Если командировку отменили в связи с коронавирусом 2022

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Отмена командировки в связи с коронавирусом

В обычное время оформление командировок сотрудников, представляющих интересы компании, не вызывает у кадровой службы трудностей. Однако сейчас перемещение между городами и даже странами приостановлено из-за страшного заболевания. Не удивительно, что повсеместно наблюдается отмена командировок в связи с коронавирусом. О том, как правильно оформить и задокументировать данный факт, пойдет речь дальше.

В чем необходимость отмены командировок

Приостановка деятельности многих компаний и, соответственно, отмена командировок, обусловлены рекомендациями Минздрава и Минтруда, направленными на построение эффективной системы противодействия распространению коронавируса и защиту населения от разрастания эпидемии.

Следовательно, причинами отмены командировок могут выступить следующие факторы:

• Поездка потеряла свою актуальность из-за разницы подходов городов, регионов, стран к эпидемиологической безопасности, закрытия проектов, замораживания сделок;
• Имеется договоренность руководства с представителями другой компании о переносе событий;
• Отсутствие средств на финансирование поездки и дополнительную обеспеченность способами защиты;
• Подозрение на наличие у сотрудника заболевания.

Процедура отмены может быть запущена:

• От лица генерального директора;
• По обращению работника, который должен был поехать;
• По просьбе руководства другой компании, куда должен был поехать подчиненный;
• По распоряжение органов власти в обязательном порядке;
• По требованиям регионального управления (если этот регион находится в особой зоне опасности).

Сейчас нередки ситуации, когда денежные средства предприятием на организацию командировки уже потрачены, а приказ об отмене вышел после. В таком случае отмена командировки в связи с коронавирусом влияет на проводки бухгалтерии.

Если по отчетности работник успел получить средства, но не отбыл в командировку, то они подлежат возврату. Если подчиненный успел вернуться, он предоставляет авансовый отчет, в котором указывает совершенные расходы (на проезд, проживание, питание и так далее), подтверждая их документально.

Что представляет собой приказ об отмене командировок и зачем он нужен

• Локальный нормативный акт об отмене командировки является официальным документом, содержащим информацию о переносе, запрете или отказе от выезда в командировку, запланированного ранее, заверенную подписью дирекции.
• Приказ служит весомым доказательством для сотрудника в случае возникновения конфликтных ситуаций, приводящих к судебным разбирательствам.
• Помимо этого, акт может рассматриваться в качестве:

• Подтверждения расторжения сделки или неподписания контракта;
• Условия соблюдения трудовых прав работников;
• Приложения к объяснению убытков;
• Защитного аргумента в случае предъявления претензий должностному лицу.

Что должно быть в приказе об отмене командировок

Отмена командировки в связи с коронавирусом закрепляется в приказе, который составляется руководством предприятия по примеру аналогичных документов, если таковые закреплены Положением о документообороте. Если нет, то документ пишется в свободной форме, поскольку четких требований к его внешнем виду и содержанию на федеральном уровне не предусмотрено.

На практике приказ включает такие сведения:

• Название организации, юридический статус;
• Фактический адрес;
• Ф.И.О. руководителя предприятия или его заместителя;
• Если документ направляется другой компании, то указываются реквизиты предприятия;
• Название акта и регистрационный номер;
• Дата составления;
• Основание отмены со ссылкой на соответствующие законы и распоряжения;
• Причины направления в отъезд;
• Ключевые положения приказа и порядок действия;
• Ф.И.О. лиц, на которых возлагалась ответственность за командировку;
• Прикрепляемые приложения;
• Подпись директора и должностных лиц, ознакомленных с приказом.

Скачать образец приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом.

Особенности составления приказа

При составлении и дальнейшем использовании любого нормативного акта существуют различные правила, позволяющие не допускать серьезных юридических ошибок. В данном случае имеют место такие нюансы:

• Работникам необходимо изучить содержание приказа сразу после его издания и раписаться в нем;
• Во избежание штрафа по статьям КоАП РФ работодатель прописывает основание, на базе которого издает приказ;
• Обязательное наличие подписи директора;
• Указывается ответственность за неисполнение действий, отмеченных в документе.

