По сравнению с «1С:Бухгалтерия 8.3» табель в 1С ЗУП формируется более гибко, функционал решения позволяет учитывать все нюансы учета рабочего времени. Правда, на 100% реализовать эти возможности часто предваряет вопрос: «Где табель в 1с ЗУП?», но сейчас мы расскажем все или почти все про табель рабочего времени в 1С ЗУП, где его отыскать, как заполнить, скорректировать и т.п.
Как часто самые лучшие программные решения вызывают отрицательные реакции пользователей лишь потому, что разработчики не смотрят на ПО глазами рядового юзера.
В итоге сотрудникам техподдержки приходится тратить немало времени, чтобы отвечать на вопросы наподобие: «Говорят, удобный он, этот табель в 1С 8.3 ЗУП, где найти его?» Впрочем, это обратная сторона богатого функционала.
Ведь в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» доступен не один вариант табеля, а целых два:
- Табель-документ;
- Табель-отчет.
Чтобы построить Табель учета рабочего времени как документ, достаточно зайти в раздел «Зарплата» — вкладка «Отчеты по зарплате» — и табель автоматически заполнится на основании данных ранее введенной документации по начислению.
А где табель в 1С 8.3 ЗУП для формирования в виде отчета? В целом, нигде, он формируется по группам – всех работников или выбранной пользователем группе. Обратившись к кнопке «Подбор», можно указать системе на сотрудников, подлежащих включению в Табель.
Отчет будет содержать данные по выходным и отработкам. Если же вы ведете сплошную регистрацию отработок, то целесообразно ввести Табель отработанного времени сотрудником, для чего, пройдя в раздел «Зарплата» — «Табели». В ней создается новый табель в 1С 8 ЗУП.
Бухгалтеры, которые начинали вести учет вручную, наверняка задавались вопросом о том, почему в «1С» применяется форма Табеля Т-13? Ответ прост: эта форма лаконичнее, проще и более пригодна для применения в учетной программе. Привычная форма Т-12 больше на целый раздел и более приспособлена для ведения расчет зарплаты в традиционном, ручном режиме.
Есть еще один момент в использовании и учете рабочего времени с помощью «1С:ЗУП»: учет отработок, который может быть у каждого работодателя своим. Выделяют два метода учета:
- отработанного времени, когда реальные отработки сплошным методом. Такой метод требует не просто фиксации отклонений, но и последующего заполнения табеля. Форма Т-13 образуется на основе этих фактически учтенных данных;
- отклонений. В «1С:ЗУП» вносятся факты расхождений с изначально согласованным графиком – прогулы, невыходы, отпуска и т.д. Регистрируются именно отклонения.
Для работы в «1С:ЗУП» рекомендуется именно второй метод, регистрации отклонений.
Перед тем, как заполнить табель в 1С 8.3 ЗУП, следует проверить корректность оформления приказов о приеме на работу (для правильного отображения данных о графике его работы), а также наличие актуального производственного календаря, благодаря которому система фиксирует и рабочие, и нерабочие дни в табеле 1С ЗУП, причем не только традиционные выходные, но и праздничные и предпраздничные дни.
Проверить настройки производственного календаря можно в одноименном разделе «Настройки» — «Производственные календари», а также «Графики работы сотрудников»
Если в программе 1С подключена интернет–поддержка, обновление производственного календаря происходит в автоматическом режиме.
Без корректного производственного календаря – т.е. таблицы временных норм, перечня рабочих и «красных» дней, календарных по квартам и месяцам, — нельзя определить нормы отработок.
По умолчанию в «1С:ЗУП» включена традиционная пятидневка, но есть перечень и других графиков – выбрать оптимальный можно, перейдя в «Настройки» — «Графики работы сотрудников». В 1С 8.3 ЗУП табель заполняется основе вышеописанных данных, но вы при необходимости можете создавать свои условия и графики, формируя, например, различные смены, ночные смены, часы и проч.
Чтобы настроить, например, часы, задать свои параметры и, вообще, индивидуализировать систему под себя, достаточно обратиться к опции «Изменить свойства графика».
В 1С 8.3 ЗУП табель учета рабочего времени заполняется на основе настроек, заданных пользователем. Принимая каждого нового сотрудника, вы задаете ему график, который можно впоследствии изменить, обратившись к документу «Кадровое перемещение».
Можно изменить график для группы сотрудников, для чего создается соответствующий новый кадровый приказ (раздел «Кадры» — «Приемы на работу, переводы, увольнения»).
Когда работник по каким-то причинам не выходит на работу, то для отображения этого факта достаточно оформить и провести документ отклонения, которые будут внесены в табель рабочего времени в 1С ЗУП автоматически, с использованием традиционных обозначений:
- «Я» – явка;
- «В» – выходной;
- «Б» – больничный;
- «Н» – ночные часы;
- «ОТ» – отпуск.
Необходимо напомнить, что, нарушив порядок заполнения Табеля учета рабочего времени № Т-13, вы рискуете тем, что последует привлечение к административной ответственности (ст. 5.27 «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»).
Подобная неприятность может последовать и в связи с введением нового условного обозначения, без надлежащего оформления. Для этого необходимо оформить соответствующий приказ, в котором, помимо самого нового кода, должна быть указана причина его введения, дата его введения и т.п.
Лица, ответственные за ведение Табеля, должны быть ознакомлены с приказом под роспись.
После того, как вся подготовительная работа проведена, эта процедура никакого труда не составит. Идем на форму создания нового табеля, устанавливаем месяц для проведения начисления, выбираем дату формирования, нажимаем «Заполнить».
Табель будет заполнен автоматически на основе данных документов отклонений, которые фиксировали реальные отработки. При этом несмотря на то, что процесс автоматизирован, все равно необходим проконтролировать содержание итогового документа.
Про своевременность оформления документов отклонений говорить нет нужды, это подразумевается. Ведь необходимое условие для корректности расчетов с персоналом – это в т.ч. идентичность периодов документа «Табель» и документов отклонений.
Для того чтобы сохранить документ, нажимаем «Провести». Вывод на печать — клавиша F13
Если при нажатии «Заполнить» таблица не заполняется автоматически, то, скорее всего, не заполнены графики за заданный период. Как правило, такое случается на начало года. Исправить ошибку просто: переходим в «Графики» — нажимаем «Заполнить».
Для внесения поправок в уже сформированный табель создается табель корректирующий (см. внизу табеля гиперссылка «Исправить»).
Будет создан новый документ, но и исходную версию можно вывести, чтобы был перед глазами: гиперссылка «Открыть исправленный документ». Исправления будут внесены только после того, как закроем расчетный период.
Если вам нужно изменить в табеле за текущий месяц, то форму табеля необходимо поправить, потому что для одного и того же трудящегося нельзя за один месяц провести сразу два табеля. При подобной попытке система выдаст соответствующее предупреждение:
Если вам потребуется уникальное решение или помощь в том, чтобы заполнить табель в 1С 8.3 ЗУП, обращайтесь к нашим техническим специалистам, мы оказываем весь комплекс услуг по сопровождению, обновлению, настройке программ семейства «1С».
Учет рабочего времени в 1С
Российский трудовой кодекс обязывает всех работодателей проводить учет фактических отработок сотрудников и фиксировать их в табеле.
При несоблюдении данной меры законодательства инспекция по труду имеет право наложить штрафы на ответственных лиц и существенно усложнить «жизнь» компании
Система учета рабочего времени в программе 1С:ЗУП, разработанной на платформе 1С:Предприятие, позволяет учитывать время выработки двумя способами:
- Методом явок – фиксирование всех отработанных часов работника, а также видов времени его отсутствия. Он создается в виде документа, куда вносятся данные.
- Методом неявок, создавая табель в виде отчета, исходя из графика и введенных в базу так называемых документов отклонений – отпусков, больничных, простоев и прочих.
Виды учета рабочего времени
Ориентируясь на трудовой регламент, выделяют:
- Вид «Поденный/по дням» предполагает, что длительность рабочего дня/смены изо дня в день не меняется, но каждый день/смена фиксируется. Закон устанавливает возможные максимумы работы в часах за день для некоторых групп трудящихся – инвалидов, несовершеннолетних и пр.
- Вид «Еженедельный» предполагает, что длительность дня/смены изо дня в день не совпадают, но за неделю накапливается одна и та же норма, стандартно – 40 часов.
- Вид «Суммированный» предполагает компенсацию недоработок переработками до получения необходимого количества. Например, охранники, работающие сутки/трое, то есть 24 часа подряд с 3 днями отдыха, в неделю отрабатывают либо 24, либо 48 часов, но если посчитать выработки за продолжительный отрезок, то отработанное время будет в норме.
Работа с табелем учета рабочего времени в ЗУП
Начнем с того, что настроим производственный календарь на год.
Рис.1 Федеральный календарь
При необходимости можно сделать это несколько раз, как правило, эта опция используется для разных субъектов РФ, чтобы указать, например, День республики, который празднуют во многих регионах. Например, в республике Саха Якутия, 27 апреля отмечают день республики, а 21 июня – День национального праздника «Ысыах».
Рис.2 Региональные особенности
На основании этого документа заполняем графики сотрудников через «Настройки».
При создании нового графика нужно дать ему название и проставить год, за который он формируется, а далее по гиперссылке изменить его свойства: выбрать определенный календарь, если в базе их несколько, способ заполнения, отметить использование праздничных и нерабочих дней, заполнить расписание работы, виды времени и длительность рабочей недели. В конце все нужно запомнить, нажав на «ОК».
Рис.3 Процесс заполнения
После ввода настроек система выдаст готовый график. Его нужно сохранить при помощи команды «Записать» и можно распечатать.
Рис.4 Результат заполнения
Если надо изменить норму времени работы определенному работнику, зайдем «Зарплата-Индивидуальные графики» и введем документы-отклонения – отпуска, больничные листы (в том же разделе или в «Кадрах»).
Настроим 1С:ЗУП для удобного учета рабочего времени сотрудников
Рис.5 Индивидуальные настройки
При использовании метода неявок для ведения табеля введенных данных нам достаточно, останется только сформировать наш отчет (Т-13) в «Зарплата-Отчеты по зарплате». При помощи настроек данный отчет можно сформировать по сотруднику, списку сотрудников или по подразделению.
Рис.6 Табель с отклонениями
Как мы видим, табель сформирован на основании графика работы и введенного документа-отклонения отпуск. Подробнее о составлении табеля учета рабочего времени в 1С 8.3 можно также прочитать в статье на нашем сайте.
Как в отчете, так и в табеле отражается время труда и отдыха сотрудника с указанием определенного вида (все виды в 1С ЗУП находятся в одноименном справочнике «Настройки-Классификаторы»).
Рис.7 Главное меню
В справочник предустановлены самые популярные, использующиеся на большинстве предприятий, виды с Кодами табеля учета, но сюда же можно добавить еще и свои.
Эксперты 1С:ЗУП ответят на вопросы учета рабочего времени. Первая консультация бесплатно!
*В связи с введением режима самоизоляции на территории РФ в справочнике появился новый вид времени – «Отстранение от работы с оплатой», с кодом НО.
**Отличие ЗУП 3.1 от предыдущей версии ЗУП 2.5 заключается в том, что в 2.
5 вид использования рабочего времени «Явка» означал общее количество часов явки, включая, в частности, ночные часы, то есть если смена сотрудника длилась 22 часа, из которых 8 приходились на ночь, то явка была 22, а ночные – 8.
В новой версии ЗУП 3.1 данная смена будет отражена как 14 часов явки и 8 ночных часов, то есть явка приходится, по сути, только на дневные часы.
Суммированный учет рабочего времени в 1С
Реализуем график суммарного учета с периодом 1 календарный год через «Настройки-Графики работы». Как мы уже делали, даем графику название, ставим год, за который он составляется, далее меняем его свойства, выбрав один из календарей, если в базе их несколько, и способ заполнения.
Если график два через два, нужно выбрать цикл произвольной длины. Он получится 4 дня – 2 рабочих и 2 выходных. Праздничные и выходные дни учитывать не будем, так как в этом графике, как правило, работают продавцы, а магазины работают без выходных.
Далее нужно указать длительность рабочей недели и дату отчета графика, а также запомнить введенные данные при помощи команды «ОК».
Отметим, что в программе существует множество настроек для удобного отображения отчетов, но если вам все-таки требуется нестандартная форма отчета или новый функционал, обратитесь за доработкой 1С:ЗУП к нашим специалистам. Мы быстро и качественно доработаем решение под ваши нужды, оставив его в типовом варианте для простоты обновления и сохранения поддержки.
Рис.8 Настройка по шагам
В печатной форме получившегося графика мы видим, что количество часов по месяцам отличается от нормы рабочего времени по производственному календарю, однако разница общего количества часов за год составляет 45 часов, то есть два процента от годовой нормы. Однако все часы сверх нормы по суммированному учету являются переработкой и должны быть оплачены соответственно.
Рис.9 Результаты за год
Как правило, при суммированном учете рабочего времени случаются переносы смен в связи, например, с отпуском одного из работников, поэтому более удобно регистрировать рабочее время в табеле – раздел «Зарплата-Табель учета рабочего времени».
Рис.10 Пункты меню
Он заполняется сведениями о графике работы сотрудника и всех введенных отклонениях, но позволяет вводить дополнительные данные – о переносе рабочих и выходных дней. Этот документ после его введения в базу станет основанием для расчета заработной платы.
Рис.11 Основания расчета
Штатное расписание, учет рабочего времени, отгулов, переработок и неявок сотрудников, анализ данных
Простой учет рабочего времени в удаленных подразделениях. Легко интегрируется с 1С:ЗУП!
Переработки в 1С:ЗУП
Для учета переработок в 1С:ЗУП автоматом нужно включить соответствующую настройку – в разделе «Настройки», подразделе «Расчет зарплаты» перейти по гиперссылке «Настройка состава начислений и удержаний» и на вкладке «Почасовая оплата» указать «Учитывать переработки при суммированном учете».
Рис.12 Расчет по шагам
Сами переработки необходимо отразить в табеле учета рабочего времени.
Далее в разделе «Зарплата» нужно ввести документ «Регистрация переработок» и в нем указать организацию, период, за который необходимо оплатить переработки, и заполнить либо подобрать нужных сотрудников.
Количество часов по норме и отработанных фактически заполнится автоматом и также автоматом будет рассчитано количество часов к оплате, так что пользователю останется только выбрать размер оплаты.
Рис.13 Результат расчета
Начисленная сумма за переработки появится в документе «Начисление зарплаты и взносов» при расчете.
Чтобы без лишних действий отобразить данные учета в программе бухгалтерии или передать необходимые отчеты посредством решения для документооборота, следует настроить интеграцию 1С:ЗУП с ними.
Наши специалисты быстро и качественно настраивают обмен между программами 1С, поднимая удобство работы специалистов заказчика с 1С на новый уровень.
Автор статьи Алена Воронина, Руководитель проектов Предыдущая статья Автоматизация и программы для управления персоналом Следующая статья Пароль закрытого ключа сертификата в 1С Переход с 1С ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУ… Компенсация за неиспользованный отпуск в 1С 8.3 Из этой статьи вы узнаете, как начислить компенсацию отпуска в 1С Зарплата и Управление персоналом 3.1 при увольнении, а также как начисляется компенсация за отпуск, оставшийся сверх нормы График отпусков в 1С:ЗУП Статья рассматривает функционал 1С:Зарплата и управление персоналом по составлению графика отпусков и контролю его соблюдения, а также предоставляет пошаговую инструкцию, как сделать график отпусков в… Подарки при приобретении ИТС уровня ПРОФ:
- Обновление дополнительной базы
- 3 часа работы специалистов
- 1 месяц консультаций *
Учет рабочего времени в 1С:ЗУП 8
Эксперты 1С рассказывают, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред.3 реализовано ведение типовых и индивидуальных графиков работы, а также об особенностях учета фактически отработанного времени.
Для понимания методологии учета рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 напомним формулу расчета зарплаты:
Заработная плата = (Фактически отработанное время / Норма времени) х Оклад
То есть для расчета зарплаты нужно знать, какую долю времени сотрудник отработал фактически по отношению к положенной ему норме по графику работы. В зависимости от того, каким образом Положение о заработной плате организации предусматривает исчислять оклад — по дням или по часам, — время в формуле используется, соответственно, в днях и часах.
Норма рабочего времени
Норма времени задается графиком работы. В программе предусмотрено ведение типовых графиков на целый год и индивидуальных на один месяц.
Типовые графики настраиваются в меню Настройки — Графики работы сотрудников и устанавливаются кадровыми документами.
Если ведется штатное расписание, то устанавливается соответствие позиции штатного расписания и типового графика работы. Типовой график может быть указан как группе сотрудников, так и только одному работнику.
Справочник Графики работы сотрудников настраивается на год. О том, как настраивать графики, смотрите видео-ответы экспертов 1С:
Если сотрудник в течение месяца переходит с одного типового графика работы на другой, для формирования нормы времени может быть полезен документ Индивидуальный график. В Положении о заработной плате организации следует предусмотреть, как рассчитывается норма рабочего времени в таком случае. При расчете зарплаты за каждый период времени возможны два варианта:
- норма учитывается отдельно по каждому периоду;
- применяется суммарная норма времени.
В случае, если норма времени учитывается отдельно по каждому периоду (см. Пример 1), то для исчисления заработка в каждом из периодов времени время, фактически отработанное в указанном периоде, делится на полную месячную норму по графику этого периода.
Если норма учитывается суммарно по всем периодам (см. Пример 2), то сначала необходимо рассчитать эту суммарную норму по всем графикам по всем периодам.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для этого предназначен документ Индивидуальный график (меню Зарплата — Индивидуальные графики).
Указанный документ автоматически по кнопке Заполнить собирает единый график работы сотрудника по всем периодам из фрагментов типовых графиков.
Кроме того, документ Индивидуальный график можно использовать для регистрации в программе некого особенного графика сотрудника на один месяц, поскольку после автоматического заполнения этот документ можно откорректировать вручную.
Например, если при сменной работе один сотрудник выходит работать за другого, за аналогичную подмену себя в будущем, то предполагается изменять графики сотрудников с помощью документа Индивидуальный график.
Если у сотрудника зарегистрирован Индивидуальный график, то данные о норме рабочего времени берутся из него, а не из графиков, указанных в кадровых документах.
Норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду. Сотрудник с окладом 30 000 руб., исчисляемым по дням, работал с 01.04.2017 по 11.04.2017 по сменному графику, предусматривающему в апреле 30 рабочих дней, а с 12.04.2017 был переведен на пятидневку. Если норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду, то расчет зарплаты будет произведен следующим образом (см. рис. 1):  Рис. 1. Расчет зарплаты, если норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду В период с 1 по 11 апреля сотрудник работал по графику с нормой рабочего времени 30 дней. Из них фактически он отработал 11 дней, и заработок составит 11 000 руб. (30 000 руб. х 11 дн. / 30 дн.). В период с 12 по 30 апреля сотрудник работал по графику с нормой рабочего времени 20 дней. Из них фактически отработано 13 дней, и заработок составит 19 500 руб. (30 000 руб. х 13 дн. / 20 дн.). Итого по условиям Примера 1 заработок за апрель составил 30 00 руб. |
Норма рабочего времени учитывается суммарно по всем периодам. Сотрудник с окладом 30 000 руб., исчисляемым по дням, работал с 01.04.2017 по 11.04.2017 по сменному графику, предусматривающему в апреле 30 рабочих дней, а с 12.04.2017 был переведен на пятидневку. Чтобы норма рабочего времени учитывалась суммарно по всем периодам, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 необходимо зарегистрировать документ Индивидуальный график (рис. 2). Период с 1 по 11 апреля автоматически заполняется по сменному графику, а начиная с 12 апреля — по пятидневке. И, таким образом, получается новый суммарный график с нормой рабочего времени 24 дня.  Рис. 2. Индивидуальный график сотрудника В таком случае расчет зарплаты будет произведен следующим образом (см. рис. 3). В период с 1 по 11 апреля сотрудник фактически он отработал 11 дней по графику с нормой рабочего времени 24 дня и заработок составит 13 750 руб. (30 000 руб. х 11 дн. / 24 дн.). В период с 12 по 30 апреля сотрудник отработал 13 дней по тому же графику с нормой рабочего времени 24 дня, и заработок составит 16 250 руб. (30 000 руб. х 13 дн. / 24 дн.). В итоге по условиям Примера 2 общий заработок сотрудника за месяц составляет 30 500 руб.  Рис. 3. Расчет зарплаты, если норма рабочего времени учитывалась суммарно по всем периодам |
В рассмотренных Примерах 1 и 2 видно, что вариант формирования нормы времени влияет на результат расчета заработной платы, причем только при варианте использования суммарной нормы времени можно гарантировать, что при полном отработанном по графику месяце сотрудник получит в точности назначенный ему кадровыми документами оклад.
Фактически отработанное время
Для учета фактического использования рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 предусмотрено два метода:
- регистрация отклонений фактических выходов на работу от плановых по графику;
- сплошная регистрация явок на работу и других событий.
В общем случае рекомендуется использовать первый метод. При этом отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки — невыходы на работу (например, болезни, отпуска, прогулы и т. д.). Отклонения регистрируются в программе соответствующими документами.
Работа в выходные, праздники и сверхурочно регистрируется, соответственно, документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно. Отсутствия сотрудника в течение месяца также регистрируются документами-отклонениями (Больничный лист, Отпуск, Прогул, неявка и т. п.).
В отдельных случаях, например, при необходимости корректировки отработанных часов при почасовой оплате или при работе сотрудника по нескольким видам основного времени, отклонение регистрируется документами Данные для расчета зарплаты. Оплата отклонений формируется на основании зарегистрировавших их документов-отклонений.
Отработанное время для оплаты определяется автоматически на основании данных графика работы и зарегистрированных документов отклонений от графика. Создавать и заполнять документ Табель (меню Зарплата — Табели) не следует. Табель по форме Т-13 формируется в программе в виде отчета (меню Зарплата — Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени Т-13).
Сотрудник, работающий в соответствии с условиями Примера 2, не выходил на работу в период с 17.04.2017 по 19.04.2017 и предоставил лист нетрудоспособности. Документ Больничный лист зарегистрирован, рассчитан, утвержден и проведен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. В отчете Табель учета рабочего времени Т-13 нетрудоспособность в период с 17 по 19 апреля отражена буквами Б (см. рис. 4), а зарплата исчислена следующим образом (см. рис. 5): В период с 1 по 11 апреля сотрудник отработал все дни в соответствии с графиком. За этот период заработок по сравнению с Примером 2 не изменился и составил 13 750 руб. Во втором периоде отработано на три дня меньше нормы (10 из 13-ти дней), и заработок составил 15 000 руб. (30 000 руб. х 10 дн / 24 дн.). Итого по условиям Примера 3 заработок за апрель составил 26 000 руб.  Рис. 4. Отчет «Табель учета рабочего времени Т-13»  Рис. 5. Расчет зарплаты при неполном отработанном месяце |
Метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени, в общем случае не рекомендуется применять.
Этот метод может быть полезен лишь в исключительных случаях, в остальных же неоправданно усложняет работу.
Так, если применить его для случая, представленного в условии Примера 3, то это приведет лишь к излишней работе — ведению документа Табель.
Важно соблюдать последовательность действий при «сплошной регистрации»:
- все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Прогул, неявка и т. п.);
- работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно;
- регистрируются специальные случаи (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т. п.) документами Данные для расчета зарплаты;
- вводится документ Табель, который формируется автоматически, на основании графика работы и документов-отклонений и может быть откорректирован;
- производится начисление заработной платы.
Нарушение этой последовательности действий может привести к коллизиям. Например, если провести документ Отпуск после проведения документа Табель, то отпуск будет исчислен и учтен при расчете зарплаты, но отчет по форме Т-13 не будет соответствовать зарегистрированному в информационной базе документу Табель.
Использовать документ Табель для корректировки времени по каким-либо неявкам нельзя, так как Табель имеет приоритет перед другими документами учета отработанного времени. Если документ Табель проведен, и затем вносятся изменения в данные для расчета зарплаты, то необходимо внести эти изменения и в Табель. Иначе зарплата может рассчитаться по неверным данным.
Документ Табель позволяет корректировать отработанное время и вводить виды времени, не предусмотренные в графике работы.
В Табеле используются буквенные обозначения из справочника видов времени, и указывается соответствующее количество часов (Я 8, Н 6, С 2 и т. п.).
Если необходимо указать несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы), то каждый вид указывается на отдельной строке. Количество таких строк определяется в поле Максимальное количество видов времени на одну дату (рис. 6).
Рис. 6. Документ «Табель»
При попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной по графику сотрудника (или наоборот), программа выдает соответствующее предупреждение. Эта проверка включается флагом Проверять соответствие фактического времени плановому в меню Настройки — Расчет зарплаты. Для обеспечения возможности корректировки Табеля относительно графика следует отключить этот флаг.
Обратите внимание: прежде, чем принять решение об использовании метода «сплошной регистрации», следует убедиться, что задачу действительно нельзя решить рекомендованным методом «регистрации отклонений».
Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия
Табель учета рабочего времени — документ, который мы составляем ежемесячно. И конечно, бухгалтеру раньше — до появления формы табеля учета рабочего времени в 1С 8.3 — заполнять его в таблицах Excel было неудобно. Сейчас табель в 1С 8.3 формируется, однако не все знают, где его найти. После прочтения этой статьи вопросов у вас не останется.
Вы узнаете:
- где найти табель в 1С 8.3 Бухгалтерия;
- как настроить табель рабочего времени;
- как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия;
- что из себя представляет этот документ;
- как изменить табель учета рабочего времени в 1С.
Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я, ОСНО»
Порядок учета рабочего времени
Обязанность ведения учета рабочего времени каждого сотрудника установлена ст. 91 ТК РФ. Если учет не ведется, контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства в виде предупреждения или штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП с работниками;
- от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций.
Табеля учета рабочего времени среди обязательных документов, применяемых организацией, нет. Рабочее время сотрудников может учитываться другим документом, разработанным ею самостоятельно и утвержденным учетной политикой.
Однако в обычаях делового документооборота прочно закрепился именно табель учета рабочего времени еще с тех пор, когда унифицированные формы Т-12 Excel и Т-13 Excel, разработанные Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) были обязательны к применению. Сегодня данные формы с небольшими изменениями используются работодателями повсеместно. Они удобны и информативны.
Табель учета рабочего времени в 1С — первичный документ, на основании которого бухгалтер начисляет работникам зарплату, отпускные, командировочные. Он представляет собой таблицу, где отмечаются все явки и неявки сотрудников в течение месяца, количество отработанных часов за день, причины отсутствия на рабочем месте.
Заполняет табель сотрудник, уполномоченный руководителем, либо тот сотрудник, должностными обязанностями которого предусмотрено ведение табеля. Чаще всего, это руководители подразделений, которые знают о планах и задачах своих подчиненных, или работники, специально назначенные на должность табельщика.
Бухгалтер, как правило, табель не составляет, а получает готовые сведения по окончании месяца и на их основании формирует расчетную ведомость по зарплате.
Табели подшиваются в отдельные папки и могут храниться в бухгалтерии вместе с документами по зарплате.
Общий срок хранения табелей — 5 лет, по работникам с вредными и тяжелыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).
Где найти Табель в 1С 8.3 Бухгалтерия
В 1С Бухгалтерия 8.3 Табель учета рабочего времени — скорее отчет, чем рабочий документ. Табель заполняется автоматически на основе данных Производственного календаря и документов Отпуск и Больничный лист. Учитываются также кадровые документы Прием на работу и Увольнение.
Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия можно найти в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам – Табель учета рабочего времени.
Как настроить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия
Для того чтобы в 1с сформировать Табель учета рабочего времени, произведите следующие настройки.
Шаг 1. Шапка отчета
Для формирования отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) заполните поля:
- Период — месяц, за который формируется табель;
- Организация — установить из списка, если в базе ведется несколько организаций;
- Подразделение — подобрать из справочника Подразделения, если нужен табель отдельно по подразделению.
Нажмите на кнопку Настройки.
Шаг 2. Вид Простой, вкладка Отборы
На вкладке Отборы вида Простой установите фамилии и должности ответственных лиц, которые должны подписать данный табель. Здесь же, если составляется табель для одного человека, например, дополнительный лист. Можно установить:
- галочку Сотрудник;
- фамилию работника — выбирается из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.
Шаг 3. Структура
Если вам нужен табель для всех сотрудников, снимите галочку с поля Сотрудник и продолжайте настраивать табель, установив:
На вкладках Отборы, Поля и сортировки менять ничего не нужно. По умолчанию табель формируется отдельно по каждому подразделению. Если в организации работников немного, а подразделения есть, можно сформировать Табель учета рабочего времени (Т-13) в целом по организации.
- Для этого необходимо на вкладке Структура в группируемых полях первого уровня убрать из состава группировки Подразделение.
- Затем нажимаем Завершить редактирование – Закрыть и сформировать. Сформированный отчет примет вид: PDF
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С
Ведение табеля учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3 сводится к ежемесячному формированию отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) непосредственно перед или после начисления зарплаты за месяц.
Перед формированием табеля обратите внимание:
Даже если работник отработал в месяце не полностью (кроме отпускных и больничных), и это зафиксировано документом Начисление зарплаты, табель учета рабочего времени сформируется в соответствии с полной нормой рабочего времени.
Чтобы Табель учета рабочего времени (Т-13) соответствовал фактическим событиям по сотрудникам в отчетном месяце, сформированный отчет необходимо отредактировать вручную. Для этого в готовой форме табеля пройдите: Главное меню – Таблица – Вид – Редактирование.
- После этого значение в любой ячейке отчета можно изменить.
- Готовый Табель учета рабочего времени (Т-13) распечатайте по кнопке Печать.
Как изменить табель учета рабочего времени в 1С
Табель учета рабочего времени (Т-13) заполняется в соответствии с Производственным календарем по графику 40 часовой рабочей недели.
Встроенный Производственный календарь не подлежит настройке или изменению, так как составлен в соответствии с утвержденными Постановлениями Правительства РФ праздниками и переносами выходных дней за год. Однако в случае необходимости, например, учета дополнительного праздника, установленного Правительством региона РФ, Производственный календарь можно изменить.
- Для корректировки пройдите Главное меню – Все функции – Справочники – Производственные календари – Российская федерация.
- Вызовите меню правой кнопкой мыши на выбранной дате и выберите:
- Изменить — чтобы изменить статус дня на:
- Рабочий;
- Суббота;
- Воскресенье;
- Предпраздничный;
- Праздник;
- Нерабочий;
- Перенести — чтобы перенести имеющийся статус дня на другой день с другим статусом.
Подробнее в статье Производственный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия
Мы рассмотрели где найти Табель в 1С 8.3 Бухгалтерия, как настроить и заполнить.
Проверьте себя! Пройдите тест:
- Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С
- Если Вы еще не подписаны:
- Активировать демо-доступ бесплатно →
- или
- Оформить подписку на Рубрикатор →
- После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Учет и планирование рабочего времени | 1С:Документооборот 8
Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах («День», «Неделя», «Месяц» и других).
Личные и общие календари
Окно «Мой календарь». Это ваш персональный инструмент планирования времени. Записи в календарь можно заносить вручную или за пару кликов создавать из любых других данных «1С:Документооборота 8»: письма, файлы, документы, задачи, мероприятия, проекты, проектные задачи, корреспонденты и прочее.
Записи календаря могут быть периодическими: например, повторяться каждый понедельник с 9:00 до 10:00. Это может быть полезно, например, для утренних собраний или как напоминание о составлении еженедельного отчета в пятницу. Обо всех записях программа автоматически напомнит заранее, в указанное время.
В календаре можно также отметить время, в которое вы доступны для того, чтобы другие сотрудники планировали встречи с вами.
Календари других пользователей. В зависимости от прав доступа — доступно различное содержимое в календаре других пользователей:
- руководители имеют полный доступ к календарям своих подчиненных;
- делегаты тоже имеют полный доступ к календарям тех, кто делегировал им права доступа;
- остальные пользователи ограничено видят календари друг друга: полностью видят относящиеся к ним общие записи (например, по мероприятиям) или персональные записи видят просто в виде серых прямоугольников без какого-либо текста.
Календари других пользователей
В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность отмечать отсутствие сотрудников на рабочем месте. Отметить отсутствие можно и за себя, и за другого сотрудника.
При этом указывается время и причина отсутствия (например, командировка или отпуск), список замещающих сотрудников и вводятся прочие примечания, которые помогут коллегам спланировать работу с вами.
При вводе отсутствия программа сразу предлагает:
- автоматически отправить письмо об этом всем вашим коллегам;
- настроить правила переадресации входящих писем на другой ящик.
При необходимости все отсутствия можно быстро посмотреть по календарю с отбором по дате, по подразделению или за период.
Учет отсутствий сотрудников
Ежедневные отчеты
В конце рабочего дня сотрудники быстро заполняют простой ежедневный отчет, в котором указывают:
- общую длительность рабочего дня;
- описание работ;
- вид и длительность работ;
- проект, в рамках которого работы выполнялись.
Заполнять список выполненных работ можно двумя способами: указывать итоговую длительность каждой работы или указывать точное время начала и окончания работ. Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража (например, по документу или по задаче).
Заполнение ежедневного отчета
Автоматический учет трудозатрат
Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача.
Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности.
При выполнении задачи программа может сама запрашивать трудозатраты на нее.
Создание записи о трудозатратах
Анализ трудозатрат
Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям.
Красным цветом отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня.
Трудозатраты, отнесенные на проект, позволяют также отслеживать расхождение плановых и фактических трудозатрат по проекту.
Анализ трудозатрат по видам деятельности. Этот отчет помогает руководителю оценить самые затратные виды работ (например, совещания, подготовка документов) и наметить меры по их сокращению.
Анализ трудозатрат по видам деятельности
Полная версия презентации «Учет и планирование рабочего времени» (pdf)