Одобрен законопроект 2022 о кадровом электронном документообороте

Внесенным вчера в Госдуму законопроектом планируется дополнить Трудовой кодекс ст. 22.11, которой будут урегулированы особенности ведения электронного документооборота.

Так, планируется закрепить в кодексе определение термина «электронный документооборот в сфере трудовых отношений», под которым будет пониматься создание, использование и хранение сторонами трудовых правоотношений документов, оформленных в электронном виде без их дублирования на бумаге.

Решение о переходе на электронный документооборот каждый работодатель будет принимать самостоятельно (абз. 5 п. 1 ст. 1 законопроекта), но при этом, нововведение должны будут поддержать более 50% работников.

В случае, если количество работников, которые отказались, будет менее указанного процента, то работодатель сможет распространить новый вид документооборота на всех сотрудников, вне зависимости от их волеизъявления (абз. 12 п. 1 ст.

1 законопроекта).

Проектом предусмотрено, что использование нового порядка документооборота будет применяться только к документам, которые оформляются на бумажном носителе в рамках трудового законодательства, в частности, трудовой договор, а также предъявляемые при его заключении документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ (абз. 20 п.1 ст. 1 законопроекта).

Для заключения договоров и подписания документов будут использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и работника или усиленная неквалифицированная подпись работника документов в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Законопроектом уточнено, что предлагаемый порядок не будет применяться в отношении трудовых книжек и формируемых в электронном виде сведений о трудовой деятельности граждан.

Стороны смогут осуществлять электронный документооборот через единую цифровую платформу «Работа в России», включая взаимодействие через портал госуслуг с ЕСИА, или и иную информационную систему (абз. 13 п. 1 ст. 1 законопроекта).

Уточнено, что порядок электронного документооборота будет относиться и к работникам, которые выполняют свои функции дистанционно.

Для перехода на электронный документооборот работодателю необходимо будет издать соответствующий ЛНА, с обязательным указанием информационной системы, предлагаемой к использованию (абз. 6 п.1 ст. 1 законопроекта).

В случае принятия Законопроекта, изменения вступят в силу уже с 16 ноября текущего года, за исключением положений о единых требованиях к составу и форматам электронных документов, которые разработают совместно Минтруд России и Минцифры России (вступит в силу с 1 октября 2022 года).
_____________________________
1 С текстом Законопроекта № 1162885-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)» и материалами к нему можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.

Госдума приняла поправки в Трудовой кодекс об электронном кадровом документообороте :

Государственная Дума приняла Закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений». Он позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

На сегодняшний день закон уже направлен в Совет Федерации.

Текст документа был разработан с учетом эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота (ЭКДО), который завершился 15 ноября 2021 г. Закон обеспечивает правовую базу для широкого внедрения ЭКДО. При этом переход на электронные документы не является обязательным, решение принимается каждой организацией самостоятельно.

Согласно положениям закона, работодатели имеют право выбора цифровой платформы. Они могут использовать как собственную информационную систему, так и успешно апробированную в ходе эксперимента подсистему ЭКДО портала «Работа в России».

Положения Закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации по регулированию электронного документооборота в сфере трудовых отношений» применяются к участникам эксперимента, пожелавшим продолжить электронный кадровый документооборот, с 16 ноября 2021 г.
При этом для таких работодателей предусмотрен переходный период до 1 июля 2022 года, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные поправками мероприятия по переходу на ЭКДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.
Работодатели, которые не желают продолжать использование электронных документов, связанных с работой, по завершении эксперимента возвращаются к кадровому документообороту на бумажном носителе в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.

Поправки в Трудовой кодекс будут рассмотрены в Совете Федерации. В случае одобрения закона сенаторами, документ будет направлен на подпись Президенту. Поправки вступят в силу со дня официального опубликования.

Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) – это возможность оформления электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе.

ЭКДО упрощает процедуру оформления трудовых отношений, сокращает рутинные операции кадрового делопроизводства, экономит трудовые и материальные ресурсы организации, обеспечивает сохранность документов, повышает эффективность защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

Источник: mintrud.gov.ru

Подписаться на журнал

Труд оборачивается цифрой

Госдума вчера во втором, основном чтении приняла законопроект о внедрении электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Пока законодательно оформление кадровых документов только в электронном виде не закреплено, поправки к Трудовому кодексу (ТК) фиксируют такую возможность.

Вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) работодатели смогут на платформе «Работа в России» и через свои информсистемы. Эксперты считают инициативу нужной, но полагают, что в нынешнем виде документ может усложнить перевод трудовых отношений в цифру.

Госдума вчера во втором чтении одобрила законопроект об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.

По мнению авторов документа, переход на цифру создаст большие возможности для удаленного трудоустройства граждан — соискатели смогут дистанционно проходить собеседования и заключать трудовые договоры.

Пока полностью цифровой возможности для этого нет — проект вводит ее и механизмы ведения и использования кадровых документов без дублирования на бумажном носителе. Работодатели смогут вести электронный документооборот на платформе «Работа в России» через портал госуслуг и через собственные информсистемы.

При этом ко второму чтению проект уточнили: ряд документов — как приказ об увольнении и журнал безопасности — должен в обязательном порядке предоставляться на бумажном носителе.

О переходе на КЭДО работодатель должен будет уведомить сотрудников, а они смогут отказаться от ведения документов в цифровом виде.

Распространение работодателем электронного документооборота на всех работников сможет быть включено в коллективный договор с согласия более половины работников.

«Отсутствие письменного согласия считается отказом»,— отмечает директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин, допуская, что это усложнит переход — цифровые документы вызывают недоверие у части работников.

Как рассказал “Ъ” глава исполкома Конфедерации труда Игорь Ковальчук, против возможности работодателей переводить сотрудников на КЭДО без их прямого согласия выступали профсоюзы.

«Преимущества цифровизации очевидны — например, работники больше не окажутся в ситуации, когда бумажные архивы утеряны и у государства нет информации об их трудовом стаже.

Однако и частные, и государственные цифровые системы все еще уязвимы, и у человека должна быть возможность хранить информацию о своей карьере самостоятельно в виде трудовой книжки»,— отмечает он.

Законопроект был подготовлен с учетом результатов эксперимента по электронному документообороту, который проводил Минтруд с апреля 2020 по 15 ноября 2021 года.

Эксперимент продлеваться не будет — Минтруд пояснил, что в самом проекте закона закреплено, что участники могут продолжать использовать электронные документы и его положения применяются к участникам эксперимента уже с 16 ноября.

При этом для таких работодателей предусмотрен переходный период — до 1 июля 2022 года им нужно выполнить предусмотренные поправками мероприятия по переходу на КЭДО, продолжая вести «экспериментальное» электронное кадровое делопроизводство. Для остальных работодателей и их сотрудников поправки начнут действовать со дня опубликования закона.

В компании Wildberries, принимавшей участие в эксперименте по КЭДО, “Ъ” заявили, что перевели в электронный формат весь кадровый документооборот: от приема на работу до заявлений на отпуск и расторжения договора. «Мы высоко оцениваем итоги эксперимента: он оказался эффективным и очень полезным для отрасли.

Мы продолжаем осуществлять кадровые процедуры в электронном виде в рамках переходного периода до принятия законопроекта»,— отметил представитель компании Валерий Прокопьев.

Как указывает Дмитрий Махлин, цифра позволит компаниям ускорить процесс подписания документов и минимум вдвое сократить издержки на бумажные документы.

Венера Петрова, Анастасия Мануйлова

Кадры без бумаги: как переход на «цифру» изменит кадровый ЭДО

Пал один из последних бастионов бумажного документооборота – кадровый. В ноябре 2021 года законодатели утвердили в ТК статью об электронном кадровом документообороте в сфере трудовых отношений. Дан «зеленый свет» использованию цифровых кадровых документов – без их дублирования на бумаге.

