Изменения по командировкам в 2022 году

Изучаем, сколько сотрудник должен получать в рабочей поездке

Несмотря на то, что из-за всех происходящих событий для многих специалистов стало сложнее ездить в зарубежные командировки, внутренние никуда не делись.

Однако и работодателю, и сотруднику нужно знать, какие суточные и командировочные полагаются работнику во время деловой поездки.

В этой инструкции «ФедералПресс» рассказывает, чем суточные отличаются от командировочных и каков их размер в 2022 году.

Чем регламентируются командировки?

Право сотрудника на сохранение должности и заработка во время рабочей поездки обусловлено ст. 167 ТК РФ.

Она же подразумевает, что организация компенсирует ему все необходимые расходы в поездке исходя из норм действующего трудового законодательства. Согласно постановлению правительства № 749 от 13.10.2008, затраты должны компенсироваться авансовой выплатой, то есть непосредственно перед поездкой.

Способ получения средств сотрудник выбирает сам и уведомляет об этом начальство заявлением: сумму он может получить как наличными, так и перечислением на банковскую карту.

В чем разница между суточными и командировочными?

Многие люди путают эти термины, однако на деле это два разных типа выплат:

Командировочные – нужны для оплаты минимальных базовых потребностей во время поездки, то есть покрывать стоимость проезда и проживания. Они подтверждаются чеками и квитанциями, которые сотрудник должен сохранить и предоставить в бухгалтерию своей организации.

Суточные – это компенсация любых дополнительных трат, которые могут возникнуть. Фактически это неподотчетные деньги, которыми работник распоряжается как сочтет нужным. Суточные полагаются сотруднику за каждый день во время поездки, при этом праздничные и выходные дни также учитываются.

Исключение: суточные не полагаются тем, кто живет недалеко от места поездки и физически имеет возможность уезжать домой ежедневно. Однако конечное слово здесь остается за работодателем.

Какой размер суточных положен сотруднику?

Законодательно размер суточных не ограничен ни для кого, кроме сотрудников госструктур, работодатель имеет право устанавливать этот объем средств самостоятельно в корпоративных документах.

Однако на практике суточные облагаются налогом, который, фактически и определяет их объем в большинстве компаний. В 2022 году максимальный необлагаемый налогом размер все также регламентируется п. 1 ст. 217 НК РФ.

Для командировки внутри страны – до 700 рублей в сутки.
Для командировки в другие страны – до 2500 рублей в сутки.

Обратите внимание, что суточные рассчитываются как за все будние, так и за выходные и праздничные дни, которые сотрудник провел в другом городе/стране или был в дороге.

Какие расходы обязана компенсировать организация

По закону компания также обязана предоставить сотруднику деньги на компенсацию различных сопутствующих расходов. Особенно это касается трат, связанных с зарубежными поездками:

Консульский сбор
Оформление нового загранпаспорта
Пошлина на получение визы
Оплата въезда автотранспорта в страну
Оформление обязательной страховки
Оформление мед. полиса

Отдельно стоит обратить внимание на появившееся недавно правило: оплату курортного сбора, который в том числе действует сейчас и в ряде регионов России. Он оплачивается за каждый день пребывания в соответствующей зоне за исключением дня заезда.

Командировки: расчеты с подотчетными лицами в 2022 году при направлении в командировку | «Правовест Аудит»

Начнем с понятия — что такое служебная командировка.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Т.е. в командировку можно направить только работника — должны быть в обязательном порядке оформлены трудовые отношения.

Нормативные акты: регулируют порядок оформления командировок:

Гл. 24 ТК РФ ГАРАНТИИ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ, ДРУГИЕ СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ И ПЕРЕЕЗДЕ НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ
Постановление ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 13 октября 2008 г. N 749 ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

1) Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст.166 ТК РФ).

Например, это водители. Однако, если водитель выезжает в населенный пункт, который не является местом его постоянной работы, это тоже будет являться командировкой (к примеру, водитель постоянно работает в Москве, а надо поехать в Петербург).

2) Выполнение работ (услуг) по договору ГПХ.

К гражданско-правовым договорам о выполнении работ (оказании услуг) относят:

договор подряда (гл. 37 ГК РФ);
договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

Договор может быть заключен организацией-заказчиком с исполнителем (организацией, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем либо с физическим лицом).

Однако, в договоре с работником можно предусмотреть (помимо вознаграждения за работы, услуги) обязанность заказчика компенсировать исполнителю понесенные и оплаченные им расходы, связанные с исполнением договора (п. п. 2, 4 ст. 709, ст. 783, п. п. 1, 4 ст. 421 ГК РФ).

Например, расходы исполнителя на проезд любым видом транспорта, питание, проживание в гостинице, на мобильную связь, на необходимые материалы и т.д. Возмещение этих расходов может либо включаться в цену договора, либо оплачиваться отдельно — сверх цены.

В договоре целесообразно указать конкретный перечень компенсируемых расходов и порядок их возмещения.

Компенсация затрат, связанных с выполнением работ по ГПХ, облагается НДФЛ, т.к. иное не предусмотрено законодательством:

ст. 217 НК РФ: содержит перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц;
подтверждается письмом Минфина России от 28.09.2020 N 03-04-06/84695:

Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией физическим лицам, являющимся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам, питания и проживания в данном месте, статья 217 Кодекса не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Обратная ситуация со страховыми взносами во внебюджетные фонды. На сумму компенсации документально подтвержденных и фактически произведенных расходов исполнителя — обычного физического лица, которые осуществлялись им при исполнении договора, не начисляются страховые взносы (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Трудовой кодекс РФ устанавливает запрет в отношении:

беременных женщин;
работников в возрасте до 18 лет (за исключением отдельных категорий) (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Исключения связаны, например, с театрально-концертной деятельностью, спортивной (соревнования в другой местности) деятельностью и т.п.

Работодатель может направить в командировку некоторых работников только при наличии их письменного согласия и отсутствии у них медицинских противопоказаний для служебной поездки. К таким категориям работников относятся:

женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;
работники, имеющие детей-инвалидов;
работники-инвалиды;
работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).

Запросить такое согласие следует письменно, составив документ в произвольной форме. Унифицированных форм здесь нет.

Издается приказ, и работник в обязательном порядке с ним знакомится. Причем сроки ознакомления нигде не оговорены. По факту вы можете с сегодняшнего дня издать приказ, что завтра работник направляется в командировку.
До начала командировки выдается аванс (на зарплатную карту или наличными). Сумму аванса считайте исходя из суточных и расходов работника в командировке (п. 10 Положения о командировках).
Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие расходы документы (п. 26 Положения).
В табеле учета рабочего времени нужно проставить коды «К» или «06» (за все дни: и рабочие, и выходные, и дни в пути). Выходные дни, в которые работник был в пути или работал, обозначьте кодами «К/РВ» или «06/03» (Письмо Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

Для дистанционного работника служебной командировкой является поездка:

Постановление Правительства Российской Федерации от 14.05.2022 г. № 877

Правительство российской федерации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 14 мая 2022 г. № 877

МОСКВА

Утратило силу — Постановление Правительства Российской Федерации от 28.10.2022 № 1915

Об отдельных вопросах обеспечения гарантий, связанных с командированием на территории Донецкой Народной Республики и Луганской Народной Республики федеральных государственных гражданских служащих и отдельных категорий работников

(В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 17.06.2022 № 1099)

Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации.

2. Размеры суточных в рублях, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории иностранных государств, установленные приложением № 11 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г.

№ 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений», и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений, установленные позициями 541 и 991 приложения к постановлению Правительства Российской Федерации от 22 августа 2020 г. № 1267 «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и признании утратившим силу пункта 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812», распространяются на работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, а также на работников иных организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на территориях Донецкой Народной Республики и Луганской Народной Республики.

21.

Работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, а также работникам иных организаций, принимающим непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на территориях Донецкой Народной Республики и Луганской Народной Республики, работодатель вправе выплачивать в период их пребывания в служебных командировках на указанных территориях безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками. (Дополнение пунктом — Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2022 № 1099)

Возмещение расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных) , иных дополнительных расходов, связанных с командированием на территории Донецкой Народной Республики и Луганской Народной Республики федеральных государственных гражданских служащих, работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, осуществляется за счет и в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете на соответствующий финансовый год, работников иных организаций — за счет средств соответствующих организаций.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель Правительства Российской Федерации М.Мишустин

УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Правительства Российской Федерацииот 14 мая 2022 г. № 877

ИЗМЕНЕНИЯ, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации

1. В постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г.

а) в наименовании слова «в иностранной валюте» исключить;
б) в пункте 1:
в абзаце первом слова «с 1 января 2006 г.» заменить словом «, что»;
абзац второй изложить в следующей редакции:
«суточные выплачиваются работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений (далее — работники) , при служебных командировках на территории иностранных государств в иностранной валюте или в рублях в размерах, установленных согласно приложению № 1 и приложению № 11 соответственно;»;
абзац третий после слов «в иностранной валюте» дополнить словами «или в рублях»;
в) пункт 2 по тексту после слов «в иностранной валюте» дополнить словами «или в рублях»;
г) в пункте 5:
абзац первый изложить в следующей редакции:

«5.

При следовании работника с территории Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте или в рублях в размерах, установленных настоящим постановлением, а при следовании на территорию Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях в размерах, установленных для служебных командировок на территории Российской Федерации.»;

абзац третий после слов «в иностранной валюте» дополнить словами «или в рублях»;

д) пункт 7 изложить в следующей редакции:

«7. Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте или в рублях выплачиваются в размере 50 процентов суточных, установленных настоящим постановлением.

В случае если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой или рублями на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте или в рублях не производит.

Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту или рубли на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте или в рублях в размере 30 процентов суточных (включая надбавки) , установленных настоящим постановлением.»;

е) пункты 8 и 9 после слов «суточные в иностранной валюте» дополнить словами «или в рублях»;
ж) пункт 11 после слов «в иностранной валюте» дополнить словами «или рублях»;
з) дополнить приложением № 11 следующего содержания:
«ПРИЛОЖЕНИЕ № 11 к постановлению Правительства Российской Федерацииот 26 декабря 2005 г. № 812

Размеры суточных в рублях, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории иностранных государств

Наименованиеиностранного государства	Суточные (рублей)
при служебной командировкес территории Российской Федерациина территории иностранных государств	при служебнойкомандировке работников загранучреждений Российской Федерациив пределах территории иностранного государства, где находится загранучреждение
1.	Донецкая Народная Республика	8480	5936
2.	Луганская Народная Республика	8480	5936″;

и) наименование приложения № 2 к указанному постановлению после слов «в иностранной валюте» дополнить словами «или в рублях».

2. В приложении к постановлению Правительства Российской Федерации от 22 августа 2020 г.

№ 1267 «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и признании утратившим силу пункта 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2020, № 35, ст. 5570) :

а) в головке таблицы слова «Наименование иностранной валюты» заменить словами «Наименование валюты»;

б) дополнить позицией 541 следующего содержания:

«541.

Донецкая Народная Республика

рубли

до 7210″;

в) дополнить позицией 991 следующего содержания:

«991.

Луганская Народная Республика

рубли

до 7210″.

____________

Суточные при командировке

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ. К ним относятся:

стоимость проезда;
затраты по найму жилья;
суточные (т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);
иные издержки работника, согласованные с работодателем.

Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.

Рассчитайте зарплату командированного работника в веб‑сервисе Рассчитать

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Справка

Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 1 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

Важно

При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке.

При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России.

Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.).

От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2022 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 16 мая 2022 года, а вернулся обратно 20 мая 2022 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 16 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 18 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 16 мая и 17 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 18 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 20 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 20 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 16 мая, 17 мая и 20 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 18 мая и 19 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов.

А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см.

«НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию»).

Аналогичный вывод сделан в постановлении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 24.01.20 № А43-18056/2019 (см. «Суд разъяснил, надо ли начислять взносы на «суточные» при однодневных командировках»). И в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.12 № 4357/12 (см. «ВАС: выплаты взамен суточных по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ»).

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства.

По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение 3-х рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты.

Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

Внимание!

Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Начать расчет

Налогообложение суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.

Командировки в учреждениях: интересные споры о тратах за счет бюджета из практики 2021 – 2022 годов

Возмещать ли работнику сверхнормативные расходы? Компенсировать ли его затраты на проезд в городском общественном транспорте? Принимать ли к оплате суммы за ГСМ, если сотрудник поехал в командировку на личном авто без согласования с учреждением? О позициях судов по этим и иным вопросам читайте в нашем обзоре.

По ТК РФ за период командировки работнику начисляют средний заработок. Учреждение выплатило сотруднику за эти дни обычную зарплату. Ее размер оказался выше среднего заработка. Излишек контролеры и суд отнесли к нецелевым расходам.

Отметим: Роструд уже давно указывал, что такая оплата противоречит ТК РФ.

Если совместителя командировал только один работодатель, то второй не оплачивает эти дни

Сотрудник учреждения работал по внешнему совместительству у другого работодателя. Тот направил его в командировку. Учреждение отметило этот период в табеле как отработанный и перечислило сотруднику зарплату за него из средств субсидии на госзадание.

Проверяющие и суд признали расходы нецелевыми. В командировке сотрудник не выполнял работу по основной должности. Зарплату ему начислили за неотработанное время. Такие расходы не связаны с госзаданием, их нельзя оплачивать за счет субсидии.

Несанкционированный перерасход по командировочным можно не компенсировать

В командировке сотрудник оплатил проживание в гостинице — 2900 руб. за сутки. У работодателя действовал суточный лимит 550 руб. Для федеральных органов и учреждений он указан в Постановлении N 729. Разницу возмещать не стали.

Сотрудник посчитал, что его права нарушены: постановлению уже много лет и за это время деньги обесценились. Первая инстанция не взыскала суммы с учреждения, но апелляция решила иначе. По ТК РФ работодатель обязан обеспечивать сотрудников средствами для труда, в т.ч.

возмещать командировочные. Суточный лимит можно применять, только если организация обеспечила возможность проживания в командировке в пределах этой суммы. Иной подход противоречит Конституции.

Он обесценивает труд, поскольку вынуждает работников за свой счет оплачивать расходы на выполнение трудовых обязанностей.

Кассация отправила дело на пересмотр. Она указала: затраты сверх норматива можно отнести к иным расходам, которые командированный производит только с разрешения или ведома работодателя. Сотрудник не получал согласия учреждения. Поэтому оно вправе не возмещать сверхнормативные расходы.

Рекомендуем согласовать с работником порядок действий в случае, когда он не нашел жилье за плату в пределах лимита. Учреждение может найти вариант проживания само, предложить сотруднику покрыть затраты сверх норматива за свой счет или вернуться к месту постоянной работы. В противном случае надо дать командированному согласие на сверхнормативные расходы и возместить их.

Затраты на проезд в городском общественном транспорте возмещать необязательно

Какие расходы учреждение должно компенсировать, определяют по Постановлению N 749 и другим актам высших исполнительных органов. Например, федеральные учреждения используют Постановление N 729.

Оба постановления предусматривают компенсацию расходов на проезд только к месту командировки и обратно. 13-й ААС решил, что оплату городского общественного транспорта к этой категории затрат не относят. На нем сотрудник ездит уже в самом месте командирования — населенном пункте. Аналогичный вывод в ситуации с учреждением Краснодарского края сделал 15-й ААС.

Полагаем, подобные затраты возместить можно, но только если сотрудник заранее согласует их с работодателем.

Сходные разъяснения федеральным учреждениям и госорганам давал Минтруд.

Если работнику не разрешали ехать в командировку на личной машине, затраты на ГСМ можно не возмещать

Федеральный служащий без согласования с нанимателем поехал в командировку на личном транспорте. Он приобрел бензин, но расходы ему не компенсировали. Суд не взыскал эти деньги с нанимателя.

Затраты федеральных служащих на использование личного автомобиля компенсируют в порядке, который утвержден Постановлением N 563. Документ применяют, только если работа служащего связана с постоянными поездками. При командировке такие траты возмещают как иные расходы, которые сотрудник произвел с разрешения или ведома работодателя.

Отметим: решение нанимателя о поездке на личном транспорте входит в перечень документов, которыми федеральный служащий подтверждает срок командировки.

Компенсировать расходы нельзя, если цель командировки не соответствует функциям работодателя

Региональное МЧС командировало служащего на период новогодних каникул для участия в работе штаба, который обеспечивал общественную безопасность на горном курорте. Орган финансового контроля установил, что такая деятельность не входила в полномочия министерства. Командировочные расходы признали нецелевыми. Суд согласился с выводом.

В другой ситуации учреждение культуры направило водителя автобуса в командировку, чтобы свозить на гастроли артистов иной организации. Оба юрлица учредил один субъект РФ. Однако поездка не имела отношения к госзаданию учреждения или другим его функциям. Проверяющие и суд сочли затраты на командировку водителя нецелевыми.

Суточные в командировке: нормы 2022 года

Направляя сотрудника в командировку, организация
гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка.
Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные
с деловой поездкой: эта норма регулируется ст.
167 ТК РФ.

Разберемся в терминах:

Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей:
проживания и проезда. За эти расходы работник должен
отчитаться и подтвердить их документально (подойдут
квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда
относятся любые платежи, не согласованные с работодателем
заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему
усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты
не нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должно
производиться авансом. На это прямо указывает
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

И хотя
единых правил о сроках выплаты не существует, компания
может установить их самостоятельно и закрепить
во внутренних актах.

Например, в положении
о командировках допустимо указать не только период,
но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или
переводом на банковскую карту.

Командировка во время мобилизации: что стоит учесть

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый
день пребывания в деловой поездке — включая праздники
и выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командирования
и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата
суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения
определяется работодателем в индивидуальном порядке
и может зависеть от транспортных условий и характера
работы.

Согласно
п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы
не требуют документального подтверждения — в отличие
от командировочных. Соответственно, работник вообще
не должен аргументировать второстепенные траты, который
совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый
отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты
на командировку в налоговом и бухгалтерском
учётах.

Электронный кадровый документооборот и
командировки

Законом размер суточных не ограничен (исключение —
служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют
этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо
зафиксировать во внутренних нормативных документах —
например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что
п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает
максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ.
А именно:

до 700 ₽ за каждый день командировки
на территории России
до 2500 ₽ за каждый день командировки
в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана
возместить в случае зарубежной командировки:

оформление виз и загранпаспорта
консульские и аэропортовые сборы
оплата въезда или транзита для автотранспорта
оформление страхового медицинского полиса
другие обязательные платежи

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама
нормировать суточные и определять сумму, начисляемую
работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен
Правительством (постановление
от 02.10.2002 №729) и составляет 100 ₽
за каждый день пребывания в командировке. Суточные
в увеличенном объеме положены руководителю только в том
случае, когда деятельность компании определена как приносящая
доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Согласно
абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ,
работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих
периодов:

за все будние дни в командировке
за выходные и государственные праздники
за дни, на которые целиком или частично выпала дорога
к месту командирования и обратно, сюда же относятся
периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку
в воскресенье, а вернулся в следующую субботу.
В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять
будних и два выходных.

На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без
изменений по сравнению с прошлым годом.

Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие:
курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии
со своими должностными обязанностями находятся
на территории «курортных» регионов РФ более суток,
выплачивается дополнительная компенсация.

Считают сбор по следующей формуле:

Количество дней проживания,
за исключением дня заезда×размер курортного сбора

Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в
Письме
Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Еще можно почитать
Командировка в
выходные дни
Компенсация
транспортных расходов в командировке
Командировка
во время пандемии
Оформление
командировки: пошаговая инструкция
Как
оформить отмену командировки в связи
с коронавирусом
Каршеринг
в командировке
Туту Командировки —
удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок.
Подробнее