Издание приказа об утверждении графика отпусков является необязательным требованием при составлении очередности отпусков работникам на предприятии. Основным требованием законодательства РФ является график отпусков, утвержденный директором.
В большинстве своем графики отпусков составляются в крупных учреждениях, не терпящих сбоев в технологических процессах, для правильного планирования замен специалистов при уходе их в отпуск.
Файлы для скачивания:
Форма приказа
Приказ, с утверждением графика отпусков, считается распорядительным документом, утверждающим алгоритм отдыха работающих лиц на предприятии. Он обязан быть опубликован не позже 2-х недельного срока до конца года (ст. 123 ТК РФ).
График отпусков учитывает следующие виды отдыха:
- Ежегодные оплачиваемые.
- Неиспользованные в прошедшем году.
- Дополнительные отпуска, установленные внутриведомственными нормативными положениями и законодательными нормами РФ.
Форма графика может использоваться рекомендованной Госкомстатом РФ в 2004 году (форма Т-7). В данной форме отображены поля для отображения требуемых сведений. При этом, законодательством разрешается предприятиям разрабатывать свою форму. Тем не менее, кадровые специалисты предпочитают использовать рекомендованную форму.
Составленный график отпусков согласовывается с профкомом (при его наличии). При этом, перед его составлением рекомендуется учитывать запросы работающих лиц, особенно тех, кто обладает установленными законом привилегиями.
К категориям лиц, обладающих привилегиями можно отнести:
- Жен военнослужащих.
- Чернобыльцев.
- Многодетных работников и т.д.
После заполнения графика, он представляется коллективу, после чего издается приказ директора о его утверждении.
Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков?
В законодательстве РФ нет разъяснения о необходимости издания такого приказа. То есть, если приказа об утверждении графика отпусков не будет, то это не будет считаться нарушением. Однако, при отсутствии самого графика, фирма может быть оштрафована за несоблюдение требований законодательных норм.
Заполнение таблицы отпусков рекомендуется осуществлять на стандартной форме Т-7, принятой Госкомстатом РФ в постановлении № 1 от 05.01.2004 года.
График отпусков обязан быть подписан директором компании и согласован с профкомом (при его наличии). Также, обязана быть отображена дата его утверждения.
Поэтому, дополнительный распорядительный документ в виде приказа не относится к обязательному документу.
В то же время, согласно общепринятым правилам, руководители предприятий издают такой приказ, придавая составленному графику, как бы, более официальный статус.
При этом, дата издания данного распоряжения обязана соответствовать дате, установленной для ввода в действие графика отпусков, согласно ст. 123 ТК РФ, то есть за 14 дней до завершения года.
Еще одним аргументом в пользу издания такого приказа является то, что в таком распорядительном документе назначается ответственный работник за его исполнение.
Кто составляет приказ?
Приказ, обычно, составляется специалистом отдела кадров, юристом или секретарем. В любом варианте, составлением распорядительных документов обязан заниматься специалист, обладающий соответствующим уровнем навыков для формирования подобных документов и знающим основы ТК РФ. Оформляется приказ от лица директора предприятия и подписывается только ним.
Когда писать приказ об утверждении графика отпусков?
График отпусков разрабатывается с учетом заявок работающих лиц с таким расчетом, чтобы за 14 дней до конца года он был согласован с профкомом и утвержден директором предприятия.
После подписания директором графика, опубликовывается приказ о его утверждении, в котором обязаны расписаться все работающие лица, засвидетельствовав своей подписью прочтение документа. Это требуется выполнить, чтобы в последствии не допустить конфликтов и споров по срокам отдыха.
График отпусков считается документом, обязательным для исполнения. Правки в графике могут осуществляться лишь по согласованию с работающим лицом.
Как составить приказ об утверждении нового графика отпусков в 2022 году?
Как и любой распорядительный документ, приказ, утверждающий график отпусков, не обладает строгим унифицированным шаблоном и может составляться в произвольном стиле или по самостоятельно разработанному образцу.
Независимо от варианта выбора стиля в приказе требуется обозначить следующие данные:
- Название предприятия.
- Наименование документа с присвоением ему номера и краткого обозначения темы (Приказ № ___ об утверждении графика отпусков).
- Место и дата его составления.
- Ссылка на законодательные нормы РФ.
- Далее отображается фраза — «Приказываю:»
- Затем заполняется текст распоряжения, об утверждении графика отпусков, с перечислением лиц ответственных за исполнение распоряжения и создания резервных средств для выплат опускных.
- В завершение отмечается список приложений.
- Приказ подписывается директором, а также лицами, указанными в распоряжении.
После его издания, ответственное лицо обязано собрать подписи всего персонала, для их ознакомления с содержанием документа. Обычно, такой приказ является многостраничным документом, в котором подписи сотрудников проставляются на отдельных листах, которые прикрепляются к приказу в виде приложений.
Подтверждать приказ печатью не требуется. Составлять его можно, как на стандартном листе А4, так или на фирменном бланке предприятия, в одном экземпляре.
Приказ может быть заполнен вручную или набран на компьютере, с дальнейшей распечаткой на принтере.
После завершения его действия документ передается на хранение в архив.
Что отразить в графике отпусков?
При заполнении графика отпусков вначале рекомендуется согласовать время отдыха с работающими лицами, обладающими правом выбора времени отдыха.
К таким категориям лиц относятся:
- Работающие граждане, чьи жены пребывают в отпуске по БИР (ст. 123 ТК РФ).
- Совместители. Данной категории лиц отпуск требуется выделять в тот же период, что и отпуск на основном предприятии (ст. 286 ТК РФ).
- Несовершеннолетние лица (ст. 267 ТК РФ).
- Почетные доноры РФ (пп.1 п. 1 ст. 23 закона № 125-ФЗ).
- Жены военнослужащих, планирующие отдых с мужьями (п. 11 ст. 11 закона № 7б-ФЗ от 27.05.1998).
Инструкция: оформляем приказ об утверждении графика отпусков
Кадры
Во многих организациях не готовят приказ об утверждении графика отпусков, считая, что если он необязателен по закону, то и не нужен работодателю. Но те, кто пользуется этим документом, не без оснований уверяют, что он облегчает жизнь и кадровым специалистам, и руководству.
20 октября 2022 Агисова Алия
В статье 123 ТК РФ разъясняется, нужен ли приказ на утверждение графика отпусков, — нет, отдельного распоряжения не требуется.
Но работодатель обязан утвердить план отдыха работников не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года.
Законодательство не обязывает работодателей издавать отдельный указ, но, как показывает практика, такой документ значительно упрощает жизнь кадровикам.
Унифицированной формы документа не существует. Законодательно утверждена лишь форма самого плана — форма Т-7. Но даже ее использование носит рекомендательный характер. Тем не менее, составлена она весьма удобно, в ней содержатся все необходимые поля, в том числе и для утверждения графика. Формой Т-7 пользуются многие коммерческие организации.
Если приказ об утверждении графика отпусков в ИП, коммерческой или бюджетной организации не оформлен, это не является нарушением.
Когда составлять распоряжение
С учетом того, что план отдыха сотрудников утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приказ о предоставлении сведений о планируемых отпусках рационально издать в начале декабря. Это позволит оставить временной люфт для разрешения сложных ситуаций с распределением дней отдыха между сотрудниками.
Если на предприятии есть профсоюзная организация, понадобится дополнительное время для учета ее мнения (ст. 372 ТК РФ):
- 5 рабочих дней — на получение мотивированного ответа профсоюза;
- 3 рабочих дня — на дополнительные консультации, если возникли разногласия.
Правила составления
Единого бланка приказа о введении в действие графика отпусков работников не существует, поэтому он составляется в свободной форме. В него включаются следующие сведения:
- наименование организации;
- реквизиты (название, номер и дата);
- содержание (текст распоряжения);
- фамилия, имя, отчество руководителя, который его подписывает.
Кроме этого, директор вправе назначить лиц, ответственных за составление плана, и последний срок его предоставления.
План отдыха работников рекомендуется оформить как приложение, так как он размещается на большом количестве листов. В форму Т-7 внесите изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Приложение подписывает его составитель, а утверждает руководитель локальным нормативным актом.
Актуальный образец приказа на утверждение графика отпусков на 2023 год для спортивной школы:
Может пригодиться: как заполнить и утвердить график отпусков
Какие нюансы учесть
Документ состоит из шапки и основной части. Распоряжение следует оформлять на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине обозначается название документа. В вводной части приводится ссылка на статью 123 Трудового кодекса РФ.
В основной части дается указание утвердить план на будущий календарный год. Работодатель не обязан знакомить сотрудников с документом.
Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 добавляют специальные поля для ознакомления, где будут места для подписи и даты.
Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения. В этом случае укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.
Шаблон распоряжения:
Приложение к приказу: График отпусков на __________ год Руководитель __________________________ _______________________________ |
Может быть полезно:
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Приказ об утверждении графика отпусков: образец и бланк на 2022 год
Приказ об утверждении графика отпусков обязательно должен быть оформлен, поскольку без него невозможно определить порядок очередности выхода сотрудников в отпуск. В любой организации (в крупной компании, в ДОУ, в госучреждениях) уход сотрудника в отпуск, а также его замена должны быть продуманы заранее. Сегодня поговорим об изменениях в ТК РФ, которые касаются составления графика отпусков, а также предоставим образец готового Приказа.
Согласно правилам, графики отпусков в школе или ином образовательном учреждении составлялись в конце календарного года, однако даже эта процедура претерпела изменения из-за возникшей пандемии коронавируса.
Приказ об утверждении графика отпусков обязателен или нет?
Если график очередности выхода сотрудников в отпуск не заверен руководителем учреждения, то такой документ не имеет никакой силы.
Соответственно, установленные периоды отдыха могут нарушаться как руководством, так и самими работниками.
Сложность также в том, что незаверенный документ может вызвать существенные проблемы при проведении проверки со стороны ГИТ, а его отсутствие и вовсе приведет к наложению штрафа.
К каким приказам относится приказ об утверждении графика отпусков, и какие нюансы он предполагает?
Кадровому сотруднику важно знать, к какой форме относится Приказ об утверждении графика отпусков.
Некоторые кадровики, секретари и делопроизводители задаются вопросом – это приказ по основной деятельности или личному составу? Согласно законодательству достаточно просто сделать вывод о том, что Приказ об утверждении графика отпусков касается трудовых отношений между работодателем и сотрудниками, то есть относится к документам по личному составу.
В образовательных учреждениях обязанности по составлению графика отпусков несет тот работник, на которого возложена такая функция по решению руководителя (директора).
Составляя график отпусков, следует учитывать ряд нюансов:
- Учителя и другие сотрудники, вовлеченные в учебно-воспитательные процессы, не обязаны писать заявление на отпуск. Исключением будет тот случай, когда специалиста приняли на работу после того, как график отпусков уже был утвержден, а пожелания сотрудника не совпадают с установленной очередностью отпусков в учреждении.
- Не следует устанавливать одновременные отпуска для сотрудников, которые могут при необходимости заменить друг друга.
- Учитывайте все дни отдыха, положенные сотруднику, и добавьте их к отпуску.
- Помните о льготных категориях работников, которые имеют приоритет при выборе времени для отпуска.
Для того чтобы составить график отпусков можно использовать установленную форму Т-7, либо разработать собственный бланк, в котором обязательно должны быть указаны:
Утверждение составленного графика: что следует знать кадровику?
Что важно знать:
- Если у председателя профсоюза будут какие-либо замечания относительно проекта документа, то они должны быть учтены перед тем как составить и утвердить итоговый график отпусков.
- Если руководитель организации не согласен с теми замечаниями, которые были предложены, то должен быть найден компромиссный вариант.
График отпусков представляет собой организационно-распорядительный документ, который относится к первичной документации. Вместе с тем, целесообразно провести ознакомление коллектива с составленным графиком, чтобы избежать потенциальных конфликтов по этому поводу.
Новые правила в составлении графика отпусков:
- График можно скорректировать по соглашению сторон.
- Если педагоги, которые задействованы в организации ГИА и ЕГЭ, не успевают отгулять отпуск до 1 сентября текущего года, то по решению директора они могут быть отозваны из отпуска. Такое возможно исключительно с согласия сотрудника, но при условии, что неиспользованные отпускные дни могут быть реализованы в течение года либо присоединены к следующему году. Если сотрудник вынужден работать в отпуске, то все дни должны быть компенсированы за счет отгулов, подтвержденных соответствующими распорядительными актами.
- В период пандемии неиспользованные дни работник может попросить о замене отпускных дней денежной компенсацией (если потребности педагога и образовательного учреждения совпадают). Данное нововведение не касается сотрудников, для которых предусматривается стандартный (не педагогический) отпуск.
В 2020 году перечень сотрудников, относящихся к льготной категории, был расширен. Это дало право льготникам уйти в отпуск в любое удобное для них время.
При этом сроки подачи соответствующего заявления не установлены, следовательно, работник образовательного учреждения вправе попросить об отпуске в течение учебного года, а руководство школы не может ему в этом отказать.
Чтобы избежать проблем, которые связаны с выплатой отпускных в подобных случаях, рекомендуется установить сроки для подачи подобных заявлений на уровне образовательного учреждения.
Образцы документов
Ниже образец и бланк Приказа об утверждении графика отпусков стандартной формы, в который можно внести индивидуальные корректировки. Составляйте по новым правилам и соблюдайте требования ТК РФ.
Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков
Скачать бланк приказа об утверждении графика отпусков
Скачать образец приказа о внесении изменений в график отпусков
Источник: «Юридическая азбука»
Приказ об утверждении графика отпусков
Приказ об утверждении графика отпусков – это документ, которым руководитель предприятия устанавливает план времени отдыха сотрудников на следующий календарный год. Необходимо издать распоряжение заранее, чтобы сотрудники успели с ним ознакомиться.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу
График отпусков
Сам по себе график отпусков является отдельным от приказа о его утверждении документом. В распорядке перечисляются все сотрудники организации, указывается их ФИО, должность. Для каждого из них подбирается время отдыха в течение календарного года.
Когда именно пойти работнику в отпуск определяет, конечно же, сам работодатель, но с учётом мнения подчинённых.
В документе отмечаются ежегодные оплачиваемые отпуска, дополнительные и другие, закреплённые локальными нормативными актами работодателя и законом о труде.
Следует составить график таким образом, чтобы предприятие не осталось единовременно без нескольких жизненно важных для его деятельности сотрудников. Также необходимо иметь в виду, что трудовой закон выделяет несколько категорий работников с приоритетом выбора времени отпуска, к ним относят:
- многодетные родители, имеющие трёх детей и более не достигших 18-ти летнего возраста;
- супруги военнослужащих;
- почётные доноры;
- и другие.
Работодатель не вправе нарушать их права и ограничивать в предоставлении выбора времени отдыха. Такие положения диктуются действующей редакцией Трудового кодекса.
Процедура составления документа
Трудовой кодекс говорит о том, что график отпусков должен быть разработан и, соответственно, утверждён не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.
Руководитель фирмы отдаёт распоряжение своему подчинённому о необходимости разработки расписания времени отдыха сотрудников на следующий год.
Обычно на предприятии такой деятельностью занимается сотрудник кадровой службы, так как работа с личными делами работников входит в его прямые обязанности.
Кадровик с учётом мнения всех сотрудников фирмы составляет план, оформляет документ по форме и предоставляет на стол директора уже готовый вариант распоряжения.
Начальник, в свою, очередь издаёт указ об утверждении разработанного кадровиком графика и назначает ответственное лицо, которое должно будет ознакомить с содержанием документа весь персонал фирмы.
Ознакомление – это обязательная часть процедуры.
В этом же приказе руководитель отдаёт распоряжение сотрудникам бухгалтерии подготовить резерв денежных средств в целях выдачи отпускных пособий уходящим на отдых работникам. Бюджет по этому направлению формируется исходя из разработанного графика, в котором указано точное количество претендующих на отпуск работников. Ответственность за это будет нести главный бухгалтер организации.
Форма документа
Законом не предусмотрена какая-то конкретная форма для приказа об утверждении графика отпусков, поэтому предприятия составляют документ самостоятельно в свободной форме. В распоряжении обязательно должны быть указаны следующие моменты:
- реквизиты организации (наименование и т.д.). В этом отношении удобно будет составлять документ на фирменном бланке предприятия, так как на нём уже по умолчанию присутствуют эти данные;
- ссылка на требования трудового кодекса о предоставлении отпуска в соответствии с разработанным графиком;
- ссылка на разработанный кадровиком план времени отдыха сотрудников. Он будет являться приложением к настоящему приказу. Включать сам график в настоящее распоряжение не следует, так как он уже закреплён в другом документе;
- назначение ответственного за ознакомление работников с содержанием приказа;
- распоряжение бухгалтерии разработать резерв денежных средств.
Составить документ можно как при помощи шариковой ручки, от руки, так и при помощи компьютерных средств. Следует помнить, что при использовании машинописных средств приказ в любом случае придётся распечатать для подписания всеми необходимыми участниками процедуры.
Пошаговая инструкция по составлению распоряжения
Содержание приказа можно условно разбить на три смысловые части: шапку, основную часть и подписание. Как и в любом документе, заполнять его следует с шапки. В ней указываем полное наименование организации в соответствии с учредительными документами. Не забываем отметить организационно-правовую форму юридического лица.
После даём документу название (приказ об утверждении графика отпусков) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота на предприятии.
Под названием проставляем число и населённый пункт, в котором был составлен документ.
Переходим к основной части документа. Для начала следует оставить ссылку на требования законодательства, в целях исполнения которых и издаётся настоящий приказ. Такой нормой будет статья 123 Трудового кодекса РФ, регулирующая правила составления графика отпусков.
Следующим пунктом утверждаем разработанный сотрудником план времени отдыха на следующий календарный год. Оставляем ссылку на его реквизиты, отмечаем, что он приложен к распоряжению.
Ниже по документу даём распоряжение одному из сотрудников ознакомить всех работников компании с утверждённым графиком. Ознакомление происходит строго под подпись.
Последним моментом в приказе назначаем ответственное за формирование резервного фонда денежных средств лицо. В качестве такого человека выступает главный бухгалтер организации.
Составление документа окончено и остаётся заверить его подписями всех указанных в нём лиц. Автографы каждого работника предприятия, указанного в графике, ставить не нужно. В приказе расписывается начальник кадровой службы и главный бухгалтер фирмы. Последним свою подпись в документе оставляет руководитель организации, придавая ему тем самым юридическую силу.
Приказ подготовлен, и работники в течение следующего календарного года будут ходить в отпуск в соответствии с разработанным графиком. Имеется возможность перенести время отпуска, но для этого необходимо составить дополнительное распоряжение и внести изменения в план.