Когда и на каких условиях переходить на КЭДО, весь ли кадровый документооборот подлежит оцифровке, как будут подписываться электронные документы, кто отвечает за наличие у работника цифровой подписи. Ответы на эти вопросы, а также ссылка на вебинар по теме перехода на КЭДО — в нашей статье.

Кадровый ЭДО шел к цифровизации верно, но медленно. Нагрянувшая «удаленка» придала ускорения развитию электронного кадрового документооборота и подтолкнула законодателей принять поправки в Трудовой кодекс о переходе на КЭДО.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

На 80 % должно сократиться время работы с документами при переходе на электронный документооборот.

22 ноября, после утверждения Госдумой, Президент РФ подписал Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому в ТК появилась новая статья — об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. Вторая глава Трудового кодекса дополнена статьей 22, состоящей из трех пунктов.

Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Ключевые тезисы ФЗ №377:

Электронный кадровый документооборот предполагает работу с документами в электронном виде, без их дублирования на бумаге. Оцифровать можно абсолютное большинство документов, но есть исключения.
Работник должен дать письменное согласие на ведение его кадровых документов в электронном виде. Отсутствие документально подтвержденного согласия приравнивается к отказу.
Наличие электронной подписи у работника – забота работодателя. Он должен обеспечить ею каждого сотрудника, давшего согласие о переходе на электронный формат кадровых документов.
Платформу для КЭДО работодатель вправе выбрать самостоятельно – выбор идет между единой цифровой платформой «Работа в России» и информационной системой кадрового документооборота, которую использует работодатель,
Работодатель вправе выбирать способ кадрового ЭДО. Электронный кадровый документооборот пока не является обязательным.
В форс-мажорных обстоятельствах (включая эпидемическую ситуацию) работодатель, не перешедший официально на КЭДО, имеет право временно обмениваться с сотрудниками электронными кадровыми документами (в том числе сканами и фотографиями документов) – на основании локального нормативного акта и с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?

КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.

Документы, которые нужно дублировать на бумаге:

трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
приказ (распоряжение) об увольнении работника,
документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.

На какой электронной платформе вести КЭДО?

Законом прописано использование двух подходов к выбору цифровой платформы, на которой будут создаваться, подписываться и предоставляться работодателю электронные документы, а также получение от работодателя электронных документов.

Вариант 1: цифровая платформы «Работа в России», Доступ к этой платформе будет также обеспечен через Госуслуги (единый портал государственных и муниципальных услуг). На данный момент портал в процессе активной доработки, к 2023 году все процессы обещают отладить. Особенность данного варианта ведения кадрового учета – он становится достоянием государства, все подписанные электронные документы будут храниться на серверах «Работа в России».
Вариант 2: работодатель может выбрать по своему усмотрению другую информационную систему, на которой будет осуществляться кадровый документооборот. Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот.

К информационной системе работодателя предъявляются такие требования: она должна иметь возможность отправлять отчеты и документы на портал «Работа в России», а в дальнейшем – с сентября 2022 года «коннектиться» с порталом Госуслуг. Работнику предоставляется право отправлять документацию работодателю непосредственно с личного кабинета на Госуслугах. У сервиса СБИС КЭДО перечисленные возможности уже реализованы.

Как правильно оформить переход на КЭДО?

КЭДО в компании утверждается на основании ряда документов.

1. Локальный нормативный акт.

ЛНК должен содержать:

сведения об информационной системе, с помощью которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот,
порядок доступа к информационной системе работодателя,
перечень электронных документов, переведенных на КЭДО,
перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО,
срок уведомления работников о переходе на КЭДО,
дата запуска КЭДО (не раньше срока, указанного в уведомлении сотрудника).

2. Уведомление работника о переходе на кадровый электронный документооборот.

Необходимо письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО — в срок, установленный в локальном нормативном акте организации. Новым сотрудникам об электронном способе взаимодействия нужно сообщать при приеме на работу, трудоустраиваемых сотрудникам без трудового стажа с 2022 года уведомлять о КЭДО не требуется.

3. Письменное согласие работника.

Переход на КЭДО возможен с письменного согласия работника, Отсутствие такого согласия на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот признается отказом работника на такое взаимодействие. При этом за работником сохраняется право дать согласие в перспективе.

4. Соглашение с работниками на использование электронной подписи.

КЭДО невозможен без заверения документа электронной подписью как со стороны работодателя, так и сотрудника. В Соглашении должны быть указаны виды используемой сторонами электронной подписи, порядок использования цифровой подписи и т.п.

Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?

Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование». Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.

В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.

5 электронных подписей для КЭДО:

ПЭП — простая электронная подпись,
НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
ПЭП госуслуги,
НЭП госключ.

У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.

Каждому документу – определенная подпись.

Виды документов	Простая (ПЭП)	Неквалифицированная(НЭП)	Квалифицированная (КЭП)
Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст.	+	+	+
Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении).	+	+
Трудовой договор, приказ об увольнении, приказ о наказании.	+

При выборе СБИС ЭДО ваши электронные документы синхронизируются с системой.

Сервис СБИС Учет и контроль рабочего времени обеспечит эффективный трудовой процесс, позволит минимизировать сложности, связанные с организацией рабочего времени на «удаленке».

А СБИС Электронная отчетность позволит сдавать всю отчетность, в том числе кадровую, без ошибок и просрочек. Актуальные формы и календарь отчетности всегда под рукой.

Узнать подробнее о принятом КЭДО можно в видеоформате – посмотрите запись нашего вебинара по теме перехода на КЭДО Вебинар.

О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать специалисты. Звоните, наши решения позволяют получать от работы удовольствие!

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений с 22 ноября 2021 года

Напомним, до 15 ноября 2021 года Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ регулировал проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге.

Этот закон определял основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя.

Фактически закон разрешал работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы, но пока в качестве эксперимента. Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать.

Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года. Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий.

С 22 ноября 2021 года правила электронного кадрового документооборота, которые применялись в качестве эксперимента, закреплены на постоянной основе в Трудовом кодексе РФ. (Федеральный закон от 22.11.

2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» был принят Государственной Думой 17 ноября 2021 года и одобрен Советом Федерации 19 ноября 2021 года, а 22 ноября 2021 года подписан Президентом России.)

В частности, в ТК РФ внесена новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Она содержит правовые основы для оформления только в электроном виде большинства кадровых документов (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).

В других новых статьях ТК РФ — 22.2 и 22.3, прописаны случаи невозможности применения «трудового» ЭДО в силу необходимости составления определенных видов кадровых документов на бумажном носителей. Данные случаи, как следует из рассматриваемой ст. 22.1 ТК РФ, не будут касаться применения 4 документа:

трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;

акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;

журналы инструктажей по охране труда.

Переходить на кадровое ЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. «Трудовой» ЭДО будет законным при условии применения какой-либо из нижеследующих информационных систем:

платформы «Работа в России»;

Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА), применяемой на Госуслугах;

корпоративной информационной системы работодателя, соответствующей требованиям законодательства.

При этом создание, подписание и представление работодателю электронных документов (как и получение их от работодателя и ознакомление с ними) должно будет осуществляться работником посредством:

платформы «Работа в России» (доступ к которой обеспечивается в том числе через Госуслуги), если сам работодатель применяет данную платформу в целях осуществления ЭДО;

информационной системы работодателя, если применяется она.

Обменивайтесь с сотрудниками электронными оригиналами документов и собирайте подписи через сервис Контура.

Электронные подписи: какие можно использовать

По новому закону работодатель должен за свой счет выдать работникам электронные подписи. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее. Разрешили 5 разновидностей электронных подписей.

Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — УНЭП, усиленная квалифицированная — УКЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Плюс закон упоминает еще 2 особенные подписи с портала госуслуг: ПЭП госуслуги и НЭП госключ.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час.

Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.

Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):

Договоры о материальной ответственности;

Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

Внесение изменений в договоры;

Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;

Уведомление об изменении условий трудового договора;

Заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении;

Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;

Ознакомление с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания;

Квалифицированная электронная подпись с базовым набором возможностей для решения бизнес задач.
Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью. Сотрудник может использовать на свой выбор:

УНЭП выдана через электронное правительство;

Стороны трудового договора подписали соглашение, в котором определили, как будут проверять УНЭП.

Для всех остальных документов применяется общий порядок. Компания может использовать для подписи документов:

УНЭП, порядок проверки которой устанавливается соглашением;

УНЭП, выданную через электронное правительство.

У сотрудника больше вариантов:

УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;

УНЭП, выданную через электронное правительство;

ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности.

Ваши сотрудники смогут получать сертификаты электронных подписей не отходя от рабочего места.
Просто организуйте этот процесс с Корпоративным центром регистрации. Получить консультацию.

Как перейти на кадровый ЭДО (КЭДО)

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, в какой ИС ведете КЭДО, какие документы ведете электронно, распространяется ли ЛНА на дистанционных работников, в какой срок работник должен подписывать и знакомиться с электронными документами, дату начала ЭДО в фирме и срок уведомления работников о переходе на КЭДО.

Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Уведомление работника о переходе на КЭДО и письменное согласие работника. Уведомьте работников в срок, установленный в Положении о КЭДО. Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.

Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.
А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.
Даже если компания не перешла на КЭДО или перешла частично, работодатель вправе временно обмениваться кадровыми документами онлайн при коронавирусе, катастрофах, пожарах.

В таких экстренных ситуациях работникам разрешили отправлять сканы кадровых документов. Но если в компании КЭДО не принят, тогда после завершения локдауна документы придется переподписать на бумаге.

Проконсультироваться с экспертом по КЭДО, чтобы разобраться, с чего начать.

Эдо в 2022 году: основные изменения и новации законодательства

Электронная подпись, маркировка, электронная доверенность, транспортная накладная и другие изменения в новом году

Еще недавно переход на электронный документооборот казался долгим и ресурсоёмким процессом, внедрение которого откладывалось бизнесом на неопределенное время.

Практика последних нескольких лет показала: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство.

Эксперты РАНХиГС и ФНС России подсчитали, что в результате внедрения ЭДО компании почти в шесть раз могут сократить затраты в расчете на один документ, что в конечном итоге поможет их снизить на 3,5 трлн рублей.

Если переход на ЭДО есть в ближайших планах вашей компании, или вы уже работаете в ЭДО и следите за трендами и новациями законодательства, предлагаем разобраться, какие нормы стоит учесть в бизнес-процессах цифрового документооборота уже с начала 2022 года.

Электронная подпись и порядок ее получения в 2022 году

1 января 2022 года вступают в силу изменения в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новые положения меняюют правила получения и использования электронной подписи (ЭП).

Внедрение изменений будет происходить постепенно. Полностью новые положения закона вступят в силу 1 января 2023 года.

До этой даты будет переходный этап, когда будут действовать новые и частично старые нормы получения и использования электронной подписи.

Основные изменения:

С 1 июля 2021 года ФНС России начала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям (ИП). За сертификатом ЭП юридического лица также можно обратиться к доверенным лицам ФНС России, которые могут от имени налогового органа принимать заявления на получение электронной подписи. Список таких доверенных лиц был опубликован на сайте ФНС России.
После 1 июля 2021 года не все удостоверяющие центры (УЦ) могут выдавать электронные подписи, поскольку они не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. УЦ наших партнеров («Такском», «Калуга Астрал», Тензор) уже получили аккредитацию в соответствии с новыми требованиями и готовы выдавать ЭП. С полным списком аккредитованных удостоверяющих центров можно ознакомиться на сайте Минцифры РФ. Сертификаты удостоверяющих центров, не получивших аккредитацию, нельзя использовать после 31 декабря 2021 года.
С 1 января 2022 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели (ИП) смогут получить сертификат электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС России. Сертификаты на руководителей, полученные до 31 декабря 2021 в коммерческих УЦ, аккредитованных по новым правилам, можно использовать до истечения срока их действия, но не позднее 31 декабря 2022.
С 1 января 2022 года сотрудникам понадобятся собственные электронные подписи (сертификат физического лица) и электронные доверенности (машиночитаемые доверенности, подтверждающие их полномочия). Получить подпись сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. В октябре 2021 года стало известно, что в 2022 году для этого изменения планируется переходный период также с 1 января до 31 декабря 2022 года. Законопроект о введении переходного периода 9 декабря рекомендован к принятию во 2 чтении. Следите за новостями законодательства!

Использование машиночитаемой доверенности в ЭДО

Как было упомянуто выше, с января 2022 года сотрудники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы сертификатом физического лица и прилагать машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.

(В настоящее время сотрудники организаций используют сертификаты юридических лиц, то есть сертификаты, в которых в качестве владельца указано юридическое лицо, а также физическое лицо, действующее от имени организации по доверенности. Таким образом, право действовать от имени организации подтверждается уже самим сертификатом).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя.

Передача МЧД контрагенту согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с учетом изменений, принятых законом № 476-ФЗ предполагает несколько вариантов:

в пакете с электронным документом, подписанным по МЧД,
в соответствии с требованиями нормативных правовых актов ФОИВ (B2G),
по соглашению при взаимодействии юридических лиц и ИП между собой (B2B).

(Порядок предоставления МЧД от организаций, ИП и порядок хранения, использования и отмены МЧД должны быть приняты Постановлениями Правительства РФ. Следите за новостями законодательства!)

Поддержка МЧД в информационных системах участников рынка ЭДО разработана на базе блокчейн-технологии и протестирована в рамках пилотного проекта ФНС России, который стартовал в августе 2021 года. Участниками пилота стали 9 операторов ЭДО, 6 банков, 2 ФОИВ и фирма «1С».

Наиболее часто электронную подпись используют для документооборота между хозяйствующими субъектами (B2B) и с контролирующими органами (B2G). В рамках пилота ФНС проверена работа с МЧД в обоих видах взаимодействия.

Поэтому если ваш оператор – участник пилота, или вы – пользователь программ 1С, ваше ПО будет готово к работе с МЧД до вступления в силу новых правил с 1 марта 2022.

Итоги эксперимента должны быть подведены до конца года и оформлены в виде доклада в Правительство с предложениями по нормативному и организационному обеспечению технологии.

Оборот маркированных товаров только через ЭДО

До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт». А с 1 января 2022 года станет обязательным предоставление информации в систему «Честный ЗНАК» исключительно через операторов электронного документооборота, с использованием предлагаемых ими ЭДО-сервисов.

Новые правила коснутся импортёров, производителей, дистрибьюторов и продавцов следующих маркированных товаров: табачные изделия; обувь; одежда и текстиль; автошины; парфюмерия; фототехника.

Электронный кадровый документооборот — как перейти и стоит ли?

Внедрение электронного кадрового документооборота в 2022 году — это уже не роскошь, а средство сэкономить ресурсы компании и сделать работу с документами проще и быстрее. Как перейти с привычных бумажных кадровых документов на электронные? Разберем все по шагам!

Точкой отсчета развития электронного кадрового документооборота принято считать 2017 год, когда Минтруд впервые предложил крупным игрокам рынка поучаствовать в цифровизации кадровых процессов.

Рабочая группа тестировала переход с бумажного документооборота на электронный, выявляла проблемы и предлагала решения. В 2019 году был принят 439-ФЗ, который предусматривает переход к формированию основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде.

На этом дело не остановилось, и появился проект Единого информационного центра «Работа в России», который заработает в сентябре 2022 года.

Какие шаги нужно пройти, чтобы с нуля запустить электронный кадровый документооборот в компании?

Шаг 1. Выбрать способ обмена кадровыми документами

Какие есть варианты? Это может быть готовое решение фирмы 1С — сервис 1С Кабинет сотрудника, либо собственная информационная система, разработанная с нуля, либо портал «Работа в России», запуск которого запланирован на сентябрь 2022 года.

«Работа в России»: планы, плюсы и минусы

КЭДО можно вести на платформе «Работа в России», она будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года.

Планируется, что Единый информационный центр позволит полностью исключить дублирование документов на бумажных носителях и вести весь документооборот с работником в электронном виде.

Подписание будет проводиться с помощью электронных подписей: усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной.

Так как платформа «Работа в России» и КЭДО — новый проект и для работодателей, и для работников, можно уже сейчас сказать, что разобраться с этой системой с первого раза удастся не всем. Также первые версии любого продукта всегда получаются «сырыми» и требуют доработки.

Минусы системы:

Сложность получения доступа сотрудниками компании к системе КЭДО через Портал Работа в России.

Для начала работы на портале Работа в России каждый сотрудник компании должен будет зарегистрироваться в ней через Госуслуги (ЕСИА), и далее совершить авторизацию в подсистеме «Электронный кадровый документооборот» при помощи подтвержденной учетной записи ЕСИА.

Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам.

Порядок работы с системой пока не разработан.

Учитывая вышеизложенное, запускать электронный кадровый документооборот в организации нужно уже сейчас, не дожидаясь запуска платформы.

Трудовой кодекс разрешает передавать кадровые документы через свою систему, которую можно либо разработать с нуля, либо воспользоваться готовым решением других компаний (например, 1С Кабинет сотрудника).

Система должна отвечать базовым требованиям, в ней должна быть возможность подписывать документы электронными цифровыми подписями, хранить документы в электронном виде и фиксировать получение документов работником.

Так можно ли сейчас перейти на КЭДО?

В ноябре 2021 года был принят 377-ФЗ, благодаря которому в Трудовом кодексе появились три новые статьи, определяющие порядок перехода на электронный кадровый документооборот, правила создания, обмена и хранения электронных документов.

Фактически это значит, что любая компания может уже сейчас внедрить электронный документооборот кадровых документов. Закон не запрещает пользоваться готовыми решениями, например, 1С КЭДО представлен сервисом «1С:Кабинет сотрудника», который позволит быстро совершить переход на КЭДО.

Это не только просто, но и удобно для тех, кто не хочет изучать новую систему и привык все действия выполнять в 1С: теперь кадровый ЭДО в 1С тоже возможен.

Шаг 2. Назначить ответственного за переход на КЭДО

Назначение ответственного за переход на кадровый ЭДО происходит посредством приказа.

Требований к форме приказа нет, но мы рекомендуем обязательно указать в нем не только ФИО работника, должность и подразделение, но и подробно прописать все обязанности: разработку локальных актов о переходе, ознакомление персонала с новыми правилами, уведомление работников (отдельные для тех, у кого есть стаж и у кого трудового стажа нет) и сбор их согласий на переход (заявления).

Шаг 3. Решить вопрос с электронными подписями

Электронная подпись — это основа, без нее невозможна сама система электронного кадрового документооборота. В электронном документообороте подписями должны владеть и работодатель, и работник.

ЭЦП работодателя при кадровом электронном документообороте

Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Это тот случай, когда экономить не нужно: самые важные документы, например, трудовой договор и уведомления об изменениях условий договора можно подписывать строго усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Также она понадобится для подписания следующих документов:

договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования и допсоглашения к нему;
приказ о дисциплинарном взыскании.

Прочие документы можно подписывать неквалифицированной подписью (использование УКЭП также допускается).

Чтобы не запутаться и не нарушить требования, руководителю организации лучше сразу оформить УКЭП в ФНС или же выпустить сертификаты электронной подписи на сотрудников, которые будут действовать по доверенности.

УКЭП от удостоверяющего центра ФНС могут получить не все: ее не выдают кредитным организациям, операторам платежных систем, некредитным финансовым организациям и ИП. Представителям этих сфер нужно обращаться за получением подписи в Центробанк.

ЭЦП сотрудников при кадровом электронном документообороте

Работники также должны иметь усиленные квалифицированные или усиленные неквалифицированные электронные подписи, чтобы подписывать трудовые договора и другие документы, которые мы перечислили выше.

Если планируете создавать свою систему — придется оформлять УКЭП каждому сотруднику.

Поэтому важно, чтобы у работников была УКЭП или УНЭП, причем второй вариант даже проще: достаточно определить порядок, как проверять ее, в соглашении с работником.

Документальным подкреплением вопроса об ЭЦП может быть Соглашение о применении усиленной неквалифицированной электронной подписи, заключенное между работодателем и работником.

Шаг 4. Определить список документов, которые переводятся в КЭДО

Вообще перевести в электронный вид можно все документы, кроме:

трудовых книжек;
сведений о трудовой деятельности;
актов о несчастном случае на производстве;
приказам об увольнении;
документов по охране труда (журналы инструктажа и пр.)

Все остальное — от трудового договора до приказа об отпуске — можно сделать электронным. Что именно переводить, решаете только вы. Зафиксировать список документов, переведенных в электронный формат, нужно документально.

Документально это можно закрепить, например, в Приказе о внедрении КЭДО и в Положении о КЭДО (основном документе)

Шаг 5. Составить локальные нормативные акты (ЛНА)

Этот шаг нужно обязательно пройти, чтобы зафиксировать в документах переход на КЭДО. Первый локальный акт связан с тем, как именно будет осуществлен переход. Второй — с порядком ведения электронного кадрового документооборота. В локальном акте нужно прописать весь процесс перехода, включая права и обязанности работодателя и работников, сроки перехода, порядок действий при форс-мажоре.

В качество таких локальных нормативных актов могут быть Положение о КЭДО и Приказ о внедрении КЭДО.

Шаг 6. Уведомить работников и собрать согласия

Пожалуй, самый сложный шаг во всем переходе на электронный документооборот: в нем слишком много человеческого фактора.

Не все сотрудники готовы разбираться в тонкостях КЭДО, оформлять электронную подпись, так как это достаточно новая сфера. Заставлять перейти на электронный документооборот Трудовой кодекс запрещает.

Будьте готовы к тому, что будет определенный процент «отказников» и заранее заведите реестр, где будете отмечать, кто уже перешел на ЭДО, а кто пока против перехода.

Согласие с уведомлением нужно получить от каждого сотрудника в письменном виде. В уведомлении нужно указать сроки перехода.

Тем, кто пришел в компанию после внедрения электронного кадрового документооборота, уведомления рассылать не нужно: достаточно сообщить, что документооборот ведется в электронном виде и разъяснить, что нужно сделать для взаимодействия. У тех, у кого нет трудового стажа до 31 декабря 2021 года, согласие брать не требуется.

Очень важно разъяснить сотрудникам преимущества перехода на электронный документооборот. Во-первых, это выгодно для тех, кто работает удаленно: не нужно ездить в офис для того, чтобы поставить подпись в документах.

Во-вторых, любой документ можно будет быстро составить и отправить на подпись в электронном виде: например, заявление на отпуск.

В-третьих, напомните о том, что электронный документооборот позволяет сохранить природу, ведь на ведение документов больше не потребуется бумага.

Документы, которые направлены на закрепление обозначенных в данном шаге действий: уведомление работника о внедрении 1С КЭДО и согласие работника.

Итог

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве так или иначе затронет все компании. Чтобы не ждать запуска «Работы в России», можно осуществить переход на кадровый ЭДО в 2022 году с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Подключить сервис можно в короткие сроки!

Для уточнения стоимости подключения оставьте заявку на нашем сайте, с Вами свяжется наш специалист, расскажет об условиях и предложит самый выгодный вариант для вашей компании.
Мы уже перешли на КЭДО, поможем сделать это и ВАМ!
Также на эту же тему Вы можете почитать статьи на нашем сайте:
ТОП-5 вопросов и ответов на тему КЭДО
Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника