Одобрен законопроект об электронном кадровом документообороте

17 Июня 2021 13:50 17 Июн 2021 13:50 |

Госдума приняла законопроект об электронном документообороте в первом чтении. Работодатель сможет сделать электронное подписание документов обязательным для всех сотрудников, что открывает большие возможности для удаленного трудоустройства.

Законопроект об электронном документообороте 16 июня 2021 г. принят Госдумой в первом чтении.

Теперь при оформлении на работу сотруднику можно просто пройти по ссылке для подписи всех документов онлайн, а работодателю больше не придется хранить документы на бумаге.

Как следует из пояснительной записки к законопроекту, сейчас работодатель самостоятельно выбирает бумажную или электронную форму ведения документов, связанных с работой. И нет законных оснований для оформления кадровых документов только в электронном виде (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и около 30 видов других документов).

Принятый Госдумой закон предусматривает обязательное введение работодателем электронного документооборота на всех работников, если менее пятидесяти процентов работников подали работодателю заявление об отказе на переход на электронный документооборот.

Одобрен законопроект об электронном кадровом документооборотеГосдума приняла в первом чтении законопроект об электронном документообороте, который открывает большие возможности для удаленного трудоустройства

Законопроект создает больше возможностей для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы.

Принятие законопроекта позволит им также оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя — необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему, следует из пояснительной записки.

Как это работает

Для оформления на работу больше не требуется присутствие в офисе. Отдел кадров пришлет сотруднику ссылку на подписание документов, и он их подпишет с помощью электронной подписи (ЭП).

Для заключения договоров и подписания документов будут использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и работника или усиленная неквалифицированная подпись работника документов в соответствии с требованиями ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно законопроекту, использовать для электронного документооборота можно будет либо собственную информационную систему компании, либо общую федеральную платформу «Работа в России».

Критика законопроекта

Комитет Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов по мониторингу практики применения Трудового кодекса в России высказал замечания к законопроекту об электронном документообороте.

Комитет отметил, что для недопущения ущемления прав работников требуют проработки условия и порядок хранения документов в электронном виде.

Для предотвращения утечек информации необходимо предусмотреть дополнительные требования к хранению документов либо установить эти требования на подзаконном уровне, отмечается комитетом.

Также Счетная палата считает, что законопроект предусматривает трансформацию возможности использования сотрудниками электронного подписания документов в обязанность.

В заключении Счетной палаты отмечается, что, согласно № 439-ФЗ, сотрудник имеет право выбирать между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой и это право не зависит не от каких условий.

По аналогии с этим должен работать и механизм электронного документооборота.

Новые правила аккредитации и получения налоговых льгот для ИТ-компаний: что важно знать

Поддержка ИТ-отрасли Одобрен законопроект об электронном кадровом документообороте

Нуждается в доработке положение законопроекта о безусловном праве работника направлять любые сообщения работодателю посредством платформы «Работа в России», поскольку данное положение обязывает всех работодателей осуществлять электронный документооборот с использованием указанной платформы, отмечается в заключении.

Однако комитет Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов поддержал концепцию законопроекта и рекомендовал Госдуме принять его в первом чтении.

С комитетом согласен и Павел Катков владелец юридической компании «Катков и партнеры». «Одной из сложностей, которая может возникнуть при переводе сотрудников на электронный документооборот – это неготовность самих сотрудников к такому формату», — сказал он CNews.

— «Законопроект решает этот вопрос довольно интересно: сотрудник вправе подать заявление об отказе от перехода на электронный документооборот, однако если таких сотрудников будет менее 50%, работодатель сможет принудительно перевести на него всех сотрудников, невзирая на отказ меньшинства».

Катков также отметил, что в законопроекте молчание сотрудников при решении вопроса о переходе на электронный документооборот приравнивают к согласию. «В известном смысле права работников можно считать нарушенными – по тексту законопроекта их “по умолчанию” считают согласными, а несогласных – принуждают, исходя из мнения большинства», — пояснил Катков.

Сложно ли будет перестроиться организациям: мнение эксперта

«Для малого и среднего бизнеса переход на электронный документооборот — достаточно типовой процесс, который можно завершить за три-четыре недели, — заявил CNews Иван Родионов, партнер Ernst&Young.

—Экономический эффект достигается в основном за счет экономии на печати документов, времени и усилий на их обработку и ускорения документооборота.

Основные затраты идут на ИТ-интеграцию, изменение процессов и услуги операторов электронного документооборота».

Александр Губинский, Самараавтожгут: Как мы получали грант на внедрение компьютерного зрения

Поддержка ИТ-отрасли Одобрен законопроект об электронном кадровом документообороте

Для крупного бизнеса переход на электронный документооборот — уже большой проект, реализация которого как правило занимает один-два года и требует существенной перестройки бизнес-процессов и затрат на ИТ-интеграцию, отмечает Родионов. Однако за счет эффекта масштаба — проект перехода на электронный документооборот окупается в среднем за два-три года.

Читайте также:  Трудовой договор разъездного характера работы: образец

Среди сложностей перехода Родионов выделил значительные затраты на ИТ-интеграцию, перестройку бизнес-процессов и обучение персонала, необходимость наладить процесс использования различных видов электронных подписей, а также обеспечить безопасность и бесперебойность работы системы.

  • 10 функций Telegram, о которых вы не знали: наводим порядок в чатах

Кристина Холупова

Подписаться на новости Короткая ссылка

Работодатели и профсоюзы одобрили закон об электронных кадровых документах

Одобрен законопроект об электронном кадровом документообороте

Российская трехсторонняя комиссии по регулированию социально-трудовых отношений одобрила законопроект Минтруда о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид.

Замглавы Минтруда РФ Всеволод Вуколов в связи с этим напомнил, что законопроект определяет основные положения эксперимента по ведению отдельными работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя. В данном случае речь идет о трудовых договорах, оформлении отпусков и командировок, ведении учета рабочего времени, документах по охране труда и пр. Срок проведения эксперимента – с 1 января по 31 декабря 2020 года.

«Предпосылками подготовки законопроекта стали, с одной стороны, обстоятельства, когда ряд компаний уже ведет электронный документооборот для документов, которые разрешены Трудовым кодексом, с другой – многочисленные обращения работников.

В основном, дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были им заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе.

Таких обстоятельств достаточно много», – пояснил Всеволод Вуколов.

По словам замминистра, целью проведения этого эксперимента является создание и отработка механизмов ведения и применения кадровых документов в электронной форме, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ по итогам эксперимента.

Всеволод Вуколов также уточнил, что участниками эксперимента станут работодатели, добровольно заявившие о своем участии, а также работники, состоящие в трудовых отношениях с этими работодателями.

Каждый работник принимает участие в эксперименте также добровольно и вправе отказаться от участия в нем, уведомив письменно работодателя.

«В настоящее время 37 крупных компаний выразили желание участвовать в эксперименте», – приводит слова Всеволода Вуколова официальный сайт Минтруда РФ.

БУХПРОСВЕТ

С 2021 года работодатели перейдут на электронные трудовые книжки. Бумажные трудовые будут сохранены исключительно за работниками, которые подадут заявление о необходимости ведения бумажной книжки. Заявление нужно будет подать до конца 2020 года.

Работникам, не подавшим письменное заявление, уже заведенные трудовые книжки будут выдаваться на руки. Для лиц, впервые поступающих на работу, все сведения будут вестись уже в электронном виде. Трудовые книжки для них заводиться не будут.

В целях перехода на электронные кадровые документы с 2020 года работодатели обязаны будут сдавать в ПФР новую отчетность (СЗВ-ТД). Данную отчетность надо будет сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года СЗВ-ТД необходимо будет сдаваться при каждом кадровом изменении.

В случаях приема на работу или увольнения отчетность нужно будет сдать не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Первоначально за несоблюдение указанных сроков сдачи новой отчетности должностные лица работодателя будут привлекаться к административной ответственности в виде предупреждения.

Трудовой договор теперь можно оформить в электронном виде — подписан закон

Одобрен законопроект об электронном кадровом документообороте

Закон уже вступил в силу, за исключением отдельных положений.

Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, котоорый сегодня подписал российский президент, внесены изменения в Трудовой кодекс, направленные на введение электронного кадрового документооборота. Закон в целом уже вступил в силу, за исключением отдельных положений.

ТК дополнен новой статьей 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Бумаги, которые еще вчера следовало обязательно оформлять в письменном виде, теперь достаточно будет составить в электронном, не используя бумажный носитель.

Кто заплатит за подпись

Использовать электронный кадровый документооборот или нет – решает работодатель, однако каждый работник сможет отказаться от этого. Чтобы отказ имел место, достаточно будет просто ничего не подписывать. И только если работник намерен согласиться – надо будет оформить соответствующий документ. В случае отказа остается шанс передумать позднее.

Если большинство согласилось, то несогласных не смогут принудить насильно. Это – важное отличие от первоначальной версии законопроекта. Еще одна важнейшая деталь, сделавшая законопроект лояльным к работникам – расходы на обеспечение работников электронными подписями и на их обслуживание будет нести работодатель.

Технические решения

Документооборот может быть реализован посредством или платформы «Работа в России» (будет реализован доступ, в том числе, посредством портала госуслуг), или специальной информационной системы работодателя.

При использовании системы работодателя для ряда документов (в том числе при внесении в них изменений) потребуется усиленная квалифицированная ЭП работодателя:

  • для трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • приказов (распоряжений) о применении дисциплинарного взыскания
  • при уведомлении об изменении условий трудового договора.
Читайте также:  Кто может взять отпуск в любое время в 2022 году

Для перечисленных выше и ниже документов нужна будет усиленная подпись работника:

  • заявлений на увольнение;
  • согласий на перевод;
  • при отзыве заявления об увольнении.

Экспериментаторам легче

Участники эксперимента по электронному кадровому документообороту могут продолжать, как у них это налажено, и пока ничего не менять. При этом принять локальные акты в соответствии с новыми требованиями надо будет до 1 июля 2022 года.

Министерство труда и социальной защиты РФ

На заседании Правительства России одобрен законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками», подготовленный Минтрудом России в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

 «Целью законопроекта является создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство», – прокомментировал Министр труда и социальной защиты РФ Максим Топилин по итогам заседания.

Он рассказал, что в настоящее время многие компании ведут внутренний документооборот, в том числе при работе с персоналом, в электронном виде.

Вместе с тем в законодательстве предусмотрено, что ряд документов, от которых зависят права и обязанности сторон трудовых отношений, должны заключаться в письменном виде либо работник должен ознакомиться с ними под роспись: это трудовой договор, ученический договор, договор о полной и материальной ответственности, заявление об увольнении и другие.

«Законопроект предусматривает возможность создания этих документов работодателями-участниками эксперимента в электронном виде без бумажных копий, – сообщил Максим Топилин.

– На сегодняшний день к участию в эксперименте заявились 42 компании, работающие в сферах ИКТ и телекоммуникаций, производственной, торговой, банковской, консалтинга.

Срок проведения эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 года».

Законопроект предусматривает, что работодатель с участием представителей работников принимает локальные нормативные акты, касающиеся проведения эксперимента, обеспечивает создание и хранение таких документов в своей информационной системе или на портале «Работа в России», а также передачу их в надзорные органы.

«Работники принимают участие в эксперименте добровольно, что отражается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему, и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме. Работники смогут получать необходимые документы по запросу у работодателя в трехдневный срок в удобной для них форме так же, как в настоящее время в отношении бумажных документов», – добавил Министр.

Согласно законопроекту при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров применяется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Такое требование предусмотрено с целью защиты прав работников от возможных рисков при использовании информационной системы работодателя, а также рисков, связанных с правовой значимостью электронных кадровых документов при рассмотрении трудовых споров в суде.

Работодатель несет расходы по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника. Отсутствие у работника электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора.

«Совместно с работодателями и профсоюзами мы проведем мониторинг итогов эксперимента, чтобы определить целесообразность внесения изменений в трудовое законодательство для предоставления права работодателям вести  электронный кадровый документооборот», – подчеркнул Максим Топилин.

Он напомнил, что законопроект рассматривался на различных площадках, в том числе Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, члены которой неоднократно подчеркивали необходимость проведения эксперимента до внесения изменений в Трудовой кодекс РФ по электронному кадровому документообороту.

Вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ об электронном кадровом документообороте

Принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Этот закон регулирует вопросы электронного кадрового документооборота в сфере трудовых отношений и реализует задачи, поставленные национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации».

Он принят в целях оптимизации взаимодействия между работодателями и работниками, закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, что предоставит возможность для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Предоставление возможности работодателям ведения электронного документооборота повысит оперативность оформления официальных трудовых отношений. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, связанные с их работой, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью, иметь быстрый доступ к необходимым документам.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронные документы).

Требования, устанавливаемые Законом, применяются только в отношении документов, оформление которых в письменном виде и (или) ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации. Также установлен перечень документов, которые не могут быть оформлены по новым правилам (трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника и др.).

  • Электронный кадровый документооборот может осуществляться посредством:
  • федеральной государственной информационной системы «Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — платформа «Работа в России»), включая взаимодействие через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (далее – ЕПГУ) с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (ЕСИА);
  • информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее — информационная система работодателя).
Читайте также:  Как сделать справку 182Н в 1С

Решение о переходе на электронный документооборот принимается работодателем самостоятельно. Порядок ведения электронного документооборота должен быть урегулирован локальным нормативным актом работодателя.

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель уведомляет работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде (отсутствие согласия работника также признается отказом от такого взаимодействия). Отказ работника от электронного взаимодействия с работодателем не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж.

Трудовым кодексом определен вид электронной подписи, которая может быть использована сторонами при подписании тех или иных электронных документов.

При этом расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Законом предусматривается отложенное вступление в силу нормы, предусматривающей разработку единых требований к формам и форматам электронных документов.

 Они должны быть  разработаны федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, до 01.03.2023 года. Документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых норм, будут являться юридически значимыми.

Электронный кадровый документооборот: что нужно знать работодателю

Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес изменения в ТК РФ об электронных кадровых документах. Теперь работодатели смогут пользоваться ими без дублирования на бумажном носителе. Подробнее об основных изменениях рассказываем в нашем материале.

Какие документы можно вести в электронном виде

Практически все кадровые документы, для которых был обязателен бумажный носитель, можно перевести в электронный вид. Однако новшества не распространяются на:

  • трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о труддеятельности;
  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • приказы об увольнении сотрудников;
  • документы, которые подтверждают прохождение инструктажа по охране труда.

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.

Обратите внимание! Вести электронный документооборот можно и в отношении дистанционщиков.

Обязательно ли переходить на электронный документооборот

Работодатель может самостоятельно решить, переходить или нет на электронную систему документооборота, то есть переход является добровольным.

Как вести электронный кадровый документооборот

Если работодатель решил использовать новый формат ведения кадровой документации, до начала нужно закрепить его в локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза. В таком акте необходимо прописать:

  • информационную платформу для ведения электронного документооборота – можно использовать готовую «Работа в России» или разработать собственную;
  • перечень документов, которые будут вестись электронно;
  • список сотрудников, которые согласны, что в их отношении будут применяться электронные документы;

Обратите внимание! Применять новый электронный порядок можно только с письменного согласия работников (соискатели на работу могут дать его в электронном виде). С 2022 года больше не понадобится спрашивать разрешения на использование электронного формата у тех лиц, которые по состоянию на 31.12.2021 не имеют опыта работы.

  • срок уведомления персонала о введении в компании электронной системы.

Нужна ли электронная подпись для нового кадрового документооборота

Работодатель и сотрудники подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов. Например, усиленную ЭЦП можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее в некоторых ситуациях, например, при подписании трудовых договоров и приказов о дисциплинарном взыскании.

Все расходы на получение сотрудником электронной подписи и ее использование несет работодатель.

Когда переходить на электронный кадровый документооборот

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *