Личная карточка работника форма т-2:образец заполнения 2022

Личная карточка работника — это унифицированная форма Т-2, которая обязательна для каждого работодателя. С каждой внесенной в этот документ записью работник знакомится под подпись.

Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2.

Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу.

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

для ознакомления с записями в трудовой книжке;
для учета военнообязанных.

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение.

А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

Но вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно.

Работник расписывается в документе минимум три раза:

за достоверность сведений при приеме на работу;
при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
при увольнении.

В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.

Как заполнять

Предлагаем подробную инструкцию, как оформлять документ, и наглядный пример заполнения личной карточки работника Т-2в 2022 году.

Шаг 1. Заполнение шапки

Заполнять личную карточку начинаем с шапки или основных реквизитов организации:

вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная», если заключен срочный трудовой договор. Но это не полный список, какой бывает характер работы в личной карточке Т-2,и работодатель вправе дописать «дистанционная» или «разъездная», если так указано в трудовом соглашении.

Шаг 2. Общие сведения

Заполняем реквизиты трудового договора. Дальнейшая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 предусматривает указаниефамилии, имени, отчества работника и другие его персональные данные.

Здесь же вписывают коды по ОКАТО и ОКИН. Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Нужный код ищите в интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.

Допускается указывать степень знания иностранного языка в личной карточкесотрудника таким образом:

читает и переводит со словарем;
читает и объясняется;
владеет свободно.

Далее вписывают сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, указываем это в дополнительных графах.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает возможность уйти на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
Стаж, дающий возможность получать надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому в нашем примере лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.

По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.

Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.

Сведения для пункта 9 — состояние в браке в карточке Т-2и семейное положение. Ноесли работникхолост, рекомендуем указать это карандашом, женится — впишите ручкой. Если работник женат (замужем), пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут.

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

никогда не был(а) в браке;
брак зарегистрирован;
брак не зарегистрирован;
вдовец или вдова;
разведен(а) официально;
разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.
В личной карточке допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.

Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, человек не вышел на работу, воспользуетесь номером, позвоните и узнаете, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.

Шаг 3. Сведения о воинском учете

Это один из самых сложных пунктов документа. Его заполнение происходит на основании:

удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывника);
военного билета (пребывающего в запасе).

Для пребывающих в запасе сведения о воинском учете в личной карточке вписывают по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:

воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса;
третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты;
в четвертом пункте, содержащем кодовое обозначение ВУС (военно-учетной специальности), указывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, к примеру, 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе в личной карточке вписывается буквенное обозначение:

А (годные к военной службе);
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
В (ограниченно годные к военной службе);
Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.

Так заполняется личная карточка Т-2 в разделе о воинском учете для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
В пятом пункте указываются сведения из приписного:

А (годные к военной службе);
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
В (ограниченно годные к военной службе);
Г (временно не годные к военной службе);
Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела и работник кадровой службы, и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Шаг 4. Прием на работу и переводы

Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце расписывается работник.

Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.

Шаг 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.

В нашем случае это поле пока остается чистым.

Шаг 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.

Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку. Подготовили для вас пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2,чтобы вы имели представление, как заполнять этот раздел.

Шаг 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

ежегодных;
учебных;
без сохранения заработной платы;
дополнительных оплачиваемых и др.

Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.

Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков. Еще потребуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Шаг 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не понадобится.

Шаг 9. Увольнение работника

Сюда заносят сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке.

Хранение документов по форме Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе).

Работодатели самостоятельно решают, где хранятся личные карточки по форме Т-2 в их организациях,но это должно быть такое место, чтобы посторонние не имели доступа к документам, не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).

Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению не установлено.

Личная карточка работника форма Т-2 бланк 2022 — скачать бесплатно

Трудовое законодательство обязывает работодателей формировать на каждого сотрудника личную карточку. Необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.

Среди обязательных документов для формирования дел сотрудников личная карточка названа в Трудовом кодексе, а необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.

Для чего нужна личная карточка работника?

Личная карточка работника по форме Т-2 — применяется для систематизации всех данных сотрудника. Ведется с момента трудоустройства в организацию и на протяжении всего трудового стажа дополняется. В нем содержатся копии документов:

паспорта, СНИЛС;
об образовании;
воинского учета и т.д.

Унифицированная форма Т-2 была утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и применяется с 3 апреля 2004 года. Формируется на каждого сотрудника, в том числе оформленного по совместительству. При приеме работника в организацию заполняются все необходимые реквизиты, которые впоследствии при изменениях в течение трудовой деятельности в рамках компании подлежат корректировке.

Скачать бланк личной карточки работника по форме Т-2

Личная карточка содержит информацию о работнике:

персональные данные (ФИО, дата и место рождения, гражданство);
сведения об образовании;
стаж работы;
семейное положение и состав семьи;
паспортные данные;
адрес проживания;
сведения о воинском учете;
прием на работу и данные о переводах на другие должности;
сведения об аттестации, повышении квалификации и переподготовке по профессии;
все поощрения и полученные звания;
отпуска любого вида;
наличие социальных льгот.

Как видим, это максимально полный набор данных о сотруднике, которым может располагать работодатель.

Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 в 2022 году

Юридическим лицам независимо от формы собственности необходимо применять унифицированную форму Т-2. При необходимости внесения каких-либо изменений, связанных с включением дополнительных строк, реквизитов и т.д., работодатель должен закрепить это приказом. Удалять из формы реквизиты запрещено.

Первоначальное заполнение личной карточки производится на основании документов, представленных работником при оформлении трудового договора, а также приказа о приеме на работу.

Законодательство устанавливает срок заполнения трудовой книжки после приема на работу — 7 дней, но для личной карточки его не определяет. Однако кадровики склонны придерживаться аналогичного срока и записи в трудовой книжке и форме Т-2 заполняются параллельно.

Пошаговое заполнение личной карточки можно описать следующим порядком:
Шапка документа:
Прописывается наименование организации в строгом соответствии с учредительными документами и заполняется таблица, где указываются:

дата составления документа;
номер по табелю, присвоенный работнику при трудоустройстве в компанию;
ИНН плательщика и СНИЛС;
в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии сотрудника;
при заполнении графы «Характер работы» проставляется признак «постоянно» или «временно» в зависимости от заключенного трудового договора;
далее следует графа уточнения «Виды работы» — основная или по совместительству;
завершается заполнение таблицы указанием пола работника.

Раздел I. Общие сведения:
Заполняется полная информация о сотруднике:
Дата и номер трудового контракта, на основании которого работник принят на работу.

ФИО без сокращений в именительном падеже, дата рождения в формате словесно-цифровом (месяц прописывается словом).

Место рождения в соответствии с паспортом (найди нужный код ОКАТО поможет онлайн сервис).

Сведения о гражданстве, вносим один из вариантов:

гражданин Российской Федерации — 1;
гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2;
иностранный гражданин — 3;
без гражданства — 4.

При знании иностранного языка заполняется соответствующая строка с указанием языка и степени его владения:

читаю и перевожу со словарем — 1.
читаю и могу объясняться — 2;
владею свободно — 3.

Сведения об образовании, включая все реквизиты в соответствии с представленными документами (наименование ОУ, год окончания, направление или специальность);

При наличии документа об окончании аспирантуры, адъюнктуры, докторантуры заполняется соответствующая таблица;

В строке «Профессия» в качестве основной указывается, подтвержденная документально.

При наличии нескольких в основной прописывается, по которой принят на работу, а остальные вынести в строку «Другая». Это может пригодиться при переводе на другую должность.

Код ОКПДТР удобно найти здесь, вписав лишь специальность.

В строке «Стаж» указывается количество дней, месяцев и лет общего, непрерывного и дающего право на надбавку за выслугу лет трудовых периодов в соответствии с трудовой книжкой работника — расчет можно произвести с помощью онлайн калькулятора;

Для указания семейного положения используется справочник ОКИН, в котором кодирование происходит в следующем порядке:

1 — никогда не состоял;
2 — состоит в зарегистрированном;
3 — состоит в незарегистрированном;
4 — вдова (вдовец);
5 — разведен официально (развод зарегистрирован);
6 — разошелся.

Правила заполнения формы Т-2 исключают применение формулировок «женат» или «холост».

Таблица о составе семьи, вносятся сведения о ближайших родственниках (родители, дети, братья, сестры);Указываются паспортные реквизиты, адрес по прописке и фактическому проживанию.

Раздел II. Воинский учет:

При трудоустройстве гражданина, подлежащего воинскому учету, он обязан представить в кадровую службу военный билет или соответствующее удостоверение. На основании этих документов заполняется табличная часть личной карточки.

Внизу второго листа формы T2 работник кадровой службы ставит свою должность, личную подпись и расшифровку. Затем документ передается на ознакомление работнику, на которого она составлена, что подтверждается его личной подписью и датой ознакомления.

Раздел III. Сведения о работе:

В течение всего периода работы в компании здесь будет вноситься информация о всех изменениях, которые будут отражаться также в трудовой книжке работника. Первоначальная запись должна содержать сведения о приеме на работу.

Каждая запись должна подтверждаться подписью сотрудника, на которого личная карточка заведена.
Раздел IV. Аттестация:
В ряде организаций проводятся периодические аттестации работников, сведения о которых заносятся в данный раздел.

Разделы V и VI. Информация о повышении квалификации и профессиональной переподготовке.

В период трудовой деятельности работник вправе повышать уровень своей квалификации и представлять подтверждающие документы в кадровую службу организации. На основании их в личную карточку записываются сведения о:

дате начала и окончания обучения;
виде повышения;
наименовании учреждения, где она пройдена;
подтверждающем документе (реквизиты).

Если инициатором повышения квалификации или переподготовки являлся работодатель, то заполняется графа «Основание».

Раздел VII. Награды и поощрения:

Все награды государственные или полученные от организации вносятся записями в трудовую книжку работника. Они дублируются в его личную карточку.

Раздел VIII. Отпуск:

Все виды отпусков, которые предоставляются сотруднику в период работы в организации, фиксируются в разделе формы Т-2. Они вносятся в соответствии с приказами, реквизиты которых указываются в графе «Основание».

В день начала отпуска кадровик заполняет графы 1-5, после окончания – графу 6.

Если происходит замена отпуска на денежную компенсацию, то:

графы 1-3 заполняются по общему правилу;
в графе 4 указывается количество дней замены,
в 5 и 6 производится запись «Замена отпуска денежной компенсацией».

В случае, когда графы данного раздела заполнены полностью, необходимо сделать дополнительный лист с аналогичной таблицей. Он вклеивается в карточку Т-2 и является продолжением раздела.

Раздел IX. Социальные льготы:

Работник может быть инвалидом, донором, ликвидатором ЧАЭС и т.п., что дает ему право на социальные льготы. Эти сведения и должны быть отражены в данном разделе.

Все, не вошедшие в иные разделы сведения о работнике, могут быть указаны в разделе «Дополнительные сведения».
Прекращение трудовых отношений (увольнение) работника влечет заполнение раздела XI.

В нем указывается дата увольнения и основание (приказ). Эти данные заверяются кадровым работником и увольняемым сотрудником.

Заполненный образец личной карточки работника 2022 года

Скачать образец личной карточки работника по форме Т2

Как и сколько хранится форма Т-2?

Личные карточки работников хранятся в подразделении кадровой службы организации, исключая свободный доступ к ним. Запрещено оставлять их без присмотра на рабочем столе. Для хранения таких документов должны быть предусмотрены металлические запираемые шкафы.

Срок хранения определяется, исходя из норм, применяемых к документам по личному составу. Он составляет 50 лет.

Заполняем личную карточку работника

Кадры

Личная карточка работника — это документ, который обобщает сведения о конкретном сотруднике. Ее заполняют при приеме на работу и в дальнейшем, в процессе выполнения трудовых обязанностей вплоть до увольнения служащего.

8 июля 2021 Безрукова Анна

Закон предусматривает два случая, когда необходима личная карточка:

знакомиться с записями в трудовой книжке;
вести учет военнообязанных.

Если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносят изменения, их обязательно отражают в личной карточке, а работник ставит подпись.

Как и сколько хранить

Руководитель решает, где хранятся личные карточки по форме Т-2, — документы хранятся в организации на протяжении всего времени работы сотрудника.

После увольнения ее требуется хранить еще 75 лет, только по истечении этого срока организация вправе ее уничтожить. Их хранят отдельно от личных дел и кадровых приказов о приеме и увольнении.

Необходимо обеспечить безопасное место хранения: посторонние лица не вправе иметь доступ к такой документации.

Как заполнить

Приведем пошаговую инструкцию по заполнению личной карточки Т-2 в 2022 году: В шапке содержатся поля для кодов ОКУД и ОКПО. ОКУД — код самой личной карточки, а ОКПО — код предприятия, базирующийся на статистических данных. В шапке вписывают название предприятия, за ним ставят запятую и вписывают адрес (лучше фактический).

Дальше идет таблица, где заполняют данные:

Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ.
Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
ИНН (можно не приводить).
СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
Характер работы записывают на основе приказа директора. Вот какой бывает характер работы в личной карточке Т-2 — временный или постоянный.
Пол вписывают буквами М или Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, — исключительно основной. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Шаг 1. Заполняем раздел I

Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

Дату рождения вписывают полностью, но записать ее в формате ДД.ММ.ГГГГ не возбраняется.
Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т. д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
Обязательно отражают степень знания иностранного языка в личной карточке — английский, немецкий или иной язык.
Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил. Затем прописывают профессию.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением № 413 Госстандарта РФ;
ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ — 1, двойное — 2, иностранец — 3, нет гражданства — 4);
ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Стаж рассчитывают на основании п. 61 постановления правления ПФ РФ от 01.06.2016 № 473п.

Необходимо указать состояние в браке в карточке Т-2 — замужем или женат. Ф.И.О. членов семьи вписывают полностью, без сокращений. Если семьи нет, прописывают «в браке не состоит». Ближайшие родственники в этом случае — мать и отец.

Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут, что фактический адрес совпадает с регистрацией. Разрешается продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Шаг 2. Заполняем раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса;
пункт 3 заполняют без сокращений;
в пункт 4 записывается полное обозначение — шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак;
пункт 7 заполняют при помощи карандаша, потому что эти сведения часто меняются, и их исправляют;
раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи, приводят ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник.

Шаг 3. Заполняем раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Шаг 4. Заполняем разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст. 191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Разрешено писать с сокращениями, если это не исказит смысл. Вот пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2 в 2022 году:

Шаг 5. Заполняем разделы VII и VIII

В седьмом блоке вносят сведения обо всех наградах и поощрениях, полученных работником.

В восьмой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:

очередные ежегодные отпуска;
отпуска без содержания;
отпуска для ухода за ребенком.

Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.

Шаг 6. Заполняем разделы IX и X

Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:

сокращение рабочей недели;
предоставление дополнительного выходного дня;
оплата проезда до места учебы и т. д.

В разделе X прописывают дополнительные сведения.

Шаг 7. Заполняем раздел XI

Здесь указывают сведения об увольнении служащего. Вся информация соответствует приказу об увольнении. Запись подтверждают подписи уволенного работника и ответственного сотрудника.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Личная карточка работника Т-2. Кому нужно ее вести в 2022

Ксения Корчагина, юрист

В статье разбираемся, как оформить отказ от ведения карточек Т-2, можно ли уничтожить Т-2 уволенных сотрудников, где теперь фиксировать отпуска. Как правильно заполнять Т-2, если решили от них не отказываться.

С 1 сентября 2021 личные карточки сотрудников формы Т-2 не обязательны для оформления. Это связано с отменой Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства 225 от 16.04.2004.

По п. 12 отмененных Правил работодатель был обязан знакомить работника под роспись в его личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе и увольнении.

Теперь применяются новые Правила, утвержденные Постановлением Правительства 320н от 19.05.2021. Они не упоминают личную карточку и не обязывают работодателя знакомить работника с записями в трудовой книжке по форме Т-2.

Правила 225 отменили, но автоматическая отмена карточек не произошла. Надо издать приказ об отказе от ведения Т-2. А если обязанность по ведению Т-2 упоминается где-то в локальных актах компании, тогда их тоже надо изменить.

Приказ об отказе от ведения личных карточек

В приказе указывают дату, с которой прекращают ведение карточек на действующих работников и отказываются от оформления карточек на новых сотрудников.

Оформлять приказ рекомендовал Роструд на своем официальном сайте при ответе на вопрос № 153572 от 30.08.2021.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

Локальные нормативные акты компании

Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках могут предусматривать обязательное ведение Т-2 работодателем.

Исключить ненужное условие из локального акта можно 2 способами: издать новую редакцию ЛНА или приказ.

С новой редакцией ЛНА или приказом работников нужно ознакомить «под роспись». Это требование ст. 22 ТК РФ.

Ознакомить можно за пару кликов электронно, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот.

5 из 10 опрошенных мною работодателей не отказались от бумажных Т-2. Вот их основные аргументы за продолжение ведения Т-2.

1. По Т-2 удобно учитывать отпуска

За. В бумажной карточке Т-2 есть специальный раздел «Отпуск». В нем удобно фиксировать отпуска, особенно когда есть не только основные, но и дополнительные отпуска — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.

Против. Кадровик тратит время и деньги на заполнение Т-2, на поиск бумаг, на их хранение. Учитывать все виды отпусков можно электронно.

Например, в СБИС на 1 экране кадровик увидит все отпуска сотрудника за несколько лет работы, приказы по каждому из отпусков, проконтролирует, был ли работник в этом году в непрерывном 14-дневном отпуске, как это требует ст. 125 ТК РФ. И, если нужно, распечатает электронную Т-2.

2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку

За. В карточку Т-2 можно вписать личную информацию о работнике и не получать у него согласие на обработку персональных данных. Например, указать номер диплома об образовании, чтобы знать квалификацию работника. Год рождения детей для распределения новогодних подарков. Адрес для переписки. Роскомнадзор подтверждал это в разъяснениях от 14.12.2012.

Против. Форма Т-2 перестала быть обязательной. Поэтому у новых сотрудников придется получать согласие на обработку персданных вне зависимости от того, ведете вы Т-2 на бумаге или нет.

3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде

За. Вот пример решения суда, когда форма Т-2 помогла работодателю отбить 3,5 млн рублей за неиспользованные дни отпуска. Личная карточка стала дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства по предоставлению отпусков.

Суть спора. После увольнения работник обратился в суд и потребовал выплаты компенсации за неиспользованные 321 день отпуска, проценты за просрочку выплаты и моральный вред.

Аргументы работодателя. Ответчик принес в суд карточки сотрудника формы Т-2, приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы.

Решение суда. Суд работнику отказал. Принял во внимание документы и посчитал недоказанным неполную выплату работнику компенсации за неиспользованный отпуск. См. Определение 3 КСОЮ от 18.08.2021 по делу 88-10826/2021.

Против. На наш взгляд, подписанные с работником приказы также подтверждают предоставление отпусков. Главное быстро такие приказы собрать и предоставить в суд. При электронном кадровом документообороте кадровику понадобится пара кликов, чтобы заглянуть в кадровый архив и распечатать электронные приказы об отпусках за несколько лет.

Узнать больше про электронные кадровые архивы

«Бумажные Т-2 исчезнут во всех компаниях в ближайшие 5–10 лет. Я каждый день наблюдаю, как крупнейшие работодатели страны переводят кадровые документы в электронный вид и полностью отказываются от бумаг. У бумажных Т-2 нет будущего», — считает Михаил Ефимов, эксперт компании «Тензор» по автоматизации кадровых процессов.

Унифицированная форма личной карточки работника установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для государственных (муниципальных) служащих разработана форма Т-2ГС(МС).

Скачать форму личной карточки Т-2. Скачать бланк личной карточки Т-2ГС(МС).

Вот популярные вопросы, которые возникают при заполнении личной карточки.

Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»

Графу о браке заполняют только на основании официальных документов. Поэтому статус «незарегистрированный брак» не корректен.

Статус «не женат» не используют. Как правило, указывают «холост» для мужчин и «не замужем» для женщин.

Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей

Форма предусматривает только «год рождения». Если укажете дату и месяц рождения, это будет избыточная информация. Сбор избыточной информации контролирует Роскомнадзор. Какие штрафы ожидают работодателей за нарушения закона о персональных данных — читайте в нашей статье.

В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска

Для оформления отпусков кадровики заводят дополнительные вкладные листки в карточку Т-2, вкладыши. Это актуально, когда работник трудится несколько лет и в Т-2 заканчивается место для заполнения отпусков. Форму вкладного листа работодатель имеет право утвердить приказом.

Скачайте пример вкладыша в личную карточку для отпуска и переводов.

Оформлять ли карточку на совместителя

Т-2 предусматривает выбор вида работы «основная» или «по совместительству». Остальные графы заполняются так же, как для основных работников. Поэтому при необходимости вы можете завести на внешнего совместителя личную карточку Т-2. Но с 01.09.2021 делать это не обязательно.

Личные карточки уволенных сотрудников надо хранить 50 лет. Срок установлен в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019.

Карточки работников, уволенных до 19.02.2020, хранят еще дольше — 75 лет. Такой срок установлен действовавшими в тот период Приказом Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказом Главархива СССР от 15.08.1988.

Оштрафуют ли за неправильное ведение карточек Т-2 в прошлые годы?За ошибки в Т-2, допущенные до отмены личных карточек, могут оштрафовать только в течение года, то есть до 01.09.2022.Это связано с тем, что за неправильное ведение Т-2 инспекция труда штрафовала по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Срок давности по этой статье 1 год. Правила 225, которые обязывали вести Т-2, отменили с 01.09.2021.
Как наказывают за ошибки в Т-2, допущенные после 01.09.2021?Не наказывают.Раньше за ошибки в Т-2 штрафовали по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ «за нарушение трудового законодательства». После отмены Правил 225 у инспекций труда нет оснований для привлечения к ответственности по этой статье.
Можем продолжать вести Т-2, но не подписывать у работников?Можно.Вести или не вести Т-2 работодатель решает сам. Инспекции труда больше не контролируют правильность заполнение Т-2. «Не подлежит контролю ведение работодателями указанных личных карточек», — пояснил Минтруд в письме 14-6/В-1487 от 24.12.2021.
Мы решили продолжать вести Т-2. Мы обязаны использовать унифицированную форму или можем разработать собственную?Компания имеет право применять любую форму карточек, в том числе разработать и утвердить собственную. Это разрешили еще в 2013 году.Унифицированная форма личной карточки сотрудника Т-2 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года. Поскольку изменилась ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от 06.12.2011 и работодатель получил право утверждать собственную форму личной карточки и других первичных учетных документов.