Оформление командировки 2022 за границу: как оформить документы

Командировки за границу имеют свои особенности — большинство расходов осуществляется в валюте, а отразить в учете их нужно в рублях.

Из статьи вы узнаете:

• когда и по какому курсу пересчитывать суточные, выданные в валюте;
• в какой момент и по какому курсу признавать расходы в БУ и НУ;
• вносить ли в авансовый отчет расходы, которые оплачивала организация;
• как затраты на загранкомандировки отразить в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника

Для выдачи подотчетных сумм организация имеет право использовать:

• наличные;
• корпоративную карту;
• карту сотрудника, в т. ч. зарплатную.

Подробнее Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

При заполнении платежного поручения выберите вид операции Перечисление подотчетному лицу. Код вида дохода заполнится автоматически.

• Удержание по исполнительному листу — 2 — запрещено (без оговорок).

Подробнее Коды выплат по заработной плате в платежных документах

• Перечисление подотчетной суммы в иностранной валюте проведите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу (Банк и касса – Банковские выписки).
• 
• При заполнении проверьте:

• Банковский счет — валютный счет нужно выбрать из справочника Банковские счета;
• Счет учета — 52 «Валютные счета» — в этом случае счет подставится автоматически;
• Вид операции — Перечисление подотчетному лицу;
• Статья расходов — Выдача подотчетных сумм — это предопределенная статья, заполняется автоматически.

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Форма Авансового отчета

Подотчетные суммы выдавались в EUR и рублях. Для отражения операций надо создать 2 разных документа Авансовый отчет (Банк и касса — Авансовые отчеты):

Для заполнения авансового отчета в EUR выбирайте стандартный документ Авансовый отчет. Авансовый отчет по командировке для валютных операций не подходит т. к. имеет ряд ограничений.

Подробнее Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения

1. Авансовый отчет в евро заполняется так:
2. 
3. Укажите:

• Валюта — валюта, в которой выдан аванс (в нашем примере — EUR);
• переключатель Курс — Рассчитывается автоматически — в этом случае из справочника Валюты подставится курс, установленный ЦБ РФ на дату:
  • выдачи аванса — для графы Курс, вкладка Авансы;
  • авансового отчета — для пересчета расходов в рубли в части перерасхода.

Обратите внимание: валюта устанавливается для документа в целом, поэтому если подотчетному лицу выдавались, как в нашем примере, билеты и наличные в рублях, а денежные средства в иностранной валюте, то заполняются 2 документа Авансовый отчет:

Поступление и выдача денежных документов (Банк и касса — Денежные документы), например, билетов можно оформить и в рублях, и в иностранной валюте.

В 1С достаточно выбрать счет учета денежных документов:

• 50.03 «Денежные документы» — в рублях;
• 50.23 «Денежные документы (в валюте)» — в иностранной валюте.

Вкладка Авансы

По кнопке Добавить выберите документ выдачи аванса подотчетнику. В списке будут документы, оформленные в той же валюте, что и Авансовый отчет.

В табличной части укажите:

• Зачтено (EUR) — сумма, на которую представлены первичные документы, т. е. заполнен отчет, в EUR;
• Курс — курс ЦБ РФ, действующий на дату выдачи аванса, заполняется автоматически;
• Зачтено (руб.) — зачтенная сумма аванса в рублях по курсу на дату его выдачи.

Авансовый отчет в иностранной валюте может использоваться только для авансов, выданных в той же валюте. Расходы в этом случае пересчитаются в рубли автоматически.

Если аванс выдан в рублях, то расходы в иностранной валюте надо пересчитать вручную и отразить в рублевом Авансовом отчете.

Вкладка Прочее

В нашем примере сотрудник отчитывается за:

• проживание в гостинице;
• суточные.

Обратите внимание на заполнение граф:

• Счет затрат (Счет затрат НУ) — счет, на который относятся расходы по командировке в БУ и НУ (в нашем примере — 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»);
• Подразделение — подразделение, к которому относятся расходы по командировке (если учет затрат ведется по подразделениям) (в нашем примере — Отдел продаж);
• Субконто (Субконто НУ) — статья затрат в целях БУ и НУ, выбирается из справочника Статьи затрат.
  • Вид расхода — Командировочные расходы.

Суточные

Коммерческая организация сама устанавливает нормы выдачи суточных и утверждает их в своем локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. Суточные в полном объеме принимаются в расходы в целях налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При заграничных поездках суточные рассчитываются по лимитам, утвержденным в положении о командировках (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Расчет производится со дня пересечения границы по норме суточных для той страны, куда въезжает работник при:

• выезде из РФ;
• посещении нескольких стран;
• въезде в РФ.

Дата пересечения границы для расчета суточных по загранкомандировке в дальнее зарубежье определяется по дате прохождения паспортного контроля, а не прибытия самолета (поезда).

Для командировок по странам ближнего зарубежья — по проездным документам, потому что таможенных границ внутри СНГ нет (п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749).

В целях БУ и НУ суточные, выданные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса работнику (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Расходы БУ и НУ

По общему правилу расходы по командировкам в валюте признаются в БУ и НУ на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пересчет валютных расходов в рубли производится по следующим правилам (пп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006, п. 10 ст. 272 НК РФ):

• расходы, оплаченные авансом, выданным работнику — на дату выдачи аванса;
• расходы сверх аванса (в части перерасхода по авансовому отчету) — на дату утверждения авансового отчета;
• расходы, оплаченные авансом организацией — на дату перечисления аванса за товары (работы, услуги);
• расходы, оплаченные организацией после потребления услуги — на дату оказания услуги, а потом на дату оплаты.

Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»

Эксперты 1С напоминают об особенностях учета расходов на командировки за пределы Российской Федерации и рассказывают об отражении таких расходов на примере «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 с учетом новых возможностей программы.

Служебные поездки за рубеж не прекращались даже в условиях ограничений и самоизоляции в связи с коронавирусом. Достаточно, например, вспомнить пожарных, вирусологов и эпидемиологов, направляемых в помощь иностранным государствам. Да и в коммерческих организациях командировки за пределы РФ распространены. При этом порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов на командировки в валюте, а также расчетов с подотчетными лицами по таким командировкам часто вызывает вопросы. Рассмотрим особенности учета расходов на загранкомандировки и их отражение в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Особенности оформления служебной поездки за границу

Чтобы понять, как правильно оформляется командировка за границу, необходимо руководствоваться не только ТК РФ, но и внутренними положениями компании. Обычно, процесс практически ничем не отличается от того, который предназначен для поездок внутри страны. Но, есть свои нюансы, на которые стоит обратить внимание. 

Какие существуют особенности командировок за рубеж? 

Список необходимых документов и их оформление стандартный, за исключением добавления нескольких новых пунктов. К примеру, к ним относится загранпаспорт, специальное командировочное удостоверение на иностранном языке, виза. Все это влечет дополнительные расходы, которые также будут возмещены сотруднику:

• расходы на оформление визы, паспорта и других документов, необходимых для выезда;
• сборы в аэропорту, консульские сборы;
• плата за багаж;
• документы для командировки за границу, подтверждающие право въезда транспортного средства (личного, служебного или арендованного);
• медицинская страховка;
• комиссия за обмен валюты;
• прочие обязательные платежи. 

Все эти гарантии прописываются в положении о командировках, которое является локальным в организации. Кроме того, данные пункты часто дублируются в трудовом или коллективном договоре, приказе, служебной записке. 

Кого нельзя направить в командировку за границу?

• Инвалидов, которые имеют медицинское подтверждение. 
• Несовершеннолетних сотрудников. 
• Беременных женщин, а также тех, у которых есть дети в возрасте до 3-х лет. 
• Сотрудников с ученическим договором. 
• Работников, которые официально не состоят в штате компании (не имеют официального оформления). 

Согласно ТК, необходимо согласие матерей или отцов-одиночек, которые воспитывают детей в возрасте до пяти лет, а также тех, кто ухаживает за больным членом семьи или инвалидом. 

Перед тем, как оформить командировку за границу, также нужно проверить условия въезда в страну и получения визы. У командируемого работника не должно быть задолженностей по кредитам, судимостей, наблюдений судебными приставами и прочих претензий. Значение имеет также наличие всех необходимых прививок и отсутствие заболеваний. 

Проблемы могут возникнуть даже в том случае, если у человека есть задолженности по ЖКХ, неоплаченные штрафы, невыплаченные проценты по кредитам или ипотеке, долги по алиментам и налогам, просроченные займы и т.д. Поэтому стоит заранее позаботиться о данном вопросе, чем зря потратить деньги на подачу запроса и консульские сборы. 

Нюансы формирования приказа

Основным этапом оформления служебной поездки является подготовка приказа, в котором указываются данные сотрудника, место и цели командировки, сроки и прочая необходимая информация. Обычно, данный образец является унифицированным, но некоторые организации вносят дополнения или правки с обязательным сохранением важных реквизитов. 

После согласия сотрудника выполняется оформление необходимых бумаг. Для командировки за границу рекомендуется подготовить дополнительное распоряжение с указанием всех нюансов, включая:

• условия оформления заграничного паспорта, визы и других документов для пересечения границы;
• рекомендации по смете, возможные ограничения и суммы по каждой из статей расходов;
• бронирование гостиницы в установленное время;
• аренда транспортного средства (или выдача служебного);
• заказ проездных билетов и их распечатывание;
• обмен валюты с выдачей аванса сотруднику.

Документ является внутренним, поэтому в нем также могут выноситься некоторые вопросы, связанные с целями совершения загранкомандировки.

По формату он напоминает служебную записку, которая высылается сотруднику, а также другим отделам, которые принимают участие в организации процесса.

Сервис «ППР Командировки» возьмет на себя организацию командировку в любую страну с соблюдением всех требований ТК и компании. 

Особенности расчета суточных

Как и в любой служебной поездке, для сотрудника рассчитываются суточные и другие командировочные расходы.

Средний размер зарубежных суточных составляет 2500 рублей, значения выше облагаются налогом.

Каждый работодатель самостоятельно устанавливает величину статьи расходов в зависимости от места назначения, длительности и сложности командировки, поставленных служебных задач и прочих нюансов. 

Расчет осуществляется в валюте той страны, в которую направляется работник. Совершить обмен может бухгалтерия, после чего выдать валюту под отчет, либо же человек выполняет данную операцию самостоятельно (чек об обмене включается в итоговый авансовый отчет). Не стоит забывать об учете праздничных и выходных дней, а также обсуждение оплаты сверхурочной работы, если такая возможна. 

Здесь также есть несколько особенностей, на которые стоит обратить внимание. Командировка за границу оплачивается в валюте страны, но, когда сотрудник пересекает границу РФ в последний день, суточные считаются уже в рублях. Если служебная поездка за рубеж длится всего один день с возвратом сотрудника, суточные выплачиваются 50% в рублях, 50% в иностранной валюте. 

Какие необходимы отчетные документы?

Как и в стандартном случае, необходимо составить авансовый отчет.

Он составляется в той валюте, в которой были осуществлены траты (при расчете налоговых отчислений бухгалтер использует документ из обменного пункта или использует курс, который был установлен на конкретный день).

Все расходы сотрудник указывает с обратной стороны бланка. Важно прикрепить все финансовые документы, которые подтверждают траты, чтобы оформление загран командировки было законным.

Несмотря на то, что авансовый отчет подается в валюте страны назначения, все чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры нужно перевести на русский язык, чтобы бухгалтер мог их учесть. В том случае, если был осуществлен перелет, помимо авиабилетов понадобится посадочный талон. Кроме того, все электронные чеки также нужно распечатать в единичном экземпляре.

Как оформить командировку за границу

Процесс оформления загранкомандировки практически не отличается от процесса оформления поездки внутри страны, но все же имеет свои особенности, на которые нужно обратить внимание.

Особенности загранкомандировок

Командировка в иностранное государство оформляется так же, как и внутри страны. Набор документов и порядок их оформления совпадает. Для командировки за границу также нужно командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое подтвердит время поездки.  

У зарубежной командировки есть дополнительные гарантии, которые прописаны в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. В соответствии с ними, кроме возмещения стандартных расходов, работник также имеет право вернуть:

• расходы на оформление загран. паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы; 
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки; 
• иные обязательные платежи и сборы.

Ограничения для командировки за рубеж

Для заграничной командировки также есть ограничения. В служебную поездку в иностранное государство нельзя направить:

По ст. 259 ТК РФ, для оформления командировки некоторых работников потребуется их письменное согласие и мед. заключение, это:

• женщины с детьми до трех лет;
• воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;
• воспитывающие ребенка-инвалида;
• осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Проверьте условия въезда в страну. Не забывайте о визе — она нужна в странах Евросоюза, США, Великобритании и некоторые других. Безвизовый режим действует в странах СНГ и других дружественных государствах.

Суточные в командировке за рубеж

До начала поездки командированный должен получить средства на командировочные расходы.

Размер аванса определяет работодатель на основе длительности поездки, стоимости билетов, потенциальных затрат на жильё и другие нужды, а также суммы суточных, выбранной внутри компании. Особенно важно учесть это при длительных заграничных командировках.

Но помните, что, по закону, для заграничных командировок с суточных больше 2500 рублей удерживается налог на доходы для физических лиц. Подробнее про суточные мы рассказываем в отдельной статье.

Суточные для зарубежных поездок выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник. Если работник уезжает в командировку, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте. Не забывайте про учет выходных и нерабочих дней в командировке.

Обратите внимание, как считаются суточные для дней, когда сотрудник пересекает границу России. День выезда из страны относится к пребыванию за рубежом — суточные выплачиваются в иностранной валюте. Время, затраченное на переезд через границу на обратном пути, оплачивается уже в рублях. 

Отчетные документы

После командировки у работника есть три дня, чтобы подготовить авансовый отчёт. В нём должна быть информация о всех расходах командированного во время поездки. Важно прикрепить документы, подтверждающие все траты. Не забудьте перевести их на русский язык.

Оформить командировку заграницу так же просто, как в соседний город России. А сервис Aviasales для бизнеса делает его ещё легче и понятнее. В личном кабинете вы можете оперативно находить самые удобные и выгодные авиабилеты, оплачивать их одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы. 

• Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.
• Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
• Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Командировка за границу в 2022 году — Права пенсионеров и инвалидов

Зарубежная командировка – явление не частое, именно поэтому бухгалтеры, однажды столкнувшись с оформлением командировки за границу, задумываются над тем, как ее правильно оформить, как списать расходы.

Данная статья расскажет об особенностях учета командировочных расходов при поездке за границу и проанализирует особенности документального оформления заграничной командировки по сравнению с командировкой по РФ.

Оформление командировки и учет командировочных расходов мы ранее уже рассматривали – ссылка, но в указанной статье делался упор на служебные поездки в пределах РФ. Если же работника нужно отправить  в более дальнюю поездку, за рубеж, то нужно учесть некоторые особенности.

Учет расходов

Перечень командировочных расходов, которые организация может учесть при налогообложении, перечислен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ:

• Затраты на проезд;
• Затраты на жилье;
• Суточные;
• Оформление визы;
• Оформление загранпаспорта;
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и другие подобные платежи и сборы.

Расходы на проезд

Организация возмещает своему работнику расходы на:

• доставку до места посадки к месту назначения (до аэропорта, вокзала) и обратно, к месту работы;
• доставку до места назначения и обратно (билет на самолет, поезд и т.д.);
• перемещение в месте назначения.

Для того чтобы организация имела возможность учесть эти расходы при налогообложении, нужно, чтобы они были документально подтверждены. Для этого нужно собрать документы, подтверждающие оплату проезда, это билеты, чеки, проездные.

Расходы на жилье

• Командируемый работник, прибыв к месту назначения, находит себе жилье, снимает квартиру в аренду или номер в гостинице, отеле.
• Дополнительные расходы в гостинице (баня, сауна, массаж, питание) работнику не оплачивается.
• В качестве командировочных расходов на проживание может быть учтены также затраты на бронирование номер в отеле, если эта услуга платная.
• Расходы списываются при наличии документов, подтверждающих факт оплаты и оказание услуги, например, чеки, акт об оказании услуги, накладные, счета-фактуры и пр.

Суточные

Если два предыдущих вида командировочных расходов для зарубежной поездки ничем не отличаются от поездки по РФ, то с суточными несколько сложнее.

Размер суточных при командировке за границу определяет организация самостоятельно. Причем особенности зарубежной командировки в том, страны могут значительно отличаться по уровню жизни. Поэтому организация может установить для разных стран разные величины суточных.

Никакие законодательные документы не ограничивают размер суточных ни в большую, ни в меньшую сторону. Оговаривается только, что суточные в пределах 2500 руб. не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в большем размере, то с величины, превышающей 2500 руб., необходимо будет удержать НДФЛ.

