Командировка дистанционного работника к работодателю

ПОИСК ПО САЙТУ

Можно ли направлять в командировку дистанционного работника?05.09.2022

Да, это возможно.

Термин «командировка» (поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, ч. 1 ст. 166 ТК РФ) в главе 49.1 ТК РФ, устанавливающей особенности регулирования труда дистанционных работников, напрямую не используется. Но в ч. 3 ст. 312.6 Трудового кодекса РФ указано:

«В случае направления работодателем дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие статей 166 — 168 настоящего Кодекса».

Напомним, что ст. 166 ТК РФ раскрывает понятие служебной командировки, ст. 167 устанавливает гарантии при направлении работников в служебные командировки, а ст. 168 посвящена возмещению расходов, связанных со служебной командировкой.

Т.е. законодатель предполагает, что направление дистанционного работника в командировку возможно.

Вместе с тем, надо признать, что понятие дистанционной работы весьма сложно состыковать с командировкой, ибо при направлении в командировку работник должен работать на территории той организации, куда направляется работодателем, к тому же, не всегда с использованием для выполнения трудовой функции информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет». Т.е. получается, что он уже становится не совсем дистанционным работником.

Но мы имеем то законодательство, которое имеем. И в нем предусмотрено направление дистанционных работников в командировки.

• В связи со сложившейся ситуацией мы рекомендуем особенности регулирования трудовых отношений с дистанционным работником во время командировок урегулировать дополнительным соглашением к трудовому договору.
• О проблемах, возникающих при направлении дистанционных работников в командировки, и как минимизировать риски споров с работниками мы рассказывали подписчикам журнала «Кадровик-практик» в статье «Командировка дистанционщика в офис».
• Рекомендуем:

.

Журнал «Кадровик-практик»

Хотите получить доступ в закрытые разделы сайта? Знаете, что там?Там не только все выпуски журнала «Кадровик-практик» за последние годы… Там книги по кадрам, тысячи образцов кадровых документов и консультаций, курс основ кадрового делопроизводства, тесты к нему, записи семинаров, 150 пошаговых инструкций по кадрам и другие полезные материалы. Подробнее о журнале >>Подписывайтесь, это позволит облегчить и оптимизировать Вашу работу. Подписка ~ 10 руб./день. Доступ — сразу после оплаты

Подпишитесьлегко и быстро >>

999

Вы в рубрике: КОМАНДИРОВКИ

Поделиться в соц сетях

 22.08.2022

КОМАНДИРОВКИ: → Работа в выходные дни при командировании в ДНР и ЛНР оплачивается в 4-кратном или 2-кратном размере? (Роструд)

Напомним, что в Правилах определения размера выплат, связанных с командированием на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики и иные территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, отдельных категорий работников, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.06.2022 N 1099 установлено следующее:
«2. Работникам в период их пребывания в служебных командировках на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики и иных территориях сохраняемая средняя заработная плата (средний заработок), рассчитанная в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», выплачивается в рублях в двукратном размере.
3. Размер выплаты, указанной в пункте 2 настоящих Правил, устанавливается письменным решением работодателя одновременно с решением о направлении работников в служебные командировки на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики и иные территории».
А согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.

В связи с этим возникает вопрос об оплате работы в выходные дни в таких командировках. Надо ли удваивать уже удвоенный средний заработок при привлечении работников к работе в выходные?

 06.06.2022

КОМАНДИРОВКИ: → Может ли командировка быть бессрочной, с открытой датой?

Нам необходимо направить в командировку двух специалистов для наладки оборудования у наших партнеров. Но точный срок сейчас определить затруднительно. Можно ли оформить командировку с открытой датой?  26.09.2021

КОМАНДИРОВКИ: → График работы в командировке

 22.07.2021

КОМАНДИРОВКИ: → Роструд о командировках во время пандемии

1. ЖУРНАЛ «КАДРОВИК-ПРАКТИК» 
2. + доступ к справочной базе, книгам, семинарам, курсу и другим ресурсам
3. 
4. Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки Анализ сложных вопросов — в доступной форме. Изменения в законе — рассказываем как применять

ОТКРЫВАЕТСЯ ДОСТУП В ЗАКРЫТЫЕ РАЗДЕЛЫ САЙТА Подписчикам доступны: новые журналы и архив, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (150 пошаговых инструкций, тысячи консультаций, статей, образцов кадровых документов и др.), «Книжная полка» по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все тесты Подписка ~ 10 руб./день >> Доступ открывается сразу после оплаты

Подпишитесь легко и быстро >> 

 06.08.2018

КОМАНДИРОВКИ: → Заявление, которое нужно писать при командировании

Бухгалтер утверждает, что для выдачи денег на командировочные расходы работнику под отчет по расходному кассовому ордеру с него нужно брать заявление. В Трудовом кодексе РФ этого нет. Права ли бухгалтер?

+ Правила перепечатки данного материала

    
Перепечатка статей и консультаций с нашего сайта на другие сайты или печатные издания разрешается с согласия редакции сайта (как правило, бесплатно или по бартеру в обмен на размещение рекламного блока по нашей продукции). При этом, если материал перепечатывается на сайт, то обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде:

Источник: www.kadrovik-praktik.ru

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Запросить разрешение на перепечатку и согласовать условия можно по e-mail.

Командировка дистанционного сотрудника: оплата проживания и транспорта

Компьютеры и интернет сегодня позволяют многим специалистам трудиться вне офиса, дистанционно. Но все же иногда таким работникам приходится выезжать к работодателю, чтобы на месте решать какие-то вопросы. Поговорим о том, как оформляются такие поездки удаленных сотрудников и когда они считаются командировками.

Кто такой дистанционный сотрудник

Давайте сразу отметим, что фрилансер — это человек, который тоже работает из дома и любой точки мира, но на себя. У него может быть несколько заказчиков, работодателей, но чаще всего он связан с ними только краткосрочными обязательствами — на время выполнения задания.

Дистанционный сотрудник — это человек, который числится в штате конкретного предприятия, но при этом трудится не в офисном помещении, а удаленно, чаще всего из дома, собственной квартиры.

Важно

На дистанционных сотрудников распространяются все обычные нормы трудового права. Однако есть особенности, которые регулируются главой 49.1 российского Трудового кодекса и ФЗ №63 о получении электронной подписи и электронном документообороте между сотрудником и работодателем.

Иногда вообще весь процесс приема, оформления на работу и общения удаленного сотрудника и нанимателя происходит онлайн, в виде электронной переписки и общения через мессенджеры.

У работодателя и работника в таком случае должны быть электронные подписи для закрепления официальных документов, в том числе трудового договора.

Однако, часто появляется необходимость все же вызвать сотрудника в офис.

Важно

Дистанционный работник вправе получать все положенные трудовым законодательством выплаты, в том числе отпускные, больничные, пособие по беременности, а также командировочные.

Когда поездка в офис удаленного сотрудника считается командировкой

Поездка удаленного работника на место расположения фирмы, в офис, будет считаться командировкой, если выполнены пять важнейших условий:

1. Есть трудовой договор, в котором указано, что сотрудник выполняет свою работу удаленно, вне офиса. Следует указать адрес, по которому будет трудиться работник.
2. Поездка проводится по распоряжению нанимателя.
3. Цель поездки — выполнение задания, распоряжения работодателя.
4. Сотрудник будет выезжать со своего основного места работы (чаще всего, повторимся, это его дом) и возвращаться будет туда же.
5. Поездка не может быть совершена за один день, сотрудник не успеет вернуться на свое постоянное место работы вечером.

Таким образом, если работодатель вызвал дистанционного сотрудника в офис, который находится в другом городе — это командировка. И оформляется она точно так же, как обычные командировки штатных работников.

Законодательство в сфере командировок работников

Отправляя дистанционного сотрудника в командировку, работодателю следует руководствоваться такими законодательными актами:

• Письмо Минтруда №14-2/ООГ-4733.
• Статьи 166, 167, 168, 203, 259, 310 российского ТК.
• Правительственное постановление №749, касающееся служебных командировок.
• Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.
• Письмо Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554.

Нужно помнить, что отправлять в командировку не разрешается беременных женщин, несовершеннолетних, тех, кто работает по ученическому соглашению. От сотрудников, у которых есть дети младше трех лет и ухаживающих за инвалидами, тяжелобольными родственниками, нужно будет получить письменное согласие на командировку.

Как оформляется командировка дистанционного сотрудника

Чтобы командировка дистанционного сотрудника была оформлена правильно, потребуются следующие документы:

• В компании издается указ по форме Т-9 о назначении командировки. Его подписывает руководитель.
• Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10.
• Задание сотрудника, которое он должен выполнить в процессе командировки, можно просто указать непосредственно в тексте приказа. Но, если такой пункт есть в локальных актах предприятия, служебное задание оформляется в виде отдельного документа.
• Отчет сотрудника о выполнении служебного задания.

Важно

К приказу прилагается смета предполагаемых затрат, перед поездкой удаленному сотруднику выдается аванс — деньги могут быть пересланы ему просто на зарплатную карту банка.

Длительность командировки закон не ограничивает, она может быть сколь угодно продолжительной, если этого требуют поставленные перед удаленным сотрудником задачи.

Важно

Работодатель оплачивает проезд сотрудника, проживание по месту командировки, суточные и прочие издержки, которые предусмотрены внутренними актами предприятия.

Необходимо также помнить, что сумма суточных, превышающая 700 рублей, облагается НДФЛ, как и другие доходы сотрудника.

Если речь идет о заграничной командировке, а удаленный сотрудник может выполнять задания и на другом континенте, то работодатель оплачивает визовые и консульские сборы.

Уточним еще несколько нюансов, связанных с командировками:

• Сотрудник должен представить документы, которые подтвердят его расходы, не позже 15 дней после поездки.
• Компенсации на бензин составляют всего 1200 рублей за месяц, если машина с двигателем не больше 2 тысяч кубометров. Если выше — 1500 рублей в месяц, таков лимит.
• Нужно прикреплять к отчету сотрудника чеки АЗС, свидетельствующие о заправке автомобиля.

Заключение

Оформление на работу дистанционного сотрудника проводится по всем правилам, это такой же член коллектива, как и все остальные, пользуется такими же правам, выполняет свои обязанности.

Да, можно оформлять все документы в электронной форме, пользуясь электронными подписями. Но, если возникает необходимость вызвать удаленного сотрудника в офис, это считается обычной командировкой и оформляется по всем нормативам и требованиям действующего трудового законодательства.

Оплата больничных, командировки и иные гарантии при дистанционной работе

22 июля

4008

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

При удаленной работе сохраняется право работника на оплату больничных, командировок дистанционно, в обычном порядке предоставляется отпуск. Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам на удаленке те же права, что и работающим на закрепленных рабочих местах гражданам.

Если вы испытываете затруднения в оформлении кадровой документации при работе с удаленными сотрудниками, пройдите наш новый онлайн-курс  — в нем детально разбирается специфика дистанционной работы.

В последнее время кадровики столкнулись с проблемой на ровном месте — как оформить отпуск дистанционно.

Непонятны причины затруднений — процедура предоставления отпуска дистанционному работнику (ежегодного, без сохранения зарплаты и других), практически такая же, как для «классических» сотрудников.

Требования, предусмотренные законом — составление графика отпусков, уведомление не меньше чем за две недели о предстоящем отпуске и прочее распространяются и на сотрудников, работающих на удаленке.

Отдельные вопросы оплачиваемого отпуска на дистанционной работе можно прописать в трудовом соглашении. Ч. 2 ст. 312.4 ТК регламентирует предоставление дистанционному сотруднику ежегодного и других отпусков по договоренности, зафиксированной в соглашении в соответствии с Кодексом о труде, другими нормативами трудового права. Можно прописать:

• дополнительные основания для отпуска без сохранения заработной платы;
• способ уведомления о предстоящем ежегодном отпуске;
• порядок отзыва из отпуска дистанционного работника.

Такие дополнительные условия — вопрос договоренности специалиста и работодателя. Не будет нарушением указание в трудовом договоре, что «отпуск дистанционно предоставляется работнику по ТК РФ».

Можно ли быть на больничном дистанционно? Ст. 2 № 255-ФЗ от 29.12.2006 говорит, что в системе ОМС сотрудник на удаленке также является застрахованным лицом.

При заболевании или травме — любом страховом случае — он вправе оформить больничный лист и дистанционно получить пособие.

Для этого подчиненный в течение полугода после того, как трудоспособность восстановится, предоставляет руководителю подтверждающий болезнь документ. Больничный лист можно отправить заказным письмом с уведомлением.

Важно! Расчет и выплата пособия производится в стандартном порядке.

В данном случае имеет смысл рассмотреть вопрос об уведомлении руководства организации о наступлении периода нетрудоспособности — ведь на больничном дистанционный работник какое-то время не сможет исполнять трудовые обязанности. Кодекс не содержит таких требований, поэтому целесообразно их отразить в трудовом договоре. Например, указать способ информирования или срок.

 При болезни необходимо уведомить работодателя о наступлении страхового случая (периода нетрудоспособности по больничному листу) в ближайшее время любым средством связи — электронной почтой, телефоном и др.

Совет Рекомендуем отдельно указать условие, что в период болезни удаленный сотрудник не должен привлекаться к работе.

Это делается, чтобы исключить споры о компенсации дистанционному работнику по больничному листу, если он решит в это время выполнять свою задачу.

Вопрос с направлением в служебную поездку или командировку дистанционного работника довольно спорный. Это связано с характером его работы — выполняет трудовую функцию в любом месте по своему усмотрению и не обязательно по месту жительства.

С одной стороны, закон не запрещает работодателю направить дистанционного работника в командировку. Однако возникает вопрос — откуда его командировать, если предполагается, что работодатель не знает, где расположено место работы удаленного сотрудника?

Как правило, этот вопрос регламентируется локальным нормативным актом или трудовым договором о дистанционной работе. В документах необходимо прописать:

• как будет определяться место, из которого работник направляется в командировку;
• место, куда он должен возвратиться.

От этого будут зависеть сроки командировки и, соответственно, ее оплата. Место отправления и возвращения работника из поездок (командировок) определяется по согласованию.

Совет Поездку дистанционного работника в место нахождения организации (или ее обособленных подразделений) также рекомендуется оформлять как служебную .

Несмотря на сходства:

• производятся на основании распоряжения;
• в обоих случаях есть компенсация расходов;
• особенности расписаны в коллективном договоре или ЛНА,

эти понятия не тождественны. И, хотя, в ТК нет определения служебной поездки, на практике под этим термином понимается отъезд сотрудника, деятельность которого или разъездная, или проходит в пути и производится по указанию работодателя:

• возможна только у тех работников, которым в договоре прописан особый характер работы — «в пути» или «разъездной»;
• командировками не признается.

Важно! Если в соглашении нет упоминания о возможности служебных поездок, направить туда сотрудника наниматель не сможет. Также Кодекс не называет их минимальные и максимальные сроки.

Удаленным сотрудникам, в чьем трудовом договоре предусмотрено требование периодически появляться в определенном месте (офисе), потенциально можно определить характер работы — разъездной.

Однако это тоже спорное решение — ведь по ТК разъездная деятельность предусматривает местонахождение работника там, где укажет руководитель, что не соответствует принципу дистанционной работы. Но, поскольку закон не дает явного запрета на этот счет, целесообразно оставить окончательное решение за субъектами трудовых отношений.

Не рекомендуем устанавливать удаленщикам особенность работы  — «в пути», поскольку она соответствует водительскому труду и не попадает под возможность дистанционной работы.

Важно! Таким образом, работодатель не обязан издавать приказ или какое-то письменное уведомление, чтобы отправить подчиненного в поездку по службе. Если это закреплено в ТД (разъездной характер), в нее направляется и сотрудник из льготной группы — например, беременная женщина.

Статья 168.1 ТК говорит о компенсировании затрат работнику:

• на проезд;
• по найму жилья;
• суточных, полевое довольствие;
• произведенные с ведома работодателя.

Важно! Руководитель вправе предусмотреть в ЛНА перечень должностей с особым характером труда, размер компенсируемых затрат, особенности, порядок возмещения.

Как направить подчиненного, работающего дистанционно, в командировку сказано не только в ТК, но и в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Важно! Определение командировки — отъезд работника на определенный срок по служебной необходимости по приказу работодателя. Указаний на различия в характере деятельности — дистанционная работа или нет — нормативные акты не содержат.

Направление в командировку не требует введения специальных режимов работы. Однако есть группы, которых нельзя направлять, даже если они сами не против:

• беременные женщины;
• несовершеннолетние;
• в период учебы.

Работники, которых направляют в командировки только с их согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний, на основе выданного медицинского заключения:

• женщины с детьми до трех лет;
• отцы, воспитывающих детей без матери.

Должно выполняться требование ознакомления таких работников с правом отказа от поездки в письменном виде. Чтобы направить остальных сотрудников, в том числе и работающих удаленно, согласие не требуется.

Какие затраты возместит работодатель дистанционному сотруднику после командировки :

• проезд;
• найм жилья;
• суточные, командировочные;
• произведенные с разрешения или ведома руководства.

Аналогично с порядком и размерами компенсации расходов в поездках по службе, дополнительные гарантии могут быть предусмотрены в ЛНА. Существенный признак различия командировки и поездки — в первом случае работник сохраняет среднюю зарплату(ст. 167 ТК), во втором ему выплачиваются деньги за отработанное время согласно установленной СОТ.

Независимо от места работы и количества рабочих часов, все социальные гарантии и права дистанционных работников, предусмотренные Трудовым кодексом, за ними сохраняются. В кадровой документации нет существенных отличий от традиционного оформления.

Важным требованием для кадровика при взаимодействии с дистанционным работником остается сохранность персональных данных  — об этом и многом другом наш онлайн-курс повышения квалификации.

 

Командировка дистанционного сотрудника в 2020 году

Дистанционные сотрудники относятся к штатному персоналу организации. На них распространяется большинство трудовых прав и обязанностей, предусмотренных ТК РФ. Разберемся, может ли работодатель направить удаленного сотрудника в командировку, и если да, то как правильно это оформить.

Можно ли направить в командировку дистанционного работника

Командировка — часть трудовых отношений. Направить в нее можно лишь того сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дистанционные работники — штатный персонал: с ними, как и другими сотрудниками, заключается трудовой договор. Отличие лишь в том, что договор этот о дистанционной работе.

Дистанционная работа — трудовая деятельность, осуществляемая сотрудником вне места нахождения работодателя и принадлежащего ему стационарного рабочего места. Взаимодействие между работодателем и удаленщиком происходит путем обмена электронными документами по интернету.

На дистанционных сотрудников распространяются нормы трудового законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Эта глава не содержит запретов или особенностей, связанных с направлением удаленщиков в командировку: их, как и обычных офисных работников, можно направлять в командировку.

Единственное отличие лишь в том, что для дистанционных сотрудников в понятие «командировка» входит в том числе и поездка в офис работодателя.

Особенности командировки при дистанционной работе

Командировка — служебная поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок и особенности направления сотрудников в служебные поездки регламентируется ТК РФ и Положением, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

Продолжительность командировки ТК РФ не ограничивает: работодатель сам определяет ее длительность с учетом объема, сложности и иных особенностей служебного задания (п. 4 Положения). Направляется сотрудник в командировку по письменному распоряжению работодателя. Отказаться от служебной поездки в общем случае сотрудник не может.

Исключения:

• Беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ).

Направлять беременную женщину в командировку нельзя даже при наличии письменного согласия от нее.

• Несовершеннолетние сотрудники (ст. 268 ТК РФ).

Их также нельзя направить в командировку независимо от согласия или желания. Исключение предусмотрено только для сотрудников, должность (профессия или работа) которых включена в Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252.

С письменного разрешения допускается направление в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

• женщин, у которых есть дети до 3 лет;
• матерей или отцов, воспитывающих детей до 5 лет в одиночку;
• работников, у которых есть дети-инвалиды;
• сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи.

Поездка дистанционного работника в офис работодателя — это командировка

Как оформить командировку сотрудника, работающего удаленно — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Удаленный работник является штатным сотрудником компании. Поэтому он имеет те же трудовые обязательства, что и офисные сотрудники. 

Может ли наниматель отправить дистанционного сотрудника в деловую поездку и как ее оформить? Считается ли поездка в место нахождения работодателя командировкой? Разберем эти и другие вопросы в нашей статье.

Возможна ли командировка на удаленке?

Если с работником заключен трудовой договор, то командировка является его обязанностью. То же касается и дистанционных сотрудников. Разница только в том, что заключается договор о дистанционной работе.

Дистанционная работа осуществляется:

• вне места нахождения работодателя или филиала компании;
• вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

Работа, выполненная сотрудником отправляется и обсуждается с помощью интернета.

Регулирование труда дистанционных сотрудников происходит согласно главе 49.1 ТК РФ. В ней не содержится информации о запрете направления удаленных сотрудников в командировку. Значит их, как и офисных сотрудников, можно отправлять в деловую поездку. 

Есть лишь одно отличие: поездка в офис работодателя также считается командировкой.

Можно ли отказаться от командировки при удаленной работе?

Командировка – это поездка сотрудника организации в населенный пункт, удаленный от постоянного места работы, для исполнения трудовых обязательств. 

Согласно ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ на удаленных работников также распространяется действие трудового законодательства при учете особенностей, указанных в главе 49.1 ТК РФ.

Поэтому при отсутствии особых причин работник не может отказаться от командировки. 

Но есть категории сотрудников, которые вправе отказаться. Это:

• Беременные женщины. Срок беременности не влияет на решение о поездке. Отказ от служебной командировки может быть подтвержден на основании справки из женской консультации;

• Работники с инвалидностью. Если работник с инвалидностью проходит реабилитацию и командировка прерывает этот процесс, он может от нее отказаться. Потребуется справка о лечении;

Также есть категории сотрудников, которых могут отправить в командировку при получении письменного согласия:

• Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
• Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
• Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
• Сотрудники с детьми-инвалидами.

Поездка в офис — тоже командировка?

Командировка проходит вне места постоянной работы. У дистанционного работника постоянное место работы — это место его проживания. А значит поездка в офис тоже считается командировкой и должна быть соответственно оформлена.

Расположения офиса может как быть в одном населенном пункте с местом проживания сотрудника, так и в другом регионе. Локация повлияет только на выплату компенсации расходов в поездке.

Например, если работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то суточные ему не полагаются. Работодатель решает сам, уместно ли сотруднику возвращаться ежедневно домой. 

Как оформить деловую поездку при удаленной работе

Сотрудник может отправиться в командировку после того, как его руководитель составит приказ. Приказ может быть составлен как по унифицированной форме Т-9, так и в свободной форме.

После того, как работодатель подпишет приказ, его необходимо предоставить удаленному сотруднику. Это можно сделать:

• При посещении сотрудником офиса для подписания приказа;
• Отправив приказ на электронную почту сотрудника. В этом случае подписать его можно, используя ЭЦП;
• Отправив бумажный вариант по почте.

Возмещение расходов в командировке

По закону работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке.

Эти расходы включают в себя:

• Оплату проезда;
• Оплату аренды жилья;
• Суточные;
• Другие расходы, о которых знал работодатель.

По возвращении из командировки удаленный работник должен предоставить авансовый отчет с подтверждением трат. Работодатель определяет количество дней на сдачу аванса сам (обычно его сдают в течение 3-х дней после командировки). 

Расходование суточных подтверждать не нужно. Сумма суточных зависит от внутренних решений работодателя. Но стоит помнить, что есть лимит суточных, который не облагается налогом. Если сумма суточных в день превышает 700 рублей и 2500 рублей в России и за рубежом соответственно, то разница будет учитываться при расчете налога на прибыль.

Выводы

• Отправлять удаленного сотрудника в командировку не запрещено;
• Оформление командированного на удаленке такое же, как у сотрудника в офисе;
• Подписание приказа и отправка авансового отчета может происходить онлайн.

На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника

Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что до пандемии малая часть компаний практиковала работу с дистанционными специалистами на постоянной основе, поэтому такой вид сотрудничества был плохо развит в России. С 1 января 2021 года действуют новые положения Трудового кодекса, которые регулируют дистанционный труд.

Всего определены несколько видов сотрудничества организации с удалёнными сотрудниками:

• На постоянной основе — заключается на весь срок действия трудового договора.
• На временной основе — действует до 6 месяцев.
• Периодическая удалёнка — человек исполняет обязанности дома или в офисе по заранее установленному графику.

Выбор того или иного вида удалённой работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально.

На практике начать трудовые отношения удалённо можно следующими способами:

• Заключить дополнительное соглашение с уже работающим офисным работником об удалённой работе.
• Заключить трудовой договор об удалённой работе для новых работников.

Теоретически с дистанционным работником можно заключить и договор о надомной работе, но он имеет ряд недостатков. Во-первых, не каждая профессиональная деятельность подойдёт под условия его заключения. Во-вторых, этот договор постепенно устаревает, а правки в него не вносились аж с 2014 года.

О том, как правильно составить стандартный трудовой договор, мы рассказывали здесь. Вместе с тем оформление трудового договора об удалённой работе идентично, за исключением нюансов, которые следует предусмотреть.

В трудовом договоре нужно обязательно зафиксировать, что сотрудник выполняет свои обязанности дистанционно. Татьяна Нечаева предлагает прописать это следующими фразами:

• Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
• Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Второй вариант в приоритете для работодателя, которому важно, откуда работает человек. Допустим, если выполнение обязанностей работника напрямую зависит от его нахождения в определённой местности. Дополнительно зафиксированный адрес сотрудника в трудовом договоре даёт работодателю понимание, где искать сотрудника в случае, если он долго не выходит на связь.

Когда сотрудник не присутствует в офисе, руководителю сложно оценить объём выполняемых им задач и его присутствие на рабочем месте. Татьяна Нечаева утверждает, что это может стать проблемой для работодателя, поэтому нужно подстраховать себя. Для этого в трудовом договоре стоит зафиксировать, каким образом:

• Сотруднику ставятся задачи. Например, посредством почты, корпоративных систем, мессенджеров и так далее.
• Работник обменивается с руководителем и коллегами файлами и документами.
• Специалист отчитывается за время, проведённое за работой. Можно использовать как отчёты в виде документов, так и системы подсчёта рабочего времени, установленные на рабочий компьютер специалиста.

Трудовой договор должен обязательно включать весь перечень оборудования, программного обеспечения и других средств, которые работник использует в работе. По закону работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы, даже канцелярией. При этом обеспечение работника этими средствами возможно тремя способами:

• Работодатель предоставляет всё необходимое на определённый срок, а сотрудник подписывает акт приёма-передачи средств и требования по охране труда компании.
• Работник использует своё оборудование с установленными порядком, сроком и размером компенсации за его использование.
• Сотрудник самостоятельно приобретает все необходимые средства для работы. Тогда работодатель либо компенсирует покупку и производит все те же действия, как при передаче оборудования сотруднику в пользование, либо выплачивает установленную компенсацию.

Между тем можно уточнить, какими именно программами следует пользоваться работнику. Допустим, если для компании важно, чтобы весь дизайн отрисовывался в Photoshop, а не в другой программе. В случае покупки сотрудником иного программного обеспечения работодатель не обязан его оплачивать.

Работодателю сложно отследить, какие ресурсы посещает удалённый сотрудник в рабочее время, поэтому при малейшей ошибке может пострадать конфиденциальность данных компании.

Чтобы предотвратить утечку информации, компании устанавливают на компьютеры программы, которые отслеживают перемещения пользователя в сети и защищают данные организации.

В договоре следует прописать, какими программами для безопасности данных обязан пользоваться работник, и ограничить его доступ в сторонние ресурсы (сайты, социальные сети, мессенджеры) с компьютера в рабочее время.

В отношении офисных сотрудников работодатель обязан соблюдать требования по обеспечению безопасности персонала: устанавливать противопожарные системы, инструктировать по правилам безопасности, подготавливать к чрезвычайным ситуациям и прочее. Офисный сотрудник обязан ознакомиться со множеством локальных актов и подписать их.

Но при работе с удалёнными сотрудниками требования к охране труда не нужно так строго соблюдать. Обязанности работодателя следующие:

• Провести для сотрудника инструктаж по работе с техническим оборудованием при его наличии.
• Застраховать работника от несчастного случая при выполнении трудовых обязанностей и профзаболеваний, а также расследовать несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте.
• Платить взносы в Фонд социального страхования на травматизм.

График работы дистанционного сотрудника определяется индивидуально. Например, можно прописать, что работник должен выполнять трудовые обязанности и быть на связи с понедельник по пятницу с 9:00 до 18:00 с указанием часового пояса.

При этом в трудовом кодексе закреплено право подчинённого на отдых от работы. Работодатель самостоятельно устанавливает, какой промежуток времени в рабочее время человек может потратить на личные нужды: отдых, обед и так далее. По закону это время должно варьироваться от 30 минут до 2 часов в день. Кроме этого, сотрудник имеет право не выходить на связь в неустановленные часы работы.

В случае если удалённый сотрудник должен периодически появляться в офисе, но находится в другом регионе, или отправляться в командировки по рабочим вопросам, то поездки должны полностью оплачиваться работодателем.

Исключением являются развлекательные мероприятия, проводимые в рамках компании, — корпоративы, тимбилдинги и другие встречи, где присутствие всего коллектива необязательно. Работодатель сам решает, будет ли он оплачивать поездку работника или все затраты остаются на стороне подчинённого.

Увольнение дистанционного работника проводится по тому же порядку, что и офисного. Относительно удалённых сотрудников законом установлены внеочередные основания для увольнения. Среди таких:

• Если удалённый сотрудник не выходит на связь в течение двух дней.
• Если удалённый сотрудник уехал в другую местность, которая не позволяет ему выполнять его прямые обязанности.

Помимо прочего, на дистанционных работников действуют те же основания для увольнения, что и на офисных. Однако зафиксировать их зачастую намного сложнее.

Допустим, наказать за прогул дистанционного работника практически невозможно, так как он не появляется на территории работодателя для выполнения обязанностей.

В то же время, если сотрудник отсутствовал в рабочее время, Татьяна Нечаева советует запросить письменное объяснение того, где он находился в предполагаемый промежуток времени. Работник обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса.

Кроме того, помощниками в доказательстве неисполнения обязанностей сотрудником могут стать счётчик рабочего времени или свидетели — коллеги и клиенты, которые не получают ответ на письма и звонки от человека.

Организация также может обезопасить себя от филонства удалённого работника, прописав в договоре, что сотрудник обязан ответить на письмо в тот же день, если оно поступило до 15:00 того же дня, и на следующий день, если оно поступило после 15:00 предыдущего дня.

По мнению Татьяны Нечаевой, отдельную сложность в привлечении сотрудника к ответственности могут представлять неординарные ситуации, такие как нарушение конфиденциальности данных из-за нахождения в общественном месте или присутствие на рабочем месте в нетрезвом виде. Компаниям необходимо выработать стратегии, которые помогут предотвратить все нарушения, и зафиксировать их в договоре.

Поскольку пандемия сбавляет обороты, а большинство сотрудников и работодателей увидели выгоду от дистанционного формата, компании часто переходят на гибридный формат: когда человек работает несколько дней из офиса, а несколько дней из дома. Это позволяет комфортно продолжать рабочий процесс и сохранять корпоративную культуру.

Оформление гибридной работы регулируется в договоре об удалённой работе. Для этого нужно расписать график работы сотрудника. Как пример:

• С понедельника по среду сотрудник производит трудовую деятельность по месту нахождения работодателя по такому-то адресу, а с четверга по пятницу сотрудник производит трудовую деятельность вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Сверх этого можно прописать, что стороны заново согласовывают график работы каждый месяц: работодатель может изменить график работы специалиста в следующем месяце, и сотрудник обязан согласиться. Таким образом компания может гибко распределять ресурсы в зависимости от потребностей.

Отдельно стоит упомянуть, что при гибридном формате работы человек чаще перемещается между рабочими местами с техническими средствами: ноутбуком, мышкой, наушниками и прочим. При условии, что работник потерял или испортил имущество компании, возмещение ущерба определяется по ситуации, но чаще всего эта ответственность лежит на плечах сотрудника.

Если удалённый сотрудник находится в одном городе с работодателем, то личные встречи для подписания документов — не проблема. Совсем иная ситуация, если работник находится в другом регионе. Стандартный обмен документами по почте или через мессенджеры не будет иметь юридической силы и не заменит настоящую подпись.

У компании есть два способа коммуникации с дистанционным работником. Первый — обмен оригиналами документов для подписи с помощью курьерских услуг. А второй — подписание документов электронной подписью. О нём расскажем подробнее, поскольку есть особенности.

Согласно закону, работодатель и работник могут заключать договоры с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, а у сотрудника может быть один из трёх вариантов электронной подписи:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Получение такой подписи стоит денег, и, если компании принципиально, чтобы использовался этот вид подписи, работодатель обязан оплатить её. Такая подпись даёт максимальную степень защищённости документа от подделки.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет меньшую степень защищённости документа и возможностей, но подписывать кадровые бумаги ей допустимо. Оформление такой подписи обойдётся дешевле, и она тоже полностью оплачивается работодателем.
• Электронная подпись на портале «Работа в России». Работодатель должен сформировать ЭДО на портале и пригласить сотрудника присоединиться. Работнику нужно зарегистрироваться на сайте «Госуслуги», верифицировать учётную запись и присоединиться к ЭДО компании. Такая подпись бесплатна для обеих сторон.

Для найма удалённого сотрудника требуется тот же перечень документов, что при приёме в офис:

• паспорт;
• трудовая книжка (с 1 января 2020 года допустима электронная трудовая книжка);
• СНИЛС;
• военный билет и другие документы/справки по требованию.

Работник может предоставить все документы в виде сканов, скриншотов, файлов PDF, XML и так далее.

По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Документы, подписанные посредством электронной подписи, приравниваются к оригиналу. Главный бонус при работе с ЭДО — подписи невозможно подделать, а значит, в спорных ситуациях с сотрудником можно доказать, что он собственноручно подписывал документ.

Сегодня всё больше квалифицированных специалистов уезжают за пределы России, не прекращая сотрудничество с российскими компаниями. Согласно положению Минтруда РФ, заключить трудовой договор со специалистом, находящимся за рубежом, нельзя.

Причём вне зависимости от того, гражданином РФ или иностранцем он является. При данных обстоятельствах правительство советует заключать договор гражданско-правового характера.

Важно помнить, если гражданин России живёт за пределами РФ 183 дня и более в течение последних 12 месяцев, то его доходы не облагаются НДФЛ.

↩ К другим статьям