догулять отпуск, если отозвали из отпуска по производственной необходимости. Работник вправе использовать неотгулянные дни в любое удобное время либо присоединить к дням оплачиваемого отдыха в следующем году.
С первого дня выхода на работу отозванному сотруднику начисляется заработная плата в обычном порядке. Поэтому на вопрос, положена ли компенсация от работодателя при вызове с отпуска, — ответ отрицательный. Но неиспользованные отпускные дни сохранятся, и их работник вправе использовать позднее.
Как оформить вызов на работу
Документальное оформление ситуации законодательно не установлено. Организация вправе решить самостоятельно, нужен ли приказ, если есть согласие на перерасчет отпускных, и прописать во внутренних правилах документооборота. Обязательным является получение согласия сотрудника на выход на работу.
Устанавливая, какие документы нужны на отзыв из отпуска с перерасчетом, воспользуйтесь предлагаемым порядком:
1. Оформить приказ, прописав в нем причину отзыва и порядок действий ответственных сотрудников:
2. Получить письменное согласие отзываемого работника:
Как сделать перерасчет
Нет необходимости получать согласие на перерасчет отпускных в связи с отзывом из отпуска от сотрудника. Работодатель обязан самостоятельно пересчитать сумму отпускных выплат, исходя из фактического времени отдыха работника. А излишне выплаченные суммы за неиспользованные дни отдыха учесть при следующей выплате зарплаты.
Если выплата отпускных и отзыв произошли в одном периоде, то необходимо пересчитать выплату с учетом новой даты окончания и зачесть переплату в счет зарплаты за текущий месяц.
Чтобы сделать перерасчет отпуска после отзыва сотрудника в другом периоде, отсторнируйте ранее начисленную сумму выплаты за отдых, НДФЛ и страховые взносы с них. После сделайте новый расчет, используя тот же средний заработок.
Переплату учтите при следующей выплате заработной платы. При исправлении в следующем налоговом периоде нет необходимости формировать и сдавать уточненную отчетность.
Так как необходимость отзыва возникла сейчас, то это не ошибка, и все изменения учитываются в текущем периоде.
Пример
Преподавателю верховой езды Петрову Петру Петровичу оформлен отпуск с 5 сентября по 2 октября 2022 г. Средний заработок для расчета составляет 1500 руб.
В связи с болезнью второго преподавателя, которого некому заместить, Петров П.П. отозван из оплачиваемых каникул 26.09.2022. Оклад Петрова П.П. составляет 50 000 руб.
, работает по графику пятидневной рабочей недели. Бухгалтер сделал перерасчет.
Изначально начисленная сумма за дни оплачиваемого отдыха:
1500 × 28 = 42 000 руб.
За вычетом НДФЛ Петров П.П. получил выплату:
42 000 – 42 000 × 13 % = 36 540 руб.
Сумма отпускных начислений после вызова (продолжительность отдыха составила 21 день).
1500 × 21 = 31 500 руб.
Заработная плата за сентябрь за отработанные дни (7 рабочих) с учетом отзыва составит:
Всего начислено за сентябрь:
31 500 + 15 909,09 = 47 409,09 руб.
За вычетом НДФЛ и ранее полученных сумм за неиспользованные дни отдыха Петрову П.П. осталось выплатить:
47409,09 — 47409,09 × 13 % — 36540 = 4705,91 руб.
Приказ об отзыве работника из отпуска. Образец 2021-2022 года
Формирование приказа об отзыве из отпуска случается в ситуациях, когда по каким-либо обстоятельствам руководство организации вынуждено бывает срочно привлечь подчиненного к текущей работе.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об отзыве из отпуска .docСкачать образец приказа об отзыве из отпуска .doc
Порядок процедуры
Просто так сообщить работнику в период его законного планового отпуска о том, что он должен выйти на работу нельзя. Для этого существует строго определенная процедура, все этапы которой должны быть выполнены. Более подробно мы уже разбирали это в материале «как отозвать сотрудника из отпуска«.
Первым делом следует убедиться в том, что основание для отзыва достаточно серьезное. Это может быть какая-то производственная проблема, которую может решить только этот конкретный сотрудник, необходимость замены другого работника предприятия и т.д.
Далее руководство компании обязано проинформировать подчиненного о предстоящем отзыве и заручиться его письменным согласием, после чего формируется соответствующий приказ.
Если работник не хочет уходить из отпуска, администрация организации не имеет права его заставлять (и тем более это не является основанием для наложения дисциплинарного взыскания или увольнения, чем иногда грозят работодатели).
Кого нельзя отзывать
Существуют категории работников, которые по закону ни при каких обстоятельствах не могут быть отозваны из отпуска:
- несовершеннолетние трудящиеся;
- женщины, находящиеся в ожидании рождения ребенка;
- те, кто работает в условиях вредного или опасного производства.
Как обосновать отзыв и написать основание для приказа
Каждый приказ, издаваемый в организации, должен быть чем-то обоснован и иметь под собой какое-то основание.
В данном случае в качестве обоснования может выступать производственная необходимость, а в качестве основания можно сослаться либо на служебную записку начальника структурного подразделения (цеха, участка, отдела), в котором трудится отзываемый сотрудник, либо на конкретную статью Трудового Кодекса РФ, которая позволяет отзывать работников организаций из плановых отпусков.
Составление приказа
На сегодня нет унифицированного шаблона приказа об отзыве из отпуска, так что представители предприятий и организаций могут писать его в свободной форме или по образцу, разработанному и утвержденному внутри компании.
Важно учесть лишь два основных момента: по своей структуре документ должен соответствовать правилам делопроизводства, а в его содержании должны присутствовать некоторые обязательные сведения.
В «шапке» документа к ним относятся:
- наименование организации;
- номер, место и дата составления бланка.
Далее чуть ниже идет основная часть, в которую вписывается по порядку:
- обоснование для отзыва (пишется после слов «В связи с…»);
- должность, табельный номер (если он присваивается на предприятии);
- фамилия-имя-отчество работника;
- дата, с которой он отзывается;
- период отзыва.
После этого следует указать основание: ссылку на служебную записку или закон РФ.
Как оформить приказ
К оформлению приказа, также как и к его составлению законодательство не предъявляет никаких критериев: его можно писать от руки или набирать на компьютере на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке организации.
Приказ всегда издается от имени руководителя компании, поэтому он должен быть в обязательном порядке подписан им лично или представителем, уполномоченным действовать от его лица. Также документ обязаны подписать ответственные за его реализацию лица (обычно это специалист кадрового отдела, бухгалтер) и работник, которого приказ касается напрямую.
- Если в локальных актах фирмы закреплена обязанность использовать для визирования внутренних бумаг печать, то бланк приказа следует проштамповать.
- Приказ пишется обычно в единственном оригинальном экземпляре, но при надобности можно сделать и его заверенные копии.
- После составления документ регистрируется в журнале учета внутренней документации, а затем передается на хранение вместе с прочими распорядительными бумагами фирмы.
Скачать документна сайте Ассистентус
Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа
Отзыв из отпуска — процедура, строго регламентированная трудовым законодательством. Когда работника можно отозвать из отпуска, а когда нет? Как это грамотно оформить документально? Что делать с выплаченными отпускными? Ответы на эти и другие вопросы о правилах отзыва из отпуска вы найдете в нашей статье.
Приказ об отзыве из отпуска составляется в произвольном виде. Специальной формы для этого документа законодательством не установлено. Каждая фирма определяет его содержание самостоятельно исходя из требований трудового законодательства к процедуре прерывания отдыха работника с учетом внутрифирменного трудового распорядка.
Про унифицированные формы «отпускных» приказов и формы иных «отпускных» документов читайте в статьях, размещенных на нашем сайте. См., например, статьи:
Отзыв из отпуска: как учесть требования трудового законодательства
Требования к оформлению отзыва из отпуска изложены в ст. 125 ТК РФ.
Важно учесть! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:Не все работники могут быть отозваны из отпуска. Часть 3 ст. 125 ТК РФ устанавливает запрет на отзыв из отпуска работников…(посмотрите, не входит ли работник в этот список, в К+). Пробный онлайн доступ к системе бесплатен.
Если вызываемый отпускник не входит в указанный список, только желания работодателя для прерывания его отдыха недостаточно. Отпускник вправе отказаться от прерывания своего отдыха и не опасаться наказания за это (п. 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).
Кроме того, отзыв из отпуска работника оборачивается для работодателя следующими дополнительными обязанностями:
- учесть желание сотрудника догулять отпускные дни в любое удобное для него время;
- по выбору сотрудника присоединить неиспользованную часть отдыха к его ежегодному отпуску за следующий рабочий год.
Подробнее о нюансах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков узнайте из этой публикации.
Соблюдение внутрикорпоративных правил
Процедура отзыва из отпуска может быть прописана в локальных стандартах фирмы — в этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. К примеру, в положении об отпусках или правилах внутреннего трудового распорядка указывается, что для оформления отзыва из отпуска требуется:
- служебная записка руководителя подразделения, работник которого подлежит отзыву (завизированная директором фирмы служебная записка служит основанием для оформления письменного уведомления об отзыве из отпуска, направляемого сотруднику);
- собственноручно оформленное сотрудником согласие на прерывание отпуска;
- внесение информации об оставшихся днях отдыха в график отпусков и личную карточку сотрудника.
В таком случае отзыв из отпуска придется оформить с помощью всех указанных бумаг в полном объеме.
Порядок оформления графика отпусков (форма Т-7) и личной карточки сотрудника (форма Т-2) узнайте из статей на нашем сайте:
Если никаких нюансов внутрифирменными стандартами не предусмотрено, сообщить сотруднику о внезапном прерывании его отдыха можно любыми возможными способами: по телефону, электронной почте и др. Но без письменного приказа все равно не обойтись. Как его оформить, смотрите далее.
Как оформить отзыв из отпуска по производственной необходимости (образец)?
Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно.
Например, отзыв из отпуска по производственной необходимости возможен в случае:
- проведения инвентаризации, присутствие материально ответственного лица на которой обязательно;
- проведения выездной налоговой проверки, в течение которой главному бухгалтеру придется быть на рабочем месте;
- возникновения неполадок в компьютерных сетях, которые может устранить только системный администратор.
Отпуск из отпуска по производственной необходимости может быть оформлен и для других сотрудников компании.
Как оформить отзыв из отпуска? Отзыв из отпуска оформляется приказом, в содержании которого должно быть предусмотрено следующее:
- причина, по которой сотруднику придется оторваться от отдыха;
- информация о дате прерывания отпуска и Ф. И. О. вызываемого отпускника;
- число дней неиспользованного отпуска и дата, когда сотрудник готов его догулять;
- распоряжение бухгалтерии о перерасчете отпускной суммы и кадровикам о внесении информации о днях отпуска, подлежащих использованию в будущем, в график отпусков и личную карточку сотрудника.
- В приказе на отзыв из отпуска в качестве основания указываются реквизиты письменного заявления сотрудника о согласии прервать свой отдых.
- Образец приказа об отзыве из отпуска смотрите на нашем сайте.
- Скачать образец
Возможен ли отзыв из отпуска без перерасчета отпускных?
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: возможен ли отзыв из отпуска без перерасчета отпускных? К сожалению, нет. Дело в том, что при переносе отпуска рассчитать средний заработок для расчета отпускных нужно будет исходя из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ), поэтому часть отпускных за неиспользованные дни отпуска сотрудник должен вернуть.
Удержать их без согласия работника организация не может, так как в ст. 137 ТК РФ установлены ограничения для удержания из заработной платы работника.
Для удержания излишне выплаченных отпускных при отзыве из отпуска организации нужно либо договориться с работником о том, что он вернет деньги в кассу, либо получить от работника заявление на удержание, либо оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату.
В любом случае, чтобы не нарушать ТК РФ, нужно оформить согласие работника на удержание отпускных за то количество дней, на которые работник был отозван из отпуска.
В каких еще случаях письменное согласие работника обязательно, см. в статьях:
Итоги
Отзывать работника из отпуска работодателя вынуждают различные обстоятельства: внезапная налоговая проверка, вышедшая из строя компьютерная сеть и др. Чтобы процедура отзыва из отпуска носила официальный и законный характер, необходимо оформить отдельный приказ, согласие работника на отзыв из отпуска, а также согласие на удержание отпускных за дни отзыва из отпуска.
Не будет считаться нарушением трудовой дисциплины отказ работника раньше времени прерывать свой отпуск. В этом случае приказ оформлять не понадобится.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Отзываем сотрудника из отпуска — пошаговая инструкция — Все о кадрах
Компания вынуждена прервать отдых работника. Какие документы должны быть оформлены работодателем? Нужно ли пересчитывать суммы отпускных и страховых взносов, а также корректировать сумму удержанного НДФЛ? Как правильно все сделать, чтобы не иметь претензий со стороны проверяющих? Ответы — в статье.
Чтобы отозвать работника из отпуска, понадобится оформить ряд документов и внести коррективы в имеющиеся. Прежде всего нужно составить служебную записку, в которой обосновать служебную необходимость вызова сотрудника из отпуска.
Шаг первый. Оформляем служебную записку
Служебную записку оформляет начальник подразделения, где трудится работник. В ней он указывает причину, по которой работника следует отозвать из отпуска.
Документ подается руководителю организации, который, ознакомившись с ней, пишет на ней резолюцию (свое согласие или отказ), ставит дату и подпись. Форма служебной записки произвольная.
Добавим лишь, что некоторых сотрудников запрещено отзывать из отпуска (даже если они согласны). Это сотрудники младше 18 лет, беременные женщины и работники, занятые во вредных или опасных условиях труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
Пример 1. В ЗАО «Салют» заболела старший продавец И.К. Федотова. Сотрудница, которая могла бы заменить отсутствующую работницу, — продавец А.С. Галкина находится в очередном ежегодном оплачиваемом отпуске с 26 августа 2013 года. Отпуск ей предоставлен на 14 календарных дней. Заведующей магазином С.И.
Козловой необходимо получить согласие руководителя компании на отзыв А.С. Галкиной из отпуска. Какой документ ей нужно оформить?
Решение. Чтобы получить согласие генерального директора ЗАО «Салют» на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска, заведующей магазином С.И.
Козловой необходимо:
— составить служебную записку, в которой мотивировать необходимость вызова сотрудницы на работу;
— передать эту записку директору на подпись.
Образец документа с резолюцией руководителя о согласии на отзыв сотрудницы приведен ниже.
Образец 1. Служебная записка об отзыве из отпуска
Не возражаю.
Отделу кадров
подготовить необходимые документы
Иванцов 28.08.2013 Генеральному директору
ЗАО «Салют»
Иванцову А.П.
Служебная записка
В связи с болезнью старшего продавца И.К. Федотовой предлагаю отозвать из отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.
Заведующая магазином Козлова С.И. Козлова
Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем письменное согласие
Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.
Согласно статье 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:
— объяснить сотруднику причину и дату отзыва;
— предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;
— уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;
— в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).
Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.
Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.
В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.
Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.
Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?
Решение. Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2 на с. 59. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.
Образец 2. Предложение работодателя прервать отпуск и согласие работника на отзыв из отпуска
Закрытое акционерное общество «Салют»
Исх. N 15
от 28 августа 2013 года Продавцу Галкиной А.С.
Уважаемая Анна Сергеевна!
Просим Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 августа 2013 года. Причина срочного отзыва из отпуска — производственная необходимость. Заболела старший продавец И.К. Федотова, и некому работать в отделе «Молочные продукты».
На основании части 2 статьи 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Ставим Вас в известность, что согласно статье 125 ТК РФ Вы имеете право отказаться и не прерывать свой отпуск.
В случае согласия прервать отпуск и выйти на работу сумма отпускных будет пересчитана.
Излишне выплаченную сумму отпускных предлагаем внести в кассу организации или дать согласие зачесть ее в счет выплаты заработной платы.
Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов
Я, Галкина Анна Сергеевна, согласна досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска и приступить к работе 30 августа 2013 года.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней прошу предоставить мне с 11 января 2014 года. Сумму переплаты по отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы.
28 августа 2013 года Галкина А.С. Галкина
Как отозвать сотрудника из очередного оплачиваемого отпуска
Про отпуск и самые распространенные вопросы мы написали в предыдущей статье, а теперь расскажем о процедуре отзыва из отпуска. Из этой статьи вы узнаете: кого и при каких обстоятельствах можно отозвать из отпуска, а также про перерасчет отпускных в таком случае.
Отзыв из отпуска
Случаются разные рабочие ситуации и иногда сотрудник, который находится в отпуске, становится необходим на рабочем месте. По ТК РФ отозвать сотрудника из отпуска можно только с согласия самого сотрудника. Это значит, что работник спокойно может отказаться выйти на работу до окончания отпуска и руководитель не может повлиять на это дисциплинарным взысканием.
Если сотрудник соглашается и прерывает свой отпуск, то вы должны предоставить ему оставшуюся часть отпуска в течение этого же года в любое удобное для него время или перенести эту часть отпуска на следующий год.
Кого нельзя отозвать из отпуска
Существуют работники, которых нельзя отозвать из отпуска ни при каких условиях. К ним относятся:
- Несовершеннолетние сотрудники;
- Беременные женщины;
- Сотрудники, работающие в вредных условиях труда по СОУТ.
Что такое СОУТ? Можете прочитать тут.
Если ваш сотрудник получает первое высшее образование и ушел в ученический отпуск – его также нельзя вызвать на работу, даже с его согласия.
В каких случаях можно отозвать сотрудника из отпуска
По ТК РФ вызвать сотрудника из отпуска можно в случае производственной необходимости. Такая необходимость может возникнуть при:
- проведении внеплановой проверки. Обычно, проверка длится не больше 1-2 дней. В таком случае, можно вызвать работника именно на этот период, а потом продлить отпуск на такое же количество дней.
- аварийной и чрезвычайной ситуация (ЧП). Если сотрудник, который находится в отпуске необходим для ликвидации ЧП – его отзыв из отпуска будет вполне обоснован.
- Увольнении или болезни сотрудника, который замещает отдыхающего работника. В таком случае, если организация остается без важного специалиста – вызов также возможен.
Как оформить отзыв из отпуска пошагово
После согласия сотрудника необходимо это оформить документально.
Шаг 1. Руководитель организации издает указ. В нем должны быть:
- Дата выхода указа;
- Причина вызова сотрудника;
- Дата или период, на который вызван сотрудник;
- Подпись отзываемого сотрудника.
В указе также можно записать даты, на которые переносится отпуск, если они известны.
Шаг 2. Поставьте отметку в журнале учета отпусков. В графе «особые отметки» напишите причину и даты или период отзыва из отпуска.
Шаг 3. Перерасчет отпускных. Так как отпускные сотрудник получил за весь период предполагаемого отсутствия, то сумма за неиспользованные дни отпуска удерживается с сотрудника с ближайшей зарплаты.
Штрафы и санкции
В случае, если вы вызываете сотрудника в принудительном порядке, работник может подать на вас в суд. И это будет рассматриваться как лишение законного отпуска у сотрудника. В таком случае за нарушение, совершенное впервые, штраф составит:
- для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
- для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
- для организации – от 30 000 до 50 000 руб.
За повторное нарушение штраф будет увеличен, а должностным лицам организации может грозить дисквалификация:
- для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
- для индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 20 000 руб.;
- для организации – от 50 000 до 70 000 руб.
Подумайте, может быть дешевле будет выписать работнику премию за то, что он выйдет из отпуска, чем ходить по судам, которые вы, в данном случае, все равно проиграете?..
Отзыв работника из отпуска с примером перерасчета
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия, которое желательно всегда оформлять письменно. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Не допускается отзыв из отпуска:
- работников моложе 18 лет;
- беременных женщин; работников,
- занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.
В тот же день, когда вы получили письменное согласие работника, надо издать приказ об отзыве его из отпуска. Он составляется в произвольной форме. В приказе укажите причину отзыва, дату досрочного выхода сотрудника на работу, а также время предоставления ему неиспользованной части отпуска.
Работнику, которого пришлось отозвать из отпуска, с первого дня работы нужно начислять зарплату. Отпускные же придется пересчитать исходя из уменьшенного количества дней отпуска.
Если месяц еще не закрыт, в бухгалтерской программе укажите новую дату окончания отпуска. Сумму, выплаченную за неиспользованные дни, зачтите в счет выплаты зарплаты.
НДФЛ с зарплаты вы уплатите уже за вычетом налога, перечисленного с излишних отпускных. Если месяц, когда были начислены отпускные, уже закрыт, сделайте сторно всех отпускных, страховых взносов и НДФЛ.
Отпускные затем начислите заново.
Средний заработок заново не высчитывайте – возьмите тот, который участвовал в первоначальном расчете. В программе сформируйте исправительный документ с новой датой окончания отпуска.
Пример. Перерасчет отпускных
Иванов находится в отпуске 28 календарных дней с 5 июня по 3 июля. Его оклад – 60 000 руб. Предположим, средний дневной заработок при расчете отпускных составил 1950 руб.
Сумма отпускных – 54 600 руб. (1950 руб. х 28 кал. дн.). С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 7098 руб. (54 600 руб. х 13%). Начислены страховые взносы по общему тарифу в размере 16489,2 руб. (54 600 руб. х 30,2%).
В связи с производственной необходимостью 2 июля Иванова отозвали из отпуска. Он не возражал.
Со 2 июля Иванову начали начислять зарплату. Отпускные пересчитали. После пересчета отпускные составили 50 700 руб. (1950 руб. х 26 кал. дн.). Разница 3900 руб. (54 600 – 50 700).
После пересчета отпускных НДФЛ составил 6591 руб. (50 700 х 13%). Разница 507 руб. (7098 – 6591).
После пересчета отпускных страховые взносы составили 15 311,40 руб. (50 700 руб. х 30,2%). Разница 1177,8 руб. (16489,2 – 15311,4).
Теперь, при расчете зарплаты за июль Иванову нужно уменьшить сумму к выдаче на 3900 руб. – излишне выплаченные отпускные. Начисленный НДФЛ нужно уменьшить на 507 руб. – излишне удержанный. Страховые взносы к перечислению уменьшаем на 1177,8 руб.
Все изменения учтите в текущем периоде. То есть уточненные декларации и расчеты не потребуются.