Кадровые документы при уделённой работе: Минтруд дал разъяснения

• 20-03-2020
• Ольга Корженевская
• 8 минут

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса. 

Содержание

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки.

Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

• протокол общего собрания трудового коллектива
• приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
• заявления от сотрудников о переходе на удаленку
• дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах –  угрозу распространения в России  опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места.

Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения.

Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Как контролировать работу удаленных сотрудников

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе.  В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype, Zoom, Telegram, даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Право на офлайн: как уйти на удаленку — Газета.Ru

Работодатели могут перевести сотрудников на удаленную работу уже сейчас, даже если это не предусмотрено трудовым договором — достаточно издать соответствующий приказ. Такие разъяснения дал Минтруд. Но работникам нужно убедиться, что допсоглашение не ухудшает условий труда и отдыха, предупреждают эксперты.

Министерство труда РФ дало детальные разъяснения о том, как работодатель может формализовать перевод сотрудников на удаленный формат работы. Для этого достаточно издать соответствующий приказ, даже если это не предусмотрено трудовым договором.

• «В целях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции работодатели могут организовать применение гибких режимов работы для сотрудников, для которых существуют такие технические возможности», — пояснили в министерстве информагентству «РИА Новости».
• В приказе должны быть прописаны условия работы — от графика работы до продолжительности рабочего дня.
• «Заработная плата при удаленной занятости при сохранении должностных обязанностей, которые возложены на сотрудника, остается без изменений», — уточнили в ведомстве.
• Госдума на пленарном заседании 21 июня приняла в первом чтении законопроект об особенностях регулирования дистанционной работы.

Три типа удаленки

Инициатива дополняет и детализирует положения главы 49.1 Трудового кодекса (ТК) РФ, посвященной особенностям регулирования дистанционного труда. Законопроект содержит нормы, касающиеся рабочего времени и отдыха таких работников, регламентирует типы удаленной занятости, основания для их применения, а также порядок взаимодействия работника и работодателя.

Документом устанавливается порядок компенсации расходов, связанных с использованием работником личного оборудования, средств защиты информации.

Законопроект регламентирует три типа удаленной занятости: дистанционная (удаленная) работа, временная дистанционная (удаленная) работа и комбинированная работа. Под первой понимается выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала или представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем.

Предполагается, что временная удаленная занятость будет вводиться на основании трудового договора или дополнительного соглашения к нему (если основания для установления такого режима возникли уже после заключения трудового договора).

Стороны смогут устанавливать график временной дистанционной работы.

В случае «обстоятельств непредвиденного характера» (катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, эпидемия и др.) предлагается упрощенный порядок перехода на временную удаленную работу, но «с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации».

1. Работник на удаленке не может быть круглосуточно на связи с работодателем и может не отвечать на письма и звонки в определенные временные интервалы.
2. «Время взаимодействия работника с работодателем в период времени отдыха работника включается в рабочее время», — подчеркивается в законопроекте.
3. Взаимодействие по рабочим вопросам в период времени отдыха тоже допускается, но с предварительного письменного согласия работника.
4. При этом оговариваются случаи, когда возможно такое взаимодействие сторон и без предварительного письменного согласия — в случае предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств (пожары, наводнения, голод, землетрясения).
5. «Время взаимодействия работодателя с работником в период времени отдыха работника оплачивается работнику в порядке, установленном для оплаты сверхурочной работы», — отмечается в проекте закона.
6. В приоритетном порядке на временную удаленную работу в упрощенном порядке при наличии такой возможности предлагается переводить беременных женщин, работников, имеющих детей в возрасте до 14 лет, инвалидов, пенсионеров по возрасту.
7. Вводится также понятие комбинированной работы, под которой подразумевается «режим работы, включающий работу на стационарном рабочем месте и дистанционную (удаленную) работу».
8. В схеме взаимодействия работодателя и работника может быть предусмотрена обязанность удаленных работников отвечать на звонки, электронные письма и запросы работодателя в определенный срок.
9. Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с такой нормой, он не может быть привлечен к ответственности «за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя».

Рабочее место — набережная или кафе

Кроме того, законопроект исключает ряд существующих требований, касающихся удаленной занятости. В частности, речь идет об указании рабочего места. Рабочее место дистанционного работника может находиться везде, где есть возможность использовать интернет и выполнять свои обязанности.

Законодательная инициатива об удаленной работе была внесена на рассмотрение Госдумы 16 июня главами обеих палат Федерального собрания. В правительстве законопроект поддержали с учетом ряда замечаний.

В частности, кабмин выступил за уточнение понятийного аппарата и регламентацию последствий отказа сотрудника от перевода на временную дистанционную работу.

Как ранее отмечал депутат Госдумы Андрей Исаев, для дистанционных сотрудников может быть скорректирован перечень оснований для увольнения. Например, в случае систематического невыхода работника на связь с работодателем.

• Парламентарий также подчеркивал, что в документе пока не раскрыта тема охраны труда.
• Кроме того, считает он, недостаточно регламентирован вопрос предоставления оборудования и компенсации расходов, понесенных удаленными работниками.
• Законопроект об удаленке планируется принять до конца 2020 года, чтобы он вступил в силу уже с 1 января следующего года.
• По данным Росстата, в 2019 году из 67,1 млн занятых лишь 30 тысяч работали дистанционно на официальной основе.

Опрошенные «Газетой.Ru» эксперты единодушны во мнении: для работодателей удаленная возможность работы их сотрудников — большая выгода. Это существенная экономия на аренде и оптимизация бизнес-процессов.

Но и минусов предостаточно. Правда, речь не идет о деньгах и выгоде, а, скорее, о психологических тонкостях дистанционного труда.

Еще недавно удаленка была прерогативой избранных, теперь о ней мечтают многие и для этого есть все возможности, отмечает член генсовета «Деловой России» Владимир Кузнецов.

«Минус в удаленке я вижу только один — отсутствие социализации. Технические возможности позволяют удаляться, но многие люди хотят ходить на работу, для того чтобы общаться вживую», — говорит Кузнецов.

HR-директор международной аудиторско-консалтинговой сети FinExpertiza Елена Попова считает, что основной трудностью при удаленной работе для многих сотрудников являются отвлекающие факторы.

«Прежде всего домочадцы, особенно дети, которые могут существенно мешать рабочему процессу.

Еще одной серьезной проблемой психологического характера является размывание границ рабочего времени», — указывает Попова.

При удаленном режиме может повышаться тревожность сотрудника..

«Особенно, если в компании не налажены внутренние коммуникации и сотрудники не получают качественной обратной связи, не знают о положении дел в компании. Человек может изо дня в день отправлять по почте результаты своей работы, при этом постоянно тревожась, получит ли он следующую зарплату, не разорится ли его компания», — поясняет Попова.

Работодателю важно понять, каким образом технически взаимодействовать с работником в течение рабочего дня и как с него спрашивать результаты труда, контролировать режим рабочего времени, обращает внимание старший преподаватель кафедры предпринимательского, трудового и корпоративного права ИПНБ РАНХиГС Татьяна Голубева.

«Если работодатель доводит какие-то приказы и распоряжения до работника, важно удостовериться, что сотрудник с ними ознакомлен. Также важно учитывать, как часто работник может просматривать почту. Чтобы обеспечить права работника, нужно договориться об установленном времени для перерывов в работе», — говорит Голубева.

Юрист ФБК Legal Дарья Шевцова уточняет, что «при переходе на «удаленку» отсутствует необходимость в заключении новых трудовых договоров с работником».

«Работодателю следует определиться с перечнем работников, издать соответствующий приказ с указанием времени начала и окончания рабочего дня, его продолжительностью, порядком обмена информацией, контролем за исполнением произведенной работы», — добавляет Шевцова.

«Если компания технически готова к удаленке и у нее налажены основные рабочие процессы, то проблем для бизнеса не будет. Возможно, впрочем, некоторых руководителей может не устраивать отсутствие постоянного контроля за сотрудниками», — подчеркивает Попова из FinExpertiza.

1. Но уже давно существуют различные программы, позволяющие контролировать сотрудников, работающих из дома, с помощью скриншотов экрана компьютера, контроля времени, проведенного за ноутбуком, напоминает Шевцова из ФБК Legal.
2. «При установлении данных систем необходимо предупреждать сотрудника о такой форме контроля, соблюдать требования к работе с персональными данными, а также помнить, что без согласия работника программу можно установить только на технику компании», — говорит Шевцова.
3. Пока не вступил в силу новый порядок регулирования дистанционной работы, и работники, и работодатели однозначно находятся в зоне риска, возражает общественный уполномоченный по вопросам охраны труда при уполномоченном по защите прав предпринимателей в Москве Дмитрий Порочкин.

«Де-юре мы все еще подчиняемся прежним правилам. А они, как показала практика, устарели и не подходят современным реалиям. Похоже, все зависит исключительно от добропорядочности работодателей и сотрудников, так как в такой нестандартной ситуации легко найти выгодные лазейки», — считает Порочкин.

Разбираем новый закон об удаленной работе

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения трудового законодательства в части совершенствования правового регулирования дистанционной работы – Федеральный закон от 08.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы» (далее – Закон об удаленной работе).

• В целом, можно отметить факт достаточно быстрой и адекватной реакции законодателя на изменившиеся условия хозяйственной и трудовой деятельности, в том числе, обусловленные введением ряда ограничительных мер по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции.
• Так, закон фактически подтвердил уже широко применяемые в течение всего 2020 года на практике меры по экстренному переводу отдельных работников на удаленку, ввёл гарантии прав дистанционных работников на полную оплату труда и др.
• Остановимся на основных новшествах закона.

Ключевые положения закона

1.     На законодательном уровне установлено, что понятие «дистанционная работа» и «удаленная работа» — это синонимы

До принятия закона даже среди разъяснений Роструда встречались мнения, что удаленная работа оформляется просто приказами, в то время как дистанционная обязательно регулируется письменным соглашением с работником.

Подобные дискуссии были распространены и среди кадровых работников компаний, что влекло сложности документооборота. В настоящее время это устранено и понятия синхронизированы (ст. 312.1 ТК РФ).

2.     Устанавливается понятие «дистанционный работник»

При определении понятия «дистанционный работник» новый закон указывает, что это лицо, выполняющее работу и взаимодействующее с работодателем не только посредством информационно-телекоммуникационных сетей (Интернета), но и сетей общего пользования. Таким образом, к дистанционной работе теперь относится и взаимодействие с персоналом по телефону, мессенджерам, с помощью SMS и т.п.

3.     Определен порядок заключения договоров

Введены нормы о порядке заключения трудовых договоров (допсоглашений) о дистанционной работе без вызова сотрудника в офис. Например, если нет возможности оформить письменные документы с личным присутствием работника, проставлением «живых» подписей и т.п. (ст. 312.3 ТК РФ).

В таком случае закон предусматривает возможность заключения таких соглашений с использованием квалифицированной электронной подписи, что исключает злоупотребления сторон в этой части. Отмечу, что на практике ранее встречались случаи подписания кадровых документов родственниками работника и т.п.

При этом сам процесс взаимодействия сторон по уже заключённым договорам о дистанционной работе может осуществляться просто путём обмена электронными документами (отчетами, заданиями и т.д.) без использования квалифицированных подписей.

4.     Предусмотрен порядок регулирования режима работы и отдыха

Законодатель предоставил работодателю возможность регулирования режима труда и отдыха дистанционных работников в локальных нормативных актах, в том числе Правилах внутреннего трудового распорядка, тогда как ранее это допускалось только по соглашению с конкретным работником, что отчасти предоставляло работникам более свободный график работы, льготный режим исполнения трудовой функции.

В настоящее время эти нормы немного ужесточены в плане повышения управляемости трудовым процессом дистанционного работника со стороны работодателя (ст. 312.4 ТК РФ). Однако также сохранена возможность соглашением сторон определять особый режим работы дистанционного работника и иную специфику в этой части.

5.     Рабочее время на переписку тоже оплачивается

Новшеством закона является норма о том, что время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Это сняло вопросы о том, насколько корректно оплачивать время рабочих совещаний, передачи поручений работникам, разъяснение специфики вопроса по телефону или с использованием средств видеосвязи.

В настоящее время все эти процессы отнесены к рабочим и подлежат оплате (ст. 312.4 ТК РФ).

6.     Зарплата не снижается

Законодатель ввел новое императивное требование о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.6 ТК РФ).

Это новшество важно для обеспечения гарантий прав дистанционных работников на полную оплату труда, поскольку уже были случаи, когда сам факт перевода на удаленную работу воспринимался многими компаниям как повод для понижения стимулирующих выплат, премий за эффективность и интенсивность труда, поскольку дистанционный работник априори не имеет подобной нагрузки. Это порождало споры и конфликты с работниками, в том числе обращение в суд с требованием погашения разницы в зарплате.

В настоящее время такие ситуация должны сойти на нет.

7.     Обратная связь регулируется

В части 3 статьи 312.3 Трудового кодекса отмечено новое требование о том, что при взаимодействии посредством обмена электронными документами стороны должны направлять друг другу подтверждение получения таких документов, и это должно быть сделано в срок, установленный локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Это отчасти позволяет работодателю регламентировать вопрос обязательной обратной связи от работника по направляемым поручениям, запросам и т.п., поскольку ранее Трудовой кодекс РФ таких обязанностей на сотрудников не возлагал. Зачастую это позволяло злоупотреблять дистанционным характером работы.

8.     Оценка условий труда не нужна

Новый закон фактически отменил широкий спектр обязанностей компаний по вопросам обеспечения норм охраны труда в отношении дистанционных работников, оставив лишь нормы об обязательном социальном страховании работника от несчастных случаев, по расследованию таких случаев.

Законодатель теперь четко установил, что, например, в отношении рабочих мест дистанционных работников не нужно проводить специальную оценку условий труда, не нужно проводить с ними инструктаж по охране труда и предпринимать другие меры.

Теперь достаточно лишь ознакомить работниками с требованиями по безопасному использованию оборудования, если оно предоставляется дистанционному работнику компанией (ст. 312.7 ТК РФ).

Выгодный расчетный счет для бизнеса за 20 минут!

9.     Введен ограниченный перечень специальных оснований увольнения дистанционных работников

Ранее в этой части работодатель мог в соглашении о дистанционной работе указывать широкий перечень оснований увольнения работника, который применим в отдельно взятой компании.

Часто это становилось поводом для злоупотребления со стороны организаций, которые иногда включали в договоры о дистанционной работе условия о возможности прекращения трудового договора просто путём извещения об этом работника, например, за 1 неделю и без выплаты каких-либо компенсаций.

Формально-юридически это соответствовало прежней редакции ст. 312.6 ТК РФ, поскольку работник подписал такое соглашение.

1. Сейчас эти меры существенно сокращены, а среди дополнительных оснований увольнения указаны только две:
2. а) если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;
3. б) трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.
4. Все остальные основания увольнения общие и строго регламентированы иными нормами ТК РФ.

10.  Допустим смешанный формат работы

Закон фактически устранил пробел в нормативном регулировании возможности применения работодателями смешанных режимов работы, предусматривающих чередование удаленного труда и работы на стационарном рабочем месте.

Так, ранее по этому поводу специалисты Роструда в целом высказывались отрицательно, указывая, что смешанные режимы работы прямо не допускаются ТК РФ. Теперь в новой ст. 312.

4 ТК РФ указано, что соглашением сторон могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или его выхода на работу по своей инициативе.

Тем самым, фактически допускается возможность законного чередования работы сотрудника в офисе и на дому.

11.  Работодатель в отдельных случаях может переводить сотрудника на удаленку без его согласия

Законодатель вывел в ранг обязательной нормы условие о возможности перевода работников без их согласия на дистанционную работу в случае возникновения экстренных случаев, таких как эпидемии, стихийные бедствия, а также при принятии соответствующих решений региональными органами власти.

Тем самым, фактически легализована практика перевода значительного количества лиц на удаленку по распоряжению губернаторов в связи с необходимостью выполнения профилактических мер по коронавирусу.

В новой ст. 312.9 ТК РФ по этому поводу отмечено, что такой перевод даже не требует согласия персонала и внесение изменений в трудовые договоры работников, тем самым, эти аспекты полностью отданы на откуп работодателей.

Тем не менее, закон предусмотрел, что в случае принятия таких решений организация обязана обеспечить работника необходимым оборудованием для работы удаленно (если работник им не располагает), а также обучить его работе на нем.

При отсутствии такого оборудования, а также невозможности по специфике трудовой деятельности перевести работника на удаленку, работник подлежит направлению в простой с оплатой 2/3 оклада – по обстоятельствам, не зависящим от сторон.

Кроме того, в законе нет четкого регулирования вопроса порядка компенсации дистанционному работнику использования им в работе собственного оборудования и программных средств. Указано лишь то, что при использовании их работником с согласия работодателя, последний выплачивает работнику компенсацию (ст.312.6 ТК РФ).

В заключении добавлю, что среди специалистов сейчас обсуждается вопрос о максимально допустимом шестимесячном сроке временной удаленной работы, которая устанавливается по соглашению сторон (ст.312.1 ТК РФ).

Также законом не разрешен вопрос о последствиях: если этот срок истек, а работник все равно продолжает трудиться удаленно, и работодателя это устраивает.

Полагаем, что в данном вопросе в ближайшее время могут появиться дополнительные разъяснения Роструда.

Как оформить сотрудника на удалёнку

Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Особенно в новых пандемических реалиях. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.

Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест.

Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города.

Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.

На практике заключают разные договоры:

1. Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
2. Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
3. Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

«Такая форма занятости, как надомный труд, постепенно вымирает, потому что она была разработана давно и правовые нормы о ней не обновлялись, хотя до 2013 года это был единственный вариант для работодателя, который нанимал работников для работы вне офиса», — поясняет Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».

Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул.

А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно.

Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Например, одна компания указала в трудовом договоре с дистанционным работником такие основания расторжения: нарушение порядка и срока предоставления отчетов о проделанной работе, изменение стратегии развития работодателя из-за неудовлетворительных результатов деятельности работника. За эти нарушения она и уволила работника. Суд согласился с законностью увольнения (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2017 № 33-4427/2017).

Проще с охраной труда.

Министерство труда и социальной защиты РФ: Официальный сайт | Минтруд разъяснил действия работодателей в случае мобилизации сотрудника

Настройка режима отображения

Закрыть

Размер текста

• Обычный
• Крупный
• Очень крупный

Кернинг

1. Маленький
2. Средний
3. Большой

Шрифт

Segoe UI Arial sans-serif monospace
Минтруд разъяснил действия работодателей в случае мобилизации сотрудника

Минтруд подготовил информационные материалы, разъясняющие права граждан и обязанности работодателей, связанных с Указом Президента РФ от 21 сентября 2022 г. № 647 «Об объявлении частичной мобилизации в Российской Федерации» и постановлением Правительства от 22 сентября 2022 г.

№ 1677 «О внесении изменений в особенности правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 и 2023 годах».

Соответствующее письмо было направлено в Федерацию независимых профсоюзов России и Российский союз промышленников и предпринимателей, а также размещено на сайте Министерства.

Информация «О сохранении рабочих мест для мобилизованных граждан» разъясняет принятые изменения, связанные с регулированием трудовых отношений мобилизованных граждан. Сообщается, что работодатели не могут уволить мобилизованного сотрудника: трудовой договор будет приостановлен на время службы, а работодатель должен будет сохранить рабочее место за таким работником.

«Для приостановления трудового договора работнику нужно принести повестку из военкомата о призыве на военную службу по мобилизации (либо предоставить работодателю копию повестки, если работник уже призван).

Дистанционные работники и работники, участвующие в электронном кадровом документообороте, направляют скан повестки работодателю в порядке документооборота, установленном в организации», — говорится в документе, подготовленном Минтрудом.

Также в нем объясняется порядок выплат зарплат, премий мобилизованным сотрудникам, порядок приостановления трудового договора, в том числе отмены приказа об увольнении в случае, если работник уже уволен, а также другие вопросы.

Указанные вопросы защиты трудовых прав граждан, участвующих в специальной военной операции, обсуждались на Оперативном совещании у Председателя Правительства России Михаила Мишустина.

Как заявила вице-премьер Татьяна Голикова, в настоящее время Правительством совместно с депутатским корпусом подготовлены системные поправки в законодательство.

По ее словам, готовящиеся изменения в законодательство позволят снять большинство вопросов, которые сегодня возникают у российских граждан, сохранить их трудовые и социальные права.

Противодействие коррупции

Сотрудник на удаленную работу | Как оформить работника на работу удаленно

С 2021 года действуют новые правила удалённой работы — таков итог массового перехода на хоум-офисы из-за коронавируса. Рассказываем, как оформить на удалёнку нового сотрудника, как перевести уже работающего и как оформить приказ о переводе на дистант в чрезвычайной ситуации.

• ???? Как организовать охрану труда на удалёнке
• ???? Как уволить удалённого сотрудника

Что считается удалённой работой

Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.

Удалённая работа бывает следующих видов:

???? Постоянная — когда работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома. 

???? Временная — когда офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис. 

???? Периодическая — когда удалёнка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис. 

???? Временная в опасной ситуации — когда всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.

На удалёнку нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно — Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245 и № 17-3/В-292.

Удалёнку оформляют по документам — про них следующий раздел. Но бывает, что сотрудника отправили из офиса домой, а документы не оформили.

Формально такой работник работает в офисе в установленные часы, а на деле получает задачи по электронке, делает работу на домашнем ноутбуке и отсылает руководству отчёты.

Верховный Суд считает, что не оформленного должным образом удалёнщика нельзя уволить за прогул в офисе — Определение № 5-КГ19-106.

Как оформить удалённую работу

1. Удалёнку оформляют:
2. — трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удалённый формат;
3. — дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удалёнке договорились уже в процессе работы;
4.  — приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.

Как оформить нового сотрудника

При приёме на удаленку с работником заключают трудовой договор и в нём оговаривают:

— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо — Письмо ГИТ Москвы;

— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;

— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Плюс сроки: например, что стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;

— Порядок вызова в офис — например, что работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:

— Порядок передачи отчётов о работе —  пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.

— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования.

Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на всём своём — тогда ему полагается компенсация.

Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.

Шаблон трудового договора с дистанционным сотрудником 

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.

Статья: как вести электронную трудовую книжку

Статья: как вести бумажную трудовую книжку

Как обмениваться документами

При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.

По почте

В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. 

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — ещё справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.

2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.

3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

Через интернет

Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок.

Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽. ИП и директора организаций саму подпись получают бесплатно, но должны записать её на платный токен, который тоже стоит 1000 ₽.

 

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.

Как перевести уже работающего сотрудника на удалёнку в обычное время

Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удалёнщика.

Шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору

Как перевести работника на дистант в опасной ситуации

Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определённого процента штата на дистант. 

В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет. 

Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже. 

Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.

• В приказе о переводе на дистант надо написать:
• — что за опасная ситуация;
• — список работников, переводимых на дистант;
• — срок перевода — до момента окончания обстоятельств;
• — порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;
• — режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчётов.
• Шаблон приказа на дистант

Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.

Удалёнщики из других городов и командировки

Если работник живёт в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1.

Если удалённый работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.

Статья: как отправить сотрудника в командировку

Зарплата, налоги, северная надбавка, заявления на отпуск и больничные

На удалёнке у работника есть все обычные трудовые гарантии, как будто он ходит в офис: зарплата не ниже МРОТ два раза в месяц, отпуск 28 дней, больничные. Работодатель, как обычно, платит за сотрудника страховые взносы и налоги. Платить зарплату на удалёнке ниже нельзя — ст. 312.5 ТК РФ.

Если работник делает работу в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, то работодатель обязан доплатить их. Даже если организация находится в ином городе, где таких климатических надбавок нет.

Например, дизайн-агентство зарегистрировано и находится в Москве. А его работник верстает макеты из Архангельска.

Значит, дизайн-агенство обязано доплачивать дизайнеру коэффициент и надбавку, несмотря на то, что само оно к северу никакого отношения не имеет. 

Статья: как считать районный коэффициент и северную надбавку

Заявление на отпуск, ознакомление с графиком отпусков и приказ об отпуске на конкретного работника можно оформить электронно с электронной подписью либо на бумаге по почте.

Чтобы получить больничный, в том числе по беременности, дистанционный работник направляет работодателю оригинал больничного листа по почте заказным письмом с уведомлением либо сообщает серию и номер электронного больничного — ст. 312.3 ТК РФ.

????

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Начать обучение

Статья актуальна на  25.05.2022