Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Уведомление – форма документа, используемая в работе кадровых служб для информирования работников о ряде событий в организации. Например, о расторжении трудового договора, сокращении штата, начале отпуска. Унифицированной формы уведомления нет, оно составляется применительно к конкретному случаю. В статье автор составил образцы документа по самым распространенным случаям.

Представляем вашему вниманию образцы самых распространенных уведомлений: об увольнении работника в связи с неудовлетворительными результатами испытания; об истечении срока трудового договора; о сокращении штата; о времени начала отпуска; о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходной день; о праве отказаться от командировки, о необходимости явиться за трудовой книжкой.

О времени начала отпуска

О времени начала отпуска работника надо уведомить под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ).

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

О привлечении к сверхурочной работе

Сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени (ч. первая ст. 99 ТК РФ).

По общему правилу для привлечения сотрудника к сверхурочной работе необходимо получить его письменное согласие.

Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения или устранения последствий аварий, катастроф, обстоятельств, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей (ч. третья ст. 99 ТК РФ).

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

О введении режима неполного рабочего времени

Неполное рабочее время может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии (ч. первая с. 93 ТК РФ).

Устанавливается оно по соглашению между работником или работодателем, по инициативе работника (например, по просьбе беременной женщины), по инициативе работодателя (например, на срок до шести месяцев в случае изменения организационных или технологических условий труда в соответствии с ч. пятой ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не менее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

О необходимости работы в выходной день

По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена (ч. первая ст. 113 ТК РФ). Поэтому прежде чем привлечь сотрудника к работе в такой день, необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев (ч. третья ст. 113 ТК РФ).

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

О временном переводе на другую работу

Временный перевод работника возможен (ст. 72.2 ТК РФ):

  • для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, – до выхода этого работника на работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
  • по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
  • по инициативе работодателя (ч. вторая и третья ст. 72.2 ТК РФ).

По инициативе работодателя работник может быть переведен на другую работу на срок не более одного месяца для устранения последствий (или предотвращения) таких обстоятельств, как производственная авария, катастрофа, несчастный случай на производстве и т.д.

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

О праве отказаться от служебной командировки

Трудовое законодательство запрещает направлять в командировку работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ).

Но есть категория лиц, которых можно направить в командировку при соблюдении определенных условий, а именно – при ознакомлении их с правом отказаться от командировки, командировка не запрещена в соответствии с медицинским заключением, есть письменное согласие на командировку. Это:

  • работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
  • работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259 и 264 ТК РФ);
  • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259 и 264 ТК РФ).

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

О необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте

Прогул является одним из наиболее частых нарушений трудовой дисциплины. Но прежде чем применить к работнику дисциплинарное взыскание, необходимо затребовать от него письменное объяснение (ч. первая ст. 193 ТК РФ).

Если же работник не объявляется на работе, ему направляют уведомление с требованием явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте.

Но непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ).

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

О сокращении штата

О сокращении штата работника следует предупредить персонально под личную подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. первая ст. 180 ТК РФ).

При проведении процедуры по сокращению штата работодатель обязан предложить работнику вакантную должность (ч. первая ст. 180 ТК РФ), т.к.

увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести сотрудника как на другую работу, соответствующей квалификации, так и на вакантную должность или нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ).

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Об отсутствии вакантных должностей

Увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести работника на другую работу как соответствующей квалификации, так и нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ). Если у работодателя нет вакантных должностей, то он обязан уведомить об этом работника.

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания

В соответствии с ч. первой ст. 71 Трудового кодекса при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее чем за три дня.

При этом работодатель должен в обязательном порядке указать причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Здесь необходимо иметь в виду, что неправомерным будет увольнение работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания, если в трудовой договор не было включено условие об испытании, т.к.

его отсутствие в договоре означает, что работник принят на работу без испытания (письмо Роструда от 11.03.2010 г. №4642-6-1).

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Об увольнении в связи с истечением срока срочного трудового договора

В соответствии с частью первой статьи 79 Трудового кодекса о прекращении срочного трудового договора работника необходимо уведомить в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключение здесь составляет случай, когда трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

О необходимости получить трудовую книжку

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно (работник отсутствует в организации или отказывается от ее получения), то работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться на работу за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по поч­те. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ).

Уведомление о явке за трудовой книжкой — бланк и образец, как составить правильно

В процессе увольнения работника работодатель должен подготовить полный пакет документов к выдаче ему на руки. Если же увольняющийся по каким-то причинам не может забрать деньги и документы в положенный срок, работодатель обязан выполнить все действия согласно требованиям, чтобы снять с себя ответственность за несвоевременное предоставление причитающегося.

Читайте также:  Как правильно сделать копию трудовой книжки?

Что представляет собой уведомление

Составляется такое извещение в произвольной форме и направляется работнику заказным письмом с уведомлением о доставке.

У документа нет унифицированной формы, поэтому ее можно корректировать самостоятельно с содержанием основных моментов. Что представляет собой резолюция на заявлении об увольнении и как она заполняется вы можете прочесть по ссылке.

  • Образец структуры документа можно просмотреть в интернете, но в основном каждое предприятие формирует собственный вариант уведомления с его закреплением в политике предприятия.
  • Какая положена компенсация за задержку в выдаче трудовой вы узнаете в этом видео:

Правила составления

Содержание документа должно состоять из следующих пунктов:

  • в шапке документа реквизиты организации, а также данные получателя – контактная информация и ФИО;
  • далее указать дату и место составления;
  • название документа с исходящим номером.

После этого в основной части важно предложить работнику:

  • явиться за документом самостоятельно;
  • дать согласие на пересылку актуального пакета почтой.

Как поставить печать в трудовой книжке при увольнении – читайте в публикации по ссылке.

Также важно изложить основные данные относительно увольнения:

  • номер и дата составления, а также прекращение действия договора;
  • обозначить причину увольнения.

После этого ответственное за составление документа лицо обязано поставить свою подпись, обычно в качестве такого лица выступает кадровый работник.

Как выдается трудовая

При этом все действия должны быть фиксированы подписями работника о получении всего причитающегося на руки – в ведомости о получении денег и учетном бланке книжек. Тут вы узнаете, как составить акт об отказе от подписи.

Если же работник не пришел в положенный день на предприятие, например, по причине нетрудоспособности, работодатель обязан на следующий день выслать по адресу регистрации уведомление.

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образецОбразец уведомления о явке за трудовой книжкой.

При получении согласия на отсылку документов почтой необходимо зачислить средства на действующую карточку бывшего подчиненного, а документы выслать почтой заказным письмом с уведомлением.

Порядок, правила и инструкция по составлению делового письма компании содержатся здесь.

Заключение

Как выдается трудовая книжка при увольнении – смотрите в этом видео:

Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru
Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Выдача трудовой книжки при увольнении: в какой срок, если сотрудник не явился

Трудовая книжка (ТК) возвращается человеку в день увольнения с работы — это требование законодательства. Иногда возникают причины, по которым он не может вовремя получить документ. Для решения таких ситуаций разработаны меры, соблюдение которых позволит избежать нарушений и возможных штрафных санкций.

Когда следует выдать трудовую книжку при увольнении

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Вне зависимости от причины и статьи увольнения, трудовая выдается в этот же день, без учета местонахождения работника и прочих обстоятельств.

В Трудовом кодексе сказано, что при нарушении срока передачи ТК работодатель компенсирует каждый день просрочки. При обращении работника в суд время задержки считается вынужденным прогулом, соответственно, оплачивается по среднему доходу работника. Дополнительно компании грозит штраф и возможная выплата морального ущерба.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правительством РФ разработана инструкция по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек, придерживаться которой в работе обязательно для всех. Нарушение этих правил может повлечь за собой ошибки, которые признаются незаконными действиям и наказываются штрафами. Основные ее положения:

  1. ТК передается работнику лично в руки в день расчета.
  2. Соответствующая запись внесена в соответствии с требованиями законодательства.
  3. Основанием для внесения данных становится приказ, его реквизиты вписываются в специальную графу.
  4. Под записью ставится печать компании и подпись ответственного лица с расшифровкой.
  5. Работник ставит подпись о получении в журнале движения трудовых книжек.

Однако возникают ситуации, когда выдать ТК невозможно. Например, во время отсутствия на рабочем месте из-за болезни сотрудника или если он по другой причине не явился за документом.

 Тогда кадровая служба письменно извещает работника о необходимости его получения: посредством заказного письма или телеграммы, отправленной в последний день работы человека.

Нарушение этого требования считается намеренной задержкой выдачи, что может обернуться санкциями для компании.

ВНИМАНИЕ! Можно передать документ представителю, родственнику, члену семьи и т.д., но только по доверенности.

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

Если стало известно, что работник не сможет в срок забрать документ, важно получить его согласие на пересылку почтой. В заявлении указывается почтовый адрес получателя, куда работодатель отправляет ТК в день расчета. Это право работника и такой путь решения вопроса не противоречит закону.

Образец заявления:

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

СОВЕТ! Лучше всего отсылать заказным письмом с уведомлением, чем курьером или другим способом. Уведомление о доставке — гарантия получения письма адресатом, к тому же, его можно подшить к личному делу для дальнейшего хранения. При возникновении конфликта это будет аргументом законности действий компании.

Если обстоятельства складываются так, что работник не сможет получить документ, лучше заранее запросить у него заявление на пересылку. Не стоит ждать, когда он явится лично, даже если обещает сделать это в кратчайшие сроки. Подобные действия организации нарушают закон и чреваты санкциями.

Расписка в получении трудовой книжки

При передаче ТК уволенному работнику заочно нужно взять расписку в получении. Она составляется в произвольной форме в двух экземплярах, с указанием серии и номера бланка ТК и отведением места для подписи о получении. Один экземпляр расписки работник возвращает в отдел кадров, второй оставляет себе.

ВНИМАНИЕ! Уведомление о получении письма только подтверждает получение конверта, поэтому важна именно расписка в получении ТК. Теоретически письмо может быть не вскрыто, тогда нельзя будет доказать, что документ получен.

Образец уведомления о выдаче трудовой книжки

  • Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, ему отправляется уведомление, составленное в произвольной форме, желательно на фирменном бланке.
  • Пример уведомления:
  • Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Если сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения

Компания обязана выдать документ владельцу в дату увольнения, в противном случае руководитель будет виновен в задержке. Это признается нарушением закона (ст. 5.27 КоАП) и наказывается надзорными органами в виде штрафа до 50000 рублей. Каждый день просрочки считывается вынужденным прогулом по вине работодателя и оплачивается по среднему доходу сотрудника.

Чтобы этого не произошло, ответственный специалист в случае неявки человека в день расчета в письменной форме направляет ему сообщение о необходимости забрать документы.

Это может быть заказное письмо с уведомлением, факс, телеграмма, радиограмма; возможны и другие способы, которые можно отследить и подтвердить.

Электронная почта не подходит, так как ее использование не подразумевает документальных подтверждений получения.

В любых обстоятельствах важно помнить, что срок выдачи ТК — не позже последнего дня работы. Если это сделать невозможно, следует предпринять меры для информирования человека. Только четкое соблюдение установленной процедуры позволит избежать неприятностей.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения: образец, как оформить для получения работником личного документа

  • После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.
  • При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.
  • В таких случаях руководством компании на адрес бывшего работника направляется соответствующее уведомление.
Читайте также:  Непрерывный стаж после увольнения

В каких случаях составляется?

Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.

Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.

Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.

Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.

Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.

Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.

  1. Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.
  2. С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.
  3. Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.
  4. Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.
  5. К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.

Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

Как оформить при необходимости забрать документ?

Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде. Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.

При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.

При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

  • название, реквизиты компании;
  • порядковый номер уведомления;
  • дата составления;
  • инициалы получателя (сотрудника, трудовые отношения с которыми были расторгнуты);
  • точный адрес адресата;
  • наименование документа;
  • непосредственный текст обращения — просьба забрать трудовую книжку;
  • дата увольнения;
  • предложение получения трудовой путем почтового отправления;
  • инициалы, подпись и должность специалиста, заполнившего и отправившего письменное информирование;
  • печать организации (при наличии).

В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.

Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах. Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его личное дело.

Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.

Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.

Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.

Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.

При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.

Скачать образец на получение

Скачать пример оформления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку после увольнения – word.

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой: образец для заполнения

Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в подтверждение стажа. Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных государственных отчислений.

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Ответственность за задержку и невыдачу

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

  Заключение договора без оформления трудовой книжки

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок, это влечет привлечение к административной ответственности.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении ТК со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения ТК.

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Незамедлительно на адрес уволенного сотрудника направляется уведомление об обеспечении явки на предприятие для получения документа. В письме указывается на возможность разрешить получение документа Почтой России.

  Методы расчета трудового стажа по трудовой книжке

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

Извещение вручается сотруднику лично, при этом на оповещении проставляется его подпись. Как вариант, если работник не является на предприятие, документ вкладывается в заказное письмо, желательно составление описи.

Как забрать ТК по почте?

Если работник не является в организацию в установленный срок, то он вправе направить письмо о согласии на направление ТК почтой. По просьбе сотрудника документ отправляется в течение 3 дней с момента получения уведомления Почтой России. Эта норма установлена ст.84.1 ТК РФ.

Учет, хранение и выдача ТК ведется на основании требований нормативных актов:

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки после увольнения: порядок составления и образец письма

Будучи основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже человека, трудовая книжка предоставляется работодателю, где хранится до самого окончания периода работы наемного специалиста.

В последний трудовой день работодатель обязан выдать документ на руки увольняющемуся сотруднику.

На практике же оказывается, что сам работник может проигнорировать необходимость возврата трудовой книжки в срок, забыть про нее или же просто не иметь технической возможности забрать ее в последний день работы.

Письмо-оповещение о необходимости получения трудовой книжки: суть и правовые особенности процедуры

Если при расторжении трудового контракта в свой крайний рабочий день увольняющийся сотрудник организации не явился в отдел кадров для получения трудовой книжки с соответствующей записью, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о явке за трудовой книжкой.

Российское законодательство запрещает стороне работодателя хранить трудовые документы своих уволившихся работников дольше 3 дней с момента их официального ухода, и в случае выявления данного нарушения компания-работодатель будет обязана уплатить административный штраф, а в некоторых случаях — финансовую компенсацию данному бывшему сотруднику.

Вопросы документального оформления трудовых взаимоотношений работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ (статья 66), Кодексом об административных правонарушениях (статья 5.27), Правилами ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года).

Согласно нормативным требованиям в оформлении уведомления бывшего сотрудника о получении трудовой книжки, само письмо должно быть отправлено с возможностью дальнейшего подтверждения данного факта.

Читайте также:  Миграционный учет: обзор Закона № 163-ФЗ от 2022 года

Как составить письмо-уведомление

Следует сказать, что такой документ, как уведомление о получении трудовой книжки, не предполагает единого нормативного стандарта, при этом он должен быть составлен в рамках правил ведения деловой переписки с соблюдением необходимой структуры.

Как правило, оповещение бывшего работника о получении трудовой книжки выполняется на типовом бланке организации, однако, трудовое законодательство допускает его написание и от руки.

Структура письма-уведомления строится следующим образом:

Как уведомить о явке за трудовой книжкой: образец

  1. В шапке документа указываются название и реквизиты (юридический адрес, телефон и e-mail) организации, выступающей отправителем оповещения.
  2. C правой стороны несколько ниже по тексту указываются данные адресата: ФИО бывшего сотрудника, его ранее занимаемая должность, структурное подразделение компании, почтовый адрес получателя. Под этими сведениями вписывается регистрационный номер данного образца исходящей корреспонденции, тип письма-оповещения, дата его отправки.
  3. Основная часть содержит суть оповещения, а именно — обращение уполномоченного специалиста кадрового отдела от имени компании-работодателя к бывшему сотруднику с призывом получения его личного документа учета трудовой деятельности и стажа с указанием причины такой необходимости (к примеру, в связи с расторжением трудового договора). В данной части письма должны быть указаны координаты места и времени — где и в какое время бывший работник сможет забрать свою трудовую книжку.

Составляя оповещение о получении трудовой книжки, кадровик должен обязательно вписать сюда напоминание о том, что в случае неявки сотрудника, работодатель будет настаивать на письменном разрешении владельца на почтовую пересылку его документа.

Таким образом, направление уведомления о необходимости своевременного получения трудовой книжки ее владельцем при увольнении — нормативное требование, которое выдвигается к работодателю при оформлении расторжения трудовых отношений. В случае нарушения данного правила компания-работодатель может понести административное наказание и быть обязана уплатить финансовый штраф, в соответствии с положениями КоАП РФ.

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: образец бумаги, процесс выдачи письма о необходимости забрать документ при расчете с работы

Трудовая книжка является основным источником сведений о работе на протяжении всей жизни работника. Она также необходима для продолжения им трудовой деятельности. Поэтому работодатель должен обеспечить увольняемому лицу возможность своевременно получить этот документ.

Что представляет собой извещение о необходимости получить документ?

Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка выдается увольняемому в последний день его нахождения на рабочем месте. За допущенное нарушение предусмотрены наказания по статье 5.27 КоАП РФ – предупреждение или штраф в размере до 50 тыс. рублей.

Также при этом работник не сможет устроиться на новое место работы. Тогда виновный должен возместить ему весь неполученный за этот период заработок. Однако часть 6 статьи 84.1 предусматривает ряд исключений из этого правила. К ним относятся случаи, когда последний день фактического выхода на работу не совпадает с датой увольнения по следующим основаниям:

  • прогул;
  • невозможность продолжить работу в связи с приговором суда;
  • истечение срока трудового договора, если он продлевался до окончания беременности или отпуска по беременности и родам.

В день увольнения работник может не появиться или под разными предлогами отказаться забрать документы. В этом случае, чтобы избежать неприятных последствий, ему следует направить уволенному уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.

С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. При этом нужно приготовиться документально подтвердить факт отправки такого документа, поэтому необходимо бережно хранить все квитанции об оплате почтовых услуг и вторые экземпляры описей вложений, заверенные работником почтовой службы.

Как правильно составляется?

Нормативных требований к форме и содержанию уведомления законодателем не установлено, поэтому его можно составить с учетом принятых на предприятии правил документооборота.

В связи с этим ему предоставляется право выбрать один из двух установленных законодательством способов его получения. Приведем образец его заполнения.

Содержание письма, уведомляющего о выдаче документа

Петрову Петру Петровичу

121614, г. Москва ул. Крылатская, д. 167, кв. 557

от ООО «Ромашка»

129515, г. Москва, пр-т Мира, д. 157, офис 276

  • тел./факс: +7(499)1234567
  • эл. почта: [email protected]
  • Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки образец бланк

Когда закончился термин действия соглашений о найме, сотрудник, его подписавший, подлежит увольнению.

В этом случае нет необходимости брать у работника заявление об уходе. Договор является достаточным основанием для расчета. Конечно, если соглашение не продлено. 

Бывает, что работник после этого «пропадает» не забрав трудовую книжку. Организация-работодатель не обязана ее хранить. Чтобы напомнить о необходимости изъять ее из отдела кадров, составляется уведомление о необходимости получения трудовой книжки. 

Составление уведомлений 

Установленного бланка для написания такого письма нет. Поэтому кадровые работники пишут его в свободной форме. Но не стоит забывать о том, что это официальное обращение и оно должно иметь соответствующую стилистику и компоновку. 

Примеры таких извещений можно получить бесплатно внизу данной публикации. 

Важно отметить, что передавать письмо-уведомление можно двумя способами:

  1. В руки при личной встрече бывшего работника с сотрудником-кадровиком;
  2. Воспользовавшись почтовыми услугами.

В первом варианте документ — уведомление составляется в двух экземплярах. Один из которых отдается уволенному, а второй возвращается в кадровый отдел.

На экземпляре компании, предоставившей расчет работнику, необходимо будет поставить заметку о вручении. Она должна быть написана лично рассчитавшимся. 

Своей рукой бывший работник пишет «получил», ставит дату, ФИО и подпись. 

Допускается возможность указать о желании получить трудовую по почте. Это можно предложить прописать в отметке об ознакомлении. Так же можно внести в текст письма соответствующую графу и оставить место для подписи. 

Кроме настоятельной рекомендации о необходимости забрать трудовую книжку в письме должна быть следующая информация:

  • дата отправки;
  • исходящий номер, так как письмо должно быть зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции;
  • данные о лице, которому это письмо адресовано (Фамилия, Имя, Отчество, ранее занимаемая должность);
  • адрес компании-работодателя, по которому будет производиться выдача. Имеется в виду фактический адрес нахождения компании и кадровой службы в частности.
  • время, в которое книжку можно будет забрать. График рабочего времени кадровика, отведенного для приема сотрудников.

Правильная компоновка письма 

В заголовке обращения необходимо указать следующие данные (шапка документа):

  • название предприятия;
  • ФИО, должность работника;
  • адрес получателя.

После шапки идет название документа и его номер. 

После этого слева – город, в котором происходит событие, а напротив справа – дата составления. 

Далее находится текст обращения, составленный с учетом вышесказанного. После него указывается руководитель организации-работодателя.  А именно, его должность полностью, ФИО и оставляется место для подписи. 

Отправлять письмо адресату необходимо подписанным и заверенным печатью предприятия-работодателя. 

Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления о получении трудовой книжки вариант которого можно скачать бесплатно.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *