Если работодатель не сделал запись в трудовой книжке

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он упростил правила, по которым они заполняются. Расскажу, как исправить неверную запись в бумажной трудовой по новым правилам и кто должен это делать.

Кто вносит исправления в трудовую книжку

• По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
• Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
• если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;

если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.

Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.

С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.

Общие правила изменений в трудовой

Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.

Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.

Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.

Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.

Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.

Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.

Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.

Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.

В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство.

А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда.

Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.

С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.

Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.

Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.

Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.

На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.

Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.

Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.

Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.

Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.

А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.

Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.

1. Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:
2. не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
3. внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;

завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.

Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.

Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:

После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.

В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.

В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.

Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.

В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.

Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».

Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения.

В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.

Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.

Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.

Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.

Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.

• В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:
• После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
• В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.
• Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».

Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.

Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, к примеру, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

Несколько ошибок сразу. Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то при необходимости исправляют каждую из них. Если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной записью.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

1. Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
2. В графе 1 проставить порядковый номер записи.
3. В графе 2 указать дату ее внесения.

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку о приеме на работу

В последнее время мы все чаще можем слышать информацию о том, что трудовые книжки планируют отменить. Однако, несмотря на это, она является основным документом сотрудника.

Причем, книжка является настолько важным документом, что при невнесении записи в нее работодателю грозит административная ответственность и немалый штраф.

В статье рассмотрим как грозит ответственность за невнесение записи в трудовую книжку о приеме на работу.

Трудовая книжка – это основной документ, работника, в котором фиксируются сведения о стаже сотрудника, а также о том, какой профессиональной деятельностью занимался работник в течение своей трудовой жизни. Помимо этого, книжка может сообщить о том, насколько успешной была его трудовая деятельность. Об этом может судить раздел книжки о поощрениях работника, а также данные о его карьерном росте.

Важно! Если некоторые записи в трудовую книжку не вносятся, то это ведет к сокращению его стажа работы.

За неправильное ведение книжек предусматривается административная ответственность, причем как для компании в целом, так и для должностных лиц, обязанных вести трудовые книжки. Об этом сказан в Правилах ведения трудовых книжек (Постановление 225 от 16.04.2003).

За то, что в трудовую книжку работодатель не внес запись о работе, ему грозит ответственность, установленная ст. 5.27 КоАП РФ (п.1 и п.2), а меры наказания при этом предусматриваются следующие:

• предупреждение;
• штраф на должностное лицо и ИП от 1000 до 5000 рублей;
• штраф на организацию – 30 000 – 50 000 рублей.

Размер штрафных санкций будет увеличиваться, если нарушитель ранее уже был подвергнут административному наказанию за подобное нарушение. Максимальная сумма штрафа при неоднократных нарушениях для компаний возрастает уже до 70 000 рублей, а для ИП – до 20 000 рублей. Должностное лицо также может быть дисквалифицировано на срок от года до трех лет.

Если сам работник заметил, что запись о настоящей или предыдущей работе в его трудовой книжке отсутствует, то он вправе требовать устранить эту ошибку. Работодатели, как правило, не отказываются это сделать и вносят недостающую запись в трудовую книжку должным образом.

Внести пропущенную запись может как настоящий работодатель физлица, так и работодатель, допустивший данную ошибку. Для того, чтобы запись о прошлой работе внес настоящий работодатель, ему нужно будет предоставить документ, подтверждающий прием на работу и увольнение работника.

В качестве таких документов могут выступать трудовой договор и заверенная копия приказа. Все эти документы работник может запросить у своего бывшего работодателя.

Важно! Внесение сведений о работе в трудовую книжку на основании показаний свидетелей или самого работника не допускаются. Нужны документальные доказательства работы.

Но не всегда работодатели идут навстречу работникам (тем более бывшим) и дают возможность восстановить пропущенную запись в книжке. В этом случае работник вправе подать жалобу на бывшего работодателя в трудинспекцию или даже обратиться в суд ( статью ⇒ Как завести трудовую книжку впервые).

Как внести пропущенную запись о работе в трудовую книжку

Если это необходимо, то трудовое законодательство не запрещает вносить пропущенные записи в трудовую книжку. Специальный порядок при этом не предусмотрен, поэтому воспользоваться можно общим утвержденным порядком по внесению записей в трудовую и исправлению в ней ошибок.

Пропущенная запись вносится следующей записью в книжке, после заключительной. При этом применяется тот же порядок, который предусматривается Правилами ведения трудовых и Инструкцией.

При таком внесении записи нарушается, как срок внесения записи, так и хронологический порядок всех записей.

Но какого-либо иного порядка для внесения пропущенной записи в трудовую нет ( статью ⇒ Трудовая книжка в электронном виде).

Несвоевременное внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек

Если работодатель своевременно не вносит в книгу учета движения трудовых книжек запись о том, что трудовая получена от работника, то это влечет к административной ответственности(ст.5.27 КоАП РФ). Однако, если при проверке будет обнаружено, но нарушение только такое, то работодателя от ответственности могут освободить из-за малозначительности правонарушения.

Книга учета трудовых книжек это важный и обязательный документ. Если в компании такого документа нет, то его необходимо завести и заполнить. Порядок оформления соблюдать необходимо следующий:

Графы книги учета движения трудовых книжек	Порядок заполнения
Титульный лист	На титульном листе указывается наименование работодателя, а также дата начала ведения документа
Первая графа	Указываются порядковые номера записей о движении книжек в сквозном порядке
Вторая, третья, четвертая графа	Проставляется дата приема на работу сотрудника, внесения записей в трудовую или во вкладыш к трудовой
Пятая графа	Вносится ФИО работника полностью
Шестая графа	Записывается серия и номер трудовой книжки/вкладыша в трудовую книжку
Седьмая графа	Указывается должность сотрудника (его профессия, специальность). Вместо должности может указываться трудовая функция работника.
Восьмая графа	Записывается подразделение, в которое на работу принят сотрудник. Если структура компании сложная и имеет разделение структурных подразделений, то указывается и то подразделение, в которое принят работник и вышестоящее подразделение.
Десятая графа	Вписываются реквизиты приказа о приеме на работу
Десятая графа	Ставит свою подпись сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек
Одиннадцатая графа	Указывается сумма, выплаченная сотрудником за бланк трудовой или вкладыш в трудовую
Двенадцатая и тринадцатая графа	Заполняются при увольнении работника. При этом в 12 графе проставляют дату выдачи трудовой книжки (дата увольнения), а в 13 графе – работник ставит подпись в получении трудовой

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Работнику необходимо внести запись в трудовую о пропущенной работе, но в книжке уже нет места, что делать в этом случае?

Ответ: В этом случае к трудовой заводят вкладыш и вносятв него необходимые сведения. После этого вкладыш подшивают к трудовой книжке.

Данный вкладыш  является продолжением трудовой, потому для удобства рекомендуется прикрепить его в конце книжки. Таким образом будет соблюдаться хронологический порядок записей и в книжке и во вкладыше.

Наиболее надежным способом является вшивание бланка в книжку.

Заключение

Таким образом, работодателю следует внимательно относиться к требованиям законодательства о заполнении трудовой книжки, а также книги учета движения трудовых. Незаполнение этих документов является нарушением и ведет к административной ответственности.

 Кроме того, работнику также следует внимательно следить за тем, все ли записи о работе вносятся в его трудовую книжку.

Последующее заполнение трудовой другим работодателем может вызвать некоторые проблемы в запросе подтверждающих документов у предыдущего работодателя.

Как подставляют работодателей работники с электронными трудовыми книжками

Ксения Корчагина, юрист

С бумажными трудовыми книжками были проблемы, но мы к ним привыкли. Прогульщики заводили дубликаты. Кадровики заполняли с ошибками. Почта теряла эти книжки при пересылке.

С электронными трудовыми сложности только начинаются. Работники изобретают новые способы скрыть увольнения за прогул. Осознано и не очень подставляют работодателей на штрафы и проверки. На примерах разбираем, как не допустить произвола работников.

Работника уволили за прогул, выдали справку СТД-Р с записью об увольнении по статье. Чтобы скрыть это, сотрудник при новом трудоустройстве принес предыдущую СТД-Р без «нехорошей» записи. Работодатель принял на работу прогульщика или пьяницу.

Другая история. Работница еще не уволилась из ООО «РогаКопыта», но уже ищет работу. Новому работодателю вместо СТД-Р от ООО «РогаКопыта» принесла СТД-Р об увольнении из ООО «Волна». Ее приняли по основному месту работы. Теперь у фирмы споры с Пенсионным фондом, фонд требует оформить ее по совместительству, потому что по основному она числится в ООО «РогаКопыта».

Мужчина сидел в тюрьме. Устроился на месяц куда-то. Получил СТД-Р. Новый работодатель не узнает о криминальном прошлом работника.

Почему так?

С электронными книжками стало проще скрыть предыдущие места работы. Если работник отказался от бумажной трудовой, книжку ему выдают на руки. Дальше сведения о приемах, увольнениях хранит Пенсионный фонд. А работник при необходимости и увольнении получает у работодателя справку СТД-Р со сведениями о работе у этого работодателя.

В итоге у сотрудника есть бумажная трудовая с записью о переходе на ЭТК и несколько справок СТД-Р от разных работодателей. При трудоустройстве он обязан показать, а не оставить кадровику 1 справку СТД-Р.

Как избежать неприятностей?

Если есть сомнения в достоверности предоставленной работником СТД-Р, запросите справку СТД-ПФР.

Это тоже сведения о трудовой деятельности, но их работник получает сам в Пенсионном фонде или на сайте госуслуг. Там пока не пишут причины увольнения, но есть информация обо всех работодателях с 2002 года.

Да, работник имеет право не предоставлять СТД-ПФР. Но это будет лишний повод задуматься, что что-то не так.

С адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж работодателя пришло письмо: «Прошу прислать на электронный адрес сведения о трудовой деятельности. Слесарь Котов И.И.». Кадровику письмо переслали через неделю. Она побоялась отправлять на неизвестную электронку официальный документ. «Отправишь, а потом на работника кредит оформят», — подумала кадровик. Фирму оштрафовали на 50 тысяч.

Почему так?

Работник с электронной трудовой книжкой вправе в любой момент запросить сведения о трудовой деятельности. И работодатель обязан выдать их по форме СТД-Р в течение 3 рабочих дней. Иначе по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации от 30 до 50 тысяч рублей.

Как избежать штрафов?

Автоматизировать обработку заявлений работников. Тогда не пропустите сроки ответа и всегда установите автора электронного запроса.

В системе кадрового электронного документооборота СБИС личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул.

Система распределит запрос кадровику, бухгалтеру или непосредственному руководителю работника. Установит срок ответа на заявление и сообщит работнику о готовности справки.

Установить порядок выдачи СТД-Р в локальном нормативном акте: указать электронный адрес работодателя, как фирма определяет, что электронный запрос написал работник, уточнить порядок из ст. 66.1 ТК РФ.

Пример формулировки ЛНА.

По заявлению работника работодатель выдает сведения о его трудовой деятельности за период работы у данного работодателя (кроме работников, на которых ведет трудовую книжку) не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

В заявлении работник указывает способ предоставления сведений (на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного КЭП работодателя) и способ их передачи (лично в отделе кадров, почтой на адрес, указанный работником в трудовом договоре; электронно в личный кабинет СБИС, на электронный адрес работника). Заявление направляет любым способом:

• электронно из личного кабинета СБИС;
• на бумажном носителе в отдел кадров;
• на адрес kadry@mi.ru с электронного адреса работника, ранее предоставленного работником работодателю в заявлении на бумажном носителе как адрес для переписки.

Мужчина работал в МВД, уволили за проступок. Новому работодателю сказал, что СТД-Р потерял. Его приняли так. А при проверке прокуратура оштрафовала фирму на 100 тысяч рублей.

Девушка пару месяцев работала в отделе проверок налоговой. Потом устроилась в коммерческую фирму, потом еще в одну. Последнему работодателю принесла СТД-Р с записью об увольнении из фирмы. Работодателя оштрафовали.

Парень отработал 3 месяца стажером в полиции и уволился. При новом трудоустройстве сказал, что это его первое место работы. Работодатель попал на штраф.

Почему так?

По закону о противодействии коррупции работодатель обязан в течение 10 дней сообщить о приеме на работу бывшего муниципального или госслужащего. И о его найме по договору подряда с оплатой от 100 тысяч рублей в месяц тоже обязан сообщить. За такие нарушения Прокуратура штрафует от 100 до 500 тысяч. Срок давности по таким нарушениям 6 лет.

Порядок уведомления:

• Уведомление направляют по бывшему месту службы.Если госорган ликвидировали, нужно найти правопреемника и направить сообщение ему. На это указывал Минтруд в письме от 01.07.2016 № 18-2/В-421 и Верховный суд.8. Если на момент заключения трудового (гражданско-правового) договора с бывшим государственным (муниципальным) служащим государственный (муниципальный) орган, в котором данное лицо проходило государственную (муниципальную) службу, реорганизован или упразднен, соответствующее сообщение подлежит направлению в государственный (муниципальный) орган, который осуществляет функции реорганизованного (упраздненного) органа.В случае когда функции реорганизованного (упраздненного) государственного (муниципального) органа распределены между несколькими государственными (муниципальными) органами, допустимо направление соответствующих сведений в любой государственный (муниципальный) орган, который осуществляет функции реорганизованного (упраздненного) органа. Постановление Пленума ВС РФ от 28.11.2017 № 46.
• Уведомляют о служащих с должностью из спецперечня, утвержденного Указом Президента, муниципальными или госорганами. Обычно спецперечни выкладывают на сайтах этих органов. Вот, например, список должностей полиции.
• Уведомлять нужно, если с момента службы прошло меньше 2 лет. Даже в том случае, когда сотрудник поработал в коммерческих структурах, а потом пришел к вам. Это подтверждает Верховный суд.6. При рассмотрении дел о привлечении к административной ответственности по статье 19.29 КоАП РФ следует учитывать, что предусмотренная частью 4 статьи 12 Федерального закона «О противодействии коррупции» обязанность подлежит исполнению в течение двух лет после увольнения гражданина с государственной или муниципальной службы независимо от последнего места работы бывшего государственного (муниципального) служащего и количества заключенных им за этот период трудовых договоров. Постановление Пленума ВС РФ от 28.11.2017 № 46.
• Форма уведомления не утверждена, должна содержать: ФИО, должность, обязанности сотрудника, реквизиты договора и приказа о приеме на работу.

Как избежать штрафов?

Запрашивать бумажную трудовую. Если она утеряна, просить справку СТД-ПФР. В ней не написаны должности работника, но есть наименования работодателей до 01.01.2020. Это хотя бы натолкнет на мысль о госслужбе и уведомлении.

Установить письменную форму сообщения о службе. Экс-чиновник и так обязан уведомлять работодателя. Но закон не пишет, в какой форме. Чтобы работник потом не сказал, что извещал устно, работодатели при приеме на работу страхуются:

• и вручают уведомление об этом,
• или подписывают с работником опись полученных от него сведений о трудовой деятельности (например получено СТД-Р с записью об увольнении из ООО «РогаКопыта»),
• или включают обязанность извещать письменно в текст заявления о приеме на работу, в ЛНА или в договор ГПХ.

сотрудников по базам МВД, ФНС…

Пример формулировки в ПВТР, ТД, ГПД.

Работник (исполнитель) обязан не позднее 3 календарных дней с момента заключения настоящего договора письменно сообщить работодателю (заказчику), замещал ли он в течение 2 предшествующих лет должности государственной или муниципальной службы, перечень которых установлен нормативными правовыми актами РФ.

Пример формулировки Уведомления.

Просим не позднее 3 календарных дней с момента получения настоящего уведомления письменно сообщить в отдел кадров ООО «ЗолотоеДно», замещали ли вы в течение 2 предшествующих лет должности государственной или муниципальной службы, перечень которых установлен нормативными правовыми актами Российской Федерации. Запрос связан с требованиями ч. 2 ст. 12 ФЗ от 25.12.08 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции». Уведомляем вас, что в случае несообщения сведений заключенный с вами договор подлежит прекращению согласно ч. 3 ст. 12 закона 273-ФЗ на основании п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Уведомлять, даже если госслужба — это вы. Госучреждения не всегда сообщают о найме экс-чиновника. И раньше суды соглашались, что тут нет коррупционного риска. С 2020 года судебная практика изменилась. Уведомлять должны работодатели всех форм собственности, в том числе бюджетные учреждения.

Сотрудник уходит на пенсию. А Пенсионный фонд его документы не принимает. Потому что номер какого-то приказа в бумажной трудовой не совпадает с номером, который работодатель сообщил Пенсионному фонду в отчетах СЗВ-ТД. Пенсионный отправил работника разбираться с работодателем. Теперь у работника задержка с пенсией, а у работодателя необходимость подавать новый отчет.

Почему так?

Не совпали данные в бумажной трудовой и электронных сведениях. Это может происходить из-за того, что бухгалтерия работает в одной программе, кадровики в другой. У бухгалтерии одна нумерация, у кадров своя. Отчеты СЗВ-ТД поручают отправлять то бухгалтерам, то кадровикам, то IT-специалисту.

Как избежать неприятностей?

1. Выбирайте СБИС, чтобы отправлять отчеты СЗВ-ТД в момент приема, увольнения. СБИС до отправки в фонд перепроверит, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитываетесь ли второй раз за уволенного. Система покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.
2. Не оформляйте изменение зарплаты через перевод. Это лишний повод допустить ошибку.

   Любой перевод работодатель должен отражать в СЗВ-ТД. А значит, сообщать эту информацию в Пенсионный фонд. Даже если у работника бумажная трудовая книжка.

Крупная организация. Директор изменил название «Отдел закупок» на «Департамент». Кадровику пришлось целый день оформлять 100 приказов о переводе, 100 допсоглашений к трудовым договорам и 100 отчетов СЗВ-ТД. А в следующем квартале «Департаменты» заменили на «Управления». Кадровик допустила ошибки. А значит, опять сложности с пенсией у работников, необходимость исправлять СЗВ-ТД у работодателей. Как исправить ошибки в СЗВ-ТД — читать статью.

Почему так?

Кадровик оформила смену названия переводом. При переводе нужно подписать множество документов с работником и сдать СЗВ-ТД. Даже по работникам с бумажными трудовыми. Чем больше документов, тем больше ошибок.

Штрафы за СЗВ-ТД маленькие — 300–500 рублей за каждое нарушение. Но их выписывает инспекция труда. И если ошибку в отчете не исправить, Пенсионный передает документы в Инспекцию труда. Инспектор при проверке может зацепить и другие нарушения трудового законодательства. А это уже штрафы в 50 тысяч рублей.

Как избежать неприятностей?

1. Автоматизировать заполнение и проверку документов.Загружайте сканы паспорта СБИС, и нейросеть распознает данные. Введет их без ошибок. Отработает за службу безопасности — проверит работника по базам МВД, ФНС. Установите СБИС-проверку СЗВ-ТД.

СБИС отличит Королеву от Королёвой.

Your browser does not support the video tag.

1. Не делать приказы о переводе в подразделениях и сэкономить время на другие хорошие дела. Смена названия подразделения без изменения фактического места работы не является переводом. Не пишите в трудовом договоре название подразделения, укажите это в штатном расписании. Лучше штатное, чем вносить изменения в трудовой договор. Если не меняется трудовой договор, тогда не нужно подписывать с работниками допсоглашение к ТД и приказ о переводе.

У предыдущего работодателя работница написала заявление об отказе от бумажной и выборе электронной трудовой. А при новом трудоустройстве задумала вернуть бумажную трудовую и попросила завести ей новую ТК в связи с утерей.

Работодатель завел ей бумажную ТК, передал в Пенсионный фонд сведения о выборе работником бумажной ТК.

А потом из Пенсионного фонда позвонили и предложили уничтожить новенькую бумажную книжку, поскольку работник раньше уже выбрал ЭТК.

Почему так?

Работник вправе 1 раз перейти с бумажной на электронную трудовую. Вернуться к бумажным уже нельзя. Но если работодатель по заявлению работника завел ему новую бумажную книжку, то и уничтожать ее теперь тоже нельзя, это противоречит ст. 65 ТК РФ.

Как избежать неприятностей?

Сохранить заявление работника о выдаче ему новой трудовой книжки и не переживать. Новый работодатель закон не нарушает. Он не несет ответственности за выдачу новой трудовой книжки с первым местом работы у этого работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=5_D9cuY3BmU

Ведете кадровый учет в другой системе? Поможем!

СБИС возьмет данные о сотрудниках из сторонней системы. Вам останется только нажать «Отправить».

Зачем каждый раз загружать данные? Сразу оформляйте все приемы и увольнения в СБИС — система сама включит нужные события в отчет и автоматически уведомит о них Пенсионный фонд.

Скидка 50%

на КЭДО и HR портал

Последние новости

Оспаривание записей в трудовой книжке

Процедура обжалования или оспаривания внесенных работодателем записей в трудовую книжку – это способ аннулирования или изменения заведомо неверных сведений, противоречащих фактам увольнения или нормам заполнения трудовых книжек.

Необходимость в этом возникает тогда, когда, по мнению владельца трудовой книжки, работодатель вписал незаконную формулировку увольнения, чем существенно нарушил его права. Ведь неверная запись может стать причиной многих проблем в будущем.

Например, при устройстве на другое место работы, или – при оформлении пенсии.

В каком случае запись в трудовой книжке можно оспорить

Для того чтобы, быстро получить ответы на свои вопросы, обращайтесь за юридической консультацией в онлайн-чат справа или звоните по телефону: 8 (800) 302-32-85

Уполномоченное должностное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек сотрудников, а также – руководитель организации, должны относиться к внесению в них записей с особой добросовестностью. Но это происходит не всегда. Заполнение граф в документе может сопровождаться:

• Случайно допущенной технической ошибкой или опиской;
• Заведомо неправильной или незаконной формулировкой.

В обоих случаях неправильную запись нужно исправить.

• Обычно в случае с ошибкой, работодатель старается как можно быстрее аннулировать ее в соответствии со всеми правилами номенклатурного делопроизводства:
• Ведь неправильная запись в трудовой книжке – неприятность для обеих сторон трудового договора.
• Но, если несоответствующая формулировка внесена умышленно, то исправить ее по просьбе работника удается не всегда. Причина такой записи может быть следующей:

• Отношение работодателя к работнику, основанное на личной неприязни;
• Юридическая некомпетентность работодателя или уполномоченного специалиста;
• Заведомо корыстные мотивы – нежелание выплачивать компенсацию;
• Иные причины, основанные на сознательно выбранной позиции.

По преимуществу, в этих и аналогичных случаях изменить формулировку записи по доброй воле почти невозможно. Остается один вариант – обжаловать ее. Ведь из-за незаконной записи в трудовой книжке гражданина могут ожидать серьезные проблемы.

Кто рассматривает жалобы по трудовым спорам

Для обжалования незаконной или неверной формулировки можно обратиться в следующие инстанции, если они имеются в организации/учреждении. Это:

• Профессиональный союз рабочих;
• Трудовые комиссии.

Кроме этого нарушением Трудового кодекса и номенклатуры делопроизводства при оформлении документации, занимается Государственная Трудовая инспекция. А в случае подозрения на должностное преступление – прокуратура.

Перечисленные инстанции могут рекомендовать работодателю изменить внесенную в трудовую книжку запись. Но принудить его это сделать может только суд. Поэтому главный инструмент в деле обжалования записей в трудовой книжке – исковое заявление, так как, в конечном счете, оспорить запись в трудовой книжке можно только в суде (ст. 394 Трудового кодекса РФ).

Необходимые основания

Чтобы идти в суд, нужно иметь законные основания для подачи иска. Работник, выступая истцом по делу, должен соответствовать следующим критериям:

1. Быть трудоустроенным на основании трудового договора.
2. В случае увольнения – уволиться согласно нормам законодательства, или – иметь подтверждение того, что работодатель их нарушил.

Обязательный досудебный порядок урегулирования спора по такой категории дел не предусмотрен.

Прежде чем подать иск, можно обратиться в уполномоченные инстанции. Если они отказали в рассмотрении заявления, формально отписались, или у работника отсутствовала возможность воспользоваться их помощью, можно подать официальную претензию работодателю.

Претензия должна носить уведомительный характер, с изъявлением требования изменить запись в трудовой книжке по взаимному согласию, иначе будет подан иск. Написанную собственноручно претензию за своей подписью можно подать на рассмотрение работодателю:

• Лично, через приемное отделение (при наличии);
• Послать по почте заказным письмом с уведомлением о получении.

Тогда документы об отправке письма, полученные в почтовом отделении, станут основанием, доказывающим попытку примирения с оппонентом.

Также работнику нужно четко решить чего он хочет от суда: добиться восстановления на работе и продолжать осуществлять трудовую деятельность или добиться изменения формулировки увольнения и искать новую работу. Просить можно либо одно, либо другое.

Как подать исковое заявление

По преимуществу в суд обращаются для того, чтобы оспорить запись об увольнении, если работодатель незаконно уволил работника или по надуманному предлогу, по ненадлежащей статье Трудового кодекса РФ. В этом случае нужно:

1. Получить копию приказа об увольнении и трудовую книжку.
2. Собрать доказательства того, что в трудовую книжку внесена неправильная/незаконная запись.
3. Предъявить официальную претензию работодателю/обратиться в соответствующие инстанции с жалобой.
4. Получить документ, подтверждающий обращение к работодателю/в соответствующие инстанции.
5. Написать исковое заявление.
6. Подать его в общий отдел районного/городского суда.

Вопрос о принятии заявления в производство рассматривается не более 5 рабочих дней. После этого назначается дата слушания дела.

Подсудность иска

Вопрос о том, чтобы оспорить внесенную запись будет рассматриваться в суде общей юрисдикции первой инстанции. То есть иск подается в районный или городской суд по гражданским делам, в том числе по месту жительства самого истца (ст. 28, 29 ГПК РФ).

Кого вписать ответчиком

Ответчиком в суде будет выступать работодатель, как юридическое лицо. Если это индивидуальный предприниматель, то ответчиком выступит он.

Исковое заявление

Исковое заявление составляется в соответствии с нормами ст. 131 ГПК РФ. Оно должно содержать необходимые пункты, где лаконично излагаются обстоятельства по существу дела.

Часть документа, где располагаются соответствующие сведенияКакие сведения нужно внести в соответствующую часть искового заявления

В «шапке»	Наименование суда, куда подается иск.Сведения о заявителе (Ф.И.О., адрес проживания),Сведения об ответчике (организационные сведения).
Ниже, по центру	Наименование документа. Например: «Исковое заявление об изменении формулировки увольнения».
В основной части	Дата приема на работу и реквизиты работодателя. Трудовой стаж на данном месте, перечислить характеристики работника (например – без взысканий, добросовестно). Дата и причина увольнения,  точная формулировка, внесенная в трудовую книжку. Почему работник не согласен с записью, считает ее неверной, на каком основании пытается оспорить. Сведения о намерении урегулировать вопрос без суда (досудебная процедура). Пояснение, что работодатель отказался изменить формулировку на основании предложенного работником взаимного соглашения.
В просительной части	Просьба к суду признать запись, сделанную в трудовой книжке недействительной и изменить ее формулировку (вписать – на какую запись следует ее изменить).
В заключительной части	Дата подачи заявления, подпись истца с расшифровкой фамилии.
В приложении	Перечень документов, которые прилагаются к заявлению.

Скачать образец искового заявления

Документы, прилагаемые к исковому заявлению

Пакет документов, который следует собрать и приложить, нужен, чтобы подтвердить правомерность исковых требований. Он должен содержать все, что имеет отношение к делу. В частности:

• Паспорт (копия);
• Трудовая книжка (оригинал);
• Приказ об увольнении (копия);
• Доказательство обращения к работодателю с претензией (документы, подтверждающие ее подачу);
• Иные документы в пользу исковых требований (справки, медицинские документы, показания свидетелей).

На их основании суд принимает решение о признании или отклонении иска (ст. 132 ГПК РФ).

Оплата госпошлины

Дела по трудовым спорам принимаются в суд и рассматриваются безвозмездно. Поэтому госпошлину при оспаривании неверной записи платить не требуется, а соответственно – квитанция об оплате не нужна.

Срок обжалования

Согласно положению о применении специальных сроков исковой давности (ст. 197 ГК РФ), трудовые споры решаются в короткий срок. Если истец намерен восстановиться, оспорив запись об увольнении – ему следует уложиться в 1 календарный месяц. Если изменяется формулировка без восстановления на работе – дается 3 месяца.

Что делать, если удалось оспорить запись об увольнении

После того как судом будут признаны исковые требования, истцу нужно дождаться пока решение суда вступит в законную силу, и получить копию решения с соответствующей отметкой.

Если решением суда запись будет признана незаконной, работодателю придется издать приказ, где он оформит распоряжение об изменении ранее внесенной записи в трудовую книжку, на новую формулировку, указанную в решении суда.

На основании этого приказа делается новая запись в трудовой книжке, где отдельным пунктом вписывается, что запись под соответствующим номером следует считать недействительной, и здесь же вносится новая, актуальная формулировка.

Судебная практика

Дорогие читатели! Если у вас возникли вопросы, обратитесь за консультацией к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефону (звонок бесплатный): 8 (800) 302-32-85