1. Суточные – это определенная денежная сумма, которая ежедневно компенсируется работнику на произведение им различных расходов, не связанных с проживанием и проездом.
2. В день, когда работник пересекает границу с РФ при выезде, начинают действовать размер суточных, установленных для страны, в которую командируемый въехал.
3. В день когда работник пересечет границу с РФ при возвращении на родину начинает действовать размер суточных, установленных для РФ.
4. Если командировка предусматривает посещение нескольких стран, то в день, когда командируемый въезжает в новую страну, начинает действовать размер суточных, установленных для этой страны.
5. При пересечении границы таможенный орган делает отметку в загранпаспорте, по которой бухгалтер в дальнейшем сможет определить, когда и в какую страну въехал работник.
6. Именно копия страницы загранпаспорта с этими отметками будет служить основанием для списания данных расходов.

Оформление загранпаспорта

Данный вид расходов характерен именно для зарубежной командировки. В случае, если работник, направляемой в заграничную поездку, не имеет загранпаспорта, он оформляется за счет средств организации.

При этом работнику может быть выдана определенная сумма денег для оформления всех необходимых документов и оплаты госпошлины.

Данные расходы должны быть также документально подтверждены, должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату (чеки, квитанции). Также необходимо сделать копию загранпаспорта, который будет также являться подтверждающим документом.

Оформление визы

Еще один вид расходов, связанных с командировкой за границу, это расходы на оформление визы.

Для списания данных расходов необходимо иметь все документы, подтверждающие оплату пошлин и прочих сборов, консультационных услуг, услуг по доставке готовой визы в офис и пр. Также нужно сделать копию страницы с визой.

При необходимости копия визы может быть предоставлена в налоговую службу для обоснования произведенных расходов.

Все виды расходов, связанных с зарубежной командировкой, должны быть прописаны во внутренних локальных актах организации или в коллективном договоре. Там же должны быть указаны размеры суточных и виды иных расходов, возмещаемых работнику в связи с зарубежной командировкой.

Оформление документов

Командировка за границу начинается с того, что составляется служебное задание, занимается этим, как правило, непосредственный начальник работника, который отправляется за границу.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

На основании служебного задания на командировку оформляется приказ.

Далее работнику выдается необходимая сумма денег на затраты. Выдается он под отчет на основании авансового отчета АО-1. Сумма может быть выдана как в отечественной валюте, так и в иностранной.

В случае, если работнику подотчет дается иностранная валюта, организация должна ее предварительно купить. Подробнее о покупке валюты можно почитать здесь. Если работнику даются отечественные рубли, то работник самостоятельно проведет обмен по месту назначения.

При возвращении на место постоянной работы работник сдает служебное задание со своим отчетом о проделанных действиях. Отчет должен быть как можно более подробным, с подробным описанием произведенных расходов.

Кроме того, он сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

Если у работника остались деньги, то он их возвращает в кассу с оформлением приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), если работнику нужно возместить сумму, потраченную сверх выданного аванса, то она выдается ему из кассы на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО).

Важным отличием оформления зарубежной командировки от отечественной является то, что не нужно заполнять командировочное удостоверения. Если при поездке по РФ, работник должен в каждой организации, в которой он побывал, сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии, выбытии, то для поездки за границу этого делать не нужно.

Факт нахождения в той или иной стране будет подтверждаться загранпаспортом с отметками таможни о пересечении границы.

Оформление командировки за границу — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Мы уже рассказывали, как правильно оформить командировку сотрудника по России. Командировки за границу требуют аналогичных документов, но имеют специфику в финансах.

Кроме того, в период пандемии коронавируса выезд за границу может быть затруднен из-за различных ограничений или отсутствия авиасообщения. Здесь можно подробнее ознакомиться с рекомендациями по организации заграничных командировок с учетом коронавирусных ограничений.

Дополнительные расходы

Объем расходов в зарубежных командировках внушительнее, чем в поездках по России. Помимо расходов на проезд, найм жилья, компания дополнительно возмещает сотруднику затраты на (п. 23 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• оформление загранпаспорта, визы
• оплату обязательных консульских сборов
• сборы за право въезда/транзита автомобиля, если сотрудник едет в командировку на личном авто
• оформление обязательной медстраховки
• другие обязательные платежи, например, сборы в гостинице

Чтобы покрыть эти затраты, сотруднику можно выдать аванс. Потом эти суммы нужно включить в авансовый отчет работника по итогам командировки — для целей учета.

Расчет суточных

Для расчета суточных важны даты пересечения границ (чтобы понимать, в каком размере их начислить). При выезде из России день пересечения границы РФ считается нахождением за рубежом. Наоборот, при возвращении день пересечения границы РФ оплачивается в рублях как командировка по России (п. 17 и 18 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Подтвердить длительность командировки помогут:

• отметки  о пересечении границы в паспорте сотрудника при поездках в страны с визовым режимом
• проездные документы (билеты) при поездках в страны СНГ с безвизовым режимом: Азербайджан, Узбекистан и проч.
• приказ о командировке, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, гостиничные счета, отметки в миграционной карте при поездках в другие безвизовые страны или командировке сразу по нескольким странам.

Пример

ООО “Компания” направляет менеджера в командировку в Германию и Испанию. Длительность поездки — 5 дней.

В положении о командировках ООО “Компания” установлены лимиты суточных на командировки по зарубежным странам  и РФ:

• Германия — 60 евро
• Испания — 70 евро

1 августа в сотрудник  вылетел из Москвы в Германию в 20.00. Время прилета 23.15 по мск (22.15 по местному времени). Границу сотрудник пересек 1 августа. Суточные за 1 августа нужно выплатить в размере 60 евро.

В 3 августа в 17.00  менеджер вылетел из Германии и прилетел в Испанию вечером того же дня. Суточные за 3 августа будут выплачиваться по “испанским” нормам — 70 евро.

5 августа  сотрудник вылетел из Испании и  приземлился в Москве. Суточные за этот день будут считаться как за командировки по России — 600 рублей.

Итого:

• 1 и 2 августа — суточные по германской норме 60 евро. Всего  120 евро за два дня.
• 3 и 4 августа — суточные по нормам, принятым для Испании — 70 евро. Всего 140 евро за два дня.

• 5 августа — суточные по России 600 руб.

На усмотрение компании деньги можно выдать в рублях или иностранной валюте (пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Отчетные документы

Для бухгалтерского и налогового учета подтверждающие документы (договоры найма, оплата трансфера, гостиничные чеки, квитанции об обмене валюты и проч.) на иностранном языке следует построчно перевести на русский.

Командировка за рубеж: правовые и налоговые аспекты | Журнал Деловой мир

Как правильно оформить документы для заграничной командировки работника и какие аспекты законодательства стоит учесть в первую очередь рассказывает Ирина Буцкая, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения «Ю-Софт»

На практике возникают ситуации, когда работника переводят на работу за рубеж в материнскую организацию. Но период оформления рабочей визы может занять длительное время.

В связи с этим работника могут направить в командировку за границу в материнскую компанию на период оформления документов, необходимых для оформления рабочей визы.

В кадрах и бухгалтерии в этом случае может возникнуть два вопроса:

1. Как оформить — как перевод к другому работодателю или как длительную командировку.
2. Где будет начисляться заработная плата — в России или за рубежом?

От ответов на эти вопросы будет зависеть и прибыль организации, ведь если расходы несет организация, зарегистрированная на территории РФ, то она может уменьшить свои доходы на расходы, понесенные за данного работника.

Изначально стоит отметить, что ст.

166 ТК РФ установлено, что поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы будет являться командировкой.

При этом максимальный срок командировки не установлен. Срок командировки компания определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

В связи с тем, что работник направляется в другую организацию для выполнения служебного задания своего работодателя, то необходимо оформить служебную командировку. ТК РФ устанавливает гарантии при направлении в командировку.

Такими гарантиями являются возмещение расходов по проезду, проживанию и выплата суточных. Кроме этого период нахождения в командировке оплачивается по среднему заработку.

Обязанность по оплате труда работников возлагается на работодателя, которым в данном случае будет являться российская компания.

В отношении налогового законодательства мы можем отметить, что организация вправе учесть расходы только в том случае, если они экономически обоснованы и направлены на получение прибыли. Данное требование установлено ст. 252 НК РФ.

На практике складывается ситуация, когда организации в суде доказывают обоснованность длительных командировок за рубеж.

Так в Московском арбитражном суде в 2015 году рассматривался подобный спор.

ИФНС утверждали, что сотрудники предприятия, находившиеся на территории иностранного государства непрерывно в течение более 183 дней в календарном году, фактически исполняют все свои трудовые функции вне основного места работы, что не отвечает понятию служебной командировки.

Но суд установил, что на предприятии имеется локальный акт об утверждении размера командировочных расходов, включая суточные, в случае направления в заграничную служебную командировку; затраты на служебные командировки оформлены служебными поручениями, авансовыми отчетами и иными первичными документами; командированные сотрудники выполняли за пределами РФ лишь часть своих трудовых функций. Поэтому работники направлялись именно в служебные командировки и выплаченные им суммы являются суточными, подлежащими учету в составе расходов по налогу на прибыль.

В других судебных решениях мы можем увидеть вывод, сделанный судами о том, что при направлении работников за границу на длительный период времени, когда все трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, выполняют по месту работы в иностранном государстве, получаемое ими вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации. Как пример можем привести Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.06.2016 N Ф07-3166/2016.

Как мы с вами видим, то при направлении работника в длительную заграничную командировку следует в задании указывать не только те должностные обязанности, которые указаны в Трудовом договоре, но и дополнительные поручения. В этом случае расходы по оплате командировочных расходов будут обоснованы.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Командировка за границу: как оформить сотрудника

Оформляем задание на командировку

В общем случае оформление задания на командировку не является обязательным (ч. 1 п. 3 Положения N 176).

• В случае принятия нанимателем решения о необходимости оформления задания на загранкомандировку такое задание может содержать следующие сведения:
• — место, куда направляется работник;
• — цель командировки;
• — время нахождения за границей;
• — план встреч и переговоров;
• — перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;
• — в случае заключения договора — его предмет;
• — иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
• Как правило, задание утверждается нанимателем и подписывается командированным работником.
• Оформляем согласие работника
• Получить согласие работника при его направлении в служебную командировку требуется в следующих случаях:

— если срок командировки превышает 30 дней (ч. 4 ст. 93 ТК);

— если направляется женщина, имеющая детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), или отец, воспитывающий детей без матери, одинокий родитель, а также опекун (попечитель) (ч. 2 ст. 263 и ч. 5 ст. 271 ТК). В этом случае согласие должно быть письменным;

— если направляется инвалид (ч. 6 ст. 287 ТК).

Внимание!
Для исключения возможных споров нанимателю во всех этих случаях целесообразно получать письменное согласие работника, даже если его получение именно в письменной форме не предусмотрено законодательством.

1. Оформляем приказ (распоряжение) на командировку
2. В распорядительном документе о командировании указываются:
3. — фамилия, имя и отчество командируемого работника;
4. — должность (профессия) указанного работника;
5. — наименование структурного подразделения, в котором данный работник трудится;
6. — место командировки;
7. — срок командировки;
8. — цель поездки.

В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (п. 2 Положения N 176).

Оформляем командировочное удостоверение

По общему правилу необходимость выдачи командировочного удостоверения определяется нанимателем самостоятельно (ч. 2 ст. 93 ТК). При этом форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем (ч. 3 ст. 93 ТК).

Оформляем расчет аванса на командировку

Расчет суммы аванса, который необходимо выдать командированному работнику, производится на основании приказа (распоряжения) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 4 Положения N 176). Указанный расчет может оформляться бухгалтерской справкой либо другим принятым в организации документом.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы (ч. 1, 2 п. 5 Положения N 176):

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• по проживанию вне места жительства (суточные);
• иные расходы, которые работнику необходимо произвести с разрешения или ведома нанимателя.
• Оформляем табель использования рабочего времени

Учет рабочего времени ведется в табелях использования рабочего времени (далее — табель), годовых табельных карточках и других документах, форма и порядок заполнения которых утверждаются нанимателем. Время нахождения работника в служебной командировке в составе отработанного времени учитывается отдельно (ч. 3 и 5 ст. 133 ТК).

На командированных работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, а заработная плата сохраняется за все рабочие дни по графику работы организации, являющейся постоянным местом работы.

При этом размер заработной платы за время нахождения в служебной командировке не должен быть ниже размера среднего заработка за указанное время (ст. 92, ч. 1 ст. 95 ТК). Поэтому в табеле за все рабочие дни по графику постоянного места работы, приходящиеся на дни командировки, указывается соответствующий символ.

На практике наиболее часто используют в качестве обозначения времени нахождения в служебной командировке букву «К».

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex