Возложение обязанностей с и на главного бухгалтера

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера.

Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений.

Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами.

Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией.

Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух.

И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности.

Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

• «Приказ № ___ о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера
• В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю:
• назначить на период с __________________по ______________ временно исполняющим обязанности главного бухгалтера ___________________________.
• На указанный период передаётся право ведения бухгалтерского учёта, а так же право подписи всех необходимых документов.
• Настоящий приказ довести до сведения всех работников организации.
• Основание: решение генерального директора ООО «_________».
• С приказом ознакомлен ____________________________ ( )
• Генеральный директор___________ ( )»

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

1. Совмещение.
2. Временный перевод.

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает.

Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека.

При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.

2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее).

В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Образец приказа на право подписи на время отпуска главного бухгалтера в формате Word

Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора

Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора — не такая редкая процедура. Часто это происходит в момент открытия предприятия, когда еще не утверждено штатное расписание, но возникает обязанность сдавать отчетные формы в ФНС, ФСС или ПФ РФ, а деятельность еще не началась.

Согласно ст. 6, 7 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, руководитель предприятия лично отвечает за ведение бухгалтерского учета. Принимая во внимание вид и характер деятельности предприятия, его размеры и форму собственности, а также организационно-правовую форму и принадлежность капитала, он может выбрать любой удобный способ ведения учета:

• Организовать структурное подразделение для ведения бухучета.
• Утвердить должность бухгалтера в штатном расписании.
• Заключить договор со специализированной организацией на ведение бухгалтерского учета.
• Самостоятельно исполнять обязанности бухгалтера.

Главный бухгалтер предприятия назначается на должность приказом директора и подчиняется только ему. Приказ должен быть оформлен на фирменном бланке и содержать все учредительные реквизиты (название организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).

Если директор имеет право и считает возможным принять на себя ведение бухгалтерского учета, ему необходимо также издать соответствующий приказ по организации:

Скачать образец

Если бухгалтер на предприятии есть, то на время его отсутствия необходимо возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета на другого сотрудника. Это можно оформить приказом на исполнение обязанностей или совмещение должностей.

Если на предприятии нет сотрудника, который мог бы справиться с такой должностью, и кроме директора передать обязанности главного бухгалтера некому, издается приказ на совмещение директором этих должностей. Кроме этого, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где уточняется срок совмещения, размер дополнительной оплаты за него и причина отсутствия бухгалтера.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:                                                                                                                         В штате ООО (УСН) есть единственный бухгалтер, не являющийся главным. Вправе ли генеральный директор возложить обязанности главного бухгалтера на себя, оставив при этом в штате бухгалтера организации?  Читайте ответ в справочно-правовой системе К+. 

Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора при совмещении выглядит так:

 Скачать образец

Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера

Случаются ситуации, когда кому-то в организации необходимо исполнять роль директора во время его длительного отсутствия. Если на предприятии есть должность заместителя директора, тогда не требуется оформления каких-либо документов, так как этот вопрос решается согласно должностной инструкции заместителя.

Но если в штатном расписании нет должности заместителя руководителя, то обязанности директора могут быть возложены на другого сотрудника. Чаще всего этими полномочиями наделяется главный бухгалтер организации. В этом случае обязательно составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где конкретизируются все передаваемые полномочия.

Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера или любого другого сотрудника предприятия может происходить по следующим сценариям:

• совмещение двух должностей, если претендент удовлетворяет требованиям закона «О бухгалтерском учете» для совмещения;
• перевод на должность руководителя временно.

Исполняющий обязанности директора по совмещению

Для совмещения должностей или перевода работника на другую должность требуется письменное согласие работника.

В приказе указываются: срок совмещения, передаваемые полномочия и размер вознаграждения за совмещение должностей. В интересах работника продублировать приказ дополнительным соглашением к трудовому договору.

Такое соглашение может пригодиться когда-нибудь при смене работы и подтверждении опыта работы на руководящем посту.

Лицо, исполняющее обязанности генерального директора, должно иметь доверенность на право руководства текущей деятельностью и представления интересов организации.

Оно может быть назначено учредителями в том случае, когда должность директора вакантна.

При назначении нового руководителя совместитель, представлявший интересы предприятия в лице исполняющего обязанности директора, продолжает работу в своей основной должности.

О работе по совместительству смотрите материал «Оформление совмещения должностей в одной организации».

Назначение временно исполняющего обязанности гендиректора

При временном переводе работника на должность руководителя работник освобождается от своих прежних обязанностей на период перевода. В этом случае обязательно нужно составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору, и приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5.

Временно исполняющий обязанности генерального директора может быть назначен на период отпуска, командировки или болезни руководителя. Срок его полномочий четко определен. На время работы в должности ему обязательно выдается доверенность руководителя.

Как оформить перевод по всем правилам, смотрите в статье «Приказ о переводе работника на другую должность — образец».

Итоги

Для того чтобы рабочий процесс на предприятии шел своим чередом в отсутствии должностных лиц, необходимо своевременно передавать их полномочия компетентным сотрудникам. Для этого необходимо вовремя и грамотно оформлять кадровую документацию.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Возложение обязанностей с и на главного бухгалтера

Иногда требуется загрузить главбуха по полной. Как происходит возложение на главного бухгалтера обязанностей других сотрудников и наоборот? Расскажем, как правильно выполнить все формальности и подготовить документы, какие нюансы учесть.

Характеристика должности

Главный бухгалтер – значимое лицо, отвечающее за финансово-учетную сторону организации. Составление отчетных документов, контроль внутренних расчетов и точности совершаемых платежей – все это входит в обязанности такого специалиста. Он несет ответственность за правильность выполнения своих задач с учетом требований законодательства.

Подробнее см. «Должностная инструкция для главного бухгалтера».

Возложение обязанностей на главного бухгалтера

Передать обязанности коллеги на главного бухгалтера можно разными способами. Решение зависит от характера работы и периодичности ее выполнения (см. таблицу).

Вариант кадрового решения	Когда удобен
Совмещение должностей	Подходит, когда новым видом деятельности предстоит заниматься на протяжении определенного времени
Внутреннее совместительство	Оформляют, если главбух может выполнять отдельные поручения в свободное от основной работы время
Расширение фронта работы	Специалист помимо основной должности занимается другими трудовыми обязанностями, но должность одна
Подписание гражданского договора	Подходит для разового сотрудничества и случаев, когда работодатель заинтересован не в процессе выполнения каждого этапа, а в итоговом результате

Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора

Ответственность за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение документов лежит на руководителе компании. При отсутствии главбуха он может принять на себя его полномочия временно или постоянно. Но такое право дано только руководителям следующих типов организаций:

• малый и средний бизнес;
• некоммерческие предприятия;
• фирмы, имеющие отношение к проектам «Сколково».

Но есть еще исключения, когда руководитель не может лично заниматься бухучетом:

1. когда организация является кооперативом или адвокатской конторой;
2. компания подлежит обязательному аудиту;
3. бизнес возглавляет иностранец, временно находящийся на территории нашей страны.

Полный перечень можно найти в п. 5 ст. 6 Закона о бухучете № 402-ФЗ.

Также см. «Директор в отпуске: кто подписывает документы».

Возложение обязанностей главбуха на работников

Ведение бухгалтерского учета компании можно передать не только генеральному директору, но и другому сведущему сотруднику – бухгалтеру, экономисту, финансисту и т. п. Также это может понадобиться при:

• отсутствии должности главбуха в штатном расписании;
• отказе руководителя выполнять обязанности главбуха.

Главная задача при этом – правильно оформить документацию.

В обязательном порядке издают приказ о возложении обязанностей. Образец показан ниже:

Этот документ предоставляют лицу, которое принимает обязанности главного бухгалтера (на постоянной или временной основе). При согласии принять должность на предлагаемых условиях человек ставит свою подпись.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на время отпуска

Для временного выполнения такой работы обычно назначают заместителя главбуха или финансового директора. При отсутствии данных специалистов определяют другое лицо (обычно обязанности переходят бухгалтеру). Кстати, руководитель может заблаговременно прописать его во внутренних правилах. Тогда не нужно будет дополнительно оформлять приказ о возложении.

В противном случае процедура возложения обязанностей главного бухгалтера на время отпуска или больничного предусматривает оформление (см.

таблицу):

Кадровое решение	Его суть
Замещение должности	Сотрудник временно не выполняет свои трудовые обязанности, а занимается исключительно работой отсутствующего коллеги
Совмещение должностей	Специалист помимо своих обязанностей исполняет обязанности главного бухгалтера

Учтите: оба варианта предполагают соответствующую доплату.

Также см. «Как оформляют замещение на время больничного».

Потребуется выполнить следующие действия:

1. Заключить допсоглашение с лицом, временно исполняющим обязанности отсутствующего сотрудника. Его прилагают к трудовому договору, в котором устанавливают доплату за замещение.
2. Составить приказ о назначении ответственного лица. К нему переходят права и ответственность главного бухгалтера.
3. Выдать ответственному лицу доверенность, подтверждающую полномочия действовать от имени главного бухгалтера перед другими лицами и инстанциями.
4. Оформить новую карточку в банке, где право второй подписи передано заместителю отсутствующего сотрудника (необходимо, когда у руководителя нет возможности заниматься подписью финансовых документов).

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора, образец 2021-2022 г

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора относится ко внутренней распорядительной документации фирмы и составляется при определенных условиях. В большинстве случаев такой документ издается на предприятиях малого сектора экономики, поскольку в крупных организациях с большими оборотами перекладывание функции бухгалтера на директора попросту нецелесообразно.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора .docСкачать образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора .doc

Когда и с какой целью создается приказ

Организация работы бухгалтерии является обязанностью руководителя предприятия. Он может пойти по одному из трех путей:

• назначить специалиста согласно штатному расписанию;
• заключить договор о бухгалтерском обслуживании на условиях аутсорсинга со сторонней организацией;
• возложить эту функцию на себя.

Последнее возможно тогда, когда фирма не может по каким-то причинам содержать отдельного специалиста на должности главбуха и использует при этом УСН — упрощенную систему налогообложения (основная налоговая система в силу некоторых своих особенностей и довольно большой сложности требует специального образования и знаний).

Делать выбор необходимо сразу после создания Общества с ограниченной ответственностью в самом начале деятельности предприятия через издание соответствующего приказа.

Иногда этот документ называют еще «Приказом №2» (первый приказ – о назначении директора), т.к. по штату любого ООО априори определены две основные должности: директора и главного бухгалтера.

Следует отметить, что порой переход обязанностей происходит и в период ведения активной деятельности организации: это не запрещено законом и никаких особых объяснений данная процедура не требует.

После издания приказа вся ответственность за финансовую часть работы предприятия, ровно как за сдачу отчетности, подсчет, оплату налогов и т.п. ложится на директора. На него же автоматически переходит право подписи платежных документов.

Надо ли вносить записи в личное дело и трудовую книжку директора

При возложении функции главного бухгалтера на директора никакие дополнительные записи ни в личное дело руководителя, ни в его трудовую книжку вносить не нужно. Не надо заключать и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Кто пишет приказ

Непосредственно формированием приказа может заниматься любой работник предприятия, обладающий необходимыми знаниями и навыками.

Однако, следует помнить, что приказ издается от имени директора, поэтому после составления его необходимо обязательно передать на подпись руководителю – без его автографа он не будет считаться действительным.

Основание для приказа

Каждый издаваемый приказ должен иметь какое-то обоснование: в данном случае в качестве такового может выступать, например, отсутствие должности главного бухгалтера в штатном расписании фирмы.

На что обратить внимание при составлении приказа

Единого, унифицированного образца приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора на сегодня нет, так что представители предприятий и организаций могут писать его в произвольном виде, опираясь на свое видение данного документа.

В некоторых компаниях существуют собственный шаблон приказа, обязательный к применению. В любом случае при составлении документа важно придерживаться норм делопроизводства, деловой документации и, как бы банально это ни звучало — правил русского языка.

Документ должен включать в себя ряд определенных сведений, без которых он не приобретет законной силы:

• номер, дату и место создания;
• название предприятия;
• причина создания приказа, а также суть: возложение обязанностей главбуха на директора. Всю мысль можно выразить в одном-двух предложениях.

При наличии каких-то дополнительных бумаг, их также следует приложить к документу, отметив в основной части отдельным пунктом.

Основные моменты при оформлении приказа

Как к информационной части документа, так и к его оформлению нет никаких особенных требований: документ можно печатать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом). Для приказа подходит как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4 формата.

Только одно условие нужно соблюдать неукоснительно: на документе должна стоять личная подпись директора организации или любого сотрудника, уполномоченного действовать от его имени в вопросе подписания такого рода бумаг (использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом недопустимо).

• Проштамповывать бланк при помощи гербовой печати не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право применять в своей деятельности штемпельные изделия только в том случае, если эта норма закреплена в локальной документации фирмы.
• Приказ обычно пишется в единственном оригинальном экземпляре и обязательно регистрируется в журнале учета внутренних документов.
• После составления приказа нужно сделать несколько копий, которые следует предоставить в банковское учреждение, обслуживающее организацию, а также в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.

Где, как и сколько времени хранить приказ

После того, как приказ будет сформирован, надлежащим образом завизирован и издан, на период действия его следует подшить в папку текущей распорядительной документации компании.

После истечения срока его актуальности, документ надо передать в архив предприятия, где он должен храниться на протяжении периода, установленного для такого рода документов внутренними нормативно-правовыми актами или законодательством РФ.

Скачать документна сайте Ассистентус

Как главбуху передать свои полномочия на время отпуска?

Главный бухгалтер – важная должность компании. Он отвечает за подписание платежей, требования ИФНС, отчетность, подписание актов, расчеты отпусков и больничных и др. Кто вправе подписывать все документы на время отпуска главбуха? Как передать все полномочия?

Есть несколько вариантов передачи полномочий главбуха на время отпуска:

1. Передача полномочий заместителю главбуха.
2. Совмещение другого работника.
3. Прием замещающего сотрудника на время отсутствия основного работника.
4. Внутреннее совместительство.

Передача полномочий главбуха заместителю

В этом случае все просто. Как правило, в трудовом договоре с заместителем главного бухгалтера уже прописаны его обязанности по замещению главбуха на время отпуска. 

В таком случае, можно издать приказ о передаче дел на время отпуска. Но и это необязательно. Заместитель главного бухгалтера принимает на себя обязанности своего непосредственного начальника по трудовому договору, автоматически, с первого дня отпуска главбуха.

Что делать, если в компании работает только один сотрудник у бухгалтерии — главбух в одном лице?

Передача обязанностей главбуха другому работнику, как совмещение

На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ).

Лучше всего, если это будет другой сотрудник бухгалтерии, который понимает о чем идет речь. Но, если такового нет обязанности можно передать любому другому, оценивая риски. В идеале — временно замещать главбуха может директор или его заместитель. 

При передаче полномочий директору, приказ издавать не нужно. У директора и так достаточно полномочий. Более того, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете в статье 7 обязует руководителя организовать ведение бухгалтерского учета. 

Если обязанности главбуха будет временно выполнять другой работник, это значит, что при совмещении профессий (должностей) работник одновременно со своей основной работой выполняет обязанности временно отсутствующего работника. Причем делает он это в рамках одного и того же рабочего времени (рабочего дня), а не после его окончания.

Еще один трудовой договор с работником, совмещающим профессии или должности, не заключают. 

Оформить совмещение нужно приказом (распоряжением) работодателя. Но, до этого нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. 

В допсоглашении к трудовому договору укажите:

• работу (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
• срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
• размер доплаты.

Соглашение может быть заключено на определенный срок или без указания срока (тогда это должно быть отмечено в приказе).

В приказе может быть, например, такая формулировка: «Возложить на Иванову А.А. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 26 июня 2022 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Петровой Б.Б.».

Приказ20 июня 2022 годВ связи с письменным согласием бухгалтера Ивановой И.И., руководствуясь ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ,ПРИКАЗЫВАЮ

Главбух уходит в отпуск: как правильно передать дела

Квартальная отчетность сдана, и ваш главбух решает уйти в отпуск. Чтобы его отсутствие не превратило работу в кромешный ад, делегируйте его полномочия другому сотруднику. Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемым и законом не установлен.

Есть несколько способов, как это сделать.

Руководитель компании берет на себя ведение бухучета

Но это можно сделать не всегда. Возложить обязанности главного бухгалтера на директора можно на предприятиях малого и среднего предпринимательства, в некоммерческих организациях и организациях, получивших статус резидента Сколково.

Но если эти компании подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, микрофинансовой организацией, коллегией адвокатов и иными организациями, перечисленные в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.

2011 № 402-ФЗ, лично вести бухгалтерский учет руководитель не сможет.

Передаем полномочия заместителю

Если в штатном расписании есть должность заместителя главного бухгалтера, то тогда полномочия главбуха на время его отпуска переходят к нему автоматически. На практике это прописывается в трудовом договоре заместителя или в его должностной инструкции.

Если у главного бухгалтера несколько заместителей, издается приказ о том, кто именно будет замещать его на время отпуска. По этому приказу все документы, которые подписывал главбух, могут быть подписаны его заместителем, с указанием должности.

Оформляем временное совмещение иным сотрудником бухгалтерии

Часто на время отпуска главбуха его обязанности передаются ведущему бухгалтеру, бухгалтеру на участке или иному сотруднику бухгалтерии. Для этого оформляют временное совмещение. На временном совмещении сотрудник помимо своей работы, выполняет дополнительно работу главного бухгалтера.

За это ему назначается доплата. Размер доплаты устанавливается руководителем и согласовывается с работником. Доплата может быть как фиксированной суммой, так и разницей в окладах или процентом от оклада по основной работе.

Временное совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

В приказе о совмещении должностей необходимо указать (ст. 151, 60.2 ТК РФ):

• обязанности, которые работник должен выполнять на совмещении;
• срок их выполнения;
• размер доплаты работнику;
• возможность подписания финансовых документов вместо главного бухгалтера.

Оформляем временный перевод иного сотрудника

Этот вариант целесообразен, если главного бухгалтера не будет долго. Так как замещающий его сотрудник освобождается от своей основной работы и полностью берет на себя функции главбуха, зарплату он тоже получает как главный бухгалтер (ст. 72.2 ТК РФ). При временном переводе сотрудника также составляется дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ.

Оформляем срочный трудовой договор

Еще один вариант — заключение срочного трудового договора с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюдать все предписания Трудового кодекса при приеме на работу нового сотрудника и его последующем увольнении. Этот вариант имеет смысл рассматривать, если речь также идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.

Но помните, что в открытые акционерные общества (за исключением кредитных организаций), страховые организации, негосударственные пенсионные фонды и прочие организации, указанные ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете принять на должность главного бухгалтера можно только человека, отвечающего следующим требованиям:

• наличие высшего образования;
• стаж работы бухгалтером не менее 3 лет;
• отсутствие неснятой и непогашенной судимости по экономическим преступлениям.

Отсутствие главного бухгалтера не освобождает организацию от подачи отчетности и ответы на требования налоговой службы, но новый сотрудник может быть не в курсе каких-то нюансов.

Поэтому лучше подстраховаться — пусть у главбуха будет возможность посмотреть и проконтролировать подачу отчетов и писем в ФНС дистанционно.

Воспользуйтесь сервисом Онлайн-Спринтер, а если вы еще не успели освоить электронную отчетность — для вас действует бесплатный 30-ти дневный период (с полным функционалом).

Подключить Онлайн-Спринтер на 30 дней бесплатно

Подписание счетов-фактур

Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Это касается бумажных вариантов.

Но счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом организации или доверенностью от имени организации».

Это означает, что на время отпуска за главбуха подписывать счета-фактуры могут и другие работники организации. Например, сам директор компании.

При составлении счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется.

Поэтому организация на электронном документообороте на период отпуска главного бухгалтера продолжает использовать электронную подпись директора.

Важно отметить, что это должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по сути, является электронным аналогом подписи от руки.

Руководитель организации получает теперь электронную подпись в ФНС, а вот другие сотрудники по прежнему в аккредитованных удостоверяющих центрах (АУЦ). Такском аккредитован по новым правилам и готов выпустить подписи для любого сотрудника компании, в т.ч. дистанционно — с помощью действующей ЭЦП или биометрического загранпаспорта.

С 01.01.2022 планируется утвердить требования к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронном виде.

После принятия этих требований главбух или замещающее его лицо должен будет приобрести личную электронную подпись, полномочия которой будут подтверждаться специальной доверенностью.

Доверенность будет прикладываться к каждому пакету электронных документов, которые от имени компании подписывает не ее руководитель.

Налоговые проверки и представление документов

Во время отпуска главбуха может нагрянуть выездная налоговая проверка организации. Решение о ее проведении принимает руководитель налоговой инспекции.

Поэтому переносить сроки проверки из-за отпуска главного бухгалтера не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Налоговая имеет право продлить выездную проверку, если из-за отсутствия главбуха компания не может представить требуемые документы (подп. 5 п.

 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).

При камеральной проверке сама организация может попросить продлить срок представления документов из-за отпуска главного бухгалтера (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Также налоговая инспекция может запросить документы и информацию о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Это означает, что в организацию может поступить требование на представление документов по конкретной сделке с контрагентом.

В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Вывод: заранее продумайте варианты замещения главного бухгалтера на время его отсутствия. Ведь отозвать его из отпуска можно только с его согласия.

Как составить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора

Приказ об исполнении обязанностей главного бухгалтера директором — это обязательный распорядительный документ, на основании которого организация может работать без главбуха.

В кадровой жизни организации часто возникает потребность замещения вакантной должности постоянно или временно. И если с заменой рядового сотрудника проблем не возникает, при замещении руководящих должностей важно учесть кадровые тонкости.

Главбух — второе должностное лицо организации после генерального директора. Вопрос о его замещении вызывает ряд специфических особенностей.

Как правило, происходит возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора или другого специалиста бухгалтерии, соответствующего квалификационным требованиям. Но не во всех организациях руководитель уполномочен брать на себя функции главбуха.

Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 установлены ограничения по юридическим лицам, которые не имеют юридического права работать без ответственного за финансовую отчетность. К ним относятся:

• фирмы, финансовая отчетность которых подлежит обязательному аудиту в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• жилищные и жилищно-строительные кооперативы;
• кредитные потребительские кооперативы, сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы и микрофинансовые компании;
• организации бюджетной сферы;
• политические партии и их структурные подразделения;
• коллегии адвокатов и адвокатские бюро;
• юридические консультации и нотариальные палаты;
• некоммерческие организации, включенные в реестр некоммерческих организаций, выполняющих функции иностранного агента (п. 10 ст. 13.1 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

Кто вправе исполнять функции главбуха

Жесткие квалификационные требования к кандидату на должность главбуха закон предъявляет для:

• открытых акционерных обществ;
• страховых организаций;
• негосударственных пенсионных фондов;
• акционерных инвестиционных фондов;
• организаций бюджетной сферы.

Остальные юридические лица, принадлежащие к малому и среднему предпринимательству на упрощенной системе налогообложения, назначают ответственного за налоговую отчетность в соответствии со своими финансовыми задачами.

Когда и как составить приказ

При создании субъекта малого или среднего бизнеса изначально в штатном расписании не предусмотрена должность главбуха, а обязанности главного бухгалтера возложены на генерального директора распоряжением по организации.

Даже при отсутствии единицы в штатном расписании наличие этого приказа обязательно. В трудовую книжку запись о совместительстве должностей не вносится.

Распоряжение оформляется в соответствии с внутренним регламентом документооборота — на бланке организации на основании решения собственника — и содержит в себе:

• название фирмы и реквизиты;
• место составления приказа;
• порядковую нумерацию;
• наименование;
• распорядительную часть;
• подпись руководителя.

Передача полномочий главного бухгалтера на период его отпуска — Компания «АПИ»

Вы можете передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска другому работнику вашей организации, в том числе руководитель организации может взять на себя ведение бухучета. Либо вы можете заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Но есть ограничения, в частности:

• руководитель организации не может принять ведение бухгалтерского учета на себя, если у вас кредитная организация. В организациях, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, — может (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ);
• запрещено возлагать обязанности главного бухгалтера на временно пребывающего в РФ иностранца, что следует из п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах;
• кандидат на должность главного бухгалтера в некоторых организациях должен еще отвечать определенным требованиям, предусмотренным, в частности, ч. 4 — 7 ст. 7 Закона N 402-ФЗ. Например, у главного бухгалтера в ОАО (кроме кредитных) должно быть высшее образование и стаж работы в области бухгалтерского учета или аудита не менее трех лет из последних пяти календарных лет (если высшего образования нет, то продолжительность такого стажа должна быть пять лет за последние семь календарных лет), а также не должно быть неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Специальный порядок законом не определен. На практике на время отпуска главного бухгалтера передачу его полномочий другому работнику оформляют одним из следующих способов:

• совмещение должностей. Для этого рекомендуем с замещающим работником заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем, в частности, укажите дополнительные обязанности по должности главного бухгалтера, срок совмещения, размер доплаты за эту работу (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 — 3 ст. 60.2 ТК РФ);
• временный перевод на должность главного бухгалтера. Для этого заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 72.2, ст. 114 ТК РФ);
• принять на работу на время отпуска главного бухгалтера другого работника, в том числе по совместительству. Заключая трудовой договор, укажите в нем, в частности, трудовую функцию главного бухгалтера, срок договора и основание срочности (на время исполнения обязанностей отсутствующего главного бухгалтера, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы) (абз. 3, 4 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 59, ст. ст. 60.1, 114 ТК РФ);
• предусмотреть у себя должность работника, трудовая функция которого предполагает исполнение обязанностей главбуха в период его отсутствия (обычно это его заместитель). Пропишите такое условие в трудовом договоре этого работника (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если же руководитель организации принимает ведение бухгалтерского учета на себя (если для этого нет ограничений), то достаточно издать об этом приказ в произвольной форме (нормативной формы нет).

Можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера?

Да, можно. Для этого включите в его трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) условие о том, что полная материальная ответственность возлагается на работника в связи с исполнением трудовой функции главного бухгалтера. Это следует из абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 2 ст. 243 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52.

Приказ о передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска

Приказ необязателен, но на практике его обычно издают. В него можно включить, в частности, следующую информацию:

• Ф.И.О. и должность работника, на которого вы возлагаете обязанности главного бухгалтера. Напомним, что в зависимости от способа оформления передачи полномочий главного бухгалтера работник может занимать и иную должность (например, при совмещении должностей);
• какие именно полномочия передаются;
• срок, на который передаются полномочия (на время отпуска главного бухгалтера);
• поручения ответственным работникам в связи с передачей полномочий. Например, кадровику — оформить документы для возложения на работника обязанностей главного бухгалтера, организовать прием-передачу дел с участием главного бухгалтера и замещающего его работника.

С приказом рекомендуем ознакомить под подпись всех поименованных в нем лиц.

Процедура передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемой и законом не установлена. На практике применяется такой же подход, как и при увольнении главного бухгалтера.

В частности, обычно издают приказ о приеме-передаче дел (можно указать это сразу в приказе о передаче полномочий и не оформлять дополнительный документ), а по итогам подписывают акт приема-передачи дел.

Передают при этом документы и ценности организации, за сохранность которых отвечает главный бухгалтер (обычно это, в частности, документы бухгалтерского и налогового учета, отчетность, ключи). Если у вас локальным нормативным актом утвержден свой порядок передачи дел, руководствуйтесь им.

Также обязательно проведите инвентаризацию, если это предусмотрено вашим локальным нормативным актом или главбух и замещающий его работник — материально ответственные лица (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Общие правила проведения инвентаризации утверждены нормативно. В частности, создайте инвентаризационную комиссию. Мы рекомендуем проводить инвентаризацию, даже когда она необязательна, если главный бухгалтер на длительный срок уходит в отпуск.

Если будет обнаружена недостача или утрата материальных ценностей, будет проще установить, кто в этом виноват, и привлечь его ответственности.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Кому и как передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}