Маршрутный лист для командировки: образец

Многие сотрудники — водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.

С его помощью сотрудники могут подтвердить, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем маршрутный лист вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег будет считаться основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия могут существенно снизить затраты организации на передвижение сотрудников по городу. Посмотреть и скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк) вы можете ниже

Образец: маршрутный лист

Скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк)

Утвержденной формы бланка не существует. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает собственную форму. Вы можете скачать бланк маршрутного листа, предложенный нами, или разработать свой шаблон самостоятельно на свое усмотрение. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа.

За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.

Маршрутный лист для командировки: образец

Скачать бланк маршрутного листа служебных поездок (заполненный)

Порядок оформления

Лист оформляется в таком порядке:

  1. Листок составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
  2. По ходу движения в листе делаются отметки.
  3. По возвращении лист сдается в бухгалтерию или отдел логистики.

К сданному листу прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: например, отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверит бухгалтер организации, директор — подпишет, а затем на его основании работнику будут возмещены расходы (если он потратил свои деньги) либо бухгалтерия спишет деньги, которые были выданы подотчет.

Данные о выдаче документа заносятся в журнал.

Правила заполнения

Листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за один день. Заполняется он следующим образом:

  • вверху документа по центру строки пишется наименование организации. Ниже указываются населенный пункт и дата оформления;
  • указывается Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется. Далее вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
  • в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, а также сумма затраченных средств;
  • листок должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур.

На что обратить внимание

Если вы решили скачать бланк маршрутного лист служебных поездок из нашего материала, то, пожалуйста, обратите внимание на следующие важные моменты

  1. Порядок работы с данным документом должен быть утвержден ЛНА, а также люди, ответственные за регистрацию, выдачу и хранение.
  2. Печать на данном документе ставить не обязательно, но если печать есть, то это не будет нарушением и добавит солидности документу.
  3. Расходы, заносимые в маршрутный лист, должны быть обоснованными и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возмещать расходы.
  4. Маршрутный лист не является путевым листом, хотя и является его составной частью. Поэтому отметок медицинских работников там ставить не нужно, но если вы оформляете путевой лист, то отметка медика и техника там обязательны.

Порядок хранения

Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда — хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п.

842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Образец маршрутного листа

На многих предприятиях существуют служебные поездки, которые могут быть постоянными и связанными напрямую с работой. В таких случаях обязательно оформляется маршрутный лист, в котором содержится вся информация, касательная разработанного для работника маршрута.

Маршрутный лист для командировки: образец

Цели составления

Маршрутный лист для командировки: образецЧаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки. Исходя из этого, у маршрутного листа имеются следующие цели:

  • планирование маршрута, правильное распределение последовательности остановочных пунктов, затрачивая меньше времени и меньший объем топлива;
  • наглядный отчет о проделанной работе, о том, какой объем удалось выполнить за поставленный срок;
  • отчет о том, сколько было потрачено ГСМ, какое расстояние проделал автомобиль, в каком количестве и что именно за товар был отпущен.

Для чего нужен

Исходя из целей маршрутного листа, можно сделать вывод о том, что он необходим для того, чтобы правильно планировать служебную поездку и составлять путь. Также, для водителя он является некой шпаргалкой, в которой указано, на какой адрес и что необходимо доставить.

Кроме этого, бухгалтерии и руководству требуется маршрутный лист в качестве отчета того, куда пошли денежные средства, выделенные на горюче-смазочные материалы. А в случаях поломок или аварии, он сможет являться доказательством того, что водитель действительно совершил поездку по определенным адресам.

Если сотрудником, для служебных разъездов, используется свой личный транспорт, то с предъявлением маршрутного листа ему должны возместить расход на обслуживание транспорта.

Порядок заполнения основных разделов

Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует. Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике. Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.

Маршрутный лист для командировки: образец

Обязательными реквизитами являются:

  • номер и дата документа;
  • данные о сотруднике;
  • информация об автомобиле;
  • данные маршрута.

Маршрутный лист составляется в двух экземплярах, один их которых остается у самого сотрудника, а второй идет в отчетность бухгалтеру. Данный документ не обязателен к заверению печатью.

В заполнении маршрутного листа нет ничего сложного, он состоит из шапки и табличной части, в которых имеются все указания:

  1. Первой строчкой является наименование документа и его порядковый номер.
  2. Далее записывается полные фамилия, имя и отчество водителя.
  3. Заполняется информация об автомобиле.
  4. На основании чего совершается данная поездка.

После оформления шапки можно приступать к таблице, часть которой заполняется сразу, а вторая половина — во время поездки. Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация:

  • порядковый номер позиции;
  • дата совершения поездки по данному пункту назначения;
  • информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя;
  • отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда;
  • отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда;
  • наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки;
  • сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре;
  • документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека;
  • роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.
  • Маршрутный лист №4
  • Водитель: Горяйнов Владимир Викторович
  • Автомобиль: Газель №АТ211Х
  • Основание: Служебная поездка для доставки товара по заявкам.
  • +7 952 698 21 54

Инструкция: оформляем маршрутный лист

  • Скачать бесплатно шаблон для работника от КонсультантПлюс
  • Скачать бесплатно бланк маршрутного листа пустой
  • Скачать образец маршрутного листа для водителя грузового автомобиля
  • Скачать образец заполнения маршрутного листа в отпуск
  • Скачать образец маршрутного листа для курьера
  • Скачать образец маршрутного листа к путевому листу
Читайте также:  Корпоративный секретарь

Маршрутный лист (МЛ) используют следующие категории работников:

  • водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт;
  • курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний);
  • специалисты, которые по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы;
  • сотрудники, совершающие служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

Стоит отметить, что этот список не является закрытым. Использовать такой вид первички вправе и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать МЛ с путевым — это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, эти бумаги имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов сотрудников, обязана разработать бланк самостоятельно.

Примерный бланк МЛ:

Маршрутный лист для командировки: образец

Как составить собственный бланк

Жестких нормативных требований, как сделать маршрутный лист, не установлено, допустимо разработать индивидуальный формат документа, который полностью отвечает особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа.
  2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
  3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
  4. Период действия. МЛ выписывается сроком на один день либо на неделю или месяц.
  5. Ф.И.О. сотрудника, который получил документ, его должность и структурное подразделение.

Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:

  1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
  2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например, доставка отчета.
  3. Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), которую посетил работник.
  4. Вид транспорта, использовавшийся в качества средства передвижения, например, автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. Допускается предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути (это актуально, например, если речь идет о бумаге для курьера), или сведения о суммах понесенных затрат.

В конце бумага заверяется сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись), а затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения необходимо закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Если при заполнении в документе допустили ошибку, ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись и ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк является внутренним документом — это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

Пример, как выглядит маршрутный лист:

Маршрутный лист для командировки: образец

Исключительные моменты

Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения закрепляются в локальных распоряжениях учреждения и имеют экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).

Оплата данного вида расходов производится только по подтверждающим документам: билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.

Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы.

Маршрутный лист: образец, правила и инструкция по заполнению

Маршрутный лист оформляется в том случае, когда служащий в предприятии обязан доказать затраты своего транспорта, осуществленные при выполнении порученных заданий. Потом согласно представленного документа служащему возвращаются потраченные деньги, кроме этого сданный отчет сотрудники бухгалтерии используют для налоговой отчетности.

Цели составления маршрутных листов

Маршрутные листки, за исключением отчета по издержкам, могут пригодиться руководству учреждения в изучении передвижений командированных для определения оптимальных путей сообщений, благодаря чему можно будет кардинально уменьшить издержки учреждения на передвижение работников по населенному пункту.

Оформление такого листка требуется шоферам, курьерам, работникам торговли, бухгалтерским и юридическим работникам, специалистам по продажам и т.п. Этот пласт тружеников чаще всего выезжает по производственным делам.

Кроме этого, маршрутные листки выдаются служащим, отъезжающим в производственные командировки на собственном автотранспорте. Маршрутные документы торговых работников имеют свои особенности. У них имеются 2 главные задачи оформления маршрутных листков:

  1. Первая: – расширение сетей сбыта. Здесь в маршрутном бланке отображается список торговых прилавков, которые надо объехать согласно запланированных задач по расширению клиентуры. Цель торгаша – проехаться по возможным торговым прилавкам, отобразить их расположение, записать контактные сведения, отметить категорию магазина.
  2. Вторая: – отработка задания по продажам или отгрузкам. Здесь маршруты составляются силами торговых сотрудников на базе сведений, собранных в первом варианте, при наработке клиентских точек. Маршрутный документ в этом варианте требуется для осуществления распределения логистики и передачи в отделение доставки товара. Благодаря маршрутному документу выдаются накладные и прочие свидетельства, необходимые для торговых операций. Если же транспортировка товара выполняется торговыми сотрудниками, то для них маршрутный листок является отчетным бланком по времени доставки товара, расходу горючего, затратам времени на разъезды.

Маршрутный бланк отображает сведения о последовательности передвижений по торговым прилавкам за день, с отметкой:

  • Точного адреса.
  • Номера телефона.
  • Сведения о лицах контрагента.
  • Время объезда торговых прилавков.
  • Номера документов, по выдаче товара.

Порядок оформления

Формат маршрутного листка разрабатывается учреждением самостоятельно с определением периодичности отчета (ежедневного, еженедельного, ежемесячного), а также правил его заполнения.

Необходимо иметь ввиду, что для доказательства издержек в производственных разъездах, требуется не только грамотно заполнить маршрутный листок, но и приложить к нему соответствующие материалы для подтверждения оформленного документа, в том числе:

  • Приказ, являющийся основанием выезда по служебным заданиям.
  • Отчет служащего о выполненных затратах.
  • Четко прописанные проездные билеты, доказывающие действительность предоставления услуг.

Все затраты проверяются сотрудниками бухгалтерии, после чего отчет оправляется руководству на подпись, а потом направляется для компенсации понесенных издержек или списания подотчетных денег.

Добавочные выплаты служащим, использующим служебные разъезды на собственном автомобиле или же использующих общественный транспорт, учреждения относят на затраты, которые непосредственно оказывают влияние на размер налога на прибыль.

Маршрутный лист для командировки: образецФорма отчетности по затратам

Как правильно заполнить маршрутный лист?

Унифицированного шаблона маршрутного листка нет, поэтому учреждения имеют право разрабатывать собственный шаблон такого документа или составлять его в произвольном виде. При этом нельзя путать путевой лист водителя и маршрутный лист, – это разные документы. Первый утвержден законом, а второй заполняется в свободном стиле.

Главным обстоятельством оформления маршрутного листка является обязательное включение всех разъездов в последовательности действий, осуществленных служащим в указанное время с описанием их целей, а также с подтверждением исходными материалами. Составлять формуляр можно на обыкновенном листе А4 или на фирменном бланке учреждения.

Маршрутный формуляр создается в 2-х экземплярах, один из которых направляется в бухгалтерию учреждения, следующий сохраняется у служащего. Учитывая, что данный документ является для учреждения внутренним, заверять его печатью не нужно.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист составляется по обычным правилам составления документов, поэтому затруднений в его заполнении возникнуть не должно.

  • Вверху формуляра посередине строки записывается его наименование. Немного ниже отображается населенный пункт и дата составления: число, месяц (прописью), год.
  • Потом пишется полное ФИО отчитываемого служащего, заполняется его должность, модель автотранспорта, а также причина поездки.
  • Далее в отчете составляется таблица, в которую последовательно записывается дата поездки, конечный пункт маршрута, время приезда и уезда (с точностью до минуты), отчет, доказывающий издержки (его номер, дата), а также размер денег, потраченных на поездку.
  • Маршрутный листок подписывается служащим, составившим отчет и бухгалтером учреждения.
Читайте также:  Неиспользованный отпуск сгорает или нет 2022

После того, как документ утвержден в должном порядке, он превращается в свидетельство отчетности по налогообложению в бухгалтерии. Налоговые службы при проверке учреждения, такие документы также могут проверить. При этом, кроме маршрутного листка, чиновники могут проверить и исходные материалы, в т. ч. проездные документы, подтверждение заправок транспорта, путевые листы и т.д.

  • В данном видео на Ю-Тубе можно ознакомится с примером заполнения маршрутного листа.
  • (Видео: “Маршрутный лист торгового представителя”)

Срок хранения маршрутных листов

Правила сохранности маршрутных листов регламентируется пунктом 842 «Перечня типовых управленческих архивных док…» принятым Министерством культуры РФ N 558 от 25.08.2010 года.

В данном приказе оговаривается, что минимальное время сохранности маршрутного листа равно 5-ти годам. Однако, если на протяжении данного периода, не была проведена проверка или ревизия контролирующими органами (ст. 842 перечня…), то маршрутные листы списывать нельзя до проверки.

Кроме того, в приказе Минкультуры говорится, что если маршрутный лист является единственным документом, который подтверждает сложные условия работы, то срок сохранности такого документа увеличивается до 75 лет.

Отличие маршрутного листа от путевого

Основным отличием путевого листа от маршрутного является то, что в путевом листе содержаться сведения о показаниях расхода топлива, служащим основанием расхода ГСМ обоснованными, отображается реквизитный раздел и на оборотной стороне путевого листа, называемой маршрутной, содержатся сведения о маршруте движения транспорта. Маршрутный лист, фактически, является частью путевого листа.

Более полная информация о поездках содержится в путевом лист, т.к. в нем отображается и километраж, и значение спидометра, и расход ГСМ.

Образец маршрутного листа

Маршрутный лист для командировки: образецПример маршрутного листа

Скачать образец и пустой бланк маршрутного листа

Скачать образец маршрутного листа

Скачать пустой бланк маршрутного листа

Маршрутный лист

Маршрутный лист – это документ, подтверждающий, что эксплуатирующий ТС предприятия водитель действительно совершал в течение рабочего дня поездки, их продолжительность, а также количество денежных средств, затраченных на ГСМ. В материале мы подробно рассмотрим, что представляет собой официальная бумага, как правильно разработать универсальный шаблон для постоянного использования.

Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу

Бланк маршрутного листа

Образец маршрутного листа

Применение на практике

Маршрутные листы повсеместно используются предприятиями, так или иначе эксплуатирующими транспортные средства. Документ ежедневно заполняется водителями, а в конце рабочего дня он должен оказаться в офисе компании, в бухгалтерии.

На основании данной официальной бумаги будут исчисляться налоговые отчисления, затраты на ГСМ, их списание.

Пренебрежительное отношение к учётной документации, к которой относится и маршрутный лист, может привести к проблемам с налоговым органом, краже топлива сотрудниками компании. К сожалению, это не редкость.

Порядок и правила составления акта на списание ГСМ мы разобрали в другом нашем материале.

ГСМ

ГСМ, закупаемые предприятием, необходимо регулярно списывать. Списание, в том числе, происходит на основании предоставленных водителем маршрутных листов.

В целях избегания воровства в компании мы бы рекомендовали вести учёт всего выдаваемого подчинённым топлива.

Так, в частности, можно произвести процедуру замера протяженности маршрута, которая покажет, какой именно объём топлива затрачивается на его прохождение с учётом средней скорости движения и остановок.

Подотчётные средства

Существует несколько способов заправки автопарка фирмы. Разберём каждый из них.

Первый – это заправка непосредственно со склада организации. То есть компания заблаговременно закупает у поставщика ГСМ в больших объёмах с целью экономии денежных средств, рационального использования ресурсов.

Второй – топливная карта на заправочной станции. Обычно между предприятием и АЗС заключается соглашение, позволяющее на правах оптовых закупок получить определённую скидку на топливо. Водителям выдаются топливные карты под подпись, на которых числится определённое количество литров или рублей.

Третий – самостоятельная заправка водителями их транспортных средств. Деньги могут выдаваться в подотчёт из бухгалтерии заранее на возвратной основе, но также подчинённый может заплатить и из своего кармана с последующим возмещением. В любом случае в бухгалтерию придётся предъявлять подтверждающие оплату документы, которыми выступят кассовые чеки с АЗС.

Форма документа

Несмотря на то, что маршрутные листы имеют широчайшее распространение на практике, используются многими организациями, органы государственной власти не разработали единого образца, не заставляют пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Дело в том, что грамотное ведение учётной документации входит в первую очередь в сферу интересов самой компании. Так, маршрутный лист должен объективно отражать время в пути, километраж, затраченное топливо.

Разработкой формы на практике занимается бухгалтерия организации. Шаблон должен быть универсальным, удобным в использовании. Работников заблаговременно оповещают об изменении формы, знакомят с ней, разъясняют правила заполнения. Дополнительный инструктаж никогда не бывает лишним.

Как заполнить

В теории маршрутный лист, как и любой другой бланк, можно заполнить в рукописном виде при помощи синей или чёрной шариковой ручки или же в машинописном виде с помощью компьютерных средств.

В силу того, что процесс происходит зачастую в эксплуатируемом ТС, выбор практически всегда делается именно в пользу рукописного способа.

Таким образом для водителя не будут создаваться лишние затруднения.

За основу для маршрутного листа берётся лист бумаги формата А5. В теории можно использовать и формат А4, однако в этом нет никакой необходимости. В наше время бумага стоит довольно дорого, следует использовать её практично, экономно.

Рассказываем, как правильно составить маршрутный лист

В составлении бланка маршрутного листа нет ничего сложного, процедура не должна вызвать затруднений у опытных работников бухгалтерии. Начать следует с обозначения наименования документа, прописываем его в шапке.

Оставляем пространство, чтобы работник смог вписать здесь порядковый номер официальной бумаги. В шапке также имеет смысл прописать реквизиты организации: полное наименование, ИНН, ОГРН и так далее. Это необязательно, но лишним однозначно не будет.

Так документ будет иметь более деловой внешний вид.

Чуть ниже сотрудник должен будет обозначить дату и место заполнения листа. Если организация действует исключительно в территориальных рамках одного населённого пункта, его можно прописать заранее, оставив пустую строку лишь для числа, месяца и года.

Следующим шагом предстоит исполнить содержательную часть документа, которая начинается с указания ФИО и должности подчинённого, наименования и модели его ТС, основания для выезда из гаража. Следует напомнить, что все поездки по личным целям, если они не запрещены вовсе, будут осуществляться за счёт водителя.

Ниже по документу составляем таблицу. Она должна быть максимально понятной и информативной, чтобы у сотрудников не возникало сложностей с её заполнением. Отдельные столбцы будут зависеть от способа заправки эксплуатируемых ТС.

Примерный образец

Маршрутный лист для командировки: образец

Маршрутный лист полностью составлен, готов к утверждению приказом руководителя компании, использованию на практике в качестве учётного документа.

Каждый документ заверяется автографом водителя, выполнившего поездку, и бухгалтера, принявшего лист на руки. Оба эти сотрудника будут нести ответственность за оставленные в нём сведения.

Если в дальнейшем выяснится, что такой поездки не осуществлялось вовсе, ответственности избежать не выйдет.

Рекомендуем вам взять за основу предложенный нами бланк маршрутного листа, использовать его на своём предприятии.

Образец маршрутного листа служебных поездок

  • Главная ›
  • Статьи ›
  • Образец маршрутного листа служебных поездок

Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.

Читайте также:  Какого числа день бухгалтера в России в 2022 году

Что такое маршрутный лист

Маршрутный лист представляет собой документ, в котором отражаются все совершаемые работником поездки. Его могут использовать следующие категории сотрудников:

  • водители, работающие как на служебных, так и на личных автомобилях;
  • курьеры;
  • сотрудники, которые имеют разъездной характер работы, согласно должностной инструкции;
  • сотрудники, которые в силу своей деятельности совершают служебные поездки (бухгалтера, юристы, руководители и т.д.).

Это не исчерпывающий список. Категории работников, которые должны вести маршрутный лист, определяются приказом руководителя.

Маршрутный лист: для чего он нужен

Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:

  • подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
  • подтверждать прибытие работника в то или иное место;
  • служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
  • служить для анализа и оптимизации маршрутов.

В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:

  • в бухгалтерию;
  • непосредственному руководителю сотрудника.

Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.

Маршрутный лист: образец

Для того чтобы ответить на вопрос, как составить маршрутный лист, необходимо определить для каких целей он будет использоваться.

Как сделать маршрутный лист

Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
  • дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
  • адреса, прибытия и убытия;
  • время прибытия и убытия (при необходимости);
  • стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
  • отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.

По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.

Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.

Как заполнять маршрутный лист

Заполнение маршрутного листа происходит следующим образом:

  • маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
  • указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
  • дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)

После того, как маршрутный лист заполнен сотрудник его подписывает и сдает в бухгалтерию или своему непосредственному руководителю. Маршрутный лист является документом, который подтверждает перемещения сотрудника и его транспортные расходы. Он разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно, поскольку для этого документа нет унифицированного бланка

Заполненный бланк маршрутного листа

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

© 2006 — 2022 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

Бланк и образец маршрутного листа: скачать бесплатно

Чтобы зафиксировать перемещение водителя и понесенные им транспортные расходы, заполняется маршрутный лист.

Документ понадобится для оформления командировок, курьерских доставок и других рабочих поездок.

С его помощью можно оценить и компенсировать расходы как на собственный, так и на общественный транспорт. В конце статьи можно скачать бесплатно образец.

Как выглядит форма документа

В законодательном порядке не установлена единая форма документа. Маршрутный лист составляется в соответствии с общими правилами. Порядок оформления фиксируется в Уставе организации.

Примерный план заполнения листа служебных поездок выглядит следующим образом.

  1. Название документа.
  2. Дата оформления и город.
  3. Данные работника, на которого оформляется маршрутного листа образец, а именно Ф�О, должность, марка машины, назначение поездки.
  4. Сведения касательно поездки. В основном их вписывают в виде таблицы. В графах последовательно указывают дату поездки, пункт прибытия, точное время отъезда и возвращения, реквизиты документа, подтверждающего расходы, и сумма затрат.
  5. Подпись сотрудника, на которого оформлен бланк.
  6. Подпись бухгалтера.

Важно! Подтверждающими расходы документами могут быть чеки с автомобильных заправок или проездные билеты.

Правильно заполненная форма маршрутного листа содержит всю значимую информацию о поездке, в том числе даты отъезда и прибытия, произведенные выплаты, стоимость товарно-материальных ценностей. Бланк позволяет не только систематизировать данные, но и использовать их впоследствии для рационального планирования поездок.

Если важная информация была упущена во время заполнения бланка, на пустых полях вносят дополнения. В этих примечаниях можно сослаться на сопроводительные документы.

Для чего оформляют листы служебных поездок

Заполненный и подтвержденный подписями маршрутный лист служит основой для бухгалтерского и налогового учета.

Эти документы проверяются контролирующими органами.

Во время проверок обращается внимание на соответствие поездок должностным обязанностям работников.

Стоит выделить следующие цели подготовки документа.

  1. Рациональное планирование рынка сбыта.
  2. Достижение поставленных задач касательно отгрузки продукции и продаж.
  3. Подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности.

Маршрутный лист содержит подробную информацию о пути следования, выполненных остановках и временных интервалах между ними.

Учитывая все эти сведения, можно разработать самый оптимальный маршрут посещения всех точек.

Будут приняты во внимание местонахождение зон сбыта, временные затраты на поездку и отгрузку продукции, расходы топлива.

Порядок заполнения и представления в бухгалтерию

Хотя единый образец листа поездок не предусмотрен, есть общие правила, которым нужно следовать при его оформлении и передаче:

  • бланк заполняется РІ РґРІСѓС… экземплярах: РѕРґРёРЅ остается Сѓ работника, второй направляется РІ бухгалтерский отдел;
  • поездки Р·Р° конкретный период времени вносятся РІ таблицу РІ хронологическом РїРѕСЂСЏРґРєРµ;
  • лист должен содержать ссылки РЅР° первичные документы.

Для печати можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации.

Маршрутный лист (как дополнение к путевому листу) входит во внутренний документооборот, поэтому ставить на нем печать не требуется.

Чтобы расходы, указанные в бланке, были официально признаны, к нему следует приложить подтверждения. Помимо проездных билетов, к таковым относятся приказ и отчет сотрудника об осуществленных затратах.

​

Когда документ заполнен, он передается на проверку в бухгалтерский отдел, а затем подписывается работодателем.

Впоследствии он служит основанием для погашения указанной в нем суммы. Подобные выплаты указываются в строке расходов организации.

Эти показатели напрямую влияют на расчет налога на прибыль.

Заполнение листа поездок важно для отслеживания передвижений и дальнейшего планирования служебных маршрутов. Также он служит основой для налогового и бухгалтерского учета. Далее можно скачать пример документа.

  • Скачать бланк маршрутного листа
  • Скачать пример маршрутного листа

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *