Командировка на своем автомобиле: оформление документов

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

• объем задания;
• сложность выполнения поручения;
• дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2022 году выдаются перед поездкой. Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист. По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

• название компании;
• дату и номер;
• сведения о работнике;
• информация о месте командировки;
• длительность поездки;
• цель;
• подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2022 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

• название и номер;
• срок действия;
• сведения о собственнике авто;
• сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

• название организации;
• сведения о работнике;
• место назначения;
• длительность поездки;
• информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

• суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
• проезд (траты на бензин);
• аренда жилья;
• прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы.

Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2022 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок.

Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

• гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
• квитанции об оплате ГСМ;
• путевой лист, служебную записку и т. д.

  Особенности расчета и оплаты командировки

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию.

Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей.

Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

• работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
• наниматель издает соответствующий приказ;
• перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Однодневные командировки

Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок. Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.

Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:

• траты на проезд (бензин и т. д.);
• дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).

Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.

Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2022 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.

  Порядок оформления доплаты за ненормированный рабочий день Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Командировка на личном авто: правила оформления, образец путевого листа

При отправке в командировку работники имеют право пользоваться личным транспортным средством. Для этого между сотрудником и работодателем заключается соглашение, в котором указываются все детали будущей поездки.

Командировка на личном автомобиле

Направление гражданина в командировку на собственном автомобиле предусматривает компенсацию затрат на бензин и мелкий ремонт во время поездки.

Законодательство регулирует правила командирования на служебном автомобиле и личном транспорте. Эти вопросы рассматриваются в Трудовом кодексе РФ, Постановлениях Правительства № 92 и 749. Кроме того, организации закрепляют правила оформления командировок в своих внутренних нормативных актах.

ВНИМАНИЕ! Использование автомобиля для служебных поездок с компенсацией расходов возможно исключительно при согласии работодателя и наличии соответствующей письменной договоренности.

Порядок оформления командировки

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах.

Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней.

При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Список документов

Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:

• приказ об отправке сотрудника;
• путевой лист;
• копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
• квитанции и чеки, подтверждающие затраты.

Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.

Как составить путевой лист

Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

1. Название и порядковый номер.
2. Срок действия (срок служебной поездки).
3. Личные данные работника.
4. Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
5. Расход ГСМ.

ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.

Образец

Основные образцы документов:

Возмещение затрат

Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:

• проезда к месту назначения и обратно;
• съема жилья для временного проживания;
• прочих расходов при согласовании с работодателем.

Размер суточных выплат в командировках определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.

Как подтвердить расходы

Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:

• квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
• чеки на ГСМ;
• маршрутный лист;
• служебная записка.

Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.

Если потребовался ремонт в поездке

При поломке машины работник сохраняет документы, подтверждающие траты на ремонт автомобиля в пути (чек). Однако работодатель не может быть уверен в том, что повреждение действительно произошло во время командировки. Поэтому такие случаи иногда считаются спорными.

При ДТП

Во избежание серьезных последствий сотрудник должен заблаговременно проверить наличие страхового полиса на автомобиль. Этот документ позволит избежать дополнительных расходов при ДТП, в котором работник не будет виноват. При установлении виновности сотрудника в ДТП компенсационные выплаты производятся на усмотрение работодателя.

Командировка сотрудника на личном автомобиле — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Посмотреть пример приказа

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

• название, дату, номер
• название компании и ФИО сотрудника
• номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
• характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет,  объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
• порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
• сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
• дату вступления соглашения в силу
• название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Посмотреть пример соглашения

Расчет затрат на проезд

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные.

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

• Пример
• Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.
• Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

Модель автомобиля	Число и   расположение цилиндров	Мощность двигателя, л.с.	Рабочий  объем, л	КПП	Базовая норма расхода топлива, л/100 км
LADA KALINA (ВАЗ 11186)	4L	87	1,596	5М	8,6

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

• авансовый отчет
• служебную записку

Посмотреть пример служебной записки

• путевой лист (заполняет командированный сотрудник)

Посмотреть пример путевого листа

• чеки, квитанции, счета за ГСМ.

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность

Компания может выделить сотруднику транспорт для служебной
поездки в другой город. Законодательных запретов на это
нет. В статье разбираемся, как оформить такую командировку,
что делать в случае ДТП, и какие документы собрать для
отчётности.

Как оформить поездку

Любая командировка имеет общие подготовительные этапы,
и командировка на служебном автомобиле
не исключение. Работодатель должен:

1. Выбрать подходящего сотрудника. Если это требуется
по закону,
получить от него письменное согласие.

2. Выпустить приказ
о командировке.

3.
Выдать сотруднику аванс на суточные
и проживание. Транспортных расходов для самого работника, если
он не водитель, при поездке на служебном автомобиле
не будет.

Оформление командировки в 2022 году: пошаговая
инструкция 

Особенности поездки на служебном транспорте связаны
с расчётом её длительности и дополнительными
подтверждающими документами.

Во-первых, в приказе о командировке желательно
указать, что поездка будет на автомобиле компании. Это
не обязательное требование, но тогда не придётся
оформлять отдельное распоряжение о выделении транспорта
работнику как основание для поездки. И так будет проще собрать
все документы к авансовому
отчёту.

Во-вторых, согласно ч. 2 п. 7 Положения
о командировках фактический срок командировки при поездке
на служебном автомобиле подтверждают не билеты,
а служебная записка.

Командированному сотруднику необходимо
заранее подготовить этот документ и взять с собой, чтобы
кадровик или руководитель принимающей стороны поставили отметки
о его прибытии и отъезде.

Служебная записка заменяет
командировочное удостоверение, которое уже
необязательно оформлять. Строгих требований к оформлению
записки нет — её пишут в свободной форме.

Скачать пример служебной записки

В-третьих, при планировании срока командировки необходимо
учитывать Особенности режима рабочего времени и времени
отдыха водителей автомобилей, утверждённые Приказом Минтранса
от 16.10.2020 № 424. Согласно документу управлять
служебным автомобилем можно не более 9-10 часов в сутки
(п. 10), а не позднее 4 часов 30 минут
непрерывного вождения нужно делать перерыв не менее
45 минут (п. 13).

Иногда работодатели забывают об этом правиле
и нарушают трудовые права водителей. Добросовестные
руководители, наоборот, изначально устанавливают во внутреннем
положении о командировках ограничения для поездок
на служебном автомобиле: например, не больше
300-400 км за поездку, кроме командировок первых лиц.

Режим вождения и отдыха автоматически регистрируется
тахографом. Его обязательно устанавливают на грузовики
и автобусы согласно приложению 2 к Приказу Минтранса России
от 28.10.2020 № 440.

Режим труда водителей легковых
автомобилей, где тахографа нет, можно проконтролировать
по путевым листам. В них водитель отмечает время стоянки
и показания одометра.

Путевой лист для командировки может быть
выписан на смену, если водитель только отвезёт сотрудника
к месту командировки и вернётся назад, либо на весь
срок поездки, если служебный автомобиль выделен сотруднику
на таких условиях.

Как подтвердить расходы компании на транспорт

Использование автомобиля компании для командировки подтверждают
служебной запиской и путевым листом, маршрутным листом, чеками
на ГСМ, иными документами по ч. 2 п. 7 Положения
№749.

Путевой лист. Это обязательный документ для поездок
на служебном автомобиле по п. 2 ст. 6 Закона
от 08.11.2007 №259-ФЗ. При отсутствии путевого листа
инспектор ГИБДД вправе оштрафовать водителя на 500 рублей
по ст. 12.3 КоАП РФ. И налоговая
инспекция не признает расходы на служебный автомобиль,
ГСМ в командировке обоснованными.

Путевые листы запрашивает трудовая инспекция при проверке, чтобы
контролировать соблюдение режима труда и отдыха для водителей.
Также ими интересуется Ространснадзор (межрегиональные УГАДН).

В 2022 году нет унифицированной формы путевых листов.
Каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк
с учётом обязательных реквизитов по Приказу Минтранса
России от 11.09.2020 №368. За основу можно брать
Типовую межотраслевую форму №3, дополнив
её нужными графами.

Маршрутный лист. Применяется только в том случае,
если это предусмотрено учётной политикой компании.
Он доказывает, что служебный автомобиль используется для
деловых, а не личных целей.

Учесть расходы на ГСМ
только по маршрутному листу нельзя. Но документом можно
обосновать фактический срок пребывания в командировке для
суточных, а также использование автомобиля именно для
командировки.

Форму маршрутного листа каждая организация
устанавливает самостоятельно.

Чеки на ГСМ. Многие фирмы выдают водителям
корпоративные топливные карты, с помощью которых
те рассчитываются на АЗС. В этом случае собирать
чеки на ГСМ не нужно. Компания сама проконтролирует все
расходы на бензин и расходники, получит платёжные
документы через личный кабинет у эмитента карты.

Счета, квитанции из автосервисов. Ими можно
подтвердить расходы на вынужденный ремонт автомобиля
в пути и другие расходы на техобслуживание машины
в командировке.

Нужно ли проходить медосмотр и техосмотр

Штатный водитель служебного автомобиля проходит обязательный
предрейсовый и послерейсовый медосмотр согласно п. 3 ст. 23 Закона
от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного
движения». Без этого он не может управлять
транспортом. Отметку о медосмотре ставят в путевой лист,
в графу «Сведения о водителе».

Все юрлица, которые используют служебный автотранспорт для
собственных нужд, проводят обязательный предрейсовый (предсменный)
контроль его технического состояния (п. 2 Порядка в ред. Приказа
Минтранса России от 15.01.2021 №9). Без этой процедуры
машину нельзя выпускать на линию. Отметку о техосмотре
ставят в путевой лист, в графу «Сведения
о транспортном средстве».

Допуск к работе водителя без медосмотра будет стоить компании до 50 тыс. рублей штрафа по ст. 11.32 КоАП РФ. Отсутствие отметки в путевом листе о техосмотре обойдётся тоже в 50 тыс. рублей по ст. 12.31 КоАП РФ.

Что делать в случае поломки или ДТП

Сотрудник должен сразу сообщить своему непосредственному
руководителю или вышестоящему руководству о происшествии
в командировке. Это его обязанность по ст. 21 ТК РФ. Дальнейшие
действия будут зависеть от инструкций начальника
и характера внеплановой ситуации.

ДТП на служебном автомобиле по сути не отличается
от аварии на личном транспорте. Водитель должен выполнять
порядок действий, предусмотренный п. 2.5, 2.6, 2.6.1 ПДД. Если
он будет признан виновным в аварии, ущерб пострадавшей
стороне будет возмещать его работодатель — компания, которая
отправила его в служебную поездку.

Компания потом может предъявить регрессные требования к водителю как
к виновнику ДТП, то есть сначала выплатит определённую
сумму пострадавшему, а потом взыщет её со своего
работника.

Если командированный сотрудник пострадал в ДТП, ему оформят
больничный. Работник имеет право на компенсацию суточных
за всё время нетрудоспособности, расходов на жильё,
пособие по временной нетрудоспособности по п. 25 Положения №749. Ещё
он может получить возмещение затрат на лечение
и страховые выплаты, если ДТП признают несчастным случаем
на производстве.

7 внеплановых ситуаций, которые могут случиться
в командировке 

При поломке авто необходимо сразу сообщить руководителю
и действовать по его инструкциям. Если он разрешит
ремонт служебного автомобиля за счёт командированного
сотрудника или водителя, то можно починить машину
и продолжить поездку. Компания затем возместит эти затраты.
Статья 168 ТК РФ разрешает
компенсацию иных расходов, произведённых с разрешения
и ведома работодателя.

Командированный сотрудник имеет право на суточные и возмещение расходов на жильё за все дни вынужденной задержки в служебной поездке — п. 11 и 13 Положения №749.

Какие отчётные документы собрать

Сотрудник в течение трёх рабочих дней после возвращения
из командировки сдаёт в бухгалтерию авансовый
отчёт. При поездке на служебном автомобиле
он прикладывает к отчёту служебную записку
о фактическом сроке пребывания в командировке. Если
в пути были вынужденные задержки из-за поломки транспорта или
ДТП, работник обосновывает их в тексте.

Обязанность сотрудника — подтвердить документально свои
расходы
на жильё и время нахождения в командировке.
Затраты на ГСМ и эксплуатацию автомобиля обосновывает
служба транспорта или тот отдел, который отвечает за служебный
транспорт.

К авансовому отчёту работника для учёта командировки
на служебном авто прикладывают:

• обязательно — путевой лист;
• чеки за ГСМ или выписки с топливной карты;
• чеки из автосервиса, если там чинили автомобиль
  в поездке;
• другие документы по ч. 2 п. 7 Положения
  №749.

Командировка на служебном автомобиле содержит больше рисков
для работодателя, чем обычные поездки на поезде, автобусе,
самолёте. Компанию могут оштрафовать за возможные нарушения
режима труда и отдыха водителя, ошибки в путевых листах.
А в случае ДТП по вине водителя служебного
автомобиля работодатель будет возмещать ущерб пострадавшей
стороне.

Чтобы сократить риски, воспользуйтесь сервисом Туту Командировки. Бронируйте отели, билеты на самолёты и поезда без корпоративных комиссий, оплачивайте с онлайн-депозита или банковской картой и получайте все отчётные документы для бухгалтерии в корпоративном аккаунте Туту.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

• Ещё можно почитать
• Чек-лист:
  как выбрать отель для командировки
• Авансовый
  отчёт по командировке
• Командировочное
  удостоверение
• Переход
  на электронное оформление командировок: пошаговая
  инструкция
• Внутреннее
  положение о командировках

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример на налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

• затраты на проезд;
• цену проживания;
• расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

• возместить расходы из чистой прибыли;
• удержать НДФЛ с выплат работнику;
• начислить на эти суммы взносы.

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить. 

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе. 

Командировка на личном автомобиле: списание ГСМ и оформление, какие документы нужно оформить для оплаты расходов сотрудника на транспорт?

При появлении необходимости работодатель может отправить сотрудника в командировку.

Данное мероприятие представляет собой поездку в другую местность с целью решения определенных производственных задач.

Расходы, потраченные работником на транспорт, проживание и т.д., должны быть возмещены работодателем в полном размере.

• Это условие регламентировано 167 статьей ТК РФ.
• В ходе обсуждения деталей командировки с руководителем, трудящийся может выбрать наиболее подходящий вид транспорта, на котором он отправится в поездку.
• 188 статья ТК РФ допускает, что таковым может быть личный автомобиль специалиста.

Оформление поездке на своем транспорте

Любая командировка требует соответствующего оформления, вне зависимости от того, в какую местность отправляется трудящийся.

Если поездка работника подразумевает передвижение на личном транспортном средстве, обеим сторонам трудовых отношений важно позаботиться о грамотном оформлении данного мероприятия.

Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.

1. В нем руководитель отражает необходимость отправки сотрудника в поездку.
2. Для его составления можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 или собственным образцом, разработанным в компании.

3. В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов.

4. Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:

• амортизация автомобиля;
• денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
• техническое обслуживание транспортного средства;
• внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).

Стандартной информацией, обязательной для отражения в приказе, являются следующие данные:

• название организации-работодателя;
• дата издания распоряжения;
• номер документа;
• инициалы сотрудника, его должность и другие контактные данные;
• сведения о месте командировки;
• цель поездки;
• продолжительность мероприятия;
• подписи ответственных лиц – руководителя предприятия и сотрудника.

Кроме распоряжения может оформляться служебная записка. Следует учитывать, что она не выступает в качестве документального подтверждения факта отправки сотрудника в командировку на личном автомобиле.

В текущем году необязательными к оформлению являются следующие бумаги:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• отчет о командировке.

Перечисленные документы заполняются при условии,что необходимость их оформления отражена в нормативных актах, разработанныхкомпанией.

Основным документов, оформляемым при отправке в командировку на личном транспортном средстве, считается путевой лист.

Для его заполнения предусмотрена унифицированная форма №78. Допускается использование образца,разработанного руководством. В таком случае в путевом листе обязательно указываются реквизиты, утвержденные приказом Минтранса РФ №152.

В документации отражается следующая информация:

• наименование бумаги;
• реквизиты путевого листа — номер и т.п.;
• период действия документа;
• информация о водителе. Если транспортное средство принадлежит другому лицу, сведения о нем также указываются в этом пункте – инициалы, паспортные данные;
• информация об автомобиле – реквизиты паспорта ТС, государственный номер.

По возвращению из поездки работник предоставляет руководителю или специалистам отдела бухгалтерии авансовый отчет.

В нем уже должна быть заполнена часть, ответственным за заполнение которой является трудящийся. Остальные данные в документ вносит бухгалтер. На предоставление отчета сотруднику дается 3 дня.

Порядок оплаты расходов на такси.

Как оплачиваются расходы сотрудника?

В соответствии со 168 статьей ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, командированный сотрудник вправе претендовать на возмещение денежных средств, потраченных на следующие цели:

• оплату проезда в обе стороны;
• аренду жилья;
• другие расходы, определенные руководством.

Для того чтобы работодатель возместил специалисту оплату проезда на личном автомобиле, командированный сотрудник должен предоставить:

• путевой лист;
• служебную записку;
• документы, подтверждающие расходы на покупку топлива для заправки транспортного средства.

• Оплата расходов производится привычным образом – путем наличного или безналичного расчета.
• Трудовым Законодательством РФ не запрещено выплачивать денежные средства, предназначенные для оплаты транспортных расходов, до отправки сотрудника в командировку.
• Такое возможно по договоренности между работодателем и подчиненным.

Какие документы нужно оформить для списания ГСМ?

При возмещении денежных средств, потраченных работником на заправку личного автомобиля, учитывается информация, отраженная в Распоряжении Министерства транспорта РФ №АМ-23-р. В нормативном акте указаны нормы расхода топлива.

Для получения компенсации трудящийся должен предоставить руководству такие документы:

• заполненный соответствующим образом путевой лист;
• ксерокопия ПТС транспортного средства, использованного в поездке;
• чеки с АЗС, подтверждающие расходы на оплату топлива;
• авансовый отчет;
• служебная записка.

При нахождении в поездке у командированного сотрудника могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, к примеру, поломка автомобиля, требующая срочного исправления. 

В таком случае к списку документов,указанному выше, необходимо приложить отчетные бумаги – чеки на покупку запчастей или оплату ремонта ТС.

Полный перечень документов, которые способы подтвердить расходы в командировке, представлен здесь.

Выводы

1. На основании 188 статьи ТК РФ, трудящийся вправе отправиться в командировку на личном автомобиле.
2. В такой ситуации ему необходимо в обязательном порядке подготовить путевой лист и чеки,подтверждающие расходы на оплату и срочный ремонт (при необходимости)транспорта.
3. Технология компенсирования расходов должна отражаться в приказе о командировке.
4. При возмещении денежных средств за оплату ГСМ в учет берется информация из Распоряжения Минтранспорта РФ №АМ-23-р.