Командировка внештатного сотрудника

Многие организации направляют своих работников в командировки. Рассмотрим:

• какие поездки работников признаются командировками, а какие нет;
• какие гарантии положены работникам при направлении в командировки;
• кого нельзя направлять в командировки, а в каких случаях для направления в командировку потребуется письменное согласие работника, какие ограничения существуют при направлении в командировки иностранных работников;
• как правильно документально оформить командировку;
• как оплачивается командировка.

• Нормативное регулирование командировок
• Ограничения направления в командировки
• Документальное оформление командировок
• Оплата командировок

Нормативное регулирование командировок

Направление работников в командировки регламентируется:

Определение служебной командировки

Служебная командировка  — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В командировки направляются только работники — лица, с которыми заключен трудовой договор (п. 2 Положения о командировках).

Местом постоянной работы считается место расположения организации или ее обособленного подразделения, работа в котором предусмотрена трудовым договором с работником (п. 3 Положения о командировках).

Поездка работника головной организации в обособленное подразделение или работника обособленного подразделения в головную организацию также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Поездки таких работников являются их основной работой, за которую они получают заработную плату, поэтому командировки в этом случае не оформляются.

Перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются организацией и закрепляются в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах организации (ст. 168.1 ТК РФ).

Гарантии при направлении работника в командировку

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Какие расходы возмещаются

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (кроме бюджетных организаций, для которых нормы устанавливаются законодательно).

Ограничения направления в командировки

Кого нельзя направлять в командировки

Запрещается направлять в командировки:

В каких случаях потребуется письменное согласие работника

Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:

• Женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
• Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ);
• Работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
• Работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
• Отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)

Ограничения для иностранных работников

Временно проживающие и временно пребывающие иностранцы не имеют права осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъектов РФ, на территории которых им выдано разрешение на работу или патент или разрешено временное проживание (п. 4.2 и 5 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).

Предельная общая продолжительность трудовой деятельности иностранцев определенных профессий

Отправляемся в служебную командировку

Адвокат Адвокатской палаты Калужской области

В каком случае сотрудник может отказаться от поездки? Заплатят ли за выходной или праздничный день в пути и за сверхурочную работу во время однодневной командировки? И почему проезд и проживание в гостинице работодатель обязан оплатить, а питание – нет?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Порядок направления работников в командировки на территории РФ и за ее пределы регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

В п. 3 Положения № 749 указано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Поездка в обособленное подразделение организации-работодателя (представительство, филиал), если оно находится вне места постоянной работы сотрудника, также признается командировкой.

Поэтому поездка в головной офис для работника, постоянным местом работы которого является обособленное структурное подразделение, тоже будет командировкой – но только если речь идет о другом населенном пункте.

Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является (данный вывод содержится в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 7 июля 2010 г. по делу № 33-9127/2010).

Если выполнение работником трудовой функции требует постоянных перемещений, то в его трудовом договоре должно быть указано, что работа носит разъездной характер или осуществляется в пути. Служебные поездки таких работников командировками не признаются (ч. 1 ст.

166 ТК РФ, п. 3 Положения № 749). В Письме Минтруда России от 2 сентября 2020 г. № 14-2/ООГ-14185 разъясняется, что разъездной характер работ подразумевает постоянное выполнение работником должностных обязанностей за пределами своей организации.

При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей).

Служебные поездки этих работников являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции.

Таким образом, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки командировками не являются.

В таких случаях работникам возмещаются расходы, связанные со служебными поездками: расходы по проезду и найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).

Если же поездки работника не являются постоянными и каждый раз осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то их следует рассматривать как служебные командировки.

Командированным возмещаются те же расходы, что и сотрудникам с разъездной работой (ст. 168 ТК РФ).

Но есть и существенное отличие: если для последних разъезды – привычные условия работы, то для работников с постоянным местом работы поездки таковыми не являются, и отправить в командировку не каждого из них у работодателя получится.

Поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не являются командировками. В служебные командировки можно направлять только тех, с кем у работодателя заключен трудовой договор. Но и тут есть исключения: не всех работников можно отправить в командировку, а у некоторых нужно будет получить согласие.

Работодатель не вправе направлять в служебные командировки:

• работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
• работников в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников, чьи профессии и должности включены в Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252) (ст. 268 ТК РФ);
• работников, являющихся зарегистрированными кандидатами, во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ).

В служебную командировку могут быть направлены только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 167, 259, 264 ТК РФ):

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
• матери, отцы, опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
• родители, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим ребенком возраста 14 лет;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
• работники, являющиеся инвалидами.

Данные работники должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Если работник не относится к перечисленным выше категориям, то он не вправе отказаться от командировки.

Такой отказ может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности в виде выговора или замечания (о расторжении трудового договора из-за неоднократного неисполнения работником своих трудовых обязанностей читайте в статье «Уволить работника по инициативе работодателя стало сложнее»).

Работник направляется в служебную командировку всегда на конкретный срок (ст. 166 ТК РФ). Его определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальные и максимальные сроки командировки законодательно не установлены (п. 4 Положения № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Причем при его отправлении до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 – последующие сутки. Например, поезд отправляется 15 ноября в 22:45, значит, эта дата и будет днем выезда в командировку.

Если же поезд оправляется 16 ноября в 00:05, то днем выезда в командировку будет 16 ноября. Так же определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения № 749).

Время, проведенное работником в пути по заданию работодателя, не является временем отдыха, поскольку он не может использовать его по своему усмотрению. Значит, оно должно оплачиваться как время нахождения в командировке. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п.

5 Положения № 749). Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Таким образом, день в дороге в выходной или праздник должен быть оплачен не менее чем в двойном размере.

Поскольку сроки командировки в законодательстве не установлены, она может быть и однодневной.

В таких случаях проблем не возникает, если работник смог выполнить служебное задание работодателя и вернуться из командировки к своему месту жительства в пределах рабочего времени.

А если только время в пути занимает более 3 часов в одну сторону? Например, чтобы добраться до места назначения, работник должен выехать в 06:00. Затем с 09:00 до 18:00 он работает. А из командировки он вернется только в 21:00.

Ранее выполнение поручения работодателя в командировке за пределами продолжительности рабочего времени квалифицировалось судами как сверхурочная работа.

Например, такая позиция отражена в Определении Верховного суда Удмуртской Республики от 23 октября 2012 г. № 33-3369/2012 и Решении Челябинского областного суда от 25 февраля 2015 г. по делу № 7-122/201.

Оно и понятно, ведь время в пути не является временем отдыха и не может быть использовано работником по своему усмотрению.

Так было до вынесения Шестым кассационным судом общей юрисдикции Определения от 14 ноября 2019 г. по делу № 8Г-470/2019. Тогда работник в суде пытался добиться выплаты зарплаты за сверхурочную работу во время командировки.

По его мнению, переработка возникла из-за того, что он направлялся в командировки для участия в судебных заседаниях на автомобиле под управлением штатных водителей работодателя до начала рабочего дня и возвращался после его окончания.

В подтверждение данного факта работник представил путевые листы. Однако судей доводы работника не убедили.

Суд заключил, что во время служебной поездки работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. А значит, о сверхурочной работе говорить в данном случае нельзя.

Представляется, что это определение останется исключением. Ведь проезд работника к месту командирования выполняется им не по собственной инициативе, а необходим для выполнения поручения работодателя и по сути является его частью.

Отсюда следует, что проезд к месту командирования и обратно, который пришелся на время ежедневного отдыха работника, должен оплачиваться по правилам ст. 152 ТК РФ («Оплата сверхурочной работы»).

Такую точку зрения можно встретить и в разъяснениях специалистов Роструда – правда, последнее подобное разъяснение было дано в виде ответа на вопрос в феврале 2019 г.

Командировка работника оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

При подготовке приказа о направлении сотрудника в служебную командировку трудностей обычно не возникает – можно воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вопросы чаще начинают появляться при учете командировочных расходов. И здесь следует обратиться к Положению № 749.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26, 7 Положения № 749):

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
• служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, когда это необходимо (случаи, когда это может понадобиться, указаны в п. 7 Положения № 749).

Как оплачивается работа во время командировки?Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Вопросов об оплате расходов по проезду и найму жилого помещения чаще не возникает, а вот в каком размере должны возмещаться суточные расходы? Это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства.

Суточные выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Размер суточных в компании определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749).

Если их размер договором или актом не определен, целесообразно прописать его в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Для коммерческих организаций ни нижний, ни верхний предел размера суточных в законодательстве не установлен. Как правило, работодатель выплачивает по 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, поскольку такие суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ).

Обратите внимание: если проезд и проживание командированного работодатель обязан оплатить, то кормить его – нет, для этих целей выплачиваются суточные. В Письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 г.

№ 03-03-07/11901 указано, что расходы на питание в командировке не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно согласно законодательству РФ. Да, возможно, в данном письме речь идет лишь о питании при проезде к месту командировки и обратно (в поезде, самолете и т.п.

), но судебная практика делает неутешительные выводы. Согласно Определению Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 6 августа 2020 г. по делу № 8Г-4378/2020 с работника были взысканы понесенные работодателем расходы на оплату его ужинов в гостинице.

Суд посчитал, что эти расходы не относятся к расходам по найму жилого помещения и должны оплачиваться командированным работником за счет выплачиваемых ему суточных.

Конечно, правильнее расходы работников на питание хотя бы частично возмещать. Ведь чаще у них нет возможности готовить себе в командировке, и они вынуждены ходить в кафе и рестораны, а значит, тратить на еду значительно больше денег, чем дома.

В таких условиях суточных в размере 700 руб. может не хватить. Поэтому многие работодатели организовывают питание работников в командировке или компенсируют его за счет представительских расходов.

Если же работодатель об этом не подумал – увы, работникам придется довольствоваться суточными.

Как оформить командировку для человека, не являющегося сотрудником вашей компании

Что делать, если нужно отправить в командировку коуча, спикера, приглашенного эксперта или внештатного работника?

Это мог бы быть наш самый короткий материал, потому что «не сотрудника» отправить в командировку нельзя. Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка осуществляется только сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем.

«Состоящие в трудовых отношениях» — значит, работающие по трудовому договору. Дизайнер или копирайтер, работающий по договору подряда, консультант, приглашенный коуч или спикер не считаются вашими сотрудниками, поэтому понятия «командировка», «командировочные расходы» к ним нельзя применить.

Однако при необходимости вы можете оплатить им проезд и проживание. Объясняем как.

Вариант 1. Гражданско-правовой договор

С внешними специалистами вы работаете в рамках Гражданского кодекса (не Трудового!) и пользуетесь договором гражданско-правового характера: например, договором подряда или возмездного оказания услуг.

Популярное решение — «зашить» расходы на дорогу, проживание, питание в гонорар исполнителя. Это разрешено ст. 709 ГК РФ: «цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение».

Стороны оценивают сумму дополнительных расходов. Чтобы быстро сориентироваться по стоимости номеров отелей и билетов, можно проанализировать предложения на OneTwoTrip.

При необходимости сумму на билеты и оплату отеля можно отнести в качестве предоплаты.

Например:

Вознаграждение исполнителя составляет 200 тысяч рублей, вы оценили расходы на транспорт и проживание в 30 тысяч рублей и готовы выдать эту сумму заранее, чтобы партнер спокойно приобрел билеты и забронировал номер. В договоре вы пишете:

1. Вознаграждение исполнителя составляет 230 (двести тридцать) тысяч рублей.
2. Исполнитель за свой счет оплачивает проезд рабочей бригады до места выполнения работ и проживание на весь период их проведения
3. Предоплата по настоящему договору составляет 30 (тридцать тысяч) рублей.

Если вы считаете, что такой подход сильно увеличивает стоимость договора, и хотите большего контроля расходов на проезд и проживание, то можете пойти другим путем: взять заботы по организации и оплате поездки на себя. Ст. 718 ГК РФ называет такую практику «содействием заказчика исполнению договора». В этом случае в договоре перечисляются все пункты, в рамках которых может быть оказано содействие.

Например:

1. Заказчик имеет право оказывать Исполнителю содействие в процессе исполнения настоящего договора.
2. Содействие заказчика может выражаться в оплате проезда и проживания специалистов исполнителя к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
   • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
   • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно;
   • оплату двух суток проживания исполнителя в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора, в стандартных одноместных номерах.

В теории данные расходы заказчик сможет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, что указано в ст. 264 НК РФ.

Налоговой службе нужно будет предоставить документы, подтверждающих расходы на содействие исполнителю.

Однако практики отмечают, что это не самый удобный способ, так как проверяющие органы, скорее всего, будут проверять ваши документы с особой тщательностью.

Еще один вариант оплаты командировочных расходов — позволить спланировать поездку подрядчику, но компенсировать расходы в соответствии с чеками, заранее оговорив лимиты.

Это прописывается отдельным пунктом в договоре, где вы в указываете, какие именно затраты и в каком размере готовы возместить. Например:

• затраты на проезд (ж/д или авиабилеты, такси, аэроэкспресс, автобус, метро и т. д.), не более 20 тысяч рублей;
• затраты на проживание (найм жилья или проживание в гостинице), не более 10 тысяч рублей;
• затраты на питание (счета из кафе или магазинов), не более 5 тысяч рублей.

Как это может выглядеть в договоре

1. Вознаграждение исполнителя составляет 200 тыс. (двести тысяч) рублей.
2. Заказчик компенсирует исполнителю затраты, связанные с исполнением настоящего договора:
   • затраты на проезд к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
     • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
     • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно.
   • затраты на проживание по месту исполнения договора. Затраты на проживание включают:
     • оплату двух суток проживания в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора в стандартных одноместных номерах;
   • затраты на питание и иные бытовые расходы во время нахождения в месте исполнения договора в объеме не более 3000 (трех тысяч) рублей в день на одного человека.

После поездки исполнитель должен предоставить вам документы, подтверждающие все расходы: билеты, счета из гостиниц, чеки из кафе и магазинов.

Вариант 2. Срочный договор

Альтернативный гражданско-правовому договору вариант — заключить срочный трудовой договор с подрядчиком на время командировки. Тогда вы стандартно оформите служебную поездку, работник получит суточные, командировочные и возмещение расходов на транспорт и проживание.

Однако важно отметить, что срочный трудовой договор привлекает повышенное внимание трудовых инспекций.

ТК регламентирует случаи заключения такого вида договора и безопаснее всего его применять в случае, когда новый сотрудник замещает штатного сотрудника (например, если последний находится в отпуске по уходу за ребенком или в учебном отпуске).

В остальных случаях проверяющие органы могут предположить, что работодатель хочет избежать социальной ответственности за сотрудника и попросят предоставить основания для заключения подобного договора.

Если вы хотите узнать, как заполнять приказ о продлении или отмене командировке, а также как оформлять служебное задание на командировку, прочитайте наши статьи:

Порядок оплаты командировочных расходов внештатным сотрудникам — Новости — КонсультантПлюс Свердловская Область

Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Брызгалин Аркадий Викторович, генеральный директор Группы компаний «Налоги и финансовое право», кандидат юридических наук

Соавтор: Федорова Ольга Сергеевна, заместитель генерального директора Группы компаний «Налоги и финансовое право» по экономическим проектам

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается:

«поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

Порядок направления работников в служебные командировки определен в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее по тексту – Положение № 749).

Согласно п. 2 Положения № 749 в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Таким образом, в служебную командировку может быть направлено только лицо, с которым у организации заключен трудовой договор.

Вместе с тем во многих организациях работают не только лица, с которыми заключены трудовые договоры, но и лица по гражданско-правовым договорам. Это так называемые внештатные сотрудники. При этом возникают ситуации, когда внештатному сотруднику для выполнения задания, обусловленного гражданским договором, необходимо ехать в другой населенный пункт.

Как следует из приведенных выше нормативных положений, на отношения «внештатника» и организации правила трудового законодательства не распространяются. Поэтому командировкой такая поездка являться не будет, и возмещать подрядчику командировочные расходы, как штатным работникам, организация не обязана.

Так, например, ФАС ВВО в Постановлении от 09.04.2010 № А79-3654/2008 сделал вывод, что, исходя из положений ст.

168 ТК РФ, суточные выплачиваются только работникам организации, поэтому при направлении для участия в судебном заседании представителя, состоящего не в трудовых, а в гражданско-правовых отношениях с организацией, основания для выплаты ему суточных отсутствуют. Аналогичный вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 02.11.2005 № А33-402/05-Ф02-4932/05-С1.

Однако стороны вправе закрепить в договоре (или дополнительном соглашении к договору) обязанность организации оплатить расходы, связанные с такой поездкой (например, стоимость проезда, номера в гостинице и т.п.). В итоге «внештатник» получит и вознаграждение по договору, и компенсацию расходов, связанных с поездкой.

Данные затраты будут для организации экономически обоснованными, поэтому она вправе учесть их в составе расходов по налогу на прибыль.

Налог на доходы физических лиц

О налогообложении НДФЛ указанной компенсации отметим следующее. Указанный вопрос является спорным.

Согласно ст. 41 Налогового кодекса РФ (далее по тексту – НК РФ):

«доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами «Налог на доходы физических лиц», «Налог на прибыль организаций» настоящего Кодекса».

В соответствии с п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по НДФЛ:

«учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ».

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

По нашему мнению, в ситуации, когда физическому лицу (внештатному сотруднику) возмещаются документально подтвержденные расходы, осуществленные им в целях исполнения договора подряда (то есть фактически в интересах заказчика, а не в своих собственных интересах), то такое возмещение не должно признаваться экономической выгодой налогоплательщика – физического лица и, соответственно, его доходом в целях исчисления НДФЛ.

Аналогичной точки зрения поддерживается ФНС России, которая разъясняет, что компенсация расходов исполнителя, произведенных в интересах заказчика, не является облагаемым НДФЛ доходом, так как эта компенсация вообще не является доходом (Письмо ФНС от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926).

В письме от 03.09.

2012 № ОА-4-13/14633, рассматривая вопрос о налогообложении доходов иностранных исполнителей, приглашенных для выступления в российскую организацию, ФНС России сделала следующие выводы: если с физическим лицом, приглашенным на мероприятие, организаторы заключают гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, то согласно положениям подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ объектом налогообложения является соответствующее вознаграждение за выполненные работы (оказанные услуги). При этом суммы компенсации издержек физическому лицу по упомянутому договору (например, оплата гостиницы и проезда) не являются объектом обложения НДФЛ.

Схожей позиции придерживаются и арбитражные суды.

По мнению судов, возмещение затрат на проезд и проживание исполнителя по гражданско-правовому договору не является его вознаграждением, а направлено на компенсацию расходов, понесенных им в связи с исполнением договора. Значит, такие выплаты не облагаются НДФЛ.

Так, в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16.12.2008 № Ф03-5362/2008 (Определением ВАС РФ от 26.03.

2009 № ВАС-3334/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора) суд установил, что требования налогового органа о доначислении НДФЛ, а также соответствующих пеней и штрафа с сумм компенсации за проживание в гостинице и перелет неправомерны.

В ходе судебных разбирательств установлено, что с физическим лицом был заключен договор гражданско-правового характера, по которому исполнитель оказывал определенные услуги, за которые он получал вознаграждение.

Кроме вознаграждения в договоре было оговорено возмещение организацией-заказчиком расходов, связанных с оказанием предусмотренных договором услуг, таких как затраты на проезд (перелет) и командировочные расходы. Таким образом, оценивая указанный договор, суд признал его соответствующим в силу ст.

 702, 709 ГК РФ гражданско-правовому договору, предусматривающему как выплату вознаграждения за выполнение работ (доход), так и компенсацию издержек, то есть реально понесенных расходов, связанных с переездом исполнителя в другую местность. При таких обстоятельствах, указал суд, налоговой инспекцией были неверно применены нормы материального права в части п. 1 ст. 208 и п. 2 ст. 211 НК РФ. Из всего вышесказанного следует, что данные суммы не учитываются при определении налоговой базы по НДФЛ.

Другим примером может служить Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14.05.2007 № А43-7991/2006-30-215 (Определением ВАС РФ от 26.09.

2007 № 11085/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

В этом деле налоговый орган доначислил НДФЛ, а также пени и штрафы в результате занижения налоговой базы на суммы возмещения командировочных расходов физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам.

Однако суд указал, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе возмещением командировочных расходов.

Таким образом, не подлежат обложению НДФЛ суммы выплат, носящих компенсационный характер и связанных с возмещением расходов при выполнении трудовых обязанностей физическими лицами, состоящими как в трудовых, так и в гражданско-правовых отношениях с организацией, осуществляющей такие выплаты. При данных обстоятельствах суд сделал вывод о том, что спорные выплаты не должны включаться в налогооблагаемую базу по названному налогу, а также признал незаконным доначисление, а также начисление пеней и штрафа.

Схожие выводы сделаны в том числе и в Постановлениях ФАС Уральского округа от 21.03.2007 № Ф09-11047/06-С3, ФАС Московского округа от 01.03.2007, от 09.03.2007 № КА-А40/1026-07.

Как грамотно оформить командировку | Журнал Деловой мир

Время от времени работники любой фирмы ездят в командировки. Это требует определенных затрат: на проезд, проживание в гостинице, питание и т. д. Чтобы такие затраты бухгалтер смог списать на расходы фирмы, необходимо оформить соответствующие документы. Многие из них должна подготовить кадровая служба.

Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов:

• что считать командировкой;
• кого можно направлять в командировку;
• какова предельная продолжительность командировки и т. д.

Начнем по порядку.

Что считать командировкой

Понятие командировки

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя.

При этом местом постоянной работы считают подразделение, в котором сотрудник работает в соответствии с трудовым контрактом или приказом о приеме на работу.

Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис, это тоже будет командировкой. И наоборот.

Работа некоторых сотрудников постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Это, например, курьеры, водители, экспедиторы и другие работники.

Таким работникам также необходимо возмещать связанные с поездками расходы по найму жилого помещения, на проезд и другие (ст. 168.1 ТК РФ).

Перечень работ, профессий и должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер, устанавливают в коллективном договоре или в приказе руководителя фирмы.

Кто поедет в командировку

В командировку можно направить только штатного работника, с которым заключен трудовой договор. Однако одного этого условия недостаточно.

Согласно Трудовому кодексу, нельзя направлять в командировки:

• беременных женщин;
• сотрудников, не достигших 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов);
• сотрудников, работающих по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой).

Если у женщины двое детей в возрасте до трех лет, то направить ее в служебную командировку можно только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями. При этом таких сотрудниц надо письменно уведомить об их праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ).

Аналогичные права предоставлены работникам, имеющим несовершеннолетних детей_инвалидов или инвалидов с детства, а также сотрудникам, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Отъезд внештатного работника

Поездку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Однако фирма может возместить такому работнику расходы по поездке. Для этого нужно, чтобы понесенные затраты были:

• непосредственно связаны с оказанными услугами (выполненными работами);
• документально подтверждены.

Кроме того, условие о компенсации затрат нужно указать в договоре. Тогда работнику не придется платить с них налог на доходы физлиц, а фирме – страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы «по травме».

Бывает, что в командировку отправляют человека, который не состоит с фирмой в официальных отношениях. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может числиться в штате «дружественной» фирмы или же вообще получать неофициальную зарплату.

Обратите внимание: инспекторы могут посчитать выплаты этому сотруднику не компенсацией за командировку, а его доходом. В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы.

То, что сотрудник исполняет задание фирмы, уже свидетельствует о выполнении им трудовых обязанностей. А раз человек приступил к работе, трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67ТКРФ), даже если он не оформлен на бумаге.

Поэтому никакие налоговые последствия фирме и работнику не грозят. Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. №КА_А40/ 9726_03 и ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г.

№А31_541/ 1).

Однако, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок с внештатными работниками лучше оформлять срочные трудовые договоры.

Сколько длится командировка

Срок командировки в каждом конкретном случае определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Так сказано в пункте 4 постановления Правительства от 13 октября 2008 г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

При этом минимальный срок служебной командировки не установлен. Так что она может продолжаться даже один день.

Днем выезда в командировку считают дату отправления поезда, самолета, автобуса и т. д. из места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – дату прибытия транспортного средства обратно.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 0.00 и позднее – следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учитывать время, необходимое, чтобы доехать до них.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

• служебное задание (форма № Т_10а);
• приказ о направлении сотрудника в командировку по форме № Т_9 или Т_9а;
• командировочное удостоверение (форма № Т_10).

Служебное задание (форма № Т410а)

Служебное задание для направления сотрудника в командировку оформляет его непосредственный руководитель.

Для этого он должен воспользоваться типовым бланком. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Что нужно указать

В служебном задании указывают:

• фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность;
• структурное подразделение (цех, отдел), в котором числится сотрудник;
• место командировки (страну, город, название фирмы);
• дату начала и дату окончания командировки;
• продолжительность командировки;
• название фирмы, оплачивающей расходы по поездке;
• основание для направления сотрудника в командировку.

Документ подписывает руководитель подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, и утверждает руководитель фирмы. Затем служебное задание передают в кадровую службу, где на его основании кадровик готовит приказ о направлении сотрудника в командировку.

После возвращения из командировки сотрудник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждает руководитель структурного подразделения, направивший сотрудника в командировку.

Служебное задание нужно хранить в архиве фирмы в течение пяти лет.

В июле менеджера отдела сбыта ЗАО«Вымпел» (г. Москва) Иванова направили в служебную командировку в г. Санкт-Петербург. Цель командировки – заключить договор о продаже партии готовой продукции с ООО«Нева». Срок командировки – 7 дней.

Во время командировки Иванов подписал договор №П-32/871 о продаже готовой продукции ООО «Нева». (Скачать служебное задание о направлении в командировку)

После этого документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом передают в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т49, Т49а)

На основании служебного задания кадровая служба составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для подобных приказов предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Когда используют формы

Форму №Т_9 используют при командировании одного, а форму№Т-9а – при командировании нескольких сотрудников организации.

В приказе обязательно указывают:

• фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника;
• его профессию (должность);
• структурное подразделение, где он работает;
• цель, время и место командировки.

Кроме того, здесь приводят источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).

Приказ о командировке подписывает руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с приказом и расписаться в нем.

Приказ оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве пять лет. (Скачать образцы приказов о направлении сотрудников в командировку)

Командировочное удостоверение (форма № Т410)

Наряду с приказом о направлении в командировку кадровая служба выписывает командировочное удостоверение. На его основании бухгалтерия выплачивает сотруднику суточные.

Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В бланке удостоверения есть специальный раздел, в котором сотрудник должен сделать отметки в каждом пункте назначения о времени своего прибытия и убытия. Эти отметки надо заверить печатью организации, в которую откомандирован этот сотрудник.

Когда удостоверение можно не оформлять

Командировочные удостоверения могут не оформлять:

• филиалы и представительства иностранных фирм;
• фирмы, которые направляют сотрудников в загранкомандировки (дату въезда в страну и дату выезда из нее можно узнать из загранпаспорта командированного).

• Командировочное удостоверение также можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в день отъезда.
• Удостоверение оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве фирмы пять лет.
• Образец командировочного удостоверения показан на следующей странице.

Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций. (Скачать пример командировочного удостоверения)

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.