Регистрация и хранение приказа

Приказ об отмене командировки хранится и утилизируется наравне с другими локальными актами компании. Речь идет о 5 годах сохранности в архиве организации и создании специальной комиссии для вынесения решения об утилизации.

Заключение

Таким образом, приказ об отмене командировки является важной частью документирования процедуры отказа от важных поездок, обусловленной социальной необходимостью. Поэтому нужно ознакомиться с имеющимися особенностями его оформления, хранения и утилизации, а при возникновении сложных вопросов целесообразно обратиться за консультацией к юристу.

(19

Компании начали отменять командировки и вводить врачебный контроль — РБК

Российский крупный бизнес начал ввод мер против коронавируса. По рекомендации Роспотребнадзора и Минздрава ряд нефтегазовых компаний отменил командировки за рубеж и массовые мероприятия, а также ввел пункты проверки сотрудников

Илья Питалев / РИА Новости

Роспотребнадзор и Минздрав выпустили рекомендации, на основе которых крупные российские компании издали распоряжения по противодействию коронавирусу. Об этом РБК рассказали несколько источников в крупных нефтегазовых компаниях и частично подтвердили их представители.

В этих распоряжениях речь идет про санитарные меры, сокращение или полную отмену командировок и ограничение массового скопления людей. РБК направил запрос в Роспотребнадзор.

Как «Газпром» и «Транснефть» борются с вирусом

С понедельника, 2 марта, в «Газпроме» и его ключевых дочерних компаниях отменены зарубежные командировки, кроме тех, которые отдельно согласованы руководством.

Об этом говорится в распоряжении заместителя председателя правления Сергея Хомякова, рассказали РБК четыре сотрудника холдинга и два сотрудника его ключевой «дочки», связанной с экспортом газа.

Информацию официально подтвердил представитель «Газпрома».

Сотрудникам также рекомендовано воздержаться от частных поездок за рубеж. Если они отказываются следовать рекомендации, то при возвращении на работу должны посетить врача.

Еще два сотрудника компании рассказали РБК, что узнали об отмене командировок от своего непосредственного руководства на совещании 2 марта. На этом совещании было объявлено, что поездки отменяются из-за сложной обстановки с распространением коронавируса. В распоряжении Хомякова слово «коронавирус» отсутствует, утверждают собеседники РБК.

В рамках дня инвестора «Газпрома», который проходил 13 февраля, другой заместитель председателя правления, глава «Газпром экспорта» Елена Бурмистрова сообщила, что компания перевела в дистанционный формат переговоры с китайскими партнерами по новым маршрутам поставок российского газа.

Руководство «Транснефти» также выпустило распоряжение для сотрудников, призванное предупредить распространение коронавирусной инфекции, рассказал советник президента компании Игорь Демин, отвечая на вопрос РБК.

В число мер вошло ограничение зарубежных командировок и перемещения работников между ее российскими филиалами.

К тому же компания отменила участие в международных конференциях и выставках, усилила меры санитарной безопасности и оборудовала для своих сотрудников, застрахованных по системе добровольного медицинского страхования, несколько пунктов сдачи анализов на коронавирус в московских поликлиниках.

Сотрудникам «Транснефти» не запрещено уезжать в отпуск за границу.

Но в случае, если вернувшийся из поездки человек чувствует недомогание или признаки респираторной инфекции (температура, кашель, насморк), его не допустят на рабочее место и будут рекомендовать пройти обследование.

По словам Демина, предполагается установить тепловизоры на всех входах в офисы. В рамках борьбы с распространением вируса также приостановлены курьерские доставки любых посылок, кроме рабочей корреспонденции.

В «Роснефти» также есть распоряжение о запрете зарубежных командировок, кроме случаев, обусловленных крайней производственной необходимостью, сообщил представитель компании. Проводится информирование работников о мерах профилактики распространения инфекции.

«Сотрудникам рекомендовано использовать одноразовые маски, а при недомогании немедленно обращаться за медицинской помощью», — говорит он.

Кроме того, во всех офисах «Роснефти» для быстрого обследования больших групп людей обеспечена работа специализированной медицинской техники и бесконтактных термометров, установлены дозаторы для обработки рук дезинфицирующими растворами, проводится ежедневная дезинфекция помещений и другие меры защитного характера.

В «Татнефти» с начала марта также отменены зарубежные командировки и рекомендовано ограничить передвижение по России, сообщил РБК ее представитель. «Рекомендовано отменить массовые мероприятия: конференции и семинары, а также зарубежные отпуска. Но запретить уезжать за границу мы не можем», — добавил он.

«РуссНефть» ограничила число совещаний с дочерними обществами и перевела их в режим видеоконференций, сообщил РБК источник, близкий к компании. Он добавил, что зарубежные командировки отменены, а российские ограничены. С сотрудниками также провели разъяснительную работу по рекомендации Роспотребнадзора. Представитель «РуссНефти на запрос не ответил.

Крупнейший российский производитель сжиженного природного газа (СПГ) НОВАТЭК пока не отменял целиком зарубежные командировки сотрудников, рассказали РБК два сотрудника компании. В пресс-службе НОВАТЭКа не ответили на запрос РБК.

Основные нефтедобывающие страны потеряли в совокупности около $10 млрд доходов из-за падения цен на нефть более чем на 15% на фоне вспышки нового коронавируса. Такие данные привела в среду, 4 марта, директор-распорядитель Международного валютного фонда Кристалина Георгиева на совместной пресс-конференции с президентом Всемирного банка Дэвидом Мэлпасом в Вашингтоне (цитата по ТАСС).

Какие меры принимают другие компании

В большинстве российских крупных компаний (не только нефтегазовых) профилактика заражения вирусом ограничивается рекомендациями сотрудникам соблюдать правила гигиены и воздерживаться от поездок в страны с выявленными массовыми случаями заболевания вирусом.

«Северсталь» изучает вопрос ограничения зарубежных командировок сотрудников в связи с коронавирусом, в частности, частично отменяются командировки в Европу, сообщил РБК представитель компании.

Магнитогорский металлургический комбинат запретил командировки работников в Китай и распространяет в трудовых коллективах информационные материалы и специальные памятки по соблюдению правил гигиены при гриппе, коронавирусной инфекции и ОРВИ.

«Росатом» разослал специальные рекомендации по соблюдению гигиены своим зарубежным представительствам и усилил там врачебный контроль за своими сотрудниками, рассказал представитель госкорпорации. На предприятиях «Росатома» в России, по его словам, специальных мероприятий по профилактике коронавирусной инфекции не проводится.

Предприятиям «Ростеха» в области автопрома и электроники приходится частично корректировать работу с поставщиками и искать альтернативные источники поставок деталей, сообщил РБК представитель «Ростеха».

Там ограничили число зарубежных командировок, а также сократили состав делегаций для работы на выставках из-за вспышки коронавируса в мире. «На многих предприятиях «Ростеха» действуют медпункты, где люди имеют возможность проконсультироваться с врачами, а также программа добровольного медицинского страхования.

Компания не поощряет нахождение на работе людей, имеющих явные признаки простудных заболеваний», — добавил представитель госкорпорации.

В одной из крупных российских компаний сотрудникам разослали рекомендации заменить личные встречи с партнерами из стран с выявленными массовыми случаями заболевания вирусом (Китай, Италия, Иран и др.) на телефонные звонки, сообщил РБК ее менеджер.

Вернувшимся из таких стран сотрудникам предлагают перейти на работу из дома на двухнедельный период.

Им также рекомендуют носить с собой антибактериальный гель, не трогать немытыми руками лицо, «не позволять себе оскорбительных заявлений в адрес каких-либо национальностей и не распространять недостоверную информацию, которая может спровоцировать панику».

Другой источник РБК в крупной компании сообщил, что недавно в ее офисах поставили стойки с антибактериальным гелем. Сотрудникам еще одной крупной компании рекомендовали «ограничить объятия и рукопожатия», а для коммуникации отдавать предпочтение современным средствам связи, добавил еще один собеседник РБК.

Число зараженных коронавирусом COVID-19 в мире на 4 марта превысило 92 тыс. человек, умерли более 3 тыс. человек. Изначально заболевание пришло из китайского города Ухань и быстро распространилось по миру. Из-за эпидемии многие ключевые экономические мероприятия отменены. Россия закрыла въезд для китайцев, кроме транзита в другие страны.

Приказ об отмене командировки в связи с коронавирусом: образец

В период коронавируса работодателям рекомендуется отменить все служебные командировки как за границу, так по территории РФ — об отмене поездки составляется приказ.

Правильное оформление данной процедуры позволит грамотно учесть расходы с точки зрения налогообложения.

Обязательно ли отменять командировку в связи с коронавирусом?

Служебные поездки за пределы РФ прекращаются в связи с закрытием границ и запретом на въезд в большинство стран, поэтому отменить заграничные поездки в любом случае придется.

Что касается поездок по РФ между регионами, то организации не обязывают обязательно отменять их, но рекомендуют сократить до минимума подобные командировки.

Необходимо оформить отмену для все тех командировочных поездок, для которых это возможно сделать.

• Такие рекомендации дает работодателям Роспотребнадзор, Минтруд и Минздрав.
• Также работодатель обязан организовать измерение температуры тела и утвердить меры профилактики на предприятии в связи с коронавирусом.
• Процедура отмены зависит от того, оформлена командировка или нет, имеются ли расходы по ней — на билеты, бронь в отеле, выдача суточных работникам.
• Если расходов нет, и приказ о направлении в командировку не составлен, то никаких действий предпринимать не нужно, никакие документы дополнительно составлять не требуется.
• Если расходов нет, но составлен приказ о планируемой поездки, то нужно его просто аннулировать.
• Если оформлены документы и есть расходы (например, куплены билеты на самолет, поезд, оплачена гостиница или бронь в ней, выданы суточные работнику наличными или переведены деньги на карту), то для учета их во внереализационных расходах в целях налогообложения необходимо оформить приказ об отмене командировки, работнику следует составить авансовые отчет о полученных и потраченных деньгах.

Билеты подлежат возврату, бронь — отмене, а неистраченный остаток аванса — возврату работодателю.

Все расходы, которые возникли, могут быть учтены при расчете налога на прибыль в расходах.

Как составить приказ?

Приказ оформляется в свободном виде. Обязательны стандартные реквизиты в виде наименования компании, даты и места издания, номера документа, названия и заголовка. Рекомендуется оформление на фирменном бланке предприятия.

1. Причина издания — необходимость обеспечения техники безопасности и охраны труда в период коронавируса и предотвращение заражения коронавирусом COVID-19.
2. Основание — служебная записка о направлении в командировки, приказ о направлении.
3. Распоряжения руководителя:

• отменить командировку (с указанием данных об этой поездке — ФИО и должность командируемого, место назначение, сроки);
• сдать купленные билеты, отменить бронь отеля;
• работнику сдать авансовые отчет о потраченных средствах и вернуть в кассу или на расчетные счет остатки аванса;
• назначить ответственное лицо за выполнение данных распоряжений.

Руководитель утверждает приказ, а все перечисленные работники в тексте распоряжения ставят свои подписи в знак ознакомления.

Скачать образец

Скачать образец приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом.

Может ли работник отказаться?

Если есть основания для отказа по ТК РФ, то сотрудник вправе отказаться от поездки. При их отсутствии — придется ехать.

Отказаться от командировки может:

• работница с ребенком младше 3 лет;
• работник, воспитывающий ребенка младше 5 лет в одиночку;
• сотрудник, у которого есть ребенок с инвалидностью;
• сотрудник, который должен ухаживать за членом семьи.

Также есть категории трудящихся, которых работодатель не имеет права направлять в служебные поездки:

• несовершеннолетние лица;
• беременные женщины;
• лица с инвалидностью.

Все прочие граждане могут отказаться от командировки только по согласованию с руководством. В своем отказе можно сослаться на страх заражения коронавирусом, особенно, если человека направляют в населенные пункты в РФ с наиболее опасной обстановкой.

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

В условиях пандемии отмена командировок стала частым
явлением. В этой статье мы разберём, можно ли
отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что
должно быть в приказе об отмене командировки и как
правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всём
по порядку.

• Закон не ограничивает компанию в причинах отмены
  командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки
  могут быть разные:
• — потеря актуальности поездки;
• — болезнь сотрудника;
• — семейные обстоятельства командированного;

— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии
и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести
к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине
не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или
неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное —
обосновать отмену поездки и по возможности сослаться
на официальные документы. Это нужно для того, чтобы
у инспекции не возникло лишних вопросов.

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс ещё
не перечислили и билеты в поездку не купили,
достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет.
Документ составляется в произвольной форме на стандартном
бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены
рабочей поездки — например, сослаться на официальные
источники:

В документе необходимо написать имена и должности
работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте укажите
номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен
ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить
свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы
на командировку, потребуется предпринять ещё несколько
шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания
все равно несёт фактические расходы, которые чаще всего полностью
возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов обычно
возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы
и сборы за возврат. Если билеты невозвратные,
их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением
случаев, когда перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем
больше денег вернётся. Пользователи Туту могут сдать ж/д
и авиабилеты в личном кабинете на сайте или
в приложении.

Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат
осуществляется из корпоративного аккаунта. После оформления
возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный
сбор) придут на эл.

почту, также их можно скачать
в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата денег составляет
до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10
рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или
апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при
возврате удерживают сборы за свои услуги. 

Все полученные электронные документы и чеки нужно
распечатать и сдать вместе с авансовым отчётом.

3. Заполнить авансовый отчёт

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие
расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для
отчёта используют стандартную форму АО-1. Заполнять документ
нужно тогда, когда все отчётные документы уже на руках. Сдать
отчёт надо не позднее 3 дней после выхода приказа
об отмене командировки.

В документе напишите:

• размер перечисленного аванса;
• сумму потраченных средств;
• остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия
отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД)
и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращён, то нужно распечатать квитанцию
возврата с указанием удержаний и суммы к возврату.
Если билет невозвратный и его не удалось сдать,
то понадобится сделать скриншот уведомления
от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое
и с бронью отелей.

Подробнее про
заполнение авансового отчета

4. Произвести расчёты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные
документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты,
ему нужно отчитаться о фактических понесённых расходах
в авансовом отчёте. Деньги, которые он позже получит
от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит
из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику,
то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить
на расчётный счёт организации. Некоторые компании могут
удержать суточные из заработной платы по заявлению
сотрудника.

Расходы на командировку сотрудника — это затраты
организации, а не доходы сотрудника. При учёте
их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот
суточные к расходам причислять не нужно, поскольку
работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жильё
со своей карты и при возврате были удержаны сборы,
компания все равно должна возместить работнику полную сумму
расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ
и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены
с корпоративного счёта (например в Туту Командировках), то деньги
возвращаются напрямую на счёт компании.

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают
командировку невозможной именно сейчас, но необходимость
в ней не отпадает. Рассказываем, можно ли перенести
запланированную командировку на другое время.

Перенос командировки законом никак не регулируется,
но это не значит, что он невозможен. По логике,
процесс переноса служебной поездки, как и любой другой
процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную записку
и указать в ней причину переноса командировки. После согласования
служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий
приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник
должен ознакомиться с документом и подписать.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок
(например, несколько дней), возвращать суточные
необязательно — всё равно уже скоро они понадобятся работнику.

Авиабилеты можно обменять на новые даты, если позволяет
тариф. Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто
это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый.

Что
касается ж/д билетов, то их обменять
не получится — только купить другие.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Туту.ру — сервис для организации путешествий
и командировок.
Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок
удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой
или с баланса компании в корпоративном аккаунте. Все отчётные
документы о поездке приходят на эл. почту и доступны
в аккаунте. Подробнее про Туту Командировки

Отмена командировки в связи с коронавирусом: образец приказа

Если предприятие продолжает работать в условиях коронавируса, то вопрос о командировках должен решаться в особом порядке с учетом эпидемиологической ситуации в стране и мире, в некоторых случаях целесообразно оформить отмену запланированной служебной поездки, в том числе в пределах России.

Отменить поездку можно на основании приказа, утвержденного руководителем.

Нужно ли отменять командировку в связи с коронавирусом?

Роструд рекомендовал учитывать реальное положение дел с эпидемией на текущий момент времени при отправке работников в командировки.

В большинстве случае разумнее снизить риски заражения коронавирусом и отменить поездку на некоторое время.

Если командировка уже запланирована, билеты куплены, расходы понесены, то необходимо правильно оформить ее отмену с помощью приказа. Это позволит корректно учесть возникшие затраты организации.

Работник также должен понимать, что сам факт эпидемии в стране с точки зрения ТК РФ не является причиной для отказа от поездки.

Сотрудник может отказать от служебной поездки, если он:

• женщина с детьми до 3 лет;
• одинокий родитель с ребенком до 5 лет;
• родитель ребенка-инвалида;
• ухаживает за больным родственником по мед.показаниям.

• Если же работник — это беременная женщина, несовершеннолетний или инвалид, то его вовсе нельзя отправлять.
• Таким образом, если поездка еще не оформлена и приказ об этом не издан, то для ее отмены не нужно выполнять никаких действий, так как документы не оформлены.
• Если приказ о направлении в командировку оформлен, но расходов не было на текущий момент, то для отмены нужно просто аннулировать изданное распоряжение.
• Если оформлено распоряжение и понесены расходы (на билеты, оплату проживание, выданы суточные), то необходимо оформить приказ об отмене командировки.

Понесенные расходы — это убытки предприятия (включая возможные штрафы за отмену брони, сдачу билетов), относящиеся к внереализационным расходам. Выданные суточные работником возвращаются в кассу или на расчетный счет.

Рекомендуем статьи:

Как оформить приказ об отмене поездки?

Чтобы отменить уже оформленную командировку, которая не состоялась по причине распространения коронавируса или закрытия границ других государств (для зарубежных поездок), обязательно издается приказ об отмене.

Распоряжение составляется в свободном виде и должно содержать следующие данные:

• реквизиты документа — номер, дата, название, заголовок, данные об организации;
• причина издания — например, в связи с закрытием границ между странами, в связи с угрозой распространения коронавируса, с учетом обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий работы для сотрудников;
• распорядительная часть включает указание отменить командировку, сдать билеты, отменить бронь, вернуть выданные деньги работнику с оформлением авансового отчета;
• назначаются ответственные лица за выполнение указанных выше распоряжений;
• приводится перечень документов оснований, связанных с данной поездкой;
• подпись руководителя вводит данный приказ в действие.

1. С утвержденным документом знакомятся под роспись все ответственные лица, в том числе и сам работник, командировка которого подверглась отмене в связи с коронавирусом.
2. При принятии решения руководителю нужно учитывать эпидемиологическую обстановку в РФ на текущий момент, учитывать рекомендации ВОЗ, Роспотребнадзора, Минтруда, Минздрава РФ и не отправлять персонал в поездки без срочной необходимости.
3. Такие действия работодателей позволят предотвратить массовое распространение коронавируса на территории России.

Скачать образец

Скачать образец приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом.

Если командировку отменили в связи с коронавирусом 2020

Пандемия коронавируса в 2020 году отразилась на многих сотрудниках фирм. В том числе кому-то отменили командировки. В данной статье мы говорим про отмену командировки в период коронавируса, возврат авиабилетов и жд билетов в связи с коронавирусом.

Также смотрите:

Причины для отмены командировки

Прежде всего разберемся, какие бывают поводы для отмены командировки.

К наиболее частым и распространенным относят:

• семейные обстоятельства;
• перенос сроков командировки;
• болезнь;
• отпуск сотрудника;
• непредвиденные ситуации;
• форс-мажорные обстоятельства (например, природные катаклизмы).

Введенные разными странами ограничения из-за пандемии тоже можно рассматривать как уважительную причину отмены служебных поездок.

Приказ об отмене командировки

Для того, чтобы отменить командировку, следует составить приказ. В нем необходимо указать прямую причину отмены командировки.

Помимо этого, в приказе нужно указать основание для отмены. Под основанием подразумевают служебную записку, акт или пункт закона, которые имеют непосредственное отношение к распоряжению об отмене.

• Что же касается формы приказа, его (как и иной подобный документ) оформляют произвольно, поскольку на сегодняшний день установленный образец заполнения документа отсутствует.
• Если в организации есть унифицированный шаблон заполнения документа, приказ оформляют в соответствии с установленными локальными правилами.
• С образцом приказа об отмене командировки вы можете ознакомиться и бесплатно скачать далее.

ПРИКАЗ ОБ ОТМЕНЕ КОМАНДИРОВКИ: ОБРАЗЕЦ

Таким образом, в приказе необходимо указывать причину отмены командировки. Например, ограничение въезда на территорию страны командирования или ограничение выезда из РФ по решению Правительства.

Приказ об отмене командировки из-за карантина

Далее поговорим об отмене командировки по причине карантина из-за коронавируса 2020.

В соответствии с распоряжением Правительства РФ от 16.03.2020, с 18 марта на территорию России временно ограничен въезд иностранных граждан и лиц без гражданства. А с 27 марта Росавиация приняла решение о временном прекращении чартерных международных рейсов российских перевозчиков.

Вернемся к оформлению приказа об отмене командировки. В нем следует указать такую причину – профилактические меры по борьбе с коронавирусом.

Также Минздрав рекомендовал:

• отменять командировки сотрудников, прибывших из других стран;
• сажать на 2-недельный карантин.

Этапы оформления отмены командировки в связи с пандемией коронавируса

Далее рассмотрим, какие основные этапы отмены командировки в связи со сложившейся ситуацией в 2020 году.

Во-первых, необходимо оформить приказ об отмене командировки.

Есть 2 варианта: аннулирование и создание нового приказа. Аннулирование ранее изданного приказа можно сделать при условии, что ни выплаты суточных, ни оплаты проживания не было.

Новый же приказ формируют, если была оплата суточных и проживания, проезда.

Образец приказа об отмене командировки из-за коронавируса прикреплен ниже. Его можно бесплатно скачать.

ПРИКАЗА ОБ ОТМЕНЕ КОМАНДИРОВКИ ИЗ-ЗА КОРОНАВИРУСА: ОБРАЗЕЦ

Следующий этап – отмена бронирования билетов и отелей.

Возврат билетов при командировке актуален в сегодняшней мировой обстановке. После того, как приказ издали, необходимо отменить бронирования и сдать билеты. В большинстве случаев за отмену бронирования взимают штрафы или компенсации (в т. ч. это делают гостиницы). В данном случае такие выплаты можно учесть в расходах.

Возврат авиабилетов

Для начала стоит различать вынужденный и добровольный отказы от авиабилетов.

Под добровольным отказом принято понимать прекращение договора по инициативе пассажира, забронировавшего место на самолет. Вынужденный же отказ происходит, если рейс, указанный в билете, отменен или задержан; если не удалось предоставить пассажиру место, рейс или дату, и по другим причинам.

Возврат билетов на самолет при коронавирусе происходит при различных ситуациях. Во-первых, если мероприятие отменили в связи с пандемией коронавируса, но рейс не отменили, – такой отказ будет считаться добровольным.

Если же авиакомпания отменила рейс или вы заболели или находитесь на карантине (по предъявлении документа от врача) – это вынужденный возврат. И вам вернут всю сумму за билет.

Отметим, что при отмене рейсов авиакомпании, как правило, компенсируют расходы на регулярные рейсы.

Но бывают и безвозвратные варианты рейсов – по которым деньги за приобретенные билеты, к сожалению, не вернут.

Также стоит учитывать тот факт, что отмену мероприятия, куда вы не полетели, авиакомпании не считают основанием для полного возврата денежной суммы за билет. В данном случае следует оформлять добровольный возврат билетов (если он, конечно, предусмотрен тарифом).

С учетом того, что многие страны закрыли свои границы, авиакомпании отменяют рейсы. Однако до официальной информации от них отказ от билета считают добровольным.

Возврат ж/д билетов

Возврат денежных средств за железнодорожные поездки, планируемые до 1 июля 2020 года включительно и отмененные в связи с вынужденными обстоятельствами из-за коронавируса, можно сделать дистанционно. При условии, что ваш поезд отменили, вы имеете право вернуть полную стоимость билета без удержания сбора, если возврат билета происходит после отмены рейса.

При покупке невозвратного ж/д билета – на период с 11 апреля по 1 июня 2020 – вы тоже имеете полное право сдать его. Правила возврата в данном случае такие же, как при возврате обычных проездных документов.

Возврат командировочных

Согласно абзацу 2 п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, лица, получившие наличные деньги под отчет, должны вернуть их не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы.

Если же командировка не состоялась, командировочные должны быть возвращены в бухгалтерию организации после издания приказа об отмене (аннулировании) командировки.

Расходы при отмене командировки из-за коронавируса

При коронавирусе возврат билетов считается затратами организации. Эти затраты относят к внереализационным расходам.

При условии, что сотрудник совершал покупку билетов за свой счет, а потом сдал их, это тоже относят к расходам. НДФЛ в таком случае не удерживают.

Если же сотрудник уже получил суточные, он должен вернуть их в кассу или на расчетный счет.

Итоги

Процесс отмены командировки и оформление отказа несложный, однако выполняйте его правильно.

Возврат билетов при отмене командировки из-за коронавируса может происходить по нескольким сценариям. Однако убытки, которые понесла компания в результате действий по сдаче билетов, отказу от гостиниц и т. п., могут быть все приняты в расходы для целей исчисления налога на прибыль.

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Из-за пандемии коронавируса многие компании вынуждены чаще отменять или переносить командировки сотрудников.

Причины могут быть разными: внезапный ввод ограничительных мер в месте назначения, отмена мероприятия или болезнь командированного.

Соответственно, многие задаются вопросом, как в таком случае правильно оформить отмену служебной поездки. Об этом рассказываем в нашем новом материале.

Шаг 1. Выпустите приказ об отмене командировки

Отмена командировки в связи с коронавирусом начинается с издания соответствующего приказа. В его текст необходимо включить следующие сведения:

• основания для отмены поездки
• имена и должности сотрудников, которых затрагивает приказ
• номер приказа о командировке, который аннулируется
• порядок возврата авансовых средств

Внести в приказ об отмене командировки коронавирус в качестве основания для отмены недостаточно — необходимо уточнить конкретную причину (ввод ограничительных мер, приостановка авиасообщения и т. д.) и сослаться на официальные документы, например, рекомендации Роспотребнадзора или распоряжение правительства РФ.

Если же сотруднику еще не был выплачен аванс и суточные на предстоящую поездку, можно ограничиться аннулированием изданного ранее приказа о направлении в командировку.

Шаг 2. Отмените бронирования

После оформления приказа об отмене командировки необходимо отменить бронирование гостиницы и сдать билеты (если только они не были куплены по невозвратному тарифу). 

В большинстве случаев за отмену брони предусмотрены штрафы или неустойки, а из стоимости билетов вычитаются различные сборы. Так что вернуть полную сумму вряд ли получится. Тем не менее, чем раньше вы отменяете бронирования, тем выше вероятность возврата средств.

Шаг 3. Произведите перерасчет средств

Затем сотрудник должен составить авансовый отчет, в котором следует указать, какая сумма была потрачена на покупку билетов и бронирование гостиницы и какую сумму удалось вернуть. К отчету необходимо приложить подтверждающие документы (квитанции о возврате средств, чеки и т. п.). 

Также сотрудник должен будет вернуть выплаченные ему авансовые средства и суточные в кассу компании или перечислить их на расчетный счет. После этого бухгалтерия производит перерасчет средств. При этом штрафы и комиссии за отмену бронирования рассматриваются как внереализационные расходы и поэтому не требуют удержания НДФЛ и страховых взносов.