Резерв отпусков: формирование и учет в 2022 году

Резервы по отпускам в бухгалтерском и налоговом учете используют для накопления отпускных отчислений работникам. Расчеты можно сделать несколькими способами.

Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное Приказом Минфина № 167н от 13.12.2010. Резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.

Другими словами, что такое резерв отпусков простым языком — это отложенные средства, которые будут потрачены в будущем. В нашем случае сотрудник планирует отдыхать через несколько месяцев, а суммы будущих отпускных мы уже сейчас признаем в расходах и откладываем на будущее.

Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Типовые проводки при начислении резерва отпусков для коммерческих организаций

Операция
Дебет
Кредит

Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков	20, 25, 26, 44	96
Начислены отпускные	96	70
Выплачены начисленные суммы	70	51, 50

Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — да, это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

субъектов малого предпринимательства;
некоммерческих организаций;
участников проекта «Сколково».

Подробнее: какие компании попадают в категорию малых предприятий

Методики создания оценочного обязательства в бухучете

Необходимо как минимум один раз в год создать резерв на оплату отпусков по ПБУ 8/2010, пункт 15, по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которую предполагается выплатить в будущем году одной проводкой. Например, допустимо взять объем выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете является наиболее простым для бухучета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: к примеру, работник уволится, компания примет нового сотрудника, и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование оценочного обязательства в течение всего года.

Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.

Оцените возможную сумму накоплений на будущий год и включайте эту величину равномерно:

ежемесячно (разделив на 12);
ежеквартально (разделив на 4).

Оценив, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков, их трудоемкость, организация вправе самостоятельно закрепить в учетной политике правила создания оценочного обязательства.

Это важно: как правильно составлять учетную политику для целей налогового учета

Налоговый учет

Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям, содержащимся в статье 324.1 НК РФ. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании.

Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете.

В этом случае в расходах тоже засчитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

сам факт принятия решения;
способ резервирования;
максимальное отчисление на текущий налоговый период;
процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

Определяется количество неиспользованных дней отдыха у каждого сотрудника.
Исходя из расчета средней зарплаты для резерва отпусков определяется прогнозное значение сумм отпускных.
Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

По теме: особенности проведения инвентаризация за 2022 год

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Минфин в 2012 году в Письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления.

Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства.

Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Пример расчета отпускного оценочного обязательства

ООО «Ppt.ru» создает оценочное обязательство на выплату отпускных. По состоянию на 31.12.2022:

остаток начисленного ранее оценочного обязательства составляет 410 000 руб.;
численность работников — 50 человек;
средняя месячная зарплата — 25 000 руб.;
количество неиспользованных отпускных дней — 450.

Пример, как формируется таблица резерва отпусков:

Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм учитываем 31.12.2022 в составе внереализационных доходов в размере:

410 000 — 39991,74 = 10068,26 руб.

Другие способы расчетов

Еще один способ, как рассчитать среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва, — расчет по каждому сотруднику отдельно. Для исчисления используйте следующую формулу:

При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.

Особенности формирования оценочного обязательства в бюджетном учреждении

Резервы отпусков: проводим инвентаризацию и готовимся к 2022 году

В подборке собраны материалы, которые помогут вам провести годовую инвентаризацию резервов и подготовить учет резервов к 2022 году. Из статей вы узнаете:

как проводится годовая инвентаризация резервов отпусков
как заполняются показатели страховых взносов в документе Резервы отпусков
что делать, если по сотрудницам в декрете не посчитался средний заработок
какие настройки необходимо установить в ЗУП 3.1 для учета резервов в 2022 году

Инвентаризация оценочных обязательств по отпускам проводится ежегодно в декабрьском документе Резервы отпусков (Зарплата – Резервы отпусков). При заполнении документа в декабре ЗУП 3.1 игнорирует настройки учета резервов для организации и выполняет инвентаризацию по единому для всех алгоритму:

Определяется остаток дней отпуска по каждому работнику.
По всем сотрудникам рассчитывается средний заработок на конец года.
Сумма резерва на конец года определяется как произведение [Остаток дней отпуска] * [Средний заработок]. Расчет одинаков или для БУ и для НУ.
Рассчитывается средняя ставка взносов за год по принципу [Доходы, облагаемые взносами за год] / [Сумма взносов за год].
Сумма обязательства по взносам на конец года рассчитывается как произведение [Сумма резерва, полученная на шаге 3] * [Средняя ставка взносов за год, полученная на шаге 4].
Определяется сумма резервов по отпускным и взносам, накопленная на 1 декабря. Программа берет данные из ноябрьского документа Резервы отпусков.
Сумма резерва к доначислению / списанию рассчитывается как разница [Исчислено резерва на конец года] – [Накоплено резерва на 1 декабря].

Подробно алгоритм инвентаризации разобран в статье Инвентаризация оценочных обязательств и резервов по отпускам.

Если рассчитываете резервы по нормативному методу, то расчет обязательств в декабре будет кардинально отличаться от расчета резервов в других месяцах. Если же ведете расчет обязательств по методу МСФО, то различий будет меньше. Вот основные:

расчет ставки взносов. При применении метода МСФО в январе-ноябре вычисляется ставка страховых взносов за конкретный месяц. При заполнении документа Резервы отпусков за декабрь учитываются данные о начислениях и взносах за весь год
расчет обязательств в НУ. Если формируете резервы по отпускам в налоговом учете, то применять в течение года метод МСФО для НУ нет возможности. НК РФ предусматривает только нормативный метод расчета резервов. В январе-ноябре расчет резервов в НУ выполняется по нормативному методу, а в декабре проводится инвентаризация и расчет резервов в НУ ведется аналогично методу МСФО

Заполнение показателей взносов в документе «Резервы отпусков»

Сумма исчисленных взносов в декабрьском документе Резервы отпусков может не совпадать с общей суммой взносов по сотруднику за год. ЗУП 3.1 не просто включает в документ все начисленные взносы, а проверяет, с каких доходов исчислены взносы и входят ли эти доходы в расчет среднего для отпуска.

Также ставка страховых взносов в декабрьском документе может отличаться от ставки взносов, по которой рассчитывались страховые взносы по сотруднику в течение года. На это могут влиять следующие события:

доходы сотрудника в течение года превысили предельную базу для исчисления взносов
изменились обстоятельства расчета взносов. Например, работнику присвоена инвалидность или изменился статус иностранца

Подробный разбор с примерами – см. в статье Алгоритм заполнения данных по страховым взносам в документе «Резервы отпусков».

Нюансы инвентаризации резерва по сотрудницам в декрете

При заполнении декабрьского документа Резервы отпусков возможны ситуации, когда средний заработок сотрудника не определился. Как правило, это работницы в отпуске по уходу за ребенком, у кого в текущем году не было заработка.

Чтобы средний заработок по декретнице заполнился, нужно открыть форму расшифровки среднего и изменить расчетный период.

Нюансы расчета обязательств по сотрудницам в отпуске по уходу разбирали в статье Расчет оценочных обязательств по отпускам для лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

Настройки по учету резервов на 2022 год

Если рассчитываете резервы в БУ или НУ по нормативному методу, то для корректного расчета обязательств в 2022 году потребуется внести в сведения об Организации (Настройка – Организации или Реквизиты организации – Учетная политика и другие настройки – Резервы отпусков):

новый размер процента отчислений, если он изменился
новый размер предельной величины резерва – он рассчитывается как [Остаток резерва на 01.01.2022] + [Плановый предел начисления резерва в 2022 год]

Также потребуется внести изменения, если с нового года в организации вообще меняется порядок расчета резервов.

Подробно, как внести параметры расчета резервов на следующий год, разобрали в статье Нужно ли в начале следующего года менять настройки по расчету резерва отпусков или программа сделает все автоматически?.

Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Круглосуточный сервис и бесплатные консультации! Ускорьте работу с помощью 1С в облаке. Поможем сэкономить ваше время! Попробовать 14 дней бесплатно Начисление заработной платы в 1С ЗУП

Сергей Федотов

Методист отдела 1С Scloud

В программе реализован учет оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков, а также проведение их инвентаризации по итогам года с целью их передачи в бухгалтерскую программу.

Настройка формирования оценочных обязательств (резервов) производится для конкретной организации в разделе Настройка — Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Резервы отпусков.

В бухгалтерском учете поддерживаются две методики формирования оценочных обязательств по отпускам:

Нормативный метод, предусмотренный статьей 324.1 НК РФ — расчет процентом от ФОТ. Для расчета величины оценочного обязательства умножается процент, рассчитанный заранее и отраженный в учетной политике организации, на сумму фактических начислений (ФОТ начислений, входящих в базу расчета среднего заработка для отпусков), страховых взносов и взносов НСиПЗ с этих начислений текущего месяца с учетом предельной суммы отчислений в год, после достижения которой обязательство не формируется
Метод обязательств (МСФО), предусмотренный МСФО 37 — расчет по остаткам отпусков. Величина оценочного обязательства рассчитывается как разница между исчисленной и накопленной суммами обязательств. Исчисленная сумма обязательства — это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчетный месяц, т.е. эта сумма получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца. Накопленная сумма обязательства — разница между накопленной ранее суммой обязательства (исчисленной суммой обязательства за прошлый месяц) и суммой фактически начисленных отпускных в текущем месяце. Величина страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательства рассчитывается по такому же алгоритму, что и оценочное обязательство, но только в отношении взносов, и исчисленные суммы взносов рассчитываются процентом по взносам от исчисленной суммы оценочного обязательства.

В налоговом учете (по налогу на прибыль) поддерживается только нормативный метод формирования резервов отпусков в соответствии со статьей 324.1 НК РФ, согласно которой налогоплательщик имеет право принять решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков сотрудников.

Начисление оценочных обязательств (резервов) по отпускам за месяц производится с помощью документа Резервы отпусков (Зарплата — Резервы отпусков).

Его ввод предполагается ПОСЛЕ начисления зарплаты за месяц (Зарплата — Начисление зарплаты и взносов) и формирования документа Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата — Отражение зарплаты в бухучете).

Обязательства (резервы) формируются исходя из сумм начислений, страховых взносов, взносов НСиПЗ и выплат за счет обязательств (резервов) в текущем месяце. Документ Резервы отпусков содержит три закладки:

на закладке Обязательства и резервы текущего месяца произведенные начисления отображаются в разрезе подразделений и способов отражения. Эти данные предназначены для передачи в бухгалтерскую программу (для формирования проводок)
на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам произведенные начисления отображаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Эти данные могут использоваться для контроля итоговых сумм
на закладке Расчет обязательств и резервов по отпускам отображаются данные, исходя из которых в документе произведен расчет обязательств (резервов). Состав используемых при расчете данных зависит от того, какая методика формирования оценочных обязательств (резервов) была выбрана в настройках. Алгоритм расчета отражается в колонках Исчислено, Накоплено, Зачтено.

Инвентаризация выполняется автоматически также с помощью документа Резервы отпусков, вводимом за декабрь месяц.

При инвентаризации расчет оценочных обязательств (резервов) производится по одному принципу — исходя из накопленных дней отпуска независимо от используемой методики.

Алгоритм инвентаризации практически совпадает с алгоритмом ежемесячного расчета обязательств по методике МСФО и состоит в следующем:

Доначисление или списание обязательства (резерва):

Определяется количество неиспользованных дней отпуска.
Определяется средний заработок (как при расчете отпускных).
Умножением дней на средний заработок получается сумма обязательства (БУ). При этом сумма резерва (НУ) отдельно не рассчитывается, т.к. является тем же значением, что и сумма обязательства.
Производится сравнение с накопленной суммой и определяется результат (доначисление или списание).
Доначисление или списание страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательства (резерва):
Определяется эффективная ставка взносов по году в целом по каждому виду взносов отдельно:
определяется облагаемая взносами база сотрудника за год
определяется сумма исчисленных взносов за год
рассчитывается ставка взноса как соотношение суммы взноса за год и облагаемой базы за год.
Сумма обязательства умножается на ставку — получается расчетная сумма взноса обязательства.
Полученные величины взносов суммируются, при этом сумма взносов резерва (НУ) отдельно не рассчитывается, т.к. является тем же значением, что и сумма взносов обязательства.
Производится сравнение с накопленной суммой по взносам и определяется результат (доначисление или списание).

Реализована синхронизация данными о сформированных оценочных обязательствах (резервов) с программой Бухгалтерия 3.0, начиная с ее версии 3.0.39.

При этом данные о начисленных оценочных обязательствах (резервах) в бухгалтерской программе формируются в одноименный документ, в проводках которого суммы признаваемых оценочных обязательств (резервов) отражаются по дебету на тех же счетах затрат, что и суммы ФОТ, составивших базу оценочного обязательства, а по кредиту на субсчетах счета 96 Резервы предстоящих расходов:

96.01.1 Оценочные обязательства по вознаграждениям — учитывается сумма самого обязательства (резерва)
96.01.2 Оценочные обязательства по страховым взносам — учитывается сумма страховых взносов и взносов НСиПЗ, исчисленных на сумму обязательства (резерва).

Если методика расчета оценочных обязательств и резервов отличается, то ежемесячно будут возникать вычитаемые или налогооблагаемые временные разницы между данными бухгалтерского и налогового учета.

Для формирования в бухгалтерской программе проводок по списанию накопленных ранее обязательств и резервов в документе Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата — Отражение зарплаты в бухучете) реализованы виды операций, по которым автоматически отражаются ежегодные отпуска и их компенсации:

Вид операции	Назначение	Отражение в учете по Дт	Использование при формировании оценочных обязательств (БУ)	Использование при формировании резервов (НУ)
Ежегодный отпуск	Для отражения суммы отпускных, для которых накопленных ранее сумм обязательств (резервов) оказалось недостаточно	Дт счет затрат	Да	Нет
Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств	Для отражения суммы отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных в бухгалтерском учете сумм обязательств	В БУ — Дт субсчет счета 96, в НУ — Дт счет затрат	Да	Нет
Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов	Для отражения суммы отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных в бухгалтерском учете сумм обязательств и накопленных в налоговом учете сумм резервов	Дт субсчет счета 96	Да	Да
Ежегодный отпуск за счет резервов	Для отражения суммы отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных в налоговом учете сумм резервов	В БУ — Дт счет затрат, в НУ — Дт субсчет счета 96	Да	Да
Компенсация ежегодного отпуска	Для отражения суммы компенсации ежегодного отпуска, для которой накопленных ранее сумм обязательств (резервов) оказалось недостаточно	Дт счет затрат	Да	Да
Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств	Для отражения суммы компенсации ежегодного отпуска, начисляемой в счет ранее накопленных в бухгалтерском учете сумм обязательств	В БУ — Дт субсчет счета 96, в НУ — Дт счет затрат	Да	Да

По результатам инвентаризации суммы излишне начисленных обязательств и резервов отражаются на счете 91.01 Прочие доходы.

Признание оценочных обязательств (резервов) нормативным методом

Пример

Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ) в бухгалтерском и налоговом учете. Предельная величина, до достижения которой будут начисляться обязательства и резервы, составляет 1000000 руб. в год.

За январь 2021 г. сотрудникам ООО Конфетпром начислено по окладу — 145000 руб., страховые взносы — 43500 руб., взносы НСиПЗ — 290 руб. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков за январь 2021 г.

Настройка учета оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков в организации производится в настройке учетной политики организации (Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Резервы отпусков.

В связи с тем, что организация формирует оценочные обязательства (резервы) нормативным методом (выбран соответствующий переключатель), необходимо установить: процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов, который задается в поле Размер отчислений % от ФОТ, а в поле Предельная величина — предельную величину, до достижения которой будут начисляться оценочные обязательства (резервы).

Начисление оценочных обязательств (резервов) по отпускам за месяц производится после начисления зарплаты и формирования проводок за месяц с помощью документа Резервы отпусков.

Зарплата — Резервы отпусков.
Создать.
В поле Месяц укажите месяц начисления оценочных обязательств (резервов) (по умолчанию текущий месяц).
Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по которой производится начисление оценочных обязательств (резервов) по отпускам.
В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
После произведенной синхронизации данных с бухгалтерской программой и проведения загруженного в программу документа Начисление оценочных обязательств по отпускам будет установлен флаг Отражено в бухучете пользователем, а поле, расположенное рядом, будет заполнено пользователем, который сформировал проводки в результате проведения документа.
В поле Операция выберите вид операции начисления оценочных обязательств (резервов) по отпускам — Расчет текущего месяца или Корректировка остатков. В нашем примере будет произведен автоматический расчет оценочных обязательств (резервов), что соответствует виду операции Расчет текущего месяца (установлен по умолчанию). Вид операции Корректировка остатков выберите, если оценочные обязательства (резервы) будут введены вручную в табличную часть документа.
Нажмите на кнопку Заполнить. На закладке Расчет обязательств и резервов по отпускам при нормативном методе расчет по сотрудникам производится следующим образом:
сумма обязательства (резерва) в колонке Сумма обязательства (резерва) определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму фактических начислений текущего месяца (ФОТ начислений, входящих в базу расчета среднего заработка для отпусков)
сумма страховых взносов (кроме травматизма) с обязательства (резерва) в колонке Страховые взносы обязательства (резерва) определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму начисленных страховых взносов (кроме травматизма) за текущий месяц
сумма взносов НСиПЗ с обязательства (резерва) в колонке Взносы в ФСС НС и ПЗ обязательства (резерва) определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму начисленных взносов НСиПЗ за текущий месяц.

Получившиеся значения отражаются в колонках Исчислено.

В колонках Накоплено отражается разница между накопленными ранее суммами обязательства (резерва), страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательства (резерва) (данные суммы можно получить в документе Резервы отпусков за прошлый месяц путем сложения сумм из колонок Накоплено и Зачтено) и суммами фактически начисленных отпускных за счет оценочных обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с отпускных за счет оценочных обязательств (резервов) в текущем месяце (данные суммы можно посмотреть в документе Отражение зарплаты в бухучете за текущий месяц на закладке Выплата отпусков за счет оценочных обязательств). В нашем примере колонки Накоплено пустые, т.к. формирование оценочных обязательств (резервов) в организации производится с января 2021 г. и в текущем месяце в организации не было фактически начисленных отпускных. Значения в колонках Зачтено совпадает со значениями в колонках Исчислено.

Получившийся результат из колонок Зачтено по оценочным обязательствам (резервам), страховым взносам и взносам НСиПЗ с обязательств (резервов) отражается в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам.

А итоговые значения сумм обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательств (резервов), по которым далее в бухгалтерской программе будут формироваться проводки, отражаются в разрезе подразделений и способов отражения на закладке Обязательства и резервы текущего месяца, и за январь 2021 г. составляют: с выплат в пользу сотрудников администрации: 65000,00 руб. * 10,00%. + 1950,00 руб. + 13,00 руб. = 8463,00 руб. — отражаются по дебету счета 20.01.

В результате произведенной синхронизации с бухгалтерской программой и проведения загруженного в бухгалтерскую программу документа Резервы отпусков будут сформированы следующие проводки:

по положительным суммам (доначислениям) (как в нашем примере):
Дт счет затрат Кт 96.01.1 — начисление обязательств по предстоящим отпускам
Дт счет затрат Кт 96.01.2 — начисление страховых взносов с обязательств по предстоящим отпускам и в ФСС от НС и ПЗ
Дт счет затрат Кт 96.01.2 — начисление страховых взносов в в ФСС от НС и ПЗ с обязательств по предстоящим отпускам.
по отрицательным суммам (списаниям), например, в случае отрицательной суммы фактических начислений текущего месяца:
Дт 96.01.1 Кт 91.01 — списание оценочных обязательств (резервов)
Дт 96.01.2 Кт 91.01 — списание страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательств (резервов).

Признание оценочных обязательств методом обязательств (МСФО)

Пример

Организация ведет учет оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков в бухгалтерском учете методом обязательств (МСФО), а учет резервов в налоговом учете не ведет. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков сотруднице Боровой А.Н.:

за январь 2021 г., если в январе сотруднице начислено по окладу — 70000,00 руб., страховые взносы — 21000,00 руб., взносы НСиПЗ — 140,00 руб., остаток дней отпуска на 31.01.2021 составляет 18,67 дней, а средний заработок для оплаты отпусков на конец января — 2389,08 руб.

Оценочные резервы на оплату отпусков

Учет отпускных и начисленных с них сумм страховых взносов и взносов на «травматизм» производится с использованием резерва на оплату отпусков. В бухгалтерском учете это один из оценочных резервов, формируемых в соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (малые предприятия оценочные резервы могут не формировать (п. 3 ПБУ 8/2010)).

Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков может быть признано, поскольку:

выплата отпускных – это обязанность, которую невозможно не исполнить;
в результате исполнения этой обязанности произойдет уменьшение экономических выгод;
величину резерва можно рассчитать.

Как рассчитать сумму оценочного обязательства

В ПБУ 8/2010 алгоритма расчета «отпускного» резерва нет. Поэтому порядок его расчета следует утвердить в учетной политике.

https://www.youtube.com/watch?v=vdQx3ImCvEA\u0026t=121s

Возможны следующие варианты определения конкретного размера отчислений в оценочный резерв на оплату отпусков:

исходя из фактических размеров фонда оплаты труда за месяц;
по каждому сотруднику отдельно;
по подразделениям или по категориям сотрудников.

Для расчета понадобятся данные о количестве дней неиспользованного отпуска каждого сотрудника по состоянию на конец отчетного периода и график отпусков на предстоящий год.
Сумму обязательства по отпускным по состоянию на конец отчетного периода можно рассчитать так: количество дней неиспользованного отпуска каждого сотрудника умножить на его среднедневной заработок за 12 месяцев, предшествовавших отчетному периоду.
Среднедневной заработок рассчитывать исходя из всех начислений, учитываемых при расчете отпускных в соответствии с постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922.
При этом не берется в расчет время и начисленные за это время суммы в случаях, когда работник:

получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
не участвовал в забастовке, но при этом не имел возможности выполнять свою работу;
использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;
находился в командировке или отпуске или в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы (или без оплаты).

Не учитываются также выплаты социального характера и другие выплаты, не относящиеся к оплате труда.

Сумма обязательства по страховым взносам определяется путем умножения суммы обязательств по отпускным на ставку страховых взносов и взносов «по травме».

При начислении страховых взносов сумма выплат в пользу каждого физического лица не должна превышать установленный лимит, при превышении которого фирмы, уплачивающие взносы по общей ставке, должны начислять дополнительные взносы на обязательное пенсионное страхование. На основании графика отпусков на текущий год следует оценивать, каким образом к моменту выплаты отпускных сотруднику будут начисляться с его доходов страховые взносы.

Начислять оценочное обязательство по оплате отпусков можно с периодичностью, принятой по своему усмотрению – например, ежеквартально. Тогда величину резерва нужно сравнивать с суммой, сформированной на конец предыдущего квартала и увеличенной на фактически выплаченные отпускные и страховые взносы. На полученную разницу увеличивать оценочное обязательство по отпускам.

Можно делать подобные расчеты не по каждому сотруднику, а, к примеру, по подразделениям, по уровню зарплат и т. д. В этом случае в расчет придется брать среднедневной заработок по подразделению (группе), рассчитанный из общего фонда оплаты труда и среднесписочной численности работников за 12 месяцев.

В сумму оценочного обязательства нужно включать и дополнительные отпуска.

«Как рассчитать резерв на оплату отпусков»

Отражение в бухучете

При создании резерва «отпускные» расходы можно списывать только за счет этого резерва.
Сформированный резерв отражают на счете 96 «Резервы предстоящих расходов».

Начисление сумм резерва производят по дебету счетов учета расходов, на которых учитывают зарплату работникам:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44…) КРЕДИТ 96 — начислен оценочный резерв на оплату отпусков.
По мере ухода работников в отпуск бухгалтер начисляет отпускные, страховые взносы на ОПС, ОСС, ОМС и взносы на «травматизм» за счет резерва.
Проводки отражают по дебету счета 96 в корреспонденции со счетами 70 и 69:
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70 — начислены отпускные за счет резерва;
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 — начислены страховые взносы на ОСС, ОПС, ОМС и взносы на «травматизм» за счет резерва.

В налоговом учете фирма может создавать резерв на оплату отпусков (ст.

324.1 НК РФ), а может не создавать. Если в налоговом учете «отпускной» резерв не создается, то возникнут разницы и связанные с ними отложенные налоговые активы. Оформляется проводка:

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 — сформирован отложенный налоговый актив (в сумме оценочного обязательства × 20%).
При фактическом начислении отпускных этот актив гасится:
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09 — погашен отложенный налоговый актив (на сумму начисленных отпускных и страховых взносов × 20%).

ПРИМЕР 1. НАЧИСЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЗЕРВА НА ОПЛАТУ ОТПУСКОВ В БУХУЧЕТЕ

В налоговом учете ООО «Весна» резерв предстоящих расходов на оплату отпусков не формирует. Предположим, по состоянию на 31 марта в бухгалтерском учете компании признано оценочное обязательство по выплате отпускных в сумме 50 000 руб.

https://www.youtube.com/watch?v=vdQx3ImCvEA\u0026t=344s

В учете сделаны проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 — 50 000 руб. – отражена сумма оценочного обязательства;

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 — 10 000 руб. (50 000 руб. × 20%) – отражен отложенный налоговый актив.

Во втором квартале сотрудникам были начислены отпускные (вместе со страховыми взносами) в сумме 50 000 руб. и дополнительно признаны оценочные обязательства на оплату отпусков в сумме 100 000 руб.

https://www.youtube.com/watch?v=vdQx3ImCvEA\u0026t=344s

В учете были сделаны проводки:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70 (69) — 50 000 руб. – начислены отпускные и страховые взносы;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09 — 10 000 руб. (50 000 руб. × 20%) – списан отложенный налоговый актив;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 — 100 000 руб. – отражена сумма оценочного обязательства;

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 — 20 000 руб. (100 000 руб. × 20%) – отражен отложенный налоговый актив.

«Отпуск: особые случаи»

Резерв на оплату отпусков в налоговом учете

Если в налоговом учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ст. 324.1 НК РФ) не формировать, это может привести к тому, что в месяце массовых отпусков расходы фирмы резко возрастут. Это может привести к убытку по налогу на прибыль. Поэтому для равномерного отнесения расходов в налоговом учете есть смысл формировать этот резерв.

Обратите внимание

Если фирма формирует в налоговом учете резерв на оплату отпусков, то фактически начисленные отпускные и относящиеся к ним страховые взносы в расчете налоговой базы в течение всего налогового периода не участвуют. То есть в составе расходов учитываются предполагаемые, а не действительные затраты.

Если фирма приняла решение создавать этот резерв, то в учетной политике для целей налогообложения она должна утвердить:

предельную сумму отчислений;
способ резервирования;
ежемесячный процент отчислений.

«Переходящие отпускные в налоговом учете»

Предельная сумма отчислений

Предельная сумма отчислений в резерв – это величина резерва, который организация планирует сформировать в отчетном году. В нее включаются:

суммы отпускных, рассчитанных в соответствии с постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922;
страховые взносы, включая взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, начисленные на отпускные;
взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные на отпускные.

Способ резервирования

Расходы по созданию этого резерва включаются в состав расходов на оплату труда (п. 2 ст. 324.1 НК РФ). Они признаются ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Ежемесячный процент отчислений

Процент отчислений в резерв рассчитывается по формуле.

Формула расчета процента отчислений в резерв

Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда определяется исходя из всех предусмотренных системой оплаты труда выплат, участвующих в расчете среднего заработка, произведенных в пользу работающих по трудовым договорам, и суммы взносов на все виды обязательного социального страхования (без учета отпускных за год).

Сумма ежемесячных отчислений зависит от суммы фактических расходов на оплату труда, произведенных за месяц. Она рассчитывается по формуле.

Формула расчета суммы ежемесячных отчислений в резерв

ПРИМЕР 2. РЕЗЕРВ НА ОПЛАТУ ОТПУСКОВ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ
ООО «Блюз» производит расчет резерва на оплату отпусков исходя из плановых показателей:
— предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков – 100 000 руб.;

— сумма страховых взносов на ОСС, ОПС и ОМС – 30 000 руб. (100 000 руб. × 30%);

— сумма страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – 200 руб. (100 000 руб. × 0,2%);

— предполагаемая сумма расходов на оплату труда – 1 000 000 руб.

Ежемесячно бухгалтер будет формировать резерв на оплату отпусков в налоговом учете в размере 13,02% от суммы начисленных за месяц фактических расходов на оплату труда ((100 000 руб. + 30 000 руб. + 200 руб.) : 1 000 000 руб. × 100%).

Списание резерва в налоговом учете

Суммы отчислений в резерв на оплату отпусков на налоговую нагрузку фирмы влияют только в пределах налогового периода.

31 декабря нужно провести инвентаризацию резерва и определить (п. 3 ст. 324.1 НК РФ):

совокупный размер начисленного за год резерва;
сумму фактических расходов на оплату отпусков.

Фактические расходы могут превышать сумму резерва, например, из-за того, что на работу поступали новые сотрудники, которым предоставляли очередные оплачиваемые отпуска. Такое превышение нужно отнести в расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль.

ПРИМЕР 3. ПЕРЕРАСХОД РЕЗЕРВА

В налоговом учете ООО «Звезда» за год сформирован резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб. Фактически на оплату отпусков фирма израсходовала 165 000 руб. Разницу в размере 15 000 руб. (165 000 – 150 000) нужно включить в расходы на оплату труда 31 декабря.

Начисленная сумма резерва может превышать фактические расходы на оплату отпусков, к примеру, когда сотрудник не отгулял все дни причитающегося ему очередного оплачиваемого отпуска. Превышение суммы резерва над фактическими расходами включается во внереализационные доходы.

Если фирма не планирует формировать данный резерв в следующем году, то сумму превышения резерва над фактическими расходами можно учесть в доходах и этим ограничиться.
Если фирма планирует формировать резерв в дальнейшем, то неиспользованная часть сформированного в отчетном периоде резерва переносится на следующий год.
Перед этим нужно определить:

сколько дней отпусков не использовано;
какова средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, не использовавших отпуск;
какова общая сумма расходов, приходящаяся на неиспользованные отпуска. Эта сумма и представляет собой сумму резерва, которую можно перенести на следующий год.

ПРИМЕР 4. ПЕРЕНОС РЕЗЕРВА НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

На 31 декабря отчетного года в налоговом учете ООО «Блик» создан резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 120 000 руб. Сумма фактически начисленных отпускных с учетом страховых взносов составила 100 500 руб. Остаток неизрасходованного резерва равен 19 500 руб. (120 000 – 100 500). Эту сумму при расчете налога на прибыль нужно включить во внереализационные доходы.

Инвентаризация показала, что не отгулял свой отпуск один из сотрудников. Величина оплаты неиспользованного отпуска, рассчитанная исходя из среднедневного заработка и количества неиспользованных дней отпуска, составила 19 000 руб.

Сумма страховых взносов и взносов «по травме» по совокупному тарифу составила 5738 руб. (19 000 руб. × (30% + 0,2%)).

24 738 руб. (19 000 + 5738) – это размер резерва, переносимого на следующий год.

Полученная величина больше остатка неизрасходованного резерва. Разница 5238 руб. (24 738 – 19 500) включается в расходы на оплату труда за отчетный год.

Обратите внимание

Даже если фирма формирует «отпускные» резервы и в бухгалтерском, и в налоговом учете, из-за разных правил формирования их суммы совпадать не будут.

«Как по закону разделить отпуск на части»

Резерв на оплату отпусков: проводки и учет в казенном учреждении

Для упорядочивания учета выплат сотрудникам с 2021 г. вступил в силу федеральный стандарт бухгалтерского учета «Выплаты персоналу». Он устанавливает единые требования к порядку признания, первоначальной и последующей оценки обязанностей и обязательств учреждения перед своими работниками.

На что повлиял новый стандарт

Федеральный стандарт «Выплаты персоналу» был утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.

2019 года № 184н для применения в органах власти и местного самоуправления, органах управления государственных внебюджетных фондов, получателей бюджетных средств, государственных и муниципальных автономных и бюджетных учреждениях. В соответствии с ним для госсектора были выделены две группы выплат: текущие и отложенные. Чем же они отличаются?

Текущие выплаты всегда имеют определенных срок исполнения, характеризуются конкретным размером и объектом их учета является отдельное денежное обязательство. А вот объектом отложенных выплат является отдельное обязательство перед физлицом, размер которого нужно рассчитать путем оценки обязательств на неопределенный период действия.

К ним относятся:

оплата основных и дополнительных отпусков сотрудникам за отработанное время;
компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника или по заявлению;
страховые взносы, начисленные на вышеуказанные пункты.

Чтобы оценить отложенные выплаты необходимо сформировать резерв, который можно создать по следующему алгоритму:

Методов для расчета резерва всего три: по учреждению в целом, по категориям сотрудников и по отдельному работнику. Подробное описание каждого из этих методов вы можете найти в письме Минфина РФ от 20 мая 2015 г. № 02-07-07/28998.

Как рассчитать резервы страховых взносов и отпусков

Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается согласно методике расчета резерва на оплату отпусков.

Исключения составляют госучреждения, которым сложно выполнять расчет с применением рекомендованных Минфином методов. В этом случае для расчета норматива берутся данные за прошлый год, т.е. вся сумма фактически выплаченных прошлогодних отпускных делится на общий фонд заработной платы и полученный результат умножается на ФОТ за определенный период. Аналогично рассчитываются и взносы.

Для равномерного отнесения на финансовый результат отложенных расходов в бюджетном учете используется счет 401.60. Учет резерва на данном счете позволяет получить полные и достоверные сведения об обязательствах учреждения по методу начисления, который предусматривает отражение расходов в периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены средства.

По истечении каждого отработанного месяца у сотрудника возникает право на соответствующие дни отпуска, а у работодателя — обязанность по предоставлению выплат за эти дни. Соответственно, появляется основание для отражения обязательств на счете 401.60.

Если брать во внимание резерв на оплату отпусков, то можно использовать отдельный счет 401.61, но для этого его нужно закрепить в учетной политике.

С учетом трудозатрат учреждение может установить удобную периодичность для начисления, например, один раз в месяц или реже.

Операции санкционирования на иные очередные годы (за пределами планового периода) учитываются на счете 500.90. Для отражения отложенных обязательств предназначен счет 502.99.

Проводки для учета отпусков

Давайте обратимся к проводкам, которые нужно формировать по учету отпусков в казенном учреждении:

Обратите внимание: если вдруг сумма начисленных отпускных превышает размер рассчитанного вами резерва, то в этом случае часть придется отнести на текущие расходы в Дт счетов 1 401.20 211 и 1 401.20 213.

Бухгалтерские записи по формированию вышеуказанных проводок отражаются на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) и расчетов величины резервов.

В текущем году отпускные и страховые взносы начисляются за счет созданного ранее резерва согласно Расчетно-платежной ведомости, Расчетной ведомости, Записке-расчету об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска.

Несмотря на то что польза от ведения учета резервов очевидна, это достаточно трудоемкий процесс и за отказ от создания обязательств должностные лица учреждения могут быть привлечены к административной ответственности. Если резерв не будет отражен на счете 401.60, грозит штраф до 30 000 рублей. А за искажение данных по счету 401.60 в отчетности предусмотрены следующие штрафы:

Примеры расчета отпусков в казенном учреждении

Пример 1.

Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета в целом по учреждению.

На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам составило 53 дня. Среднедневная заработная плата в целом равна 1432 рубля. Учреждение применяет ставку страховых взносов в размере 30,2 %. Применяем формулу:

Р = (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) + (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) × С
где Р — резерв;
К* — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников;
Зпср* — средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников;
С — ставка страховых взносов.

Производим расчет: 53 дня*1432 руб. + 53 дня *1432 руб. * 30.2 % = 98 816,6 руб.

Пример 2. Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по категориям сотрудников.

На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам категории руководители составило 16 дней, у бухгалтерии — 10. Среднедневной заработок равен 2000 руб. и 1500 руб. соответственно.

Определяем резерв отпусков для категории руководители:
Определяем резерв отпусков для категории бухгалтерия:
Бухгалтер по итогу должен отразить в резерв по всем категориям 61 194 рублей.

Пример 3. Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по каждому сотруднику.

В этом случае используется формула:
Р = К × Зп + К × Зп × С
где Р — резерв;
К — количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета;
Зп — среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва;
С — ставка страховых взносов.

На 31 декабря 2021 г., количество неиспользованных дней отпусков всех сотрудников — 21 день, в том числе: Иванов И.И. — 6, Петров П.П. — 15. Среднедневной заработок 1524 руб. и 1750 руб. соответственно.

Резерв отпусков Иванова равен 9144 руб., а у Петрова — 26 250 руб.

Резерв по взносам Иванова равен 2761,49 руб., а у Петрова — 7927,50 руб.

Общая сумма резерва у Иванова равна 11 905,49 руб., а у Петрова — 34 177,50 руб.

Общая сумма резерва равно 46 082,99 руб.