Обязанности делопроизводителя

Источник фото pressfoto/freepik

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, чем занимается делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
Передача документов на исполнение.
Выдача справок по зарегистрированным документам.
Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
Контроль неразглашения данных.
Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

знание правил составления различных бумаг;
порядок их оформления перед сдачей в архив;
навыки деловой переписки и ведения переговоров;
отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

обладать хорошими аналитическими способностями;
уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
иметь хорошую память и усидчивость;
быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.
В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.
Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.
По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.
Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.
Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

официальное оформление на работу;
множество вузов, где можно получить специальность;
стабильный оклад.

Минусы:

рутинная работа;
невысокая зарплата;
большой и расплывчатый круг обязанностей.

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Делопроизводство». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии. Межрегиональная академия дополнительного профессионального образования (МАДПО) проводит регулярный набор на курсы дополнительного профессионального образования по специальности «Кадровое делопроизводство». Мы предлагаем пройти профессиональную переподготовку и повышение квалификации в дистанционном формате по индивидуально согласованному графику, современную учебно-методическую базу и документы установленного образца по завершении обучения. Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Делопроизводитель». Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.

Автор статьи Юркин Алексей

Должностная инструкция делопроизводителя

Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами.

Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.

Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации.

Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация.

Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек.

В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных.

Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата.

Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции.

К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании.

Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций.

В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков.

Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря.

Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника.

Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота.

Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций.

Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции.

Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо.

Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

Формирование электронной базы документов.
Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством.

Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности.

Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства.

Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины.

Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование.

Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам.

Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
Практический опыт в рассматриваемой сфере.
Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда.

На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения».

Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей.

Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

ведение деловых переписок управляющего звена;
формирование структурированной документационной базы;
контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей.

В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя.

Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, — это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики.

Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся.

В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе.

Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах.

Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель.

Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2022 году

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя.

Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции.

При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

Раздел 1 – Общие положения.
Раздел 2 – Должностные обязанности.
Раздел 3 – Права.
Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

отдельного документа;
приложения к трудовому договору.

Содержание должностной инструкции

Начать следует с названия документа – «Должностная инструкция делопроизводителя». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Отметьте, что настоящая должностная инструкция регулирует должностные обязанности, права делопроизводителя, а также устанавливает квалификационные требования для занятия должности и меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на работника функций.

Пропишите, к какой категории относится делопроизводитель, например, к категории специалистов или технических исполнителей.
Далее зафиксируйте, что данный сотрудник принимается на работу и увольняется с компании приказом генерального директора либо приказом гендиректора по согласованию с руководителем службы делопроизводства.

Также необходимо определить:

кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
опыт практической работы – не требуется.
особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

нормативно-правовую базу, регулирующую механизм документационного обеспечения управления;
структуру компании, руководство структурных подразделений;
правила работы с документацией, модернизированные информационные технологии работы с документами;
системы скоростного письма;
алгоритм работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними актами;
типовые сроки исполнения документов;
механизм подготовки аналитических справок по организации работы с документацией;
порядок создания и ведения баз данных документов;
системы электронного документооборота;
нормы архивирования документов;

Наконец, перечислите, какими нормативными и внутренними актами руководствуется делопроизводитель в своей деятельности. Например:

нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
уставом компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора компании и непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.