В каждой организации время от времени возникает вопрос о необходимости проведения проверки состояния кадровой документации. Поводы могут быть разными — смена руководителя отдела кадров, смена специалиста по кадровому администрированию, приближение проверки со стороны трудовой инспекции, закрытие учетного периода и др. Следом возникает вопрос о том, как провести кадровый аудит и кто его будет проводить. Вариантов ответа здесь не так много: проверку может провести внутренний сотрудник или привлеченная для этой цели компания – партнер.А вот как провести кадровый аудит — здесь опций больше. Всё зависит от цели проверки.
Основы
Если нужно удостовериться, что «основные тылы прикрыты», то следует проверить наиболее рискованные участки кадрового администрирования:
- Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) в части наличия обязательных пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники расписались в том, что они ознакомлены с ЛНА.
- Соблюдение законодательства о защите персональных данных в части необходимых пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники дали согласие на обработку персональных данных и ознакомились с ЛНА.
- Соблюдение законодательства о труде – крайне необходимо проверить шаблоны трудовых договоров по каждой категории работников на предмет наличия обязательных условий трудового договора, отсутствия условий, ухудшающих положение работников, а так же порядок закрепления заработной платы работника, трудовой функции.
- Соблюдение законодательства по оформлению трудовых книжек. Важно проверить, как хранятся и ведутся трудовые книжки, как ведется журнал учета,, все ли трудовые книжки сотрудников имеются в наличии.
- Соблюдение законодательства по оплате труда — анализ штатного расписания в части должностей, соблюдения норм законодательства по равной оплате при равном труде (должности).
- Соблюдение трудового законодательства по отпускам.
Копаем глубже
Если необходимо сделать «срез» — оглянуться и понять, в каком состоянии находится кадровое администрирование в компании в целом, то мер, указанных выше, будет недостаточно. Нужно будет дополнительно проверить не только соблюдение норм законодательства, но и выполнить точечную проверку по документам сотрудников, а так же проверку:
- Соблюдения порядка оформления личной карточки работника по форме Т-2.
- Соблюдения законодательства по режиму работы. Нужно изучить документы на предмет достаточности оснований для привлечения к сверхурочной работе или к работе в выходные дни, а также на предмет корректности их оформления. Так же необходимо удостовериться, что табель учета рабочего времени ведется регулярно и в соответствии с требованиями.
- Оформление листов нетрудоспособности является одной из важнейших частей проверки, так как корректность страхового стажа влияет на оплату болезни за счет средств ФСС.
На полях отметим, что корректность отдельных документов не всегда означает правильность ведения документооборота в целом – обязательно нужно посмотреть весь комплект документов хотя бы по выборке сотрудников. Типовой ошибкой, например, является разное наименование должности в трудовом договоре, приказе на прием, штатном расписании и трудовой книжке.
Полная проверка
В случае полной проверки, необходимо помимо контроля соблюдения законодательства, удостовериться в наличии документов по каждому сотруднику, а также соответствующих подписей.
Нужно проверить соблюдение законодательства по ведению воинского учета. Это направление требует особого внимания и ответственности.
В целом, такую проверку может провести и внутренний сотрудник, обладающий знаниями в области трудового законодательства и кадрового администрирования. Тем не менее, при проведении внутреннего аудита, необходимо решить дополнительно несколько задач:
- Проверка не должна препятствовать текущей деятельности по кадровому администрированию и не должна затягиваться. В этом смысле важно понимать загрузку сотрудника и правильно определить цель проверки, что бы одна задача не шла в ущерб другой. Идеальное время для проверки – сезонный спад – время, когда, с одной стороны, текучка кадров минимальна, с другой – нет пика отпусков.
- Проверка должна быть объективной.
- Результат проверки должен быть выражен в виде заключения, которое должно отражать реальную картину.
Как правило, полной объективности при проверке можно достигнуть только при привлечении стороннего специалиста, так как при этом исключается момент заинтересованности в сохранении рабочего места, а так же сокрытии своих ошибок. Кроме того, в этом случае не работает эффект «замыленности», когда сотрудник не замечает ошибки, ставшие привычными, а нанятый специалист позволяет не отвлекаться от текущей работы.
В некоторых случаях, наоборот, собственная внутренняя проверка может быть наилучшим решением.
Например, при передаче дел от одного специалиста другому (ведь принимающему сотруднику это важно, что бы в случае чего снять ответственность с себя).
Более того, при привлечении стороннего специалиста / компании–партнера, есть риск негативной реакции со стороны специалиста, чьё «хозяйство» подвергается проверке. Не каждая «хозяйка» готова принять в своём доме «незваного гостя».
* * *
Таким образом, каждая ситуация индивидуальна – стоит выбирать тот подход, который наиболее полно соответствует причинам и целям кадровой проверки.
В любом случае не стоит пренебрегать регулярной проверкой кадрового делопроизводства в организации.
Это не отнимает слишком много времени и сил, зато дает спокойствие и уверенность в безукоризненности бизнеса и минимизирует угрозу санкций со стороны государственных контролирующих органов в случае проверок.
Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по проверке ведения кадрового делопроизводства. Обезопасьте свой бизнес: узнайте, в порядке ли документация отдела кадров, не грозят ли вам штрафы при проверках, устраните ошибки до того, как их нашла трудовая инспекция.
Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста
Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов.
Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.
Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.
Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации.
Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Проверка наличия обязательных кадровых документов
Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.
Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:
- документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
- документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.
Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей
| Документ | Ссылка на нормативный акт |
| Правила внутреннего трудового распорядка | ст. 189, 190 ТК РФ |
| Положение о защите персональных данных | п. 8 ст. 86 ТК РФ |
| Инструкция по охране труда | ст. 212 ТК РФ |
| Положение об оплате труда | ст. 135 ТК РФ |
| График отпусков | ст. 123 ТК РФ |
| Штатное расписание | ст. 57 ТК РФ |
| Табель учета рабочего времени | ст. 91, 99 ТК РФ |
| Приказы по основной деятельности |
Кадровый аудит: польза, виды, процедура | «Правовест Аудит»
Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.
Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства.
Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг.
Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.
Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.
Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.
Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения.
Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации.
К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.
ТОП-8 «трудовых» нарушений, выявляемых при проверках в 2021 году
Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).
Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.
По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.
Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны.
При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях.
Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.
Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства.
Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам.
Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.
Например, целесообразно провести кадровый аудит:
Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.
Во время этого этапа необходимо:
Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено.
Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.
В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
К обязательным документам относятся:
Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.
Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.
При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.
С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда).
Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д.
В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.
Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.
Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.
Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.
В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.
Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.
Кадровый аудит
Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов.
Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.
Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.
Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации.
Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Проверка наличия обязательных кадровых документов
Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.
Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:
- документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
- документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.
Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей
| Документ | Ссылка на нормативный акт |
| Правила внутреннего трудового распорядка | ст. 189, 190 ТК РФ |
| Положение о защите персональных данных | п. 8 ст. 86 ТК РФ |
| Инструкция по охране труда | ст. 212 ТК РФ |
| Положение об оплате труда | ст. 135 ТК РФ |
| График отпусков | ст. 123 ТК РФ |
| Штатное расписание | ст. 57 ТК РФ |
| Табель учета рабочего времени | ст. 91, 99 ТК РФ |
| Приказы по основной деятельности |
Подготовка к проверке кадровой инспекцией: пошаговый план
Кадровый аудит, к сожалению, считается менее важным бухгалтерского. И это ошибочное мнение может принести достаточно неудобств, авральных задач и даже финансовых потерь, если дело дойдет до штрафов.
Как правило, глобальным организациям и предприятиям это грозит в меньшей степени, так как кадровым делопроизводством занят целый отдел.
Основную группу риска составляет средний и малый бизнес (последний в большей степени).
Для контроля за соблюдением трудового законодательства России Федеральной Инспекцией Труда проводятся плановые проверки юридических лиц, включая ИП. Периодичность этих проверок зависит от категории риска организаций и предприятий, которую можно определить на официальном сайте Роструда.
Список организаций и предприятий с высокой и значительной категорией рисков публикуется ежегодно не позднее 10 ноября. Госинспекция обязана уведомить о грядущей проверке письменно за 3 дня.
Исключением является внезапная (внеплановая) проверка; это может произойти, если в трудовую инспекцию обратиться с жалобой сотрудник компании.
В этой статье мы раскроем все подводные камни проверки трудовой инспекцией, благодаря чему в ваших кадровых документах будет порядок.
Кадровый аудит: внутренний и внешний.
Самая лучшая профилактика от проблем, связанных с плановыми и внеплановыми проверками госинспекцией по труду – это регулярный внутренний аудит (чем чаще, тем лучше). Важно знать, что документы оформлены правильно, согласно требованиям Государственной Инспекции по труду и хранятся в нужном формате (электронный или бумажный формат, оригиналы).
В СБИС Управление персоналом для вас доступны для внутреннего и внешнего аудита:
- кадровый учет,
- графики работ сотрудников,
- графики отпусков,
- должностные инструкции
А также многое другое в зависимости от потребностей вашей организации.
Узнать подробнее
Внутренний аудит небольшая организация вполне может производить своими собственными силами на основании решения руководства или собственников.
И здесь важно понимать, что высокая частота таких проверок снижает риски при внешних проверках контролирующих госорганов, сводит к минимальному уровню количество ошибок в кадровом делопроизводстве и показывает картину реального состояния дел в компании.
Кара за невнимательное отношение к кадровому учету.
Итак, чем чревато халатное отношение к кадровому делопроизводству.
Предположим, что инспекция нагрянула внезапно, и ею был выявлен ряд нарушений. Инспектор составляет протокол, в который вносятся все неточности в документах и серьезные нарушения.
По-хорошему, организация в лице работодателя, сотрудника по кадрам или бухгалтера обязана дать комментарии о нарушениях. Можно и отказаться от этого шага, но это, скорее всего, сразу повлечет наказание.
В процедуре предусмотрен срок предоставления комментариев по нарушениям, поэтому вы вправе попросить у проверяющего время для подготовки письменного объяснения и предоставить его в оговоренные сроки.
Бывает и такое, что нарушение грубое и очевидное. Например, не заключен трудовой договор с работником. Если вы обсудите с инспектором сроки устранения этого нарушения, то это, возможно, позволит снизить штраф или вообще отделаться предупреждением.
Если работодатель отказывается взаимодействовать с проверяющим инспектором: не предоставляет документы или задерживает их предоставление, то по протоколу устанавливаются штрафы:
- для юридических лиц (организации/предприятия) 3 000 – 5 000 рублей;
- для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц 300 – 500 рублей.
Решение о штрафах, согласно инструкции, принимается не позднее 15 дней с момента составления протокола.
В случае, если штраф не был уплачен своевременно, то по суду индивидуальный предприниматель или соответствующее должностное лицо организации/предприятия может быть дополнительно оштрафовано на суммы от 2 000 до 4 000 рублей, другие сотрудники — на суммы от 500 до 1 000 рублей.
Подготовка к проверке: как снизить риски.
Как было сказано выше – о плановых проверках всегда предупреждают.
Инспектор направляет в организацию запрос (почтой или по факсу), в котором указывается дата и место проведения проверки.
Вместе с запросом он предоставляет чек-лист с перечнем документов, необходимых для проверки и контрольные вопросы. По этому чек-листу инспектор оценивает соблюдение Трудового кодекса в организации.
Важно, что если вопрос не был включен в чек-лист, то инспектор не имеет право его задавать (и далее включать в протокол). Однако инспектор вправе применять несколько чек-листов в рамках одной аудиторской проверки, и они все должны быть включены в запрос. При внеплановых проверках чек-листы не предусмотрены.
По чек-листу уполномоченный сотрудник проверяемой организации готовит копии документов, заверенных печатью. Срок предоставления этих документов в госорганы – 10 рабочих дней. По инструкции проверок требовать оригиналы инспектор не имеет право.
При возникновении вопросов по предоставленным копиям документов проверяющий имеет право запросить пояснительную справку или письмо; так же при не значительных требуемых дополнениях может попросить устные комментарии.
Результаты кадровой проверки, строго соответствующей чек-листам (если проверка плановая), вносятся трудовым инспектором в автоматизированную систему управления контрольно-надзорной деятельностью (АСУ КНД), где автоматически формируется акт о совершенной проверке и список документов, по которым юрлицо обязано устранить нарушения, дать комментарии или привлечь к взысканию виновных.
Список документов для внутреннего аудита. Чек-лист.
Документы для кадровой инспекции всегда должны быть в порядке. А для этого всегда сравнивайтесь со списком.
Документы приема на работу:
- Заявление о приеме на работу — документ подписан, дата совпадает с приказом.
- Приказ о приеме на работу – документ подписан сотрудником и руководителем, дата совпадает с трудовым договором.
- Трудовой договор:
- подписан на бумажном носителе сотрудником и работодателем, дата вступления в силу совпадает с датой ознакомления с документом,
- убедитесь, что нет испытательного срока для следующих категорий сотрудников: беременных; сотрудников, чей возраст до 18 лет; молодых специалистов с высшим и средним профессиональным образованием, устроившихся на работу по специальности впервые.
- Проверьте, указано ли в трудовом договоре с сотрудником по совместительству факт совместительства.
- Личная карточка сотрудника Т-2 – проверяем подпись кадрового специалиста в разделе 2 «Сведения о воинском учете».
- Ознакомление с ЛНА – документ подписан сотрудником, дата совпадает с трудовым договором.
Документы перевода:
- Заявление о переводе – проверяем подпись сотрудника и дату, которая должна совпадать с приказом о переводе.
- Приказ о переводе или изменений условий труда – подпись руководителя и сотрудника.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору — подписан у всех, у кого внесены изменения или оформлен перевод, даты должны совпадать соответствующими с приказами.
Документы увольнения:
- Заявление об увольнении – составлено в письменной форме, подписан работником, даты совпадают с приказом об увольнении.
- Приказ об увольнении – заключен в письменном виде и подписан двухсторонне. Если приказ об увольнении невозможно доставить сотруднику для подписи, или он не согласен и отказывается это сделать, то на приказе ставиться соответствующая запись и прикладывается Акт об отказе от подписи.
- Личная карточка Т-2 – в графе об увольнении проставлена подпись кадрового сотрудника, дата совпадает с приказом.
Трудовая книжка:
- во все трудовые книжки должны быть занесены записи о приеме, переводе или увольнении;
- в Книге учета трудовыхзаполнены данные о приеме и выдаче документа;
- в сейфе или несгораемом шкафу нет книжек уже уволенных сотрудников.
Документы учета рабочего времени:
Контролируем соблюдение 40 часовой рабочей недели (не больше) в табеле.
- Отпуск – проверьте, что ежегодный отпуск запланирован не менее 28 дней, за 2 недели до наступления отпуска подписано заявление и приказ.
- Для прохождения диспансеризации работникам созданы отпуска с типом «Диспансеризация».
- Для сотрудников-родителей детей инвалидов оформлены отпуска типа «Дополнительные выходные родителям по уходу за детьми-инвалидами», продолжительностью не более 4 дней.
- Для доноров, при наличии справки о сдаче крови на донорство, предоставлен отпуск «Дни отдыха донора» сроком на 2 дня.
- Отпуск по уходу за ребенком предоставлены сотрудникам-родителям или опекунам, после рождения ребенка.
- Отгул – оформлен соответствующим образом и оплачен в необходимых случаях (прохождение медицинского обследования по беременности или инициативе работодателя; вызван повесткой в суд/полицию/военкомат/налоговую для выполнения гособязанностей, но не в качестве обвиняемого).
- Переработка – не должна превышать 4 часов в течение 2 дней подряд и 120 часов в год. Проверьте, если она была – то документ сотруднику оформлен и оплачен соответствующим образом.
Проще и выгоднее вести кадровый документооборот в электронном виде. Это надежно, экономно и удобно. Тем более что под рукой есть специальные решения, которые автоматизируют и процесс перехода на электронный кадровый ЭДО, и ведение его в дальнейшем.
Используйте СБИС! Все необходимые формы, документы вы найдете в СБИС Учет и контроль рабочего времени. СБИС возьмет на себя кадровый учет, расчет заработной платы, контроль рабочего времени, систему поощрений сотрудников.
А наши профессионалы помогут подобрать оптимальное наполнение и функционал пакета, максимально подходящее для ведения кадровых документов вашей компании.
Где и как хранить кадровые документы.
Согласно трудовому законодательству РФ все кадровые документы хранятся в оригиналах в папках в несгораемых шкафах, оборудованных пломбами или в сейфах.
Документы, относящиеся к разным юридическим лицам, хранятся раздельно.
Трудовые книжки вместе с «Книгой учета трудовых книг» содержатся в отдельном запираемом несгораемом шкафу/сейфе. Кадровые документы по уволенным сотрудникам хранятся в архиве.
Сейфы, шкафы и прочее громоздкое оборудование вам не понадобится, если вы подключили КЭДО – кадровый электронный документооборот. Для хранения документов вам просто потребуется организовать электронный архив. Проще и выгоднее это сделать со СБИС. К вашим услугам конструктор шаблонов, электронный архив в облаке или на сервере, готовая система согласований, маршрутизация документопотоков.
Автоматизация во многом упрощает кадровый аудит как внутренний, так и внешний, сокращает издержки хранения и управления, оптимизирует работу кадрового отдела. Подключение СБИС – оптимальное решение для автоматизации бизнеса.
СБИС Управление персоналом – это актуальность форм, налаженный контроль за документооборотом, статистика и аналитика. А наши специалисты готовы оказать содействие с подбором, внедрением и обучением.
Оставьте заявку прямо сейчас!
Кадровый аудит
+7 (495) 198-08-42 info@reliancecompany.ru
Reliance Company оказывает услугу кадрового аудита в Москве и по всей России
Аудит КДП (аудит кадрового учета) – это сплошная или выборочная проверка кадровых документов, локальных нормативных актов (ЛНА), процедур и корректности начислений в учетной базе на соответствие трудовому, миграционному, налоговому законодательству и на наличие подтверждающих документов. Своевременно проведенный аудит поможет избежать штрафов от проверяющих органов и сложностей с работниками.
Что Мы проверяем в процессе кадрового аудита:
Что Вы получаете по итогам кадрового аудитa:
- Проверка кадровых документов на соответствие трудовому законодательству и действующим локальным нормативным актам компании
- Проверка личных дел работников. Наличие всех необходимых документов в соответствии с требованиями сферы бизнеса (справки, медосмотры, медкнижки, сертификаты, требования к образованию, уровню квалификации и прочее)
- Проверка формы трудового договора применяемого компанией на соответствие ТК РФ и ЛНА
- Начисления в учетной базе (ЗУП, БУХ, SAP или другие). Наличие подтверждающих документов на соответствующее начисление, удержание, изменение условий работы, сроки выплат(отпускные, расчеты при увольнении)
- Наличие специальной оценки условий труда (СОУТ), правильность формулировок в трудовых договорах работников, соблюдение условий и предоставление льгот работникам
- Письменное заключение с понятным описанием выявленных нарушений, рисков и рекомендации по их устранению — все будет понятно, просто и без «воды»
- Чек-листы по каждому работнику – подробный разбор оформленных документов, начислений, удержаний с указанием ошибок/ недочетов / рекомендаций
- Рекомендации по оптимизации («лайфхаки КДП») для экономии времени, сил или «бумаги»в процессе вашего документооборота
- Разъяснения по применению трудового законодательства
- Предложение содержащее персональную цену по восстановлению кадровой документации, разработку и актуализацию ЛНА, разработку должностных инструкций, регламентов, описание бизнес-процессов
Трудовое законодательствоот 50 000 руб. и до 200 000 руб.
Миграционное законодательствоот 300 000 руб. до 1 000 000 руб.
Работник не выполняет то, что должен — нельзя ни наказать ни уволить т.к. документы не в порядке
- Не соблюдение кадровых процедур→ нарушение прав работника
- → суд с работником → выплаты работнику ⁄ восстановление на работе
Стоимость аудита кадрового делопроизводства:
- от 750 руб. за проверку 1 личного дела работника
В процессе кадрового аудита будут проверены документы работника на соответствие трудовому законодательству и начислениям в учетной базе. (Личное дело, трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы по личному составу, листки нетрудоспособности, графики работы и проч.).
- от 1 000 руб. за анализ 1 формы кадрового документа
Будет проведен анализ применяемой формы трудового договора на соответствие трудовому законодательству и действующим в компании ЛНА. (Трудовой договор, Дополнительное соглашение, договор ГПХ, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности и проч.).
- от 10 000 руб. за аудит локального нормативного акта компании
Будет проведен анализ локального акта на соответствии и актуальность трудовому законодательству, требованиям сферы, Установленным в Вашей компании фактическим условиям труда.
Если у Вас остались вопросы или сомнения — обратитесь к нам за консультацией. Это будет быстро, бесплатно и продуктивно!
Стоимость аудита кадрового делопроизводства зависит от совокупности факторов:
Сплошной аудит – 100% проверка всей кадровой документации за выбранный период (трудовые книжки, ЛНА, личные дела, трудовые договоры, приказы, дополнительные соглашения и проч.). Помогает подготовиться к проверкам ГИТ.
Выборочный аудит – проверка определенного процента личных дел или видов документов. Помогает найти системные ошибки в ведении учета.
Целевой – проверка документов по выбранному кадровому процессу. Помогает определить соответствие бизнес-процесса законодательству.
Внешний – привлекается специализированная компания, которая обладает опытом, знанием методик и необходимым ресурсом, чтобы провести аудит кадровой работы быстро и качественно.
Внутренний кадровый аудит – проведение кадрового аудита в организации осуществляется силами своих сотрудников.
Регулярный – необходимо для постоянного контроля соответствия кадрового учета требованиям законодательства и наличия всех необходимых кадровых документов по окончанию определенного периода: месяц, квартал, полугодие, год.
Единоразовый – необходим для выявления несоответствий или нарушений, для последующего исправления.
Приводим наиболее распространенные из них:
| Что будут / могут запрашивать | Какие документы попросят предоставить |
| Организационно-правовые документы | Приказы о назначении Генерального директора на должность, протоколы или решения об избрании единоличного исполнительного органа |
| Локальные нормативные акты, коллективный договор | Проверят не только локальные нормативные акты на соответствие нормам действующего законодательства, но и своевременность ознакомления с ними работников |
| Штатное расписание (ШР) | Все ШР, за весь период, приказы об утверждении ШР, внесении изменений в ШР |
| Приказы, кадровые и приказы по основной деятельности | Любые приказы, относящиеся к трудовым отношениям. Приказы приеме, переводе, смене оклада или должности и т. д. Корректность оформления, ознакомление с ними работников |
| Документы на прием работников | Содержание трудового договора, соответствие его требованиям текущего законодательства, дополнительные соглашения к нему; Если подписывал не гендиректор, то основание подписанта Другие документы, которые обязательны при приеме работника на работу |
| Документы по социальному партнерству в сфере труда | Проверят соглашения и документы, которые подтвердят выполнение обязательных требований в области отношений по социальному партнерству. Например, заключения и соглашения коллективных договоров |
| Документы, связанные с заключением, изменением и расторжением трудовых договоров | Должностные инструкции, уведомления о сокращении, увольнении, переводе и др., трудовые книжки, ДПМО, приказы по личному составу, кадровые и др. |
| Документы учета рабочего времени и режима | Табели, графики работы (СУРВ), изменения режимов, соблюдение норм труда для отдельных категорий граждан и т.д. |
| Отпуска (ежегодные, дополнительные, административные, учебные) | График отпусков, уведомления, заявления на переносы, приказы о переносах, количество отгулянных ежегодно дней отпуска работниками, записки расчеты при увольнении, соблюдение прав на дополнительные отпуска, количество предоставляемых дней доп. отпусков, административных отпусков для отдельных категорий работников и т.д. |
| Документы по зарплате | Сроки выплат отпускных, компенсации отпуска, выплата надбавок, иных компенсаций, положенных работнику и т.д. |
| Документы профсоюза | Решения работодателя, принятые с учетом мнения соответствующего выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников |
| Документы по материальной ответственности | ДПМО, трудовые договоры, приказы о назначении ответственных лиц, приказы об удержаниях, локальные акты о мат. ответственности и пр. |
| Кадровые документы | Заявления, уведомления, запросы и другие документы, подтверждающие соблюдение прав работников и предоставление гарантий работодателем |
| Регулирование трудовых отношений с отдельными категориями работников | Трудовые договоры, регулирующие трудовые отношения с женщинами, работниками в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, вахтовиков, водителей, дистанционщиков и пр., а также дополнительные соглашения с ними, локальные нормативные акты и пр. |
| Охрана труда | Результаты специальной оценки труда, программы и инструкции по охране труда, допуски к работе, личные карточки учета выдачи СИЗ |
| Персональные данные | Положение о персональных данных, согласия на обработку персональных данных, политика защиты и обработки персональных данных, журнал учета согласий на обработку персональных данных и пр. |
| Нормирование труда | Регламенты, технические порядки, типовые нормы труда, соглашения и пр. |
| Трудовой распорядок и дисциплина труда | Правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры и соглашения |
| Трудовые споры | Документы по рассмотрению индивидуальных и коллективных трудовых споров: решения, акты, постановления |
| Защита прав инвалидов | Медицинские заключения, индивидуальные программы реабилитации или абилитации инвалидов, трудовые договоры и соглашения с работниками-инвалидами и пр. |
Зачем проводится аудит КДП?
При проверке ГИТ (государственной/трудовой инспекции) или смене руководителя службы персонала, аудит кадровой документации поможет выявить скопившиеся ошибки.
Сплошная проверка массива информации не нужна, можно брать небольшую выборку. Небольшой процент системных ошибок легко устранить своими силами.
Но в случае большого количества недочетов следует прибегнуть к глубокому изучению документации, исправить и предотвратить подобное в дальнейшем. Мы поможем:
- Комплексно оценить весь процесс кадрового администрирования Вашей компании.
- Проверить наличие всех необходимых документов, своевременность создания и правильность их оформления.
- Провести оценку компетентности HR-персонала.
- Выявить процессы и часть документооборота, которые можно упразднить.
- Предложить варианты автоматизации работы учетной системы.
- Предложить свои услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства, которые помогут передать рутинный процесс документооборота и ответственность за несоблюдение норм трудового законодательства на компанию провайдера.