Журнал учета личных дел работников: образец

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков. Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.

2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Вид основного раздела журнала:

Как оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа.

На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер.

Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

В состав документов личного дела могут быть включены:

заявление сотрудника о приеме его на работу;
трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
копия документов о получении образования;
выписки из приказов об утверждении в должности;
должностная инструкция;
характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
документы о награждениях, поощрениях;
сведения о нарушениях, взысканиях;
иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

название документа;
дата подшивки документа;
количество листов внесенного документа;
при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации и учета личных дел: Скачать бесплатно образец

Характеристики товара

Бренд: Кадры в порядке
Артикул: КД-34
Тип: журнал
Область применения: Кадровое делопроизводство
Комплект: N
Количество в упаковке: 1
Формат: А4
Количество листов: 32
Ориентация: вертикальная
Тип обложки: мягкая
Материал обложки: золотистый картон
Съёмная обложка: Есть
Количество страниц: 64
Нумерация страниц: да
Тип бумаги: офсетная
Плотность бумаги: 80 г/м2
Печать: цифровая
Рабочая поверхность листа: двусторонняя
Тип крепления: скрепки
Прошнурован: Да
Тип шнуровки: Лента
Опломбирован: Да
Тип пломбы: Номерная голографическая
Вес (грамм): 200
Длина (мм): 288
Ширина (мм): 210
Высота (мм): 6
Толщина (мм): 6
Цвет : золотистый
Страна изготовитель: Россия

Образец журнала учета и регистрации личных дел работника

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.

Личное дело: что туда входит

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
- кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
характеристики на работника;
дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

наименование самого документа;
день, когда эта бумага была подшита в папку;
число листов, содержащихся в данном документе;
если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

Правила заполнения журнала

В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:

номер записи по порядку;
регистрационный номер личного дела;
дату оформления личного дела;
фамилию, имя и отчество работника;
табельный номер;
место хранения личного дела;
дату закрытия ЛД;
причина закрытия ЛД;
дата сдачи в архив;
примечания.

[docs]

Все эти сведения должны быть записаны аккуратным разборчивым почерком, по возможности необходимо обойтись без исправлений в словах, а также не допускать помарок. Цвет чернил для заполнения титульного листа может быть чёрным, синим либо фиолетовым.

После этого в папке идут уже непосредственно документы. Их подшивают после титульного листа ровно в той последовательности, которая соответствует времени их оформления либо предоставления сотрудником.

Личные дела всех работников сшиваются. Также требуются фиксировать их в специальном журнале, который создаётся с этой целью.

Требования к хранению документов

Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты.

Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия.

При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.

Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию.

Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем.

Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.

Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.

Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

В данном видео содержится информация о личных делах работников.

Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2017 году

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт.

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях.

Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих.

В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

руководство и заместители;
эксперты компании;
работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение — письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа — образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

Ф.И.О. сотрудника;
дату заключения договора;
дату составления дела;
порядковый номер.

Образец заполнения обложки личного дела поможет начинаючему кадровику привести документы в порядок

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

заполненная при приёме на работу анкета;
заявление о приёме на работу;
ксерокопия приказа;
копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
копии ИНН и СНИЛС;
документ об образовании;
персональная карточка и фотография;
рекомендации от предыдущих работодателей;
копия трудового договора;
опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
справки, приказы о переводе;
документы о премиях и штрафах;
справки об уровне дохода;
грамоты, дипломы;
прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело — закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись — образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Образец заполнения описи

Наименования столбцов внутренней описи:

номер по журналу учёта личных дел;
индекс документа — согласно номенклатуре;
дата составления документа;
дата принятия документа в дело;
примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц.

Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы.

В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

порядковый номер;
номер дела;
Ф. И. О. сотрудника и должность;
дата формирования дела;
дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности.

Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату.

К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления.

Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

Журнал регистрации личных дел работников 2022: скачать образец, особенности заполнения и учета

Закон предусматривает право или обязанность разных категорий работодателей (государственных и частных) вести на каждого из своих сотрудников личное дело.
В досье сотрудника содержится основная информация о нем как о работнике с приложением документального подтверждения в виде копий удостоверения личности, трудовой книжки, трудовых наград и пр.
Личное дело содержит информацию, не подлежащую разглашению, и относится к документации с особыми условиями хранения.
С целью учета всех досье, а также для упрощения поиска необходимых сведений, на предприятии (в организации) заводятся журналы регистрации.

Нужно ли вести учет?

Законодатель предусмотрел обязательство по оформлению на каждого сотрудника личного дела исключительно для работодателей, отнесенных к государственной или муниципальной сфере.

Для работников, занятых на госслужбе, нормативно-правовыми актами зафиксирован перечень документации, которая содержится в досье, а также способы и условия его хранения.

В связи с удобством сбора сведений о сотрудниках путем ведения на каждого из штата трудящихся личного дела, такие документы используются и на предприятиях (в организациях) частного сектора.
Журнал регистрации дел трудящихся вносится в номенклатуру государственных структур в обязательном порядке, поскольку в указанных заведениях досье – обязательный элемент делопроизводства.
Компании частной принадлежности вправе заводить досье на своих трудящихся, а с целью удобства поиска необходимой информации и фиксации основных сведений о личном деле вести журналы их учета.
Также законодатель закрепляет требование, что лицо, ответственное за оформление и ведение личного дела, обязуется ознакамливать с ним сотрудника, в отношении которого оно ведется, с перечнем документации и общей информации, которая содержится в досье.
Работник, пройдя процедуру такого ознакомления, обязан проставить подпись.
При наличии книги учета и регистрации – подпись проставляется именно в ней, а при отсутствии – в отдельном ознакомительном листе.
В связи со спецификой информации, которая содержится в досье работника (личные сведения, не подлежащие передаче третьим лицам), книга учета и регистрации личных дел также должна храниться в недоступном для посторонних лиц месте.

нужна ли опись для личного дела;
как выглядит анкета для личного дела.

Как оформить правильно?

За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.

Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле. В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.

Сотрудник, который назначен приказом руководства как ответственный за внесение ведомостей в личное дело, также отвечает и за ведение журнала их регистрации.

Законодатель не выдвигает особенных требований к представленной книге учета. Она может быть составлена в произвольном порядке, скачана из интернета или приобретена в отделе канцелярии.

Количество срок и граф также зависит от ведомостей, которые проставляются в соответствующем журнале.
Как правило, журнал учета содержит порядковые номера досье, ведомости, в отношении кого из работников заведено дело, год оформления (при увольнении трудящегося и год закрытия), количество листов содержания папки, информация об ознакомлении работника, в отношении которого ведется дело с проставлением подписи и даты ознакомления, а также подпись работника, ответственного за ведение личного дела.
Работодателям предоставляется возможность принимать решение о ведении журнала учета и регистрации досье на работников предприятия (организации) в электронной форме.
В таком случае ознакомление трудящегося с ведомостями дела отмечается в отдельном листе ознакомления.
В рукописной книге сведения вносятся уполномоченным работником от руки, гелиевой или шариковой ручкой синего или черного цвета.
Ведомости, внесенные в журнал регистрации должны полностью соответствовать сведениям, содержащимся на обложке личного дела.
При внесении информации в книгу учета не допускается наличие ошибок, помарок или исправлений.
При внесении изменений в личное досье, они в обязательном порядке должны отображаться в указанном журнале.

Скачать бесплатно образец

Скачать образец журнала для учета и регистрации дел сотрудников – word.

Выводы

Для удобства использования информации и поиска необходимой документации, на предприятиях (в организациях) ведутся книги учета личных дел работников.

Представленные акты заполняются уполномоченными сотрудниками в соответствии с общими требованиями действующего законодательства и правилами делопроизводства.

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения.

Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником.

Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения

Процесс систематизации личных дел в журнале может быть осуществлен в нескольких вариантах:

При помощи порядковой нумерации дел.
С использованием алфавитного указателя.
С разбивкой на структурные подразделения компании или категории должностей.

Ответственность за оформление личных дел и их регистрацию возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника, которому приказом руководителя вменены соответствующие обязанности. Журнал регистрации личных дел работников, образец которого на предприятиях может иметь индивидуально разработанные формы бланков, после внесения в него сведений подписывается ответственным лицом.

Фиксации в журнале подлежат все заводимые на учреждении личные дела. Заполнению подлежит каждая графа. При необходимости форму бланка можно видоизменять – вводить дополнительные ячейки для данных или убирать лишнюю информацию. Вносимые исправления отражаются в специальном поле – «Примечания». Все записи должны быть пронумерованы.

Журнал учета личных дел работников, образец его оформления, должен содержать сведения о:

порядковом номере производимой записи;
номере, присвоенному конкретному личному делу;
дате заведения указанного личного дела;
дате закрытия дела;
Ф.И.О. работника;
табельном номере рабочего;
при проставленной дате закрытия дела обязательно указывается причина этого действия;
местах нахождения дел;
дате сдачи дела в архив;
поле для примечаний.

В журнал регистрации личных дел работников предлагается вносить все дополнительные сведения о сотруднике в графу примечаний. Разрешается не только приобретать готовые бланки журнала, но и создавать их своими силами.

Для этого потребуется сформировать титульный лист с табличной частью журнала для внесения данных о сотрудниках. После распечатки необходимого количества страниц они сшиваются с титульным листом и нумеруются.

Обязательно концы шнуровочной нити склеиваются и скрепляются оттиском печати, в конце указывается ответственное лицо за ведение журнала.

Титульный лист должен содержать информацию о наименовании предприятия, дате открытия журнала и окончания его ведения. Все записи в графы журнала вносятся в хронологической последовательности.

Цвет пасты может быть синим, черным или фиолетовым. Нельзя допускать в журнале помарок, подчисток. Все ошибки должны быть перечеркнуты и взяты в скобки, рядом производится запись правильных данных.

Зачеркивать следует так, чтобы можно было разобрать, какое именно слово было написано ранее.

Номер записи	Рег.номер личного дела	дата оформления личного дела	Ф.И.О. работника	табельный номер	Дата закрытия дела	Причина закрытия дела	Дата передачи дела в архив	Подпись ответственного за ведение дел лица
20	20	12.05.2009	Иванов И.И.	10

Макрос

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

вся информация систематизирована;
ее поиск занимает мало времени;
удобно в использовании;
обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

все сведения систематизированы;
поиск сведений занимает меньше времени;
такой формат удобен в применении;
защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
место хранения — отдельное помещение;
бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
доступ третьих лиц исключается;
входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Журнал учета личных дел работников 2021 и 2021: образец заполнения

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
Какие документы должны содержаться в нем;
Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Содержание

Личное дело: что это такое и зачем вести
На кого оформлять
Кто обладает допуском к делам
Предоставление дел правоохранительным органам
Оформление личного дела
Что должно быть в личном деле сотрудника
Образцы и бланки документов для личного дела
Порядок ведения дел
Журнал регистрации: как вести
Электронное личное дело
Как поступать с делами уволенных сотрудников
Заключение

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Методические материалы для разработки коллективных договоров

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель.

Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках.

Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

https://www.youtube.com/watch?v=j4i9nRAf2ao\u0026t=44s

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

Руководящий состав и лица, их замещающие;
Главные специалисты;
Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал.

Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением. Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

вся информация систематизирована;
ее поиск занимает мало времени;
удобно в использовании;
обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
в конце концов, выглядит эстетически приятно.

документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Когда на работника нужно заводить личное дело?

Целым рядом нормативно-правовых актов РФ установлено, что личные дела необходимо заводить на граждан, трудящихся в государственных (муниципальных) официальных структурах.