Плюсы (преимущества) электронной трудовой книжки

же более двух лет в России действуют электронные трудовые книжки (ЭТК). Они ведутся на каждого сотрудника. Мегаплан разобрался, какие есть плюсы и минусы у цифрового документа для работодателя. Рассказываем, в чем он удобнее бумажной трудовой и какую информацию о кандидате там не найти.

Когда появились электронные трудовые

1 января 2020 года все россияне, у которых есть трудовая книжка, получили возможность перейти на электронную версию этого документа. В июне 2022 года в Пенсионном фонде заявили, что на электронную трудовую перешло 9 млн россиян.

Система такая: работодатели ведут электронные трудовые книжки на всех сотрудников. Но работник может решить, сохранить ли ему еще и бумажную версию. Если работник выбирает только ЭТК, то работодатель отдает сотруднику бумажный документ на руки и, соответственно, больше не несет за него ответственность.

Однако те, кто впервые трудоустроился в 2021 году, выбирать уже не могут: им ведут книжки только в электронном виде.

Для тех, кто хочет:

  • внедрить CRM систему просто и без ошибок
  • проверить, как вы внедрили CRM и что можно улучшить
  • понять, как сэкономить время и деньги, используя проверенные советы от экспертов

Плюсы электронной трудовой

1. Меньше ошибок

Основное преимущество электронной трудовой книжки — это удобство. Оно проявляется в нескольких аспектах.

Во-первых, при заполнении электронной трудовой меньше риск допустить ошибку, что часто встречается в бумажных вариантах. Во-вторых, электронную книжку не надо нигде хранить.

Соответственно, нет издержек на то, чтобы вести кадровый документооборот. И в-третьих, ЭТК невозможно потерять, что хорошо как для работника, так и для работодателя.

2. Легче трудоустроить дистанционно

В январе 2022 года сервис «Работа.ру» выяснил, что более половины россиян (56%) хотели бы работать удаленно в этом году. Среди плюсов дистанционки работники чаще всего называли то, что такая работа дает им возможность самостоятельно контролировать свой график и экономить время на дорогу до офиса и обратно.

Электронная трудовая облегчает процесс дистанционного трудоустройства. Передать ЭТК можно, например, по e-mail. Однако оригиналы договора и приказа о принятии на работу все еще нужно подписывать лично или же пересылать документы по обычной — не электронной — почте.

3. Это честнее

Некоторые работники раньше делали так: поработал в одном месте пару месяцев, выгнали за прогулы, а потом пошел и купил новую бумажную трудовую. Такая лазейка позволяла работнику, например, скрыть причины увольнения или нерелевантный трудовой стаж. Документ чистый, поэтому работодатель об этой хитрости не узнает.

Теперь работодатель может проверить в ЭТК сведения, которые предоставляет ему кандидат на должность, — например, продолжительность последней работы, указанной в резюме.

Минусы электронной трудовой

1. Неполная информация

Основная претензия к электронному документу состоит в том, что до 2020 года в нем отображается только краткая информация о трудовой деятельности: где и когда человек работал.

В прошлом году правительство разрешило включать и более ранний стаж, однако это ответственность работника. Ему надо подать заявление в Пенсионный фонд либо подтвердить предыдущий стаж по старинке — бумажным документом. Если человек этого не сделал, то работодателю может показаться неполной информация, предоставленная сотрудником.

Кроме того, в электронной трудовой нет информации о награждениях работника и некоторых особенностях его работы — например, если он трудился сезонно или вахтовым методом. Для некоторых работодателей эта информация важна.

2. Двойная нагрузка

Несмотря на то что электронные трудовые книжки работодатели ведут уже более двух лет, к системе привыкли далеко не все.

Согласно исследованию сервиса по поиску работы SuperJob, проведенному в январе 2022 года, 35% кадровиков «=»»>испытывают сложности с ведением электронных трудовых.

Основная проблема заключается в увеличившемся количестве работы, ведь теперь им необходимо вести обе версии трудовых книжек — и цифровую, и бумажную.

Участники исследования указали еще на несколько проблем. HR-менеджер не имеет доступа к ЭТК специалиста, поэтому он не может быстро проверить подлинность указанной в резюме информации. Есть сложности с тем, чтобы рассчитать стаж работы для оплаты больничного. Также не исключены сбои в IT-системах Пенсионного фонда.

Участники опроса также отмечали, что введение электронных трудовых книжек отразилось на поведении работников: теперь, вместо того чтобы написать заявление об увольнении, они просто не приходят на работу. Ведь трудовую-то забирать не надо.

Однако специалисты говорят, что просто не прийти на работу нельзя. Работник должен написать заявление на увольнение, без него человека нельзя уволить по собственному желанию. Если работник не приходит, то его увольняют за прогул и вносят эту информацию в электронную трудовую.

3. Риск хакерских атак

В начале весны некоторые госорганы пострадали от хакерских атак: сайты Министерства культуры, Минцифры, Федеральной антимонопольной службы, Росстата, ФСИН и Роскомнадзора.

Пенсионный фонд уверяет, что сбои и взломы его информационных систем почти невозможны. В ведомстве отмечают, что информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, это исключает риск того, что данные будут потеряны. Однако, вероятно, полностью исключать проблемы с кибербезопасностью нельзя.

Плюсы (преимущества) электронной трудовой книжки

Сергей Козлов, генеральный директор Мегаплана

Электронный документооборот, конечно, упрощает жизнь бизнесу. Чем меньше бумажной волокиты – тем лучше. Но и сотрудников, которые хотят вести трудовую по-старинке, можно понять.

У них есть страх, что случатся какие-то сбои, утечки или хакерские атаки, и все данные пропадут. Конечно, это опасения больше иррациональные. Но с документом на руках как-то спокойнее.

Поэтому мы за электронный документооборот, но понимаем тех, кто пока еще подстраховывается»

Анастасия Добровольская. Иллюстрация на заставке: Светлана Светликова

Переходить на электронную трудовую или нет?

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?

Этот материал обновлен 24.08.2021

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Ищем выходы из сложных ситуацийИ помогаем читателям не потерять деньги. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить свежие статьи

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р. В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки.

Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой.

То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Трудовая книжка: электронная или бумажная

Умный потребитель

/ 23 сентября 09:10

Текст изменился / 23 сентября 2022

Мы редко видим свои трудовые книжки, но они хранят в себе немало важного. С 2020 года в качестве альтернативы бумажному документу появился электронный аналог. В чем их отличия и какой вариант лучше использовать, расскажем в статье.

Читайте также:  Трудовой договор с генеральным директором ООО: образец 2022

Сотрудник сам может выбрать, какую трудовую книжку ему использовать

Если вы официально трудоустроены более трех лет, то наверняка в 2019 году работодатель спрашивал вас о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). С нововведением тогда можно было согласиться или отказаться, оставив все по-старому.

Для тех, кто начал свой профессиональный путь в 2021 году, вопрос и не стоял – для новоиспеченных работников автоматически заводят электронную версию.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог привычного документа. Он также используется для учета стажа и расчета пенсии в будущем. Просто все записи хранятся не в физической книжечке, а в базе данных.

Информация в книжках одинаковая. Вкратце это: 

  • данные о работнике;
  • место работы с подразделением;
  • запись о трудоустройстве, увольнении или переводе с датой и основанием;
  • полные сведения о профессии и квалификации;
  • данные о запрете на работу по решению суда.

Отличие в том, что ЭТК содержит СНИЛС работника, но не содержит данные о его наградах.

До 2020 года люди могли использовать только физический носитель. Его нужно было покупать, приносить новому работодателю для заполнения и оставлять у него.

В 2019 работникам предложили сделать выбор:

  • перейти на электронную версию со следующего года,
  • оставить все как есть.

Для тех, кто оказался готов к изменениям, стаж до 2020 года остался только на бумажном носителе, после 2020 – и в цифровом варианте, и на бумаге. Поэтому если вы задаетесь вопросом «нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку», – нужно! Она вам еще пригодится.

А вот новое поколение сотрудников, которое официально трудоустроилось с 2021, уже никогда не получит запись в серый документ из прошлого.

Важно: перейти на ЭТК можно в любой момент, но обратной дороги нет.

Так в каком виде лучше иметь трудовую книжку? 

В котором вам будет удобнее. Чтобы понять, в чем разница между электронной и бумажной трудовой книжкой, мы разберем преимущества и недостатки каждой. Тогда вы сами сможете сделать выбор.

Плюсы электронной трудовой книжки

  • Легко найти, невозможно потерять и трудно забыть.

Явное преимущество цифрового варианта в его мобильности. У вас в любое время будет доступ к записям о стаже через портал Госуслуг или Пенсионный фонд России. Как его получить, мы пошагово расписали в отдельной статье. 

Облегченный доступ позволяет без проблем получить выписку, чтобы устроиться на подработку или оформить кредит.

Если вам нужно взять кредит на развитие бизнеса, покупку квартиры, авто или просто на личные цели, то вы всегда найдете выгодное решение в Совкомбанке. Мы выдаем кредиты до 5 млн рублей на срок до 5 лет, а комфортный ежемесячный платеж вы можете рассчитать на нашем кредитном калькуляторе.

  • И в огне не горит, и в воде не тонет.

ЭТК хранится в базах данных, а не в картотеке работодателя или дома. Это хранит ее в безопасности от стихийных бедствий, досадных недоразумений, домашних животных и детей.

  • Можно и доверять, и проверять.

В записях нередко бывают опечатки, а это может повлечь за собой проблемы, когда дело дойдет до расчета пенсии. Исправлять ошибки прошлого спустя много лет сложно: компания может закрыться, человек — переехать в другой конец страны, записи о трудоустройстве могут не найти.

Благодаря постоянному доступу к ЭТК ее владелец может оперативно проверять информацию и просить исправить ошибки. 

Электронная трудовая книжка удобна для пользователей, но добавляет хлопот отделу кадров

  • Издалека не долго – ЭТК доступна даже на удаленке.

Еще одно преимущество ЭТК – возможность быстро предоставить ее работодателю, где бы он ни находился. Если обычную трудовую приходится отправлять по почте либо оставлять себя без записанного стажа, то ЭТК доступна всем и везде.

Цифровизация позволяет государственным учреждениям получать доступ к информации без посредников. Взаимодействие органов становится быстрее, людям не нужно самим носить документы.

С ЭТК Пенсионный фонд будет всегда иметь доступ к свежей информации. А с Халвой у вас будет простой доступ к своим выплатам!

В Совкомбанке вы можете оформить карту «Халва» на платежной системе «Мир». Все соцвыплаты будут автоматически поступать на вашу карту. Кроме того, вы получите массу преимуществ – повышенный кешбэк, процент на остаток и беспроцентную рассрочку!

  • Нет времени для размышлений.

Скорость внесения информации может сыграть для работника злую шутку. Записи в бумажный вариант вносят в течение пяти дней, а в электронный – за один.

Если новому работнику не понравятся условия и он решит уйти, трудовая будет испорчена. А это может не очень хорошо отразиться на карьере в будущем. 

  • Вносить корректировки не просто.

Исправить ошибки в ЭТК пока может только работодатель. И тут снова возникает проблема с тем, что спустя годы компании может просто не существовать.

Лучше быть начеку и проверять сведения сразу же.

У цифровых систем есть одна особенность – чтобы довести ее до идеала, нужно время. ЭТК – сравнительно новый продукт, и его все еще «обкатывают». Поэтому недочеты и недоработки на данном этапе могут возникать часто.

  • Привет из прошлого, от которого не избавиться.

Сведения о работе до 2020 года останутся на бумажном носителе. Получается, что придется хранить и обычную книжку, и следить за электронной.

Преимущество электронной трудовой книжки – в открытом доступе в режиме реального времени

  • Бумажная версия хороша тем, что к ней все привыкли.
  • Трудовые книги в России появились в начале XX века. Многие используют их почти всю жизнь, знают, как получить и что в них находится
  • Отказываться от привычного в пользу новых технологий может быть непросто, особенно если для этого нет весомых причин.
  • На бумаге хранится весь трудовой стаж, а в ЭТК только после 2020.
  • Легко потерять, легко купить новую, легко сделать вид, что ничего не знаешь.

Если человек стесняется своих прошлых трудовых «заслуг», он может потерять обычную книжку и попросить завести новую. А вот стереть записи из ЭТК невозможно.

Минусы бумажной трудовой книжки

  • Рукописи не горят, а трудовые книжки – очень даже.

Учитывая важность документа, доверять бумаге не очень разумно. Она легко может сгореть, сгнить, пропасть и быть потеряна навсегда вместе со всеми данными. 

ЭТК заводят и заполняют бесплатно. А вот ее аналог, во-первых, нужно купить. А во-вторых, за его заполнение могут взимать небольшую плату.

Ее трудно использовать, когда работаешь дистанционно, хочешь проверить или использовать свои данные. Все документы и процессы не просто так стараются перевести в онлайн – это в разы удобнее бумажной волокиты.

Приверженцы традиций до сих пор могут использовать бумажный вариант

Однозначного ответа на вопрос нет. Отказаться от нее навсегда вы все равно не сможете. А вот переход на ЭТК зависит от вашего желания.

Если дело близится к пенсии, можно оставить все как есть.А если вы только начинаете трудовой путь, можно перевести документацию в онлайн.

Выбирайте, что вам удобнее – действовать по старинке или идти в ногу со временем?

Электронная трудовая книжка — все плюсы и минусы

Регистрация АО за 6 дней

Оставьте телефон

Все вы, наверное, слышали о Законе ЕФИР. Золотой образ человека от рождения до смерти. Это еще один шаг по переходу страны на цифровые рельсы.

Особый акцент разработчиков закона был сделан на том, что с помощью Единого регистра граждан можно будет вести точный учет населения, а также планировать строительство инфраструктурных объектов вроде больниц и школ, эффективнее бороться с правонарушениями и мошенничеством, позволит повысить собираемость платежей в бюджеты всех уровней. Но пока речь про 2025 г., а мы ближе к делу.

  • Логичным развитием этого закона можно рассматривать введение с 1 января 2020 года в России электронной трудовой книжки.
  • Электронная трудовая книжка – это сервис который должен обеспечить простой и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, Давайте разбираться в сути, зачем это работнику и работодателю
  • О чем необходимо сказать — переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет работнику сохранить бумажную книжку сколько это необходимо.

Итак, плюсы для работника

  • Удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности
  • Возможность интеграции с другими электронными государственными сервисам
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных
  • Защита от ошибок при заполнении
  • Защита от порчи, потери и подделки
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения

Плюсы для работодателя

  • Снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Легкий доступ к трудовой истории претендента на вакансию
  • Защита от потери и подделки
  • Защита от ошибок при заполнении
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов

МИНУСЫ электронной трудовой книжки – их не так много

  • Возможные сбои в работе серверов
  • Дополнительные затраты на электронную защиту данных
  • Обеспечение бесперебойного доступа к ресурсу
  • Временные затраты на перевод книжек с бумажной формы в электронную
  • Переход на электронные трудовые книжки
Читайте также:  Неиспользованный отпуск сгорает или нет 2022

Ну а кто впервые устроится на работу с 2021 года. Все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

  1. Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
  2. Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.
  3. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной.

ВАЖНО!  Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Мы проанализировали вопросы своих сотрудников и сделали памятку в которую собрали наиболее часто встречающиеся (демонстрируется на экране)

Самый главный вопрос — Что будет с бумажной трудовой книжкой?

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

  1. работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

  2. право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

  3. сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Где можно получить сведения об электронной книжке?

  • У последнего работодателя
  • В клиентской службе ПФР, МФЦ
  • В личном кабинете на сайтах ПФР, ЕПГУ

Что должны сделать работодатели в течение 2020 года:

  1. принять или изменить локальные нормативные акты

  2. подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;

  3. обеспечить техническую готовность для предоставления сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

  4. уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Для нас, Первого цифрового регистратора, переход на электронные цифровые книжки полностью вписывается в стратегию, направленную на максимальное развитие дистанционных сервисов для удобства людей. Мы активно включились в диджитализацию и отмечаем, что востребованность наших сервисов возрастает:

Уже сейчас все операции в реестре наши клиенты проводят дистанционно, это очень удобно и находясь на самоизоляции наши клиенты оценили эту возможность.

Благодаря простой и надежной идентификация акционеров через Сбербанк онлайн и Госуслуги работать с нами стало еще проще.

Мы убеждены, что за цифровыми технологиями будущее, поэтому мы постоянно расширяем линейку, не так давно мы вывели на рынок революционный сервис Доска объявлений, позволяющий акционерам реализовывать небольшие пакеты акций внутри реестра. У нас много проектов которые интересны как акционерам, так и эмитентам, узнать больше : rostatus.ru

Регистрация АО за 6 дней Оставьте телефон

Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы

Александр Иванов www.reg-audit.ru

Об электронных трудовых книжках сказано и написано немало. Достаточно информации о том, как осуществить переход, уведомить сотрудников, собрать заявления и т.п. Наша цель далека от повторения прописных истин. Мы проанализируем ЭТК и разберем преимущества, недостатки ЭТК для разных сторон трудовых правоотношений.

Государству нужен контроль

Нелегальный труд в нашей стране не приветствуется. Как вывести его из тени? Только установив полноценный контроль за трудовой деятельностью. И ЭТК – серьезный шаг в этом направлении. Их введение в практику – очевидный плюс для государства.

Перевод сведений о трудоустройстве в электронный формат упрощает аналитику, статистику и мониторинг данных. Также он снижает вероятность ошибок при осуществлении статистических подсчетов.

Мониторинг пенсионных, налоговых отчислений тоже существенно упростится с введением ЭТК. На этом преимущества для государства заканчиваются. А недостатки для РФ как участника правоотношений выявить не удалось.

Бизнесу нужна рационализация

Первым очевидным плюсом ЭТК для работодателей является снижение издержек на приобретение, ведение, хранение документов в бумажном виде.

Вторым – появление возможности эффективного сбора статистики для анализа сведений о трудовой деятельности сотрудников. Опыт, стаж как на ладони – работа кадровиков и HR-аналитиков упрощается.

Третий плюс касается отсутствия дублирующих документов. Бумажные трудовые книжки работники могли предъявлять при трудоустройстве на свое усмотрение. Это позволяло скрывать неудобный стаж, информацию о взысканиях и т.п. Электронный формат исключает дубляж. Все сведения в одном месте – это удобно для работодателя.

Но за все, как известно, приходится платить. Переходим к недостаткам ЭТК.

  1. Действующее законодательство позволяет работникам сохранять бумажный формат книжки. При этом работодателей обязывают вести учет в электронном виде. Двойной документооборот ведет к увеличению нагрузки на профильные отделы и подразделения.

  2. Внесение изменений в ЭТК еще не отлажено. Технически сложный и долгий процесс – серьезная проблема, которая требует адекватного решения.

  3. В ЭТК нет места для благодарностей. Если в компании их внесение в бумажные книжки практиковалось, придется менять систему нематериального поощрения.

  4. Необходимость вносить данные об увольнении, приеме на работу день в день создает проблемы там, где имеет место нестабильная связь.

Работникам нужно удобство и гарантии

ЭТК сильно упрощает оформление на дистанционную работу. Не нужно ехать в офис, сдавать трудовую книжку.

Доступ к информации о трудовом стаже сотрудник может получить в любой момент, достаточно зайти в личный кабинет. Для получения госуслуг не нужно ждать неделями справки от работодателей.

ЭТК невозможно потерять, как бумажную. Что ж, преимущества для сотрудников очевидны. Но и без недостатков не обошлось.

ЭТК может запятнать репутацию работника. Если раньше при отказе от работы в течение 5 дней (а именно такой срок давался кадровикам на заполнение трудовой книжки) с момента трудоустройства запись могли не делать, сейчас это исключено.

ЭТК ведется с 2020 года. За предыдущие годы сведения о трудовой деятельности сохраняются на бумажном носителе. Ответственность за его сохранность несет сам работник. В жизни случается всякое, и сведения могут быть утрачены.

Очевидно, что постепенно на электронные сведения о трудовой деятельности перейдут все. Что стороны правоотношений могут сделать сейчас? Минимизировать риски, соблюдая нормы действующего законодательства и не допуская ошибок.

Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой — Российская газета

Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей «РГ» — в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, — электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое — минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе — исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР).

Третье — удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое — снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных.

Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном — заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился.

Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный.

Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку.

Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате.

Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Читайте также:  Справка о работе на время карантина: образец 2022 (скачать)

Инфографика «РГ»/ Антон Переплетчиков/ Марина Грицюк

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь «утекают» данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник.

Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают — можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде.

Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР.

В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Владимир Гердо / ТАСС

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам.

Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно.

Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания «Ветеран труда».

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды — грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне.

Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать.

Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, — все делается в общем порядке.

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, — запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО «Русский пекарь»…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания.

Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке.

Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей.

Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать — в любой момент. Никита Митюнин

Личный вопрос

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть «личный кабинет», я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *