Электронный кадровый документооборот: Закон от 22.11.2022 № 377-ФЗ и новая ст. 22.1 ТК РФ

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2021 в Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.

3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона.

В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки.

В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы.

С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.

В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2022 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс и закон «Об электронной подписи».

«До пандемии самыми популярными кадровыми процессами для перевода в ЭДО были отпуска, командирование, учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 компаний внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Работодатели переводят на электронное подписание приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — рассказывает Ефимов Михаил, руководитель проекта Управление персоналом компании «Тензор».

Если кратко, то для перехода на цифру нужно:

1. электронные подписи (ЭП) для работников;
2. внутренние документы для легализации ЭДО;
3. электронная система.

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет КЭДО на портале «Работа России». Поэтому дальше про них не упоминаем.

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:

• Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
• Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда .

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

ПЭПНЭП/КЭП

Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени

Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

• КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
• КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
• Где взять ЭП и как использовать.

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

• Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.Скачать образец Положения о КЭДО.

• Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

• Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Соглашения о НЭП с работником

Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.

По закону есть 2 вида электронных систем, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

1. государственный сайт «Работа России», или
2. информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления.

Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы.

Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.

Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно.

Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул.

В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.

Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.

Кадровый ЭДО: что это такое, как внедряется и реализуется

22 ноября вступил в силу Федеральный закон об электронном кадровом документообороте (кадровом ЭДО). Рассказываем, что из себя представляет кадровый ЭДО, какие работодатели могут перейти на его применение и как это правильно сделать.

Что такое кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

• трудовой договор, в том числе срочный;
• ученический договор;
• договор о полной материальной ответственности;
• приказ о предоставлении отпуска;
• распоряжение о направлении в командировку и т.д.

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• трудовых книжек;
• актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказов (распоряжений) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку. 

Переход на кадровый ЭДО

Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.

Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

• сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
• сведения о конкретной дате введения ЭДО.

Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО. 

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

• сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.

Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Уведомление работников и получение их согласия

Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО.

Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников.

Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.

Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.

Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

• сервис «Работа в России», доступ к которому обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг;
• любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления ЭДО.

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе. 

Подписание кадровых документов

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении;
• отзыв заявления об увольнении;
• уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
• при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью.

По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя.

Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.

Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Пять вопросов о новом кадровом ЭДО: поправки уже внесли в ТК

Трудовой кодекс дополнили новой статьёй 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Большинство кадровых документов теперь можно вести только в электронном виде без дублирования на бумаге.

Новшество может повысить скорость работы компаний и сократить расходы. Подписать электронный документ можно удалённо, не тратясь на бумагу и почтовые отправления. Разберёмся в пяти распространённых вопросах нововведения.

1. Какие документы можно вести только в электронном виде

В перечень вошли порядка 30 документов. Среди них трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор. Также в только в электронной форме можно оформлять отпуска, командировки, документацию по ОТ и т.д.

Работодатели могут сами выбрать, какие документы будут электронными, а какие оставить в бумажной, для каких именно структурных подразделений ввести электронный документооборот.

2. Как перевести сотрудников на ЭДО

Порядок и способы получения согласия (или отказа) сотрудников о переходе на электронный документооборот следует закрепить в локальных нормативных актах.

О переходе на ЭДО работодатель должен уведомить сотрудников (лиц, поступающих на работу). Те, в свою очередь, вправе отказаться.

Если более 50% штата согласится на переход, можно распространить ЭДО на всех сотрудников, если такой порядок предусмотрен коллективным договором.

Если за переход проголосуют менее 50% сотрудников или в коллективном договоре такого правила нет, несогласные работники могут продолжить пользоваться бумажными документами.

Права на отказ не будет у сотрудников, которые после 01.01.2022 трудоустроились впервые в жизни.

3. Где вести электронный документооборот

Для кадрового документооборота работодатели могут использовать собственную информационную систему, соответствующую требованиям ТК РФ, так и единую цифровую платформу «Работа в России» и портал Госуслуг.

4. Как подписывать

Подписывать электронные документы можно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной подписью. Трудоустраивающиеся сотрудники вправе использовать УКЭП, полученную ранее самостоятельно.

Особый режим подписания предусмотрен для особо значимых кадровых документов в информационной системе работодателя.

5. На какие документы не распространяются новые правила

В законе об электронном документообороте для ряда документов есть исключения. На бумаге необходимо дублировать:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• акты о несчастном случае на производстве;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Большинство поправок действуют с 22 ноября 2021 года.

Узнайте, как оптимизировать систему электронного документооборота. О современных требованиях ведения делопроизводства расскажем на курсе повышения квалификации: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений с 22 ноября 2021 года

Напомним, до 15 ноября 2021 года Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ регулировал проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге.

Этот закон определял основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя.

Фактически закон разрешал работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы, но пока в качестве эксперимента. Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать.

Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года. Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий.

С 22 ноября 2021 года правила электронного кадрового документооборота, которые применялись в качестве эксперимента, закреплены на постоянной основе в Трудовом кодексе РФ. (Федеральный закон от 22.11.

2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» был принят Государственной Думой 17 ноября 2021 года и одобрен Советом Федерации 19 ноября 2021 года, а 22 ноября 2021 года подписан Президентом России.)

В частности, в ТК РФ внесена новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Она содержит правовые основы для оформления только в электроном виде большинства кадровых документов (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).

В других новых статьях ТК РФ — 22.2 и 22.3, прописаны случаи невозможности применения «трудового» ЭДО в силу необходимости составления определенных видов кадровых документов на бумажном носителей. Данные случаи, как следует из рассматриваемой ст. 22.1 ТК РФ, не будут касаться применения 4 документа:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;

• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;

• журналы инструктажей по охране труда.

Переходить на кадровое ЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. «Трудовой» ЭДО будет законным при условии применения какой-либо из нижеследующих информационных систем:

• платформы «Работа в России»;

• Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА), применяемой на Госуслугах;

• корпоративной информационной системы работодателя, соответствующей требованиям законодательства.

При этом создание, подписание и представление работодателю электронных документов (как и получение их от работодателя и ознакомление с ними) должно будет осуществляться работником посредством:

• платформы «Работа в России» (доступ к которой обеспечивается в том числе через Госуслуги), если сам работодатель применяет данную платформу в целях осуществления ЭДО;

• информационной системы работодателя, если применяется она.

Обменивайтесь с сотрудниками электронными оригиналами документов и собирайте подписи через сервис Контура.

Электронные подписи: какие можно использовать

По новому закону работодатель должен за свой счет выдать работникам электронные подписи. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее. Разрешили 5 разновидностей электронных подписей.

Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — УНЭП, усиленная квалифицированная — УКЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Плюс закон упоминает еще 2 особенные подписи с портала госуслуг: ПЭП госуслуги и НЭП госключ.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час.

Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.

Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):

• Договоры о материальной ответственности;

• Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

• Внесение изменений в договоры;

• Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;

• Уведомление об изменении условий трудового договора;

• Заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении;

• Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;

• Ознакомление с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания;

• Квалифицированная электронная подпись с базовым набором возможностей для решения бизнес задач.
• Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью. Сотрудник может использовать на свой выбор:

• УНЭП выдана через электронное правительство;

• Стороны трудового договора подписали соглашение, в котором определили, как будут проверять УНЭП.

Для всех остальных документов применяется общий порядок. Компания может использовать для подписи документов:

• УНЭП, порядок проверки которой устанавливается соглашением;

• УНЭП, выданную через электронное правительство.

У сотрудника больше вариантов:

• УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;

• УНЭП, выданную через электронное правительство;

• ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности.

Ваши сотрудники смогут получать сертификаты электронных подписей не отходя от рабочего места.
Просто организуйте этот процесс с Корпоративным центром регистрации. Получить консультацию.

Как перейти на кадровый ЭДО (КЭДО)

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

• Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, в какой ИС ведете КЭДО, какие документы ведете электронно, распространяется ли ЛНА на дистанционных работников, в какой срок работник должен подписывать и знакомиться с электронными документами, дату начала ЭДО в фирме и срок уведомления работников о переходе на КЭДО.

• Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

• Уведомление работника о переходе на КЭДО и письменное согласие работника. Уведомьте работников в срок, установленный в Положении о КЭДО. Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.

1. Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.
2. А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.
3. Даже если компания не перешла на КЭДО или перешла частично, работодатель вправе временно обмениваться кадровыми документами онлайн при коронавирусе, катастрофах, пожарах.

В таких экстренных ситуациях работникам разрешили отправлять сканы кадровых документов. Но если в компании КЭДО не принят, тогда после завершения локдауна документы придется переподписать на бумаге.

Проконсультироваться с экспертом по КЭДО, чтобы разобраться, с чего начать.

Кадры без бумаги: как переход на «цифру» изменит кадровый ЭДО

Пал один из последних бастионов бумажного документооборота – кадровый. В ноябре 2021 года законодатели утвердили в ТК статью об электронном кадровом документообороте в сфере трудовых отношений. Дан «зеленый свет» использованию цифровых кадровых документов – без их дублирования на бумаге.

 Когда и на каких условиях переходить на КЭДО, весь ли кадровый документооборот подлежит оцифровке, как будут подписываться электронные документы, кто отвечает за наличие у работника цифровой подписи. Ответы на эти вопросы, а также ссылка на вебинар по теме перехода на КЭДО — в нашей статье.

Кадровый ЭДО шел к цифровизации верно, но медленно. Нагрянувшая «удаленка» придала ускорения развитию электронного кадрового документооборота и подтолкнула законодателей принять поправки в Трудовой кодекс о переходе на КЭДО.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

На 80 % должно сократиться время работы с документами при переходе на электронный документооборот.

22 ноября, после утверждения Госдумой, Президент РФ подписал Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому в ТК появилась новая статья — об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. Вторая глава Трудового кодекса дополнена статьей 22, состоящей из трех пунктов.

• Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
• Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
• Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Ключевые тезисы ФЗ №377:

• Электронный кадровый документооборот предполагает работу с документами в электронном виде, без их дублирования на бумаге. Оцифровать можно абсолютное большинство документов, но есть исключения.
• Работник должен дать письменное согласие на ведение его кадровых документов в электронном виде. Отсутствие документально подтвержденного согласия приравнивается к отказу.
• Наличие электронной подписи у работника – забота работодателя. Он должен обеспечить ею каждого сотрудника, давшего согласие о переходе на электронный формат кадровых документов.
• Платформу для КЭДО работодатель вправе выбрать самостоятельно – выбор идет между единой цифровой платформой «Работа в России» и информационной системой кадрового документооборота, которую использует работодатель,
• Работодатель вправе выбирать способ кадрового ЭДО. Электронный кадровый документооборот пока не является обязательным.
• В форс-мажорных обстоятельствах (включая эпидемическую ситуацию) работодатель, не перешедший официально на КЭДО, имеет право временно обмениваться с сотрудниками электронными кадровыми документами (в том числе сканами и фотографиями документов) – на основании локального нормативного акта и с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?

КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.

Документы, которые нужно дублировать на бумаге:

• трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
• сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
• акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
• приказ (распоряжение) об увольнении работника,
• документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.

На какой электронной платформе вести КЭДО?

Законом прописано использование двух подходов к выбору цифровой платформы, на которой будут создаваться, подписываться и предоставляться работодателю электронные документы, а также получение от работодателя электронных документов.

• Вариант 1: цифровая платформы «Работа в России», Доступ к этой платформе будет также обеспечен через Госуслуги (единый портал государственных и муниципальных услуг). На данный момент портал в процессе активной доработки, к 2023 году все процессы обещают отладить. Особенность данного варианта ведения кадрового учета – он становится достоянием государства, все подписанные электронные документы будут храниться на серверах «Работа в России».
• Вариант 2: работодатель может выбрать по своему усмотрению другую информационную систему, на которой будет осуществляться кадровый документооборот. Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот.

К информационной системе работодателя предъявляются такие требования: она должна иметь возможность отправлять отчеты и документы на портал «Работа в России», а в дальнейшем – с сентября 2022 года «коннектиться» с порталом Госуслуг. Работнику предоставляется право отправлять документацию работодателю непосредственно с личного кабинета на Госуслугах. У сервиса СБИС КЭДО перечисленные возможности уже реализованы.

Как правильно оформить переход на КЭДО?

КЭДО в компании утверждается на основании ряда документов.

       1. Локальный нормативный акт.

ЛНК должен содержать:

• сведения об информационной системе, с помощью которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот,
• порядок доступа к информационной системе работодателя,
• перечень электронных документов, переведенных на КЭДО,
• перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО,
• срок уведомления работников о переходе на КЭДО,
• дата запуска КЭДО (не раньше срока, указанного в уведомлении сотрудника).

       2. Уведомление работника о переходе на кадровый электронный документооборот.

Необходимо письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО — в срок, установленный в локальном нормативном акте организации. Новым сотрудникам об электронном способе взаимодействия нужно сообщать при приеме на работу, трудоустраиваемых сотрудникам без трудового стажа с 2022 года уведомлять о КЭДО не требуется.

       3. Письменное согласие работника.

Переход на КЭДО возможен с письменного согласия работника, Отсутствие такого согласия на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот признается отказом работника на такое взаимодействие. При этом за работником сохраняется право дать согласие в перспективе.

       4. Соглашение с работниками на использование электронной подписи.

КЭДО невозможен без заверения документа электронной подписью как со стороны работодателя, так и сотрудника. В Соглашении должны быть указаны виды используемой сторонами электронной подписи, порядок использования цифровой подписи и т.п.

Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?

Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование».  Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.

В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.

5 электронных подписей для КЭДО:

• ПЭП — простая электронная подпись,
• НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
• КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
• ПЭП госуслуги,
• НЭП госключ.

У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.

Каждому документу – определенная подпись.

Виды документов	Простая (ПЭП)	Неквалифици­рованная(НЭП)	Квалифици­рованная (КЭП)
Приказы на отпуска, команди­ровки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст.	+	+	+
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении).	+	+
Трудовой договор, приказ об увольне­нии, приказ о наказании.	+

При выборе СБИС ЭДО ваши электронные документы синхронизируются с системой.

Сервис СБИС Учет и контроль рабочего времени обеспечит эффективный трудовой процесс, позволит минимизировать сложности, связанные с организацией рабочего времени на «удаленке».

А СБИС Электронная отчетность позволит сдавать всю отчетность, в том числе кадровую, без ошибок и просрочек. Актуальные формы и календарь отчетности всегда под рукой.

Узнать подробнее о принятом КЭДО можно в видеоформате – посмотрите запись нашего вебинара по теме перехода на КЭДО Вебинар.

О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать специалисты. Звоните, наши решения позволяют получать от работы удовольствие!