Электронная трудовая книжка в 2022 году

С 2020 года на всех работников вводится ЭТК — электронная трудовая книжка. Отказаться от неё нельзя, можно только выбрать, сохранить ли при этом и бумажную: у тех, кто не написал заявление на переход на электронную книжку, она пока дублируется и в бумажном виде. А у тех, кто устраивается на первую работу в 2021 году, выбора уже нет — ЭТК заводится автоматически.

Я перешла на ЭТК в 2019 году и пока не замечаю никаких неудобств.

В электронной книжке оказались даже сведения о моих подработках в школьные годы, записей о которых не было в моей бумажной книжке — а это плюс несколько месяцев к моему общему стажу.

В этой статье расскажу, кому и зачем нужна электронная трудовая, нужно ли писать заявления на переход и что от этого изменится в жизни работников.

Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.

Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно.

Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ.

Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.

Электронная трудовая книжка — это, по сути, просто способ хранения данных о том, кем, когда и где человек работал в цифровом виде. Эти сведения хранятся на информационных ресурсах пенсионного фонда.

Закон о переходе на ЭТК действует с 1 января 2020 года, но до 2027 года электронные и обычные трудовые будут иметь одинаковую юридическую силу. При этом у тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажных трудовых не будет.

В ЭТК хранятся примерно те же данные, что и в бумажной версии, но есть и различия:

У ЭТК есть преимущества перед бумажной трудовой:

Быстрый доступ к сведениям. Выписку из трудовой можно за пару минут получить через личный кабинет на Госуслугах. Не надо обращаться к работодателю, писать заявление на выдачу копии и ждать до трех дней.

Удалённое оформление пенсии. ПФР сможет оформить пенсию, не требуя личного посещения и дополнительных документов.

Проще получать пособия и другие соцвыплаты от государства. С ЭТК любые госорганы смогут получить нужные данные от пенсионного фонда, не придётся приносить для оформления выплат заверенную копию трудовой.

В ЭТК меньше ошибок. Форма СЗВ-ТД, которую будут заполнять работодатели для внесения данных в книжку, одинакова для всех. Поэтому кадровики не смогут проявить самодеятельность в оформлении книжки.

ЭТК удобнее для приёма на удалённую работу. При трудоустройстве нужно отправить работодателю выписку из книжки, которую можно получить на Госуслугах вместо сканированных страниц бумажной трудовой книжки.

Электронную книжку невозможно потерять или испортить в отличие от бумажной. Можно не переживать, если случится пожар или потоп: многолетний стаж не потеряется, проблем при оформлении пенсии не возникнет.

Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:

Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.

Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.

Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно через личный кабинет на портале Госуслуг.

???????? Портал государственных услуг Российской Федерации 

Выписка заверена электронной подписью сотрудника пенсионного фонда и юридически ничем не отличается от бумажного документа

При необходимости в отделении ПФР или МФЦ можно получить и бумажную выписку. Она выдаётся по форме СТД-ПФР — если на новой работе у вас просят СТД-ПФР, значит, нужна именно она.

— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.

— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.

— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.

Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.

ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.

Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.

Тысячи вакансий по всей России

Найти работу

Марина ВасильеваРедактор: Анна Сафронова

Электронные трудовые книжки в 2022 году

Всех трудоустроенных и трудоспособных граждан России волнует вопрос о том, будут ли введены электронные трудовые книжки в 2022 году? Такие документы действительно планируется внедрять в ближайшее время, а переход на них имеет некоторые особенности. Все важные нюансы и пояснения – ниже в тексте.

Электронные книжки: суть понятия и законодательная база

Что представляет собой электронная книга, которую скоро сможет получить каждый трудоустроенный россиянин? Это некий аналог привычного документа сотрудника, имеющий современный цифровой формат и лишённый бумажного носителя.

В электронной книжке будут иметься практически все те же сведения, которые фиксировались в обычных бумажных книгах. Это:

• личная информация сотрудника, а именно его ФИО и дата рождения;
• данные о профессиональной деятельности: специальность, занимаемая должность, полученная в ходе обучения профессия, а также уровень квалификации и название структурного подразделения;
• вид выполняемых рабочих обязанностей;
• тип фиксируемого кадрового мероприятия: приём на новое место деятельности, перевод на другую работу или увольнение (с указанием причин прекращения действия трудового соглашения с сотрудником);
• даты перечисленных выше мероприятий (приёмов, переводов и увольнений);
• места осуществления трудовой деятельности (наименования работодателей);
• документальные основания того или иного кадрового мероприятия с указанием их видов, дат составления бумаг и присвоенных номеров.

Полезная информация! В новых вводимых электронных трудовых книжках не будут фиксироваться лишь сведения о полученном работником образовании и о назначенных ему вознаграждениях (ранее это указывалось).

Внедрение нового формата регламентируется на законодательном уровне, и федеральный закон под номером ФЗ-439 уже принят, так что приказ о переходе есть и вступил в юридическую силу.

Согласно изменённому законодательству, в Трудовой кодекс вносятся некоторые корректировки, затрагивающие порядок формирования информации об осуществлении гражданином трудовой деятельности (изменяется статья 66.1 ТК).

Переход россиян на электронный формат

Когда введут электронные трудовые книги современного цифрового формата? Их формирование уже стартовало в начале 2022-го года, так что фактически электронный вариант уже был внедрён. Но у всех ещё есть время определиться до окончания 2022-го. С 2022-го же бумажные книги перестанут оформлять для новых поступающих сотрудников, не имеющих стажа.

Что делать, чтобы перейти на новый вид трудовых книг? Сразу стоит отметить, что переход будет добровольным для всех тех, кто уже имеет бумажные книжки.

За каждым трудоустроенным гражданином законодательно закрепляется право выбора старого привычного или нового цифрового формата.

И принять решение нужно будет за 2022-ый, так как с 1 января 2022-го уже начнут действовать новые правила формирования отчётности работодателями.

До конца 2022-го каждый сотрудник штата организации составляет заявление: либо о сохранении бумажного носителя, либо о переходе на другой формат. Если выбран последний вариант, тога работодатель выдаёт на руки работнику его трудовую и более не принимает. В ином случае документ остаётся у руководства и выдаётся только при увольнении для последующего предоставления в иную организацию.

Если по каким-либо причинам в течение 2022-го переходного года работник не имел возможности написать заявление, он вправе сделать это позже – в 2022-ом.

К таким сотрудникам относятся временно не исполнявшие трудовые обязанности (например, находившиеся в отпусках, в том числе в декретных), отстранённые от выполнения рабочих обязанностей, нетрудоспособные, а также не состоявшие в трудовых соглашениях в течение 2022-го года (являвшиеся в этот период безработными).

Особенности получения сведений

Доступ к электронным трудовым книгам будет открытым для владельцев. И получить сведения можно несколькими способами:

1. У последнего работодателя, который предоставит информацию, относящуюся к рабочей деятельности в этой конкретной организации. Нужно обратиться к руководству с соответствующим заявлением.
2. У бывшего работодателя, если потребовались данные с прошлого места работы.
3. В клиентской службе территориального отделения ПФ.
4. В одном из многофункциональных центров (МФЦ).
5. Через единый портал Госуслуг (при наличии подтверждённой учётной записи).
6. В личном кабинете пользователя официального сайта Пенсионного фонда.

Возможно запросить данные в электронном формате, например, на карту памяти или электронную почту. Но также можно заказать выписку на бумажном носителе. Предоставление сведений осуществляется без привязок к местам трудовой деятельности или проживания граждан.

Преимущества и недостатки трудовых книг электронного формата

Трудовые книги электронного формата имеют и положительные, и отрицательные стороны. Для начала проанализируем все их преимущества:

• Невозможность потерять трудовую книгу. На руки ничего не выдаётся, а все сведения находятся на хранении в ресурсах Пенсионного фонда.
• Быстрый и простой доступ к интересующим сведениям. Их при желании легко и в короткие сроки сможет получить любой сотрудник.
• Уменьшение вероятности внесения неточных, недостоверных или ошибочных данных о профессиональной деятельности (они будут проверяться и корректироваться по необходимости).
• Появление удобных возможностей удалённого трудоустройства (дистанционно в онлайн-режиме без предъявления бумажного документа).
• Возможность оформления пенсий по сведениям лицевых счетов без дополнительных обязательных документальных доказательств.
• Уменьшение расходов работодателей на делопроизводство. Это существенная экономия за счёт отказа от приобретения бумажных книг, отсутствия необходимости их хранения и заполнения.
• Возможность применения электронной трудовой для получения ряда государственных услуг.
• Сохранность хранящихся данных и обеспечение их защиты.
• Появление новых перспектив анализа и систематизации сведений работодателями или гос. органами.

Теперь рассмотрим существующие недостатки:

• Нет стопроцентной уверенности в безопасности цифровой информации. Всегда существуют риски утечки из баз данных в результате хакерских атак.
• Вероятность полной утери информации, например, из-за поломок серверов систем, сбоев в программном обеспечении организаций-работодателей или Пенсионного фонда.
• В новую электронную трудовую книгу будут вноситься только данные с 2022-го года. Все сведения, имевшиеся до этого периода, останутся в прежних бумажных документах, которые придётся сохранять. То есть фактически лицам, выбравшим цифровой вариант, придётся использовать две книги, что не совсем удобно.

Что следует знать всем работодателям

Есть важная информация и для работодателей, ведь именно они будут с 2022 года отвечать за своевременную передачу сведений о сотрудниках. Уже с 2022-го для всех организаций и ИП обязательной становится обязанность по ежемесячной отправке данных: они направляются в Пенсионный фонд не позже, чем пятнадцатого числа каждого месяца, следующего за отчётным (в котором осуществлялось то или иное кадровое мероприятие).

Как вести электронные трудовые и как часто вносить в них новые данные? Отчёты формируются только при наступлении связанных с трудовой деятельностью событий: при приёмах и увольнениях сотрудников, их переводах внутри компании, составлении работником заявления о выборе формата трудовой книги, при присвоении новых профессий, квалификаций или должностей, корректировках в данных об организации (в адресе, названии), а также при запретах на некоторые виды деятельности по решениям суда.

С первого января 2022-го при приёмах или увольнениях, а также прочих кадровых мероприятиях информация об этих действиях будет обязательно предоставляться работодателями в ПФ не позже дня (рабочего), следующего за датой составления документа-снования для увольнения или приёма.

Полезно знать! Взаимодействие всех работодателей с Пенсионным фондом будет по-прежнему выстраиваться в уже существующем формате, то есть с использованием соответствующих форм. Но также предполагается новый отчёт – СЗВ-ТД.

Для всех работодателей 2022-ый станет переходным периодом, в течение которого нужно будет осуществить ряд мероприятий в следующем порядке:

1. Принятие соответствующих нормативно-правовых актов либо изменение существующих. Корректировки вносятся с учётом мнения профсоюза (при наличии такового) и выборного органа.
2. Подготовка и вынесение на обсуждение изменений, вносимых в соглашения с сотрудниками в порядке Трудового кодекса.
3. Обеспечение полного оснащения для своевременного предоставления данных в Пенсионный фонд с целью последующего хранения информации о рабочей деятельности в ресурсах ПФ.
4. Уведомление всех работников из штата в письменной официальной форме о том, какие вносятся изменения, касающиеся формирования и систематизации данных о рабочей деятельности в электронном формате. Также сотрудников уведомляют об их законном праве сделать выбор в пользу цифрового или бумажного формата с подачей соответствующего заявления. Всё это должно быть доведено до всех трудящихся в организации людей до тридцатого июня 2022-го года.

Если тот или иной сотрудник составил заявление о сохранении бумажного носителя трудовой книги, то его работодатель обязуется продолжать заполнять эту книжку, но при этом он должен также вести и документ в электронном формате.

Волнующие вопросы и ответы на них

Напоследок рассмотрим волнующие вопросы с ответами:

• Выкидывать ли старую бумажную трудовую книжку после перехода на электронную? Нет, она хранит сведения о профессиональной деятельности до 2022-го года и является полноценным действующим документом.
• Будут ли защищаться сведения? Да, информационные системы ПФ аттестованы по законам о защите сведений. А многолетний опыт демонстрирует высокую степень защищённости данных от утечек или взломов. Так что утеря информации и попадание её в руки злоумышленников практически невозможны.
• Как предъявлять электронную трудовую книгу новым работодателям? Либо в электронном формате с наличием цифровой подписи, либо в распечатке на бумаге. В обоих случаях сведения новым руководством переносятся в систему кадрового учёта.
• Кто будет иметь доступ к трудовым электронным книгам? Во-первых, непосредственно их владельцы. Во-вторых, просматривать информацию смогут работодатели (в том числе потенциальные, анализирующие кандидатов на вакантные должности).
• Когда начнут принимать только электронный формат? Он уже используется с 2022-го года, но с 2022-го перестанут выдавать новые бумажные книги (в 2022-ом они пока ещё выдаются). При этом граждане, отказавшиеся от цифрового варианта документа, смогут продолжать использовать привычный «книжный» бессрочно (их никто не обязует принудительно переходить на новый вид).
• Если сотрудник откажется от бумажной книги, сможет ли он изменить своё решение в дальнейшем? Нет, переход окончательный и безвозвратный, так как выдача привычных книжек полностью прекращается.

Это были все последние новости о новых трудовых книжках электронного формата. И теперь вам известно всё о цифровых документах, их оформлении и использовании.

Как оформить электронную трудовую книжку в 2022 году

31 августа 2022, 10:15

Рассказываем, как оформить электронную трудовую и что делать с её бумажной версией

Процесс перевода россиян на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход на новый формат документов о трудовой деятельности проводится только с добровольного согласия человека.

Исключением являются те, кто начал свою рабочую деятельность с 2021 года. У новоиспеченного работника все сведения о периодах работы сразу ведутся только в электронной трудовой книжке без оформления её бумажной версии. 

Какие данные заносятся в электронную трудовую книжку? 

Электронная трудовая книжка содержит практически тот же самый перечень информации, который раннее записывался в её бумажную версию, это:

• информация о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• код выполняемой функции;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

Если работник решает сохранить бумажную трудовую

1. Работодатель должен продолжить вносить сведения о трудовой деятельности как в электронную, так и в бумажную трудовую.

2. Сохраняется право на ведение трудовой книжки при дальнейшем трудоуйстройстве в другое место.

3. Сохраняется право передумать и подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде.

Обязанности и права работодателя при ведении электронных трудовых книжек

• Работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель отдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче бумажной трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную версию.
• Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
• При заключении нового трудового договора будущий работник, который поступает на работу, предоставляет работодателю сведения о прошлой трудовой деятельности как в бумажнмо, так и в электронном виде вместе с трудовой книжкой. 
• В случае, если работник заметит, что информация о трудовой деятельности заполнена неверно или не описана полностью, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и предоставить их в Пенсионный фонд России.

Работодатель несет ответственность:

• за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
• за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
• за непредставление в установленный срок либо представление неполных или  неверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган ПФР;
• за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.

Можно ли вести трудовую книжку, как раньше, в бумажном формате?

Все, у кого трудовая книжка существовала до 2020 года, могут сохранить ее в традиционном бумажном виде. Если человек впервые устраивается на работу после 2021 года, данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выкидывать?

Если человек выбрал электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая полностью теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Как можно получить сведения из электронной трудовой книжки?

Информацию можно получить через личный кабинет на сайте ПФР.

Либо получить в бумажном виде, подав заявку:

• работодателю (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в пенсионный фонд?

В случаях приема на работу или при увольнении сведения о деятельности работника должны представляться не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или увольнении работника.

Сведения о переводе работника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки передаются не позднее 15-го числа, следующего за отчетным месяцем.

Что будет с моим трудовым стажем в случае сбоя или утечки данных ПФР?

Сбой или взлом базы, которые влекут за собой изменения или уничтожение данных, практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в различных системах хранения, что исключает риск полной потери данных работников.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о своей трудовой деятельности;
• практически полная минимизация ошибок, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• удобство и дополнительное возможности для дистанционного официального трудоустройства;
• снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий;
• отсутствует возможность утери трудовой книжки. 

Ранее мы рассказывали, как и где оформить документы в Ставрополе.

Ранее ставропольцам рассказали, как не заразиться ВИЧ-инфекцией. Тему обсудили в проекте АТВмедиа «Наше время». На интересующие жителей вопросы ответили врач, психолог-нарколог, сотрудник образовательного учреждения и священник. Подробнее читайте по ссылке.

Электронные трудовые книжки: что нужно знать работодателю и работнику КонсультантПлюс

Федеральные законы от 16.12.2019 N 436-ФЗ и N 439-ФЗ вводят обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде (далее также – «электронная» трудовая книжка), которые будут постепенно заменять классическую трудовую книжку. Изменения вступают в силу с 1 января 2020 года и затрагивают как работодателей, так и работников.

Для работодателей

С 2020 года вводится обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи заявлений о выборе между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой.

Данные сведения вместе с ФИО и СНИЛС направляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные выше случаи. При первом направлении должны быть одновременно представлены сведения по состоянию на 1 января 2020 года.

• До 1 июля 2020 года работодатели должны письменно уведомить всех работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве сделать выбор между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой.
• Кроме того, в течение 2020 года работодатели при необходимости обеспечивают принятие (изменение) локальных нормативных актов, подготовку и обсуждение изменений в соглашения и коллективные договоры.
• Для работников

Закон предписывает всем работникам подать до 1 января 2021 года заявление о продолжении ведения «бумажной» трудовой книжки или о переходе на «электронную». В последнем случае трудовая книжка выдается работнику на руки, а работодатель перестает отвечать за ее ведение и хранение. Если же работник не подаст никакого заявления, то за ним сохранится «бумажная» трудовая книжка.

Реализовав право на дальнейшее ведение трудовой книжки, работник сохранит данное право при последующем трудоустройстве. При этом закон предусматривает возможность изменить решение и подать в дальнейшем новое заявление о переходе на «электронную» трудовую книжку.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, будут вправе сделать это в любое время. К таким лицам закон относит, например, работников, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы.

В отношении лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, будут формироваться сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Трудовые книжки на них оформляться не будут.

Материалы по теме:

Электронная трудовая книжка: что это такое, как она выглядит и как с ней работать, как перейти в 2022 году

Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.

При приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

1. Человек впервые устраивается на работу.
2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
2. В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

1. Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР.

Сотрудник может сам запросить справку напрямую в ПФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

В 2022 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Никаких исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в ПФР.

Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

• после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
• до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.

У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.

Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:

1. Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
2. Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
3. Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
4. Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.

Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.

Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее самостоятельно.

Такое заявление означает, что теперь трудовая работника будет в электронном виде, а бумажную он получит на руки

Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.

Пример записи о переходе в бумажной трудовой

Название графы Что писать

Графа 1 «№ записи»	Порядковый номер записи
Графа 2 «Дата»	Дата выдачи трудовой книжки на руки
Графа 3 «Сведения о работе»	«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»
Графа 4 «Наименование, дата и номер документа…»	Дата подачи заявления

Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат трудовой.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.

Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. Если с человеком заключен договор ГПХ, сдавать форму не нужно.

Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в форму:

• информацию о компании или ИП, где работает сотрудник;
• информацию о работнике: Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС, должность;
• сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении;
• информацию о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать форму надо каждый раз, когда:

• сотрудника приняли на работу;
• уволили;
• перевели на другую должность;
• присвоили новую квалификацию или специальность;
• сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.

Заполненная форма СЗВ-ТД

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

• если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня;
• в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.

Форма утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 10 человек, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если больше 10 — только в электронном.

Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Ответственным может быть только один сотрудник.

Как назначить ответственного:

1. Внести изменения в должностную инструкцию для сотрудника.
2. Издать приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника.

Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.

п. 42 порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н

Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.

Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в пенсионном фонде.

У работодателя. Чтобы узнать трудовой стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной.

Если сотрудник хочет узнать страховой стаж, он может запросить у работодателя форму СЗВ-СТАЖ. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку или СТД-Р, а также форму СЗВ-СТАЖ независимо от того, попросил сотрудник документ или нет.

На Госуслугах. Трудовой стаж можно узнать из формы СТД-ПФР. Для этого нужно в мобильном приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В отличие от СТД-Р, в выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.

Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.

В пенсионном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте ПФР. Там выбрать раздел «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».

Вход в личный кабинет на сайте ПФР

Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.

Первая страница выписки. ПФР пришлет ее в день обращения. Ее могут получить те, у кого бумажная трудовая и те, у кого только электронная трудовая

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Плюсы для работодателя:

Сокращается объем бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.

При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

Для сотрудника:

Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе будут храниться в общей базе пенсионного фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

• уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
• начать сдавать форму СЗВ-ТД;
• внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Если в 2022 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:

• для ИП — до 5000 ₽;
• для малых предприятий — до 5000 ₽;
• для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

1. В 2022 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать форму СЗВ-ТД.
3. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую СЗВ-ТД или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.

Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

1. Фамилия, имя и отчество.
2. Место его работы.
3. Должность, профессия, специальность или квалификация.
4. Структурное подразделение.
5. Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
6. Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
7. Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
8. Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

В нём работодатель указывает сведения:

1. О приёме на работу с указанием должности.
2. О переводе на другую должность.
3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
4. Об увольнении.

Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

• о сохранении бумажной трудовой книжки;
• о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки.

Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут.

Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе.

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме СТД-Р.

В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Кстати, решать задачи, связанные с мобильной связью, тоже можно онлайн. Следить за балансом номера, подключать и отключать услуги удобно через приложение Мой МТС.

Новый формат трудовых книжек: что изменилось в 2022 году

В 2022 году электронные трудовые книжки стали обязательными. Теперь все сведения о том, когда человека взяли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд в цифровой форме. Как оформить электронную трудовую книжку, как найти ее и что делать тем, кто устраивается на работу впервые?

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже является трудовая книжка. Совсем недавно она могла быть только бумажной. При трудоустройстве работник передавал книжку в бухгалтерию. Работодатель хранил документ у себя, вносил данные о трудовом статусе сотрудника, а при увольнении отдавал обратно.

Никакой отчетности в ПФР по кадровым операциям не передавали. Если работодатель терял книжку, работнику было трудно восстановить данные о трудовом стаже.

С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. C этого момента данные о трудоустройстве хранятся в ПФР — работодатель обязан отправлять туда электронный отчет по всем кадровым операциям.

Оцифрованных трудовых книжек нет — есть база данных, а сотрудники вместо серо-зеленой книжечки получают электронные выписки. Содержание документа не изменилось:

• место работы и должность;
• профессия и квалификация;
• дата приема, увольнения или перевода на другую должность;
• данные о работнике;
• вид поручаемой работы;
• причины прекращения трудовой деятельности.

В электронной версии трудовой книжки также указан СНИЛС работника, но нет данных о награждении.

Переход на электронные трудовые книжки осуществлялся в несколько этапов. До 31 декабря 2020 года сотрудникам предлагали подать заявление о желании/отказе перейти с бумажной версии документа на электронную.

Для сотрудников, которые решили оставить бумажные трудовые, практически ничего не изменилось — теперь работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в две версии книжки, а также передает отчетность в ПФР.

К январю 2021 года только 5,1 млн человек отказались от бумажного носителя — причина в недоверии к электронным базам данных и возможных ошибках. Однако желающих становится всё больше — цифровая книжка дает возможность пользоваться документом дистанционно: при устройстве на новую работу достаточно скачать выписку и отправить работодателю.

Вы всё еще можете получить трудовую книжку в электронном формате, если у вас остался ее бумажный вариант — достаточно подать заявление работодателю.

Он должен будет зарегистрировать новый документ и отдать вам старый в течение трех рабочих дней после обращения, если вы не планируете использовать бумажную версию трудовой. Обратный переход уже невозможен.

Новые трудовые книжки с 2021 года выдаются только в цифровом формате.

Данные из трудовой книжки можно получить в любой момент любым из способов:

1. Через портал Госуслуг.
2. В отделении МФЦ.
3. Через работодателя.
4. С помощью запроса в ПФР.

Данные из пенсионного фонда предоставляются в формате выписки по форме СТД-ПФР, данные от работодателя — по форме СТД-Р. Оба документа заверяются электронной подписью и по юридической значимости равны бумажной трудовой.

В выписке от работодателя указывают только сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской.

В документе из ПФР отображаются данные по всем работодателям, включая данные о трудоустройстве до 2019 года. Однако это просто наименование работодателей и периоды работы у них.

Чтобы подтвердить свой стаж до 2020 года, потребуется предъявить бумажную трудовую книжку или заказать выписку о состоянии лицевого счета в ПФР.

МФЦ выдают только бумажный вариант. Госуслуги, работодатель и ПФР могут выдавать как бумажную, так и электронную выписку по желанию работника. Услуга бесплатная.

Иллюстрация: Diy13 / IStock