Номенклатура дел отдела кадров: образец 2022 года

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Ее четвертый раздел рассказывает о номенклатуре дел – первом из учетных документов, который появляется в организации, принявшейся наконец-то за свой архив. Из материала вы узнаете, как составить номенклатуру дел, как ее вести, уточнять и закрывать.

Степень универсальности этого раздела инструкции высокая, его могут помещать в свои регламенты и государственные, и коммерческие организации любого размера и сферы деятельности.

Номенклатура дел является обязательным документом любой компании, ее форма унифицирована, а правила обращения с ней общие.

Различия могут быть в распределении ответственности за процессы: кто составляет номенклатуру, кто отвечает за сбор информации для уточнения, кто закрывает и т.д.

Номенклатура дел – обязательный документ

О том, что номенклатура дел обязательный для ведения организацией документ, говорят Правила 2015[1].

Порядок работы над номенклатурой дел

В инструкции по хранению документов устанавливаются основные этапы создания номенклатуры дел: порядок разработки, согласования и утверждения. Самое главное – распределить ответственность: кто и за что отвечает на каждом этапе работы над номенклатурой.

В нашем примере за разработку номенклатуры дел отвечают работники канцелярии (в центральном офисе компании) и ответственные за хранение документов (в филиалах).

Но есть и другой вариант, более удобный для архивиста, но довольно трудоемкий: возложить ответственность за разработку номенклатуры дел на структурные подразделения.

В таком случае это они раз в год должны будут представить архивисту проекты разделов номенклатур дел, а архивист – свести их труды в сводную номенклатуру дел компании. В инструкции по хранению документов это можно установить, например, так:

4.3. Сводная номенклатура дел Общества составляется в Канцелярии на основании номенклатур дел структурных подразделений. Ответственность за составление и своевременное представление Канцелярии номенклатур дел структурных подразделений несут их руководители.

Важно установить сроки выполнения каждого из процессов работы над номенклатурой дел. Например:

представление структурными подразделениями своих номенклатур – не позднее 1 ноября;
утверждение сводной номенклатуры дел на следующий год – не позднее 25 декабря;
представление сведений о количестве и составе дел (при закрытии номенклатуры дел) – не позднее 20 января;
закрытие сводной номенклатуры дел – не позднее 1 марта.

Автор инструкции по хранению документов может установить собственные сроки выполнения этих процессов.

Подготовка проекта

Форма номенклатуры утверждена Правилами 2015 в Приложении № 25. Эту форму, адаптированную под организацию, утверждают на локальном уровне в инструкции по хранению документов.

В тексте инструкции описывают источники информации, правила формулирования наименований разделов, порядок внесения дел и пр. (Схема).

На примерах продемонстрируем заполнение форм.
Заполненная форма сводной номенклатуры дел представлена в Примере 1.

Итоговая запись является неотъемлемой частью номенклатуры дел, но оформляется по завершении календарного года. Заполненная итоговая запись к номенклатуре дел за 2021 год (ведь 2022 год еще не закончился, и количество дел, созданных в нем, подсчитывать рано) – в Примере 2.

Согласование

Номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией (далее – ЭК) организации. Перед выходом на ЭК проект номенклатуры должен собрать визы руководителей всех структурных подразделений, каждый из которых согласовывает свой раздел. Визы предварительного согласования не показывают на готовой номенклатуре, на ней фигурирует только виза согласования с ЭК.

Если у компании много филиалов и в каждом из этих филиалов создана и действует собственная ЭК, которая подчиняется центральной ЭК, то согласование сводной номенклатуры дел филиала происходит в следующей последовательности (Алгоритм):
Если ЭК филиалов не подчиняются ЭК центрального офиса, то сразу после согласования «местной» ЭК проект номенклатуры отправляется на утверждение.
Организации – источники комплектования государственного (муниципального) архива один раз в пять лет, а также после изменения структуры или вида деятельности компании согласовывают свои номенклатуры дел с Центральной экспертной комиссией архивного учреждения, которому организация подведомственна.

Утверждение

Обычно номенклатуры дел утверждаются лично руководителем организации. Приказ не составляется, поскольку для введения номенклатуры дел в действие не нужно совершать никаких дополнительных шагов.

Впрочем, утвердить номенклатуру можно и приказом – это не ошибка. Например, если у компании широкая филиальная сеть и каждый филиал должен разработать свою номенклатуру дел, то целесообразно утверждать номенклатуры всех филиалов одним приказом, а не «поштучно». Управленческое решение в приказе тогда может выглядеть следующим образом:

В Примере 3 представлен раздел «Разработка и ведение номенклатуры дел» инструкции по хранению документов.

Резюме

1. Раздел, посвященный созданию, ведению и закрытию номенклатуры дел, обязателен в инструкции по хранению документов, поскольку номенклатура дел является обязательным документом организации.

2. В разделе устанавливаются ответственные за ведение номенклатуры дел работники, сроки выполнения мероприятий по номенклатуре (составление, утверждение на следующий год, закрытие).

3. В разделе целесообразно установить правила заполнения формы номенклатуры дел: индексирования, формулирования заголовков, сроков хранения, внесения в номенклатуру электронных дел.

[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

Простота поиска.
Индексация хранящихся документов.
Установленный срок хранения материалов.
Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.

Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.

Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

Составленные кадровиком.
Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

Должностные инструкции.
Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
Распоряжения, приказы по персоналу.
Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
Справки, служебная переписка.
Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.

Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.

Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.

Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.

Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.

Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.

Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.

Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.

Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

Устав организации.
Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
Номенклатура дел подразделений.
Штатное расписание.
Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

Номер (индекс) дела.
Наименование его.
Количество папок (единиц хранения) в деле.
Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Номенклатура дел отдела кадров. Образец и бланк 2022 года

Номенклатура дел отдела кадров является по своей сути описью имеющихся в данном подразделении дел и выполняет функцию систематизатора. Одновременно она является часть общей для организации номенклатуры дел.

Файлы в .DOC:Бланк номенклатуры дел отдела кадровОбразец номенклатуры дел отдела кадров

Для государственных (муниципальных) организаций систематизированный учет имеющихся в них документов является обязательным и оговорен, например, законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Согласно ему систематизации подлежат все документы, подлежащие учету как архивные, то есть имеющие:

историческую;
культурную;
экономическую и иную ценность.

Частные организации имеют право не соблюдать установленные для государственных и муниципальных организаций требования, однако следует иметь в виду, что за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, организация может быть привлечена к административной или даже уголовной ответственности.

Общие принципы составления номенклатуры

Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:

с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
с соблюдением хронологического принципа.

Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

Определение срока хранения документов

Первым этапом составления номенклатуры дел кадровой службы будет экспертиза ценности документов. Для этого документы необходимо рассортировать по следующим группам:

приказы по личному составу и основной деятельности;
трудовые договоры;
учетные документы;
личные карточки;
трудовые книжки и т.п.

Для каждой группы в соответствии со сроками, указанными в упомянутом выше Перечне, необходимо будет определить срок хранения.
Если при определении сроков хранения той или иной группы документов возникают трудности, на предприятии потребуется создать экспертную комиссию, включающую в себя наиболее компетентных в делопроизводстве и кадровом деле работников, и определить сроки хранения с учетом ее мнения.
По результатам экспертизы все документы опять же поделятся на группы:

документы постоянного хранения;
документы длительного хранения (свыше 10 лет);
документы сроком хранения 5 лет и меньше;
документы с истекшим сроком хранения.

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в установленном в организации порядке с составлением акта.

Более подробно о том, как составляется акт об уничтожении документов, можно прочитать в специальном материале нашего сайта.

Структура номенклатуры дел

В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
итоговая запись номенклатуры;
подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.

Откуда взять индекс дела

Под индексом понимается номер дела, указывающий на его место в системе. Индексы разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются одновременно с утверждением первой номенклатуры дел организации и, как правило, остаются неизменными.

Каждый индекс должен нести в себе два основных параметра:

цифровое обозначение подразделения;
номер самого дела по порядку его регистрации.

Например, если отдел кадров входит в управление персоналом, имеющее индекс «06», его индекс может выглядеть как «06-01». Этим же индексом должны обладать документы отдела. Например, Положение об отделе кадров может фигурировать в номенклатуре дел как «06-01.01».

Поскольку в течение года в отделе могут появиться новые документы, логичным будет оставлять для них резерв (пустые строки в номенклатуре с заранее присвоенными индексами). Как правило, достаточно 2-3 позиций.

Электронные дела также заносятся в номенклатуру с соответствующим индексом.

Как надписать дело

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа.

Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1».

Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
распорядительная документация по предприятию;
отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
переписка со сторонними организациями;
переписка внутри организации;
журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Каким по объему может быть дело

Для удобства работы рекомендуется не создавать дела объемом более 250 листов. Если год не завершен, а дело уже содержит 250 листов, рекомендуется завести второй том.

При этом на корешках дел делается надпись: «Том 1. январь — июнь 2024», «Том 2. июль — декабрь 2024». К концу года документы в томах могут быть поделены для большего удобства на равное количество.

Какими могут быть сроки хранения

Отметки о сроке хранения могут выглядеть следующим образом:

постоянное хранение — «Пост.»;
длительное хранение — 75 лет, 10 лет — указываются сроки;
временное хранение (до 10 лет) — указываются сроки;
до минования надобности — ДМН;
до замены новыми — ДЗН;
ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки

В этом разделе проставляются:

отметки об убытии дел, например, если дело в течение года было передано в другую организацию;
отметки о повреждениях и гибели дела;
отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Как утверждается и хранится номенклатура

Номенклатура дел отдела кадров составляется в конце текущего года на следующий. После составления она передается начальнику отдела документального обеспечения управления и включается в общую номенклатуру.

Общая номенклатура дел вводится в действие приказом по организации. После этого каждое подразделение получает для работы выписку из действующей номенклатуры.

Подлинник номенклатуры дел хранится постоянно. Рабочие экземпляры — до замены новыми.

Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.

Но как разобраться в таком огромном объеме документов?
Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.
Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот.
Рассмотрим, что же это такое — номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.
Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец
Как показывает практика, каких либо специфических знаний деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства.
Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные:
Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть — структурное подразделение. Вторая часть — порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

Далее следуют:

Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте — документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Типы номенклатуры дел

Она может быть:

Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
Типичной — стандартный тип документа.
Индивидуальной — зависит от стратегии компании.

Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.

Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца).

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Как оформить командировку внутреннего совместителя?

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

приказы;
договоры;
учетные документы;
карточки;
трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Как правильно составить

Наименование реквизита	Содержание
Индекс	Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
Наименование	Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц хранения	Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки хранения	Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
Примечания	Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация».

Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Итак, общее представление о номенклатуре как о документе мы имеем. Теперь разберемся, в какой последовательности в ней размещаются дела.

Вначале уясним для себя, какие документы подлежат включению в номенклатуру (все документы, создаваемые отделом кадров и поступающие в него, учетные и регистрационные журналы, кроме печатной продукции).

Чтобы правильно составить номенклатуру, нужно знать правила формирования дел, так как именно они определяют состав документов и заголовки дел.

https://www.youtube.com/watch?v=izQIjaN5fgY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов зависит от важности документов, входящих в состав этих дел. Например, сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, а затем — остальные в порядке убывания сроков хранения документов.

Важный момент при формировании дела — сроки хранения документов, ведь в одном деле могут размещаться только документы с одинаковыми сроками хранения.

Обратите внимание! Временные сроки хранения документов применяются всеми организациями, при этом возможно их увеличение, но ни в коем случае не сокращение. Постоянный срок хранения применяется теми компаниями, документы которых поступают в архив на государственное или муниципальное хранение.

Если компания не является источником комплектования архивных учреждений, для них срок хранения документов, для которых Перечнем определен постоянный срок, составляет не менее 10 лет. Дальнейшее хранение определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего Федерального закона.

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях.

По Правилам {amp}lt;1{amp}gt;, отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй — за содержание.

Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

Фрагмент документа.

Приложение N 26

к п. 4.18 Правил

Наименование организацииНаименование структурногоподразделенияНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛНа ____ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по Перечню	Примечание
Название раздела

___________________________________ ____________ _____________________наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписиструктурного подразделения)Дата ________________СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК {amp}lt;2{amp}gt; структурногоподразделенияот ___________ N _______ Реестр дел в организации имеет несколько уровней:

общий реестр всего юридического лица, в котором перечислены все дела всех подразделений. Если в компании нет сформированных отдельных подразделений, реестр формируется по направлениям деятельности;
реестры отдельных подразделений, в том числе кадровой службы.

Непосредственным ведением сводного реестра занимается специально назначенный сотрудник, в каждом отделе, службе, управлении организации назначаются ответственные за номенклатуру внутри этого подразделения.

Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения утвердят до конца 2020 года, а вступит в силу она с 1 января.

Шаг 1. Заполняем графу 1 — «Индекс дела».

В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр.

Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом. Первая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том.

Например, шифр 01-07 обозначает:

01 — это код кадровой службы в соответствии с принятой в организации системой обозначений;
07 — номер дела «Трудовые договоры».

Чаще всего индекс формируется с использованием арабских цифр, но по желанию организации используются и римские цифры и буквенные обозначения.

Шаг 2. Заполняем графу 2 — «Заголовок дела».

Заголовок дела — это его название. Его формулируют емким и говорящим о составе хранящихся в нем документов, «Трудовые договоры» или «Приказы по личному составу» — хорошие наименования. А вот названий «Важное», «Срочное», «Переписка» и похожих на них следует избегать — они неинформативны и ничего не говорят о том, какие документы хранятся в делах.

Шаг 3. Заполняем графу 3 — «Количество единиц хранения».

Графа обозначает количество томов внутри одного дела, заполняется по окончании периода действия реестра — года, на который он принят, когда дела полностью сформированы.

Шаг 4. Заполняем графу 4 — «Срок хранения, № статей по Перечням».

Предлагаем ознакомиться Развод в судебном порядке — Расторжение брака между супругами: все про семейный развод

Общие сроки хранения документов по личному составу определены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ и законами, которые вносили в него изменения, например законом № 43-ФЗ. Номенклатура дел по кадровому делопроизводству с изменениями 43-ФЗ должна учитывать установленные обновленные сроки хранения.