Порядок предоставления отпусков работникам компаний, предприятий, организаций в России определяется трудовым законодательством об охране труда. За его нарушение предусмотрена административная ответственность работодателей.
Создание графика отпусков необходимо, чтобы:
- Руководитель смог выплатить отпускные в срок, как того требует законодательство РФ.
- У работодателя была возможность оперативно найти замену на период отпуска основного сотрудника и не останавливать процесс работы.
- Руководитель видел количество сотрудников, находящихся в рабочем процессе и отпусках.
- Остальной персонал знал, какого человека не будет на работе в определенный промежуток времени и могли заранее решать рабочие моменты.
Из этой статьи мы расскажем, как пошагово настроить график отпусков в 1С ЗУП версии 8.3.
- Учитывая Ст. 123 Трудового Кодекса РФ, планировать отпуск персонала в организациях необходимо составлять заблаговременно, а именно, за две недели до наступления нового календарного года.
- В график отпусков необходимо включать всех сотрудников организации, с которыми оформлены договорные отношения.
- Очень важно учитывать пожелания и потребности сотрудников, имеющих какие-либо льготы.
- Пожелания всех остальных сотрудников необходимо согласовывать с руководителем компании с целью обеспечения непрерывного рабочего процесса.
- Заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска должно быть написано работником за две недели до его начал.
- В первую очередь согласование графика отпусков должно произойти с сотрудниками, которые имеют право на отдых в комфортное время именно для них: многодетные родители, совместители, несовершеннолетние работники, почетные доноры, военнослужащие, родители детей-инвалидов.
Для начала необходимо зайти в информационной базе 1С 8.3 в раздел «Настройки», там находятся виды отпусков, которые предусмотрены в вашей организации. Данный список отпусков можно дополнять своими видами или использовать, предложенными по умолчанию программой.
Отпуск бывает:
- Ежегодный оплачиваемый
- Ежегодный дополнительный оплачиваемый
- Без сохранения заработной платы
В момент создания нового вида отпуска, сохраняйте настройки, согласно которых будете предоставлять такой вид отпуска. Например, отпуск может зависеть от стажа сотрудника или его рабочего места, как показано на изображении ниже.
При оформлении нового сотрудника на работу, в приказе и трудовом договоре есть прописанный пункт о его праве на отпуск. В момент заполнения данных в графе «Приказ» кликайте по строке «Редактировать» и добавьте в открывшуюся форму тип отпуска сотрудника и выбранное количество дней, которое сотрудник желает использовать для отдыха.
Далее формирует график выхода персонала в отпуск в информационной базе по следующему алгоритму:
- Зайти в раздел «Кадры – графики – переносы отпусков».
- Кликните по ссылке «Создать», потом по кнопке «График отпусков».
- Далее, используя клавишу «Подбор», сформируйте перечень персонала компании.
- Обозначьте в открывшейся форме дату начала и количество дней, положенных сотруднику для отдыха. Конечную дату отпуска программа рассчитает самостоятельно.
Нажав на строку «Заполнить», в системе автоматически сформируются отпуска. Поскольку приказы, на основании которых предоставляется отпуск сотрудникам, еще не оформлены, вы увидите слова «Не отображены в кадровом учете».
Во вкладке «Фактический отпуск» вы увидите клавиши «Оформить отпуск» или «Оформить перенос». Нажимайте на нужную ссылку, чтобы сформировать необходимый документ.
В момент работы с перечнем сотрудников для быстроты и удобства пользуйтесь комбинациями «горячих» кнопок:
- Для того, чтобы в процессе подбора увидеть весь список целиком, используйте клавиши Ctrl+A. Поучится так, как представлено ниже.
- Чтобы выделить группу в списке сотрудников, нужно кликнуть по первой строке, удерживать кнопку Shift, кликнуть по последней строке списка. Должно получиться, как на рисунке ниже.
- Чтобы выделить строки не все подряд, а выборочно, например, через одну, нужно удерживать кнопку клавиатуры Ctrl и кликать по нужным строкам. Получится вот так:
- Следующий шаг — заполнить форму, выбрать кнопку «График отпусков» и распечатать его.
Прямо тут есть возможность посмотреть остатки по отпускам, для этого требуется нажать на нужную ссылку. Вам откроется таблица, из которой будет понятно, есть ли отклонения от учетного плана.
График откроется так, как в представленном изображении:
В системе 1С 8.3 ЗУП предусмотрена возможность получать информацию из документа и, наоборот, сохранять таблицу для формирования графика вне программы.
Программа 1С ЗУП поддерживает следующие форматы обработки данных: электронные таблицы, текстовые документы, табличные документы, книги. В любом из этих форматов есть возможность загрузить данные о графиках отпусков.
Система предложит вам выбрать нужное расширение документа для удобства. Можно использовать два варианта: установить расширение или продолжить без его установки.
Вам откроется окно, в которое нужно переместить подготовленный файл или нажать кнопку «Выберите с диска», затем покажите путь загрузки документа.
То, что вы видите на изображении выше, это вид таблицы в версии КОРП. В базовой версии оно будет выглядеть иначе, как представлено ниже:
Далее необходимую информацию нужно перенести в таблицу путем копирования либо загрузить. Для этого нажать на кнопку, как показано на рисунке и выбрать требуемый документ.
А дальше действуйте в стандартном порядке: кликнуть по кнопке «Открыть», автоматически заполнится табличная часть.
Перенос отпусков сотрудников компании в программе осуществляется следующим образом. Зайти в журнал «Графики и переносы отпусков», согласного определившегося списка сотрудников, используя системную команду «Создать перенос» и правой клавиши мыши выбрать «Еще», сформируется перенос графика.
В полученной форме внести следующие данные: дата начала перенесенного отпуска, дата его окончания и причина, по которой произошел перенос отпуска сотрудника.
После проведенных манипуляций не забудьте провести документ, только после этого вы увидите отметку, что отпуск успешно перенесен. Вновь созданный документ сохранится в журнале системы.
Первый шаг для создания отпуска из графика — напечатать кадровый приказ на отпуск из вкладки программы «Кадры-отпуска». Проще всего его создать, используя заполненную вкладку «График отпусков». В столбике «Фактический отпуск » найти кликабельную гиперссылку «Оформить отпуск».
На экране монитора появится кадровый приказ, в который уже будут внесены все данные по сотруднику, которые есть в графике отпусков.
После того, как приказ о предоставлении отпуска будет оформлен, в графике отпусков появится надпись «Отпуск предоставлен». В самом низу в документе сообщение, которое вы видели ранее «Не отображены в кадровом учете» изменится на другое сообщение «Не все отпуска отображены в кадровом учете». Не все, потому что вы отразили пока только отпуск одного сотрудника.
Если вы захотите проверить данные отпусков после того, как оформите приказ об отпуске по уже оформленным сотрудникам, то увидите, что они не видны в графе «Отклонения».
В отчетные ведомости по отпускам входит следующая информация: неиспользованные дни отпусков и краткие сведения по остаткам отпусков. Эти сведения можно увидеть в разделе программы 1С «Кадры — кадровые отчеты».
Весь перечень данных по отчетам можно отфильтровать следующим образом: организации, подразделения, отдельные сотрудники или несколько сотрудникам одновременно. В отчете вы увидите детализированную информацию по отпускам персонала в конкретные периоды.
В отчете, в котором содержится сжатая информация, вы увидите только разделение по видам отпусков, как представлено на изображении ниже:
Пользуйтесь предложенным руководством и помните, что автоматизированные кадровые процессы, в том числе планирование графика отпусков в системе 1С, намного упрощает труд кадрового сотрудника. Так же сводит к минимуму ошибки персонала, избавляет от рутинных процессов и повышает производительность кадровой службы.
Если необходима помощь в настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!
График отпусков в 1С:ЗУП
Трудовым законодательством РФ гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней, а при определенных условиях и дополнительный.
Для планирования своих расходов и времени работы организациями устанавливается их очередность, а в решении 1С:ЗУП, созданной на платформе «1С:Предприятие», реализован функционал по составлению их графика и контролю за его соблюдением
Рассмотрим пошагово, как сделать график отпусков в 1С ЗУП.
Виды отпусков
Данный справочник найдем в разделе «Настройки». В нем представлены виды, предусмотренные на предприятии. Пользователь может дополнять список, опираясь на установки учетной политики организации, своими видами отпуска. Предопределенные программой элементы, отмечены желтым кружком.
Рис.1 Виды отпусков
Выделяют отпуска:
- ежегодный оплачиваемый;
- ежегодный дополнительный оплачиваемый;
- без сохранения зарплаты.
Создавая новый вид отпуска, пользователь устанавливает настройки, указывает порядок предоставления. Можно создать вид отпуска зависимый от рабочего места или стажа. Для последнего настраивается шкала зависимости через «Настроить».
Рис.2 Создание нового вида отпуска
Когда новый сотрудник приходит устраиваться, в приказе, помимо основной информации и прочих данных, прописывается его право на отдых. Чтобы заполнить данные о положенном отпуске, в приказе о приеме жмем «Редактировать» и добавляем в таблицу его вид и количество дней.
Рис.3 Приказ о приеме на работу
График отпусков ЗУП
Шаг 1. Перейдите в раздел «Кадры-Графики-Переносы отпусков».
Рис.4 Раздел «Кадры»
Шаг 2. Нажмите «Создать» и выберите «График отпусков».
Рис.5 Создание графика отпусков
Шаг 3. С помощью кнопок «Подбор» или «Добавить» сформируйте список сотрудников.
Шаг 4. Укажите начальную дату и число дней. Окончание рассчитается автоматом.
Рис.6 Внесение информации в график
По кнопке «Заполнить» в таблице автоматом появятся уже оформленные отпуска. Пока соответствующие приказы не оформлены, внизу нашей формы видна надпись с восклицательным знаком «Не отображены в кадровом учете!».
Поможем настроить графики отпусков в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
В графе «Фактический отпуск» появятся ссылки «Оформить отпуск/Оформить перенос». Нажав на них после, можно сформировать соответствующие документы.
При работе со списками работников воспользуйтесь комбинацией горячих кнопок:
- Чтобы выделить весь список при подборе, нажмите Ctrl+А.
Рис.7 Выделение всего списка
- Для выделения подряд группы сотрудников, выделите первую строку и, удерживая Shift, укажите последнюю для выделения.
Рис.8 Выделение списка с помощью Shift
- Для выборочного выделения строк удерживайте Ctrl при выборе сотрудников.
Рис.9 Выборочное выделение списка сотрудников
Шаг 5. Заполнив эту форму, выбираем «График отпусков (Т-7)» и распечатываем его.
Рис.10 Заполнение документа График отпусков
Здесь же можно посмотреть остатки отпусков, нажав на соответствующую ссылку. В открывшейся таблице можно увидеть отклонения плана от данных в учете.
Рис.11 Настройка контроля
График имеет унифицированную форму для печати.
Рис.12 Представление графика на печати
Если вы не смогли найти интересующую вас информацию по какой-либо функции в части оформления отпусков, ознакомьтесь с нашей статьей «Оформление отпуска в 1С:Зарплата и Управление персоналом» или позвоните нашим специалистам. Мы с радостью вам поможем!
Загрузка данных графика из Excel
В программе 1С:ЗУП реализована возможность получения данных из файла в новом документе, а также наоборот – сохранение бланка для заполнения графика вне базы.
Рис.13 Данные в таблице Excel
ЗУП поддерживает для обработки форматы:
- Книга Excel – *.xls и *. xlsx;
- Электронная таблица – *.ods;
- Текст в формате *.csv;
- Табличный документ *.mxl.
В этих форматах можно загрузить информацию о графиках.
Рис.14 Загрузка из файла
1С:ЗУП предложит установить расширение для удобной работы с загрузкой. Можно установить, а можно нажать «Продолжить без установки» и перейти обратно к загрузке файла.
Рис.15 Диалоговое окно помощника загрузки
В открывшееся окно перетащите файл или нажмите «Выберите с диска» и укажите путь к нему.
Рис.16 Выбор файла Excel с графиком отпусков
Такой вид загрузки представлен в версии КОРП. В Базовой версии окно загрузки немного другое.
Рис.17 Представление в Базовой версии
Тут данные или копируем непосредственно в таблицу или загружаем, для чего жмем соответствующую кнопку и выбираем нужный файл.
Рис.18 Окно загрузки файла
Далее порядок действий одинаков. По нажатию на «Открыть» автоматом заполняется табличная часть.
Рис.19 Автоматическое наполнение графика
Если вы все еще работаете с Excel и только планируете автоматизацию кадрового учета, отметим, что наши специалисты проводят внедрение 1С ЗУП под ключ на самых выгодных для заказчика условиях, подбирая оптимальный вариант внедрения и гарантируя максимально быстрый результат.
Переносы отпусков
Из журнала «Графики и переносы отпусков» на основании введенного графика сформируем «Перенос отпуска» по команде «Создать перенос» в контекстном меню, нажав правой кнопкой мышки на документе, или по кнопке «Еще».
Рис.20 Создание «Переноса» на основании
Заказать оперативную консультацию по формированию графика отпусков в 1С:ЗУП
Здесь указываем новую дату начала и окончания перенесенного отпуска и причины его переноса.
Рис.21 Перенос
В результате проведения документа переноса в графике появится отметка о том, что отпуск перенесен. Документ сохраняется в журнале.
Оформление отпуска из графика отпусков
В разделе «Кадры-Отпуска» находится кадровый приказ на отпуск. Удобнее его создать из заполненного «Графика отпусков». Нажмите в столбце «Фактический отпуск» гиперссылку «Оформить отпуск».
Рис.22 Формирование отпуска
Откроется кадровый приказ с уже заполненными данными, внесенными в график отпусков.
Рис.23 Кадровый приказ на отпуск
После оформления приказа о предоставлении отпуска, в графике отпусков у сотрудника отобразится «Отпуск предоставлен». Внизу документа предупреждение изменилось на «Не все отпуска отражены в кадровом учете» (один отпуск мы уже отразили).
Доработаем учет отпусков в 1С:ЗУП под ваши бизнес-процессы
Рис.24 Отображение приказа об отпуске в графике
После оформления приказа об отпуске при проверке контроля остатков отпусков данные сотрудники не отображаются в отклонении.
Рис.25 Контроль остатков отпусков
Если вам не хватило информации по контролю остатков отпусков, на нашем сайте можно также ознакомиться со статьей «Остатки отпусков в 1С ЗУП 8.3» или задать вопрос нашим специалистам, оставив заявку.
Отчеты по отпускам сотрудников
Сведения об использовании отпуска сотрудниками можно просмотреть в разделе «Кадры-Кадровые отчеты»:
- Остатки отпусков;
- Остатки отпусков (кратко).
Рис.26 Кадровые отчеты
Данные для отчета можно отобрать по организации, подразделению или по конкретному сотруднику или группе сотрудников. В отчете отображается подробная информация по отпускам сотрудников с детализацией периодов.
Рис.27 Отчет по остаткам
В кратком отчете информация представлена в общем виде, с разбивкой по видам отпуска.
Рис.28 Отчет по отпускам – краткая форма
Загрузка данных из Excel, формирование графика отпусков, переносы, оформление, отчеты по отпускам
Отражение графика отпусков, подача и согласование заявления на отпуск. Легко интегрируется с 1С:ЗУП!
Автоматизация кадровых процессов вообще и использование графика отпусков в частности значительно облегчает работу кадровика, избавляя от рутины, исключая возможные ошибки в оформлении документов и повышая эффективность работы кадровой службы.
График отпусков в 1С. Пошаговая инструкция
График отпусков – это сводный документ, он оформляется на все подразделения организации на текущий календарный год. В график включаются те отпуска, которые будут предоставляться в этом году. Это могут быть отпуска за текущий и следующий рабочий год.
Отпуска, которые сотрудник не использовал за прошлые годы, также могут указываться. Таким образом, общее количество дней отпуска в графике отпусков может превышать 56 дней.
График отпусков применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
График отпусков работодатель может составлять по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, либо по самостоятельно утвержденной форме.
В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Минтруд России отмечал, что график отпусков на будущий год необходимо утвердить до 17 декабря текущего года включительно. Если эта дата приходится на нерабочий день, днем окончания срока является ближайший следующий за ним рабочий день.
Отсутствие утвержденного графика отпусков может повлечь привлечение к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает за первое нарушение:
- для должностных лиц и ИП – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
- для организаций – предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб.
За повторное нарушение:
- для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
- для ИП – штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
- для организаций – штраф от 50 000 до 70 000 руб.
Микропредприятия и некоммерческие организации, отказавшиеся от издания локальных нормативных актов, вправе не утверждать график отпусков, устанавливая их даты в письменном соглашении между работником и работодателем.
При этом, действующее законодательство не обязывает работодателя указывать в графике отпусков конкретные даты отдыха работников.
Однако, указать даты начала и окончания отпуска работодатель может из чисто практических соображений и для удобства всех работников.
В графике работодатель может указать как дату начала отпуска и количество положенных работнику дней, так и дату начала и окончания отпуска.
В график отпусков вносятся все сотрудники, работающие в организации, в том числе и дистанционные работники на постоянной основе. Сотрудников, которые трудоустроены после составления графика отпусков, нужно включать в график путем внесения дополнений.
Кроме того, в график нужно включать работников, с которыми планируется расторгнуть трудовой договор, а также сотрудников на испытательном сроке, у которых право на отпуск возникнет позже.
Таким образом, при составлении графика отпусков в него следует включать всех работников, с которыми имеются действующие трудовые договоры.
Порядок утверждения графика отпусков
1. Издать приказ о разработке
Приказ может быть издан в свободной форме, в нем должно содержаться поручение конкретному сотруднику (руководителю определенного отдела) разработать график отпусков с учетом пожеланий сотрудников и требований законодательства.
2. Составить проект и обоснование
При составлении проекта необходимо учесть мнение сотрудников о датах отпуска, хотя законодательство и не требует какой-либо фиксации того, что такое согласие запрашивалось.
Лучше это делать письменно, например, по электронной почте. Проект графика должен быть представлен выборному органу первичной профсоюзной организации, если такой есть в организации.
В отношении графика отпусков требование на согласование с профсоюзной организацией установлено ст. 123 ТК РФ.
3. Получить мнение выборного органа первичной профсоюзной организации
4. Утвердить график приказом и ознакомить с ним сотрудников
Вопрос о том, нужно ли сотрудников знакомить с графиком отпусков, не решен в законодательстве, поскольку график отпусков имеет двойственную природу. Для работодателя предпочтительнее такое ознакомление проводить, например, путем составления листа ознакомления с графиком отпусков, в котором распишутся все работники.
График отпусков в 1С
График отпусков в программе составляется с помощью документа График отпусков. Можно назвать его отдельным рабочим местом кадровика по работе с графиком отпусков и самими отпусками.
- Раздел Кадры – Графики, переносы отпусков.
- Кнопка Создать. Выберите вид документа График отпусков.
- В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.
- Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке Подбор или путем добавления по одному сотруднику по кнопке Добавить. Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке Загрузить из файла. Кнопка Периоды отпусков появится, если в настройках кадрового учета (раздел Настройка — Кадровый учет) установить флажок Использовать общий период отпуска в документах. В документе График отпусков при использование этой кнопки откроется специальная форма Ввод общего периода отпуска, в которой можно указать общий период отпуска, а программа (если сотрудник имеет право на нескольких видов отпусков) сама анализирует положенные сотруднику остатки по видам отпусков и подбирает их в документе График отпусков. По кнопке Заполнить можно заполнить документ уже оформленными отпусками.
В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать. При заполнении формы Ввод общего периода отпуска табличная форма заполняется автоматически.
Если данную форму не заполнять, то:
- в колонке Сотрудник укажите сотрудника (согласно отбору), которому будет предоставлен отпуск;
- в колонках Начало, Окончание укажите даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке Кол-во дн.), тогда дата окончания планируемого отпуска заполнится автоматически;
- колонка Вид отпуска автоматически заполняется видами отпусков, назначенные сотруднику. Права на ежегодные отпуска для каждого сотрудника указываются в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка, Ввод остатков отпусков и т.д.). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. Кроме основного ежегодного отпуска доступны для выбора и дополнительные ежегодные отпуска, если они предоставляются в организации и предварительно были настроены;
- в колонке Фактический отпуск отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.
5. По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.
Поля Руководитель, Руководитель кадровой службы заполняются автоматически фамилией, именем, отчеством и должностью руководителя организации и руководителя кадровой службы из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации.
6.По ссылке Контроль остатков отпусков можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.
Непосредственно из графика отпусков можно зарегистрировать отпуска сотрудников с помощью документов Отпуск (раздел Кадры – Отпуска — кнопка Создать — Отпуск) в соответствии с запланированными условиями. Для этого в колонке Фактический отпуск в строке табличной части документа График отпусков нажмите на ссылку Оформить отпуск. В результате будет создан и отображен уже проведенный документ Отпуск, данные в котором при необходимости можно изменить. Наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков при этом изменится на Отпуск предоставлен. Если документ Отпуск провести, он будет автоматически рассчитан, то наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков изменится на Отпуск предоставлен, начисления выполнены. Если отменить проведение документа Отпуск, наименование ссылки изменится на Отпуск не проведен. Нажав на ссылку Отпуск предоставлен или Отпуск предоставлен, начисления выполнены, или Отпуск не проведен (в зависимости от состояния документа Отпуск) в соответствующей строке документа График отпусков, можно открыть документ Отпуск, с помощью которого и был зарегистрирован запланированный отпуск Если в документе График отпусков зарегистрирован основной и дополнительный отпуск со смежными периодами, то по ссылке Оформить отпуск создается документ Отпуск, включающий основной и дополнительный отпуск.
Перенос отпуска
После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам.
Такой перенос можно оформить с помощью документа Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков — кнопка Создать — Перенос отпуска), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке Оформить перенос в колонке Фактический отпуск документа График отпусков (ссылка становится доступной после проведения документа). В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ Перенос отпуска, в котором необходимо заполнить раздел Отпуск перенесен:
- в табличной части укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. При переносе отпуск можно разбить на несколько частей. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7. А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флажок Перенос по инициативе сотрудника);
- по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
- в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
- флажок Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае (если отпуск перенесен по инициативе работодателя) – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.
После внесенных изменений в документ Перенос отпуска для их сохранения нажмите на кнопку Провести. А для формирования печатной формы заявления или уведомления, в зависимости от причины переноса, нажмите на кнопку Заявление/Уведомление о переносе отпуска.
Наименование ссылки Оформить перенос в колонке Фактический отпуск соответствующей строки документа График отпусков после оформления переноса отпуска изменится на Отпуск перенесен (рядом будет отображен новый период отпуска), при нажатии на которую можно открыть документ Перенос отпуска, с помощью которого и был оформлен перенос.
Обратите внимание! Перенесенный отпуск также можно оформить непосредственно из документа График отпусков, т.е. зарегистрировать документ Отпуск с новым периодом.
Для формирования печатной формы графика отпусков по форме № Т-7 используйте кнопку График отпусков (Т-7) в форме документа График отпусков. Также график отпусков можно сформировать из кадровых отчетов (раздел Кадры — Кадровые отчеты — График отпусков (Т-7)).
Остались вопросы? Подробности можно узнать у наших менеджеров по телефону +7 3532 43-05-17. Напоминаем, наша служба поддержки на связи и всегда готова помочь.
Как составить график отпусков
Для начала давайте разберемся, всем ли нужно утверждать график отпусков?
Ответ: да! Обязанность всех работодателей[1] составлять график отпусков следует из статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).
Отказаться от графика отпусков вправе только организации или ИП, которые относятся к микропредприятиям и заключают с работниками трудовые договоры по типовой форме (статья 309.2 ТК РФ, постановление Правительства от 27.08.2016 № 858). В такой ситуации они оформляют соглашение о предоставлении отпуска.
Утвердить график отпусков на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего, т.е. до 17 декабря. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Например, график отпусков на 2022 год нужно утвердить до 17 декабря 2021.
Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, необязательно. В год создания организации Работники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, который дает право на отпуск.
График отпусков важен в равной степени и для работников, и для работодателей. Он позволяет сохранить непрерывность производственных процессов (т.к. вы заранее можете обеспечить распределение обязанностей, уходящего во отпуск работников), а работники могут планировать свое время отдыха.
Чем качественнее вы составите график отпусков, тем меньше в следующем году возникнет конфликтов, паники и неприятных моментов по поводу ухода работников в очередные отпуска.
ИТАК, НАЧНЕМ СОСТАВЛЯТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ!
ШАГ 1. Определяем, кого нужно и не нужно включать в график отпусков
В график отпусков нужно включать всех, кто состоит в трудовых отношениях при его утверждении. В том числе:
- работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также работников, которые находятся на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты (т.к. они могут появиться на работе в любое время);
- внешних и внутренних совместителей также включите в график[2];
- тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора[3];
- и даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже находится в отпуске с последующим увольнением.
ШАГ 2. Сколько дней отпуска нужно планировать в графике отпусков
По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника составляет 28 календарных дней за каждый рабочий год (часть 1 статьи 115 ТК РФ).
Но есть работники, которые отдыхают больше. Например, инвалиды – 30 дней, а педагоги в зависимости от должности – 42 или 56. Также работникам предоставляют дополнительные отпуска за работу в особых условиях. Например, в районах Крайнего Севера дополнительно отдыхают 24 дня.
В графике отпусков нужно планировать все полагающиеся работнику дни ежегодного основного и дополнительного отпуска.
ШАГ 3. Собираем пожелания работников по датам отпусков
В общем случае учитывать мнение работников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан[4]. Исключение составляют отдельные категории работников. Перечень таких работников смотрите в шпаргалке в конце статьи.
Рекомендуем вам до утверждения графика отпусков оформлять пожелания таких работников в письменном виде, например, в заявлении. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с работниками в отпускной период. А также вы защитите себя при проверке и сможете доказать, что учли пожелания этих работников при составлении графика отпусков
При этом, если после утверждения графика отпусков, работники, которые имеют право на отпуск в любое время, захотят уйти в отпуск в другое время, работодатель будет обязан предоставить отпуск в даты, которые они указали в заявлении на отпуск.
ШАГ 4. Составляем проект графика отпусков
После того, как соберете у работников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков.
Вы можете оформить график как по унифицированной форме[5], так и по форме, которую разработали самостоятельно.
Часто при проверках ГИТ возникают споры о том, что является основанием для переноса отпуска, которое нужно указывать в графе 8 унифицированной формы №Т-7 (или это заявление, или это приказ, или это статья ТК РФ и т.п.). Чтобы избежать споров и штрафов, можно утвердить свою форму графика отпусков, которая будет состоять, например, из таких данных:
В какой последовательности нужно вносить работников в график отпусков законодательством не определено. Поэтому вы вправе заполнить график отпусков в любом порядке: в алфавитном, в хронологическом по датам отпусков, по структурным подразделениям и т.д.
ШАГ 5. Утверждаем график отпусков
Если в компании есть профсоюз, то прежде чем утвердить график у руководителя, направьте его проект в представительный орган работников (статья 372 ТК РФ)[6]. Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет.
Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи.
В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.
Заполненный график отпусков утвердите у руководителя организации (индивидуального предпринимателя).
Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.
Чтобы утвердить график, руководитель (индивидуальный предприниматель) должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.
Если разработали форму графика отпусков сами, и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для этого издайте приказ об утверждении графика отпусков.
ШАГ 6. Знакомим работников с графиком отпусков
Нужно ли знакомить работников с графиком – вопрос спорный[7].
Есть общая норма части 2 статьи 22 ТК РФ об обязанности работодателя знакомить под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами. Роструд в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 указывает, что график отпусков – локальный нормативный акт, соответственно, работодатель обязан ознакомить работников с принимаемыми локальными нормативными актами под подпись.
Чтобы избежать споров с работниками и претензий трудовой инспекции, рекомендуем ознакомить работников с графиком отпусков под подпись.
Чтобы ознакомить работников с графиком, можно дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали самостоятельно двумя дополнительными графами. В одной из которых работники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – укажут дату ознакомления с графиком.
Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый работника укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.
Третий вариант: вести журнал ознакомления работников с графиком отпусков.
Напоминаем, что разделение отпуска на части допустимо только с согласия работника. И в случае срока и проверки, вам нужно будет доказать, что это согласие было получено от работника. Защитить себя вы можете, включив в лист (графу) ознакомления строчку «с разделением отпуска на части согласен» с подписью работника. Например, так:
Если работник откажется ставить подпись, что ознакомлен с графиком отпусков, составьте акт. Но помните, что подпись работника и дата ознакомления не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.
За отказ исполнять график отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, а работника к дисциплинарной[8].
График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
Вопрос 1
Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?
Да, можно. Однако потом придется дополнительно согласовывать с работником конкретную дату начала отпуска.
Независимо от того, известна точная дата отпуска или только месяц предполагаемого отдыха, работника необходимо известить под подпись о времени начала отпуска.
Сделать это нужно не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК).
Если известен только месяц, когда работник уйдет в отпуск, то работодателю придется предупредить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до начала этого месяца.
Таким образом, можно указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска. Однако на практике это неудобно, так как потом нужно дополнительно согласовать с работником конкретную дату отпуска.
- Еще один аргумент в пользу указания конкретной даты — это то, что в соответствии с правилами делопроизводства реквизит «дата» включает в себя число, месяц и год.
- Вопрос 2
- Вправе ли работодатель запретить работникам идти в отпуск в определенные месяцы или иные периоды года из-за особенностей технологического процесса и специфики деятельности организации?
Да, вправе, если отпуск работника может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации. При этом отпуск работника необходимо перенести.
Если есть причины, по которым в определенный период года невозможно предоставить сотрудникам отпуск, то работодатель вправе не планировать им отпуска в этом периоде. Например, если отпуск может неблагоприятно отразиться на ходе работы организации.
Однако отпуск отдельных категорий работников переносить запрещено (см. шпаргалку).
- Вопрос 3
- Может ли организация отказать работникам в предоставлении отпуска, если дата его начала выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?
- Нет, не может, если отпуск предоставляют по графику, и он не влияет неблагоприятно на работу организации.
- Вопрос 4
- Как в графике отпусков указать должность работника, если он временно замещает другую должность?
- Если работник временно замещает другого работника, то в графике отпусков указывайте его основную должность.
- Если работнику оформили временное замещение, то есть дополнительную работу за основного работника временный заместитель выполняет наряду с основной, то в документах он указывает свою основную должность.
- Вопрос 5
- Как в графике отпусков указать должность работника, если он временно переведен на другую должность?
- Если работника временно перевели на другую должность, то необходимо указать временную должность.
Когда работника временно переводят на другую работу, то меняется его должность, которая была в трудовом договоре (статья 72.2 ТК РФ).
Поэтому в период временного перевода работник не имеет никакого отношения к своей прежней должности, за исключением гарантии обратного перевода по окончании срока перевода.
Поэтому если на момент составления графика отпусков работник временно занимает другую должность, то именно эту должность нужно отражать в графике отпусков.
Вопрос 6
Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?
Работодатель вправе сам решить указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы или нет. Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на текущий год или предоставить по соглашению между работником и работодателем и не включать текущий график.
Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на текущий год или предоставить по соглашению между работником и работодателем и не включать текущий график. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 01.03.2007 № 473-6-0.
Шпаргалка
Категории работников, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время
| Категория работников | Основание | Документ, который подтверждает льготу |
| Несовершеннолетние | Статья 267 ТК РФ | Паспорт работника |
| Родители, в том числе приемные, опекуны или попечители, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет | Статья 262.1 ТК РФ | Свидетельство о рождении ребенка, справка, подтверждающая инвалидность |
| Работники, которые награждены знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР» | часть 1, 2 статьи 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ | Удостоверение почетного донора |
| Беременные перед или после отпуска по беременности и родам. По окончании отпуска по уходу за ребенком | Статья 260 ТК РФ | Справка о беременности, больничный, выданный в связи с отпуском по беременности и родам |
| Работники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет. Льгота действует пока младшему ребенку не исполнится 14 лет[9] | Статья 262.2 ТК РФ | Свидетельства о рождении детей |
| Супруг, который хочет воспользоваться отпуском во время отпуска по беременности и родам его жены | часть 4 статья 123 ТК РФ | Справка о беременности, копия больничного, который выдан для оформления отпуска по беременности и родам |
| Супруг военнослужащего, который хочет уйти в отпуск одновременно с отпуском другого супруга | пункт 11 статьи 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ | Справка с места службы, выписка из графика отпусков супруга |
| Участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность |
Новые правила составления графика отпусков на 2021 год
График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя.
Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами.
За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.
Коротко о графике отпусков-2021
К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.
Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.
Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года
Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:
Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах расскажем далее).
Не утверждать в указанный срок график отпусков могут только микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков.
При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.
2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ .
Форма графика отпусков
Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:
При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Скачайте образец заполнения графика отпусков, оформленный на бланке Т-7, в материалах справочной системы Консультант Плюс (это бесплатно).
Особые категории работников в графике отпусков
В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.
Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у: